How To Data Archiving 8.8 English - En.es

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SAP Business One

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PÚBLICO
Cómo prepararse para el archivado de datos y

realizarlo
Versión aplicable:
SAP Business One 8.8
Todos los países
inglés
abril de 2010
Tabla de contenido
Introducción................................................. .................................................... .................................... 3

Glosario................................................. .................................................... ............................. 4
Fondo................................................. .................................................... .................................... 6
¿Qué datos se archivan? .................................................... .................................................... .......... 13
Cómo prepararse para el archivado de datos ............................................... .................................................. 20
Simulación de ejecuciones de archivos de datos ............................... .................................................... .... 23
Archivado de datos .................................................. .................................................... ............................. 39
Cargar ejecuciones de archivos de datos guardados.................................... .......................................... 45
Restauración de la base de datos de empresa de solo lectura.................................... ............................. 47
Búsqueda de transacciones en varias ejecuciones de archivos de datos .................................. ....... 49
Derechos de autor, marcas registradas y descargos de responsabilidad ............................... .................................... 51
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Cómo prepararse para el archivado de datos y realizarlo
Introducción
Las empresas que han trabajado con SAP Business One durante más de dos años pueden utilizar el asistente de archivo de
datos para archivar datos transaccionales cerrados relacionados con períodos financieros anteriores que se han bloqueado.
Los datos transaccionales cerrados pueden ser documentos de compras y ventas cerrados, asientos de diario conciliados,
etc.
Con el asistente de archivo de datos, puede realizar las siguientes tareas:
• Simular la ejecución de un asistente de archivo de datos
La simulación le ofrece una vista previa de los resultados esperados de la ejecución real del asistente. Te
permite saber:
Los datos que serán eliminados
La reducción esperada en el tamaño de la base de datos
• Iniciar una ejecución del asistente de archivo de datos
Cuando se completa la ejecución, una determinada cantidad de datos se elimina de forma permanente de la base de datos. Esta
acción es irreversible.
Nota
SAP Business One realiza automáticamente una copia de seguridad de la base de datos antes de que se elimine cualquier
dato. Si es necesario, siempre puede restaurar el archivo de copia de seguridad, revisar la base de datos, generar informes e
imprimir documentos. La base de datos que restaura está en modo de solo lectura, por lo que no puede cambiarla ni
agregarle ningún dato.
La cantidad de datos eliminados depende de la duración del período incluido en la ejecución del asistente de archivo de datos
y de los preparativos realizados antes de que comience la ejecución del asistente de archivo de datos.
• Cargar una ejecución del asistente de archivo de datos guardados
Todas las ejecuciones del asistente de archivo de datos se guardan. Si es necesario, puede ver cualquier ejecución del asistente
de archivo de datos que se ejecutó en el pasado y verificar si un documento específico se archivó en una ejecución específica.
• Busque documentos o transacciones en ejecuciones de archivos de datos
Esto es relevante para las empresas que han realizado más de una ejecución de archivo de datos. Si es necesario
ubicar una determinada transacción o documento que se haya archivado, puede buscarlo en varias ejecuciones
de archivo de datos.
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Glosario
Término Descripción
Período archivado El intervalo de fechas al que se aplica la simulación del archivo de datos o el asistente de
archivo de datos. La fecha de inicio es siempre el primer día de actividad de la empresa en
SAP Business One, es decir, el primer día del primer período contable definido en la
empresa. La fecha de finalización es el último día del período contable seleccionado en los
2Dakota del Nortepaso del asistente de archivo de datos, y al menos dos años antes de la fecha
actual del sistema.
Nota
Los datos registrados durante los últimos dos años son necesarios para
la actividad financiera regular de la empresa y, por lo tanto, no pueden
incluirse en el período de archivo.
Archivo de datos Entrada de diario que se crea durante la ejecución del asistente de archivado de datos para reflejar los valores
Entrada de diario de las entradas de diario y los documentos eliminados de la base de datos de la empresa durante la ejecución
del asistente de archivado de datos.
Archivo de datos Entrada de inventario que se crea durante la ejecución del asistente de archivo de datos para reflejar los
Entrada de inventario valores de las transacciones de inventario eliminadas durante la ejecución del asistente de archivo de datos.
La entrada de inventario del archivo de datos es relevante solo para las empresas que administran un sistema
de inventario no perpetuo.
Subperíodo Los períodos incluidos en un período contable definido: meses, años, trimestres o días
(definidos enAdministración→Inicialización del sistema→Periodos contables→ Período
contableventana).
Transacción Cualquier registro en una base de datos de empresa de SAP Business One que se incluye en la
ejecución del asistente de archivo de datos y se considera un candidato potencial para ser eliminado
de la base de datos de la empresa una vez que se completa el proceso de archivo de datos.
En el contexto del asistente de archivado de datos, el término “transacción” representa

documentos (como cotizaciones de ventas y llamadas de servicio), entradas de diario y
otros registros (como tarjetas de equipos de clientes, contratos de servicios, actividades,
etc.).
Grupo Grupo de transacciones vinculadas entre sí por conexiones de lógica empresarial. Un

clúster contiene al menos una transacción.
Ejemplo
Las siguientes transacciones están vinculadas entre sí mediante conexiones de
lógica de negocios y, por lo tanto, todas ellas están incluidas en un único
clúster:
Presupuesto de ventas copiado a un pedido de ventas, copiado a una

entrega y luego a una factura de deudores que se pagó mediante un pago
recibido.
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Término Descripción
Retirable/ Una transacción que cumple con las condiciones detalladas en "¿Qué datos se archivan?"
no removible capítulo. El asistente de archivo de datos lo considera como una transacción que se
Transacción puede archivar y eliminar permanentemente de la base de datos de la empresa.
Se consideran transacciones no removibles las siguientes:
• Una transacción que no cumple con las condiciones enumeradas en

"¿Qué datos se archivan?" capítulo
• Una transacción que se considera removible pero está vinculada a una

transacción que no cumple con las condiciones enumeradas en "¿Qué datos
se archivan?" capítulo.
Retirable/ Un clúster que consta únicamente de transacciones extraíbles (en otras palabras, todas
no removible las transacciones del clúster se indican como Transacciones extraíbles) se puede eliminar
Grupo de la base de datos de la empresa.
Un clúster que incluye al menos una transacción no eliminable no se puede eliminar

de la base de datos de la empresa.
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Fondo
Las empresas que han trabajado con SAP Business One durante algunos años pueden tener una gran base de datos de
empresas. Esto dificulta la navegación entre documentos, entradas de diario y otros registros, ralentiza la generación de
informes y requiere más recursos para las actividades regulares de mantenimiento (los archivos de copia de seguridad más
grandes requieren más espacio, el proceso de actualización lleva más tiempo y también requiere más espacio libre). ).
El asistente de archivo de datos reduce el tamaño de la base de datos de la empresa al eliminar los datos que ya no se
requieren para el curso normal del trabajo (más de dos años), al tiempo que refleja los valores contables y de inventario
de los datos eliminados mediante la creación de transacciones respectivas.
Para garantizar que la base de datos de la empresa permanezca integral después de que finalice el proceso de archivo de datos, el
método de archivo se basa en clústeres.
¿Qué es un clúster?
Un clúster es un grupo de documentos y/o transacciones registrados en una base de datos de empresa de SAP Business
One que están vinculados entre sí mediante conexiones de lógica empresarial.
Ejemplo
Cotización de venta no. 109 se copia en la orden de venta no. 220. Orden de venta no. 225, que se creó
para el mismo cliente, se copia por completo junto con el pedido de venta n. 220 en la entrega no. 565.
La entrega se copia por completo en la factura de clientes 320, que se paga parcialmente con el pago
recibido n. 290 y parcialmente copiado en una nota de crédito de A/R. Todos estos documentos se
consideran como un grupo, ya que están vinculados entre sí mediante conexiones de lógica
empresarial.
¿Qué clústeres se pueden archivar?

Un clúster solo se puede archivar sitodolas transacciones incluidas en él se definen comoRetirable. La lista
completa de las transacciones que se pueden eliminar y sus condiciones específicas para ser eliminadas se
proporcionan en "¿Qué datos se archivan?" capítulo.
Si se determina que una de las transacciones incluidas en el período archivado no se puede eliminar, ninguna de
las transacciones incluidas en el mismo grupo se puede archivar.
Dado que un solo clúster puede contener muchas transacciones, y es suficiente tener una transacción no eliminable en un
clúster para marcar todo el clúster como no eliminable, una preparación adecuada de la base de datos de la empresa para la
ejecución del asistente de archivo de datos puede marcar una diferencia significativa en los datos. archivar resultados.
Entrada de diario del archivo de datos
Para mantener los saldos correctos de las cuentas de mayor y los socios comerciales después de que se lleva a cabo la ejecución del
archivo de datos, SAP Business One crea automáticamente asientos de diario especiales para reflejar los valores totales de las
transacciones eliminadas.
Después de que SAP Business One identifique qué transacciones se pueden eliminar (para obtener una lista completa y los
criterios, consulte el capítulo "¿Qué datos se archivan?"), Agrega los montos de débito y crédito y compone las sumas para las
entradas de diario del archivo de datos.
El número de entradas de diario del archivo de datos creadas durante la ejecución del asistente de archivo de datos depende de
la duración del período de archivo, de la configuración del usuario y de la cantidad de datos extraíbles. Las opciones disponibles
son las siguientes:
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• Una entrada de diario de archivo de datos por período contable
Ejemplo
La ejecución del asistente de archivo de datos se inicia para el período: 01.01.2002 – 31.12.2003. Este intervalo
de fechas incluye dos períodos contables, 2002 y 2003. En este caso, se crean un máximo de dos entradas de
diario del archivo de datos.
• Una entrada de diario de archivo de datos por subperíodo
Ejemplo
La ejecución del asistente de archivo de datos se inicia para el período: 01.01.2002 – 31.12.2003. Los
subperíodos definidos en la empresa son trimestres. Este intervalo de fechas incluye ocho trimestres. En
este caso, se crean un máximo de ocho entradas de diario del archivo de datos.
• Una entrada de diario de archivo de datos por mes
Ejemplo
La ejecución del asistente de archivo de datos se inicia para el período: 01.01.2002 – 31.12.2003. Los
subperíodos definidos en la empresa son trimestres, pero el usuario eligió tener una entrada de diario
de archivo de datos para cada mes. Este intervalo de fechas incluye 24 meses. En este caso, se crean un
máximo de 24 entradas de diario de archivo de datos.
El siguiente es un ejemplo de una entrada de diario de archivo de datos:
Ejemplo
La empresa comenzó a trabajar con SAP Business One el 1 de eneroS t2002. La
empresa definió dos subperíodos en 2002:
El período a archivar es del 1.1.2002 al 31.12.2002. Las siguientes son las transacciones existentes en la base
de datos de la empresa:
Transacción 1 - Factura de deudores no. 99
Fecha de publicación Cuenta de mayor/socio comercial Débito Crédito Saldo adeudado
01.02.2002 Socio comercial A 100 30

01.02.2002 Cuenta de ingresos 100 100
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Transacción 2: pago parcial de la factura de clientes no. 99

01.02.2002 Cuenta bancaria 70 70
Transacción 3 – Factura de deudores nro. 100

Transacción 4: pago de la factura de clientes no. 100

El usuario elige agrupar las transacciones del archivo de datos por período, que en este ejemplo es el
año 2002. Las transacciones 3 y 4 cumplen con las reglas del archivo de datos:
Ambos están dentro del intervalo de fechas del período archivado.
Ambos están completamente reconciliados.
Tampoco está vinculado a transacciones con fechas fuera del rango de fechas del período
archivado.
Por lo tanto, las transacciones 3 y 4 se eliminan de la base de datos y se crea la siguiente

transacción de archivo de datos para reflejar sus valores:

Nota
Las transacciones 1 y 2 se consideran no removibles:
La línea del socio comercial en la transacción 1 no está totalmente conciliada y, por lo tanto, la
transacción 1 no se puede eliminar.
La transacción 2 está vinculada a la transacción 1. Dado que las transacciones que están vinculadas a
transacciones no eliminables no se pueden eliminar, la transacción 2 tampoco es eliminable.
Transacción de inventario de archivo de datos
Nota
Esta sección es relevante solo para empresas que administran un sistema de inventario no perpetuo (el
Usar inventario perpetuocasilla de verificación no está seleccionada enAdministración→ Inicialización
del sistema→Detalles de la compañía→Inicialización básicapestaña).
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El asistente de archivo de datos elimina todas las transacciones de inventario que cumplen con las reglas de archivo de datos.
SAP Business One luego crea una transacción de inventario de archivo de datos por artículo, por almacén, que refleja el valor
de inventario dentro de las transacciones de inventario eliminadas dentro del período archivado.
Nota
Solo se crea una transacción de inventario de archivo de datos por artículo por almacén para el período archivado.
A diferencia de las entradas de diario del archivo de datos, las transacciones de inventario del archivo de datos no
se pueden agrupar por subperíodo o mes.
El valor de inventario en el cálculo de la transacción de inventario del archivo de datos se basa en el precio de origen
seleccionado por el usuario en el asistente de archivo de datos en el paso no. 2.
Ejemplo
Una empresa trabaja con SAP Business One desde el 1 de eneroS t2003. La empresa
maneja un sistema de inventario no perpetuo. Tiene dos almacenes y tres artículos. La
empresa realizó un archivo de datos de los años 2003 y 2004.
Las siguientes transacciones de inventario se han registrado hasta el 31.12.2004 y se
consideran removibles:
Transacción Código del objeto Cantidad de donde A quién
Entrada de mercancías 1 Objeto 1 20 WH1

Entrada de mercancías 1 Artículo_2 10 WH1
Entrega 100 Objeto 1 5 WH1
Entrega 101 Artículo_3 6 WH2
Trans.inventario 40 Artículo_3 3 WH2 WH1
Los siguientes son los precios de los artículos en moneda local en la lista de precios de compra que especificó el
usuario como fuente de precios para las transacciones de inventario:
Código del objeto Precio (moneda local)
Objeto 1 25
Artículo_2 35
Artículo_3 45
Las siguientes transacciones de inventario del archivo de datos se crean para reflejar los valores de
inventario de las transacciones extraíbles:
Transacción Articulo de quién Calidad Total. en donde Valor de inventario (LC)
Trans. 1 Objeto 1 WH1 20-5 = 15 15*25 = 375
Trans. 2 Artículo_2 WH1 10 10*35 = 350
Trans. 5 Artículo_3 WH2 30-6-3 = 21 21*45 = 945
Información adicional:
• La fecha de contabilización de la transacción de inventario del archivo de datos es el último día del período archivado.
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• Si el precio de origen para la transacción de inventario del archivo de datos se define en moneda extranjera, SAP
Business One calcula el precio de origen en la moneda local en función del tipo de cambio definido para el
último día del período archivado. Si un tipo de cambio no está disponible, aparece un mensaje de error y elTipo
de cambio e índicesSe abre una ventana que le pide al usuario que especifique el tipo de cambio del último día
del período archivado.
Archivo de datos Línea de extracto bancario externo
El asistente de archivo de datos elimina todas las líneas del extracto bancario que se registraron dentro del intervalo de
fechas del período archivado y que están conectadas a grupos extraíbles. Cada secuencia de líneas removibles se agrupa
en una línea que representa los montos de débito acumulados y los montos de crédito acumulados. Las secuencias de
líneas removibles están separadas por líneas no removibles.
Ejemplo
La siguiente tabla muestra cómo se definen las secuencias de líneas extraíbles:
Nº de línea Removible/No removible
1 Retirable
2 Retirable
Secuencia #1
3 Retirable
4 Retirable
5 no removible
6 Retirable
Secuencia #2
7 Retirable
8 no removible
9 Retirable Secuencia #3
10 no removible
El siguiente ejemplo demuestra cómo el asistente de archivo de datos maneja diferentes escenarios en extractos
bancarios externos.
Ejemplo
La siguiente tabla refleja las líneas registradas en elProcesar extracto bancario externo ventana para
el código de cuenta de mayor GL1000. El 30.06.2006, se ejecutó un asistente de archivo de datos. El
Comentarioscolumna indica el estado del archivo de datos para cada línea:
Sec. No . Fecha rec. No . Débito crédito t Comentarios
1 1.6.06 7 100 Retirable
2 1.6.06 8 50 Retirable
3 5.6.06 11 70 Retirable
4 7.6.06 9 80 No removible. Conectado a un

clúster no extraíble
5 10.6.06 8 70 Retirable
6 10.6.06 14 160 Retirable
7 15.6.06 11 90 Retirable
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Sec. No . Fecha rec. No . Débito crédito t Comentarios
8 21.6.06 12 100 Retirable
9 21.6.06 13 150 No removible. La conciliación incluye

líneas fuera del período archivado
(línea 16)
10 25.6.06 14 700 Retirable
11 26.6.06 18 500 No removible. La conciliación incluye

líneas fuera del período archivado
(línea 14)
12 29.6.06 dieciséis 300 Retirable
13 30.6.06 19 400 Retirable
14 2.7.06 18 100 No removible. Fuera del período de

archivo
15 5.7.06 20 100 No removible. Fuera del período de

archivo
dieciséis 5.7.06 13 60 No removible. Fuera del período de

archivo
SAP Business One gestiona las líneas extraíbles en el extracto bancario anterior de la siguiente manera (las líneas
no extraíbles siguen siendo las mismas):
Las líneas 1-3 se agregan en una sola línea:
Sec. No . Fecha rec. No . Débito Credit Comentarios
1 1.6.06 7 100 Retirable

Sec. No . Fecha Débito Credit
2 1.6.06 8 50 Retirable
3 5.6.06 170 50
3 5.6.06 11 70 Retirable
S ec. No . Fecha rec. No . Débito C redirigir Comentarios
5 10.6.06 8 70 Retirable
6 10.6.06 14 160 Retirable ec. No. Dcomió Deb

y Ct redirigir
7 15.6.06 11 90 Retirable 8 21.6.06 170 250

8 21.6.06 12 100 Retirable
La línea 10 es extraíble y se "convierte" en una línea de archivo de datos:
Sec. No . Fecha rec. No . D ebi

t C t C redi comentarios ec. No . Dcomió Debit C redirigir
10 25.6.06 14 700 Retirable 10 25.6.06 700
Sec. No . Fecha rec. No . D ebi

tCt redi Comentarios
12 29.6.06 dieciséis 300 Retirable ec. No . Dcomió Debit C redirigir

13 30.6.06 19 400 Retirable 13 30.6.06 300 400
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La línea del extracto bancario del archivo de datos está estructurada de la siguiente manera:
• Número de secuencia: determinado por el número de secuencia de la última línea del grupo. Por ejemplo, si
las líneas 1 a 4 se agrupan en una línea del archivo de datos, el número de secuencia de la línea del archivo de
datos es 4.
• Fecha: determinada por la fecha de la última línea del grupo. Por ejemplo, la línea 1 y la línea 2 están agrupadas. La fecha
para la Línea 1 es el 22 de mayo.Dakota del Nortey para la linea 2 es el 23 de mayord. La fecha de la línea de archivo de datos está
establecida para el 23 de mayo.rd.
• Número de conciliación: cuando la línea del archivo de datos representa líneas conciliadas, el número
de conciliación se establece en cero y la línea se marca como conciliada (como tal, no aparece como
candidata para la conciliación en elReconciliación Externaventana).
Nota
De forma predeterminada, el asistente de archivo de datos maneja solo líneas reconciliadas; sin embargo, el usuario también
puede optar por archivar las líneas no conciliadas.
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¿Qué datos se archivan?

Para garantizar un flujo de trabajo fluido y correcto en SAP Business One una vez que se completa el proceso
de archivo de datos, se definen ciertas reglas y pautas para determinar qué transacciones se pueden eliminar
y cuáles no.
La siguiente tabla enumera los objetos de la base de datos que se pueden eliminar (junto con sus subobjetos)
durante el proceso de archivado de datos. La tabla va seguida de una explicación detallada sobre las pautas de
eliminación para cada transacción.
Objeto Nombre del objeto Tipo de objeto
OINV Factura de deudores 13

ORÍN Nota de crédito de cuentas por cobrar 14
ODLN Entrega 15
ORDN Devoluciones dieciséis
ORDEN Órdenes de venta 17

OPCH Factura de acreedores 18
ORPC Nota de crédito de C/P 19
OPDN Pedido de entrada de mercancías 20
ORPD Devolución de bienes 21
OPORTUNIDAD Orden de compra 22
SALIR Cotizaciones de ventas 23
ORCT Pago recibido 24
ODPS Depositar 25
OBTD Lista de comprobantes de diario 29
OJDT Entrada de diario 30
OCLG Ocupaciones 33
OBNK Extracto bancario externo recibido 42
OVPM Pagos salientes 46
OCHO cheques para pago 57
OIGN Entrada de mercancías 59
OIGE Buen asunto 60
OWTR Transferencia de inventario 67
OWKO Instrucciones de producción 68
OCRH Gestión de tarjetas de crédito 72
OCRV Pago de crédito 74
ODPT Depósito posfechado 76
OOPR Oportunidad de Venta 97
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Objeto Nombre del objeto Tipo de objeto
ODRF Borradores 112

OWDD Documentos para la Confirmación 122
OCHD Cheques para giros de pago 123
OPDF Letras de pago 140
OPKL Lista de selección 156
OPWZ Asistente de pago 157
OMRV Revalorización de inventario 162
OCPI Factura de corrección de acreedores 163
OCPV Anulación de factura de corrección de C/P 164
OCSI Factura de corrección de deudores 165
OCSV Anulación de factura de corrección de C/C 166
OINS Tarjeta de equipo del cliente 176
OBOE Letra de cambio para pago 181
OBOT Transacción de letra de cambio 182
OCT Contratos de servicio 190
OSCL Llamadas de servicio 191
ODWZ Asistente de reclamación 197
POR Orden de producción 202
ODPI Pago inicial de deudores 203
ODPO Pago inicial de C/P 204
OVRT Informe de factura de impuestos 245
OSRT Informe resumido coreano 246
OMIN Factura mensual de deudores 270
OTSI Factura de impuestos sobre las ventas 280
OTPI Factura de impuestos de compra 281
OJST Ajuste TDS 10000079
OTPW Asistente de pago de impuestos 140000008
OOEI Factura saliente de impuestos especiales 140000009
OIEI Factura entrante de impuestos especiales 140000010
OMIV Factura mensual de acreedores 140000014
OEJB Detalles de ejecución del asistente para ERV-JAb 350000004
finanzas
• Entrada de diario–Los asientos de diario manuales con fechas de contabilización dentro del período archivado se pueden
eliminar, excepto por lo siguiente:
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Asientos de diario que incluyen una o más líneas de socios comerciales que están parcialmente
conciliadas
Asientos de diario que se concilian con transacciones no eliminables o con

transacciones con una fecha de registro que se desvía del período archivado
Asientos de diario creados a través delCierre de Periodoutilidad
Las entradas de diario creadas por documentos se pueden eliminar si el documento de origen es
eliminable. Si el documento de origen no se concilia por completo o se concilia con una transacción no
eliminable o se concilia con una transacción que se desvía del período archivado, el asiento de diario no se
puede eliminar.
• Comprobantes de diario-Asientos de diario con el estadoCerrado, y que incluyen solo asientos de

comprobantes de diario dentro del período archivado, son removibles.
Oportunidades de Venta
• Oportunidades de Venta–Oportunidades de ventas creadas dentro del período archivado y que tienen el
estadoGanadooPerdió,son removibles.
Ventas – Cuentas por cobrar
• Cotización–Cotizaciones de ventas creadas dentro del intervalo de fechas del período archivado y que tienen el
estadoCerradooCancelado,se pueden eliminar, a menos que estén conectados a documentos no eliminables.
Ofertas de venta que tienen el estadoCerradooCanceladoque están conectados a documentos no removibles,
pero tienen laArchivar cotización de venta no removiblecasilla de verificación seleccionada (Cotización→
Contabilidadpestaña),también se puede quitar.
• Órdenes de venta -Los pedidos de venta que se crearon dentro del intervalo de fechas del período archivado y tienen
el estadoCerradooCanceladose pueden eliminar, a menos que estén vinculados a transacciones no eliminables.
© SAP AG 2010 15
• Entrega y devolución–Si estos documentos se crearon dentro del intervalo de fechas del período archivado y
tienen el estadoCerrado,se pueden eliminar, a menos que estén vinculados a documentos no eliminables.
• Solicitud de anticipo de deudores–Solicitudes de anticipo de deudores creadas dentro del intervalo de fechas
del período archivado, con el estadoCerrado,que están vinculados a un pago final y no están vinculados a un
pago entrante no eliminable, se pueden eliminar.
• Factura de anticipo de clientes–Facturas de anticipo de clientes con el estadoCerrado,que están vinculados a

una factura final y para los cuales se realizó la conciliación dentro del período archivado, se pueden eliminar.
• Factura de corrección de deudores–Facturas de corrección de deudores creadas dentro del período archivado y que tienen el
estadoCerrado(se copiaron por completo en una reversión de factura de corrección de deudores), se pueden eliminar.
• Anulación de factura de corrección de C/C–Reversiones de facturas de corrección de C/C que se crearon

dentro del período archivado y que tienen el estadoCerradose puede quitar.
• Nota de crédito de cuentas por cobrar–Notas de crédito de clientes que tienen el estadoCerradose puede eliminar, a menos que el
asiento de diario creado por la nota de crédito de C/C no se pueda eliminar.
• Factura de deudores–Facturas de deudores con el estadoCerrado,que se crearon dentro del período archivado se
pueden eliminar, a menos que el asiento de diario creado por la factura de C/C no se pueda eliminar, o la factura de C/C
esté vinculada a una factura de corrección de C/C que no se pueda eliminar.
• Factura de reserva de clientes–Facturas de reserva de clientes que se crearon dentro del período archivado y que
tienen el estadoCerrado(totalmente conciliados y totalmente entregados) se pueden eliminar, a menos que el asiento
de diario creado por la factura de reserva de C/C no se pueda eliminar, o la factura de reserva de C/C esté vinculada a
una factura de corrección de C/C que no se pueda eliminar.
• Factura mensual de deudores-Facturas mensuales de clientes que se crearon dentro del período
archivado, con el estadoCerrado, y con personas conectadas dentro del período archivado se pueden
eliminar.
• Ejecutar asistente de reclamación–El asistente de reclamación se ejecuta con la fecha de la ejecución de la

reclamación dentro del período archivado y con el estadoParámetros guardadosoAsistente Ejecutado e Impreso,se
puede quitar.
• Factura de impuestos de clientes–Las facturas de impuestos de clientes que se crearon dentro del período archivado se
pueden eliminar si todos los documentos que están vinculados a ellas se pueden eliminar.
Compras – A/P
• Orden de compra -Órdenes de compra creadas dentro del período archivado y que tienen el estado Cerrado
oCanceladose pueden eliminar, a menos que estén vinculados a transacciones no eliminables.
• Pedido de entrada de mercancías y devolución de mercancías–Si estos documentos se crearon dentro del período
archivado y tienen el estadoCerrado,se pueden eliminar, a menos que estén vinculados a transacciones no eliminables.
• Solicitud de pago inicial de C/P–Solicitudes de anticipo de C/P que se crearon dentro del período
archivado, que tienen el estadoCerrado,y están vinculados a los pagos finales se pueden eliminar.
Excepción: no se puede eliminar una solicitud de anticipo de C/P que está vinculada a un pago entrante
no eliminable.
• Factura de anticipo de C/P-Facturas de anticipo de C/P que se crearon dentro del período archivado,
que tienen el estadoCerrado, y están vinculados a una factura final, se pueden eliminar.
• Factura de corrección de acreedores-Facturas de corrección de proveedores que se crearon dentro del período archivado y tienen el
estadoCerrado(completamente copiado a la anulación de la factura de corrección de clientes) se puede eliminar.
© SAP AG 2010 dieciséis

• Anulación de factura de corrección de C/P–Reversiones de facturas de corrección de C/P que se crearon

dentro del período archivado y tienen el estadoCerradose puede quitar.
• Nota de crédito de C/P–Notas de crédito de C/P creadas dentro del período archivado y que tienen el estado Cerrado
se puede eliminar, a menos que el asiento de diario creado por la nota de crédito de C/P no se pueda eliminar.
• Factura de acreedores–Facturas de acreedores que tienen el estadoCerradose puede eliminar, a menos que el asiento de diario
creado por la factura de C/P no se pueda archivar, o si la factura de C/P está vinculada a una factura de corrección de C/P que no
se puede eliminar.
• Factura de reserva de acreedores–Facturas de reserva de proveedores que se crearon dentro del período archivado y
tienen el estadoCerrado(totalmente conciliados y totalmente entregados) se pueden eliminar, a menos que el asiento
de diario creado por la factura de reserva de C/P no se pueda archivar, o si la factura de reserva de C/P está vinculada a
una factura de corrección de C/P que no se puede eliminar.
• Factura mensual de acreedores–Las facturas mensuales de C/P que se crearon dentro del período archivado,
tienen el estadoCerrado,y cuyas personas conectadas están todas dentro del período archivado, pueden
eliminarse.
• Factura de impuestos de acreedores–Las facturas de impuestos de C/P que se crearon dentro del período archivado se
pueden eliminar si todos los documentos que están vinculados a ellas se pueden eliminar.
• Costos de descarga–Los documentos de costos descargados solo se pueden eliminar en empresas que administran
un sistema de inventario permanente y si se crearon dentro del período archivado.
Compañeros de negocio
• Actividad–Actividades con estadosCerradoyAbierto,con fechas de inicio y finalización dentro del período

archivado, se pueden eliminar.
Bancario
• Pagos entrantes–Pagos entrantes que se crearon dentro del período archivado y que tienen el
estadoCerradopuede eliminarse, a menos que:
El asiento de diario creado por el pago entrante no se puede eliminar.
Los medios de pago en el pago entrante son cheques no depositados o comprobantes de tarjetas de
crédito.
• cheques–Los cheques recibidos que se encuentren depositados en efectivo, cancelados o endosados, y cuya fecha se encuentre
dentro del período de archivo, podrán ser retirados.
• Vales de tarjetas de crédito–Los comprobantes de tarjetas de crédito que se crearon dentro del período archivado y se
depositaron se pueden eliminar. En caso de pagos múltiples, si la fecha del último comprobante de la tarjeta de crédito
se desvía del período archivado, todos los comprobantes de la tarjeta de crédito de este pago no son removibles.
• Depositar–Los depósitos que se crearon dentro del período archivado se pueden eliminar a menos que:
El asiento de diario creado por el depósito no es removible.
El depósito incluye un cheque no removible, comprobante de tarjeta de crédito o letra de cambio.
• Depósito de cheque posfechado–Los depósitos de cheques posfechados que se crearon dentro del período
archivado se pueden eliminar, a menos que incluyan cheques no removibles, o si el asiento de diario creado
por el depósito de cheques posfechados no es removible.
• Depósito de comprobante de crédito posfechado-Los depósitos de comprobantes de crédito posfechados que se

crearon dentro del período archivado se pueden eliminar, a menos que incluyan una tarjeta de crédito no eliminable
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comprobantes, o si el asiento de diario creado por el depósito de comprobante de crédito posfechado

no es removible.
• Pagos salientes–Los pagos salientes creados dentro del período archivado que están totalmente
conciliados se pueden eliminar, a menos que incluyan letras de cambio no eliminables.
• cheques para pago–Cheques de pago que no crearon asientos de diario (elCrear entrada de diariocasilla de verificación
no está seleccionada en el cheque) se puede eliminar. Cheques de pago que crearon asientos de diario (elCrear entrada
de diariocasilla de verificación está seleccionada) se pueden eliminar, a menos que la entrada de diario no se pueda
eliminar.
• Letra de cambio – Cuentas por cobrar –
• Letra de cambio – Cuentas por pagar–
• Gestión de letras de cambio–La gestión de letras de cambio se puede eliminar si todas las letras de
cambio que están vinculadas a ellas son eliminables.
• Ejecutar asistente de pago–El asistente de pago se ejecuta con una fecha dentro del período archivado y con el
estadoEjecutado,Salvado, oCanceladose puede quitar. El asistente de pago se ejecuta con el estado
Recomendadono se puede quitar
• Detalles del extracto bancario–Registros de detalles de extractos bancarios (enumerados en elResumen de extracto
bancarioventana) conFecha de declaracióndentro del período archivado, y con el estadoFinalizado se puede quitar.
• Extracto bancario externo–Todas las líneas registradas para cuentas de mayor específicas o socios
comerciales en elProcesar extracto bancario externoque están conectados a clústeres extraíbles, también
se consideran extraíbles. No se podrán archivar las líneas que cumplan con una o más de las siguientes
categorías:
Líneas que están conectadas a grupos no extraíbles
Líneas que están parcialmente conciliadas
Líneas que se concilian con transacciones creadas fuera del rango de fechas del período archivado
Inventario
• Entrada de mercancías y salida de mercancías–Las entradas y salidas de mercancías creadas dentro del
período archivado se pueden eliminar.
• Transferencia de inventario–Las transferencias de inventario creadas dentro del período archivado y que se basan en
documentos extraíbles (si se basan) se pueden eliminar.
• Revalorización de inventario–Transacciones de revaluación de inventario dentro del período archivado que no no

incluir elementos FIFO se pueden eliminar.
• Lista de selección–Se pueden eliminar las listas de selección en las que todos los pedidos de venta son extraíbles.
Producción
• Orden de producción–Órdenes de fabricación con el estadoCerradose puede quitar.
• Orden de trabajo -Las órdenes de trabajo se pueden eliminar si cumplen con las siguientes condiciones:
Las órdenes de trabajo se actualizaron a órdenes de producción, y esas órdenes de producción se

crearon en función de las órdenes de trabajo actualizadas y se pueden eliminar.
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Las órdenes de trabajo se establecieron en el estadoCerrado,Cancelado, oTerminado(y por lo tanto no se

actualizaron a la orden de producción), y susFecha de finalizaciónestá dentro del período archivado.
Si elfecha finlandesaestá vacío, SAP Business One verifica si la fecha de la orden de trabajo está en el rango
de fechas del período de archivo y, de ser así, la orden de trabajo se puede eliminar.
Servicio
• Llamada de servicio–Llamadas de servicio con el estadoCerradoy que tienenCreado enyCerrado el las fechas
dentro del período archivado se pueden eliminar.
• Contrato de servicios–Contratos de servicios conFecha de conclusióndentro del período archivado y contratos

de servicios sin fecha de terminación pero conFecha finaldentro del período archivado se puede eliminar.
• Tarjeta de equipo del cliente: se pueden quitar las tarjetas de equipo del cliente cuyas llamadas de servicio,
contratos de servicio, entregas y facturas vinculadas son extraíbles.
Varios
• Borradores–Los borradores de documentos de ventas, compras, bancos e inventarios se pueden eliminar, a menos que
sean parte de un procedimiento de aprobación y se cumpla uno de los siguientes:
El estado de la aprobación esPendiente.
Se proporcionó la aprobación, pero el borrador aún no se ha agregado como un documento

regular.
• Asistente de pago de impuestos–Se puede eliminar el asistente de pago de impuestos que se ejecuta dentro del período archivado.
• Objetos definidos por el usuario–Sólo los objetos definidos por el usuario determinados como tipo de documento y para los
que elArchivo de datos (requiere DLL de implementación)casilla de verificación está seleccionada (enInstrumentos→
Herramientas de personalización→Asistente de registro de objetos)se puede quitar.
• Documentos después de la transferencia del año–Los documentos que se "transfirieron en el año" no están
vinculados al asiento de diario creado cuando se agregaron originalmente. Dichos documentos se eliminan de la base
de datos de la empresa si cumplen con todas las condiciones descritas anteriormente, excluyendo las relacionadas con
los asientos de diario.
• Solicitud de aprobación–Solicitudes de aprobación con el estadoAprobadooRechazadose puede eliminar

siempre que se haya agregado el borrador del documento conectado a él.
• Archivos de registro–Los registros en los archivos de registro relacionados con las transacciones eliminadas también se eliminan.
• Asistente de generación de archivos XML financieros–El asistente de generación de archivos XML financieros se
ejecuta con el estadoEjecutadoy que tuvo lugar dentro del período archivado se pueden eliminar.
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Cómo prepararse para el archivo de datos

SAP Business One le permite archivar datos para períodos contables que finalizaron hace más de
dos años y que se asignaron con el estadobloqueadooArchivado.
Para optimizar los resultados del proceso de archivo de datos, le recomendamos encarecidamente que realice los
siguientes preparativos:
Dado que la mayoría de las transacciones a archivar son documentos con el estadoCerrado, genere el informe
Lista de elementos abiertos (elijaInformes→Ventas y Compras→Lista de elementos abiertos)y cierre, cuando sea
posible, cualquier documento creado dentro del período que pretende archivar. De esta manera, puede aumentar
la cantidad de datos que eventualmente se eliminarán.
Ejemplo
Está a punto de archivar los períodos contables relacionados con el año 2006. Genere el informe de
lista de partidas abiertas y clasifíquelo según elFecha de publicacióncolumna:
Ahora, verifique cuáles de las cotizaciones de venta que se crearon durante 2006 se pueden cerrar.
Genere una lista de los diferentes borradores de documentos y verifique cuáles de los borradores deben y
pueden agregarse como documentos regulares y cuáles ya no son relevantes y, por lo tanto, pueden eliminarse.
Si su empresa administra un sistema de inventario no perpetuo, la ejecución del asistente de archivo de datos también
maneja las transacciones de inventario. Aunque no es obligatorio, asegúrese de definir los precios de todos los artículos de
la lista de precios que se utilizarán como precio de origen para la transacción de inventario del archivo de datos.
Nota
Si la lista de precios que va a utilizar como precio de origen para las transacciones de inventario del
archivo de datos está en moneda extranjera, asegúrese de que el tipo de cambio del último día del
período archivado existe en elTipo de cambio e índicesventana.
Nota
El asistente de archivo de datos hacenomanejar transacciones de inventario en empresas que
administran un sistema de inventario no perpetuo junto con la contabilidad de compras (en
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Administración→Inicialización del sistema→Detalles de la compañía→Inicialización básicapestaña,el Usar inventario

perpetuocasilla de verificación no está seleccionada y elUsar contabilidad de compras casilla de verificación está
seleccionada).
La ejecución del asistente de archivo de datos da como resultado la creación de entradas de diario. Para habilitar la creación de esos
asientos de diario, asegúrese de que la serie de numeración predeterminada asignada aEntradas de diariotiene suficientes números
libres entre losNúmero siguientey elÚltimo númeropara ser utilizado por las entradas de diario del archivo de datos.
Ejemplo
La ejecución del asistente de archivo de datos debe activarse para el siguiente período: año calendario 2006 y
primer semestre de 2007, un total de 18 meses. La agrupación de las entradas de diario del archivo de datos
está configurada para ser por mes. Significa que se espera agregar un máximo de 18 entradas de diario a la
base de datos de la empresa. Mirando a laNumeración de documentos: configuraciónventana (Administración
→Inicialización del sistema→Numeración de documentos), el número del siguiente asiento de diario es 1688 y
el último número de la serie asignada a los asientos de diario es 1699:
En este caso, es posible que no haya suficientes números disponibles para crear todas las entradas de diario del
archivo de datos (solo hay 12 números disponibles, mientras que se pueden crear 18 entradas de diario). Ajuste
el último número de la serie o configure otra serie de numeración con suficientes números disponibles, como la
serie predeterminada para las entradas de diario.
El asistente de archivo de datos solo se aplica a períodos contables con el estadobloqueadooArchivado. Asegúrese de
completar elCierre de Periodoproceso para todos los períodos contables que desea incluir en la ejecución del asistente del
archivo de datos o en la simulación del archivo de datos, y establezca su estado enbloqueado.
PRECAUCIÓN
Si el período archivado incluye períodos contables con cuentas de pérdidas y ganancias con un saldo
distinto de cero y/o períodos contables con un estado distinto debloqueadoo Archivado, falla la
ejecución del asistente de archivo de datos o la simulación.
Realice una copia de seguridad de la base de datos de su empresa hasta una hora antes de iniciar la ejecución del asistente de archivo de datos.
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Nota
Si inicia la ejecución del asistente de archivo de datos y SAP Business One detecta que no se ha realizado
ninguna copia de seguridad en la última hora, aparece un mensaje de advertencia a tal efecto y el próximoEl
botón en el asistente de archivo de datos está deshabilitado.
Si su empresa administra un sistema de inventario perpetuo, le recomendamos que ejecute la verificación de inconsistencia de
valoración de inventario. Esto le permite determinar de antemano si será necesario ejecutar la utilidad de valoración de
inventario para el período que se archivará antes de comenzar la ejecución del archivo de datos. Para obtener más
información sobre cómo ejecutar la verificación de inconsistencia de valoración de inventario, consulte SAP
Nota 1460925.
Nota
Cuando inicia la ejecución del asistente de archivo de datos, SAP Business One verifica si es necesario ejecutar la
utilidad de valoración de inventario para el período que se va a archivar. Si este es el caso, la ejecución del asistente de
archivo de datos se deshabilita hasta que se ejecuta la utilidad de valoración de inventario para el período relevante.
No es obligatorio aceptar los resultados de la utilidad de valoración de inventario para continuar con la ejecución del
asistente de archivo de datos. Sin embargo, le recomendamos encarecidamente que lo haga, ya que una cierta
cantidad de datos se elimina de la base de datos durante la ejecución del archivo de datos y esto puede dar lugar a
resultados incompletos en ejecuciones posteriores de la utilidad de valoración de inventario.
Nota
Cuando inicia una ejecución de simulación de archivo de datos, SAP Business One ejecuta la misma
verificación. Sin embargo, si se requiere ejecutar la utilidad de valoración de inventario para el período
relevante y esto no se ha hecho, aparece un mensaje de advertencia, pero la ejecución de la simulación del
archivo de datos no falla.
Antes de iniciar la ejecución del asistente de archivo de datos, asegúrese de que ningún otro usuario esté conectado a la base de
datos de la empresa SAP Business One, ya sea iniciando sesión en SAP Business One o conectándose directamente a través del
servidor de base de datos de SAP Business One. Si se detectan usuarios conectados adicionales, la ejecución del asistente de
archivo de datos falla.
Una ejecución de simulación de archivo de datos puede tener lugar mientras otros usuarios están conectados a la misma base
de datos de la empresa SAP Business One; sin embargo, solo un usuario puede iniciar la ejecución de la simulación del archivo
de datos a la vez. Es imposible ejecutar la simulación de archivo de datos en paralelo en más de una instancia de la aplicación
SAP Business One o desde un cliente de la aplicación SAP Business One.
Antes de iniciar la ejecución del asistente de archivo de datos, asegúrese de cerrar todas las ventanas abiertas en la aplicación. Si las
ventanas de la aplicación permanecen abiertas, aparece un mensaje del sistema relevante y elpróximoEl botón en el asistente de archivo
de datos está deshabilitado. Cualquier complemento que esté activo en el cliente SAP Business One que se utiliza para ejecutar el
asistente de archivo de datos se cierra automáticamente.
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Simulación de ejecuciones de archivo de datos

La simulación le proporciona una vista previa de los resultados esperados de la ejecución real del asistente de archivo
de datos. Te permite saber:
• Las transacciones que se espera eliminar
• La reducción esperada en el tamaño de la base de datos
Nota
El asistente de archivo de datos contiene nueve pasos para empresas que administran un sistema de
inventario perpetuo y diez pasos para empresas que administran un sistema de inventario no perpetuo.
Nota
Al ejecutar una simulación, el proceso finaliza en el paso 6 para las empresas que administran un sistema de
inventario perpetuo y en el paso 7 para las empresas que administran un sistema de inventario no
perpetuo.
requisitos previos
Ha preparado la base de datos de su empresa de acuerdo con las recomendaciones proporcionadas en elCómo
prepararse para el archivo de datoscapítulo.
Procedimiento
1. Desde SAP Business OneMenú principal,escogerAdministración→Utilidades→Asistente de archivo de

datos. En elIntroducción al asistente de archivo de datosventana, elija lapróximobotón.
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2. La siguiente ventana le proporciona más información sobre la esencia de la metodología de

archivo de datos. Para continuar, elija elpróximobotón.
3. En elOpciones del asistenteventana, seleccione laEjecutar simulación de archivo de datosbotón de radio y elija el
próximobotón.
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4. ElParámetros del archivo de datosaparece la ventana. Los parámetros a configurar en esta ventana dependen de la
configuración de la empresa.
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Campo Acción/Descripción del usuario
Período de archivo El período a cubrir por la simulación del archivo de datos.
En elAcampo, haga clic en . ElLista de períodos contablesaparece la ventana.
Nota
No puede escribir datos en elAcampo. Solo es posible establecer un
período para el archivo seleccionándolo de laLista de períodos
contablesventana.
Solo los períodos contables que son al menos dos años anteriores a la fecha
actual se enumeran en la ventana. Elija el último período contable que se incluirá
en la ejecución de simulación del archivo de datos. La fecha del último día del
período contable elegido se muestra en elAcampo.
La fecha "desde" del período archivado es siempre el primer día del primer período
de contabilización en la base de datos de la empresa.
Fuente de precio para Esta sección aparece solo para empresas que manejan un sistema de inventario no
Entrada de inventario perpetuo y no usan contabilidad de compras (laUsar inventario perpetuoyUtilizar el
Agrupamiento sistema de contabilización de cuentas de compra las casillas de verificación no están
seleccionadas enAdministración→Inicialización del sistema
→ Detalles de la compañía→Inicialización básicapestaña).
En elFuente de precioseleccione la lista de precios que se considerará cuando se
agrupen las transacciones de inventario.
Para agrupar artículos cuyo precio no está definido en la lista de precios seleccionada en elFuente de
preciocampo, seleccione elPermitir la agrupación de artículos de precio cero caja. De forma

predeterminada, esta casilla de verificación no está seleccionada.
Extracto de cuenta Esta sección aparece solo para empresas que no utilizan el procesamiento
archivar automático de extractos bancarios (laInstalar procesamiento de extractos bancarios
casilla de verificación no está seleccionada enAdministración→Inicialización del
sistema→ Detalles de la compañía→Inicialización básicapestaña),y que tengan al
menos un extracto bancario registrado (enBancario→Estados de Cuenta y
Conciliaciones Externas→Procesar extracto bancario externo).
En tales empresas, el asistente de archivo de datos maneja automáticamente las

líneas reconciliadas en los extractos bancarios externos. Para habilitar el archivo de
líneas no conciliadas en extractos bancarios también, seleccione laPermitir el
archivado de registros de extractos bancarios no conciliadoscaja.
Inventario Esta sección aparece solo para las empresas de SAP Business One que administran
Utilidad de valoración un sistema de inventario permanente (elUsar inventario perpetuo la casilla de
Parámetros verificación está seleccionada en Administración→Inicialización del sistema→
Detalles de la compañía→Inicialización básicapestaña).
En elTarifa Directa USDcampo, especifique el tipo de cambio actual de un dólar

estadounidense en la moneda local de la empresa. SAP Business One ejecuta algunas
comprobaciones y valida el valor del inventario en consecuencia. En función de los
resultados de las comprobaciones, se le notifica si es necesario ejecutar la utilidad de
valoración de inventario.
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Recomendación
Dado que sólo los períodos contables con el estado del períodobloqueadooArchivadose puede incluir en la
ejecución de la simulación de archivo de datos, le recomendamos que agregue la columnaEstado del período
alLista de períodos contablesventana. De esta forma, puede saber cuáles de los períodos contables son
archivables. Para ello, realice los siguientes pasos:
I. Mientras que laLista de períodos contablesventana está abierta, haga clic en en la barra de herramientas. ElLista
de – Ajustesaparece la ventana:
ii. Haga clic en la lista desplegable en la fila # 3. Una lista de todas las columnas que se pueden
agregar a laLista de períodos contablesaparece la ventana. Seleccione la opciónEstado del
períodoy elige elActualizarbotón. Luego elige elOKbotón.
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iii. Para aplicar la nueva configuración, cierre elLista de períodos contablesventana y ábrala de
nuevo.
5. Después de especificar todos los detalles relevantes en elParámetros del archivo de datosventana, elija lapróximo
botón. Este proceso puede llevar algún tiempo, según el tamaño de la base de datos de su empresa y la duración
total del período incluido en la ejecución de la simulación del archivo de datos.
6. Si se detecta algún error, elRegistro de errores del archivo de datosaparece la ventana; enumerando todos los errores
encontrados y proporcionando advertencias y recomendaciones. El contenido de esta ventana se puede imprimir,
guardar en formato PDF y exportar a un archivo de Microsoft Excel. Dependiendo de la gravedad de los errores
encontrados, elpróximoel botón podría estar deshabilitado. En tal caso, primero debe resolver el error y luego iniciar
de nuevo la ejecución de la simulación del archivo de datos.
Recomendación
Recomendamos abordar tanto como sea posible los problemas enumerados en esta ventana, incluso
cuando solo se enumeran las advertencias y elpróximoel botón está disponible.
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Si no se encuentran errores o advertencias, elRecomendaciones de archivo de datosaparece la ventana (paso 4 de

9).
7. ElRecomendaciones de archivo de datosLa ventana muestra los resultados del análisis de la base de datos realizado
por SAP Business One, proporcionando información detallada sobre qué transacciones se pueden archivar y
cuáles no. La información en elRecomendaciones de archivo de datosLa ventana se proporciona en dos niveles
de detalle:Vista de clúster(el modo de visualización predeterminado) yVista de transacciones. Después de revisar
las recomendaciones, elija elpróximobotón.
Nota
Puede imprimir o imprimir una vista previa de las recomendaciones del archivo de datos. En caso de que la lista
de recomendaciones sea muy larga, estas acciones pueden llevar algún tiempo. Si elige imprimir las
recomendaciones del archivo de datos, puede consumir una gran cantidad de papel.
Las siguientes son capturas de pantalla y detalles relacionados con los dos modos de visualización mencionados anteriormente:
Vista de clúster
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Agrupar por Elija el modo de visualización de las recomendaciones de eliminación de datos:
• Clúster de documentos–el modo de visualización predeterminado.

Cada fila de la tabla representa un clúster. Para ver las transacciones
incluidas en un clúster específico, haga doble clic en la fila del clúster
requerido. El modo de visualización cambia aVista de transaccionesy el
número del clúster seleccionado aparece en el título. para volver a la
Vista de clústermodo, elija elVolver a la vista de clústerbotón.
• Ninguna–cada fila de la tabla muestra los detalles relacionados con una

sola transacción o documento incluido en el período definido para la
ejecución de la simulación del archivo de datos.
Monitor Puede filtrar los clústeres enumerados en la tabla por:
• Todos los clústeres–la opción predeterminada. Todos los clústeres incluidos en el

período definido para la ejecución de la simulación del archivo de datos se enumeran
en la tabla.
• Clústeres extraíbles–en la tabla solo se enumeran los clústeres que se

pueden eliminar.
• Clústeres no extraíbles–en la tabla solo se enumeran los clústeres que

no se pueden eliminar de la base de datos de la empresa.
Estado del clúster Indica si un clúster es extraíble o no:

- el racimo es removible
- el clúster no es extraíble
Id. de clúster El número asignado al clúster durante la ejecución de la simulación del

archivo de datos. Este ID es único solo para la ejecución específica.
No. de Transacciones Indica cuántas transacciones se incluyen en cada clúster. Un

en racimo clúster puede incluir una o varias transacciones.
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Vista de transacciones
Monitor Puede filtrar las transacciones enumeradas en la tabla por:
• Todas las transacciones–la opción predeterminada. Todas las transacciones incluidas en el período
definido para la ejecución de la simulación del archivo de datos se enumeran en la tabla.
• Transacciones extraíbles–solo las transacciones que se pueden eliminar se

enumeran en la tabla.
• Transacciones no removibles–solo las transacciones que no se pueden eliminar de la

base de datos de la empresa se enumeran en la tabla.
Fecha Desde… Hasta… Aparece sólo cuando el valor en elAgrupar porel campo esNinguna. Para mostrar transacciones
dentro de un rango de fechas específico, especifique este rango aquí. Para aplicar el rango
definido, presione TAB.
Trans. Escribe Por defecto, se muestran todas las transacciones incluidas en el período definido para la ejecución
de la simulación del archivo de datos. Para mostrar transacciones de un tipo específico
únicamente, seleccione el tipo requerido de la lista desplegable.
Doc. No. Desde… Aparece solo cuando se selecciona un tipo de transacción específico en elTrans. Escribe
A… campo.
Para mostrar solo documentos dentro de un rango de números específico, especifique este
rango en estos campos y presione TAB.
Cerrar transacción La columna y el botón aparecen solo si se cumplen las siguientes condiciones:
(la columna de la
• El valor en elAgrupar porel campo esNingunao un grupo específico.
tabla)
• El valor en elMonitorel campo esTransacciones no removibles.
Cerrar transacciones
(el botón) • El valor enTrans. EscribeesCotizaciones de ventas,Ordenes de venta,Compra
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Pedidos, oLlamadas de servicio.
Seleccione las casillas de verificación de las transacciones que desea cerrar.
Para cerrar las transacciones seleccionadas, elija elCerrar transaccionesbotón.
Estado Indica si una transacción es removible o no:
- la transacción es removible
- la transacción no es removible
Doc. Nº, Serie El número del documento o asiento de diario y la serie de numeración utilizada cuando se
creó el documento o asiento de diario. Para ver el documento o la entrada de diario, haga
clic en .
Nota
Para las ejecuciones del asistente de pago, ambas columnas están vacías.
Nota
Para tarjetas de equipo de cliente, elDoc. No. columna incluye
sólo el icono que abre laTarjeta de equipo del cliente ventana.
Nota
Para tarjetas de equipo de cliente, contratos de servicio, oportunidades de
venta, registro de cheques, cheques de pago y actividades, elSeriela
columna está vacía.
Tramitar. Escribe El tipo de transacción en la fila, comofactura de deudores,Pagos

entrantes, y así.
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Nota
Entrada de mercancíasrepresenta ambos documentos de entrada
de mercancías (bajoInventario→Transacciones de inventario→
Entrada de mercancías)yRecibos de Producción(bajoProducción
→ recibo de producción).ElObservacionescolumna indica qué
fila se refiere a la entrada de mercancías y cuál a la entrada de
producción.
Buen asuntorepresenta ambos documentos de salida de mercancías

(bajoInventario→Transacciones de inventario→Buen asunto)y
emisión de documentos de producción (bajo Producción→Emisión
para Producción).ElObservacionescolumna indica qué línea se
refiere a la salida de mercancías y cuál a la salida para la producción.
Fecha Muestra la fecha según el tipo de transacción que se muestra en la fila. Principalmente muestra
la fecha de contabilización asignada a documentos, transacciones y ejecuciones de asistentes.
Las siguientes son excepciones:
tipo de transacción Fecha mostrada
Oportunidades de Venta, Fecha de inicio
Actividades, Contratos de Servicios
Depósitos Fecha de depósito
Estados de cuenta bancarios Fecha de declaración
Llamadas de servicio Creado en

Asistente de reclamación Fecha de ejecución de reclamación
Tarjetas de equipo del cliente N/A: la columna está vacía
Total (ML) El monto total de la transacción o documento en moneda local.
Nota
Esta columna está vacía para las fichas de equipo del cliente, las entradas de
mercancías que representan la recepción de producción y las órdenes de
producción.
Motivo del error Relevante solo para transacciones no removibles. Indica por qué una transacción no es
eliminable. Las posibles razones de los errores son:
• Documento no removible–la transacción o documento en la fila no cumple con

las condiciones requeridas para el archivo. Para obtener más información,
consulte el¿Qué datos se archivan?capítulo.
Ejemplo
Una oferta de venta con el estadoAbiertoestá marcado como Documento
no removible, ya que soloCerradooCanceladoLas cotizaciones de venta se
pueden archivar.
• Conectado a un documento no extraíble–la transacción o documento de la fila

está vinculado a al menos una transacción o documento que no cumple con las
condiciones requeridas para el archivo.
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Ejemplo
Una entrega con el estadoCerradoque se copia por completo en una factura de
deudores no se puede eliminar, ya que la factura de deudores solo se paga
parcialmente.
• El documento y los documentos relacionados no son extraíbles–el

movimiento o documento de la fila no cumple con las condiciones exigidas
para el archivo, y tampoco al menos un documento o movimiento que se
le vincula.
Ejemplo
orden de venta no. 2 esparcialmente(y por lo tanto todavía en estado
Abierto y no se puede quitar) con copia al envío no. 5, que tiene el
estatusAbierto(y por lo tanto no se puede eliminar).
Para investigar más a fondo los motivos de un error específico, haga clic con el botón derecho en
la línea de la transacción requerida y elijaDocumentos conectados.
ElDocumentos conectadosaparece la ventana:
En elMonitormenú desplegable, seleccione una de las siguientes opciones:
• Todos los documentos–muestra todos los documentos que están conectados a la

transacción seleccionada.
• Dentro del rango de fechas archivadas–muestra solo los documentos conectados a

la transacción seleccionada que se crean dentro del rango de fechas del período
archivado.
• Rango de archivo exterior-muestra solo los documentos conectados a la

transacción seleccionada que se crean fuera del rango de fechas del período
archivado.
Grupo El ID del clúster al que pertenece la transacción o el documento. La ID del clúster es única para la
ejecución específica, por lo que una transacción específica puede incluirse con una ID diferente en un
clúster cuando la ejecución de la simulación del archivo de datos se encuentra en un período diferente.
Observaciones Muestra el texto introducido en elComentario del diariocampo en el documento. Las

siguientes son las excepciones:
• Para ejecuciones de asistente de pago: muestra el nombre de la ejecución de pago
• Para tarjetas de equipo del cliente: muestra el número de serie
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8. En elReglas de compresión de entradas de diarioventana, establezca los parámetros según los cuales SAP
Business One crea los asientos de diario comprimidos que representan los datos que se van a archivar. Elegir
lapróximobotón.
Agrupar por período Defina si desea crear un asiento de diario para cada período contable,
Longitud subperíodo o mes.
Agrupar por proyecto Agrupa las líneas de asientos de diario que están asignadas al mismo
proyecto.
Agrupar por beneficio Agrupa las líneas de asiento de diario que están asignadas al mismo centro
Centrar de beneficio.
Referencia 1, Defina los valores que aparecerán en los campos Referencia 1 y Referencia 2 en
Referencia 2 las entradas de diario del archivo de datos.
Nota
Dado que la herramienta de simulación del archivo de datos no crea
ninguna entrada de diario del archivo de datos, puede dejar esos
campos vacíos mientras ejecuta la simulación del archivo de datos.
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Comentarios del diario Ingrese comentarios de hasta 50 caracteres para agregarlos a las entradas del diario
del archivo de datos. Si deja este campo vacío, se asigna por defecto el siguiente texto:
“Archivo de datos – última fecha del período archivado”.
Ejemplo
En elPeríodo de archivo hasta(en el paso n° 2) ha seleccionado el
período contable 2007-11. El texto predeterminado en el
Comentarios del diarioel campo es: “Archivo de datos –
30.11.2007”.
Nota
Paso No. 9 es relevante solo para empresas que administran un sistema de inventario no perpetuo. Si
su empresa maneja un sistema de inventario perpetuo, vaya directamente al paso 10.
9. ElReglas de compresión de entrada de inventarioaparece la ventana. Si ninguna de las transacciones de

inventario dentro del período archivado se puede eliminar, la ventana se muestra en modo de solo lectura y
aparece un mensaje de error pertinente. Puede continuar eligiendo elpróximobotón. De lo contrario,
especifique los parámetros requeridos y elija elpróximobotón.
Fuente de precio Seleccione la lista de precios según la cual se calculan los valores de las
entradas de inventario del archivo de datos. Las listas de precios
disponibles son las definidas por el usuario enInventario→Lista de precios
→ Lista de preciosventana, y laÚltimo precio evaluadolista de precios.
Permitir la agrupación de artículos Crea una entrada de inventario de archivo de datos para artículos para los que no se ha
de precio cero definido un precio en la lista de precios seleccionada.
© SAP AG 2010 36
Referencia 1, Especifique las referencias 1 y 2 que se registrarán en los campos

Referencia 2 respectivos de la entrada de inventario del archivo de datos. Cada referencia
puede contener hasta 11 caracteres.
Comentarios del diario Ingrese comentarios de hasta 254 caracteres para agregarlos a las entradas de
inventario del archivo de datos. Si deja este campo vacío, se asigna por defecto
el siguiente texto: “Archivo de datos – última fecha del período archivado”.
Ejemplo
En elPeríodo de archivo hasta(en el paso n° 2) ha
seleccionado el período contable 2007-11. El texto
predeterminado en elComentarios del diarioel campo es:
“Archivo de datos – 30.11.2007”.
10. ElArchivo de datos Resultados esperadosAparece una ventana que le brinda detalles sobre los resultados esperados de la
ejecución del asistente de archivo de datos si fuera a ejecutarlo justo después de que se lleva a cabo la ejecución de la
simulación del archivo de datos y con los mismos parámetros seleccionados.
Reducción esperada en La cantidad de megabytes que se espera que se eliminen de la base de datos de
Tamaño de la base de datos (MB) su empresa si inicia la ejecución del asistente de archivo de datos con los mismos
parámetros definidos para la ejecución de la simulación del archivo de datos.
© SAP AG 2010 37
Reducción esperada en La parte relativa que se reducirá del tamaño de la base de datos de su
Tamaño de la base de datos (%) empresa en porcentajes, si inicia la ejecución del asistente de archivo de
datos con los mismos parámetros definidos para la ejecución de la
simulación del archivo de datos.
Número esperado de El número de transacciones que se espera que se eliminen de la base de datos de
Transacciones eliminadas su empresa si inicia la ejecución del asistente de archivo de datos con los mismos
parámetros definidos para la ejecución de la simulación del archivo de datos.
Reducción esperada en La parte relativa de las transacciones que se eliminarán de la base de

Tamaño de la transacción (%) datos de su empresa, en porcentajes, si inicia la ejecución del asistente de
archivo de datos con los mismos parámetros definidos para la ejecución
de la simulación del archivo de datos.
Reducción esperada en La parte relativa de las transacciones que se eliminarán de la base de

Tamaño de transacción dentro datos de su empresa, dentro del período archivado, en porcentajes, si
del rango archivado (%) inicia la ejecución del asistente de archivo de datos con los mismos
parámetros definidos para la ejecución de la simulación del archivo de
datos.
11. Para concluir la ejecución de la simulación del archivo de datos, elija elTerminarbotón.
© SAP AG 2010 38
Archivar datos
Este capítulo lo guía a través de la ejecución del archivo de datos. Al final del proceso, una cierta cantidad de datos se
elimina de forma permanente de la base de datos de la empresa.
requisitos previos
• Ha realizado todos los preparativos pertinentes como se detalla en elCómo prepararse para el archivo de datos
capítulo.
• No hay otros usuarios conectados a la base de datos de la empresa.
• Ha ejecutado la simulación de archivo de datos para el período que desea archivar.
Procedimiento
...

Aparece otra ventana introductoria que proporciona un ejemplo de un grupo de documentos. Elegir la próximo
botón.
2. En elOpciones del asistenteventana, seleccione laIniciar nueva ejecución de archivo de datosbotón de radio y elija el
próximobotón.
3. En elParámetros del archivo de datosventana, especifique el período que se va a archivar y los detalles adicionales relacionados con
la ejecución del asistente de archivo de datos.
Nota
Algunas de las secciones que aparecen en esta ventana dependen de la configuración
de la empresa y, por tanto, pueden variar de una empresa a otra.
La siguiente tabla proporciona descripciones solo para los parámetros que son exclusivos de la ejecución del asistente
de archivo de datos. Para obtener información sobre el resto de los parámetros de esta ventana, consulte el paso no. 4
en elSimulación de ejecución de archivo de datoscapítulo.
© SAP AG 2010 39
Nombre de ejecución del archivo de datos De forma predeterminada, SAP Business One asigna a cada asistente de
archivo de datos un nombre único basado en la siguiente formulación:
El asistente de archivo de datos se ejecuta secuencialmente no._run date
Puede especificar un nombre diferente si es necesario. Debe ser único y

puede constar de hasta 100 caracteres alfanuméricos.
Ejemplo
Una empresa realizó la ejecución del asistente de archivo
de datos por cuarta vez el 1 de diciembreS t2009.
SAP Business One le asignó por defecto el

siguiente nombre: 4_20091201
Ruta de respaldo de base de datos de solo Muestra la ruta al directorio donde se almacena el archivo de respaldo para la base
lectura de datos de solo lectura. De forma predeterminada, este es el mismo directorio que
se utiliza para las copias de seguridad periódicas en el servidor MS SQL.
4. Si se detecta algún error,el registro de errores del archivo de datosAparece una ventana que enumera todos los errores
encontrados y proporciona advertencias y recomendaciones. El contenido de esta ventana se puede imprimir, guardar
en formato PDF y exportar a un archivo de Microsoft Excel. Dependiendo de la gravedad de los errores encontrados, el
próximoel botón podría estar deshabilitado. En tal caso, primero debe resolver los errores y luego iniciar la ejecución
del asistente de archivo de datos nuevamente. Si no se encuentran errores, el Recomendaciones de archivo de datos
aparece la ventana (paso 4 de 9).
5. ElRecomendaciones de archivo de datosLa ventana muestra los resultados del análisis de la base de datos realizado por SAP
Business One, proporcionando información detallada sobre qué elementos de datos se pueden archivar y cuáles no. La
información en elRecomendaciones de archivo de datosLa ventana se proporciona en dos niveles de detalle:Vista de
clúster(el modo de visualización predeterminado) yVista de transacciones.
6. Después de revisar las recomendaciones, decida si desea afinar y hacer algunos ajustes más
(para optimizar los resultados). Para continuar, elija elpróximobotón.
© SAP AG 2010 40
Nota
Si no se puede eliminar ninguna de las transacciones incluidas en la ejecución del asistente de archivo de datos, el próximoel
botón está deshabilitado.
7. En elReglas de compresión de entradas de diarioventana, defina los parámetros según los cuales se
crearán las entradas del diario del archivo de datos. Para continuar, elija elpróximobotón.
Nota
El siguiente paso es relevante solo para las empresas que administran un sistema de inventario no
perpetuo. Si su empresa maneja un sistema de inventario perpetuo, vaya directamente al paso 9.
8. ElReglas de compresión de entrada de inventarioaparece la ventana. Si ninguna de las transacciones de

inventario dentro del período archivado se puede eliminar, la ventana se muestra en modo de solo lectura y
aparece un mensaje de error pertinente. Puede continuar eligiendo elpróximobotón; de lo contrario,
especifique los parámetros requeridos y elija elpróximobotón.
9. ElArchivo de datos Resultados esperadosLa ventana le proporciona una descripción general de los resultados esperados
de la ejecución del asistente de archivo de datos. Si, según la información proporcionada en esta ventana, desea
realizar algunos ajustes adicionales en la base de datos de su empresa para optimizar los resultados potenciales, elija
la opciónCancelarbotón. Para continuar con la ejecución del asistente de archivo de datos, elija lapróximobotón.
10. ElBarra de progresoAparece una ventana que le brinda una descripción general del próximo proceso. Para
continuar, elija elpróximobotón.
11. Aparece una barra de progreso que indica el progreso realizado en el proceso y muestra iconos
que indican el paso actual del proceso.
© SAP AG 2010 41
Acción Descripción
1. Crear una base de datos de copia SAP Business One crea una base de datos de la empresa de solo lectura que es una
de seguridad de solo lectura instantánea de la base de datos de la empresa justo antes de que se elimine
cualquier elemento de datos de la base de datos.
La copia de seguridad de la base de datos de solo lectura se guarda automáticamente en la ruta
de la copia de seguridad definida para las copias de seguridad periódicas de SAP Business One.
Puedes identificarlo por su nombre:
<nombre de la base de datos>_<número de ejecución del archivo de datos>_<fecha>.bak
Ejemplo
El nombre de la base de datos de una empresa es B1Company y se
ejecutó un asistente de archivo de datos en la empresa solo una
vez. El nombre del archivo de copia de seguridad de la base de
datos de solo lectura es:
B1Company_1_Archive_ReadOnly
Nota
La base de datos de la empresa de solo lectura es solo para fines
de revisión. Si, por alguna razón, es necesario revertir y trabajar
con la base de datos de la empresa como estaba antes de que se
ejecutara el archivo de datos, restaure la última copia de
seguridad creada antes de que se iniciara la ejecución del
asistente de archivo de datos.
2. Eliminación SAP Business One elimina de la base de datos de la empresa todas las
datos transaccionales transacciones que se identificaron como eliminables.
© SAP AG 2010 42
Acción Descripción
3. Crear datos SAP Business One crea nuevos asientos de diario para reflejar los valores
entradas de archivo de las transacciones eliminadas. Las entradas de diario del archivo de
datos se crean de acuerdo con las definiciones que realizó en el Reglas de
compresión de entradas de diarioventana.
4. Base de datos cada vez más pequeña Los tamaños de la base de datos y los archivos de registro se reducen como
y5. Encogimiento resultado de la eliminación de datos.
archivos de registro de la base de datos
6. Reindexación La base de datos se vuelve a indexar para mejorar el rendimiento.

base de datos
12. Una vez finalizado el proceso, elResumen del archivo de datosAparece una ventana que le proporciona los detalles
relacionados con la reducción real del tamaño de la base de datos y más. Para completar el proceso de archivo
de datos, elija elCercabotón.
Nota
Cualquier error detectado durante la ejecución del asistente de archivo de datos se enumera en el paso número 9, que
luego se convierte en el último paso del asistente.
© SAP AG 2010 43
Resultado
Además de una reducción en el tamaño de la base de datos y la creación de entradas de diario y entradas de inventario del
archivo de datos, el estado de los períodos contables que se incluyeron en la ejecución del asistente de archivo de datos se
actualiza aArchivado.
...
© SAP AG 2010 44
Cargar ejecuciones de archivos de datos guardados

Si necesita realizar un seguimiento de los documentos y verificar si se archivaron y cuándo, puede cargar cada una de las
ejecuciones del asistente de archivo de datos.
El siguiente procedimiento describe los datos disponibles en las ejecuciones del archivo de datos guardados.
Procedimiento

botón.
2. En elOpciones del asistenteventana, seleccione laCargar archivo de datos guardados Ejecutarboton de radio. Aparece una tabla que
enumera todas las ejecuciones del asistente de archivo de datos que se ejecutaron.
Haga clic en la fila de la ejecución del asistente de archivo de datos que le gustaría cargar y elija lapróximobotón.
Nombre de ejecución del archivo de datos Muestra los nombres de las ejecuciones de archivo de datos ejecutadas.
Para buscar la base de datos de la empresa de solo lectura creada justo
antes de que se eliminaran las transacciones de la base de datos, haga
clic en esta columna.
Nota
La navegación a través de una base de datos de empresa de solo lectura solo es
posible si el archivo de copia de seguridad de solo lectura relevante se restaura y
se coloca en el servidor de base de datos de SAP Business One. Para obtener
información detallada, consulte elRestauración de la base de datos de empresa de
solo lecturacapítulo.
Fecha de ejecución La fecha en la que tuvo lugar la ejecución del archivo de datos.
Hasta la fecha El último día del período archivado en una ejecución de archivo de datos
en particular.
© SAP AG 2010 45
Reducción DB (%) Muestra el porcentaje de los datos eliminados en comparación con el

tamaño original de la base de datos.
Reducción DB (MEGABYTE) Muestra la cantidad de megabytes que se eliminaron de la base de datos

de la empresa dentro de la ejecución del asistente de archivo de datos.
Tran. Reducir (%) Muestra el porcentaje de transacciones que se eliminaron en

comparación con el número de transacciones en la base de datos
de la empresa.
Tran. Reducir El número de transacciones que se eliminaron de la base

de datos.
Tran. Arco Rojo.(%) El porcentaje de transacciones eliminadas del total de

transacciones en el período archivado.
3. ElParámetros del archivo de datosAparece una ventana en modo de solo lectura, que muestra los parámetros
especificados para la ejecución del archivo de datos seleccionado. Para continuar, elija elpróximobotón.
4. ElRecomendaciones de archivo de datosAparece una ventana con una lista de todos los clústeres que se
archivaron. Puede alternar entre la vista de clúster y la vista de transacción y filtrar las transacciones por fecha
de publicación y tipos de transacciones. Para continuar, elija elpróximobotón.
5. ElReglas de compresión de entradas de diariola ventana aparece en modo de sólo lectura. Aquí puede consultar la
agrupación definida para las entradas del diario del archivo de datos y las referencias y comentarios del diario. No puede
realizar ninguna actualización en esta ventana. Para continuar, elija elpróximobotón.
Nota
El siguiente paso es relevante solo para las empresas que administran un sistema de inventario no
perpetuo. Si su empresa maneja un sistema de inventario perpetuo, vaya directamente al paso 7.
6. ElReglas de compresión de entrada de inventariola ventana aparece en modo de sólo lectura. Aquí puede ver la lista
de precios que se especificó como fuente de precios, así como otros parámetros especificados para la entrada de
inventario del archivo de datos. Para continuar, elija elpróximobotón.
7. ElResumen del archivo de datosaparece la ventana. Muestra los resultados de la ejecución del archivo de datos. Los
números proporcionados aquí son los mismos números que se muestran en elOpciones del asistente ventana después
de haber seleccionado elCargar archivo de datos guardados Ejecutarboton de radio.
8. Para concluir la revisión, elija elCercabotón.
© SAP AG 2010 46
Restauración de la base de datos de empresa de

solo lectura
Las circunstancias pueden requerir que examine la base de datos original de la empresa, justo antes de que se lleve a cabo la
eliminación de datos de un asistente de archivo de datos específico. Es posible que necesite:
• Analice transacciones históricas, como informes de análisis de ventas, estados de pérdidas y ganancias,
etc.
• Localice facturas históricas luego de una disputa con un cliente con respecto a una deuda anterior.
• Localice una transacción de número de serie con respecto a la garantía de un artículo.
• Proporcione a los funcionarios fiscales datos históricos, como declaraciones de IVA, información transaccional,
informes de valores de inventario, etc., cuando la empresa esté pasando por una auditoría.
Por los motivos enumerados anteriormente, SAP Business One crea automáticamente una copia de seguridad de la base de datos de la
empresa durante la ejecución del asistente de archivo de datos.
El archivo de copia de seguridad refleja el estado de la base de datos de la empresa justo antes de que las transacciones se eliminen de forma
permanente. Este archivo de copia de seguridad se asigna automáticamente con el siguiente nombre:
DatabaseName_No_of_DataArchiveWizardRun_ReadOnly.bak.Se guarda automáticamente en el directorio de copia de seguridad
definido para las copias de seguridad regulares de la base de datos de SAP Business One. La ruta al directorio de copia de seguridad
predeterminado se muestra en laParámetros del archivo de datosventana, en laRuta de respaldo de base de datos de solo lectura
campo.
Ejemplo
El nombre de una base de datos es: Evergreen_inc. Una vez que se ejecuta la primera ejecución del asistente de
archivo de datos, el archivo de copia de seguridad de solo lectura creado automáticamente por SAP Business One es:
Evergreen_inc_1_ReadOnly.bak.
A diferencia de los archivos de copia de seguridad creados regularmente para la base de datos de la empresa, cuando restaura un
archivo de copia de seguridad creado por la ejecución del asistente de archivo de datos, la empresa SAP Business One que aparece en la
Elija empresaventana está en modo de sólo lectura.
Solo puede generar informes, ver documentos e imprimirlos. No puede actualizar o cambiar los datos
en sí.
Procedimiento
Las instrucciones completas para restaurar una base de datos de la empresa a partir de un archivo de copia de seguridad están disponibles en
el Guía del administrador, en la sección:Restauración de datos cuando msdb no está disponible.
Resultado
• La base de datos de la empresa de sólo lectura se muestra en laElija empresay se puede acceder
como cualquier otra empresa, pero no se puede actualizar ni cambiar.
Nota
Si actualizó SAP Business One y la base de datos de la empresa de solo lectura es una versión
anterior a la actual, puede actualizar la base de datos de la empresa de solo lectura de acuerdo con
las instrucciones proporcionadas en el capítulo Proceso de actualización en la Guía del
administrador.
© SAP AG 2010 47
• Cuando ingresa una empresa de solo lectura, la fraseBase de datos archivadase agrega a todos los títulos de
ventana. Por ejemplo:
© SAP AG 2010 48
Búsqueda de transacciones en varias ejecuciones

de archivos de datos
Si necesita realizar un seguimiento de un documento específico que se archivó y la empresa ya ha realizado varias ejecuciones
del asistente de archivo de datos, puede buscar simultáneamente el documento requerido en todas las ejecuciones del
asistente de archivo de datos.
Procedimiento

botón.
2. En elOpciones del asistenteventana, seleccione laBúsqueda en ejecuciones de archivo de datosbotón de radio y

elija elpróximobotón.
ElRecomendaciones de archivo de datosla ventana aparece en modo de sólo lectura. Muestra de forma predeterminada todos
los clústeres extraíbles de todas las ejecuciones del asistente de archivo de datos que se realizaron en la base de datos de la
empresa.
© SAP AG 2010 49
3. Para buscar un documento específico, cambie a la vista Asiento y filtre la lista según el tipo de
asiento requerido, número de documento y/o rango de fechas. Se muestra la línea (o líneas)
con el documento requerido:
Para ver el documento requerido, haga clic en ya sea en elNombre de ejecución del archivo de datoscolumna o en la
Doc. No.columna. Si la base de datos de solo lectura de la ejecución del asistente de archivo de datos en
particular se ha restaurado y está ubicada en el servidor de la base de datos de SAP Business One, se abre otra
instancia de la aplicación SAP Business One y se conecta a la base de datos de solo lectura, lo que le permite
buscar mediante. Si la base de datos de solo lectura no está disponible, aparece un mensaje de error.
© SAP AG 2010 50
Derechos de autor, marcas registradas y descargos de responsabilidad

© Copyright 2010 SAP AG. Reservados todos los derechos.
La versión actual de los derechos de autor, las marcas registradas y las exenciones de responsabilidad en
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SAP Business One

Cómo prepararse para el archivado de datos y

SAP Business One 8.8

Todos los países

Introducción................................................. .................................................... .................................... 3

Fondo................................................. .................................................... .................................... 6

¿Qué datos se archivan? .................................................... .................................................... .......... 13

Cómo prepararse para el archivado de datos ............................................... .................................................. 20

Simulación de ejecuciones de archivos de datos ............................... .................................................... .... 23

Archivado de datos .................................................. .................................................... ............................. 39

Cargar ejecuciones de archivos de datos guardados.................................... .......................................... 45

Restauración de la base de datos de empresa de solo lectura.................................... ............................. 47

Búsqueda de transacciones en varias ejecuciones de archivos de datos .................................. ....... 49

Derechos de autor, marcas registradas y descargos de responsabilidad ............................... .................................... 51

Con el asistente de archivo de datos, puede realizar las siguientes tareas:

• Simular la ejecución de un asistente de archivo de datos

Los datos que serán eliminados

La reducción esperada en el tamaño de la base de datos

• Iniciar una ejecución del asistente de archivo de datos

• Cargar una ejecución del asistente de archivo de datos guardados

• Busque documentos o transacciones en ejecuciones de archivos de datos

En el contexto del asistente de archivado de datos, el término “transacción” representa

Grupo Grupo de transacciones vinculadas entre sí por conexiones de lógica empresarial. Un

Presupuesto de ventas copiado a un pedido de ventas, copiado a una

Se consideran transacciones no removibles las siguientes:

• Una transacción que no cumple con las condiciones enumeradas en

• Una transacción que se considera removible pero está vinculada a una

Un clúster que incluye al menos una transacción no eliminable no se puede eliminar

¿Qué clústeres se pueden archivar?

Entrada de diario del archivo de datos

• Una entrada de diario de archivo de datos por período contable

• Una entrada de diario de archivo de datos por subperíodo

• Una entrada de diario de archivo de datos por mes

El siguiente es un ejemplo de una entrada de diario de archivo de datos:

Transacción 1 - Factura de deudores no. 99

Fecha de publicación Cuenta de mayor/socio comercial Débito Crédito Saldo adeudado

01.02.2002 Socio comercial A 100 30

Transacción 2: pago parcial de la factura de clientes no. 99

Fecha de publicación Cuenta de mayor/socio comercial Débito Crédito Saldo adeudado

01.02.2002 Socio comercial A 70 0

Transacción 3 – Factura de deudores nro. 100

Fecha de publicación Cuenta de mayor/socio comercial Débito Crédito Saldo adeudado

01.02.2002 Socio comercial A 90 0

Transacción 4: pago de la factura de clientes no. 100

Fecha de publicación Cuenta de mayor/socio comercial Débito Crédito Saldo adeudado

02.07.2002 Socio comercial A 90 0

Ambos están dentro del intervalo de fechas del período archivado.

Ambos están completamente reconciliados.

Por lo tanto, las transacciones 3 y 4 se eliminan de la base de datos y se crea la siguiente

Fecha de publicación Cuenta de mayor/socio comercial Débito Crédito Saldo adeudado

31.12.2002 Cuenta de ingresos 90 90

Transacción de inventario de archivo de datos

Transacción Código del objeto Cantidad de donde A quién

Entrada de mercancías 1 Objeto 1 20 WH1

Código del objeto Precio (moneda local)

Transacción Articulo de quién Calidad Total. en donde Valor de inventario (LC)

Trans. 1 Objeto 1 WH1 20-5 = 15 15*25 = 375

Trans. 2 Artículo_2 WH1 10 10*35 = 350