FUNCIONES CARGO Secretaria

CARGO SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE
1. LUGAR Y FECHA: Bogotá, Enero 23 de 2018
2. DEPENDENCIA: Administrativa
3. DATOS DEL CARGO:
FUNCIONES :
 Revisar y registrar los documentos contables en el archivo

digital.
 Revisar los registros realizados en los archivos digitales y

físicos de los niños de la Calle 33 y de la Diag. 60.
 Recibir, revisar y registrar información correspondiente al

Personal.
 Mantener los archivos al día, tanto los Físicos como los

guardados en Medios Magnéticos.
DOCUMENTOS CONTABLES:
 Revisar, organizar los egresos físicos y registrarlos en archivo

digital, por orden de fecha y numeración.
 Registro de recibos de caja en el archivo digital, por orden de
fecha y numeración.
 Reporte emitido por el Banco Caja Social de Ahorros del pago
de los niños. En el se verifica el código del alumno y registra el
nombre para hacer el respectivo cruce.
 Extracto Banco Caja Social de Ahorros, se identifica a quien
corresponde la transferencia y se coloca el nombre del
alumno, para hacer el cruce correspondiente.
 Extracto Banco de Bogotá, en este banco se reciben pagos por
incapacidades o reembolsos. Se revisa que el pago
corresponda a dicha incapacidad por el monto asignado por la
misma.
LOS ALUMNOS :
 Se hace el cruce de los movimientos de entrada y salida de los

pagos efectuados por consignaciones, recibos de caja,
transferencia.
EL PERSONAL :
 Recibir las Hojas de Vida del Personal, revisar que tengan

todos los documentos anexos. Averiguar a qué Fondo de
Pensión y a qué EPS, se encuentran afiliados.
 Respecto al personal nuevo, se hace la verificación telefónica
con los Fondos de Pensión y las EPS, para confirmar que
efectivamente se encuentren afiliados a dichas
administradoras.
 Después de verificar con los Fondos de Pensiones y las EPS,
se procede a realizar la afiliación a la Aseguradora de Riesgos
Colpatria, para la cual se deben haber confirmado todos los
datos previamente. Dicha afiliación se debe hacer por lo
menos un día antes de la contratación.
 Acceder a la plataforma de Colpatria, para hacer el ingreso e
imprimir 2 copias, las cuales se guarda una en la carpeta del
empleado y otra en la carpeta de ARP COLPATRIA, para que
quede constancia del trámite.
 IMPORTANTE : Con respecto a la NOMINA, se debe tener en
cuenta, en el momento de ingresar a una empleada; que los
RIESGOS LABORALES, están divididos en 2 porcentajes así:
1,044% para personal de SERVICIOS GENERALES y el
0,522 para el resto del Personal.
 Hacer las afiliaciones correspondientes a las EPS y Fondos de
Pensiones.
 Entregar en las oficinas de las respectivas EPS y Fondos de
Pensión, las afiliaciones debidamente diligenciadas, anexando
toda la documentación requerida.
 Diligenciar el contrato de trabajo y hacerlo firmar.
 Mantener actualizada la base de datos con la información del
personal..
 Registrar y revisar la nómina mensual y cruzar toda la
información con la registrada en el archivo de
CONTABILIDAD.
 Hacer los pagos correspondientes a los aportes, por la
Plataforma del SOI, se deben imprimir los soportes de los
mismos en 2 copias una copia para archivar en la
contabilidad junto con el egreso de pago y la otra copia para
la Administradora que le corresponda.
 Se hace la verificación de datos. Revisar que coincidan : el
Número de la planilla, el mes y la fecha de pago, también que
estén todas las Administradoras de Pensión, Salud, Caja y
Riesgos; se verifica que todos los soportes estén impresos.
Luego con el CUADRO DE DATOS DEL PERSONAL, se revisa
que cada empleada esté registrada en el Fondo de Pensiones y
de EPS, al que se encuentra afiliado y que los nombres,
apellidos y cédulas estén correctamente escritos.
 Luego se archivan las planillas en las carpetas
correspondientes.
 Liquidación de Personal, cuando así se requiera. (Por prima y
vacaciones, en mitad de año; por retiro de personal; por fin de
año).
OTRAS LABORES :
 Tener actualizado el listado de niños.

 Elaborar y Contestar requerimientos, según el caso.
 Hacer Certificaciones de Trabajo
 Estar pendiente de los pagos mensuales
 Mantener actualizado el formato de ausentismo por
incapacidades
 Hacer inspección de extintores cada 3 meses y registrarlo en
la hoja de control.
 Hacer inspección de botiquín cada 3 meses y registrarlo en la
hoja de control.
 NORMAS DE ARP COLPATRIA
 Acceder a la Plataforma de Colpatria para realizar el Ingreso, el

Retiro o la Notificación de Accidente del Personal.
 Importantísimo : Se deben imprimir los comprobantes de ingreso,
de retiro, o de notificación de accidente del personal; emitido por
Colpatria, para archivarlos en las carpetas correspondientes.
 Muy importante: Cuando tengan salidas (paseos, o
eventos fuera del sitio de trabajo), se deben comunicar
telefónicamente, con anterioridad a Colpatria, y enviar
una notificación por medio de cualquiera de los siguientes
correos electrónicos: asistencia1@axacolpatria.co;
contactenos@axacolpatria.co; refcolpatria@gmail.com;
informando de la novedad, para que en caso de accidente,
ellos estén enterados. Por lo cual se debe imprimir dicha
información y guardarla como soporte, para poder
demostrar, que efectivamente, se hizo el trámite
correspondiente y de acuerdo con las normas establecidas
 ACCIDENTE DE TRABAJO: Primero llamar al 4235757

opción 1.
 Reportar inmediatamente el Accidente de Trabajo, en el portal de
Colpatria (Todos los datos que tengan * rojo son obligatorios de
llenar)
 SIEMPRE IMPRIMIR EL REPORTE DE ACCIDENTE, ESTE DEBE
TENER SELLO Y UN NUMERO DE RADICADO.
 En el momento del Accidente tiene máximo 48 horas hábiles
(teniendo en cuenta los festivos), para reportar el Accidente, o sino lo
reportan como EXTEMPORANEO.

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 Recibir, revisar y registrar información correspondiente al

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 Revisar, organizar los egresos físicos y registrarlos en archivo

 Se hace el cruce de los movimientos de entrada y salida de los

 Recibir las Hojas de Vida del Personal, revisar que tengan

 Tener actualizado el listado de niños.

 Acceder a la Plataforma de Colpatria para realizar el Ingreso, el

 ACCIDENTE DE TRABAJO: Primero llamar al 4235757

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