Cuál debe ser el manejo de los

documentos Contables y Financieros

de una organización?
Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las
actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan
como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización
durante un determinado lapso de tiempo. Estos deben ser auditados por distintos
organismos gubernamentales; como el DIAN que es la entidad dedicada al control
fiscal. Es por eso que el adecuado manejo de los archivos contables forma parte
de una gestión documental eficiente.
Conoce qué es la digitalización certificada.
1. Facturas
Las facturas son los documentos oficiales de facturación de la empresa. Tanto es
así que la venta de productos y servicios sin nota es un delito de evasión fiscal.
Además, son las facturas las que acreditan compras, costos operativos, gastos y
movimiento de impuestos.

Con la llegada de la Factura Electrónica, ya no es necesario imprimir todas las

copias de las facturas emitidas o recibidas, y mucho menos escanearlas para
enviar copias al contador. El archivo en donde se muestran los montos de la
factura funciona como una versión digital del mismo y ya cumple con los
estándares de contabilidad fiscal.

Cuando se envía, el contador importa este documento directamente a los

programas que preparan las obligaciones contables y fiscales. Incluso puede
descargar este archivo mediante certificación digital.

Es importante que la empresa lleve un estricto control de todas las facturas

realizadas por concepto de compra y venta. Dicha acción permite que la gestión
administrativa interna de la compañía se efectúe de manera correcta; y al mismo
tiempo, facilita el control fiscal.

Del mismo modo, todas las facturas deben contener una resolución de
autorización de parte del DIAN; el cual es un número que debe visibilizarse en el
contenido impreso de la misma. De no ser así, el contribuyente se volverá
acreedor de severas sanciones de parte del organismo gubernamental.

2. Datos y copias de gastos diversos

Hay varios pagos de rutina en el funcionamiento de una empresa. Tal es el caso
de los servicios públicos, personal, insumos, arriendos, papelería, entre muchos
otros. No obstante, a la empresa se le suministran una serie de recibos de cada
uno de ellos con sus respectivos montos para ser cancelados.

Resulta que estos también son documentos contables y deben ser contabilizados
de forma periódica. Por tanto, enviar copias al contador es una tarea obligatoria
para todas las organizaciones.

3. Extractos bancarios
Los extractos de las cuentas bancarias de la empresa también se consideran
documentos contables, ya que registran los gastos e ingresos financieros del
negocio; incluidas las ganancias por inversiones y el pago de comisiones y cargos
bancarios.

Los extractos bancarios se pueden descargar directamente en la página web del

banco en donde realizas las transacciones comerciales. Es recomendable que
tengas un respaldo de los mismos en digital en caso de presentarse alguna
fiscalización.

4. Declaraciones de medios de pago

Pero no todas las transacciones financieras dan como resultado una entrada
inmediata en el extracto bancario. Por ejemplo, quien vende por otros medios de
pago tiene otro tipo de control. Este es el caso de los emisores de boleto y las
máquinas de tarjetas de crédito.

Los pagos recibidos, también llamados cuentas por cobrar, deben contabilizarse
en los controles contables. Este tipo de registro genera asientos únicos en la
cuenta bancaria de la empresa, pero cuenta con extractos detallados de los
proveedores que permiten hacer la contabilidad con la mayor precisión posible.

5. Comprobante de impuestos y cargas laborales pagadas

Este tipo de documento es importante porque le permite a la empresa contabilizar
el pago de sus obligaciones correspondientes. Para la ejecución de una gestión
documental financiera organizada, lo ideal es provisionar los montos relacionados
con estos gastos, con el fin de generar menor impacto en las cuentas cuando se
liquiden. Así, el recibo de pago sirve para liquidar el compromiso y cancelar el
aprovisionamiento.

Además, los atrasos o pagos relacionados con multas e intereses deben

contabilizarse individualmente, indicando la fecha de liberación, la fuente, el
destino y el monto total.

6. Documentos de profesionales autónomos

No todo el que presta servicios a una empresa tiene contrato laboral. Puedes, por
ejemplo, contratar profesionales para la reparación, pintura, mantenimiento,
entregas y muchas otras actividades de forma ocasional con pago por el servicio
prestado.

Cuando esta relación es entre empresas, es decir, la otra parte también tiene un
contrato laboral por la prestación de un servicio, la emisión de la factura es
obligatoria.

Cuando esto suceda, le corresponde al contratista recaudar el Impuesto sobre la

Renta y la cotización a la Seguridad Social, efectuando la debida transferencia a
los Órganos competentes. Por lo tanto, toda la documentación (tanto del contrato
como del pago y la recaudación de impuestos) debe pasarse a la contabilidad para
los registros y cálculos adecuados.

¿Por cuánto tiempo se deben conservar los

documentos

El documento contable y su papel en la

contabilidad
En el «papeleo» de una empresa, de un autónomo o de una familia también se incluyen
comprobantes y justificantes de pago de todo tipo que se amontonan casi a diario a la espera
de una inspección contable o de la entrega, si es requerido, en la declaración de la renta.
Estos denominados documentos contables son también conocidos como soportes contables y
son la «prueba» documental de un suceso que modifica la situación financiera. Por muy
meticuloso que pueda parecer guardar cada uno de los tickets de compra o de los talonarios
de facturas, el documento contable es un pilar de la contabilidad.

El término incluye diversos tipos de documentos que sirven para «demostrar» las

transacciones en la contabilidad: facturas, recibos y tickets son algunos de los tipos de
comprobante más cotidianos, pero esta acepción también incluye a los que acreditan la salida
de mercancías o las nóminas. Su función es la de documentar salidas y entradas comerciales
y registrar cambios en el inventario, de forma que todas las actividades de una empresa sean
fehacientes, transparentes y comprobables. Con esto, el documento contable se erige como
uno de los documentos mercantiles más importantes de la facturación de las empresas.

Pero aún hay algo más que hace especial al documento contable: como hoy la contabilidad
está casi completamente digitalizada, el comprobante ha quedado como único testimonio de
la contabilidad manual, pues se emiten y se archivan, a menudo se sellan y han de ser
 conservados durante seis años. La pregunta es cómo gestionar esta documentación de forma
correcta y eficiente. A continuación desgranamos los aspectos más importantes de los
soportes contables.

Índice
1. Gestión y archivo del comprobante como documento contable

Gestión y archivo del comprobante como documento

contable
Hablar de gestión de los soportes contables es hacerlo de su emisión, conservación y
utilización. La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, señala la obligación de
emitir facturas a empresarios y profesionales y conservar todos los justificantes que
guarden relación con sus obligaciones tributarias, tanto en lo que se refiere al IVA (Ley
37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido) como al Impuesto sobre la
Renta (Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). En el primer caso se trata
de declarar el IVA soportado y repercutido y en el segundo, de acreditar todas las
operaciones, deducciones y reducciones que hayan de constar en la declaración anual de la
renta.

Toda esta documentación mercantil se debe almacenar para garantizar

su integridad y autenticidad, así como el acceso por parte de la administración tributaria. A
continuación detallamos las diversas tipologías de documentos contables, su papel
acreditativo en las declaraciones de impuestos y la normativa vigente en cuanto a su
conservación.

¿Qué elementos debe contener un comprobante?

Los distintos tipos de documento contable ya plantean diferencias considerables. Observemos
un ticket de compra de una tienda, una factura por una reparación o un recibo de un pago y
encontraremos disimilitudes obvias por el tipo de operación y de objetivos que reflejan. Aun
así, hay información esencial que nunca debe omitirse:

1. Un texto que describa la transacción

2. El importe acordado (cantidad o valor)
3. La fecha de la transacción
4. La firma de una persona autorizada (excepto en el caso de comprobantes digitales
emitidos automáticamente)
5. El número de identificación fiscal del emisor

 Nota
Si un documento contable se emite digitalmente debería ser autorizado con una firma
electrónica verificada porque, en caso contrario, no puede acreditarse en las declaraciones de
impuestos. En caso de duda siempre cabe solicitar una copia en papel del mismo documento.
En el caso de digitalizar un documento original en papel ha de hacerse con el software
autorizado por la Agencia Tributaria.

Tipos de documentos contables

Como ya se ha indicado, un documento contable es un documento mercantil que acredita una
operación que modifica el activo. El tipo de comprobante comercial más habitual es la factura,
la cual atestigua la recepción de un pago por una prestación, pero hay muchos más. Cada tipo
distinto de soporte contable tiene su razón de ser en una transacción específica y así
encontramos aquellos que se emiten entre una empresa y actores externos, los llamados
comprobantes externos, y aquellos derivados de eventos internos que tienen lugar en el seno
de una sociedad mercantil, es decir, los comprobantes internos.

Entre los comprobantes externos se cuentan todos aquellos que proceden del exterior de una
empresa, por ejemplo:

 Facturas de pagos y cobros

 Extractos bancarios
 Notas de envío y cartas comerciales
 Comprobantes postales
 Tickets de restauración
 Declaraciones de impuestos
 Recibos

En cambio, los comprobantes internos se emiten dentro de la misma empresa. Entre estos,
por ejemplo:

 Listas de salarios y sueldos

 Comprobantes de salida de mercancías
 Copias de facturas de pagos
 Copias de recibos, cartas comerciales, cheques, etc.
 Justificantes de devoluciones o cambios
 Recibos de caja o comprobantes de ingreso
 Comprobantes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro

Así, vemos que considerar a un documento contable como interno o externo depende de su
origen y lo que podría parecer una obviedad no lo es tanto: los extractos bancarios que emite
la banca online son documentos externos porque los genera y entrega un tercero, aun cuando
es la entidad bancaria la que los emite. Una factura enviada por correo electrónico también
sería un comprobante externo aunque se imprima en la empresa.

Una tercera variante es el comprobante de sustitución que una empresa puede expedir
como duplicado de una factura o un recibo en caso de pérdida o porque no se pudo emitir en
su momento. Para que el organismo recaudatorio los reconozca, los comprobantes de
sustitución por importes elevados deberían ser la excepción así como capaces de demostrar
sólidamente la necesidad de atestiguar una cantidad tan elevada con un documento de
sustitución. Lo más habitual es verificar con este tipo de documento contable pagos pequeños
en efectivo como propinas, portes, fotocopias o aparcamiento. Con ello este justificante de
pago se cuenta entre los documentos internos pues, en definitiva, se trata de un documento
emitido por la empresa –aunque a menudo también se le especifica como otra categoría
diferente debido a su carácter diferenciado.

¿Qué documentos contables se guardan y cómo?

Una vez emitidos ¿cómo se contabilizan y se archivan estos documentos? El registro de los
comprobantes se supedita a algunas normas fundamentales. En primer lugar, se debe
respetar el momento de su contabilización, pues en principio todas las operaciones y sus
justificantes se deben anotar en los libros en el momento en que tienen lugar, a final de mes
como máximo. Asimismo, no puede faltar ningún documento y se han de almacenar de forma
clara, es decir, en orden cronológico y correlativo.

La Agencia Tributaria señala las obligaciones de empresas y profesionales en cuanto a

facturación según marca la Ley. En su página oficial indica los documentos mercantiles que
deben conservarse junto a todos los documentos acreditativos de actividades sometidas a
tributo:

 Facturas recibidas.
 
 Copias o matrices de las facturas expedidas.
 
 Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión
del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
 
 Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la
Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original (expedidor) como la copia (titular de la
explotación).
 
 Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la importación.

Al mismo tiempo que la documentación se conserva en papel o en formato digital, también se

ha de anotar en los libros registro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes
de inversión y de operaciones intracomunitarias con todos los datos: el número y la serie, la
fecha de expedición y la fecha de realización de las operaciones si es diferente, el nombre y
los apellidos, la razón social o denominación completa, el número de identificación fiscal del
destinatario, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria. En
función del régimen tributario de la empresa o el profesional, también varían sus obligaciones
registrales y contables, por lo que conviene informarse bien de los libros obligatorios y
opcionales para cada tipo de actividad.