GESTIÓN AMBIENTAL

FASE 4 – IMPLEMENTAR SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

PRESENTADO POR:

LEYDI YESENIA DIAZ OLAYA

OSCAR FERNANDO RODRIGUEZ MENESES

PRESENTADO A:

JENNIFER PAOLA PINEDA

GRUPO: 102021_36

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

DICIEMBRE 2021

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 INTRODUCCIÓN

Resulta frecuente oír hablar hoy en día de los sistemas de gestión, tanto de

calidad como de medio ambiente, y de las normas y reglamentos nacionales e

internacionales relacionados con ellos. Hace relativamente poco tiempo, esto no era así, el

medio ambiente no estaba tan de moda como ahora y los sistemas de gestión parecían un

mal necesario para obtener una mejora competitiva que se tradujera en beneficio

económico. Desde este punto de vista, los sistemas de gestión ambiental parecían tener

sentido sólo en el sector privado y sólo en aquellas actividades en las que la distinción

ambiental pudiera conllevar un aumento de la cuota de mercado.

A continuación se da desarrollo a la actividad Fase 4, Implementación del

Sistema de Gestión Ambiental, donde nos ha permitido como estudiante una formación

integral, a través de los conocimientos sobre la temática ambiental general (control de los

riesgos ambientales, contaminación, legislación ambiental vigente, etc.) Con otros

aspectos importantes de la administración ambiental. Uno de los aspectos relevantes es el

conocimiento de los sistemas de Gestión Ambiental para ser aplicados en el ámbito

industrial simulado, especialmente con la aplicación de la Norma ISO 14000 y su

articulación con otros sistemas de Gestión como el de calidad y el de Salud y seguridad

industrial.

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Determinar la etapa de planificación e implementación de la norma NTC ISO 14001:2015 a

un proceso industrial simulado de hojas de papel en la empresa colombiana Propal

OBJETIVO ESPECÍFICOS

 Aplicar protocolo de comunicación interna y externa

 Definir la información documentada

 Implementar procesos para preparación y respuesta ante emergencias

 Realizar indicadores del sistema de gestión ambiental

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 1. Protocolo de comunicación interna y externa
Protocolo de comunicación interna para la empresa colombiana Propal fabricación de hojas

de papel

La comunicación interna tiene como objetivo lograr una comunicación efectiva

entre los trabajadores y sus directivos.

El tipo de comunicación al interior de la organización es vertical ascendente

porque se origina entre los empleados es decir en el nivel inferior y se dirige a un nivel

superior de la organización, y descendente porque nace de los directivos y se dirige a un

nivel inferior que son los empleados. Donde el mensaje que se transmite por medio de una

comunicación interna debe cumplir con los siguientes requisitos:

Claridad en los mensajes, es decir que sean contundentes y asertivos.

Transparencia en la intención de la comunicación.

Respeto entre los directivos y empleados.

Brindar la información oportunamente.

El tono y actitud con el cual se va a compartir el mensaje debe ser duro y claro con

actitud positiva.

Ante las dudas o malentendidos, preguntar y aclarar directamente con las personas

implicadas.

Dar a conocer los avances de las tareas asignadas según el SGA

Identificar claramente las responsabilidades de cada puesto.

La comunicación interna de la empresa, se puede realizar a través de carteles,

correos electrónicos, hojas informativas, buzón de sugerencias, por medio de las reuniones

4
de personal semanalmente, talleres o capacitaciones, además en el diario vivir de los

miembros de la organización.

Protocolo de comunicación externa para la empresa colombiana Propal fabricación de hojas

de papel

La comunicación externa tiene como objetivo lograr una comunicación asertiva

donde se comparte información relevante acerca del SGA implementado la obtención de

fabricación de productos de aseo, donde esta comunicación se da entre directivos de la

empresa y la sociedad que lo rodea o las partes interesadas en el mismo.

El tipo de comunicación externa es la de notoriedad la cual busca dar a conocer

sus productos y servicios además de mejorar su imagen y reputación a través de la

implementación del SGA. Donde el mensaje que se transmite por medio de una

comunicación externa debe cumplir con los siguientes requisitos:

Claridad en los mensajes brindados a la comunidad interesada.

Transparencia en la información brindada.

Brindar la información oportunamente.

El tono y actitud con el cual se va a compartir el mensaje debe ser duro y claro.

Hablar con cortesía.

Escuchar con respeto y sin interrupciones.

Dar a conocer los avances obtenidos.

Identificar claramente cuáles son las responsabilidades del proyecto.

La comunicación externa se puede dar por medio de ruedas de prensa donde el

responsable de brindar la información al público, realiza un respectivo saludo cordial y

amable a los presentes, luego expone la información relevante del proyecto ante las

partes interesadas y posteriormente da un espacio para aclarar duras y responder

5
 preguntas. También se puede realizar mediante la página web de la empresa, o con otras

herramientas de comunicación externa como la prensa o las redes sociales.

1. Propósito: Establecer el procedimiento para la comunicación tanto interna como externa

del Sistema de Gestión Ambiental de la empresa la empresa colombiana Propal

2. Alcance: La comunicación interna aplica a todas las áreas y personal de la compañía y la

comunicación externa, a todas las partes interesadas aplicables al SGA.

3. Políticas de operación:

• Propal participara y hará participes a las partes interesadas del Sistema de

Gestión Ambiental, a través de diferentes medios de comunicación.

• Propal, responderá oportunamente las comunicaciones tanto de las áreas

internas como de las partes externas.

4. Procedimiento de comunicación externa y externa

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Define los medios de Página web, correo electrónico, circulares Coordinador del Sistema
comunicación adecuados físicas, etc. de Gestión Ambiental
2. Elabora programa de Programa de difusión que contenga aspectos Coordinador del Sistema
difusión ambientales significativos de acuerdo a la de Gestión Ambiental
disponibilidad de recursos de la compañía.
3. Revisa Revisa la viabilidad del programa de Gerente General
difusión propuesto.
4. Implementa el programa Desarrolla las actividades de acuerdo al Coordinador del Sistema
de difusión programa de difusión autorizado. de Gestión Ambiental
5. Verifica el programa Verifica que el cumplimiento del programa Coordinador del Sistema
esté siendo ejecutado de acuerdo a lo de Gestión Ambiental
planeado
6.Verifica cumplimiento Valida el cumplimiento del programa. Coordinador del Sistema
6
total del programa de Gestión Ambiental

2. Documentación de la información

Las empresas deben redactar en forma clara, resumida y sencilla "que es lo que

hacen" sobre el Sistema de Gestión Ambiental, y actuar tal y como lo habían escrito.

El Sistema de Gestión Ambiental (SGMA) de la empresa, deberá presentar una base

documental que dé consistencia al propio sistema tanto dentro como fuera de

la organización. Con una correcta documentación escrita se consigue poner al alcance de

cualquier miembro de la empresa los aspectos operativos necesarios para asegurar la

implementación del sistema, así como su mantenimiento. Este soporte documental debe

guardar relación en todo momento con el tamaño de la empresa y la complejidad de sus

actividades. En definitiva, la documentación debe ser suficiente pero no excesiva, para

asegurar así la operatividad del sistema.

La Norma ISO 14001:1996 establece en su parágrafo 4.4.4 las exigencias mínimas

que el SGMA debe cubrir con respecto a la documentación: "La organización debe

establecer y mantener al día, en papel o en formato electrónico, la información para:

Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación

Orientar sobre la documentación de referencia

La documentación debe ser redactada en un lenguaje sencillo, los contenidos deben

tener ideas resumidas y concisas sobre los aspectos concernientes al SGA. Por último, los

contenidos deben ser claramente llevados a la práctica, de la misma manera que "la práctica

debe estar recogida en la documentación".

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 La base documental del SGA se puede establecer en cuatro niveles jerárquicos, de la

siguiente manera:

 Nivel I: Manual de Gestión Ambiental 

El Manual Ambiental describe la implementación de la Política Ambiental en la empresa.

Se definen objetivos fundamentales, las responsabilidades y los potenciales de realización

para las distintas unidades empresariales. En el manual ambiental se describen las bases del

SGMA, los elementos relevantes para las actividades empresariales y plantea los elementos

necesarios para el control del SGMA.

 Nivel II: Procedimientos

Los procedimientos ambientales incluyen las directrices de ejecución. Determinan los

aspectos de relevancia ambiental del proceso o procedimiento respectivo. Todos los

procedimientos deben ser formulados en forma sencilla, transparente y comprensible.

Indican los métodos a aplicar y los criterios a cumplir. Todos los procedimientos se

describen en el índice del Manual de Gestión Ambiental. Se elaboran por la unidad/sección

competente.

 Nivel III: Instrucciones de trabajo, formatos y otros documentos

La protección operativa del medio ambiente es documentada en prácticas concretas para

el personal en forma de instrucciones ambientales. Estas describen en detalle la operación

de instalaciones, el cumplimiento necesario de los valores límite definidos por ley y

medidas correctivas en el caso de divergencias.

 Nivel IV: Registros ambientales (sin ser considerados documentos como tales, sí

forman parte de la documentación del SGMA, siendo elementos indispensables en la

comprobación de su funcionamiento real).

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 Los registros provienen de la aplicación de instructivos y de procedimientos,

utilizando los formatos incluidos en estos. Recopilan históricamente la información del

SGMA, están ubicados en la carpeta Procedimientos y Registros

 Es importante resaltar que cada uno de los documentos relacionados anteriormente

se representa por medio de íconos para su identificación, así:

 Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

 Todo documento del sistema deberá ser editado, revisado y aprobado por los

respectivos responsables del mismo. En la Figura 1 se muestra gráficamente la

organización jerarquizada de la documentación del SGMA.

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior 

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 3. Preparación y respuesta ante emergencias

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas.
1. Integrar la
Comisión de 1.1 Registrar ante el ISSSTE la comisión de Subdirector(a)
Seguridad e seguridad e higiene. Administrativo
Higiene
2.1 Formación del personal para el
2. Formación del personal Comité de Gestión
procedimiento de respuesta ante
Ambiental
emergencias
3.1 Realiza una evaluación de situaciones
potenciales de riesgos que puedan generar
un impacto ambiental
3.2 Recopila información y evalúa la necesidad Comité de Gestión
3. Identifica áreas
de la implementación de una brigada Ambiental / Comisión
potenciales de
3.3 Esta evaluación se realizará semestralmente de Seguridad e Higiene
Emergencias
o después de presentarse una situación de
Emergencia.

10
 4.1 Desarrolla los planes de emergencia en
base a la evaluación de las situaciones
potencialmente de riesgo.
4.2 Implementación de Brigadas de
Preparación de Emergencias. Selección,
preparación del personal de brigadas de Comité de Gestión
4. Elaborar Plan de respuestas a emergencias Ambiental / Comisión
Emergencia
4.3 Capacitación del personal para atención de de Seguridad e Higiene
Ambiental
las brigadas.
4.4 En coordinación con las brigadas realiza el
programa anual de simulacros
implementándolo y registrar cada
simulacro en el formato ITTAP- AM-PR-
005-02.
5.1 Dar a conocer a la comunidad tecnológica
5. Difusión de las Comité de Gestión
las brigadas existentes para atención de
brigadas Ambiental
emergencias.

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas.
6.1 Análisis del Incidente: Es una situación
real de emergencia:
Comité de Gestión
6. Surgimiento de la Ambiental / Comisión
No: Evaluación y reporte. Pasar al punto 8
emergencia de Seguridad e Higiene
Sí: Evaluación de la situación de seguridad y
ambiental. Pasar al punto 7
7.1. Entrada en acción de brigadas para el
7. Control de la control de la emergencia
Brigadas
emergencia 7.2. Aplicar el plan de emergencia de
acuerdo a la situación presentada

8.1 Al término de cada emergencia se debe

8. Reporte elaborar un reporte ITAP-AM-PR- 005-01. Brigadas

9.1 Como resultado de la evaluación del Comité de Gestión

9. Evaluación de
incidente y los procedimientos aplicados, de Ambiental / Comisión
procedimientos
considerarse necesario se actualizará el de Seguridad e Higiene
aplicados
programa y plan de emergencias.

11
 10.1 Como resultado del análisis y evaluación;
10. Corrección de
los procedimientos con anomalías se Comité de Gestión
errores en
corregirán y en caso de que la conclusión sea Ambiental / Comisión
procedimientos y
favorable en términos de aplicación y de Seguridad e Higiene
controles de
efectividad, se da por terminado este
prevención
procedimiento.

4. Indicadores del sistema de gestión ambiental

El indicador de gestión ambiental que se propone en esta guía es una expresión que

permite integrar el nivel de desempeño de la empresa en relación con tres aspectos que se

consideran vitales para determinar la respuesta de las organizaciones o entidades ante sus

responsabilidades ambientales, ellos son:

El grado de desarrollo o ejecución y cumplimiento del plan de manejo ambiental

que hace parte ya sea de proyectos o de actividades en ejecución

El estado de legalidad ambiental de las actividades de la empresa, en términos de la

obtención de los permisos y las autorizaciones requeridas para el desarrollo de los

proyectos. El nivel de control de los impactos ambientales derivables de sus actividades.

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 Para tal efecto es necesario definir un Indicador para cada uno de los tres aspectos

mencionados y luego integrarlos en una sola expresión cuyo resultado refleje el nivel de

gestión ambiental de la empresa, como se muestra enseguida:

Matemáticamente la expresión que se propone para el cálculo del I.G.A es:

I GA = I PMA *Fp PMA + I Permisos *Fp Perm. + I IA * Fp IA

I GA: Indicador de Gestión Ambiental: valor entre 0 y 100.

I PMA: Indicador de cumplimiento del PMA: valor entre 0 y 100.

Fp PMA: Factor de Ponderación del PMA

I Permisos: Indicador de gestión de Permisos ambientales: valor entre 0 y 100.

Fp Perm: Factor de ponderación permisos ambientales

I IA: Indicador de impacto ambiental: valor entre 0 y 100.

Fp IA: Factor de ponderación del impacto ambiental

La distribución de 100 unidades entre los Factores de Ponderación (Fp) corresponde a la

importancia relativa inherente a cada uno de los componentes del IGA. Por ejemplo, se

recomienda que al indicador de impacto ambiental se le asigne siempre el mayor factor de

ponderación puesto que en últimas el beneficio ambiental se obtiene no tanto como

resultado, por citar un caso, de la obtención de todos los permisos sino por el control

efectivo y la minimización del impacto sobre el ambiente.

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En las secciones siguientes se presenta una discusión detallada de los conceptos básicos y la

metodología sugerida para el cálculo de los componentes del Indicador de Gestión

Ambiental – IGA. Cuya estructura, a manera de ejemplo, aparece en la

Tabla 4.1.

5. Conclusiones

Para diseñar un Sistema de Gestión Ambiental adecuado y en contexto a la

organización, se debe revisar cada una de las actividades ejecutadas dentro de la

organización y los actores involucrados.

Ninguna organización o compañía se encuentra exenta de enfrentarse a posibles

emergencias ambientales, y más aún cuando hacen uso de elementos que puedan generar

graves impactos, la empresa Propal determinó una serie de procesos, que le permitirán a la

compañía prepararse y responder ante eventuales emergencias.

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 6. Recomendaciones

Es necesario que se capaciten acerca del almacenamiento y disposición de residuos

peligrosos (como es el caso del aceite), debido a que estos son almacenados de forma

inadecuada y peligrosa dentro de las instalaciones de la compañía.

Para lograr la consecución de cada uno de los objetivos planteados dentro del marco

del SGA, es necesario contar con el apoyo y liderazgo de la Alta Dirección, quien a su vez

revisara cada uno de los componentes del mismo.

La organización debe asegurarse que todo el SGA, cumpla con el 100% de los

requisitos establecidos dentro de la norma ISO 14001: 2015, y debido a ello, se estableció
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un programa de auditoria interna que permitirá asegurar el cumplimiento de cada uno de

estos requisitos.

Con base a la ISO 14001 la empresa debe mejorar los procesos productivos generando

una mejora continua; esto se puede apoyar en la implementación de tecnología amigable

con el medio ambiente.

Ser comunicativos poniendo a disposición de los funcionarios un flujo de ideas que

brinden una atmosfera que se trabaja de forma colectiva y ecuánime, por conseguir un

objetivo en común por cumplir y mantener el sistema de gestión ambiental según las

normas ISO 14001 que ayuda a facilitar la mejora continua de la empresa.

Bibliografía

Gomez I. (2015). Planificación y Requisitos de un Sistema de Gestión Ambiental

ISO 14001 [Archivo de vídeo]. http://hdl.handle.net/10596/5212

Grijalbo, L. (2017). Puesta en marcha del sistema de gestión ambiental (SGA). UF

1945. (pp. 59-118).  https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/44234

ICONTEC (2015). Sistemas de gestión ambiental 14001 – Requisitos con

orientación de

uso.  https://informacion.unad.edu.co/images/control_interno/NTC_ISO_14001_2015.pdf

ISO 14001 versión 2015, para la empresa Condial

Ltda.  http://repository.unad.edu.co/bitstream/10596/13553/1/1073690177.pdf
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Plaza, S. (2017). Diseño del sistema de gestión ambiental basado en la norma NTC

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