Tema 3 Bloque Ii

Academia Iberia
Calle Siena 35, Madrid

Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
wwwacademiaiberia.net
DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018
TEMA 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO. FUNCIONES DEL

REGISTRO Y DEL ARCHIVO. CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Públicas
DOCUMENTOS
Emisión de documentos por las Administraciones Públicas
1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de
las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos
administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra
forma más adecuada de expresión y constancia.
2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un

formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su

posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa
aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean
trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
3. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones
Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen
parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos
documentos.
Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas
1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de
expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias
auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes
Administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades
Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación
administrativa automatizada.
TEMA 3 BLOQUE II 1
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los
funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente
interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los
efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente
constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia
de registros.
2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las

realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones
Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su
contenido.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su
carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas
de desarrollo, así como a las siguientes reglas:
a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica,
con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y
que se visualicen al consultar el documento.
b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico

susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los
metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte
papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada,
fiel e íntegra del documento.
c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la
condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación,
que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del
órgano u Organismo público emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se

proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre
en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo
copia auténtica del documento original.
A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica

correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.
4. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los
documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones
Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse,
salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de
quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración
u Organismo competente.
TEMA 3 BLOQUE II 2
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas
de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un
expediente administrativo.
5. Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar
expresamente así indicado en el documento de la copia.
6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así

como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.
Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo
1. Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos
por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. Asimismo,
los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.
2. Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la

Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La
administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se
opusiera a ello. No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco
del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus
redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros
sistemas electrónicos habilitados al efecto.
Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que
tramita el procedimiento, estos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su
solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o
esperar a su remisión por el órgano competente.
3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales,

salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.
Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no

exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el
interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento
y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones
Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las
plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, salvo que
conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su
consentimiento expreso. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los
citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.
4. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la Administración
solicitara al interesado la presentación de un documento original y éste estuviera en formato papel, el
interesado deberá obtener una copia auténtica, según los requisitos establecidos en el artículo 27,
con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante reflejará
expresamente esta circunstancia.
TEMA 3 BLOQUE II 3
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan

dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada
el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del
documento o de la información original.
6. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia,
exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.
7. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.
REGISTROS
1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el

correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano
administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán
anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su

propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico
General de la Administración de la que depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el
acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de
cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías
y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter
personal.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial

correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de
acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán
el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados
como inhábiles.
En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que
pueden iniciarse en el mismo.
2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos,
e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos
serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes
desde el registro en que hubieran sido recibidas.
3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada

asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su
presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u
órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se
registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del
documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de
registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que
garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
TEMA 3 BLOQUE II 4
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas
podrán presentarse:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los

restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente
interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la
transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en
cualquiera de los registros.
5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán
ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la
oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación
al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de
aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos
presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte
específico no susceptibles de digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar

determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de
personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros
motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente

cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a
las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.
7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las
oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.
8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen

especial establezca otra forma de presentación.
Registros electrónicos de apoderamientos
1. La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales
dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, en el que deberán inscribirse, al
menos, los de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, por quien
ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de representante, para
actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo
realizado del poder.
TEMA 3 BLOQUE II 5
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
En el ámbito estatal, este registro será el Registro Electrónico de Apoderamientos de la

Administración General del Estado.
Los registros generales de apoderamientos no impedirán la existencia de registros particulares en

cada Organismo donde se inscriban los poderes otorgados para la realización de trámites específicos
en el mismo. Cada Organismo podrá disponer de su propio registro electrónico de apoderamientos.
2. Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos pertenecientes a todas y

cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables entre sí, de modo que se
garantice su interconexión, compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de las
solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen a los mismos.
Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos permitirán comprobar

válidamente la representación de quienes actúen ante las Administraciones Públicas en nombre de
un tercero, mediante la consulta a otros registros administrativos similares, al registro mercantil, de la
propiedad, y a los protocolos notariales.
Los registros mercantiles, de la propiedad, y de los protocolos notariales serán interoperables con los
registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos.
3. Los asientos que se realicen en los registros electrónicos generales y particulares de

apoderamientos deberán contener, al menos, la siguiente información:
a) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número

de identificación fiscal o documento equivalente del poderdante.
b) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número

de identificación fiscal o documento equivalente del apoderado.
c) Fecha de inscripción.
d) Período de tiempo por el cual se otorga el poder.
e) Tipo de poder según las facultades que otorgue.
4. Los poderes que se inscriban en los registros electrónicos generales y particulares de

apoderamientos deberán corresponder a alguna de las siguientes tipologías:
a) Un poder general para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier
actuación administrativa y ante cualquier Administración.
b) Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación
administrativa ante una Administración u Organismo concreto.
c) Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para la
realización de determinados trámites especificados en el poder.
A tales efectos, por Orden del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas se aprobarán, con
carácter básico, los modelos de poderes inscribibles en el registro distinguiendo si permiten la
actuación ante todas las Administraciones de acuerdo con lo previsto en la letra a) anterior, ante la
Administración General del Estado o ante las Entidades Locales.
TEMA 3 BLOQUE II 6
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Cada Comunidad Autónoma aprobará los modelos de poderes inscribibles en el registro cuando se
circunscriba a actuaciones ante su respectiva Administración.
5. El apoderamiento «apud acta» se otorgará mediante comparecencia electrónica en la

correspondiente sede electrónica haciendo uso de los sistemas de firma electrónica previstos en esta
Ley, o bien mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros.
6. Los poderes inscritos en el registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a
contar desde la fecha de inscripción. En todo caso, en cualquier momento antes de la finalización de
dicho plazo el poderdante podrá revocar o prorrogar el poder. Las prórrogas otorgadas por el
poderdante al registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la
fecha de inscripción.
7. Las solicitudes de inscripción del poder, de revocación, de prórroga o de denuncia del mismo
podrán dirigirse a cualquier registro, debiendo quedar inscrita esta circunstancia en el registro de la
Administración u Organismo ante la que tenga efectos el poder y surtiendo efectos desde la fecha en
la que se produzca dicha inscripción.
ARCHIVO
Archivo de documentos
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos

electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la
normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la

autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del
tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos
a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación
de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así
como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
Archivo electrónico de documentos
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios
electrónicos, salvo cuando no sea posible.
2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o
intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el
mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad
e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad
de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes
aplicaciones.
TEMA 3 BLOQUE II 7
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados.
En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de

las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y
conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones
Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los
servicios y sistemas utilizados.
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
1. PATRIMONIO DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO
Se entiende por documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra
expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
Forman parte del patrimonio documental
 los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su

función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo
capital participe mayoritariamente el Estado u otras Entidades públicas y por las personas
privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de
dichos servicios.(art.49.2)
Constituye documentación de apoyo informativo, y no forma parte del Patrimonio Documental,

aquella que no se produce como resultado de la gestión administrativa, aunque sea necesario
disponer de ella para el correcto desarrollo de la actividad administrativa (textos legales,
boletines oficiales, publicaciones, circulares).
 Forman igualmente parte del patrimonio documental los documentos con una antigüedad
superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus
actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las
entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
 Integran asimismo el patrimonio documental los documentos con una antigüedad superior a
los cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares
o personas físicas.
La Administración del Estado podrá declarar constitutivos del patrimonio documental aquellos
documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los apartados anteriores, merezcan dicha
consideración.
Censo de los bienes integrantes del patrimonio documental: La Administración del Estado, en
colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el censo de los bienes
integrantes del patrimonio documental y el catálogo colectivo de los bienes integrantes del patrimonio
bibliográfico.
TEMA 3 BLOQUE II 8
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Conservación:
Todos los poseedores de bienes del patrimonio documental y bibliográfico están obligados a
conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en
lugares adecuados.
El incumplimiento de dichas obligaciones, cuando además sea desatendido el requerimiento por la

Administración podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa de los bienes
afectados.
Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del patrimonio documental y bibliográfico
deberán facilitar la inspección por parte de los organismos competentes para comprobar la situación
o Estado de los bienes y habrán de permitir el estudio por los investigadores, previa solicitud
razonada de estos. Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta última obligación, en el
caso de que suponga una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia
imagen.
La obligación de permitir el estudio por los investigadores podrá ser sustituida, mediante el depósito
temporal del bien en un archivo, biblioteca o centro análogo de carácter público que reúna las
condiciones adecuadas para la seguridad de los bienes y su investigación.
Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el
artículo 49.2 de la presente Ley están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les
sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda.
La retención indebida de los documentos a que se refiere el apartado anterior por personas o
instituciones privadas dará lugar a que la Administración que los hubiera conservado, generado o
reunido ordene el traslado de tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en
que pudiera haberse incurrido.
Exclusión o eliminación:
La exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental y bibliográfico contemplados en el

artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración
competente.
En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de
derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la Administración
competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se
establecerá por vía reglamentaria.
Cuando los bienes constitutivos del patrimonio documental y bibliográfico sean de titularidad pública
serán inexplotables, salvo lo previsto en los artículos 31 y 34 de esta Ley.(salida temporal y permuta)
TEMA 3 BLOQUE II 9
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Consulta
1. La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental español a que se refiere el
artículo 49.2 se atendrá a las siguientes reglas:
a. Con carácter general, tales documentos concluida su tramitación y depositados y

registrados en los archivos centrales de las correspondientes entidades de derecho público,
conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta a no
ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban
ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido
pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los
delitos.
b. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabra solicitar autorización administrativa
para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública. Dicha autorización
podrá ser concedida, en los casos de documentos secretos o reservados, por la autoridad que
hizo la respectiva declaración, y en los demás casos, por el jefe del departamento encargado de
su custodia.
c. Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de
cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la
intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente
consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya
transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en
otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.
Comisión superior calificadora de documentos administrativos:

Es el órgano superior consultivo de la Administración General del Estado en la toma de decisiones
sobre la conservación y utilización de sus documentos. Sus funciones consisten en el estudio y
dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la
Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella,
así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de
tales documentos.(preside el Ministro de cultura)
2. ARCHIVOS
Son archivos: los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos
por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan,
ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.
Creación:
1. La Administración del Estado podrá crear, previa consulta con la Comunidad Autónoma
correspondiente, cuantos archivos, bibliotecas y museos considere oportunos, cuando las
necesidades culturales y sociales así lo requieran y sin perjuicio de la iniciativa de otros organismos,
instituciones o particulares.
2. Los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal y carácter nacional serán creados
mediante Real Decreto.
TEMA 3 BLOQUE II 10
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
3. La Administración del Estado promoverá la comunicación y coordinación de todos los archivos,

bibliotecas y museos de titularidad estatal existentes en el territorio español, a tal fin podrá recabar
de ellos cuanta información considere adecuada, así como inspeccionar su funcionamiento y tomar
las medidas encaminadas al mejor cumplimiento de sus fines, en los términos que, en su caso,
dispongan los convenios de gestión con las Comunidades Autónomas.
Acceso:
La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los
archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón
de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan
establecerse.
Los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal podrán admitir en depósito bienes de
propiedad privada o de otras Administraciones públicas de acuerdo con las normas que por vía
reglamentaria se establezcan.
Los bienes de interés cultural, así como los integrantes del patrimonio documental y bibliográfico
custodiados en archivos y museos de titularidad estatal no podrán salir de los mismos sin previa
autorización, que deberá concederse mediante orden ministerial. Cuando se trate de objetos en
depósito se respetará lo pactado al constituirse.
Funcionamiento:
1. Cada departamento ministerial asegurará la coordinación del funcionamiento de todos los archivos
del Ministerio y de los organismos a él vinculados.
2. La documentación de los organismos dependientes de la Administración del Estado será

regularmente transferida, según el procedimiento que por vía reglamentaria se establezca, a los
archivos del Estado.
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de

Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus
Organismos Públicos y su régimen de acceso
Disposiciones generales
Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación

El objeto del presente Real Decreto es:
a) Establecer el Sistema Español de Archivos, previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de
junio, del Patrimonio Histórico Español, formado por los archivos de la Administración General del
Estado y el resto de archivos públicos y privados, vinculados al Sistema mediante los
correspondientes instrumentos de cooperación.
b) Regular el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado como conjunto de todos
los archivos de titularidad de la Administración General del Estado, así como de las entidades de
Derecho Público vinculadas o dependientes de ella.
c) Establecer el procedimiento común para el acceso a los documentos obrantes en el Sistema de
Archivos de la Administración General del Estado.
TEMA 3 BLOQUE II 11
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Artículo 2 Definiciones
1. A los efectos de este Real Decreto, y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59.1 de la Ley
16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y de la correspondiente legislación
autonómica, se entiende por archivo:
a) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas
b) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística,
comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y
difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos.
2. A los efectos de este Real Decreto se entiende por:
a) Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios
competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
b) Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y
funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
c) Documento electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por documento
electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte
electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
d) Expediente electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por expediente
electrónico el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
e) Ciclo vital de documentos: Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde
que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su
conservación permanente.
f) Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración
documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una
de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el
método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.
g) Identificación: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de
un fondo.
h) Valoración documental: Es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas,
fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.
i) Eliminación de documentos: Consiste en la destrucción física de unidades o series documentales
por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier
método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
j) Metadato: Se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de

un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en
forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente
de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus
características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la
interoperabilidad del propio documento.
TEMA 3 BLOQUE II 12
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
El Sistema Español de Archivos
Artículo 3 El Sistema Español de Archivos

1. El Sistema Español de Archivos previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histórico Español, comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que,
mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de
desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos
públicos en los términos establecidos en la normativa general.
2. Forman parte del Sistema Español de Archivos:
a) El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.

b) Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de
cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la
aplicación de su respectiva normativa.
c) Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los
correspondientes acuerdos y convenios.
3. En el marco del Sistema Español de Archivos, cada Administración, de acuerdo con sus
competencias, promoverá un desarrollo equilibrado, coherente e innovador del conjunto de archivos y
sistemas existentes en España y fomentará la igualdad de todos los ciudadanos en el acceso a un
servicio público de calidad.
4. El Ministerio de Cultura, como órgano coordinador del Sistema, y en cooperación con los
responsables de los correspondientes archivos, asegurará la conservación y difusión del patrimonio
documental y su defensa frente a la expoliación. Con tal fin:
a) Elaborará el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental.

b) Asegurará el mantenimiento y la difusión selectiva de la información bibliográfica especializada en
materia de archivos y otras disciplinas afines.
c) Promoverá la formación permanente del personal de los archivos con medios adecuados y
suficientes, así como el fomento del intercambio de archiveros mediante el desarrollo de programas
nacionales e internacionales en cooperación con las Comunidades Autónomas.
d) Impulsará la investigación científica y el desarrollo e innovación tecnológica dentro del ámbito
archivístico, así como la realización de proyectos de investigación en cooperación con otras
instituciones científicas y culturales, en colaboración con las Comunidades Autónomas. Los archivos
podrán ser centros promotores de proyectos de investigación y los archiveros podrán presentarse
como personal investigador a convocatorias nacionales e internacionales.
e) Promoverá la creación de plataformas y proyectos digitales de acuerdo con los criterios de
accesibilidad en línea, digitalización de fondos, preservación y duplicación con fines de difusión y la
colaboración en proyectos de desarrollo de contenidos digitales promovidos por las administraciones
públicas.
f) Impulsará la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países de la
Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, en programas de digitalización y en la
elaboración y desarrollo de plataformas y portales en Internet, con el fin de fomentar el conocimiento
y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común.
TEMA 3 BLOQUE II 13
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Artículo 4 La cooperación archivística

1. La cooperación archivística comprende los vínculos que, con carácter voluntario, se establecen
entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes administraciones
públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas para intercambiar información y servicios,
conocimientos especializados y medios técnicos, con la finalidad de optimizar los recursos y
desarrollar los servicios que prestan los archivos.
2. Las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos autonómicos
se regularán por lo establecido en los respectivos convenios de colaboración que, con tal fin, se
suscriban con las Comunidades Autónomas.
3. La Administración General del Estado, en colaboración con el resto de las Administraciones

Públicas y todo tipo de entidades privadas, promoverá e impulsará la cooperación archivística
mediante:
a) El establecimiento de planes generales y específicos, que deberán ser aprobados por el Consejo
de Ministros.
b) La suscripción de convenios y otros instrumentos de cooperación entre las administraciones
públicas y con los archivos de titularidad privada.
c) el impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Históricos de carácter nacional y
de los órganos colegiados en materia archivística con presencia de la Adm. General del Estado.
d) La presencia española en organismos y organizaciones internacionales y la participación en
proyectos supranacionales.
Artículo 5 El Consejo de Cooperación Archivística

1. El Consejo de Cooperación Archivística, como órgano adscrito al Ministerio de Cultura y Deporte, a
través de la Secretaría General de Cultura, es el órgano de cooperación entre las administraciones
públicas en materia de archivos.
2. Son funciones del Consejo:
a) La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos

privados en el Sistema Español de Archivos.
b) La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.
c) La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a
la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las
nuevas tecnologías en la gestión de los archivos.
d) Informar los planes de cooperación archivística previstos en el artículo 4.3 letra a) y proceder a su
seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización.
e) La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico.
f) El impulso de la cooperación internacional.
3. Presidirá el Consejo de Cooperación Archivística el titular de la Secretaría General de Cultura.
4. Componen el Consejo de Cooperación Archivística, junto con su Presidente, seis representantes

de la Administración General del Estado, con rango de director general o equivalente, designados por
los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperación, Defensa, Economía y Hacienda,
TEMA 3 BLOQUE II 14
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Presidencia, Política Territorial y Administraciones Públicas y Cultura, un representante de cada

Comunidad Autónoma, tres representantes de las administraciones locales, designados por la
asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación y un representante del
Consejo de Universidades.
5. La Secretaría del Consejo corresponderá a un funcionario del Ministerio de Cultura, que actuará en
el Pleno con voz pero sin voto.
Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos
Disposiciones Generales
Artículo 6 Definición
El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas
archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y
de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la
correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales
producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a
los mismos.
Artículo 7 Composición
Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros,
servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus
organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente.
La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del
Sistema.
Artículo 8 Clases de Archivos

Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo
vital de los documentos, se clasifican en:
a) Archivos de oficina o de gestión.

b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de
los mismos.
c) Archivo intermedio.
d) Archivos históricos.
Artículo 9 Archivos de oficina o de gestión

Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de
los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.
Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán
objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos
establecidos durante el proceso de valoración.
Los archivos de oficina o de gestión cumplirán las siguientes funciones:

1.º Apoyar la gestión administrativa.
2.º Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
TEMA 3 BLOQUE II 15
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
3.º Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.

4.º Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el
correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central,
una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
5.º Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.
Artículo 10 Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos

dependientes de los mismos
1. Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los
documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la
normativa vigente o en los calendarios de conservación.
El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones:

1.º Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como
proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin
de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de
acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.
2.º Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.
3.º Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de
descripción archivística.
4.º Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas
de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del
procedimiento establecido por la normativa vigente.
5.º Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los
requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación
aprobados.
6.º Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio,
acompañadas de su correspondiente relación de entrega.
7.º Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una
de las transferencias.
8.º Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los
sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.
2. Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y

acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artículo,
comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Artículo 11 Archivo intermedio

El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y
reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez
finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo
General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado,
según la normativa vigente.
El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la Administración General del

Estado y adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las siguientes funciones:
1.º Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
TEMA 3 BLOQUE II 16
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
2.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva
destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la
legislación vigente.
3.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de
agrupaciones documentales.
4.º Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión
Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de
conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la
normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido
previamente tratamiento archivístico.
5.º Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de
los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración
y conversión de formatos.
6.º Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales
recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macrodescripción,
conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
7.º Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico,
acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.
Artículo 12 Archivos históricos

1. Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y
tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo
de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten
altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional.
Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura.
2. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General
del Estado.
Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la Administración General del
Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:
a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de
la Administración.
b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la
conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.
c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de
los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración
y conversión de formatos.
TEMA 3 BLOQUE II 17
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las
agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las
normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.
2. En el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas funciones a las de los
archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se puedan
crear en las Delegaciones de Gobierno.
3. De acuerdo con su específica normativa de creación y funcionamiento, los archivos de carácter

histórico gestionados por la Administración General del Estado, a través del Ministerio de Cultura,
desempeñarán la funciones previstas en este artículo en sus respectivos ámbitos de actuación.
Artículo 13 Coordinación archivística

1. Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del
funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados, según lo
previsto en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.
2. A dichos efectos, en cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la

coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos
públicos, adscrita a la Subsecretaría. Los grupos de trabajo ministeriales tendrán por finalidad:
a) Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión

de Archivos de la Administración General del Estado.
b) Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los
archivos de su competencia.
c) Impulsar por la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de cualquier
servicio de archivos dependiente de su Departamento.
d) Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus
archivos mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.
e) Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
3. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito

al Ministerio de Presidencia, elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para
garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada
de los mismos.
En particular, la Comisión establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y

armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en
los diferentes archivos de su competencia, tales como:
a) La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los

órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.
b) El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas
desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa.
c) El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del Sistema.
TEMA 3 BLOQUE II 18
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
d) El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las normas

nacionales e internacionales de descripción y el desarrollo de recomendaciones y propuestas para su
estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA).
e) La utilización en los archivos del sistema, de formatos estándares de uso común, atendiendo a la
normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Nacionales e Internacionales.
4. La Presidencia de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado corresponde a
quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.
La Vicepresidencia corresponderá a la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura.
Son miembros de la Comisión de Archivos, junto con el Presidente y el vicepresidente:

a) El Presidente de los Grupos de trabajo mencionados en el precedente apartado 2 o un
representante designado por el Subsecretario correspondiente.
Se delega en el titular de la Secretaría General Técnica la competencia prevista en la letra a) del
apartado 4 del artículo 13, conforme establece el artículo 3 de la Res. de 14 de junio de 2012, de la
Subsecretaría, sobre delegación de competencias («B.O.E.» 21 junio).
b) Los Directores Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la Administración
Electrónica.
c) La persona titular de la dirección del Archivo General de la Administración.
d) Hasta un máximo de cuatro vocales, nombrados por la Comisión a propuesta de su Presidencia,
en representación de organismos y entes públicos de la Administración General del Estado afectados
por este Real Decreto cuya presencia se estime necesaria en la Comisión por razón de su cometido,
uno de ellos elegido entre los Directores de los Archivos Históricos Provinciales.
5. La Secretaría de la Comisión corresponderá a un funcionario designado por el Ministerio de

Cultura, que asistirá a las reuniones con voz pero sin voto.
6. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto

1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del
Estado como su órgano consultivo superior.
Tratamiento archivístico
Artículo 14 Ciclo vital de los documentos

1. Con carácter general, los archivos integrados en el Sistema desarrollarán las siguientes funciones,
en todas las fases del ciclo vital de los documentos:
a) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en la forma dispuesta en el

capítulo siguiente.
b) Facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos.
c) Dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado, según las normas
internacionales y nacionales y las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de
Archivos de la Administración General del Estado, aplicables en función de la fase en que se
encuentren los documentos de archivo, incluyendo las actuaciones pertinentes de conservación
preventiva y activa.
d) Atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación, en cuanto a los plazos de acceso,
transferencia y, en su caso, eliminación de las series documentales custodiadas en cada tipo de
archivo.
TEMA 3 BLOQUE II 19
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
e) Colaborar en el desarrollo de los programas de digitalización, reproducción, descripción, planes

archivísticos y otras actuaciones que puedan impulsarse desde los órganos de decisión del Sistema.
f) Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de sus funciones y actividades.
g) Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de
los documentos y expedientes electrónicos recibidos o almacenados, según lo establecido por la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los
Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, y demás normativa de desarrollo.
Artículo 15 Identificación, valoración y eliminación

1. Los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Departamento ministerial presentarán
sus propuestas de eliminación o en su caso, de conservación permanente para el dictamen
preceptivo por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
2. A los efectos de este Real Decreto, la eliminación de documentos, incluidos los documentos y
expedientes electrónicos, custodiados por los archivos del Sistema, sólo podrá llevarse a cabo
cumpliendo los requisitos y el procedimiento establecido en la normativa vigente.
3. En el seno de los grupos de trabajo de coordinación archivística se potenciará la elaboración de

calendarios de conservación y la valoración coordinada de series.
Los calendarios de conservación, determinarán para cada serie o agrupación documental, las fases
de actividad, semiactividad o inactividad administrativa y delimitaran los períodos de permanencia de
los documentos en cada uno de los tipos de archivo definidos según el ciclo vital. En ningún caso se
transferirán al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuando previamente la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado su eliminación.
En todo lo no previsto en este artículo será de aplicación para el régimen de valoración y eliminación
de documentos, lo dispuesto en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula
la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros
documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de
documentos administrativos en soporte distinto al original.
Disposiciones específicas sobre archivos históricos y patrimonio documental

Artículo 16 Conservación del patrimonio documental
El Ministerio de Cultura garantizará la conservación para generaciones futuras del patrimonio
documental que custodia, mediante:
a) El establecimiento de políticas de prevención del deterioro de los documentos de archivo utilizando

sistemas de instalación adecuados y con especial atención sobre los documentos con formatos y
soportes más vulnerables.
b) El fomento de la creación y dotación de talleres de restauración en los centros de Archivo que se

estime conveniente con el fin de abordar la conservación activa de los documentos.
c) El desarrollo de planes de preservación, restauración y criterios de cooperación entre los Archivos

del Sistema en materia de conservación.
TEMA 3 BLOQUE II 20
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Artículo 17 Enriquecimiento del patrimonio documental
1. El Ministerio de Cultura promoverá:
a) Las transferencias periódicas regulares de las fracciones de serie o series documentales de

carácter histórico desde los archivos intermedios al archivo histórico que corresponda.
b) La incorporación de documentos o agrupaciones documentales de interés histórico e informativo,
por medio de compra, depósito, comodato, donación o cualquier otra figura legal contemplada en el
ordenamiento jurídico.
c) La reproducción de documentos custodiados en otros centros nacionales o internacionales
mediante la suscripción de convenios de colaboración, acuerdos y contratos cumpliendo los
requisitos legalmente establecidos.
2. A los archivos y fondos adquiridos con base en lo dispuesto en el apartado anterior se les
aplicarán las mismas condiciones de custodia, conservación, reproducción y difusión que al resto de
sus fondos documentales, sin perjuicio de su titularidad y conforme a lo establecido en el
correspondiente contrato o instrumento jurídico.
3. Entre los compromisos del Ministerio de Cultura se incluye la permanencia conjunta e indivisible de
los documentos adquiridos en el archivo o centro de titularidad estatal, en el que se determine su
custodia.
Artículo 18 Medidas de fomento del patrimonio documental

1. El Ministerio de Cultura, de acuerdo con la normativa vigente, arbitrará medios económicos y
técnicos para colaborar con los poseedores y propietarios privados de Patrimonio Documental en el
mantenimiento, tratamiento y conservación adecuada de dicho Patrimonio.
2. A tal fin, podrá realizar convocatorias periódicas de ayudas en régimen de concurrencia

competitiva dirigidas a entidades privadas sin ánimo de lucro para la mejora de sus instalaciones o
equipamiento de sus archivos, así como para el desarrollo de proyectos archivísticos, con el fin de
fomentar la conservación y difusión del patrimonio documental de carácter privado con arreglo a las
normas y estándares internacionales.
Los beneficiarios de las citadas ayudas quedarán obligados a:
a) Garantizar el acceso público a sus fondos en las condiciones que se establezcan conjuntamente.
b) Ceder, cuando así lo previera la convocatoria de ayudas, los derechos de reproducción,

comunicación pública y transformación en Internet, de todos los elementos que constituyen el
resultado del proyecto realizado, independientemente del soporte en que se entregue.
c) Autorizar la difusión a través de Internet y de la plataforma institucional del Ministerio de Cultura de

la información proporcionada como resultado de la realización de los proyectos subvencionados. La
difusión de la información en ningún caso supondrá merma o menoscabo de los derechos de
propiedad intelectual que puedan existir.
TEMA 3 BLOQUE II 21
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Artículo 19 Difusión de los documentos de archivo y de otros recursos culturales o

informativos del Sistema español de archivos
El Ministerio de Cultura impulsará programas dinámicos encaminados a asegurar la difusión al
conjunto de la sociedad, de los contenidos y de los servicios telemáticos y presenciales que ofrecen
los centros de archivo del Sistema Español de Archivos, a través de:
a) El desarrollo del Portal de Archivos Españoles que pone en Internet y al servicio de los
ciudadanos, las bases de datos descriptivas y las imágenes digitalizadas de los documentos de los
centros de archivo del Ministerio de Cultura y de cualquier otro centro de archivo del Sistema Español
de Archivos que quiera adherirse a la mencionada plataforma, con el fin de fomentar el acceso libre y
gratuito de los usuarios a los contenidos culturales e informativos que se custodian.
b) El impulso a través del Centro de Información Documental de Archivos, del Censo Guía de
Archivos, como guía electrónica y directorio de los archivos de España e Iberoamérica, que permite a
los ciudadanos la localización inmediata de los centros de archivo así como los fondos y colecciones
que custodian y los servicios que éstos prestan.
c) La elaboración de un catálogo colectivo accesible por Internet, que incluya información de los
ejemplares bibliográficos y hemerográficos de las bibliotecas históricas y las bibliotecas
especializadas o auxiliares de los archivos del Ministerio de Cultura, coordinado desde el Centro de
Información Documental de Archivos.
d) El diseño y desarrollo de estrategias de comunicación y marketing y la utilización de la Web como
instrumento inmediato de información.
e) La programación y el diseño de exposiciones presenciales y visitas y exposiciones virtuales que
permitan divulgar los documentos de archivo así como su interés histórico, científico y cultural.
f) El impulso de actividades pedagógicas que acerquen los archivos y el contexto histórico de
producción de los documentos, a los estudiantes de los diferentes ciclos formativos.
g) El desarrollo de programas de edición electrónica y en papel, de instrumentos de referencia,
catálogos, boletines informativos y de cualquier otra obra de interés para el conocimiento y difusión
del patrimonio documental.
h) El apoyo y fomento de jornadas, conferencias, congresos y actividades culturales relacionadas con
el ámbito de los archivos.
Documentos electrónicos y preservación digital
Artículo 20 Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico

1. Las disposiciones del presente Real Decreto relativas a los documentos integrantes del Sistema
de Archivos de la Administración General del Estado, serán de aplicación también a los documentos
en soporte electrónico, con las especialidades derivadas de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, de los Esquemas Nacionales de
Seguridad e Interoperabilidad, y demás normativa de desarrollo.
2. Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de

los mismos, adoptarán las decisiones organizativas y las medidas técnicas necesarias con el fin de
garantizar la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de
vida. Entre éstas:
a) La identificación clara y precisa de cada uno de los documentos mediante un código unívoco que
permita su identificación en un entorno de intercambio interadministrativo.
TEMA 3 BLOQUE II 22
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
b) La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios asociados al

documento electrónico.
c) La inclusión, en el caso de los expedientes electrónicos, de un índice electrónico firmado por el
órgano o entidad actuante que garantice la integridad del mismo y permita su recuperación.
d) La recuperación completa e inmediata de los documentos a través de métodos de consulta en
línea a los datos que permita la visualización de los documentos de modo que sean legibles e
identificables.
e) La adopción de medidas para garantizar la conservación de la memoria e identificación de los
órganos que ejercen la competencia sobre el documento o expediente para que el ciudadano de hoy
y del futuro pueda comprender el contexto en el que se creó.
f) El mantenimiento del valor probatorio de los documentos y expedientes y de las evidencias
electrónicas como prueba de las actividades y procedimientos, así como la observancia de las
obligaciones jurídicas que incumban a los servicios.
g) La transferencia de los expedientes electrónicos a los archivos históricos para la conservación
permanente, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente, de manera que se pueda
asegurar su conservación y accesibilidad a medio y largo plazo.
h) El borrado de la información, en su caso, o si procede la destrucción física de los soportes, de
acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminación.
i) La valoración y el establecimiento de las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a
medio y largo plazo de los documentos, tales como procedimientos de emulación, migración y
conversión de formatos.
Artículo 21 Aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión y
tratamiento de los documentos
Los Departamentos Ministeriales y sus organismos vinculados o dependientes promoverán en todo

momento el uso de las tecnologías de la información y el conocimiento en el tratamiento archivístico
de los documentos de su competencia y en todo lo relativo a las funciones de conservación, gestión,
acceso y difusión que tiene encomendadas, mediante:
a) La utilización de sistemas de gestión, de acuerdo con los requisitos establecidos en la Ley

11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y su
normativa de desarrollo.
b) El desarrollo de archivos digitales o repositorios de documentos en soporte electrónico
estableciendo formatos de intercambio de documentos o expedientes electrónicos definiendo unos
metadatos y clasificaciones comunes que permitan la reutilización y el intercambio de información
entre los distintos órganos de la Administración.
c) La aplicación de los principios básicos y los requisitos mínimos requeridos para una protección
adecuada de la información con el fin de asegurar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad,
confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en
medios electrónicos que gestionen en el ejercicio de sus competencias.
d) El desarrollo de Sistemas Integrales de Información y Gestión de Archivos y su implementación en
plataformas informáticas compartidas, con procedimientos de actualización en línea y accesibles por
Internet.
e) La implantación progresiva de los servicios telemáticos que permitan recoger, gestionar y dar
respuesta al conjunto de solicitudes, reclamaciones y sugerencias que realicen los ciudadanos sobre
acceso, localización, reproducción, u otras cuestiones relacionadas con los documentos o los
servicios que prestan los archivos del Sistema.
TEMA 3 BLOQUE II 23
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
Artículo 22 Documentos en formato electrónico transferidos al Archivo Intermedio de la

Administración General del Estado
Las decisiones organizativas y medidas técnicas previstas en este capítulo no supondrán para la
documentación transferida al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado por los
distintos Ministerios y Organismos, obligaciones adicionales a las previstas en la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los Esquemas
Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad y demás normativa de desarrollo.
Procedimiento de acceso a documentos y archivos
Artículo 23 Derecho de acceso a documentos y archivos

1. Toda persona tiene derecho a acceder a los documentos conservados en los archivos incluidos en
el ámbito de aplicación de esta norma, en los términos establecidos en el presente capítulo sin
perjuicio de las exclusiones y limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes.
2. El presente Capítulo tiene por objeto regular el procedimiento común para el acceso a los
documentos obrantes en los archivos de la Administración General del Estado, así como de las
entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de ella, que no tengan la consideración de
archivos de oficina o gestión.
3. El responsable del archivo ofrecerá la asistencia que sea necesaria para facilitar el ejercicio del
derecho de acceso, teniendo en cuenta las necesidades especiales de algunos colectivos.
4. Los sistemas de información archivística deberán garantizar el uso de las lenguas cooficiales del
Estado en los términos previstos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en la normativa que
resulte de aplicación.
Artículo 24 Solicitud de acceso

1. La solicitud de acceso a documentos podrá presentarse a través de los medios y en los términos
establecidos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en la Ley 11/2007, de 22 de junio, y se dirigirá
al responsable del archivo que los custodia. En todos los archivos existirá un modelo normalizado de
solicitud a disposición de los interesados, que igualmente estará disponible en la sede electrónica del
correspondiente Departamento o entidad de Derecho Público.
2. En la solicitud deberá indicarse con claridad el documento o conjunto de documentos a los que se
refiere, así como la identidad del solicitante y una dirección, a efectos de comunicaciones.
3. No será necesario motivar la solicitud de acceso a documentos. No obstante, el solicitante podrá

exponer los motivos de su petición, que se tendrán en cuenta en la tramitación y resolución de la
solicitud.
4. Con el fin de facilitar la identificación de los documentos solicitados, el responsable del archivo
pondrá a disposición del público los instrumentos de referencia y descripción de los fondos
documentales que lo integran, con excepción de los que en aplicación de las limitaciones legalmente
previstas no deban constar.
5. Las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación de este Real Decreto informarán del
órgano competente para resolver las solicitudes de acceso.
TEMA 3 BLOQUE II 24
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
En ausencia de previsión expresa, se entenderá competente aquél del que dependa orgánicamente
el archivo que custodia los documentos cuya consulta se solicita.
Artículo 25 Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales

1. La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado.
Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al
responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante.
La autorización, que podrá denegarse en razón de las necesidades de organización de los servicios
o de la garantía del carácter restringido de determinados fondos obrantes en los archivos,
determinará las condiciones en que deba realizarse la entrada.
2. Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a

éstas como norma general; en estos casos, sólo cuando la materia o circunstancias de la
investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se autorizará el
acceso a los originales previa presentación de la correspondiente solicitud de autorización.
Artículo 26 Acceso restringido

1. Los documentos conservados en los archivos incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma
serán de libre acceso, salvo cuando les afecte alguna de las limitaciones previstas en la Constitución
y en las Leyes. En particular, serán de acceso restringido los documentos clasificados según lo
dispuesto en la normativa sobre secretos oficiales, los documentos que contengan información cuya
difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o interferir en la
averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva de ciudadanos e instituciones, así como los
declarados reservados por una norma con rango de Ley y aquellos que contengan datos personales
a los que se refiere el artículo 28.
2. El responsable del archivo, siempre que sea posible, tendrá a disposición del público la relación de
los documentos y series documentales de acceso restringido, con exclusión de aquellos que en
atención a los intereses protegidos no deban ser objeto de publicidad.
3. El acceso a documentos excluidos de pública consulta será restringido y quedará condicionado,

con las excepciones y especialidades previstas en la Ley, a la obtención de autorización previa.
4. Con carácter excepcional, el responsable del archivo podrá restringir cautelarmente el acceso a
aquellos documentos o series documentales que, sin haber sido objeto de exclusión de consulta
pública, pudieran incurrir, a su juicio y a la vista de su contenido, en alguna de las limitaciones
previstas en las leyes.
Toda alteración en el régimen de acceso a documentos deberá ser puesta en conocimiento de la

Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que será la encargada de informar
con carácter previo los casos de modificación del régimen de libre acceso.
Artículo 27 Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por razones de

seguridad y defensa del Estado
1. Los documentos clasificados de conformidad con lo previsto en la normativa sobre secretos
oficiales del Estado estarán excluidos de la consulta pública, sin que pueda concederse autorización
para el acceso en tanto no recaiga una decisión de desclasificación por el órgano competente para
realizarla.
TEMA 3 BLOQUE II 25
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
2. Cuando la solicitud de consulta se refiera a documentos o series documentales que incorporen

marcas de reserva o confidencialidad, el órgano competente para resolver remitirá la solicitud a su
superior jerárquico o, según lo que establezcan las normas de organización de los respectivos
Departamentos Ministeriales y entidades de Derecho Público, al órgano que realizó la declaración de
reserva o confidencialidad, para que decidan sobre la concesión de autorización de la consulta.
Artículo 28 Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por contener datos

personales
1. La solicitud de acceso a documentos que contengan datos personales referidos exclusivamente al
propio solicitante se regirá por la normativa de protección de datos personales.
2. El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la intimidad o a
la seguridad de las personas, o que tengan la consideración de especialmente protegidos en los
términos de la normativa de protección de datos personales, incluyendo los que se encuentren en
procedimientos o expedientes sancionadores, será posible siempre que medie el consentimiento
expreso y por escrito de los afectados.
No obstante, serán accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la
seguridad o intimidad de las personas cuando hayan transcurrido veinticinco años desde el
fallecimiento de los afectados. Si éste dato no constara, el interesado deberá aportar la
correspondiente certificación expedida por el Registro Civil.
Cuando no fuera posible conocer la fecha o el hecho del fallecimiento y el documento o documentos
solicitados posean una antigüedad superior a cincuenta años, el acceso se concederá si, atendidas
las circunstancias del caso, se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho
a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad
con la normativa de protección de datos.
3. El acceso a documentos que contengan datos nominativos o meramente identificativos de las

personas que no afecten a su seguridad o su intimidad, será posible cuando el titular de los mismos
haya fallecido o cuando el solicitante acredite la existencia de un interés legítimo en el acceso.
A estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el
ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una
finalidad histórica, científica o estadística.
4. Se concederá el acceso a documentos que contengan datos de carácter personal, sin necesidad
de consentimiento de sus titulares, cuando se proceda previamente a la oportuna disociación, de los
datos de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.
5. La información que contenga datos de carácter personal únicamente podrá ser utilizada para las
finalidades que justificaron el acceso a la misma y siempre de conformidad con la normativa de
protección de datos.
Artículo 29 Tramitación y resolución

1. Las resoluciones de las solicitudes de acceso y de consulta directa se notificarán por escrito al
solicitante, con indicación de los recursos que procedan contra las mismas, el órgano administrativo
o judicial ante el que deban interponerse y el plazo para hacerlo.
TEMA 3 BLOQUE II 26
Academia Iberia
Tfno: 91 326 49 62
Móvil: 699 46 73 57
En el supuesto de ser estimatorias, especificarán la forma y, en su caso, el plazo en el que se

facilitarán al interesado los documentos solicitados o será posible la consulta directa. Las
resoluciones denegatorias serán motivadas.
2. En caso de que la solicitud se refiera a documentos que no obren en poder del órgano al que se
dirige, será remitida de oficio al que los posea, si se conoce, dando cuenta de ello al solicitante.
3. Cuando la indicación de la existencia o no del documento solicitado suponga incurrir en alguna de
las limitaciones al acceso, se desestimará la solicitud, informando al interesado de esta circunstancia.
4. Se tramitarán con carácter preferente las solicitudes que tengan por objeto el acceso a
documentos necesarios para el ejercicio de derechos.
5. Serán inadmitidas las solicitudes que se consideren abusivas por su carácter manifiestamente
irrazonable o repetitivo.
Artículo 30 Plazo para resolver y sentido del silencio

1. La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse lo antes
posible y, en todo caso, en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente
para tramitarla.
2. En el caso de solicitud de acceso a documentos, cuando el volumen de lo solicitado, su
emplazamiento o las dificultades para su reproducción así lo justifiquen, el plazo para resolver podrá
ampliarse por otro mes, informando de esta circunstancia al solicitante.
3. El cómputo del plazo para resolver se interrumpirá en los siguientes supuestos:

a) Cuando se requiera al solicitante la subsanación de deficiencias y la aportación de documentos,
especialmente los relativos al consentimiento de los afectados.
b) Cuando una norma exija autorización específica.
La interrupción del plazo será debidamente comunicada al interesado.
4. Transcurrido el plazo máximo para resolver sin haberse notificado resolución expresa, la solicitud
de acceso se entenderá estimada.
Artículo 31 Obtención de copias

1. La estimación de la solicitud de acceso o de consulta conllevará el derecho a obtener copia de los
documentos solicitados, salvo en los siguientes supuestos:
a) Cuando los documentos no sean de libre consulta.
b) Cuando no resulte posible realizar la copia en un formato determinado debido a la carencia de
equipos apropiados o al excesivo coste de la misma.
c) Cuando la reproducción suponga vulneración de los derechos de propiedad intelectual.
2. La resolución que conceda el acceso expresará si es posible la obtención de copias y las

condiciones de uso de las mismas.
3. La expedición de certificaciones y copias y la transposición a formatos diferentes del original podrá
someterse al previo pago de las exacciones que estén legalmente establecidas en la normativa sobre
tasas y precios públicos.
Artículo 32 Régimen de impugnaciones

Contra toda resolución, expresa o presunta, recaída en el procedimiento regulado en este Real
Decreto podrán interponerse los recursos administrativos y contencioso-administrativos que resulten
procedentes de conformidad con la legislación aplicable.
TEMA 3 BLOQUE II 27

Tema 3 Bloque Ii

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Tema 3 Bloque Ii

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tema 3 Bloque Ii

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Academia Iberia

Calle Siena 35, Madrid

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

TEMA 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO. FUNCIONES DEL

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las

Emisión de documentos por las Administraciones Públicas

2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:

a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un

b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su

d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.

Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así

Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo

2. Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la

3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales,

Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan

7. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.

1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial

3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los

b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar

6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente

8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen

Registros electrónicos de apoderamientos

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

En el ámbito estatal, este registro será el Registro Electrónico de Apoderamientos de la

Los registros generales de apoderamientos no impedirán la existencia de registros particulares en

2. Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos pertenecientes a todas y

Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos permitirán comprobar

3. Los asientos que se realicen en los registros electrónicos generales y particulares de

a) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número

b) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número

d) Período de tiempo por el cual se otorga el poder.

e) Tipo de poder según las facultades que otorgue.

4. Los poderes que se inscriban en los registros electrónicos generales y particulares de

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

5. El apoderamiento «apud acta» se otorgará mediante comparecencia electrónica en la

1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos

2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la

Archivo electrónico de documentos

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público

DEPÓSITO LEGAL: M-007838/2018

En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.