SECRETARIA

PROCESO SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION RECURSOS FISICOS - SGA

U OFICINA
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO
PROCEDIMIENTO AMBIENTE
Definir la metodología para identificar, acceder, actualizar, evaluar y comunicar los requisitos legales suscritos por la entidad aplicable a las actividades de todos los procesos, instalaciones, productos y
OBJETIVO servicios prestados, y otros en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, dentro del desarrollo de las actividades de La Gobernación de Santander.

ALCANCE Inicia con la identificación, evaluación y finaliza con la divulgación de los requisitos legales en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]

El Coordinador de Recursos Físicos, Profesional Universitario asignado

Inicio al Sistema de Gestión Ambiental junto al Coordinador de Seguridad y
Salud en el Trabajo con el apoyo del área Jurídica, serán los encargados Coordinador de
de identificar los requisitos legales aplicables a la entidad y registrarlos Recursos Físicos
en la Matriz de Requisitos Legales.
Professional
Universitario
Los requisitos se determinan de acuerdo a los procesos, actividades y
servicios que la entidad desarrolle, su identificación y acceso se Coordinación (Ingeniero Normatividad Matriz de
1. Identificación de requisitos realizará por medio de las siguientes fuentes: de Recursos Ambiental) vigente Requisitos
legales aplicables
 Resultado de la identificación de peligros y evaluación Físicos Legales
y control de riesgos (Matriz de Identificación de Coordinador de
Peligros, Valoración y control de Riesgos). Seguridad y
Salud en el
 Resultado de la identificación de Aspectos e Impactos
(Matriz de Aspectos y valoración de Impactos Trabajo
Ambientales).
1
 CÓDIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN

PÁGINA

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]

1
 Actualizaciones legales suministradas por la ARL a la
cual se encuentra afiliada la empresa.
 http://www.catorce6.com/articulo/231/lo-nuevo-
sobre- normatividad-ambiental/
 Consulta en las siguientes páginas gubernamentales:
- Ministerio de Protección Social:
www.minproteccionsocial.gov.co
- Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible:
www.minambiente.gov.co
- Presidencia de la República; www.presidencia.gov.co
- Ministerio de Minas y Energía:
www.minminas.gov.co/minminas/
- Ministerio de Transporte:
www.mintransporte.gov.co/documentos.php?id=5
- Senado de la Republica: www.senado.gov.co/az-
legislativo.

 Páginas web especializadas:

- Fondo de Riesgos Laborales:
www.fondoriesgosprofesionales.gov.co
- Belisario Velázquez: www.belisario.com.co
- Página Web El Abedul: http://www.elabedul.net
- NOTINET Información Jurídica (Suscrito):
www.notinet.com.co/
- ICONTEC: www.icontec.org.co
Consejo Colombiano de Seguridad:
www.consejocolombianodeseguridad.orge.co
2
 CÓDIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN

PÁGINA

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
2
Una vez analizada la normatividad, cuando se considere oportuno, dada
la importancia e implicaciones de los requisitos legales, se debe enviar
los documentos a los responsables de los procesos, para su revisión,
posteriormente se emite un primer concepto sobre su aplicabilidad en la
entidad.

Se debe organizar y convocar a reunión a los responsables de las áreas

correspondientes, cada vez que se emita un requisito legal y otros en Coordinador de
materia de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, para Recursos Físicos
determinar si los nuevos requisitos identificados aplican a la entidad y
deben o no ser incluidos en la Matriz de Requisitos Legales, de ser
Professional
incluidos se deben determinar las acciones a desarrollar para el
2. Revisar y analizar los Universitario
requisitos legales aplicables
cumplimiento de los mismos, posteriormente deben comunicarse a las
Coordinación (Ingeniero Matriz de
partes interesadas.
de Recursos Ambiental) Normatividad vigente Requisitos
Físicos Legales
Todas las modificaciones a los requisitos legales se deben registrar en
el cuadro Control de Cambios con la fecha de la modificación.
Coordinador de
Nota: Se deben tener dos (2) Matriz de Requisitos Legales, una Seguridad y
(1) para los requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo y otra para Salud en el
Medio Ambiente. Trabajo
3
 CÓDIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN

PÁGINA

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
Coordinador
3
La evaluación del cumplimiento legal de los requisitos aplicables, se de Recursos
realiza con frecuencia semestral y se debe registrar en la casilla Físicos
“Evaluación del Cumplimiento” con la respectiva fecha de ejecución
Professional
que soporta el cumplimiento.
Coordinación Universitario Matriz de
(Ingeniero Requisitos
3. Evaluar el cumplimiento de Recursos Normatividad vigente
Ambiental) Legales
legal de los requisitos legales La evaluación del cumplimiento legal, también se podrá realizar Físicos
durante auditorías internas o externas a los Sistemas Integrados de Coordinador de
Gestión, por medio de inspecciones, observaciones y entrevistas con Seguridad y
los empleados. Salud en el
Trabajo

En caso que se evidencie el incumplimiento a un requisito legal, el

4. ¿Generar Profesional Universitario (Ingeniero Ambiental), determinara un plan
plan de de acción de forma inmediata en la matriz de requisitos legales para
acción? llegar al cumplimiento del requerimiento en el menor tiempo posible y Acciones
A poder continuar con la actividad que tenga asociado el Coordinación Coordinador de Correctivas y
incumplimiento. de Recursos Recursos Físicos Matriz de Requisitos Preventivas
Físicos Legales
Se debe reportar como una No Conformidad, de acuerdo a lo PNC
establecido en el Procedimiento para No Conformidades, Acciones
4 Correctivas, Preventivas y Control de Producto,
Servicio y Salidas No Conformes.
 CÓDIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN

PÁGINA

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
Professional
4 El seguimiento de los planes de acción realizado para el cumplimiento
Universitario
de los requisitos, será realizado por la Dirección de Sistemas (Ingeniero
Coordinación Informes de
Integrados de Gestión, en el caso se evidencien incumplimientos en de Recursos Ambiental) Seguimiento s los
Plan de Acción
las actividades propuestas será remitido a la Secretaria General en Físicos Coordinador de Planes de Acción
5. Verificar los planes de una reunión de Revisión Semestralmente para verificar su eficacia. Seguridad y
acción. Salud en el
Trabajo

La Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales y Coordinador de

otros aplicables en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente Recursos Físicos
A
será actualizada de forma permanente. Se tendrán en cuenta las
Professional
novedades que se presenten en materia normativa, se deberá eliminar Universitario
aquel requisito legal que haya sido derogado y/o modificar aquel Coordinación Matriz de
(Ingeniero
donde se presente el caso, señalando artículos, apartes o parágrafos de Recursos Normatividad vigente Requisitos
6. Actualizar los requisitos Ambiental)
legales aplicables Físicos Legales
que hubiesen sido modificado.
Coordinador de
Todas las modificaciones deben ser registradas en el cuadro de Seguridad y
Control de Cambios con su respectiva fecha de alteración. Salud en el
5 Trabajo
 CÓDIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN

PÁGINA

PUNTOS DE
FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS
CONTROL
[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
Coordinador de
5
Una vez identificados los requisitos legales aplicables, el Director del Recursos Físicos
SIG debe socializar los resultados de la Matriz con los responsables
de cada proceso. Professional
Universitario Registros de trámite
7. Comunicar los requisitos
Coordinación (Ingeniero Normatividad vigente
legales aplicables Los requisitos legales aplicables serán comunicados a los funcionarios
de Recursos Ambiental) Matriz de Requisitos
y empleados de la entidad y demás partes interesadas, por medio de
Físicos Legales
inducciones, charlas, capacitaciones, comunicados internos y Coordinador de
externos y demás medios que se consideren idóneos. Seguridad y
Fin Salud en el
Trabajo

SALIDA DE LA ACTIVIDAD MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SST Y MEDIO AMBIENTE

- REQUISITO LEGAL: Son los requisitos especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a cada organización concreta. Los hay de
carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada organización, del territorio en el
que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan.

- REQUISITO CONTRACTUAL: Aquellos requisitos acordados con los clientes, para cumplimiento particular de compromisos técnicos,
DEFINICIONES administrativos, de Salud, Seguridad y Protección del Medio Ambiente.

- OTROS REQUISITOS: Aquellos requisitos normativos que surjan de sectores en donde se realicen contratos. Ejemplo: OHSAS 18001, ISO 14001,
GTC 45, GTC 34, GTC 3701, entre otros.
 CÓDIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN

PÁGINA

- REQUISITO VOLUNTARIO: Cualquier compromiso asumido por la empresa relativo a su interacción con el ambiente, salud y
seguridad.

- NORMATIVIDAD: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones
de toda persona natural o jurídica.

- LEY: Norma expedida por el congreso de la república y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e impersonal

- DECRETO – LEY: Acto expedido por el presidente de la república que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mandato de la
constitución en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el congreso.

- DECRETO: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el presidente,
gobernadores y alcaldes, entre otros.

- RESOLUCIÓN: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la administración pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus
funciones.

- JURISPRUDENCIA: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos jurisdiccionales del país.

- CIRCULAR: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

- ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

- NTC: Norma Técnica Colombiana, documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que suministra, para uso común
y repetido, reglas, directrices y características para las actividades o sus resultados, encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto
dado. Por lo tanto, la Norma técnica colombiana es aprobada o adoptada como tal, por el organismo nacional de normalización.

- NOTINET: Noticiero Jurídico Normativo vía Internet de Colombia, operando desde 1998, editando información emanada de las Altas cortes y de los
diferentes entes gubernamentales.

Si a ello fuere necesario, como establecer, determinar, orientar, etc. aspectos relacionados con el proceso, documentación, registros, etc. o lineamientos de carácter nacional o regional.
OBSERVACIONES
 CÓDIGO

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES EN
SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE FECHA DE APROBACIÓN

PÁGINA

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ
BELEN GOMEZ
OSCAR VILLAMIZAR MENESES
0 Emisión Inicial Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud
Secretario General
en el Trabajo
Se actualiza:
1. Nombre del procedimiento
2. Objetivo
12 de Marzo
de 2015 3. Alcance
1
4. Se incluyen unas definiciones
5. Se modifica el desarrollo del
procedimiento y se anexa el diagrama de
flujo.
Director Sistemas Integrados de
03 de Noviembre de Actualización de código, versión y fecha por Director Sistemas Integrados de
2 Gestión
2015 migración del sistema Gestión

MONICA LILIANA BARBOSA

Coordinadora de Seguridad y Salud en el CAMILO ARENAS VALDIVIESO
Se modifica la plantilla del procedimiento y se
Trabajo Secretario General
3 23/03/2017 agrega los responsables de ambiental y de
seguridad y salud en el trabajo

ERWING CHACON JOBEN MARTHA CECILIA OSORIO LOPEZ

Sistemas Integrados de Gestión Directora Sistemas Integrados de Gestión