EL PROCESO DE AUDITORIA

La práctica de la Auditoria se divide en tres fases:

1- Planeación.
2- Ejecución.
3- Informe.

PRIMERA FASE PLANEACIÓN:

En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y
objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema
contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al auditor elaborar el
programa de auditoria que se llevará a efecto.
Elementos Principales de esta Fase
1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad.
2. Objetivos y Alcance de la auditoria.
3. Análisis Preliminar del Control Interno.
4. Análisis de los Riesgos y la Materialidad.
5. Planeación Específica de la auditoria.
6. Elaboración de programas de Auditoria.

1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad a auditar.

Previo a la elaboración del plan de auditoria, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad
a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe contemplar: su
naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de
constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus
ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cómo funciona la empresa.

Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer diferentes

mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y estas son entre otras:
a) Visitas al lugar.
b) Entrevistas y encuestas.
c) Análisis comparativos de Estados Financieros.
d) Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas).
e) Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado.
f) Árbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.
g) Árbol de Problemas.
h) Etc.

2) Objetivos y Alcance de la auditoria.

Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de auditoría, qué se persigue
con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado
real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorias
anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la
gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada para que sirvan de base para la toma
de decisiones.
El alcance tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se van a examinar
todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o
más específicamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta
(cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)

Por otro lado el alcance también puede estar referido al período a examinar: puede ser de un año,
de un mes, de una semana, y podría ser hasta de varios años.

3) Análisis Preliminar del Control Interno.

Este análisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprenderá la
naturaleza y extensión del plan de auditoria y la valoración y oportunidad de los procedimientos a
utilizarse durante el examen.

4) Análisis de los Riesgos y la Materialidad.

El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en
su informe debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados
por una distorsión material o normativa.
En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Detección.
 El riesgo inherente: es la posibilidad de que existan errores significativos en la información
auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se
pueden prever.
 El riesgo de control: está relacionado con la posibilidad de que los controles internos
imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden
remediar con controles internos más efectivos.
 El riesgo de detección: está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la
utilización de los procedimientos de auditoria, no detecte errores en la información que le
suministran.

El riesgo de auditoria se encuentra así: RA = RI x RC x RD

La Materialidad es el error monetario máximo que puede existir en el saldo de una cuenta sin dar
lugar a que los estados financieros estén sustancialmente deformados. A la materialidad también
se le conoce como Importancia Relativa.

5) Planeación Específica de la Auditoria.

Para cada auditoria que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las
Normas para la ejecución. Este plan debe ser técnico y administrativo. El plan administrativo
debe contemplar todo lo referente a cálculos monetarios a cobrar, personal que conformarán los
equipos de auditoria, horas hombres, etc.

6) Elaboración de Programa de Auditoria.

Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programa detallado de los
objetivos y procedimientos de auditoria objeto de su examen.
Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar las cuentas x cobrar, cada
uno debe tener los objetivos que se persiguen con el examen y los procedimientos que se
corresponden para el logro de esos objetivos planteados. Es decir, que debe haber un programa de
auditoria para la auditoria del efectivo y un programa de auditoria para la auditoría de cuentas x
cobrar, y así sucesivamente. De esto se deduce que un programa de auditoria debe contener dos
aspectos fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicar durante el examen
de auditoria.
También se pueden elaborar programas de auditoria no por áreas específicas, sino por ciclos
transaccionales.

SEGUNDA FASE EJECUCIÓN:

En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados financieros para
determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las
pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las
comunican a las autoridades de la entidad auditada.
Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el trabajo de
auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos
para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarán el informe de auditoría.

Elementos de la fase de ejecución.

1. Las Pruebas de Auditoria.
2. Técnicas de Muestreo.
3. Evidencias de Auditoria.
4. Papeles de Trabajo.
5. Hallazgos de Auditoria.

1. Las Pruebas de Auditoria. Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la
obtención de evidencia comprobatoria. Las pruebas pueden ser de tres tipos:
 Pruebas de Control.
 Pruebas Analíticas.
 Pruebas Sustantivas.
Las pruebas de control están relacionadas con el grado de efectividad del control interno
imperante.
Las pruebas analíticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados financieros o
haciendo un análisis de las razones financieras de la entidad para observar su comportamiento.
Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de
evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulación de saldos de los
clientes, etc.

2. Técnicas de Muestreo.
Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los
datos. Por tanto esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una
cantidad de datos mayor (población o universo).
El muestreo que se utiliza puede ser Estadístico o No Estadístico.
Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya conocidos en estadística para la selección de
muestras:
a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o
seleccionados. Ejemplo se tiene una lista de 1000 clientes y se van a examinar 100 de ellos. Se
introducen los números del 1 al mil en una tómbola y se sacan 100. Los 100 escogidos serán los
clientes revisados.
b) Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los siguientes
números. Ejemplo: se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar uno
de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 números de la lista con intervalos de
50. Los clientes a examinarse serían: 12(escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego el 62(12 +50),
63, 64,65 y 66. Luego el 112(62 + 50), 113, 114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164, 165 y 166, y
así sucesivamente hasta completar los 100 de la muestra.
c) Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se selecciona
una de las celdas. Ejemplo: Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5 grupos (celdas) de
200: Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del 601 al 800 Del 801 al 1000 Se puede
escoger una de las celdas como muestra para ser examinadas.
d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo, sin
embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podrían estar
en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
e) Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un
período dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de ventas ocurridas en la primera semana
de Enero, o 100 de la tercera semana, etc.
3. Evidencia de Auditoria.
Se llama evidencia de auditoria a " Cualquier información que utiliza el auditor para determinar
si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al
criterio establecido".
La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.
También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es
la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la
auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y
fiabilidad.
La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia
encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho. La evidencia es pertinente, si el
hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria. La evidencia es competente, si guarda
relación con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.
Además de las tres características mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y
Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente
con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.
Tipos de Evidencias:
1- Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos.
2- Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc.
3- Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen
relación con el mismo.
4- Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.

Técnicas para la Recopilación de Evidencias.

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para
comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión
profesional.
1.- Estudio General. Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa,
de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria.
Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público, que basado en su
preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a
examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por
ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo, por la
simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los
cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de
operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio
anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de cualquier otra.
El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su
aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un
juicio profesional sólido y amplio.
2.- Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una
cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas
y significativas.
El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer
cómo se encuentran integrados y son los siguientes:
a) Análisis de saldos: Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en
ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por
pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos
por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la
diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden
analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las
partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye
el análisis de saldo.
b) Análisis de movimientos: En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por
compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de
resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible
relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones
particulares no convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por
agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos
deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.
3.- Inspección: Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de
cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados
financieros. En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los
datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase
de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad. En igual
forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar
amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente
quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la
autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de
comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la
operación.
4.- Confirmación: Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la
empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de
la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida. Esta técnica se aplica solicitando a
la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmación, para que conteste
por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes
formas: Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo
están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo. Negativa.- Se envían
datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar
pasivo o a instituciones de crédito.
5.- Investigación: Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y
empleados de la propia empresa. Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y
formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el
auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante
informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y
cobranzas de la empresa.
6.- Declaración: Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las
investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta técnica, se aplica
cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez está
limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones
realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está
examinando.
7.- Certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho,
legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.
8.- Observación: Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se
cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la
forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la
convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando
cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.
9.- Calculo: Verificación matemática de alguna partida. Hay partidas en la contabilidad que son
resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la
corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas. En la
aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado
originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses
ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones
individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al
promedio de las inversiones del periodo.

4. Papeles de Trabajo. Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen
todos los documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.
Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivo permanente está conformado
por todos los documentos que tienen el carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no
cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de
Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.
El archivo corriente está formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante
el desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su informe previo y final.
Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría realizada y de
las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoría.
Los papeles de trabajo son utilizados para:
a) Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.
b) Documentar la estrategia de auditoria.
c) Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las
pruebas de cumplimiento.
d) Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de
la entidad.
e) Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado.
f) Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el
trabajo.
El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del
auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo,
es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las
conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la
cantidad.
En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la
Referenciación de los papeles de trabajo y las Marcas.
5. Hallazgos:
Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el
trabajo de auditoria con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.
Atributos del hallazgo:
1. Condición: la realidad encontrada.
2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser).
3. Causa: qué originó la diferencia encontrada.
4. Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos,
a continuación indicarán la opinión de las personas auditadas sobre el hallazgo encontrado,
posteriormente indicarán su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones
pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos
(generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector público se deben dar a
conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.
Una vez concluida la fase de Ejecución, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de
gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los
documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.

TERCERA FASE PREPARACIÓN DEL INFORME.

El informe de Auditoría debe contener a lo menos:

5- Dictamen sobre los Estados Financieros o del área administrativa auditada.

6- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
7- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditoría.
8- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.

En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los auditores,
es decir:
a) Comunicaciones de la Entidad.
b) Comunicaciones del auditor.
Entre las primeras tenemos:
a) Carta de Representación.
b) Reporte a partes externas.
En las comunicaciones del auditor están:
a) Memorando de requerimientos.
b) Comunicación de hallazgos.
c) Informe de control interno.
Y siendo las principales comunicaciones del auditor:
a) Informe Especial.
b) Dictamen.
c) Informe Largo.
Si en el transcurso del trabajo de auditoria surgen hechos o se encuentran algunos o algún
hallazgo que a juicio del auditor es grave, se deberá hacer un informe especial, dando a conocer
el hecho en forma inmediata, con el propósito de que sea corregido o enmendado a la mayor
brevedad.
Así mismo, si al analizar el sistema de control interno se encuentran serias debilidades en su
organización y contenido, se debe elaborar por separado un informe sobre la evaluación del
control interno.
El informe final del auditor, debe estar elaborado de forma sencilla y clara, ser constructivo y
oportuno. Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca
alrededor de la auditoria, por tanto, podrán tener acceso a cualquier documentación relativa a
algún hecho encontrado.