Un archivo para toda la | documentosespecializados propio archivo empresa archivo y los demás van al central. Archivo Centralizado Economiza espacio y equipo Ventajas uniforme es El procedimiento Existe mayor control
especializado Desventajas Requiere personal en obtener un document Se emplea mayor tiempo Necesita un servicio riguroso de préstamo
Archivo Descentralizado
Se obtiene un documento mas fäcil y rápidamen
hente Ventaja No requiere personal especializado Lainformación n o lega igual para todos Desventajas Es dificil que quien lo organiza conozca muy Y empresa Un nuevo empleado algunas veces cambia las nom Página El nuevo empleado tiene diferente criterio 52 El control de los documentos no siempre es efecti atalogación y Archivo
Archivo Parcialmente Centralizado
Las normas se establecen para toda la empresa Ventajas Su acceso es más rápido Desventajas Exige coordinación en los distintos departamentas Algunas veces las normas no se acatan entre Secretarias Se dificulta la confidencialidad
4. PASOS PARA ARCHIVAR
Inspeccionar Clasificar Codificar o marcar
Distribuir Y Archivar I n s p e c c i o n a r
Se recibe el documento Se atiende y contesta Ouien finalizó el tramite pone iniciales, sello o esquina superior izquierda. Puede usarse un sello,la más palabra "archivese" en la Se coloca en bandeja o canasta de "Archivo" iniciales. Con este documento se engrapa la copia de respuesta documento que se acompañó y cualquier otro Si tiene una rotura, péguelo.
Clasificar o determinar el nombre
Se nos presentan cinco posibilidades:
Membrete Si es una carta
original y nuestro Sistema de Archivo es alfabético Destinatario Cuando es una copia Firmante Cuando no hay un membrete Página Asunto o tema Cuando nuestro archivo es Por Asunto 53 Cuando nuestro archivo Catalogación Lugar es Geográfico y Archivo
Codificar, Señalar o marcar
Se subraya con color el nombre determinado
Cuando tenemos dos posibilidades, se subrayan ambas con diferente color y la menos importante se senala con una "X". Esto significa que debemos hacer una hoja o tarjeta de referencia. Si el nombre no aparece, se escribe en el margen superior derecho o al final en el margen izquierdo. Si usamos un archivo "Numérico" anotaremos el número que le corresponde al documento. Si nuestro archivo está por «"Tema o Asunto" escribiremos el nombre del asunto. Si estamos usando un Archivo Geográfico subrayaremos el nombre del lugar que aparece en el membrete o la fecha, cuando es un original. Si es una copia marcaremos el nombre del lugar del destinatario. Cómo coditicar Sistema Alfabético (Original)
Reireg BOLLAT& MARTINEZINGENIEROS-
Zacapa, Zacapa 3 de septiembre de 20 Sies gec Reg. 4444
Inspección Señores INTERCOM, S.A. RECIBIDO Guatemala, Guatema la 10/01/12
Señores:
Recibimos su c a r t a de fecha 28 y Con gusto elaboYaremOS e. presUpuesto n gue nos SOC:ta uestros representantes cT r a f a r a r à recoger los planos . arles el mismo la semana
mh
Ing. scat Gerente
Folder 101 Si es num Fólder Bo Si es alfabético Bollat (y) Martinez Ingenieros Alfabético (Copia)_
15 de septiembre de 20 Referencia
Codificacigon Señores Isaac y Ramirez Asociados Madrid, España- Si es geográfico Señores: Si es por asunto Nos informaron de su amplio stock de repuestos, por lo que deseamos cotizar los indicados en la lista adjunta, Pagina precio FOB y CIF, indicándonos tiempo 55 de despacho, transporte y fecha de Catalogaci y Archivc entrega
Muchas gracias
Lic. Hugo Alpirez M.
Gerente INTERCOM, S.A. Si es,numrico
Fólder 310
Si es Fólder I alfabético Ramirez Asociados Isaac (y)
Distribuir
se van a archivar Separar los papeles que clave. Ejemplo: SIes alfabéticamente: usaremos la la. 2a, 3a letras de la palabra A,Ae,Ai, etc. B, Be, Bo, etc. Si es Numérico: 001,010,020.., I00, I10, I20,etc. Guastatoya, Jalapa, Jalapa. Cobán, El Progreso, es Geográfico: Alta Verapaz, abriremos cada gaveta de archivo y cada carpeta C l a s i f i c a m o s previamente, adelante para atrás. una sola vez y archivaremos de dentro del mie separaremos cada asunto y ismo, Asunto, Tema o nuestro archivo es por S clasificaremos alfabéticamente.
de clasificadores
medio Por material que se
formales, si el clasifica es mucho. clasificadores de cartón Pequeños comprarse o metal que pueden en Consisten fabricarse. metal de cartón o las distintas letras del alfahn. separaciones con
orilla llevan una pestaña del mismo. Permiten sa dentro de una gaveta ar en su que escritorio o colocan sobre el mucha. cuando n o es correspondencia la
Archivar documentos dentro de Consiste en colocar los tenerse Para ello deben su respectiva carpeta. indicaciones siguientes: Página presentes las
56 Debemos estar los seguros de que Catalogacióon documentos la quedaron dentro de y Archivo atrás o delante de la carpeta y n o misma. Para ello debe abrirse la carpeta, levantándola un poco. Deben tener un
moverlas. espacio que permita Todos los documentos llevan el membrete hacia la izquierda.
