2013

PASO A PASO COMO

CONSTITUIR UNA
EMPRESA
Trámites necesarios para constituir un negocio a
nivel legal y jurídico

Verónica Viviana Valarezo Vélez

Gestión Empresarial
09/04/2013
1. Antecedentes.-

Al hablar de empresa tenemos un sinnúmero de definiciones tales como, asociación de personas,

titularidad de capital, unidades económico – sociales, hasta llegar a la definición que se constituye
una empresa con la finalidad de consolidar un emprendimiento. Para que una persona o grupo de
ellas consoliden un emprendimiento existen varios pasos a seguir, podemos anotar la concepción
misma de la idea hasta cumplir con las exigencias legales. Existen cinco tipos de compañías de
comercio las que son necesarias conocer antes de iniciar el trámite correspondiente de legalización
del proyecto lo que nos permitirá conocer qué tipo de empresa es la que conformaremos:

1.1. Compañía en nombre colectivo: La escritura de formación de esta compañía es aprobada

por un Juez de lo Civil, con dos o más socios: El capital es el producto de los aportes de
cada uno de ellos «La compañía en nombre colectivo se contrae entre dos o más personas
que hacen el comercio bajo una razón; La razón social es la fórmula enunciativa de los
nombres de todos los socios o de alguno de ellos, con la agregación de las palabras «y
compañía»; Solo los nombres de los socios pueden formar parte de la razón social Ejemplo:
VALAREZO Y CIA.

1.2. Compañía en comandita simple y dividida por acciones: La escritura de formación de esta
compañía es aprobada por un Juez de lo Civil, se comprende con uno o v arios socios
divididos en comanditados y comanditarios. El capital lo determinaran los aportes de cada
uno de los socios. Se entiende por comanditado a un socio solidario y es la persona que
integra una sociedad en comandita como socio simple suministrador de fondos El
comanditario es un socio cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes. La razón
social será, el nombre de uno o varios de los socios.

1.3. Compañía de responsabilidad limitada (Cía. Ltda.): Esta sociedad está sujeta a la
regulación e inspección de la Superintendencia de Compañías y para su conformación
requiere desde tres hasta veinte y cinco socios y responden únicamente por las obligaciones
sociales, y un capital no menor de $ 400,00 (cuatrocientos dólares), A su razón social o
denominación, se añadirá la palabra "Compañía Limitada" o su correspondiente abreviatura
"Cía. Ltda.", (Ej. “DON WILSON” Cía. Ltda.).

1.4. Compañía anónima (S.A. o C.A.): Al igual que las compañías de responsabilidad limitada
las Compañías Anónimas o Sociedad Anónima se sujetan a la regulación e inspección de la
Superintendencia de Compañías y previo mandato de esta, será inscrita en el Registro
Mercantil; La compañía establecerá su capital autorizado que determine la escritura de
constitución con un monto mínimo de $ 800,00 (ochocientos dólares), Sus socios deberán
estar registrados en el libro de acciones y accionistas, y se necesitan al menos dos
accionistas al momento de su constitución. La junta general de accionistas es el órgano
supremo de la empresa. Su capital está dividido en acciones negociables y está formado por
las aportaciones de los accionistas.

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1.5. Compañía de economía mixta: En estas compañías podrán ser socios el Estado, los
Gobiernos Municipales, Provinciales y las entidades y Organismos del Sector Público,
conjuntamente con el capital privado. El número de socios no está determinado pueden
intervenir como tales, personas jurídicas de derecho público y privado El presidente del
directorio será del sector que tenga el 51% del capital y son aplicables a esta compañía las
disposiciones relativas a la compañía anónima.

El presente trabajo se enfocará en el paso a paso de la conformación de empresas de

responsabilidades limitadas y anónimas y el proceso a seguir de forma obligatoria para que
cualquier nuevo emprendimiento pueda funcionar bajo las reglas que asigna la Superintendencia de
Compañías y la legislación ecuatoriana.

a) Elegir y reservar un nombre para la empresa.-

Al momento de elegir el nombre de una empresa es importante recordar que este será la primera
impresión que el público se lleve del negocio; el nombre idóneo por lo general refleja la visión y la
estrategia corporativa sin dejar de lado el segmento del mercado hacia el cual nos enfocamos.
Una vez que se tenga claro la actividad del negocio, definida la estrategia de introducción en el
mercado y por ende definido el nombre que representara la empresa se deberá consultar la
disponibilidad del mismo en la Súper Intendencia de Compañía para su reserva, la que autoriza las
denominaciones sociales basada en el principio de Propiedad y en el “principio de
inconfundibilidad o peculiaridad”, (El “principio de propiedad” consiste en que el nombre de cada
compañía es de su dominio de o propiedad y no puede ser adoptado por ninguna otra. El
“principio de inconfundibilidad o peculiaridad” consiste en que el nombre de cada compañía debe
ser claramente distinguido del de cualquier otra sociedad sujeta al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías), este trámite se puede realizar, ya sea, en el balcón de servicios
(Tiempo aproximado de tramite 30 minutos), o ingresando a su página web,
https://www.supercias.gov.ec (Tiempo aproximado de respuesta 24 Horas). En caso de existir
disponibilidad del nombre elegido existe un plazo de 30 días de reserva, si se requiere un mayor
tiempo, este se puede solicitar realizando una solicitud expresa de prórroga.

Por parte de la Superintendencia de Compañías se recibe un oficio denominado “Absolución de

denominaciones” el mismo que es la garantía de la reserva del nombre.

b) Integración de capital.-

La integración de capital se lo realiza en cualquier banco a nivel nacional, los requisitos básicos
(varían entre cada institución financiera) se anotan a continuación:

Capital mínimo es USD 800 para constituir una compañía anónima y USD 400 para una
compañía limitada.
Carta de socios en la que se detalla la participación de cada uno (para constituir una
compañía se requiere un mínimo de dos socios).
Copias de cédula y papeleta de votación de cada socio.

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c) Escritura de la Constitución de la Compañía.-

Este documento debe redactarlo un abogado, por su alto contenido de información detallada
(deberá incluir: nombre de la empresa, objeto social o actividad, nacionalidad, domicilio, capital
suscrito y la participación de acciones). Una vez que se encuentre listo, tiene que ser elevado a
instrumento púbico para que sea inscrito en una notaría.

d) Superintendencia de Compañías.-

Cuando se encuentre ya aprobada la Constitución de la Compañía este debe ser ingresada a la

Súper Intendencia de Compañías en tres copias y mediante oficio el que se dirigirá al Abogado de la
entidad a esto también se deberá adjuntar la papeleta de apertura de cuenta de integración de capital,
todo esto será revisado por el departamento jurídico. En caso de que exista algún error, será
devuelta con oficio para realizar las correcciones correspondientes todo esto en el plazo de 48 horas.

De ser aprobado, la Superintendencia de Compañías entregara la resolución aprobatoria documento

que permitirá continuar con el trámite.

e) Publicación en la prensa.-

Se deberá publicar en un periódico de alta circulación y que pertenezca al domicilio de la empresa,

el extracto entregado por la Superintendencia de Compañías, se deberá adquirir tres ejemplares de
la publicación los que se distribuirán de la siguiente manera:

Un ejemplar para el Registro Mercantil

Un ejemplar para la Superintendencia de Compañías
Un ejemplar para los archivos societarios de la empresa.

f) Registro mercantil.-

En la misma notaria en donde se elevaron las escrituras de constitución de la empresa se deberá

marginar las mismas.

Se ingresan los testimonios de las escrituras ya marginados en el Registro Mercantil, después de

registrados se procede a realizar e ingresar en dicha institución los nombramientos respectivos del o
los representantes legales de la compañía (acta de junta General y Nombramientos originales).

g) Superintendencia de Compañías.-

Cuando la constitución de la compañía haya sido inscrita en el Registro Mercantil los documentos
deben regresar a la Superintendencia de Compañías, para que sean inscritos en su libro de registro
los documentos a entregar son:

Escritura con la respectiva resolución de la Superintendencia de Compañías inscrita en el

registro mercantil.
Un ejemplar del periódico donde se publicó el extracto.
Copia de los nombramientos inscritos en el Registro Mercantil.

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 Copia de cedula de ciudadanía del Representante legal y administrador.
Formulario del RUC lleno y firmado por el Representante Legal.
Copia de pago de agua, luz o teléfono.

Una vez revisada la documentación la Superintendencia entregará:

Formulario del RUC.

Certificado de cumplimiento de obligaciones y existencia legal
Certificado de datos generales.
Nómina de Accionistas.
Oficio dirigido al banco (Para retirar los fondos de la cuenta de integración de capital).

h) Creación del RUC.-

Acudir al Servicio de Rentas internas con la documentación entregada por la Superintendencia de

Compañías y adicional:

Formulario RUC 01-A lleno con la información requerida (compañía)

Formulario RUC 01-B lleno con la información requerida (sucursales)
Original y copia de las escrituras de constitución de la compañía
Original y copia del nombramiento del representante legal
Original y copia de la cedula de ciudadanía y papeleta de votación del representante legal
Planilla actual de pago de servicios básicos
En caso de que el local sea alquilado se deberá adjuntar contrato de arrendamiento
debidamente registrado.
Carta de compromiso firmada por el contador.
Copia del RUC del contador.

i) IESS (Obtención del Numero Patronal).-

Para afiliar a un empleado al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) el primer paso es
ingresar a la página web del IEES. Este proceso se conoce como hacer el Registro Patronal en el
sistema de Historia Laboral, y es la única forma de poder afiliar a los empleados al sistema del
Seguro Social y cumplir con la ley; a continuación los pasos a seguir en la página web:

Ingresar a www.iess.gob.ec
Escoger categoría Empleadores
Ingresar en la opción Actualización de datos del Registro Patronal.
Llenar formulario escoger el sector al que pertenece (privado, público o doméstico)
Llenar todos los campos de datos obligatorios
Imprimir formulario

El formulario impreso junto a los documentos a continuación detallados, se deberán llevar a las
oficinas de Historia Laboral del IESS para recibir la clave.

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 i.1. Requisitos:

Solicitud de entrega de clave (Formulario web del IESS)

Copia del RUC
Copias a color de las cédulas de identidad del representante legal de la empresa y de su
delegado, en el caso de que el primero no pueda presentarse a retirar la clave.
Copias de las papeletas de votación de las últimas elecciones, tanto del representante legal
como de su delegado.
Copia de pago de una planilla de servicios básicos (luz, agua o teléfono)
Original de la cédula de identidad
Calificación artesanal, en el caso de ser artesano calificado

j) Permiso del cuerpo de Bomberos.-

Para obtener el permiso que otorga el Benemérito cuerpo de Bomberos se debe acudir a cualquiera
de sus centro de atención (Están ubicados en el Sur: en la avenida 25 de Julio junto al destacamento
de la CTG; en la oficina de la Cámara de Comercio: edificio Centro Empresarial Las Cámaras-
Piso 2 Av. Francisco de Orellana y Miguel H. Alcívar; o en la matriz, ubicada en las calles
Escobedo y P. Ycaza) con la siguiente documentación:

Copia completa y autorizada del RUC

Copia de la cedula del representante legal
Copia del nombramiento vigente del Representante Legal.
Original y copia de la factura actualizada de compra o recarga del extintor.

Una vez presentado todos los requisitos será asignado un inspector que acuda a realizar la
evaluación del predio en donde funcionara la nueva empresa. Concluida esta instancia se obtiene el
certificado.

k) Uso de suelo.-

Se refiere al terreno donde estará establecido tu negocio, la autorización es básicamente un permiso

para hacer uso de ese suelo comercial. La institución que otorga este permiso es el Municipio de
Guayaquil.

Como primer paso de debe adquirir el certificado de trámite por Servicios Técnicos Administrativos
(valor US$2) y el formulario de Solicitud de Consulta de Uso de Suelo, estos documentos deberán
presentarse en la ventanilla municipal número 54, los requisitos para el tramite son:

Copia de cedula
Copia de certificado de votación
Copia del ruc
Copia de Impuesto Predial
Una foto de la fachada (de suelo de techo)
Dos fotos de la parte anterior.
Una foto del baño

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l) Patente Municipal.-

Toda persona natural o jurídica que ejerza habitualmente actividades comerciales, industriales y, o
financieras dentro del cantón, está obligada a obtener su Registro de Patente Municipal. Igual
obligación tendrán incluso aquellas personas exentas por ley, del pago del impuesto de patentes.

l.1. Pasos del trámite:

Solicitar el formulario “Solicitud para Registro de Patente Personas Naturales” en la

Ventanilla Única Municipal (Cámara de Comercio) o en las Ventanillas de Patente de la
Dirección Financiera de la Municipalidad (Bloque Noroeste 2, Palacio Municipal, Planta
Baja).
El valor de la tasa de trámite para el pago de patente, se incluirá en el Comprobante de Pago
de la liquidación de dicho impuesto.
Llenar la solicitud con letra imprenta o máquina.
Adjuntar los requisitos indicados a la solicitud y entregar en la Ventanilla Única Municipal
(Cámara de Comercio) o en las Ventanillas de Patente de la Dirección Financiera de la
Municipalidad (Bloque Noroeste 2, Palacio Municipal, Planta Baja), donde se le indicará el
monto de la liquidación correspondiente. (No receptan documentación incompleta,
incorrecta o ilegible).
Cancelar en la Ventanilla Única Municipal (Cámara de Comercio) o en las Ventanillas de
Recaudaciones el valor de la liquidación.

La cancelación del tributo se efectuará en forma inmediata a la presentación de los requisitos, los
cuales se detallan a continuación:

Formulario “Solicitud para Registro de Patente Personas Jurídicas”.

Copia legible de los Estados Financieros del período contable a declarar, con la fe de
presentación de la Superintendencia de Compañías o de Bancos, según sea el caso.
Copia legible de la cédula de ciudadanía y del nombramiento actualizado del Representante
Legal.
Original y copia legible del R.U.C. actualizado.
Original y copia legible del Certificado de Seguridad (otorgado por el Benemérito Cuerpo
de Bomberos). Las personas que tienen más de un establecimiento, deben presentar el
Certificado de Seguridad de cada uno de los locales.
Copia de la Escritura de Constitución (cuando es por primera vez).

m) Bibliografía.-

http://www.supercias.gob.ec/bd_supercias/descargas/ss/instructivo_soc.pdf
http://www.lacamaradequito.com/index.php?option=com_docman&Itemid=158
http://www.iess.gob.ec/es/web/empleador/registro-de-empleador
http://alcaldiadeguayaquil.blogspot.com/p/guia-de-tramites.html
http://anaislinoc.blogspot.com/p/certificado-de-uso-de-suelo.html

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