Instrucciones para el uso del sistema y sus diferentes módulos

Para iniciar sesión en el sistema tenemos la interfaz siguiente, en donde pomos

seleccionar la empresa al que queremos acceder.
Se encuentran en la parte superior de la pantalla sobre los iconos de la barra
de herramientas, y presentan algunas opciones generales que puede ser
utilizadas en el sistema.
Archivo
Se utiliza para actualizar o refrescar la información por si se realizan cambios.

Edición
Contiene las opciones de Copiar, Cortar y Pegar. Estas son opciones de manejo
de texto y sirven para mover o copiar información de un campo a otro,
guardando dicha información en el porta papeles de Microsoft, también
pueden utilizarse con el estándar de Microsoft de ctrl +c, ctrl + x y ctrl. + v
respectivamente.

Acciones
Contiene las opciones de Agregar, Modificar, Grabar, Cancelar y Eliminar.
Estas opciones se describen detenidamente en la parte de Barra de
Herramientas.

Registro
Contiene las opciones de navegación de registros, además de las opciones de
búsqueda y filtrado que convierten el sistema en una poderosa herramienta
para la búsqueda y filtrado de la información, estas opciones se describen
detenidamente en la parte de Barra de Herramientas.
Opciones
Aquí se incluyen el Reporteador y Graficador opciones que se utilizan en todas
las pantallas de despliegue de la información, estas opciones se describen
detenidamente en la parte de Barra de Herramientas.

Ver
Aquí se pueden ocultar y mostrar las barras de Reportes y de Menús de
módulos para optimizar el uso del área de trabajo, cuando la opción se
encuentre marcada es que la barra se encuentra desplegada y cuando no, se
encuentra oculta. Es importante mencionar que la barra de Reportes se oculta
automáticamente cada vez que se genera un reporte y se muestra
automáticamente al cerrarse el mismo.

Empresa
Esta opción sirve al usuario para cambiar de empresa, mostrando nuevamente
la pantalla de inicio.
Barra de Herramientas

Se utiliza una única barra de opciones, la cual sirve para todas las ventanas del
sistema, lo que permite una utilización rápida y fácil, simplificando el proceso
de capacitación en la utilización de los diversos módulos, al manejarse de una
forma estándar.

Agregar
Crea un Registro nuevo limpiando la forma actual para el ingreso de
información, se utiliza en la barra o con la opción de F1.
Modificar
Permite realizar modificaciones a los diversos campos de información,
liberando los mismos de la forma en uso, se utiliza en la barra o con la opción
de F2.

Grabación
Aplica los cambios realizados luego de una modificación o el ingreso de un
nuevo registro, funciona de manera transaccional es decir que se realiza toda
la aplicación de registros hasta el momento de grabar el mismo, presentando
un mensaje de Registro Guardado, que sirve para indicar que la operación fue
realizada de forma satisfactoria. Existen dos mensajes de error comunes en el
caso de una grabación fallida, el de “no lleno todo los campos necesarios” este
se produce al no ingresar información en un campo que no permite valores
nulos o en blanco, y el de “existe un error de tablas cruzadas”, el cual se da
cuando una condicionante dada por un dato relacionado a otra tabla no fue
ingresado de manera correcta, en ambos casos verificar detenidamente la
información ingresada, se utiliza en la barra o con la opción de F3.
Deshacer
Revierte los cambios realizados a un registro o bien cancela el ingreso a un
registro nuevo, hay que tomar en cuenta que estas reversiones se realizan
siempre y cuando el registro no haya sido grabado en caso contrario se debe
utilizar la opción de anulación.

Anulación
Anula el registro en curso, esto sin eliminarlo únicamente dejándolo con un
estatus de anulado con lo que siempre existirá constancia de su ingreso, para
auditorias posteriores y para mantener la integridad referencial. Presenta un
mensaje de anulación satisfactoria lo que nos sirve de indicador de la
finalización del proceso. Nota: no todos los registros se pueden anular, esto
depende del módulo y proceso que se esté ejecutando.

Impresión
Imprime un documento del registro mostrado en pantalla, en el caso de que
este sea un proceso o presenta una impresión de la pantalla en el caso que sea
un registro de catálogo, permitiendo de esta forma dejar evidencia física de
cualquier transacción realizada en el sistema.
Copiar Cortar y Pegar
Copiar, Cortar y Pegar son opciones de manejo de texto y sirven para mover o
copiar información de un campo a otro, guardando dicha información en el
porta papeles de Microsoft, también pueden utilizarse con el estándar de
Microsoft de ctrl.+c, ctrl. + x y ctrl. + v respectivamente.

Refrescar
Por si existen cambios y no se reflejan se realiza clic en este icono para
actualizar. También puede presionar la tecla F5

Opciones de Navegación
Existen cuatro flechas dentro de las opciones de la barra de herramientas, las
cuales sirven para moverse a través de los registros, siendo, Inicial, Anterior,
Siguiente y Ultimo respectivamente, donde la primera y la ultima dan saltos
grandes a través de los registros para colocar en pantalla el registro Inicial y
Final respectivamente, mientras las dos opciones de en medio lo trasladan de
registro en registro, estas opciones se pueden usar en conjunto con las de
ordenamiento para optimizar su uso.

Opciones de Búsqueda y Filtrado

La búsquedas y filtrados por cualquier campo que se muestra en las ventanas
del sistema lo que permite encontrar rápidamente la información requerida.
Dependiendo de la ventana en la que se encuentre usted puede hacer clic para
posicionar el cursor en el campo que necesite buscar, luego da clic en el icono
de binoculares y se muestra una ventana donde va a buscar lo que requiere
según el campo en que se posiciono. Estas opciones convierten el sistema en
una herramienta poderosa para la búsqueda y presentación de la información.
Además, presenta diversos tipos de búsqueda como la búsqueda Menor,
Mayor, Menor igual, Mayor igual y Diferente, lo que nos permite localizar
archivos rápidamente y filtrar bloques de información, en el caso de búsqueda
Igual se pueden utilizar el carácter * para buscar partes del campo. Ejemplo si
se quiere buscar los clientes donde en su Nombre aparezcan las siglas S.A. que
denotan una sociedad anónima se ingresaría la

Cerrar ventanas dentro del sistema

Por si tiene varias ventanas abiertas y desea cerrarlas o bien cerrar o quitar la
ventana que ha utilizado, debe dar clic al icono o bien presionar la tecla F12.
Esto es para limpiar el área de trabajo.

Sucursales
Para moverse entre sucursales de la empresa, seleccionamos en el desplegable
a que sucursal queremos acceder, LUEGO PRECIONAMOS LA TECLA
TABULACION.
Barra de Menú de Módulos

Situada en la parte izquierda de la pantalla

muestras las diversas opciones a las que el
usuario tiene acceso, las mismas se
muestra agrupadas por módulos, y para
tener acceso a cada una de ellas solo basta
darle clic al pequeño icono de una flecha
situado antes de la pestaña, opción a
utilizar
Barra de reportes

Situada en a la parte derecha de la

pantalla se localiza una barra con dos
secciones, la sección superior,
constituye la barra de reportes. En esta
barra se muestran los reportes de cada
uno de los módulos a los que el usuario
tiene acceso, para seleccionar
cualquiera solo hace falta que el
usuario presiones un clic sobre la
opción requerida.
MODULOS VENTAS
A continuación, se explica la manera de manipular los módulos:
Pedidos (Envíos)
1. Limpiamos el área de trabajo con F12 y nos conducimos a módulo de
ventas haciendo doble clic, luego damos doble clic en “Pedidos” y nos
aparece la ventana principal de pedidos.
2. Luego nos dirigimos a la barra de herramientas y damos clic en el icono
nuevo o bien con F1 y se nos limpia la ventana de pedidos para
comenzar a hacer un pedido nuevo:

3. Nos posicionamos dentro del campo entidad.

4. Estando dentro del campo presionamos en el teclado la tecla

espaciadora y nos sale un asistente para seleccionar al cliente a
venderle:
5. El asistente tiene 3 criterios de búsqueda, se puede buscar por código
de cliente, por nombre y por NIT:

6. Se posicionan en el campo correspondiente a la columna a buscar, luego

al escribir parte del código, nombre o NIT, presionan ENTER y se
buscaran todas las coincidencias respectivas, ahora si ponen el código o
NIT completo, la búsqueda será especifica.
7. Al ubicar al cliente especifico damos doble clic en su código o nombre
(En la fila respectiva) y automáticamente se agregará a la ficha del
pedido.
8. Teniendo ya al cliente asignado en el pedido, se procede a cargar la
información adicional. El sistema automáticamente asignara el nombre
del vendedor y la bodega.
9. ES NECESARIO TOMAR EN CUENTA que también desde mostrador
(Vendedores) deben asignar forma de pago, esto quiere decir que es
obligación preguntar la forma en que debe pagar el cliente, ya que cada
forma de pago tiene un porcentaje de descuento o recargo (Ejemplo la
 tarjeta de crédito/debito); por lo tanto, es necesario definir la forma de
pago:

10.En el pedido es posible generar un descuento a criterio del vendedor;

únicamente el vendedor podrá dar un descuento al cliente del 1 al 5%,
y esto el vendedor puede asignarlo en el campo descuento:

11.Existen ventas que se realizan vía teléfono, correo, o WhatsApp, en este

caso el cliente solicita se le envíe su producto a una dirección específica,
pero esto incurre en un recargo, ya que la empresa es la que debe pagar
al transporte respectivo, el envío del producto. Para estos casos es
necesario asignar el total del del pago de transporte para que sea
dividido en el precio del producto, esto se aplica en el campo llamado
 ENCOMIENDA, (Tener en cuenta que para este proceso hay políticas
administrativas antes de proceder):

12.En caso el cliente no exista, y no es un cliente recurrente, podemos

agregar su NIT y su nombre sin guardarlo en el sistema, únicamente para
generarle su pedido; esto simplemente con volver a realizar la búsqueda
de clientes y buscar al CLIENTE BASE, CONSUMIDOR FINAL, CF:

13.Lo seleccionamos y cargamos al pedido, luego en el pedido borramos CF

en el campo “Entidad” y colocamos su NIT, luego borramos el nombre
de CONSUMIDOR FINAL y asignamos su nombre y listo, este cliente no
se guardará en nuestra base de datos y se le logrará generar pedido con
sus datas para poderle facturar.
14.En caso el cliente quiera factura como CONSUMIDOR FINAL de igual
manera se debe buscar a este cliente base CONSUMIDOR FINAL se carga
a la ficha del pedido sin modificarlo.
15.NOTA: En caso sea necesario registrar al cliente, limpiamos el área de
trabajo presionando la tecla F12, nos dirigimos a la barra de módulos en
 “Ventas” y dentro de ventas hacemos doble clic en “Clientes” y nos
aparece la ficha del cliente.

16.Nos dirigimos a la barra de herramientas y hacemos clic en icono nuevo

o bien presionamos tecla F1 y se nos reinicia la ficha de clientes para
asignar los datos necesarios, los capos que se ven de color blanco son
los campos necesarios y obligatorios que se deben llenar.
17.Se debe de poner el NOMBRE COMERCIAL, DIRECCCION,
18.EL TIPO DE CLEINTE POR LO GENERAL DEBE SER PUBLICO:
19.LA DIVICION debe ser el país donde se encuentra la tienda:
20.La SUCURSAL debe ser la sucursal donde se encuentren:

21.Luego de que ya haya agregado los datos obligatorios ya descritos, nos

dirigimos a la barra de herramientas y damos clic en icono guardar o
bien presionamos la tecla F3.
Cargar producto a pedido
22.Nos posicionamos en el primer campo de las columnas del pedido:
23.Estando dentro del campo podemos escribir el código del producto y
luego presionar la tecla TABULACION y automáticamente nos colocará
la descripción, luego en la columna “CMedida”, debemos poner la
cantidad que el cliente está solicitando comprar.

24. En caso no se sepa el código del producto puede buscarlo,

posicionándose dentro de la casilla de la columna “Producto” y presiona
en el teclado la tecla espaciadora y automáticamente le sale el asistente
de búsqueda, en el que pueden buscar por CODIGO, DESCRIPCION Y
MARCA:
 Si colocan el código completamente, al presionar la tecla ENTER
automáticamente le buscará ese producto, en caso solo se coloque
parte del código, buscará las posibles coincidencias, de igual manera con
la DESCRIPCION.
25.En la búsqueda de productos puede observar que del lado derecho se
muestra un cuadro con las existencias tanto en la bodega en la que se
está vendiendo, como en las demás bodegas/sucursales. Estas
existencias son en tiempo real.

26.Al encontrar el producto respectivo, debe hacer doble clic para cargarlo
a pedido. Así sucesivamente debe ir cargando productos al pedido.
27.Estando ya completado el pedido, debe de ir a la barra de herramientas
y dar clic en icono de guardar o bien presionar la tecla F3.
28.En el momento que guarde el pedido, dar clic en el icono de impresora
en la barra de herramientas para que se pueda enviar una impresión a
bodega para que puedan preparar el pedido, y el vendedor debe de
darle el número de pedido al cliente para que pase a facturación.
Editar pedido
Cuando ya un pedido está grabado y se requiere eliminar un artículo o bien
agregar un artículo, se puede hacer mientras aun no esté facturado.
Para ello nos dirigimos a la barra de herramientas y ubicar el icono editar y
le damos clic o bien presionar la tecla F2. Luego de los cambios dar clic en
guardar o bien presionar tecla F3.

Cotización
29.Cuando ya este grabado el pedido, el vendedor podrá generar una
cotización haciendo clic en el icono de impresión dentro de la barra de
herramientas, se desplegarán las opciones y elegir cotización para
poderla imprimir, pasarla a PDF o a Excel y otros formatos:
COMPRAS LOCALES
Solicitud de compra
1. En el proceso de compras locales, al momento de llegar el producto a
oficinas centrales, también llegan los documentos (Facturas).
2. En este caso en BODEGA se realiza la recepción e ingreso.
3. Cuando se recibe documento se realiza el ingreso de factura al sistema.
NOTA:
Es de tomar en cuenta que en este proceso es necesario realizar una
SOLICITUD DE COMPRA para generar la ORDEN DE COPRA y este
proceso es necesario y obligatorio hacerlo por el encargado de bodega
o el encargado de recepción de compras de mercadería.
4. Nos dirigimos a la barra de módulos y accedemos al menú de COMPRAS
LOCALES.
5. En el desplegable damos doble clic en SOLICITID, se abre ventana en el
área de trabajo.
6. Damos clic en icono de nuevo en la barra de herramientas.
7. Luego seleccionamos el ENCARGADO y agregamos una DESCRIPCION.
8. Nos posicionamos en las rejillas y buscamos el producto que está
ingresando. Esto lo realizamos posicionándonos en la primera casilla de
la columna producto y presionamos la tecla espaciadora para que nos
salga el asistente de búsqueda, donde podremos buscar por código, por
descripción, también si conocemos ya el código del producto
simplemente colocamos el código sin abrir el asistente, luego
presionamos la tecla TABULACION y nos aparecerá el repuesto y
asignamos la cantidad a solicitar.
9. Cuando ya hayamos cargado el producto a solicitar, se genera la
solicitud de compra grabándola desde el módulo de herramientas
dando clic en el icono de guardar o bien presionando la tecla F3.
Orden de compra
1. En el menú de COMPRAS LACALES accedemos al sub menú de órdenes
de compra dando doble clic.

2. En la barra de herramientas damos clic en nuevo o bien presionamos F1

y se nos activan las casillas para generar la orden de compra.

3. Nos posicionamos en la casilla siguiente a Proveedor y presionamos la

tecla espaciadora; nos saldrá el asistente de búsqueda para buscar al
proveedor, podemos buscarlos con su nombre completo o ciertas letras
(palabras) y presionamos tecla Enter para buscar las coincidencias o
específicamente el dato.
4. Teniendo al proveedor elegido, damos doble clic sobre el nombre del
proveedor y automáticamente agregamos el proveedor a la orden de
compra.
5. En el campo “Atención” ponemos información de referencia en caso sea
necesario.
6. Llegamos a la lista “Tipo Orden”, la mostramos y seleccionamos que tipo
de compra o material se va a realizar.
7. Seleccionamos la moneda y el tipo de cambio.

8. Luego seleccionamos la SOLICITUD DE COMPRA realizada en el proceso

anterior, tomar en cuenta que al desplegar las solicitudes aparecerán
todas y al principio estarán las pendientes.
9. Seleccionamos la solicitud a cargar en la Orden de Compra. Presionamos
la tecla Enter y automáticamente se nos cargará el producto a comprar.

10.Nos dirigimos a la barra de herramientas y damos clic en el icono

guardar o bien presionamos la tecla F3 y automáticamente estará
generada la ORDEN DE COMPRA.
 11.Para poder imprimir la orden de compra nos posicionamos en la barra
de herramientas haciendo clic en el icono de la impresora, se nos va a
mostrar un listado para imprimir uno de los 3 formatos.

Ingreso a bodega
1. Luego de generada la Orden de Compra si es una compra local será
necesario realizar el ingreso. Damos doble clic en el submenú “Ingreso
Compra” y nos muestra la interfaz donde se realizará el procedimiento.
2. Nos dirigimos a la barra de herramientas y damos clic al botón nuevo o
bien presionamos F1 y se activará la ventana para insertar la
información.
3. En el campo nuevo insertamos el número de Orden de Compra a la que
le vamos a hacer el ingreso a bodega y presionamos la tecla Tabulación
para que automáticamente nos cargue todos los productos
correspondientes a la orden de compra insertada.

4. Seleccionamos la bodega en la que se realizará el ingreso.

5. En la descripción colocamos el nombre del proveedor

indispensablemente, y luego otra información adicional.

6. Nos dirigimos a la barra de herramientas y damos clic en guardar o bien

presionamos la tecla F3, y automáticamente se genera el ingreso a la
bodega correspondiente.
7. Para imprimir el ingreso nos dirigimos a la barra de herramientas y
damos clic en el icono de la impresora, se nos desplegar la opción y
damos clic para acceder a la generación del reporte e imprimirlo.
Asignar precios
1. Dentro del menú de Compras está el submenú “Precios”, le damos doble
clic y nos aparece la interfaz a utilizar.
2. Nos dirigimos a la barra de herramientas y damos clic en botón nuevo o
bien presionamos la tecla F1 y se nos activara la interfaz para realizar el
proceso.

3. En el campo “Factor” asignamos el factor de ganancia, según las políticas

de gerencia. El factor de ganancia es diferente para una compra local
que para una importación o consigna.

4. Luego de haber definido el factor de ganancia, se procede a cargar la

Orden de compra que ya fue ingresada. Tomar en cuenta que no se le
puede aplicar precio a una Orden de Compra que no haya sido
previamente ingresada a bodega.
5. Hacemos clic en el botón con nombre “Documento” y se nos muestra
un asistente en el que tenemos que insertar el número de Orden de
Compra ya ingresada a bodega.

6. Damos clic en aceptar y automáticamente se cargan los productos

mostrando su nuevo precio.
7. Al realizar el cambio de precio, es necesario imprimirlo y mostrarlo a
gerencia para determinar si el factor aplicado es aceptado. Para
imprimirlo, nos dirigimos a la barra de herramientas y nos posicionamos
en la impresora, damos clic en pequeña flecha y se nos muestra la
opción.

8. En caso el factor de ganancia no es aceptado por gerencia, y gerencia

determina otro factor, es necesario editar/corregir la aplicación de
precio ya generada.
Corregir o reasignar factor de precio
1. Nos dirigimos a la barra de herramientas y hacemos clic en icono
de editar o bien presionamos la tecla F2 y luego de eso se nos
activa el campo de factor y el botón de documento para volver a
cargar la Orden de Compra.
2. El proceso es el mismo ya explicado. Se vuelve a insertar el factor
de ganancia en el campo factor y se agrega el numero de Orden
de Compra haciendo clic en el botón documento. Luego aceptar y
ya se asigna el nuevo precio.
3. Nuevamente nos dirigimos a la barra de herramientas y damos
clic en el botón guardar o bien presionamos tecla F3 y se termina
el primer paso de la aplicación de precios.
 9. Al finalizar con el proceso de generar el precio, se procede a APLICAR
EL PRECIO, para que todos los cambios surtan efecto.

10.Para aplicar los cambios, debemos estar en la ventana en la que

guardamos los nuevos precios según factor y orden de compra. Nos
dirigimos a la barra de herramientas y damos clic en flecha de botón
opciones y se nos despliegan las opciones, hacemos clic en aplicar
precios.

11.Desde ese momento los cambios se aplicarán y los productos afectados

tomarán un nuevo precio, reasignando precio a los ya existentes según
método de promedio ponderado.
Cargar lista de precios con plantilla de Excel
1. Cuando aun no se han aplicado precios y se necesita hacer
manualmente el cálculo, sin que el sistema interfiera, es necesario
descargar en Excel los productos para manipularlos, nos dirigimos a la
barra de herramientas y hacemos clic en la flecha al lado del icono de la
impresora y dando clic en la opción nos llevará al reporte para
descargarlo en Excel.
2. Pedir plantilla al área de Computo para comprender que campos utilizar.
3. Luego de haber realizado los cálculos dentro de la plantilla, la
depuramos a manera de que non posea ninguna fórmula, procedemos
cargarla en la actual ventana.
4. Nos dirigimos a la barra de herramientas hacemos clic en la flecha del
icono de opciones y nos mostrará un desplegable en el que
seleccionamos cargar Excel.
5. Nos aparece el asistente de Windows para ubicar el archivo y cargarlo.

6. Luego de que ya se haya cargado, nos dirigimos a la barra de

herramientas y damos clic en botón guardar o presionamos la tecla F3 y
se termina el proceso.
7. Ya estando claros de los nuevos precios, se realiza la aplicación de
precios para que se apliquen los cambios, de acuerdo a lo explicado
textualmente en el punto 10 de este manual.

8. Presionamos tecla F12 para limpiar área de trabajo.

IMPORTACIONES
1. Accedemos al sistema y en la barra de módulos nos dirigimos al menú
“Importaciones”.
2. Para saber qué es lo que se va a comprar el sistema automáticamente
realiza una evaluación de los últimos 6 meses hacia atrás revisando los
movimientos de entrada y salida para para sacar el SUGERIBLE A
COMPRAR.
3. Para esto damos clic en “Sugerido compra”.
4. Luego damos clic en el icono de nuevo en la barra de herramientas,
icono situado al lado izquierdo o presionamos la tecla F1.
5. Se limpia la ventana mostrada, en Descripción colocamos la descripción
específica que identifique al sugerido. Luego nos vamos a la pestaña
casas y nos posicionamos en la primera casilla y presionamos la tecla
espaciadora para que nos muestre el asistente de búsqueda y buscamos
la casa de la que necesitamos sacar el sugerido.
6. Seleccionamos una casa dando doble clic al nombre seleccionado, y así
sucesivamente podemos cargar las casas que necesitemos.
7. Al seleccionar la casa guardamos el sugerible dando clic en el icono
guardar del lado izquierdo de la barra de herramientas.
8. Ya cuando esta guardado el sugerible, le cargamos la información
sugerida, dando clic en la flecha del icono de opciones y le damos clic a
la opción “carga”. En ese momento se estará cargando y construyendo
el sugerido de compras según las casas seleccionadas.

9. Nos muestra un mensaje y le damos aceptar.

10.Para sacar el reporte del sugerido nos dirigimos a la barra de
herramientas en el icono de impresora y damos clic en la pequeña
flecha y luego damos clic en el menú sugerido y automáticamente nos
mostrará el reporte.
 11.Para cerrar el reporte nos posicionamos del lado derecho superior y
damos clic en la pequeña x .
12.Antes de cerra la ventana del sugerido debemos tomar el número del
sugerido, en este caso el número del sugerido es el que aparece en el
segundo campo:

Este número nos va a servir para generar la solicitud de compra.

13.Presionamos la tecla F12 para limpiar área de trabajo.

SOLICITUD DE COMPRA
Luego de haber generado el sugerible, y revisado por gerencia se procede a
generar la SOLICITUD DE COMPRA.
1. Nos dirigimos a la barra de módulos del lado izquierdo y damos doble
clic en el menú IMPORTACIONES y nos dirigimos al submenú “solicitud”
damos doble clic.
2. Damos clic en flecha del icono de opciones y en el desplegable
damos clic en “Cargar sugerido”.
3. Nos aparece una ventana en la que debemos insertar el número del
sugerido y le damos OK y automáticamente se nos carga el producto
sugerido.
4. Damos clic en aceptar.
5. En la ventana mostrada seleccionamos al “Encargado” que realiza la
solicitud.
6. Le damos clic al icono de guardad para terminar proceso, este icono está
en la barra de herramientas del lado izquierdo o bien presionamos la
tecla F3.
7. Presionamos F12 para limpiar área de trabajo.
GENERAR ORDEN DE COMPRA
NOTA:
El área de logística imprime la solicitud y la remite al proveedor para obtener
un listado de precios, con estos precios se procede a generar la orden de
compra, para asignar los precios que se cotizaron.

Ya teniendo la solicitud grabada, procedemos a realizar la orden de compra:

1. En la barra de módulos, nos dirigimos al menú IMPORTACIONES y
hacemos doble clic en submenú “Orden de Compra”.
2. Nos aparece ventana.
3. Hacemos clic en icono de nuevo.
4. Se limpia la ventana que tenemos en área de trabajo.
5. En el campo proveedor nos ubicamos y presionamos la tecla
espaciadora para buscar al proveedor.
6. En el campo “Atención” ponemos el nombre de nuestro contacto de
compra u otra información.
7. Seleccionamos el tipo de orden en el desplegable.
8. Seleccionamos la moneda y asignamos tipo de cambio.

9. Dentro de ventana tenemos un desplegable en el que nos aparecen las

solicitudes ya generadas y guardadas y que no se han procesado.

10.Seleccionamos la solicitud que generamos y presionamos la tecla Enter

para cargar la información automáticamente.
11.En el detalle de la orden de compra aparecen los artículos a comprar y
en cada línea se comienza a insertar el precio y asignar el centro de costo
al que pertenecen. Nos posicionamos en el campo y presionamos la
tecla espaciadora del teclado para que nos muestre el listado de centros
de costo, o bien si ya sabemos el numero correspondiente al centro de
costo, lo colocamos y presionamos la tecla Tab y automáticamente nos
asigna el centro de costo.
 12.Grabamos la orden de compra en el icono guardar de la barra de
herramientas o presionamos la tecla F3.
13.Presionamos la tecla F12 para limpiar el área de trabajo.

INGRESO MERCADERIA A BODEGA DE MIAMI

1. Nos dirigimos a la barra de módulos y accedemos al menú
IMPORTACIONES y en el desplegable accedemos al submenú “Ingreso”
haciendo doble clic.
2. Se muestra ventana.
3. Damos clic en icono nuevo de la barra de herramientas o presionamos
la tecla F1.
4. Se limpia ventana.
5. Insertamos el número de Orden de compra en el segundo campo y
presionamos la tecla Tabulación y automáticamente nos cargará todos
los artículos de la Orden de Compra.

6. Seleccionamos la bodega de MIAMI u otra internacional en donde se va

hacer el ingreso.
7. Ponemos una descripción especifica indispensable el nombre del
proveedor y otra anotación.
8. Para aplicar el ingreso damos clic en el icono de guardar de la barra de
herramientas o presionamos la tecla F3.
9. Presionamos la tecla F12 para limpiar el área de trabajo.
INGRESO FACTURA DE COMPRA INTERNACIONAL
1. Nos dirigimos a barra de módulos y accedemos en menú
IMPORTACIONES y en el desplegable accedemos con doble clic al
submenú “Factura Orden Compra”.
2. Aparece ventana.
3. Asignamos los datos de la factura, su serie y su número.
4. Seleccionamos al proveedor, al posicionarnos en el campo de proveedor
y presionamos la barra espaciadora, nos parece el asistente de
búsqueda y seleccionamos al proveedor correspondiente haciendo
doble clic en el nombre seleccionado.
5. Seleccionamos el tipo de compra en el desplegable, por lo general debe
ser “Importación”.

6. Insertamos el total de la factura.

7. Asignamos una descripción indispensable el nombre del proveedor y
otra descripción adicional.
8. Seleccionamos la moneda y asignamos el tipo de cambio.
9. Nos dirigimos a pestañas Aplicación y nos posicionamos en el primer
campo y presionamos la tecla espaciadora para que nos salga el
asistente que nos mostrará que orden de compra corresponde a la
factura que estamos ingresando, EST PARA HACER MATCH CON
INGRESO Y ORDEN.
10.AUTOMATICAMENTE nos aparecerá del lado derecho todos los artículos
correspondientes a esa factura.
11.Nos dirigimos a la pestaña “Contabilidad” y terminamos de amarrar la
contabilidad asignando la cuenta de gasto a la póliza.

12.Nos posicionamos en la casilla y presionamos la tecla espaciadora, se

muestra el asistente de buscada con las cuentas contables y buscamos
la cuenta de gasto a asignar.
13.Damos doble clic a la cuenta seleccionando o bien presionamos la tecla
Enter y nos asigna el código de la cuenta contable.
14.Presionamos la tecla tabulación y automáticamente nos aparece el
nombre de la cuenta y luego presionamos por segunda vez la tecla
tabulación y nos asignara el cuadre de la póliza.
15.Terminada la contabilidad, asignamos una nota y procedemos a aplicar
la póliza guardándola haciendo clic en el icono guardar de la barra de
herramientas o presionamos la tecla F3.
16.Presionamos tecla F12 para limpiar área de trabajo.
CONTENEDOR
1. Nos dirigimos a la barra de módulos y accedemos al menú
IMPORTACIONES y en el desplegable accedemos al submenú con
nombre de “Contenedor” haciendo doble clic.
2. Aparece ventana y damos doble clic en icono de nuevo de la barra de
herramientas o bien presionamos la tecla F1.
3. Llenamos los campos Identificador, Descripción, Booking y VL.
4. Luego nos posicionamos en la columna y en el campo del lado izquierdo
de la pestaña ORDEN nos posicionamos en el primer campo haciendo
clic y presionamos la tecla espaciadora del teclado y automáticamente
nos aparece un listado de las órdenes de compra ya ingresadas a la
bodega de USA y posiblemente contabilizadas en Factura Orden.
5. Y comenzamos a insertar órdenes de compra al contenedor.
6. Luego de que ya hayamos asignado tantas ordenes al contender,
podemos guardar la información, dando clic en el icono de guardar.
7. En caso queramos asignar más órdenes de compra al contenedor, lo
buscamos y damos clic en icono de editar de la barra de herramientas o
bien presionamos la tecla F2 para pasarlo en modo edición y cargar más
órdenes de compra.
8. Existe una pestaña de ADICIONALES, en ella se podrán registrar datos
importantes del contenedor.
9. En el transcurso o tiempo que se lleve en tránsito, se podrá darle
seguimiento, registrando toda acción del recorrido en la pestaña
SEGUIMINTO. Nos posicionamos en el primer campo y comenzamos a
generar la bitácora de su recorrido y estado, esto siempre y cuando
editándolo desde la barra de herramientas o bien presionando F2.
10.Tener en cuneta el numero del contenedor para proseguir con los demás
procesos de prorrateo, asignación de precios, e ingreso de prorrateo.

11.Presionamos tecla F12 para limpiar área de trabajo.

PRORRATEO
1. Acceder con doble clic en menú “Importaciones”.
2. Acceder al submenú “Prorrateo” haciendo doble clic.
3. Se muestra la ventana para aplicar prorrateo, nos dirigimos a la barra de
herramientas y damos clic en el botón de nuevo o presionamos la tecla
F1 para activar el proceso de prorrateo.

4. En el punto 10 del modulo de CONTENEDOR se indico que es necesario

tomar el número del contenedor que se cargó.
5. Se utiliza el número de contenedor para iniciar prorrateo, ese número
se inserta en el segundo campo de Contendor en la ventana del
prorrateo.

NOTA:
Cuando ya el contenedor este entrando a oficinas centrales o en tránsito, se
puede realizar el prorrateo (Esto queda a criterio del contador en qué
momento realizar el prorrateo, eso si NUNCA REALIZAR EL PRORRATEO
DESPUES DEL INGRESO A INVETARIO DE MERCADERIA)
PRORRATEO
1. En la barra de módulos accedemos a la pestaña IMPORTACION y en el
desplegable nos dirigimos a subpestaña “importación”.
2. Nos aparece una ventana.
3. Damos clic en icono nuevo.
4. Se limpia ventana y dentro de esa ventana insertamos el número de
contenedor en el segundo campo.

5. Luego de insertar el número, presionamos la tecla espaciadora y

automáticamente nos carga toda la mercadería de las diversas órdenes
de compra correspondientes al contenedor.
6. Si queremos insertamos una descripción.
7. Seleccionamos la moneda e insertamos el tipo de cambio.
8. Asignamos manualmente los Derechos Arancelarios a la Importación
DAI.
9. Luego nos dirigimos a la segunda pestaña para asignar los gastos.

10.Nos posicionamos en la primera casilla de la columna Gasto y

presionamos la tecla espaciadora y automáticamente nos despliega el
listado de gasto.
11.Seleccionamos el gasto y damos doble clic o bien presionamos tecla
Enter y automáticamente se asigna el código del gasto.
12.Presionamos la tecla Tab y automáticamente asigna el nombre en
columna descripción.
13.En columna monto asignamos el monto del gasto.
14.Seleccionamos el proveedor a quien se le acredite el gasto, nos
posicionamos en la casilla y presionamos la tecla espaciadora y
seleccionamos el proveedor dando doble clic o presionando tecla Enter.
15.presionamos la tecla tabulación y automáticamente nos asigna el
nombre del proveedor.
16.Ya registrados todos los gastos se procede a aplicar el prorrateo
guardándolo, dando clic en el icono guardar.
17.Presionamos tecla F12 para limpiar área de trabajo.
CAJA CHICA
1. Nos dirigimos a barra de módulos y accedemos a COMPRAS y en el
desplegable accedemos al submenú “Caja chica”.
2. Nos muestra la ventana donde está ya creada la caja chica asignada al
responsable.
3. En caso necesiten crear otra caja chica para otro fin se realiza en este
módulo dando clic en icono de nuevo, se limpia ventana y se asigna el
nombre, responsable y las cuentas contables.
4. Por lo general la creación de caja chica se realiza una vez para hacer el
match a la contabilidad respectiva.

PAGOS CON CAJA CHICA

1. De igual manera accedemos al submenú de CUENTAS POR PAGAR y nos
dirigimos a la subpestaña de “Caja Chica Documentos”, le damos doble
clic.
2. No aparece ventana.
3. Damos clic en icono nuevo y se limpia ventana.
4. Dentro de esa ventana seleccionamos la caja chica.
5. Es obligatorio asignar fecha de inicio de la caja chica.
6. Si queremos asignamos la fecha limite o fin de la caja chica. (No es
obligatorio, todo es aplicable según criterios del contador).
7. Podemos agregar una fecha contable por si tenemos gastos fuera de esa
caja chica que puedan depender de otra caja.
8. Si queremos asignamos una descripción.
9. Nos dirigimos en las pestañas y en la pestaña documentos nos
posicionamos en el primer campo de la columna “Serie” y asignamos la
serie del documento, luego en segunda columna asignamos el número
de documento, asignamos el número de NIT, luego el nombre del
proveedor, la fecha del documento, asignamos el total del documento
en la columna monto.
10.En caso sea factura de combustible asignamos el IDP o bien asignamos
manualmente el total de cobro por combustible según sea necesario y
de acuerdo al país.
11.En la columna “TCompra” a estar posicionados presionamos la tecla
espaciadora y seleccionamos el tipo de compra luego damos doble clic
o Enter para terminar la selección.
12.De igual manera al posicionarnos en la casilla de la columna
“TDocumento” presionamos la tecla espaciadora y nos sale el listado
correspondiente para seleccionar Documento y seleccionamos, damos
doble clic o Enter para terminar la selección.
13.En la columna “Cuenta” nos posicionamos en la casilla y presionamos la
tecla espaciadora para seleccionar la cuenta contable que corresponda
al gasto, la seleccionamos y damos doble clic o Enter.
14.Presionamos la tecla tabulación y automáticamente nos asigna el
nombre de la cuenta seleccionada.
15.De esa manera podemos ir ingresando los gastos correspondientes.
16.Luego de eso nos posicionamos en la pestaña contabilidad.
17.Observamos que ya está armada la contabilidad, si queremos editarla
solo nos posicionamos en la columna cuenta y presionamos la tecla
espaciadora para mostrar listado de cuentas y seleccionar la cuenta
correspondiente, o bien dejar la póliza tal cual aparece.
18.Hacemos clic en el icono de guardar y se aplica el gasto de caja chica.
19.Presionamos tecla F12 para limpiar área de trabajo.
ANTICIPOS
NOTA:
Tomar en cuenta que en este módulo puede hacer anticipos con o sin factura.
1. Accedemos al módulo de COMPRAS en la barra de módulos.
2. En el desplegable accedemos a la subpestaña “Anticipos”.
3. Nos aparece ventana.
4. Damos clic en icono nuevo, se limpia ventana.
5. Asignamos la referencia. (Por lo general es un numero para identificar
el anticipo).
6. Seleccionamos el proveedor y presionamos la tecla tabulación.
7. Seleccionamos el tipo de moneda y cambio.
8. Nos posicionamos en el campo de la columna Factura y seleccionamos
la factura relacionada con el proveedor presionando la tecla
espaciadora.

9. Luego de seleccionada la factura presionamos la tecla tabulación y nos

dará el total de la compra, es allí donde editamos y asignamos el total
de anticipo.
10.En la pestaña Contabilidad nos genera la contabilidad automáticamente.
11.Damos clic en el icono de guardar para aplicar anticipo.
12.Presionamos tecla F12 para limpiar área de trabajo.
PAGO DE FACTURA
1. Nos dirigimos a barra de módulos y accedemos a la pestaña COMPRAS
y dependiendo como va a ser pagada la factura accedemos a “Pago con
Cheque” o “Pago con Trasferencia”.
2. Accedemos a cualquiera de los dos (Tomar nota que el proceso es igual
en cualquiera de los dos).
3. Nos muestra una ventana.
4. Damos clic en icono nuevo.
5. Se limpia ventana.
6. Procedemos a seleccionar la cuenta.
7. Asignamos un numero de documento.
8. Seleccionamos al proveedor de la factura.
9. Seleccionamos el tipo de moneda y asignamos el tipo de cambio.
10.En columnas de detalle nos posicionamos en la casilla de la columna
factura.

11.Presionamos la tecla espaciadora y automáticamente nos aparecen las

facturas correspondientes al proveedor seleccionado.
12.Seleccionamos la factura y damos doble clic o presionamos tecla Enter
y agregamos la factura.
13.Presionamos la tecla tabulación y automáticamente nos asigna el total
en la columna Valor.
14.Si queremos realizar un pago parcial en la columna valor podemos editar
el valor a una cifra menor.
15.En la pestaña contabilidad aparece ya la contabilidad armada
automáticamente.
16.Damos clic en icono guardar y se aplica el pago.
17.Se presiona tecla F12 para limpiar área de trabajo.