Qué Es Un Sistema de Inventario

¿Qué es un sistema de inventario?
En líneas generales, un sistema de inventario es una herramienta de gestión empleada para registrar
las cantidades de mercancías existentes en un negocio, así como para determinar el costo de los
productos vendidos. Mediante un sistema de control de inventarios es posible saber cuánta
mercancía se tiene en determinado momento y qué productos están por acabarse (eventual quiebre
de stock), así como determinar los niveles de rotación de los productos e identificar aquellos
próximos a cumplir su fecha de caducidad.
Un sistema de inventario es el conjunto de normas, métodos y procedimientos que se

utiliza para planificar y controlar los productos o materiales que utiliza una empresa, de
manera que esta pueda funcionar eficazmente. Este sistema permite conocer la cantidad
de artículos, estimar cuándo hay que reabastecerlos y conciliar las existencias físicas con
las registradas en la documentación.
Sistemas de inventarios
En términos contables el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima,
productos semi-terminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha determinada.
Para llevar el control de los inventarios existen los sistemas de inventarios, que pueden ser:
1.- En el sistema de inventarios Global deberá llevarse la cuenta «mercancías generales», en la que

se realizará el registro contable del inventario inicial, las compras, devoluciones o rebajas sobre
compras, las ventas y el inventario final, dando como resultado en forma global la utilidad o pérdida
por las ventas de las mercancías correspondientes.
Además, para este tipo de control de inventarios se deberá realizar un inventario físico del mismo
para determinar cuánto queda en el almacén, así como la utilidad o pérdida por las
ventas realizadas.
2.- En el sistema analítico o por memorizado es posible conocer a detalle el valor de cada uno de los
elementos que participan en la operación, salvo lo que corresponde a la existencia de las
mercancías y el costo de ventas, el cual se podrá determinar mediante la práctica de un inventario
físico. Las cuentas que se afectan básicamente son: Inventarios, compras, gastos sobre compras,
descuentos y/o devoluciones sobre compras, ventas, descuentos y/o devoluciones sobre ventas.
Durante el ejercicio se registrarán las operaciones en las cuentas correspondientes; sin embargo, al
final del ejercicio, las cuentas correspondientes de gastos sobre compras, descuentos y/o
devoluciones sobre compras, se traspasa a la cuenta de compras para determinar junto con el
inventario inicial y el inventario final, el costo de ventas.
3.- A través de los sistemas de inventarios perpetuos se conoce el valor de la mercancía en

existencia a una fecha determinada, sin necesidad de realizar un inventario físico, considerando que
los registros contables de la entrada y salida de la mercancía en el almacén se efectuaron
correctamente y en la fecha correspondiente; para ello se llevan las tarjetas de almacén (kardex) o
en la actualidad, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario
y las existencias correspondientes.
En términos contables, cuando se lleva el sistema de inventarios perpetuos, se deberá realizar el

registro contable cuando la cuenta de inventarios aumenta o disminuye básicamente por las compras
netas realizadas o por las ventas efectuadas, respectivamente.Las cuentas que se emplean en este
sistema son básicamente: Almacén, costo de ventas, ventas.
Ahora que ya conoces algunos de los sistemas de inventarios que puedes aplicar en tu negocio, tu
debes de tomar la decisión de implementar el sistema que más le convenga a tu empresa, aunado a
esto, existen herramientas que facilitan el control de tus inventarios y considero que deberías de
conocerlas.
Hoy puedes mejorar tu proceso comercial y ahorrar tiempo al integrar cada una de las áreas
involucradas en este proceso, dicho tiempo lo puedes dedicar para mejorar tu estrategia de
comercialización o buscar nuevos mercados para tu negocio.
Sin duda, unos de los objetivos que debes de tener para tu negocio, es el de encontrar
mejores herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo para llegar a las metas
establecidas día con día, en herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo,
en ClickBalance te podemos ayudar a cumplir tus objetivos con base a inventarios y a llevar un buen
control de ellos.
¿Cómo funciona un sistema de inventario?

El funcionamiento de los sistemas de inventario puede variar de un software a otro, pero -en líneas
generales- se puede resumir de la siguiente manera:
Ingreso de un stock inicial

Lo primero que permite hacer un sistema de control de inventarios es ingresar a una base de datos
la cantidad, costo y precio de venta de cada uno de los productos que componen el stock del
negocio. Por lo general, estos productos vienen identificados con un código único que el sistema
puede leer rápidamente empleando cualquier tipo de pistola, lo que facilita considerablemente el
registro de mercancías. Cada vez que llega nueva mercadería al almacén se debe realizar el
respectivo ingreso de las cantidades recibidas, para no generar inconsistencias entre las existencias
reales y las registradas en el sistema.
Actualización del inventario en tiempo real

El inventario queda asociado al registro de ventas. Por lo tanto, cada vez que se vende un producto
el sistema lo descuenta del stock, ingresando el valor de la venta. Así se mantiene un registro
continuo de cada artículo del inventario, lo que permite ver -en todo momento- las mercancías
disponibles y las que están próximas a agotarse. Sin duda, información relevante para simplificar la
gestión del stock y ayudar en la toma de decisiones.
Software de Punto de Venta
Al preguntarse qué es un sistema de inventario, es fundamental acotar que se trata de una
herramienta que se incluye en un software de punto de venta (POS). Esto contribuye a ordenar
los ingresos y egresos, asegurando una gestión del inventario fidedigna y transparente, lo que deriva
en un mejor control de las finanzas y, por ende, de las utilidades. Para obtener el máximo provecho
de un sistema de inventarios, es fundamental analizar las diferentes opciones del mercado y optar
por un proveedor que ofrezca asistencia técnica y, además, que permita la integración con el sistema
ERP. Así, podrás mantener actualizada la información de stock y contable.
Tipos de sistemas de control de inventarios
Las empresas pueden utilizar diferentes tipos de sistemas de control de

inventarios. Según la naturaleza de la mercancía, se puede hacer referencia a inventarios
de materia prima, de productos en proceso o productos terminados.
Los sistemas de control de inventarios también se clasifican según el proceso logístico. El

inventario en existencia se refiere a los productos que se encuentran en almacén,
mientras que el inventario en tránsito contabiliza los productos que se están moviendo en
la red logística.
Los sistemas de control de inventarios basados en la funcionalidad son muy útiles, ya que
se realiza un inventario normal para asegurar la demanda de los productos y un
inventario de seguridad para cubrir las fluctuaciones de la demanda y posibles problemas
de suministro. Al final se hace el inventario disponible, que incluye todas las existencias
en almacén.
Métodos de control de inventarios
1. Método ABC
Este método de control de inventarios es conocido como método 80/20 y consiste en dividir
los productos en tres categorías según su importancia, cantidad y valor . Así es más fácil
identificar los productos más valiosos que merecen más atención y esfuerzos de gestión.
 Clase A. Productos que no se venden mucho, por lo que representan

aproximadamente un 20% del total de inventario, pero su valor puede ser de hasta
el 80 % del mismo.
 Clase B. Productos de venta media que representan el 40 % del total de los artículos
y rondan el 15 % del valor total del inventario.
 Clase C. Productos muy vendidos que representan el 40 % del inventario, pero
apenas suman un 5 % de su valor.
2. Método PEPS
El método PEPS (también conocido como FIFO) consiste en identificar los primeros

artículos en entrar al almacén para que sean los primeros en salir a la venta o ser utilizados
en la producción. Así se minimiza el riesgo de que la mercancía se eche a perder, se
devalúe o venza en el almacén, además de asegurar la renovación del stock.
Este método se utiliza cuando la empresa aplica un sistema permanente de inventarios. Se

registra en un kardex la entrada y salida de la mercancía, así como las existencias en
almacén. Se refleja cada producto, precio de compra, fecha de adquisición, valor y fecha
de salida.
3. Método EOQ
Este método de control de inventarios es muy sencillo y eficaz. Se utiliza cuando la

empresa tiene una demanda y una frecuencia de uso de inventario constantes en el
tiempo. Su principal objetivo es reducir los costes de inventario siguiendo un principio
muy simple: hallar el punto en que los costos por pedir un producto y los costos por
mantenerlo en inventario se igualan.
A lo largo del tiempo este modelo ha sufrido variaciones. El EOQ con descuentos por
cantidad, por ejemplo, considera la disminución del costo de compra de un artículo
cuando se adquiere en cantidad. El EOQ con faltantes planeados, por otra parte, tiene en
cuenta que la demanda no será satisfecha durante un tiempo, generando faltantes.
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también impartido Online, aborda temas como el control de la gestión, los tipos de
producción, el diseño de operaciones y las estrategias operativas.

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