UNIDAD III: LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS ASIENTOS

CONTABLES PARA REGISTRAR LAS TRANSACCIONES

COMPETENCIAS: ESTABLECE EL CARÁCTER LEGAL DE LOS

LIBROS CONTABLES, REGISTRA LOS ASIENTOS CONTABLES EN
ELLOS, PRODUCTO DE LAS TRANSACCIONES MERCANTILES, Y
PREPARA EL BALANCE DE COMPROBACIÓN.

EL CÓDIGO DE COMERCIO Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus

operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por
no comerciantes (Artículo Nº 1).

Son actos de comercio todos los contemplados en el Art. 2.

Son comerciantes los que teniendo capacidad para contratar hacen del
comercio su profesión habitual, y las sociedades mercantiles (Art. 10).

Todo lo relativo a la contabilidad mercantil, está contemplado en los Artículos

nº 32 al nº 44, ambos inclusive, del Código de Comercio.

El Artículo nº 32 establece como libros obligatorios los libros de: Inventario,

Diario y Mayor; pero podrán llevarse todos los libros auxiliares que la
administración estime pertinente llevar.

La Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA), tiene establecido como libros
también obligatorios: el de Compras y el de Ventas.

LIBRO DE INVENTARIOS: Es el libro donde se anotan detalladamente al

inicio de operaciones, así como a fines del año económico, una descripción de
los bienes tanto muebles como inmuebles, así como todos sus créditos, activos
y pasivos (Art. 35); es decir, es una trascripción de los saldos del Balance de
Comprobación al inicio y final de un ejercicio económico.
La estructura de este libro es similar a la del libro diario.

LIBRO DIARIO: Es el que permite anotar día a día las operaciones llevadas
a cabo por el comerciante. Las anotaciones también pueden hacerse en forma
resumida mensualmente o en cualquier otro período de tiempo, es decir,
semanal, semestral, anual, etc.; siempre y cuando se conserven los
documentos que permitan comprobar tales operaciones día por día (Art. 34).

La anotación de una transacción en el Libro Diario se le conoce como asiento

de diario. Por tanto, asiento de diario es anotar una transacción llevada a cabo
en el Libro Diario.

ESTRUCTURA DEL LIBRO DIARIO:

Folio No.

En la columna Fecha se anota el año, el mes y el día de la operación. Los

siguientes asientos que se anoten en la misma página se le coloca solamente el
día de la transacción, si esos asientos son del mismo mes y del mismo año.

En la columna Cuentas y Explicaciones se escribe primero el número del

asiento; luego el nombre de la cuenta que ha(n) de cargarse o debitarse y
luego, desplazada un poco hacia la derecha, la(s) cuenta(s) que ha(n) de
abonarse o acreditarse. En el (los) renglón (es) siguiente (s) se hace una breve
descripción de la operación llevada a cabo. Por ejemplo:
Folio No. 10

La columna FM (Folio Mayor) sirve para anotar el No. de folio (página) en

donde está registrada la cuenta en el Libro Mayor.

Las columnas Debe y Haber sirven para anotar los importes monetarios que
afectaron cada una de las cuentas.
Antes de terminarse un folio, para pasar a otro, se traza una raya oblicua en la
columna de Cuentas y Explicaciones seguida de una línea recta que abarca las
columnas del Debe y el Haber, cuyas columnas se suman para totalizar cada
una. Del lado de Cuentas y Explicaciones a la altura de los totales se coloca la
palabra “van”, al pasar al siguiente folio se coloca la palabra “vienen”, así
como los importes monetarios totalizados en el folio anterior, para luego
continuar anotando las siguientes transacciones. A continuación ejemplos para
ilustración:
Folio No.12
Fecha Cuentas y Explicaciones FM Debe Haber
2003
Febrero 2 -------------- 1 --------------
Cuentas por Cobrar 50,00
Ventas 50,00
Venta de mercancía a Pedro Pérez
S/F Nº 30, bajo condiciones 2/10, n/30
3 -------------- 2 --------------
Compras 20,00
Bancos 20,00
Adquisición a Materiales Cumaná C.A
S/F Nº 25.

Van al folio 13 70,00 70,00

Folio No.13
Fecha Cuentas y Explicaciones FM Debe Haber
Vienen del folio 12 70,00 70,00
Febrero 5 -------------- 3 --------------
Edificio 120,00
Bancos 90,00
Hipotecas por Pagar 30,00
Adquisición de un edificio cancelando
parte en efectivo y el resto en Hipoteca

Cuando se coloca Van, significa que van al folio siguiente. Cuando se coloca
Vienen, significa que vienen del folio anterior.

LIBRO MAYOR: Este libro permite anotar, mediante el proceso denominado

“pases al mayor”, el monto en cada una de las cuentas registradas en el Mayor
que han sido debitadas o acreditadas en los asientos ocurridos en el Libro
Diario. Es decir, cada anotación que se lleve a cabo en el Libro Diario, como
consecuencia de una transacción realizada, debe ser trasladada al Libro Mayor
a cada una de las cuentas que se debitaron y acreditaron en el Libro Diario
ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR:

Nombre de la Cuenta (o código) Folio No. 14

Fecha Explicaciones Fd Debe Haber Saldo

En la columna Fecha se coloca la misma fecha del asiento que se está

traspasando.

En la columna Explicaciones se escribe una breve descripción del porqué se

está debitando a acreditando la cuenta.

En la columna Fd se coloca el número del folio del Diario General en donde

está asentado el asiento que afectó a esa cuenta. También pudiera usarse en
vez de Fd, Na. En este caso se colocaría en el Libro Mayor el número del
asiento (Na) que se muestra en el Diario y que afectó a esa cuenta.

En las columnas Debe y Haber se colocan los importes monetarios que

afectaron la cuenta.

En la columna Saldo se coloca la diferencia entre el Debe y el Haber o entre el

saldo anterior más o menos el nuevo monto que se está traspasando al debe o
al haber.

La parte superior sirve para colocar el nombre de la cuenta y mostrar el

número del folio de esa página.

Como se explicó en el tema anterior el Libro Mayor, sólo para efectos

didácticos, se sustituirá por las denominadas cuentas T, haciéndose los pases
del Diario al Mayor en esos modelos de cuentas que representan al Libro
Mayor.

PASES DEL LIBRO DIARIO AL MAYOR: Cada anotación que se hace en

el Libro Diario deberá trasladarse al Mayor, en la misma cuenta que se afectó
en el Diario y por el mismo lado donde se anotó el monto de la transacción,
haciéndose las referencias cruzadas entre ambos libros. Las referencias
cruzadas no es más que el uso de las columnas FM del Diario y Na (FD) del
Libro Mayor, en donde en el Diario se anota el Nº de folio donde está
registrado el nombre de la cuenta en el Mayor, y en éste se anota el Nº del
asiento donde está anotada la transacción en el Libro Diario.
Una vez hechos los pases, y cuando así lo considere oportuno la
administración de la empresa, se procede a elaborar el Balance de
Comprobación.

BALANCE DE COMPROBACIÓN: Es un documento contable, llamado

también Balanza de Comprobación, el cual tiene por objeto comprobar la
igualdad de los saldos deudores y acreedores de las cuentas registradas en el
Mayor lo que implica que se ha cumplido con la partida doble; sirve de ayuda
para la localización de errores, preparar el Estado de Ganancias y Pérdidas, el
Balance General y cualquier otra información que permita preparar otros
Estados Financieros o información requerida por los usuarios de la
Contabilidad.
El Balance de Comprobación no es más que un listado de las cuentas
registradas en el Mayor con sus respectivos saldos deudores y acreedores, el
cual puede ser preparado en cualquier momento, pero es recomendable
hacerlo con frecuencia a objeto de que se puedan localizar errores existentes
en el Libro Mayor lo más pronto posible.

El hecho de que un Balance de Comprobación cuadre, es decir, que la

sumatoria de los saldos deudores de cada una de las cuentas sea igual a la
sumatoria de los saldos acreedores, no significa que las anotaciones en el
Diario y/o en el Mayor han sido correctas, por cuanto:

a. Pudo haberse omitido el registro de una transacción en el Diario.

b. Pudo haberse cargado o acreditado un monto a una cuenta equivocada.
c. Pudo haberse dejado de pasar al Mayor un asiento de diario.

También puede ocurrir que un Balance de comprobación no cuadre por

haberse cometido errores tales como:

a. Error al hacer la sumatoria de las cuentas deudoras y acreedoras anotadas en

el Balance
b. Error en las sumas de los movimientos en alguna cuenta del libro mayor.
c. Trasladado de un monto equivocado del Mayor al Balance de
Comprobación.
d. Haber trasladado del Diario al Mayor un monto equivocado, o un monto
anotado como débito en el Diario y se traslada como un crédito o viceversa.
e. Haber trasladado del Diario al Mayor solo un cargo o sólo un abono de un
asiento.
f. Haberse registrado un asiento en el Diario el cual no estaba cuadrado, es
decir los montos débitos distintos a los montos créditos, y esos montos
errados se trasladaron al Mayor.

ESTRUCTURA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN:

El Mango CA
Balance de Comprobación al 15/01/09
(Expresado en Bs. F)
Numero Cuentas Debe Haber

Se coloca primero el nombre de la empresa, seguidamente el nombre del

Balance y la fecha de su preparación, luego la forma en que están expresadas
las cifras, para a continuación colocar en los siguientes renglones y columnas
los números de las cuentas y el listado con los nombres de las mismas y sus
respectivos saldos deudores y acreedores, en el mismo orden en el cual están
registradas en el Libro Mayor.
El Balance de Comprobación no es más que un listado de las cuentas con
saldos en el Libro Mayor.
Nota: Antes de entrar al uso propiamente de los libros como consecuencia de
las transacciones que se llevan a cabo en una organización mercantil, es
conveniente explicar aspectos teóricos y prácticos que se derivan de
transacciones ya asentadas en los Libros, pero que dan origen a Devoluciones
de Mercancía o a Descuentos por pronto pago.

DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES: Como consecuencia de las

transacciones de Compras y Ventas, pueden surgir asientos contables
originados por Descuentos o Devoluciones en Compras y Ventas. De allí
pueden presentarse las siguientes cuentas: “Descuentos en Compras”;
“Devoluciones en Compras”; “Descuentos en Ventas” y “Devoluciones en
Ventas”.
Descuentos: Los Descuentos, tanto en Compras como en Ventas, se originan
como consecuencia de condiciones que el vendedor otorga a los compradores
por ventas a crédito. Si esos compradores cancelan sus deudas en un tiempo
estipulado recibirán un descuento por pronto pago, es decir, se les reducirá un
determinado porcentaje al monto de la factura a cancelar; de lo contrario, ese
total o neto de la factura deberá ser cancelado sin descuento en un lapso
también establecido. Obtenido el Descuento, el comprador registrará:
“Descuentos en Compras” y el vendedor: “Descuentos en Ventas”. Algunos
catálogos o códigos de cuentas las denominan: “Descuentos por pronto pago
en Compras” o “Descuentos por pronto pago en Ventas”.

Las condiciones que un vendedor establece al hacer una venta a crédito se

representan, por ejemplo, así:
 2/10; n/30. Esto significa que si el comprador cancela su deuda dentro
de los siguientes 10 días, contados desde el día siguiente a la fecha de la
venta, obtendrá un descuento del 2% del saldo de la factura. De no
llevarse a cabo el pago dentro de esos 10 días, el neto de la factura se
debe cancelar en un máximo de 30 días.
 3/15; n/45. Significa que si el pago se efectúa dentro de los 15 días,
obtendrá un descuento del 3%, de lo contrario, el neto de la factura
deberá ser cancelado en un tiempo máximo de 45 días.

Cualquier otra fórmula de pago que se establezca, tendrá un similar

significado.

Veamos el siguiente ejemplo para realizar las anotaciones en el Libro Diario,

tanto del comprador como del vendedor.
Ejemplo: Rosendo Acosta CA, el día 20 de Julio de 2010 vende mercancías a
Materiales Milano CA por Bs. 60.000,00, bajo condiciones 2/10; n/25.
Se pide:
a. Registrar la transacción del 20-07-2010
b. Registra el pago el día 29-07
c. Suponga que el pago no ocurrió el 29-07, sino que el mismo se efectuó
el 10-08. Se le pide registra la transacción en esta fecha.

En la Contabilidad de Rosendo Acosta (el vendedor):

Fech Cuentas y Explicaciones FM Debe Haber

a
2010
Julio 20 ---------- 01 ----------
Cuentas por Cobrar 60.000,0
0
Ventas 60.000,00
Registro de la venta a crédito a Materiales
Milano,
bajo condiciones 2/10; n/25

29 ---------- 02 ----------
Bancos 58.800,0
0
Descuentos en Ventas 1.200,0
0
Cuentas por Cobrar 60.000,00
Registro cancelación deuda de Materiales Milano
quien aprovechó el descuento por pronto pago

Agos 10 ---------- 02 ----------

Bancos 60.000,0
0
Cuentas por Cobrar 60.000,00
Registro cancelación deuda de Materiales Milano
quien no aprovechó el descuento por pronto pago

Nota: en el Diario aparecen dos transacciones con el número 2, eso a manera

de ilustración, puesto que si la persona paga dentro de las condiciones
establecidas para aprovechar el descuento, la última no se efectuaría. En el
caso de no pagar dentro de las condiciones, no se haría la segunda puesto que
no existiría, se haría la última y por eso aparece también como número 2.

Esta nota también debe ser tomada en consideración para la Contabilidad de

Materiales Milano, por cuanto si se da el pago para aprovechar el descuento,
no puede haber una transacción posterior, pero si no hay la cancelación dentro
del tiempo establecido para el descuento, entonces procede la transacción
posterior.

En la Contabilidad de Materiales Milano (el comprador):

Fecha Cuentas y Explicaciones FM Debe Haber

2010
Julio 20 ---------- 01 ----------
Compras 60.000,00
 Cuentas por Pagar 60.000,00
Registro de la compra a crédito a Rosendo
Acosta
bajo condiciones 2/10; n/25

29 ---------- 02 ----------
Cuentas por Pagar 60.000,00
Descuentos en Compras 1.200.00
Bancos 58.800,00
Registro cancelación deuda a Rosendo Acosta
aprovechando el descuento por pronto pago

Agos 10 ---------- 02 ----------

Cuentas por Pagar 60.000,00
Bancos 60.000,00
Registro cancelación deuda a Rosendo Acosta
Sin aprovechar el descuento por pronto pago

Los Descuentos actúan como cuentas de valuación de las cuentas Ventas y

Compras, por tanto el saldo normal de los Descuentos en Ventas es deudor y
de los Descuentos en Compras es acreedor.

Devoluciones: Las devoluciones se originan por decisiones de los

compradores, quienes al no estar conformes con el producto o mercancía
adquirida se las devuelven al vendedor. La devolución puede ser total o
parcial y pueden ocurrir en compras efectuadas al contado o a crédito.
Las devoluciones pueden tener su origen en varios factores, tales como: la
mercancía no cumple con las especificaciones del cliente, por ejemplo solicitó
zapatos No. 38 y le llegaron No. 39; pidió tela marrón y le llegó negra.
También procede una devolución si la mercancía llega deteriorada. Cualquiera
sea el hecho que origine una devolución, el Comprador registrará
“Devoluciones en Compras”, cuyo saldo normal es acreedor y actuará como
una cuenta de valuación de la cuenta Compras. En el caso del vendedor, éste
registrará “Devoluciones en Ventas” de saldo norma deudor, cuenta que
actuará como una cuenta de valuación de la cuenta Ventas.
Ejemplo: el día 21 de Junio de 2010 la Cascada del Pan CA, compra
mercancías a Monaca por Bs. 90.000,00. El día 22 devuelve mercancías por
Bs. 18.000,00 por deterioro de las mismas. Registre ambas transacciones para
las dos empresas:

En la Contabilidad de la Cascada del Pan:

Fecha Cuentas y Explicaciones FM Debe Haber
2010
Junio 2 ---------- 01 ----------
1
Compras 90.000,0
0
Bancos 90.000,00
Adquisición a Monaca de 10 sacos de harina
a Bs. 9.000,00 c/u

2 ---------- 02 ----------
2
Bancos 18.000,0
0
Devoluciones en Compras 18.000.00
Devolución a Monaca de 2 sacos de harina
por estar deteriorada

En la Contabilidad de Monaca:

Fecha Cuentas y Explicaciones FM Debe Haber

2010
Junio 21 ---------- 01 ----------
Bancos 90.000,00
Ventas 90.000,00
Venta a la Cascada del Pan de 10 sacos de
harina
a Bs. 9.000,00 c/u

22 ---------- 02 ----------
Devoluciones en Ventas 18.000,00
Bancos 18.000.00
Devolución efectuada por la Cascada del Pan de
2 sacos de harina deteriorados, producto de la
venta del día 21

En el caso de compras y ventas a crédito, la cuenta en vez de ser Bancos sería

Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar. Si la venta se efectuó con
condiciones y se cancela aprovechando el descuento, éste no sería sobre el
total de la factura sino sobre ese total menos el monto objeto de la devolución.

EJERCICIO ILUSTRATIVO PARA EL USO DE LOS LIBROS:

Para comprender todo el proceso del uso del Libro Diario, Mayor y Balance
de Comprobación veamos el siguiente ejemplo, en donde vamos a sustituir la
estructura del Libro Mayor por cuentas T.

Nota: En las transacciones, por ahora, no se tomará en cuenta el IVA, puesto

que éste será estudiado en la próxima Unidad.

La empresa “El Mango CA”, dedicada a la compra y venta de mercancías,

realizó durante el mes de Enero del 2009 las transacciones que se indican más
adelante. Con ellas prepare Asientos de Diario, pases al Mayor y Balance de
Comprobación:

a. El día 05 se emiten 1.600 acciones a Bs. 10 c/u. Los socios cancelan de

contado.
b. El día 07 se compra un vehículo por Bs. 5.000,00, para el transporte de
mercancías a los clientes.
c. El día 08 se compran mercancías por Bs. 8.000,00, se cancelan Bs.
3.000,00 y el resto en condiciones 3/10;n/15.
d. El día 09 se venden mercancías por Bs. 15.000,00. El cliente paga Bs.
7.000,00 en efectivo y el resto en condiciones 2/10; n/30
e. El día 10 se cancela la nómina de obreros por Bs. 2.000,00
f. El día 13 se cancela la deuda contraída el día 08
g. El día 15 el cliente cancela la deuda que había contraído el día 09.

Asientos en el Diario:

DIARIO GENERAL FOLIO 1

Van al Folio 2
 Vienen del Folio 1

Cada vez que se vaya registrando un asiento en el Diario, éste debe ser
pasado al Libro Mayor con las referencias cruzadas entre el uno y el otro.
Para nuestros ejemplos no vamos a hacer uso del Libro Mayor como tal,
sino que usaremos, didácticamente, una representación de él: las Cuentas
T.

Pases al Mayor con referencias cruzadas:

BANCOS (1) CAPITAL SOCIAL (2)

(1) 16.000,00 5.000,00 (2) 16.000,00 (1)
(4) 7.000,00 3.000,00 (3)
(7) 7.840,00 2.000,00 (5)
4.850,00 (6)
30.840,00 14.850,00
15.990,00

VEHÍCULOS (3) COMPRAS (4)

(2) 5.000,00 (3) 8.000,00

CUENTAS POR PAGAR (5) CUENTAS POR COBRAR(6)

(6) 5.000,00 5.000,00 (3) (4) 8.000,00 8.000,00 (7)

VENTAS (7) SALARIOS (8)

15.000,00 (4) 2.000,00 (5)

DESCUENTOS EN COMPRAS(9) DESCUENTOS EN VENTAS (10)

150,00 (6) (7) 160,00

Registrados los asientos en el Diario y los pases al Mayor, se toman los

saldos de cada una de las Cuentas que tienen saldos en el Libro Mayor y se
procede a elaborar el Balance de Comprobación.

Balance de Comprobación:

El Mango CA
Balance de Comprobación al 15-01-09
(Expresado en Bs. F)
(1) Bancos 15.990,00
(2) Capital Social 16.000,00
(3) Vehículos 5.000,00
(4) Compras 8.000,00
(7) Ventas 15.000,00
(8) Salarios 2.000,00
(9) Descuentos en Compras 150,00
(10) Descuentos en Ventas 160,00
31.150,00 31.150,00

LOCALIZACIÓN DE ERRORES: Si al elaborar un Balance de

Comprobación observamos que éste no esta cuadrado, es decir, que existe
diferencia entre la sumatoria del debe y la sumatoria del haber, se procede a
localizar tales errores siguiendo las siguientes recomendaciones:

a. Vuelva a sumar cuidadosamente las columnas del Balance

b. Si el error de suma continúa, se procede a establecer la diferencia entre
ambas sumatorias y el resultado se divide entre dos (2). Si el error
estuvo en un solo monto, ese monto será igual a la división entre dos
(2), lo que implica que debemos buscar en el Balance esa cantidad para
ver si ella está bien colocada o si fue trasladada del diario
c. Si el error se mantiene, tome la diferencia y divídala entre nueve (en
caso de ser divisible por 9) lo cual nos indicará una inversión de un
número en una cantidad traspasada o se colocó incorrectamente una
coma
d. Compare cada saldo del Mayor con cada saldo traspasado al Balance, a
objeto de verificar que los traspasos fueron por el mismo monto y en la
columna correspondiente
e. Calcule nuevamente los saldos en el Mayor
f. Compárese cada uno de los asientos del Diario con su respectivo pase al
Mayor, para verificar si cada monto fue trasladado correctamente y en
su lado apropiado
g. Sume en el Diario cada folio, débitos y créditos, de existir diferencias es
que un asiento no está cuadrado.

El hacer alguna o varias de las recomendaciones anteriores, permitirá la

localización de los errores y su inmediata corrección.