Directiva Implementacion Gestion Procesos ITP - 18.06.2021 PDF

Código: DIR-003-2021-ITP/SG
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DISPOSICIONES PARA IMPLEMENTAR DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS EN EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA Página: 1 de 33
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DISPOSI CIONES PA RA LA IMPLEMENTA CIÓN DE LA GESTIÓN POR

PROCESOS EN EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA PRODUCCIÓN - ITP
Código Versión Resolución de aprobación

RSG N° 025-2021-ITP/SG
DIR-003-2021-ITP/SG 00
ELABORADO POR: REVISADO POR:
Firmado digitalmente por GALLARDO

CAMACHO Lenin Horacio FAU Firmado digitalmente por MARIÑO
20131369477 hard CABELLO Eugenia De Jesus FAU
Motivo: Soy el autor del documento 20131369477 hard
Fecha: 18.06.2021 18:27:09 -05:00 Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 18.06.2021 18:35:24 -05:00
<Sello y Firma de la Oficina de <Sello y Firma de la Oficina de Asesoría

Planeamiento, Presupuesto y Jurídica >
Modernización> <Fecha>
<Fecha>
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CONTROL DE CAMBIOS
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N:Nuevo
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DIR-003-2021-ITP/SG 18/06/2021 Descripción de N -
propuesta
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1. OBJETIVO
Establecer los criterios técnicos, así como disposiciones que orienten y faciliten la
implementación progresiva de la gestión por procesos en el Instituto Tecnológico
de la Producción a partir de la identificación, análisis y mejora de los procesos
institucionales, alineado al marco normativo del proceso de modernización de la
gestión pública.
2. FINALIDAD
Promover la implementación progresiva de la gestión por procesos en el Instituto
Tecnológico de la Producción, fomentando una cultura de gestión orientada a
resultados que contribuya al logro de los objetivos institucionales y que genere un
impacto positivo en el bienestar de su público objetivo.
3. BASE LEGAL
3.1. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
3.2. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
3.3. Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
3.4. Decreto Legislativo N° 92, modificado por el Decreto Legislativo N° 1451,
Ley del Instituto Tecnológico de la Producción.
3.5. Decreto Legislativo N° 1228, Decreto Legislativo de Centros de Innovación
Productiva y Transferencia Tecnológica (CITE).
3.6. Decreto de Urgencia N° 013-2020, que promueve el financiamiento de
MIPYMES, Emprendimientos y StartupsDecreto Legislativo N° 1446, que
modifica la Ley N° 27658, y crea el Sistema Administrativo de Modernización
de la Gestión Pública.
3.7. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
3.8. Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, Reglamento de la Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado.
3.9. Decreto Supremo N° 123-2018-PCM que aprueba el Reglamento del
Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.
3.10. Decreto Supremo N° 005-2016-PRODUCE, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Instituto Tecnológico de la Producción – ITP.
3.11. Decreto Supremo N° 004-2016-PRODUCE, que aprueba el Reglamento del
Decreto Legislativo de Centros de Innovación Productiva y Transferencia
Tecnológica – CITE.
3.12. Decreto Supremo N° 054-2018-PCM que aprueba los Lineamientos de
Organización del Estado y sus modificatorias.
3.13. Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 006-2018-PCM/SGP, que
aprueba la Norma Técnica para la Implementación de la Gestión por
Procesos en las entidades de la Administración Pública.
3.14. Resolución de Dirección Ejecutiva N° 104-2020-ITP/DE, que aprueba la
“Directiva para la elaboración, aprobación y modificación de los documentos
normativos de gestión interna del Instituto Tecnológico de la Producción
(ITP)”.
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Las normas antes mencionadas incluyen sus normas modificatorias

complementarias y conexas.
4. ALCANCE
La presente Directiva es aplicable a los órganos del Instituto Tecnológico de la
Producción.
5. RESPONSABILIDADES
5.1. De la Secretaría General
5.1.1.Liderar la conducción de la implementación de la gestión por procesos
en el Instituto Tecnológico de la Producción - ITP.
5.1.2.Aprobar el Mapa de Procesos de nivel 0 y los Manuales de Gestión de
Procesos y Procedimientos del ITP.
5.2. De los Órganos Responsables de los Procesos Nivel 0
5.2.1.Elaborar y proponer la aprobación del proyecto de Manual de Gestión
de Procesos y Procedimientos de procesos de nivel 0.
5.2.2.Coordinar con la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y
Modernización, la conformación de los integrantes del equipo de
procesos a participar en el diseño y mejora de procesos del Manual de
Gestión de Procesos y Procedimientos de procesos de nivel 0 bajo su
responsabilidad.
5.2.3.Difundir y velar por el obligatorio cumplimiento de las actividades y
acciones de cada uno de los niveles de procesos y procedimientos
correspondiente a su respectivo proceso de nivel 0, por parte de los
servidores públicos responsables de su aplicación.
5.2.4.Conducir la implementación de mecanismos o actividades de control
interno, evaluación y seguimiento que favorezcan la mejora continua de
los procesos, a fin de que todo asunto que los afecten negativamente
pueda ser detectado para su corrección oportuna.
5.2.5.Participar activamente en la capacitación del personal, a fin de realizar
una correcta implementación de la gestión por procesos.
5.3. De la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización
5.3.1.Actualizar y proponer la aprobación del Mapa de Procesos nivel cero del
ITP.
5.3.2.Proponer documentos normativos, metodologías, herramientas u otro
documento técnico para la implementación de la gestión por procesos
en el ITP.
5.3.3.Conducir los aspectos técnicos de la implementación de la gestión
por procesos en el Instituto Tecnológico de la Producción.Emitir
opinión técnica sobre el proyecto de elaboración o modificación de los
Manuales de Gestión de Procesos y Procedimientos.
5.3.4.Mantener el registro y custodia de los documentos técnicos de gestión
por procesos del ITP: Mapa de Procesos, Manual de Gestión de
Procesos y Procedimientos Manuales de Procesos u otros similares.
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5.3.5.Brindar asesoría técnica y desarrollar acciones de capacitación en

materia de gestión por procesos.
5.3.6.Absolver las consultas sobre el sentido y alcance de la presente
Directiva.
6. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
6.1. Abreviaturas
6.1.1 DE: Dirección Ejecutiva
6.1.2 OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica
6.1.3 OPPM: Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización
6.1.4 OTI: Oficina de Tecnologías de la Información
6.1.5 ORP: Órgano Responsable del Proceso o Procedimiento
6.1.6 PCM: Presidencia del Consejo de Ministros
6.1.7 SG: Secretaría General
6.1.8 SGP: Secretaría de Gestión Pública
6.2. Definiciones
a) Gestión por procesos: Enfoque metodológico que sistematiza
actividades y procedimientos, tareas y formas de trabajo contenidas en la
“cadena de valor”, a fin de convertirlas en una secuencia, que asegure
que los bienes y servicios generen impactos positivos para el ciudadano,
en función de los recursos disponibles. En este marco, los procesos se
gestionan como un sistema definido por la red de procesos, sus productos
y sus interacciones, así como de los beneficios que aporta a los grupos
de interés a los que va dirigido.
b) Actividad: Es el conjunto articulado de tareas permanentes, continuas,
interrelacionadas y secuenciales que consumen los insumos necesarios
(recursos humanos, tecnológicos y financieros) para realizar un producto.
c) Bien o servicio: Es el resultado de un proceso. Véase la definición de
“Producto”.
d) Caracterización del Proceso: Descripción de las características de un
proceso, graficado en una ficha, en la cual se muestran los elementos
que lo conforman, con el objeto de facilitar su comprensión y mostrarlo
con claridad.
e) Dueño del Proceso: Es la persona quien ocupa la titularidad del órgano
que tiene la responsabilidad y autoridad definidas para diseñar,
implementar, controlar y mejorar los procesos a su cargo, con el propósito
de asegurar que se cumpla su resultado previsto, garantizando que el
producto sea ofrecido en las mejores condiciones al destinatario de éstos.
f) Desempeño: Consecuencias y resultados obtenidos de procesos,
productos y clientes internos y externos; que permiten la evaluación y
comparación de los resultados de la entidad con metas, estándares,
resultados pasados y resultados integrales.
g) Destinatario de los bienes y servicios: Es el cliente que puede ser un
ciudadano, grupo, entidad, empresa, unidad económica, entre otros, que
accede a un bien o servicio o ambos, ofrecido con el fin de satisfacer una
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o más necesidades. La terminología que se utilice debe de adaptarse de

acuerdo a la naturaleza del bien o servicio que se proporciona.
h) Análisis SIPOC: Es una herramienta que permite representar de forma
gráfica los elementos de un proceso. La denominación de SIPOC es por
el significado de sus siglas en inglés Suppliers-Inputs-Process-Output-
Customers (o en español: Proveedor-Entrada-Proceso-Salida-Cliente).
Para desarrollar un Análisis SIPOC, corresponde realizar lo siguiente:

i. Identificar las entradas del proceso (tangibles o intangibles) y los
recursos necesarios.
ii. Identificar los proveedores de las entradas.
iii. Definir los procesos del siguiente nivel o las actividades que se
realizan dentro del proceso.
iv. Definir las salidas del proceso (bienes o servicios).
v. Establecer quién es el cliente o usuario de cada una de las salidas
obtenidas.
i) Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se
logran los resultados planificados.
j) Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos
utilizados.
k) Indicador: Es una medida asociada a una característica del resultado,
del bien o servicio, del proceso y del uso de recursos que permite evaluar
periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los
objetivos planificados.
l) Mapa de Procesos: Representación gráfica de la secuencia e
interacción de los diferentes procesos nivel cero que tienen lugar en una
entidad.
m) Mejora continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño o
aumentar la capacidad del proceso para cumplir requisitos que permita
incrementar la satisfacción de los destinatarios de los bienes y servicios.
n) Metas: Condiciones futuras o niveles de desempeño que se intenta
alcanzar. Pueden ser tanto de corto como de largo plazo. Las metas
cuantitativas, frecuentemente mencionadas como “objetivos”, incluyen un
valor numérico o un rango.
o) Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que
interactúan, las cuales transforman elementos de entradas (insumos) en
productos o servicios (salidas), luego de la asignación de recursos.
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p) Niveles de Procesos: Los niveles de procesos son: nivel 0, nivel 1, 2

hasta el nivel n.
• Proceso Nivel 0: Grupo de procesos unidos por especialidad, es el nivel
más agregado. Se le conoce también como Macroproceso
• Proceso Nivel 1: Primer nivel de desagregación de un proceso de Nivel
0
• Proceso Nivel 2: Segundo nivel de desagregación de un proceso de Nivel
0
• Proceso Nivel N: Es el último nivel de desagregación del proceso de
Nivel 0. Se describe a través de procedimientos que lo conforman
q) Procedimiento: Es la descripción de forma específica y detallada del
último nivel desagregado del proceso, de cómo se lleva a cabo. Son las
instrucciones, pautas, pasos que describen la forma de ejecutar un
proceso de Nivel N.
r) Producto: Resultado o salida de un proceso, es decir los bienes y
servicios que recibe un destinatario y que satisfacen sus necesidades y
expectativas.
s) Satisfacción del Usuario: Percepción que tiene el destinatario de bienes
y servicios sobre el grado en que se han cumplido sus expectativas.
t) Sistema de Gestión: Conjunto de elementos interrelacionados o
interactivos para establecer políticas, objetivos y procesos que permitan
alcanzar su objetivo.
u) Tipos de procesos:
• Estratégicos: Son los que definen y verifican las políticas, el
planeamiento institucional, las estrategias, los objetivos y metas de la
entidad, que aseguran la provisión de los recursos necesarios para su
cumplimiento y que incluyen procesos destinados al seguimiento,
evaluación, control y mejora de la entidad.
• Operativos o misionales: Son los procesos de producción de bienes y
servicios que entrega a un destinatario. Asimismo, son los que
agregan valor para el destinatario de los productos.
• De soporte o apoyo: Son los que proporcionan los recursos para
elaborar los productos previstos por la entidad y buen funcionamiento
de los procesos misionales.
7. DISPOSICIONES GENERALES
7.1. La gestión por procesos como herramienta de gestión institucional
7.1.1. El ITP en el marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública, orienta su gestión institucional hacia la adopción de un enfoque por
procesos, a fin de atender las necesidades de su público objetivo y grupos
de interés, a través de la mejora en la calidad, eficiencia, eficacia,
oportunidad y transparencia de los bienes y servicios brindados.
7.1.2. Todos los órganos del ITP desarrollan sus funciones en base a una
perspectiva o enfoque por procesos con una orientación hacia la satisfacción
de las necesidades de los destinatarios de sus bienes y servicios, así como
también de un enfoque hacia la gestión de la calidad y mejora continua.
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7.1.3. La implementación de la gestión por procesos en el ITP incorpora todas las

actividades de la gestión en un sistema integrado y alineado con la misión,
política y objetivos estratégicos de la institución, tomando como modelo
principal el “Documento orientador: Metodología para la implementación de
la gestión por procesos en las entidades de la Administración Pública en el
marco del DS. N° 004-2013-PCM Política Nacional de Modernización de la
Gestión Pública” elaborado por la Secretaría de Gestión Pública1; y de forma
complementaria, la “Norma Técnica N° 001-2018-SGP”2, en lo que
corresponda.
7.1.4. La gestión por procesos tiene por finalidad orientar al ITP con relación a la
gestión eficaz y eficiente de sus actividades y recursos, por medio de la
identificación de sus procesos; lo que implica ordenar y jerarquizar las
actividades que aportan valor a cada proceso.
7.2. Del Compromiso de la Alta Dirección del Instituto Tecnológico de la
Producción
7.2.1. La implementación de la gestión por procesos en el ITP requiere del
compromiso y participación activa de la Alta Dirección, a través del liderazgo
de la máxima autoridad administrativa de la entidad, a fin de:
a) Fortalecer la implementación de la gestión por procesos como una
estrategia para alcanzar mejores resultados mediante el otorgamiento de
un producto de calidad al destinatario de los bienes y servicios.
b) Involucrar el compromiso de los funcionarios y empleados de la
institución.
c) Asegurar la facilitación de los recursos necesarios que permitan su
desarrollo.
d) Aprobar el Mapa de Procesos de nivel 0 y Manuales de Gestión de
Procesos y Procedimientos del ITP.
e) Fortalecer a la OPPM, responsable de la implementación de la gestión
por procesos.
7.2.2. Para la implementación de la gestión por procesos en el ITP es importante
definir roles que ayuden a trabajar de manera consensuada y ordenada en
la gestión; por ello, se definen los siguientes roles:
• Rol de Coordinación: La Secretaría General, cómo máxima autoridad
administrativa, actúa como nexo de coordinación con la SGP-PCM.
• Rol Técnico-Funcional: La Oficina de Planeamiento, Presupuesto y
Modernización, como responsable de la materia de gestión por
procesos, mantiene relaciones técnico-funcionales con la SGP-PCM.
• Rol de implementador: Los órganos responsables de los procesos
nivel cero actúan como responsables de la implementación de los
procesos aprobados, así como de las mejoras desarrolladas por éstos.
7.2.3. De considerarlo pertinente, y dependiendo de la complejidad en la
implementación del proceso, se podría conformar un equipo Implementador,
cuyos integrantes como mínimo sean:
1 Disponible en: https://sgp.pcm.gob.pe/wp-content/uploads/2015/03/Metodologia_de_GxP.pdf

2 Norma Técnica para la Implementación de la Gestión por Procesos en las entidades de la Administración Pública, aprobada
mediante Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 006-2018-PCM/SGP.
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EQUIPO IMPLEMENTADOR (*)

N° Integrantes Roles
1 Dueño del Proceso - Facilitar o asegurar la disponibilidad de los recursos
para la implementación de la gestión por procesos.
- Resolver los casos de controversia que se puedan
generar durante la implementación.
- Revisar y elevar la documentación generada que
corresponda aprobar a la Secretaría General.
- Evaluar y proponer la aplicación de nuevas tecnologías
para la mejora del proceso.
2 Representante del - Consolidar las sugerencias y observaciones de los
Dueño del Proceso participantes del equipo implementador.
- Resolver, de corresponder, o trasladar al Dueño del
Proceso los casos de controversia que se puedan
generar durante la implementación.
- Participar en la elaboración y presentar la
documentación producida al Dueño del Proceso, para
su revisión.
- Realizar el seguimiento de los acuerdos de las
reuniones.
3 Otros integrantes - Proporcionar información relevante de los procesos en
(Servidores con los que se desempeña, de acuerdo a lo requerido.
conocimiento técnico de - Elaborar la propuesta de la documentación (mapas,
los procesos en los que fichas técnicas, diagramas de procesos,
se desempeña)
procedimientos, entre otros).
4 Facilitador - Conducir, orientar y brindar asistencia técnica al equipo
metodológico en la implementación de la gestión por procesos.
(Servidor con - Revisar y dar conformidad sobre los aspectos técnicos
conocimiento técnico de la documentación generada.
sobre gestión por
procesos – OPPM)
(*) Adicionalmente, se podrá convocar a servidores de otros órganos que, por la naturaleza, de sus labores tengan
relación con el proceso en estudio, a fin de proporcionar información que enriquezca el trabajo del equipo.
7.3. DE LOS PROCESOS
7.3.1. Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o

que interactúan, cuyo propósito es transformar elementos de entrada en
resultados para un destinatario de bienes y servicios (internos o externos).
7.3.2. Todo proceso que se implementa debe incrementar el valor del bien y
servicio que estamos elaborando o desarrollando. Por ello, todos los
procesos tienen que necesariamente agregar valor para ser considerados
como tales:
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7.3.3. Todos los procesos cumplen un triple rol, para entenderlo hay que tener en
cuenta que normalmente las entradas de un proceso son el resultado de otro
proceso o que las salidas del mismo son las entradas de otro proceso.
7.3.4. Una excepción son los procesos que están al inicio o al final de la cadena
de valor, ya que estos interactúan directamente con los proveedores
externos o con los ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios:
7.3.5. Tal como se puede apreciar en el gráfico anterior, cada proceso tiene un
triple rol, porque en algún momento está a la espera que el proceso anterior
le proporcione los insumos para que pueda realizar su labor, en ese
momento podemos decir que el proceso se encuentra en su rol de cliente
interno; en un segundo momento él mismo transforma lo que recibió,
agregando valor, este es su rol de transformador; para en un tercer momento
enviar su resultado al siguiente proceso convirtiéndose de esta manera en
un proveedor interno.
7.3.6. Los procesos del ITP se clasifican en estratégicos, misionales y de soporte,

y se definen en niveles 0, 1, 2, 3 hasta “N” (según complejidad), siendo los
niveles 1, 2, 3 hasta “N” representados a través de modelados o diagramas
de flujo, según el caso.
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7.3.7. La definición de los procesos de nivel 1, 2, 3 hasta “N” están enmarcados en

el alcance de la definición del proceso de nivel 0 al que corresponden.
7.3.8. Los procesos son definidos en nivel “N” siempre que se cumplan
conjuntamente los siguientes criterios:
a) Existan pequeños grupos o equipos de trabajo definidos que realizan todas
las actividades del proceso.
b) El proceso genera un producto específico que merece ser identificado en el
modelado del proceso.
7.3.9. Los procesos estratégicos definen la orientación hacia donde deben operar
los procesos operativos o misionales, de acuerdo con la cadena de valor de
la entidad, los cuales necesitan a los procesos de apoyo o soporte para
cumplir con sus objetivos.
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7.4. DE LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS DE GESTIÓN

7.4.1. Mapa de Procesos
Es el documento técnico que identifica todos los procesos en su nivel más
agregado (nivel cero) y sus características, a través de la representación
gráfica de las secuencias e interacciones de los diferentes procesos que
tienen lugar en la entidad.
Para la elaboración del mapa de procesos, se debe comprender las
necesidades de la entidad, destinatarios de los bienes y servicios (clientes
externos) y partes interesadas, así como la manera en que la entidad
desarrolla sus actividades; debiendo incluirse cada uno de los procesos
identificados de acuerdo con su finalidad (estratégicos, operativos o
misionales y de apoyo o soporte), observando que estos respondan a las
necesidades y desafíos de la entidad.
El Mapa de Procesos nivel cero del ITP será elaborado por la Oficina de
Planeamiento, Presupuesto y Modernización, de acuerdo con la política y
estrategia institucional, y el modelo de gestión establecido por la Alta
Dirección, considerando, además, el marco normativo que le confiere sus
competencias, atribuciones y funciones sustantivas al ITP.
Con la aprobación del Mapa de Procesos se inicia la implementación
progresiva de la gestión por procesos en el ITP.
7.4.2. Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP)
Es el documento técnico que contiene la descripción desagregada de cada
uno de los procesos de nivel cero identificados en el Mapa de Procesos
hasta llegar al último nivel – 1, 2, 3, …N - de acuerdo con la complejidad del
proceso de nivel cero.
La descripción de cada proceso de nivel cero, implica la identificación de
todos procesos, desde el nivel 1 hasta el último nivel; elaborándose la ficha
de cada proceso hasta el penúltimo nivel, correspondiendo para el último
nivel la elaboración de la ficha de procedimiento y diagrama de flujo
correspondiente.
El objetivo de cada MGPP es estandarizar en un documento de carácter
descriptivo, instructivo e informativo, las acciones que realiza el ITP; el cual
garantice la comprensión de todos los involucrados en un determinado
proceso y facilite la adaptación del personal para el desarrollo de sus
funciones.
El MGPP incorpora en su estructura las siguientes herramientas:
a) La Ficha Técnica de Proceso: Herramienta que describe el nombre del
proceso, el responsable, objetivo, requisitos, alcance, proveedor,
insumos, actividades o procesos internos, productos, clientes o
beneficiarios finales, así como los recursos críticos que intervienen en el
proceso.
b) La Ficha Técnica de Procedimiento: Herramienta donde se describe el
nombre del procedimiento, propósito, alcance, marco legal, la descripción
y un diagrama de flujo de los pasos a seguir para el logro del propósito.
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c) La Ficha Técnica de Indicador: Herramienta que describe la descripción

del indicador, fórmula de cálculo y su descripción de las variables
requeridas, unidad de medida, las características de la medición, así
como también el responsable de realizarla.
d) Diagramas de bloques: Representación gráfica de la secuencia e
interacción de los procesos nivel 1 y 2 relacionados con el proceso
principal, considerando para ello proveedores, clientes internos y
externos, así como los insumos de entrada y salida.
e) Diagramas de flujo: Representación gráfica aplicando el modelamiento
basado en el estándar BPMN, que ayuda a visualizar las actividades y
responsables, y cómo la relación genera documentación o información
relevante entre actividades.
8. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
8.1. DEL MARCO METODOLÓGICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN
POR PROCESOS
La implementación de la gestión por procesos en el ITP estará basada en un
marco metodológico que define acciones preparatorias y tres fases que
permitirán a sus órganos una adecuada aplicación; la misma que se menciona
a continuación:
8.1.1 Acciones preparatorias
Las acciones preparatorias estarán a cargo de la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto y Modernización; y son las siguientes:
a) Analizar y determinar el estado situacional y grado de avance de la gestión
por procesos en el ITP, a fin de determinar la estrategia a desarrollar.
b) Capacitar a los encargados de la implementación de la gestión por procesos
en el ITP, en el fortalecimiento de capacidades en la metodología y
herramientas.
c) Sensibilizar al personal del ITP en la adopción de la gestión por procesos; a
fin de que estos tomen conciencia sobre la importancia y beneficios que
significa para la entidad, trabajadores y usuarios destinatarios de los bienes
y servicios.
8.1.2 Fases para implementar la gestión por procesos en el ITP
La implementación de la gestión por procesos en el ITP toma como referencia
lo recomendado por la SGP-PCM, y establece la ejecución de tres fases citadas
a continuación: (i) Determinación de procesos, (ii) Seguimiento, medición y
análisis de los procesos y (iii) Mejora de procesos.
a. Determinación de Procesos
Para determinar los procesos del ITP, se deben tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
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a.1. Analizar el propósito o la razón de ser del ITP: Se debe realizar una
revisión de la misión, objetivos, políticas, planes, estrategias y fines
institucionales (marco estratégico), así como las competencias y
funciones atribuidas por mandato legal al ITP; con el fin de comprender
su propósito o razón de ser.
a.2. Identificar los destinatarios y productos que brinda el ITP: A partir de la
revisión precedente, deben identificarse a todos los destinatarios de los
bienes y servicios (clientes internos o externos) que brinda el ITP, lo
cual se materializa en una matriz cliente-producto que los consolida.
Luego de esta identificación se debe recopilar, analizar y determinar los
requisitos, necesidades y expectativas de los destinatarios de los bienes
y servicios.
a.3. Determinar los procesos nivel 0: A partir del análisis del propósito
institucional y la identificación de sus destinatarios y productos que
ofrece, se determinan los procesos del ITP. La determinación debe
hacerse mediante una relación simple o inventario de los procesos de
nivel 0, pues son los procesos más agregados.
a.4. Clasificar los procesos nivel 0: Luego de completada la relación, los
procesos de nivel 0 deben ser clasificados en procesos estratégicos,
misionales y de soporte. Para la clasificación de los procesos se debe
realizar lo siguiente:
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En primer lugar, deben identificarse los procesos misionales que están

orientados al cumplimiento de la misión y lograr la satisfacción del
destinatario de los bienes y servicios del ITP. Para ser un proceso
misional, debe considerar los siguientes factores:
• Su influencia en la misión, estrategia, objetivos y metas.
• Su influencia en la satisfacción del destinatario de los bienes y
servicios.
• Su efecto o impacto en la calidad de los bienes y servicios
entregados al destinatario o cliente.
• La eficiencia en el uso de recursos institucionales.
En segundo lugar, se identifican los Procesos Estratégicos y los
Procesos de Soporte, de acuerdo con la naturaleza de su ejecución y a
lo que establece su definición.
a.5. Elaborar el Mapa de Procesos nivel 0: Una vez clasificados los procesos
nivel 0, se elabora un documento compuesto por la representación
gráfica de los procesos nivel 0, y las Fichas Técnicas de cada proceso
nivel 0. El objetivo de este documento es identificar todos los procesos
de nivel 0 y sus características.
La representación gráfica del Mapa de Procesos nivel 0 establece la
interrelación y secuencia de los procesos estratégicos, misionales y de
soporte, de igual forma muestra al destinatario de los bienes y servicios
(o al ciudadano) a ambos lados de los procesos.
Una vez se hayan identificado, definido, clasificado y representado

gráficamente los procesos nivel cero, de forma complementaria y de
considerarlo pertinente, la OPPM podrá realizar lo siguiente:
a.6. Definir el Inventario de Procesos: Para realizar el Inventario de

Procesos, es esencial considerar los diferentes niveles de
desagregación (despliegue) de procesos, de acuerdo con las
necesidades de la gestión institucional del ITP.
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Asimismo, es importante tener claro como actividad previa, que el

inventario de procesos debe desprenderse de los procesos de nivel cero
reconocidos en el Mapa de Procesos del ITP, de ser el caso, con el fin
de ubicar con cuál(es) de éstos se alinean a las competencias,
funciones y productos que brinda el proceso del cual forma parte. Es
importante anotar que, en el Mapa de Procesos del ITP se identifican
los procesos nivel 1 que contiene cada uno de los procesos nivel cero.
Luego de ello, y en coordinación con los responsables o dueños de los

procesos de nivel 1, se deben identificar los procesos de niveles 2 y 3
que conforman dicho(s) proceso(s) de nivel 1 y ratificar que se
enmarcan en éstos; caso contrario, deberán modificarse, para lo cual
corresponderá tener presente lo siguiente:
a) Identificar el propósito para el que fue establecido el proceso, de

forma que se determine claramente para qué existe y qué procesos
o actividades se realizan. Luego deben de especificarse las entradas
y salidas (insumos y productos) e identificar los clientes y
proveedores del mismo.
b) Al efectuar el levantamiento de información para identificar y describir

un proceso, hay ciertos criterios que deberán ser tomados en
consideración:
• Identificar claramente el Proceso, al cual deberá asignársele un
nombre o denominación que permita identificarlo.
• Definir el Objetivo, es decir, expresar en forma simple el propósito
al que se desea llegar o la meta que se pretende alcanzar al
realizar el proceso.
• Establecer el Alcance del Proceso, en el sentido de delimitarlo y
poder diferenciarlo de otros procesos cercanos o relacionados
(dónde empieza, qué incluye y dónde termina).
• Identificar los Beneficiarios del Proceso (clientes), que serán
quienes valoren los resultados del proceso.
• Definir las Expectativas, tanto de los beneficiarios como de los
responsables del proceso. Esto es, definir las condiciones óptimas
para este proceso, desde ambas perspectivas.
c) Dentro de las técnicas que pueden ser útiles para identificar y

describir los procesos de niveles 1, 2 y 3 se encuentran, entre otras,
las siguientes:
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PRODUCCIÓN
Se debe recopilar y analizar toda la información relacionada con el

desarrollo del proceso; en función a las competencias, funciones
y/o responsabilidades que la normatividad vigente dispone (Leyes,
Decretos, Resoluciones externas o internas, etc.), así como
Revisión aquellas establecidas en el Reglamento de Organización y
Documental Funciones o algún otro documento de gestión específico del ITP.
De igual forma, deberán revisarse los documentos estratégicos de
la institución (PEI, POI, Lineamientos de Política, etc.) a fin de
identificar qué actividades del proceso se encuentran alineadas a
éstos.
Para conocer con más detalle un proceso de nivel 1, 2 o 3, se
pueden realizar visitas complementarias, a fin de hacer
seguimiento del proceso materia de estudio, desde su inicio hasta
su finalización, analizando su desarrollo. Cuando decide emplearse
la Observación Directa como instrumento para recopilar datos hay
que tomar en cuenta algunas consideraciones de rigor:
▪ En primer lugar, se debe planificar qué actividad del proceso se
observará y el tiempo en que se realizará, a fin de que la
Observación información obtenida sea válida y confiable.
Directa ▪ Un segundo aspecto es diferenciar las condiciones significativas
y las que no tienen importancia.
▪ También se requiere habilidad para establecer las condiciones
de manera tal que los hechos observables se realicen en la forma
más natural posible y sin influencia del observador u otros
factores.
La información recogida con esta técnica permite establecer: i)
¿Quién realiza el proceso?, ii) ¿Qué brinda el proceso?, iii) ¿Cómo
se realiza?, iv) ¿Dónde se realiza?, y v) ¿Por qué se realiza?
Se pueden realizar encuestas o entrevistas con la ayuda de un
listado de preguntas esenciales que permitan obtener información
del proceso. La entrevista será de modalidad “dirigida”, lo cual
garantiza que no se omitan informaciones importantes, además,
permitirá aprovechar al máximo el escaso tiempo del que se
dispone en la mayoría de entrevistas. Este tipo de entrevistas
permitirá una primera sistematización de la información recabada
Entrevistas al al delimitar los aspectos o temas que serán tratados.
Personal Cabe precisar que, existe la probabilidad de encontrar sesgos que
invaliden la entrevista realizada ya que el entrevistado puede
brindar información distorsionada, teniendo el entrevistador la
necesidad de subsanarla abordando el tema desde otras
perspectivas: obtener nueva información utilizando pistas y
preguntas complementarias, o mediante procesos de triangulación
y contrastación que permitan comparar las respuestas con las de
otros entrevistados.
La identificación inicial de los procesos de nivel 1 contenidos en el

proceso nivel 0, permitirá identificar los procesos de nivel 2 que lo
conforman, haciéndolo extensivo para identificar los demás niveles de
procesos.
a.7. Caracterización de Procesos: Para realizar el Inventario de Procesos,

es esencial considerar los diferentes niveles de desagregación
(despliegue) de procesos, de acuerdo con las necesidades de la gestión
institucional del ITP, luego de lo cual, se deberá realizar la
caracterización de éstos utilizando la Ficha Técnica de Procesos, en la
que se registrarán las características y elementos de cada proceso;
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PRODUCCIÓN
siendo el Análisis SIPOC una herramienta importante a utilizar, para lo

cual se realizará lo siguiente:
(1) Identificar las principales Salidas o resultados (productos o servicios)

del proceso.
(2) Identificar a los Beneficiarios o Clientes (internos y externos) que

reciben los resultados.
(3) Enumerar los principales Insumos o entradas que requiere el proceso

para producir cada uno de los resultados importantes.
(4) Identificar la procedencia de los insumos (es decir, quién los

abastece o son sus Proveedores).
Esto permitirá tener un panorama más claro de lo que involucra cada

proceso, y facilitará la identificación de sus procesos del siguiente nivel,
o de sus actividades para el caso de los procesos de niveles “N”.
DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
La representación gráfica para los procesos de nivel 1, 2, 3 o hasta el

nivel de despliegue que internamente está compuesto por otros
procesos, se realizará mediante el Modelado de Procesos.
La ficha técnica de cada proceso de nivel 0, 1, 2, 3 hasta el penúltimo
nivel de despliegue, según su complejidad, debe contener:
• la descripción y los límites del proceso
• el evento que lo inicia y termina
• el objetivo general del proceso
• su alcance
• los procesos que lo conforman
• los productos que se generan
• los requisitos (normativos) necesarios para iniciar el proceso
• los insumos y quiénes son los que proveen
• los usuarios del proceso
• los indicadores generales que se usarán para medir los resultados
del proceso
• entre otros elementos
a.8. Modelado de Procesos

Para realizar esta actividad, se deben consolidar las Fichas Técnicas de
procesos hasta el penúltimo nivel de desagregación de cada proceso
de nivel 0, y modelar la relación de cada nivel de proceso, utilizando la
notación Business Process Modeling Notation (BPMN) a través del
aplicativo Bizagi Modeler:
Esquema de Modelado de procesos desplegados
Proceso Proceso
Proceso
Proceso
El modelado del último nivel desplegado del proceso nivel 0, es decir el

Procedimiento, se realizará en un diagrama de flujo utilizando la
notación Business Process Modeling Notation (BPMN), a través del
aplicativo Bizagi; para lo cual se deben cumplir las siguientes
condiciones:
• clarificar la secuencia de pasos y decisiones del proceso,
• enumerar las actividades y decisiones más importantes,
• establecer los roles de cada actividad dentro del proceso,
• considerar las actividades de medición, controles y registros que se
realizan.
DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
Esquema de Diagrama de Flujo
Teniendo definidos los Procedimientos, se debe elaborar la Ficha

Técnica de Procedimiento que debe contener la descripción y el
diagrama de flujo con la secuencia de actividades que se deben realizar
de forma particular.
a.9. Definir los Indicadores de Procesos

Para realizar esta actividad, se selecciona una o más variables
significativas en el objetivo del proceso, que puedan ser medidas y
cumplan además una serie de características:
• Fiabilidad. Se debe basar en datos obtenidos de mediciones
objetivas y fiables, es decir, con evidencia tangible.
• Representatividad. Debe ser lo más representativo posible de la
magnitud que se pretende medir.
• Rentabilidad. El beneficio que se obtiene del uso del indicador debe
compensar el esfuerzo de recopilar, calcular y analizar los datos.
• Relatividad en el tiempo. Un indicador debe determinarse y
formularse de manera que sea comparable en el tiempo para poder
analizar su evolución y tendencias.
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PRODUCCIÓN
Con estas consideraciones, se presentan los pasos generales que

permitirán configurar los indicadores a través de los cuales se realizará
el seguimiento y medición de los procesos:
1. Reflexionar sobre el objetivo del proceso.
2. Determinar la tipología de resultados a obtener y las magnitudes que
se esperan medir.
3. Determinar los indicadores adecuados de las magnitudes a medir.
4. Establecer los resultados que se desean alcanzar para cada
indicador definido.
5. Formalizar los indicadores con los resultados que se desean
alcanzar.
Es importante que el dueño del proceso participe en la determinación

de sus indicadores, a fin de que se sienta comprometido con el
cumplimiento de los mismos.
Un proceso puede contener, por tanto, uno o más indicadores que
aporten información acerca de los resultados que se están
consiguiendo; sin embargo, también es importante que esta información
sea manejable, por lo que los indicadores deben ser debidamente
seleccionados a fin de que sean lo más representativos posibles. Tener
indicadores poco o nada representativos o cuya información sea
repetitiva redunda en un exceso de indicadores que dificulta la gestión.
Es importante anotar que, si bien es necesario establecer indicadores
representativos, éstos pueden llegar a ser muy costosos, hasta el punto
en que su obtención puede no ser rentable; razón por la cual, puede
derivarse la relación representatividad-costo definiendo otros
indicadores que, aun siendo algo menos representativos, su obtención
es viable.
Teniendo definidos los indicadores del proceso, se elabora la Ficha de
Indicadores que debe contener sus principales características como la
forma de cálculo, la periodicidad para su medición y seguimiento, la
forma de representación, los responsables y el resultado esperado.
b. Seguimiento, medición y análisis de los procesos

Esta fase contempla la verificación del nivel de desempeño de los Procesos;
y la identificación de oportunidades de mejora. Se desarrolla en dos pasos:
b.1. Paso 1: Seguimiento y medición de procesos

La selección de indicadores lo realizará la OPPM en coordinación con
los Dueños de los procesos, para ello, realizará reuniones de trabajo
para elaborar un cronograma para la recolección y procesamiento de la
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data. Los indicadores se encuentran establecidos tanto en la ficha de

proceso como en la ficha de procedimiento.
La OPPM remitirá el cronograma y la matriz de Indicadores de
Desempeño de los procesos a los Dueños de los Procesos, para su
recolección, registro y uso.
La cantidad de mediciones deben ser las suficientes, de modo que
permitan evaluar claramente la situación actual, previa a la gestión de
los cambios.
b.2. Paso 2: Análisis y control de procesos
Es necesario analizar cada proceso con el fin de determinar la brecha
existente entre lo real y lo planificado. Para analizar cada proceso
debemos partir de los datos que éste va generando, para ello
empleamos los indicadores previamente definidos en la Ficha de
Procesos y Ficha de Procedimientos.
Al analizar la información recogida de los indicadores buscamos
identificar mediante el empleo de herramientas de mejora continua
(tales como análisis de actividades de valor agregado, simplificación de
procesos, reducción de tiempos, etc.) cuáles son los procesos que no
alcanzan los resultados esperados y las causas que las impiden.
Luego de determinar los problemas, éstos deben analizarse y eliminar
la causa raíz3 de los mismos, a través de las acciones correctivas que
correspondan. Para la identificación de las causas se pueden emplear
diferentes herramientas4 como: Lluvia de Ideas, Técnica de los 5 ¿por
qué?, Diagrama de Pareto, Diagrama de Causa y Efecto, entre otros.
Es importante tener claro que, si un proceso no logra cumplir los
resultados planificados, el Dueño del Proceso conjuntamente con el
personal participante del proceso analizado deberán identificar y definir
las acciones correctivas a fin de asegurar que los productos resultantes
sean conformes para el destinatario final o cliente; lo cual implica actuar
sobre las variables definidas en la Ficha del Indicador.
Sin embargo, también puede ocurrir que, aun cuando se están
consiguiendo los resultados planificados, el Dueño del Proceso o el
personal que lo ejecuta identifica una oportunidad para mejorar dicho
proceso debido a su importancia, relevancia o impacto en la mejora
integral de la gestión institucional.
El control del proceso tiene por objetivo mantener estable y bajo
vigilancia los procesos, con posibilidad de realizar mejoras continuas
que permitan incrementar el desempeño a través de resultados más
previsibles, maximización del uso de recursos, reducción de ciclos de
tiempos y costos, o promoviendo la transparencia del proceso.
Las acciones propuestas a realizar en este control, son:
3 Causa Raíz, es la causa principal de un problema.

4 Las herramientas sugeridas se encuentran publicadas en la página web de la Secretaría de Gestión Pública http://sgp.pcm.gob.pe
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PRODUCCIÓN
(1) Monitorear y evaluar la capacidad del proceso para generar

productos dentro de las especificaciones requeridas por los usuarios,
mediante el análisis de información a fin de observar la estabilidad
del proceso o alternativamente ver los riesgos que se presenten a fin
de tomar acciones preventivas y correctivas.
(2) Realizar acciones preventivas y correctivas de eventos que puedan
impedir el logro de metas y objetivos, en base a los resultados de la
evaluación y monitoreo de los procesos.
Las acciones de control previo, simultáneo y posterior deben
implementarse en el marco de la normatividad establecida por la Ley
de Control Interno de las Entidades del Estado.
c. Mejora de procesos
Esta fase tiene por objetivo orientar en la implementación de las acciones
identificadas en la fase anterior, ya sea para solucionar problemas
identificados en los procesos o alternativamente en mejorar el desempeño
de los procesos cuando estos hayan alcanzado los resultados deseados.
La clave para la mejora de los procesos está en el adecuado establecimiento
de los indicadores de desempeño principales, en la revisión y análisis de los
resultados y en las acciones que se adopten para resolver los problemas
Para tal fin, y según las prioridades establecidas, se realizan los siguientes
pasos:
Paso 4:
Paso 1: Selección Paso 2: Análisis de Paso 3: Selección
Implementación
del problema Causa - Efecto de mejoras
de mejoras
c.1. Paso 1: Selección del problema

Cuando analizamos la información recogida en el seguimiento del
proceso, los indicadores nos permitirán detectar: (i) ¿Qué procesos no
alcanzan los resultados planificados? y (ii) ¿Cuáles son los problemas
que impiden alcanzar tales resultados?
El equipo del órgano responsable del proceso identifica y selecciona los
problemas a resolver considerando que la solución tenga un impacto en
alguno o más de uno de los aspectos siguientes:
• El logro de los objetivos estratégicos institucionales
• El cumplimiento del objetivo del proceso
• Los flujos de trabajo de la cadena de valor
• La tecnificación de los procesos
• La eficacia del uso de recursos
• La satisfacción de los beneficiarios
• La productividad de los servidores
• La forma de organizarse
El dueño del Proceso valida la selección realizada y remite dicha
priorización a la OPPM para su evaluación técnica, a fin de que apruebe
dicha selección.
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PRODUCCIÓN
c.2. Paso 2: Análisis de causa-efecto

Luego de determinar los problemas deben analizarse y eliminar la causa
raíz5 de los mismos; para ello, el equipo del órgano responsable del
proceso, con la asistencia técnica de la OPPM, analiza e identifica las
causas raíz de los problemas seleccionados.
Para la identificación de las causas pueden emplearse diferentes
herramientas6 como:
• Lluvia de Ideas
• Diagrama de Causa y Efecto o espina de pescado
• Técnica de los 5 ¿por qué?
• Diagrama de Pareto
• Gráficos de control
• Histograma
• Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF).
c.3. Paso 3: Selección de mejoras u oportunidades de mejora
En este paso se selecciona la solución que sea factible de implementar
y que se considera efectiva para la eliminación o minimización de
problema identificado.
La solución puede tener una etapa de soluciones inmediatas o de corto
plazo, y una etapa de mediano o largo plazo para la cual se planteará
un Proyecto de Mejora.
La mejora continua de los procesos, por tanto, debe ser un objetivo
permanente del personal involucrado en su conducción y ejecución;
razón por la cual, es importante que tengan en cuenta las siguientes
pautas para identificar y analizar las oportunidades de mejora a
implementar:
• ¿A qué objetivos estratégicos del ITP está alineado el proceso
analizado?
• ¿Cómo podrían los procesos generar mayor valor a los destinatarios
finales?
• ¿Qué procesos o actividades agregan valor a los productos del
proceso analizado?
• ¿Qué procesos o parte de ellos (actividades) deben ser eliminados o
transferidos (interna y/o externamente), por no ser imprescindibles?
La factibilidad de la implementación de las mejoras está en función a los

siguientes criterios:
• Impacto sobre la causa seleccionada
• Costo que representa su aplicación
• Tiempo que tomará su desarrollo
5 Causa Raíz es la causa principal de un problema.

6 Las herramientas de calidad sugeridas se encuentran publicadas en la página web de la Secretaría de Gestión Pública.
http://sgp.pcm.gob.pe/
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PRODUCCIÓN
• Disponibilidad de recursos
• Autonomía del equipo y del Dueño del proceso
La mejora seleccionada se valida con el Dueño del Proceso a fin de
obtener su autorización para proceder con su implementación y
asegurar su involucramiento.
c.4. Paso 4: Implementación de mejoras

En este paso se realizan los cambios necesarios que impliquen la
mejora del proceso (en herramientas, normas, software, manual de
procesos y procedimientos, fichas técnicas de procesos y
procedimientos, distribución y carga de trabajo, cultura organizacional,
etc.), así como la capacitación de los usuarios implicados en el cambio.
Dichas mejoras pueden verse reflejadas en aspectos técnicos,
normativos, presupuestales, de gestión y de decisión política.
Para realizar la identificación e implementación de una oportunidad de
mejora, se aplicará el Ciclo de Mejora Continua de Deming o ciclo
PHVA:
Ilustración del Ciclo de Deming o PHVA
El Ciclo PHVA considera cuatro (04) pasos para establecer la mejora

continua en los procesos, teniendo en cuenta los criterios de eficacia y
eficiencia:
1) P – Planificar. Implica establecer qué se quiere alcanzar (objetivos)
y cómo se pretende alcanzar (planificación de las acciones). Este
paso se puede descomponer, a su vez, en las siguientes tareas:
o Identificación y análisis de la situación.
o Establecimiento de las mejoras a implementar.
o Identificación, selección y programación de las acciones.
2) H – Hacer. Implica llevar a cabo la implementación de las acciones
programadas en el paso anterior.
3) V – Verificar. Comprobar la implementación de las acciones y la
efectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas.
4) A – Actuar. En función a los resultados de la verificación anterior, se
realizan las correcciones necesarias (ajuste) y se formalizan las
mejoras alcanzadas como un estándar de ejecución, actualizando
con ello el proceso.
Cabe precisar que la mejora no solo es parte de efectuar cambios ante
la presencia de problemas en los procesos; sino también es una acción
DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
que se toma cuando los procesos se rediseñan una vez que han
alcanzado los resultados deseados, como parte del mejoramiento
continuo permanente que debe buscar la entidad.
A tal efecto, la mejora continua del desempeño de los procesos del ITP
debe ser un objetivo permanente, lo cual se verá reflejado en la
simplificación-reducción-integración-efectividad, que es una forma de
mejorar, y a su vez esto podría ser un sustento para modificar su
organización institucional.
8.2. DE LA APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS DE GESTIÓN

POR PROCESOS
8.2.1 El Mapa de Procesos de nivel cero del ITP es aprobado mediante
Resolución de Alta Dirección o según lo establecido en la normativa
aprobada por la SGP-PCM, previa opinión de la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto y Modernización y Oficina de Asesoría Jurídica.
8.2.2 El Mapa de Procesos debe ir acompañado de las fichas técnicas de
procesos de nivel cero, a fin de sustentar en mayor detalle cada uno de
los procesos del respectivo mapa.
8.2.3 El Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos del ITP es aprobado
mediante Resolución de Alta Dirección o según lo establecido en la
normativa aprobada por la SGP-PCM, previo sustento del órgano
responsable del proceso nivel cero, y opinión de la Oficina de
Planeamiento, Presupuesto y Modernización y Oficina de Asesoría
Jurídica.
8.2.4 El Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos debe contener todas
las fichas técnicas de procesos hasta el último nivel, teniéndose que para
los casos de los procesos desde el nivel 0 hasta el penúltimo nivel, estar
acompañados de su modelado respectivo (diagrama de bloques), y para
los procesos de último nivel (o procedimiento), ser acompañados por su
diagrama de flujo respectivo.
8.2.5 Las fichas técnicas de procesos de cualquier nivel, fichas técnicas de
indicadores y los respectivos modelados y flujogramas del proceso,
previo a su incorporación en el Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos, debe contar con el visto bueno del órgano responsable
del respectivo proceso que lo enmarca, así como también de la Oficina
de Planeamiento, Presupuesto y Modernización.
8.2.6 Las fichas técnicas de procedimientos, para su incorporación en el
Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos, debe contar con el
visto bueno del responsable del respectivo proceso que lo enmarca, así
como también de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y
Modernización.
8.2.7 En resumen, se presenta el flujo o secuencia de pasos para la aprobación
de los documentos técnicos Mapa de Procesos de nivel cero y del Manual
de Gestión de Procesos y Procedimientos:
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PRODUCCIÓN
Secuencia de aprobación de Documentos Técnicos de Gestión por Procesos
Elaboración/ Revisión Aprobación Dispositivo

Documento Contenido
Presentación Aprobación
Mapa de Procesos a) Representación gráfica OPPM / OAJ SG Resolución
nivel cero b) Fichas de Procesos de Informe de de SG
Nivel 0 OPPM
Manual de Gestión a) Inventario de procesos Dueño de OPPM SG Resolución
de Procesos y b) Fichas de procesos del Proceso o su OAJ de SG
Procedimientos nivel 0 hasta el nivel N representante/
c) Diagramas de bloques
d) Fichas de indicadores Informe del
e) Procedimientos Dueño del
f) Flujogramas Proceso
8.2.8 Los documentos aprobados se difunden mediante comunicaciones a los

servidores del ITP y, de ser el caso, a las partes interesadas; mediante
medios escritos, murales, correos electrónicos, portales web, intranet,
sensibilización, talleres, capacitaciones, etc.
9. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
9.1. Las plantillas necesarias para elaborar las herramientas, instrumentos y
documentos técnicos definidos en la presente Directiva e instrucciones
precisas de llenado estarán disponibles en versión electrónica modificable, en
la intranet institucional.
9.2. Las herramientas y documentos técnicos de gestión definidos en la presente
Directiva, así como también los aprobados con anterioridad a esta, serán
evaluados por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, y,
de considerarse pertinente, se dispondrá su adecuación.
9.3. La Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, capacitará al
personal del ITP sobre las disposiciones emitidas en la presente Directiva, así
como en la utilización de las plantillas aprobadas, a partir de su publicación y
entrada en vigencia.
9.4. Los órganos deberán revisar en coordinación con la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto y Modernización, el Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos, por lo menos una vez al año o cuando exista algún cambio,
a fin de proponer su modificación.
9.5. Los aspectos no contemplados en la presente Directiva serán revisados,
interpretados y absueltos por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y
Modernización.
10. ANEXOS
10.1. Anexo N° 1: Representación Gráfica del Mapa de Procesos

10.2. Anexo N° 2: Modelo de Inventario de Procesos
10.3. Anexo N° 3: Modelo de Ficha de Indicador
10.4. Anexo N° 4: Modelo de Diagrama de Bloques
10.5. Anexo N° 5: Modelo de Ficha Técnica de Procesos
10.6. Anexo N° 6: Representación Gráfica del Manual de Gestión de
Procesos y Procedimientos
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PRODUCCIÓN
Anexo N° 1: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MAPA DE PROCESOS
Procesos Estratégicos
PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3
Procesos Misionales
PARTES INTERESADAS
PROCESO 5
NECESIDADES
SATISFECHAS
PARTES INTERESADAS
PROCESO 4 PROCESO 7 PROCESO 8
PROCESO 6
Procesos de Apoyo
PROCESO 9 PROCESO 10 PROCESO 11 PROCESO 12

DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
Anexo N° 2: MODELO DE INVENTARIO DEL PROCESO
Tipo de Cód_0 Proceso 0 Cód_1 Proceso 1 Cód_2 Proceso 2

N° Proceso
<Estratégico, <Código> <Denominación <Código> <Denominación <Código> <Denominación
01 Misional o > > >
Soporte>
02 Misional o > > >
Soporte>
03 Misional o > > >
Soporte>
DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
Anexo N° 3: MODELO DE FICHA DE INDICADOR
1. Código y Nombre
del Macro Proceso
2. Código y Nombre
de proceso
3. Código y Nombre
del Indicador
4. Descripción del
Indicador
5. Objetivo del
Indicador
6. Forma de Cálculo
7. Unidad de Medida
8. Fuentes de
Información
9. Periodicidad de
Medición
10. Periodicidad de
Análisis
11. Responsable de
Medición
12. Responsable de
Análisis
13. Meta
14. Línea Base
15. Límites de
actuación
DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
Anexo N° 4: MODELO DE DIAGRAMA DE BLOQUES

DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
Anexo N° 5: Modelo de Ficha Técnica de Procesos

(Nivel 1, 2, hasta penúltimo nivel desagregado)
DIRECTIVA
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PRODUCCIÓN
Anexo N° 6: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MANUAL DE GESTIÓN DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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Código: DIR-003-2021-ITP/SG

DISPOSI CIONES PA RA LA IMPLEMENTA CIÓN DE LA GESTIÓN POR

Código Versión Resolución de aprobación

Firmado digitalmente por GALLARDO

<Sello y Firma de la Oficina de <Sello y Firma de la Oficina de Asesoría

Las normas antes mencionadas incluyen sus normas modificatorias

5.3.5.Brindar asesoría técnica y desarrollar acciones de capacitación en

o más necesidades. La terminología que se utilice debe de adaptarse de

Para desarrollar un Análisis SIPOC, corresponde realizar lo siguiente:

p) Niveles de Procesos: Los niveles de procesos son: nivel 0, nivel 1, 2

7.1.3. La implementación de la gestión por procesos en el ITP incorpora todas las

1 Disponible en: https://sgp.pcm.gob.pe/wp-content/uploads/2015/03/Metodologia_de_GxP.pdf

EQUIPO IMPLEMENTADOR (*)

7.3. DE LOS PROCESOS

7.3.1. Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o

7.3.6. Los procesos del ITP se clasifican en estratégicos, misionales y de soporte,

7.3.7. La definición de los procesos de nivel 1, 2, 3 hasta “N” están enmarcados en

7.4. DE LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS DE GESTIÓN

c) La Ficha Técnica de Indicador: Herramienta que describe la descripción

En primer lugar, deben identificarse los procesos misionales que están

Una vez se hayan identificado, definido, clasificado y representado

a.6. Definir el Inventario de Procesos: Para realizar el Inventario de

Asimismo, es importante tener claro como actividad previa, que el

Luego de ello, y en coordinación con los responsables o dueños de los

a) Identificar el propósito para el que fue establecido el proceso, de

b) Al efectuar el levantamiento de información para identificar y describir

c) Dentro de las técnicas que pueden ser útiles para identificar y

Se debe recopilar y analizar toda la información relacionada con el

La identificación inicial de los procesos de nivel 1 contenidos en el

a.7. Caracterización de Procesos: Para realizar el Inventario de Procesos,

siendo el Análisis SIPOC una herramienta importante a utilizar, para lo

(1) Identificar las principales Salidas o resultados (productos o servicios)

(2) Identificar a los Beneficiarios o Clientes (internos y externos) que

(3) Enumerar los principales Insumos o entradas que requiere el proceso

(4) Identificar la procedencia de los insumos (es decir, quién los

Esto permitirá tener un panorama más claro de lo que involucra cada

La representación gráfica para los procesos de nivel 1, 2, 3 o hasta el

a.8. Modelado de Procesos

Esquema de Modelado de procesos desplegados

El modelado del último nivel desplegado del proceso nivel 0, es decir el

Esquema de Diagrama de Flujo

Teniendo definidos los Procedimientos, se debe elaborar la Ficha

a.9. Definir los Indicadores de Procesos

Con estas consideraciones, se presentan los pasos generales que

Es importante que el dueño del proceso participe en la determinación

b. Seguimiento, medición y análisis de los procesos

b.1. Paso 1: Seguimiento y medición de procesos

data. Los indicadores se encuentran establecidos tanto en la ficha de

Las acciones propuestas a realizar en este control, son:

3 Causa Raíz, es la causa principal de un problema.

(1) Monitorear y evaluar la capacidad del proceso para generar

c.1. Paso 1: Selección del problema

c.2. Paso 2: Análisis de causa-efecto

La factibilidad de la implementación de las mejoras está en función a los

5 Causa Raíz es la causa principal de un problema.

c.4. Paso 4: Implementación de mejoras

El Ciclo PHVA considera cuatro (04) pasos para establecer la mejora

8.2. DE LA APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS DE GESTIÓN