PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TALENTO HUMANO

CENTRALIZADORAS.

SELECCIÓN, CONTRATACION DEL PERSONAL Y TERMINACION DE CONTRATO.

PROCESOS DE SELECCIÓN:

1. Recopilación de hojas de vida. (publicaciones en Facebook, páginas de empleo, oficinas de

empleo.
2. Entrevista. (serie de preguntas en forma de charla guiadas por el documento que se les va
a anexar como formato de entrevista, para que llenen y se guíen en la realización de esta.
3. Selección del empleado. (Evaluar las entrevistas y según criterio escoger al indicado
notificándole que fue seleccionado y solicitando la siguiente documentación.

DOCUMENTACION DE CONTRATACION A SOLICITAR.

Para realizar un buen proceso de selección debemos solicitar.

1. Copia cedula ampliada al 150%

2. Certificado de antecedentes (Policía y Contraloría).
3. Certificado de afiliación a (EPS PENSION Y CESANTIAS).
4. Diploma o Acta de bachiller
5. Si tiene hijos para afiliar (Registro civil para menores de 7 años y tarjeta de identidad más
registro civil para mayores de 7) tener en cuenta que para mayores de 12 años estudiando,
favor solicitar certificado de estudios emitido por entidad educativa con fechas vigentes con
el fin de que por parte de la caja les otorguen el bono estudiantil cada año.
6. Certificaciones laborales relacionadas en la hoja de vida, que especifiquen (Fechas de inicio
– Finalización y Cargos desempeñados). Estas se deben corroborar realizando la llamadas
correspondientes a los empleos mencionados solicitando fechas de ingreso y retiro, y cargo
desempeñado)

Después de realizar la entrega de documentación y verificación de certificaciones citar a exámenes

médicos.

ENVIAR A TOMA DE EXAMENES MEDICOS

EXAMENES MEDICOS DE INGRESO, Son aquellos que se realizan para determinar las condiciones de
salud física, mental y social del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones
de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.

Este proceso se realiza llamando a solicitar la cita con número de documento del nuevo empleado
y los exámenes a tomar que son:

Exámenes de Ingreso.
 AFILIACIONES,

Después de la toma de exámenes médicos de ingreso, proceder con las afiliaciones de CAJA DE
COMPENSACION Y EPS CORRESPONDIENTE. (Para el caso de EPS nos basamos en las certificaciones
que nos anexan en los documentos de ingreso y pagina web
https://www.adres.gov.co/BDUA/Consulta-Afiliados-BDUA. Digitando el número de cedula del
empleado., allí nos confirmara a que eps está afiliado.

Luego, deberán dirigirse a la eps y cajas correspondientes a realizar la afiliación de cada empleado,
allá les entregaran un formulario que deberán llenar con los datos de la empresa y el empleado y
listo.

Este proceso se debe realizar en lo posible el mismo día que se oficialice la contratación.

FIRMA DEL CONTRATO /

Los contratos deberán ser realizados por las niñas centralizadoras ya que es un documento, que
debe quedar inmediatamente se oficialice el ingreso.

En este caso les enviare los cuatro modelos de contratación (manager –submanager-vendedor y
auxiliar) lo único que deberán hacer es cambiar los datos de la persona que ingrese y tener en cuenta
que lleven los cuadros de comisión correspondientes, hacer firmar en lo posible sin dejarles copia.

Cuando se realiza la legalización y firma del contrato laboral se le debe aclarar que en contrato a
término indefino, dura 2 meses y en ese momento por unilateralidad se puede finalizar.

La duración del periodo de prueba está regulada por el artículo 78 del código sustantivo del trabajo,
y este dice que:

 El período de prueba puede darse por terminado unilateralmente en cualquier momento,

sin previo aviso.

ENTREGA DE MANUAL DE FUNCIONES ANEXO

Se le hará entrega a cada empleado del manual de funciones que respecta a su cargo, se les deberá
decir que deben leerlo y firmar la aceptación de sus funciones, allí ya están descritas las funciones
que debe realizar según el cargo.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO CON ACTA DE ENTREGA DE RECIBIDO INFORMACIÓN

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO ANEXO
 APERTURA DE CUENTA ANEXO

CONVENIO HYS 10282 /CONVENIO FRANQUIHER 61361

Después de haber oficializado la contratación deberán en lo posible antes de ingresar a laborar

realizar la apertura de cuenta bancaria, esta se realiza entregando al empleado una carta dirigida a
Bancolombia donde se cita la solicitud de apertura y el número de convenio de nuestra empresa.

REGISTRO DE HUELLA SISTEMA

Inmediatamente se oficialice la contratación del nuevo empleado se deberán dirigir a la tienda

correspondiente a enrolar la huella, si la tienda se encuentra lejos he implica trasporte lo pueden
hacer desde cualquier tienda, se les recuerda que esta debe quedar lista antes de ingresar.

ORDEN DE CONTRATACION ANEXO

Enviar orden de contratación a Bogotá talento humano con el cuadro que se anexa a este correo
y los documentos de contratación solicitados incluido examen médico de ingreso, copias de las
afiliaciones y el contrato firmado en un pdf, si la persona es nueva y no ha cotizado pensión ni
cesantías le diremos que si porvenir o protección; agradecería protección es más fácil el proceso.

El tiempo estipulado para estos procesos es de máximo 3 días, se les recuerda que a la oficina deben
enviar la orden de contratación como mínimo con un día de antelación a la fecha de ingreso
preferiblemente antes de las 2 de la tarde, ya que por proceso con ARL, la afiliación debe quedar un
día antes del ingreso del empleado.

Nota, la misma información que usted envía debe estar en una carpeta por empleado que deberán
llevar ustedes con todos los originales de cada empleado.

PROCESO DE INDUCCION

Próximamente se les estará enviando el manual de inducción que deben dar a conocer al personal
nuevo y se deberá hacer firmar dicha socialización.

SOLICITUD DE CERTIFICACIONES LABORALES

Se deberá enviar un correo a asistentethfranquiher@gmail.com solicitando la certificación laboral,

con nombre del empleado y las características que debe contener la carta (salario, promedio de
horas, beneficio). Máximo plazo para entrega dos días hábiles.

Después de enviada por correo se deberá imprimir entregar y hacer firmar copia del recibido para
adjuntar en la carpeta que ustedes llevan del personal.
Ejemplo

Solicito de su amable colaboración para un certificado laboral de LEIDY JOHANA CALVO

VILLA CASTRO CC. 1.088.240.052 de la tienda Único Dosquebradas, especificando Tiempo de
Servicio, Salario Básico, Tipo de contrato. (No mayor a 30 días)

TRANSLADOS DE EPS

Cuando algún empleado se va a cambiar de eps, deberá notificar a la empresa que se va a realizar
el traslado, antes de iniciar el proceso, esto con el fin de evitar inconvenientes en los pagos de
planillas.

Requisitos para cambiarse de EPS:

Para poder trasladarse a otra EPS, es necesario que lleve afiliado a la misma entidad mínimo 12
meses junto con sus beneficiarios.

Cuando un beneficiario hijo(a) adquiere empleo, el año de permanencia se contará desde su

inscripción como beneficiario.

El cotizante y sus beneficiarios no pueden estar hospitalizados en una Institución Prestadora de

Servicios de Salud (clínica y/o hospital).

Si se encuentra en mora con el pago de las prestaciones, cuotas moderadoras o copagos, no podrá
realizar el traslado.

Una vez se haya verificado que cumple estos requisitos, puede iniciar el proceso para solicitar el
cambio de EPS. Este trámite puede realizarlo de manera presencial o a través de internet. Tenga en
cuenta que la solicitud de traslado se puede realizar en cualquier día del mes y que el cotizante es
quien debe realizar la solicitud de traslado.

Si el trámite para el cambio se realiza entre los primeros 5 días del mes, este será efectivo el mes
siguiente. Pero si se realiza después del quinto día del mes, será efectivo a los dos meses siguientes.
Durante este tiempo la EPS de la cual se está retirando el afiliado, será la responsable de la
prestación de los servicios de salud

RADICADO DE INCAPACIDADES.

El trámite de Incapacidades por Enfermedad General, Licencias de Maternidad y Accidentes de

Trabajo es el siguiente:
•VERIFICAR: Los datos que debe contener dicha incapacidad son: Nombre y número de cédula
del trabajador, días de incapacidad en letras y número, fecha inicial, código diagnóstico, firma y
sello del médico tratante, fecha de expedición.

• Toda incapacidad superior a 2 días y prorrogas deben venir en formato de incapacidad de IPS
o EPS con historia clínica

• Para la Licencia de Maternidad: Copia de C.C. (Cedula de Ciudadanía), R.C. (Registro Civil),
Certificado nacido vivo ó H.C. (Historia Clínica), Inclusión del bebe a la EPS. Para la Licencia de
Paternidad: Certificado de Incapacidad.

• Para las incapacidades generadas por Accidentes de Trabajo debe anexar copia del Formato
Único de Reporte de Accidente de Trabajo. “Cuando el Accidente sufrido no genere incapacidad
radicar únicamente el reporte”.

• Radicar LA INCAPACIDAD ante la eps que la emite, y enviar la copia escaneada con sello de
recibido, al correo de talento humano.

El tiempo establecido para este trámite es máximo 5 días, después de que sea emitida y
entregada por parte del empleado afectado.

Siempre que se presenten incapacidades, es obligación del empleado notificar a la empresa de

su incapacidad enviando por foto la evidencia, mientras tiene el tiempo de acercarse a
entregarla en original.

Si el empleado no aporta el documento legal que certifique la incapacidad esos días se

descontaran como ausentismo y se realizara proceso de descargos por las inasistencias.

Nota: Las incapacidades deberán de enviarse escaneadas a talento humano para seguir un
control con contabilidad de los pagos por parte de las Eps o Arl si es su caso.

SOLICITUD DE LIBRANZAS PARA EMPLEADOS.

La libranza es el crédito que puedes utilizar para lo que quieras y cuando quieras. Al ser un
crédito con una cuota fija que se descuenta de tu nómina, ofrece las tasas más bajas y los plazos
más flexibles del mercado.

Después de que un empleado les solicite la autorización de crédito por libranza deberán tener
en cuenta lo siguiente.

 Antigüedad de mínimo 6 meses

 Se le debe decir que esa solicitud ingresa a ser evaluada por la gerencia.
 No debe estar reportado.
Después el empleado deberá dirigirse a BANCOLOMBIA a solicitar la documentación requerida
para crédito de libranza, los formularios deberán diligenciarlos ellos mismos con el banco y solo
quedara pendiente las firmas.

Se deberá enviar por correo certificado los formularios a firmar y enviar un correo informando
que se realizó él envió del formulario, el día la fecha y el número de guía para tenerlo en cuenta
en el momento de que llegue la papelería.

LLAMADOS DE ATENCION DESCARGOS.

El proceso de solicitud de Llamados de atención estará bajo la responsabilidad de los gerentes

de Zona cuando un empleado incumpla manual de funciones / reglamento interno de Trabajo o
las clausulas contempladas en el contrato laboral.

Se deberá enviar un correo a talento humano solicitando el llamado de atención con los
siguientes datos. Nombre, cedula, cargo, tienda, e infracción cometida. Talento humano les
devolverá el respectivo llamado de atención para hacer firmar, después deberán escanearlo y
enviarlo para adjuntarlo a nuestro archivo y debe reposar el original en la carpeta del empleado.

Ejemplo

Buenos días, Por favor me colabora con un llamado de atención para el empleado evert Leonardo
Salazar con CC N° 1.073.562.852, vendedor de único Cali.

Motivo

Por sus repetidas llegadas tarde sin justificación y hoy debía llegar a las 9am y se presentó a las
10am con una hora de retraso.

TERMINACIONES DE CONTRATO POR PERIODO DE PRUEBA Y RENUNCIAS.

Cuando se va a realizar terminación de contrato por periodo de prueba, enviar la solicitud por
correo a talento humano con un día de antelación para responder con la carta. En el caso de
renuncias enviar carta de renuncia con las novedades de nómina para liquidación.

Ejemplo

Con la presente quiero notificar que el día 02 de Noviembre de 2018, se le debe pasar la
notificación de terminación de contrato a JENNY MARCELA LANDAZURI GONZÁLEZ de la tienda
Sancancio, por no supera periodo de prueba, (Ya termino el remplazo de vacaciones que estaba
realizando).

Muchas gracias por la atención y colaboración.

 NOVEDADES DE TERMINACIÓN

Para la terminación de contrato el proceso a seguir es enviar un correo a talento humano con
la siguiente información.

Ejemplo

Buenas tardes:
Adjunto novedades para respectiva liquidación de:

Nombre:
Cédula:
Tienda: Tienda Koaj Único 3 Outlet CO 921
Cargo:
Fecha de ingreso:
Fecha de retiro:
Pendiente periodo de vacaciones:
Libranza:
Horas extra 0.75%:
Horas extra 1.75%:
Beneficio: PENDIENTE y código asesor:

LIQUIDACIÓN.

Cuando un contrato de trabajo finaliza es necesario proceder a liquidar diferentes conceptos que
el empleador adeuda al trabajador. A continuación nos a todos los conceptos que se deben
liquidar ya sea que el contrato de trabajo terminó por una justa causa o sin justa causa.

Por concepto de cesantías:

En la liquidación definitiva, corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y

proporcionalmente por fracciones pagaderas a la terminación del contrato.

Las cesantías correspondientes a años anteriores y en este caso, a 31 de diciembre de 2017,

deben estar consignadas en un fondo de cesantías antes del 15 de febrero.

La fórmula para calcularlas es la siguiente:

(Salario x días laborados) / 360 días laborales del año =

Ejemplo:
($ 2.750.000 X 55) / 360 = $ 420.139

Es importante tener en cuenta que para casos donde el salario es variable de debe recurrir a lo
dispuesto en el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo y normas reglamentarias.

- Por concepto de intereses sobre las cesantías:

Corresponde al pago durante el mes de enero del 12% anual sobre el total de cesantía, es decir
que este concepto se liquida con fecha de corte al 31 de diciembre o en las fechas de retiro del
trabajador o de liquidación parcial, en forma proporcional al tiempo de servicios transcurrido
entre la fecha señalada y la del retiro.

La fórmula para calcularlos es la siguiente:

(Salario x días laborados x tasa de interés) / 360 días laborales del año =

Ejemplo:

($ 2.750.000 X 55 X 12%) / 360 = $ 50.416

Al igual que las cesantías, los intereses sobre las mismas deben cancelarse al empleado al año
siguiente, para este caso, 2017 en 2018, a más tardar el día 31 de enero o en la fecha de retiro;
es este ejemplo solo queda pendiente liquidar lo correspondiente a los intereses de lo corrido
del año 2018.

- Por concepto de prima de servicios:

A quien labore todo el semestre, o proporcionalmente por fracción atendiendo al capital de la

empresa, el empleador pagará 15 días de salario, el último día del mes de junio y otra en los
primeros 20 días de diciembre.

La fórmula para calcularla es la siguiente:

(Salario x días laborados) / 360 días laborales del año =

Ejemplo:

($ 2.750.000 X 55) / 360 = $ 420.139

- Por concepto de vacaciones:

Todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicios, quince
(15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas y proporcionalmente por fracciones,
lo que implica que sumando los días calendario dará un total mayor de días.

En este ejemplo, Juan Carlos ingresó el día 1º de julio del 2017 a trabajar y no había gozado de
las vacaciones correspondientes a los días que llevaba trabajando.

La fórmula para calcularlas es la siguiente:

(Salario x días laborados) / (360 días laborales del año X 2)

Es decir:

($ 2.750.000 X 235) / (360 X 2) = $ 897.569

Las liquidaciones tendrán un tiempo de máximo 5 a 8 días hábiles por parte de talento humano
en ser generadas después de que se envié las novedades de liquidación y la carta firmada ya sea
de renuncia o de terminación por parte de ustedes.

Después de generada se le enviara a ustedes para hacer firmar por parte del empleado y deberán
regresarla a talento humano para el respectivo pago.

En el caso de liquidación de vacaciones se procederá de igual manera se les enviara por parte de
talento humano la liquidación de vacaciones para firma, y esta se deberá devolver firmada para
el pago, en este caso el tiempo de consignación por nuestra parte es de máximo 2 días hábiles.

Se adjunta ejemplo de Liquidación.

NOMINA

EL PROCESO DE NOMINA.

Este realizara con el formato que se les va a enviar anexo a este correo, deberán llenar los datos
de novedades como ingresos retiros, incapacidades sanciones permisos, sacar de la plantilla el
personal que se retire y anexar el personal que haya ingresado en ese corte.

Las fechas establecidas para la entrega de las novedades de nómina son los días 24 y los días 12
de cada mes.
Cabe recordarles que los 15 de C/mes se cancelara solamente el 50% del básico % y los cortes de
dominicales y beneficio de 23 a 22 más horas extras y el 50% del salario restante de cada mes
se cancelaran los días 30.

DESPRENDIBLES DE NOMINA

Estos se enviaran, 5 días Hábiles después del pago de nómina a cada correo.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TALENTO HUMANO

CARACTER ADMINISTRATIVO

DOCUMENTACION LEGAL DE LA TIENDA

Cada una de las tiendas deberá tener una carpeta que contendrá los documentos legales de la tienda que
son:

 Fotocopia de la Cedula del representante legal

 Cámara y comercio de la empresa
 Rut
 Cámara y comercio del establecimiento comercial
 Resolución de facturación.

Importante: Cuando hay aperturas de tiendas la centralizadora debe entregar al gerente la carpeta legal de
la tienda, que será enviada por talento humano debiendo hacerle el seguimiento y garantizar esté disponible
a partir del día 1), se debe dejar constancia de la firma en acta de entrega y capacitación, donde se les
explicara que esa carpeta y los documentos allí contenidos son la documentación que nos garantiza que la
tienda pueda funcionar, que se deberá dejar en un lugar a la mano de carácter confidencial en custodia y
con ella se deberán atender las visitas de los entes de control reportando de inmediato si se presenta alguna
novedad.

Anexo a esto, esa carpeta deberá tener legajado conforme se vallan realizando las solicitudes. No puede
ser mayor en tiempo a 15 días)

 Sayco y Acinpro Vigente

 Sanidad Vigente
 Bomberos Vigente
 Uso del suelo Vigente.
 En los casos que se necesite certificado de Fumigación.

Para lograr que, desde el departamento de TALENTO HUMANO, tengamos un control expreso de esto,
cada una de las centralizadoras deberá realizar un trabajo real en cada una de las tiendas que será ir y
verificar de manera contundente que las tiendas cuenten con esa carpeta y los documentos descritos
anteriormente.
Además de esto deberán enviar un informe con cada una de sus tiendas, donde escribirán las fechas de
vigencia (expedición y vencimiento si es el caso).

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TALENTO HUMANO

SG SST

REALIZAR INSPECCIONES

Se deberán realizar una inspección donde informaran por cada tienda de manera detalla si se cuenta con :

Botiquín y su contenido
Camilla
Inmovilizadores.
Botellón de Agua.
Señalización y cuáles.

Cuando se hagan solicitudes por parte de bomberos, extintores vencidos, o daños en luces para cambio
deberán enviar máximo dos solicitudes al correo con la cotización anexa, para nosotros escoger lo que mejor
consideremos.

REPORTES DE ACCIDENTES LABORALES

El empleador debe realizar el reporte de todo accidente de trabajo ocurrido a sus trabajadores dentro de los
dos (2) días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente.

Informe del Accidente de Trabajo Telefónicamente 330-7000 Arl positiva y Arl Bolivar #322

Durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana, se pueden informar los accidentes de sus trabajadores.

El trabajador accidentado será inmediatamente direccionado a una IPS cercana al lugar del accidente,
adscrita a nuestra red asistencial “Red Asistencial Positiva/ARL”.

Se genera un número de radicación del reporte, para recibir la atención correspondiente y se envía vía correo
electrónico o vía fax una copia del reporte de accidente de trabajo.