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Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Económicas

Escuela de Contaduría Pública y Auditoría

Auditoría IV

Octavo Semestre

Lic. Titular Carlos Humberto Hernández

Lic. Aux. Ever Velásquez

EXPOSICIÓN BOLETÍN NO. 3

AUDITORÍA OPERACIONAL DE COMPRAS

TRABAJO LO INDICADO

NOMBRE CARNET
SI NO

Joselin Susana García Chilel 201802666 X

Edwin Lizardo Medina Mijangos 201802704 X

Bryan Steve López Guzmán 201807781 X

Carlos Wilfredo Sal Catú 201808595 X

Fernando José Cortés Mazariegos 201842973 X

Guatemala, 19 de octubre de 2021

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ÍNDICE
Introducción ………………………………………………………………………….…….….2

Propósitos del Boletín ……………………………………………………………………..…. 3

Concepto y alcance de la operación de compras ……………………………………………... 3

Metodología ……………………………...…………………………………………………... 4

Familiarización ………...…………………………………………………………………….. 5

Visita a las instalaciones …………………………………………………………………….... 5

INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS ………………………………………………...………….. 5

Análisis financiero y de información operativa ……………………………...……………….. 5

Entrevistas ……………………………………………………………………………………. 5

Examen de la documentación e investigaciones específicas …………………………………...6

Resumen y discusión previa de los problemas detectados ………………………..……….…. 7

Elaboración del informe …………………………………………………………………….... 7

Caso Práctico …………………………………………………………………………………. 9

Conclusiones ………………………………………………………………………………... 39

Recomendaciones ……………………………………………………………..……………. 40

Cuestionario ………………………………………………………………………...………. 41

Bibliografía …………………………………………………………………………………. 42
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Introducción.

Este boletín presenta lo que se considera deben ser los aspectos básicos de la auditoría
operacional de compras en empresas industriales y comerciales.

Como lo indica el Boletín No. 2 de esta Comisión, el contador requiere una preparación
adicional y práctica en las operaciones que va a revisar; y, en consecuencia, en este caso deberá
contar con experiencia y conocimientos específicos de compras.

Las compras constituyen una operación de primordial importancia dentro de las empresas, El
costo y abastecimiento de los artículos que se adquieren para su reventa o su transformación es
factor determinante en los resultados económicos de la empresa, por la influencia que suelen
tener en el costo total.
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AUDITORÍA OPERACIONAL DE COMPRAS

Propósitos del boletín

Los propósitos de este boletín son los siguientes:

1) Establecer, el concepto básico y el alcance de la operación de compras.

2) Definir el producto de la auditoría operacional de compras considerando el marco

general de actividades y objetivos de la empresa.

3) Indicar y orientar acerca de la metodología (instrumentos, técnicas y procedimientos)

para efectuar la auditoría operacional de compras.

4) Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la información relativa a los

resultados obtenidos en el trabajo.

Concepto y alcance de la operación de compras

La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir
los recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.

La operación de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:

1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.

2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las

necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.

3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran
la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.

4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos

artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener la información
histórica de estos artículos.

5. Recibir y tramitar las solicitudes y adquisiciones para que los artículos y servicios de
las diversas áreas que la empresa requiera.
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6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan
cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones
adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su asentamiento
normal.

7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de

artículos y servicios.

8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.

9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así
como las propias de su empresa, garanticen una compra óptima al menor costo y aseguran
el abastecimiento óptimo de los artículos adecuados.

10. Vigilar que los pedidos fincados se surten de acuerdo con lo solicitado en cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.

11. Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en

desacuerdo cuando pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las
observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.

12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores

considerando las condiciones de tesorería dile impresa para aprovechar al máximo las
posibilidades de negociación de las compras.

13. Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas,
almacenes, control de calidad y tesorería.

Objetivo de la auditoría operacional de compras

El objetivo de la auditoría operacional de compras, es examinar las actividades que la integran,

con el propósito de mejorar los controles operativos, componentes y la propia eficiencia en el
desarrollo de dichas actividades.

Metodología.

La metodología general para el examen de las operaciones está contenido en el boletín 2 de

esta Comisión. En este Boletín se dan algunas orientaciones concretas, para llevar o cabo la
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Auditoría Operacional de Compras. Los procedimientos que se describen a continuación

deberán adecuarse y complementarse en cada caso particular.

Familiarización.

1. El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a

cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación
de compras en el flujo de las operaciones.

2. Estudiar los expedientes de auditorías e informes y cartas de recomendaciones o

sugerencias cuando esto sea aplicable.

Visita a las instalaciones.

Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc.

Investigación y Análisis

Análisis financiero y de información operativa.

Para poder desarrollar el análisis e investigación es necesario conocer la información existente

relativa a compras, ya sea de forma interna o de forma externa, este tipo de información deberá
analizarse si la estadística que tiene relación con la empresa son de acuerdo a sus necesidades
como por ejemplo las compras de artículos por áreas geográficas, por clase de proveedor, etc.

En el análisis deberá estudiarse las cifras estadísticas y las proyecciones de compra en unidades
como también en valores, deberán compararse los datos de compras con los de ejercicios
anteriores y para tener un sistema de análisis más amplio con empresas similares a la nuestra.
Se considera que se podría implementar cuadros con cifras internas y externas, razones
financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precios de algunos artículos, etc.

Entrevista

Para la entrevista se deberán elaborar guías de entrevista y cuestionarios los cuales ayudan a
conocer cómo se realiza la operación de compras así como también se puede realizar para
verificación de la aplicación de las políticas en esa área. Estas entrevistas deberán realizarse
tanto a los encargados de realizar las políticas de compras como con los encargados ejecutar
las misma estos pueden ser los que están relacionados con las compras de producción, ventas,
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almacenes, control de calidad y tesorería, en algunos casos también deberán realizarse

entrevista con proveedores.

Examen de la Documentación e investigaciones específicas

• Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores,

requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticos, análisis de casos
significativos, etc. Esta revisión debe abarcar entre otros aspectos la verificación; de la
que existe el número suficiente de proveedores para cada artículo, que se haga una
investigación de nuevos proveedores, periódicamente, que no hayan sufrido en los
últimos meses el artículo que se estudie.
• Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis
estadísticos y en las entrevistas. Analizar los programas de auditoría interna y de ser
posible los papeles de trabajo que origine para detectar áreas, en que se puede sugerir
algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las políticas
establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. Investigar que
el tipo de relación y control que exista en el trato con los agentes aduanales para el caso
de compras de importación asegure un procedimiento eficiente en las compras del
exterior.
• Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de las operaciones, lo cual
facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente puede
elaborarse memoranda descriptivos de la operación para su estudio y análisis. Por
último, se podrá analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean
estos almacenes centrales o unidades de consumo (de fabricación o de venta). Si los
términos de entrega son en local del proveedor porque los fletes sean mejor negociados
por la empresa o si resulta más recomendable contratar entregas que incluyen fletes
pagados.
· Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, materiales y en los
métodos de compra, compras de volumen, determinación del lote económico de
compra, alternativas de comprar o fabricar.
• Investigar si la empresa opera con base en algún presupuesto de compras en cuyo caso
deberá estudiarse este; analizar sus variaciones principales y obtener una explicación
sobre los mismos.
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• Conviene investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores

cuando el volumen de las compras permite esta práctica. Asimismo, deberá investigarse
si se tiene una adecuada supervisión del personal que efectúa directamente las compras.
Estudiar el costo total del manejo del departamento de compras en función del volumen
de operaciones que realiza para determinar de manera general su costeabilidad.
Analizar si es el caso, si se cumple con las políticas establecidas en el departamento de
ventas cuando el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada
artículo.

• Revisar los métodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en

uso que regulen la operación de compras.

Resumen y discusión previa de los problemas detectados

Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan
mejorar la eficiencia en la operación de compras.

Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar
de alguna omisión en el trabajo desarrollado.

Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que
progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar
su participación y afinar la interpretación del auditor.

Elaboración del informe

Elaborar los informes

Informe

En el Boletín 2 se establece el concepto de informe para la Auditoría Operacional. A

continuación, se insertan algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una
Auditoría de Compras:

● Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las

mismas.
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● Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de

compras.
● Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación
de compras.
● Falta de definición de líneas de autoridad o fallas en la organización del personal que
atiende las compras.
● Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artículos que se compren.
● Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algún
artículo (archivos de proveedores).
● Inadecuado control del personal de compras.
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Presentación del caso

La empresa Sweet Victories S.A. Se constituyó legalmente según inscripción en el registro

mercantil como una Sociedad Anónima, cuyo capital está dividido en 1,000 acciones de
Q.500.00 cada uno; su actividad inicial fue el comercio y distribución de dulces, con el paso
del tiempo se convirtió en una empresa productora. Mediante su crecimiento acelerado se
transforma en una corporación y se convierte en uno de los mayores productores de golosinas
como dulces y galletas.

Como una empresa productora de dulces empieza como un proyecto en 1999, inicia la
construcción de la planta de producción con el movimiento de tierras, el diseño y planificación
de cada detalle; el proyecto se hace realidad hasta poner la planta en funcionamiento y es así
como se inicia operaciones en julio de 2000.

Las operaciones de la empresa se desarrollan a través de tres procesos operativos principales:

industrialización, comercialización y distribución. Estos procesos se apoyan con recursos
humanos, finanzas, sistemas, control de calidad, mercadeo y trade marketing.

El proceso de industrialización se realiza a través de la planta de dulces, esta tiene seis (6)
líneas de producción de dulcería, donde se producen bombones, caramelos duros, caramelos
blandos, paletas planas y chicle. La capacidad de producción mensual es de 1,600 toneladas de
producto que elaboran tres turnos de producción, emplean a un total de 240 personas. El total
de capacidad utilizada es del 90%, por lo que resulta una de las operaciones más productivas
de la región. Desde el punto de vista tecnológico, toda la planta es moderna, con líneas de
última generación. Los equipos en operación fueron adquiridos expresamente para la planta,
por lo que cuentan con la última tecnología del momento.

La planta de Galletería, actualmente se dedica a la producción de galleta Waffer y Barquillos.

Las galletas Waffer en su presentación de lujo y la sencilla. Los barquillos por ser un producto
tan fino y sensible, se necesita de empaques de lujo para garantizar la crocancia y calidad el
producto. Esta línea es reciente, por lo que cuenta con la más alta tecnología y facilidad de
operación en la misma, con lo que se ha logrado la eficiencia y eficacia deseada en producción,
así como la aceptación de los consumidores.
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En la actualidad fabrican dulcería, entre los más importantes bombones con chicle, bombones
sin chicle, paletas, caramelo duros, caramelos blandos, chicles, también fabricación de galletas
waffer y barquillos.

Siendo una empresa productora de dulces el control de calidad es una de las exigencias para
la producción de productos de excelencia por lo que se implementa y desarrolla un Programa
Integral de Buenas Prácticas de Manufactura, en el cual organizan una capacitación
programada para los nuevos empleados, los cuales se mantienen durante un mes en período de
formación antes de integrarse al esquema productivo de la compañía. La planta cuenta con un
laboratorio equipado con todos los controles necesarios para realizar mediciones rigurosas en
cada paso del proceso.

Los tres modelos de control de calidad por los que pasa la producción: la etapa previa, en la
que se analizan los materiales y materias primas previamente a su liberación. Las tres materias
primas principales —agua, glucosa y sacarosa— se muestrean y se hacen análisis
convencionales para determinar el grado de brix, polarimetría del azúcar, espectrogetrometría
para medir el color, el contenido y pureza de las materias prima. Se permite realizar el control
de azúcares reductores, la medición de las humedades residuales en el caramelo.

Durante el proceso de fabricación del producto se van midiendo los atributos que va
presentando el producto. Una segunda etapa es la de control en
cocimiento/troquelado/envoltura y la tercera etapa en la que se analiza el empaque. A
continuación, existe una segunda etapa global con cuatro mini etapas. Posteriormente se realiza
un muestreo con mediciones exactas. Por último, se realiza un chequeo sobre el producto final,
previo a su comercialización.

Es importante resaltar que no existe gran riesgo microbiológico de contaminación ya que se

trabaja a temperaturas donde no es viable el riesgo de contaminación. La temperatura de
proceso, 60 a 70°C es una temperatura bacterioestática. Antes de ser envueltos, los caramelos
se encuentran entre 30 y 40°C durante un tiempo reducido, debido a la alta concentración de
azúcares.

Una vez que el producto está fuera de la planta, llega a la bodega para su almacenamiento. Esta
cuenta con buena capacidad donde los productos rotan cada 6 días, la bodega puede ubicar
perfectamente cada lote a través de los códigos de barras que están en cada caja, en cada bolsa,
pudiéndose saber en qué territorio se distribuye determinado lote. De esta forma, la empresa
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puede realizar comparaciones y seguimiento de producto en cualquier momento, pudiendo

cotejar datos hasta de los ingredientes utilizados.

La comercialización del producto se hace a través de (4) cuatro canales de distribución:

1. Aliados: Son empresas que tienen exclusividad para distribuir el producto en una región
determinada. Esto por difícil accesos y/o costos demasiado altos.

2. Mayoristas: Son negocios establecidos (intermediarios) que compran en cantidades grandes

que a su vez comercializan con otros mayoristas de otras regiones. Por lo general ubicados en
mercados grandes dentro del territorio nacional. A ellos acuden las tiendas, chicleros y otros
vendedores ambulantes, para vender el producto al consumidor final.

3. Autoservicios: Es el canal que se encarga de atender las grandes y medianas cadenas de

supermercados que funcionan en el país. Se abastecen en forma individual, aunque la compra
sea centralizada.

4. Detallista: Es la base o sembradero de productos. Es donde se dan a conocer los productos

al consumidor final. Son negocios que se realiza a través de vendedores que se dedican a vender
de tienda en tienda.

Otra de las características de la empresa es el desarrollo de campañas publicitarias en función

de tres frentes: construcción de marcas, mediante el desarrollo de actividades en el punto de
venta y la implantación de promociones directas con el consumidor. Otra actividad es el
auspicio de conciertos de reconocidas estrellas del pop. Estas actividades cuentan con apoyo
televisivo en el mercado guatemalteco.

4.2 Ejecución de la Auditoría Operacional

La asamblea de accionistas de la empresa Sweet Victories S.A., considerando que el ciclo de

egresos-compras es uno de los ciclos más importantes dentro de la empresa, cree conveniente
analizar y revisar que los procedimientos del ciclo se elaboren eficientemente y que además se
cumplan las políticas del ciclo establecidas por la empresa, ya que las mismas son un factor
determinante para los resultados económicos de la empresa.

Razón por la cual, la asamblea de accionistas ha solicitado, mediante una carta, los servicios
profesionales de la firma de auditoría Albel Montenegro & Asociados, para que realice una
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Auditoría Operacional en el ciclo de egresos-compras de la empresa, con el objeto de detectar

problemas que puedan dificultar la eficiencia y efectividad esperada en el ciclo y a la vez le
proporcione recomendaciones que faciliten la solución a dichos problemas mejorando así la
eficiencia y efectividad de las operaciones realizadas en dicho departamento.
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Papeles De Trabajo
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17
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Conclusiones
Es necesario que la gerencia documente y reestructure sus procesos de compras, toma
física de inventario, análisis de rotación de inventarios, control interno de inventarios,
almacenamiento y recepción de mercaderías, tomando en cuenta los hallazgos
operativos del presente informe.

El ciclo de operaciones de inventarios es la parte principal del crecimiento de la

organización, de acuerdo a la importancia que encierran la administración eficiente,
eficaz y económica de este rubro dentro la empresa, elevando el nivel de servicio se
incrementan ventas, se disminuyen costos operativos y costos financieros.

Es necesario que el gerente general preste el debido seguimiento a los hallazgos

detectados con la presente revisión, así como a la implementación de las
recomendaciones propuestas que considere convenientes.
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Recomendaciones

Al realizar la revisión y discusión de los problemas detectados en la auditoría operativa, se

debe estudiar la información obtenida, realizar observaciones de los resultados y discutir las
recomendaciones adecuadamente.

Las operaciones de compras deben realizarse según lo indicado para la realización de dichas
actividades.

Al realizar el informe se debe de tomar en cuenta todos los aspectos que puedan favorecer o
desfavorecer el adecuado funcionamiento de la empresa.
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CUESTIONARIO

1. ¿Qué es necesario para el desarrollo de análisis e investigación? Es necesario conocer

la información existente relativa a compras, ya sea de forma interna o de forma externa.
2. ¿Qué se debe elaborar para la entrevista? Se deberán elaborar guías de entrevista y
cuestionarios.
3. ¿Mencione por lo menos dos propósitos que menciona el boletín?
-Establecer, el concepto básico y el alcance de la operación de compras
-Definir el producto de la auditoría operacional de compras considerando el marco general
de actividades y objetivos de la empresa
-Indicar y orientar acerca de la metodología (instrumentos, técnicas y procedimientos) para
efectuar la auditoría operacional de compras
-Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la información relativa a los
resultados obtenidos en el trabajo.
4. ¿En la elaboración del informe mencione algunos aspectos concretos sobre los que
puede informarse en una Auditoría de Compras?
-Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las
mismas
-Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de
compras
-Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación de
compras.
5. ¿Cuál es el objetivo de la auditoría operacional de compras?
Examinar las actividades que la integran, con el propósito de mejorar los controles
operativos, componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.
6. ¿Qué es la operación de compras?
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos.

7. ¿Qué se debe inspeccionar al momento de la visita a las instalaciones? Inspeccionar las

instalaciones de compras, incluyendo todas las áreas de recepción, almacenaje, etc.
8. ¿Qué debe de llevar a cabo el auditor para familiarizarse en lo particular con la
operación de compras?

Un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de

compras en el flujo de las operaciones

9. ¿Cómo podemos examinar la documentación e investigacion especifica? Comprobando

la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en
las entrevistas.
10. ¿Cómo se constituyen las compras en una auditoria operacional? Las compras se
constituyen como una operación de primordial importancia dentro de las empresas, El costo
y abastecimiento de los artículos que se adquieren para su reventa o su transformación es
factor determinante en los resultados económicos de la empresa, por la influencia que
suelen tener en el costo total.
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Bibliografía

Sipac, Víctor Manuel, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (junio de 2006.)
Auditoria Operacional. Décimo tercera reimpresión. Mexico, CeMPro.

María Victoria Gudiel Canté. Auditoría Operacional en el Ciclo de Egresos-Compras en una

Empresa Productora de Dulces (Tesis de Licenciatura). Universidad de San Carlos de
Guatemala Facultad de Ciencias Económicas. Guatemala. Recuperada de
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_4465.pdf