TEMA 2.

CÓMO MEJORAR LA
REDACCIÓN DE LOS
DOCUMENTOS MÁS
HABITUALES
1. LAS RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

1.1. Concepto y tipos

La resolución es un acto administrativo que recoge la decisión de un órgano competente

de la Administración que pone fin a un procedimiento resolviendo las cuestiones
planteadas en el mismo. Pero una resolución también puede contener disposiciones
normativas es decir puede haber resoluciones que además de un acto de la
administración incluyan una disposición de aplicación general o incluso Resoluciones que
constituyan normativa de aplicación general pero en esta práctica examinamos el aspecto
formal donde se recoge la Resolución, es decir, el documento. Por ello, desde un punto
de vista formal podemos definir el concepto de Resolución como el documento
administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que ponen fin a un
procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo.

Las resoluciones administrativas que pongan fin al procedimiento decidirán las

cuestiones planteadas por los interesados y aquellas otras derivadas del mismo.

Cuando se trate de cuestiones conexas que no hubieran sido planteadas por los
interesados, el órgano competente podrá pronunciarse sobre ellas, poniéndolo antes de
manifiesto a los mismos durante un plazo no superior a quince días hábiles para que
puedan presentar las alegaciones que consideren oportunas y aportar, los medios de
prueba que estimen conveniente.

En los procedimientos tramitados a solicitud del interesado, las resoluciones deben ser
congruentes con las peticiones presentadas por éste, sin que en ningún caso pueda
agravarse la situación inicial (reformatio in peius) sin perjuicio de la potestad que asiste
a la Administración para incoar de oficio un nuevo procedimiento si procede.

Las resoluciones deben contener la decisión del órgano que debe ser motivada
en los siguientes casos:

a) Cuando se limiten derechos subjetivos o intereses legítimos.

b) Cuando se resuelvan procedimientos de revisión de oficio de actos o disposiciones,

recursos administrativos o reclamaciones previas y procedimientos de arbitraje.

c) Cuando se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes o del dictamen

de órganos consultivos.

d) Los acuerdos de suspensión de actos y adopción de medidas provisionales.

1
 e) Los acuerdos de aplicación de tramitación de urgencia o ampliación de plazos.

f) Los actos que se dicten en ejercicio de potestades discrecionales y los que deban
serlo por aplicación de disposición legal o reglamentaria.

La Ley 39/2015 también establece de manera expresa que los actos administrativos se
producirán por escrito a menos que su naturaleza permita otra forma más adecuada de
expresión. Cuando los órganos ejerzan su competencia de manera verbal la constancia
escrita del acto se llevará a cabo mediante firma por el titular del órgano inferior o
funcionario que la reciba de modo verbal, expresando en la comunicación del mismo la
autoridad de la que procede, cuando se trate de resoluciones, el titular de la competencia
debe autorizar una relación de las que hubiera dictado de forma verbal, expresando su
contenido.

Siempre que deba dictarse una serie de actos administrativos de la misma naturaleza
(como nombramientos, concesiones o licencias) podrán refundirse en un acto único,
acordado por el órgano competente, que debe especificar las personas y circunstancias
que singularicen los efectos del acto para cada interesado.

Las Resoluciones pueden clasificarse atendiendo a diversos aspectos:

A) De acuerdo con el sentido de la decisión recogida, las resoluciones pueden

clasificarse en positivas y negativas:

a) Son resoluciones positivas aquellas que confirman el antecedente o

presupuesto de hecho que dio lugar al inicio del procedimiento, estimando la
solicitud del interesado o ratificando la iniciativa de un órgano administrativo. Por
ello pueden incluirse entre las resoluciones positivas las que autorizan, conceden,
reconocen o confirman una situación.

b) Son resoluciones negativas las que desmienten el presupuesto de hecho que

provocó el inicio del procedimiento, desestimando la solicitud de un interesado o,
en su caso, rectificando la iniciativa de un órgano de la Administración. De este
modo se incluyen entre las resoluciones negativas las que deniegan, desautorizan,
no conceden o no confirman.

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B) De acuerdo con el contenido de la decisión pueden encontrarse tantos tipos de
resoluciones administrativas como ámbitos en los que interviene y actúa la
Administración, no obstante sí se puede establecer una clasificación que ordene de
algún modo la diversidad de resoluciones existentes en tres grandes grupos:

a) Resoluciones que aumentan o extienden los derechos y facultades de los

ciudadanos conocidas con la denominación de Resoluciones ampliatorias y entre las
cuales se encuentran los tipos de resoluciones siguientes:

— Autorizaciones para ejercicio de facultades o actividades.

— Concesiones de dominio público.

— Concesiones de servicios públicos.

— Reconocimientos de derechos económicos.

— Concesiones de subvenciones y ayudas públicas.

b) Resoluciones que restringen los derechos o facultades de los ciudadanos

denominadas Resoluciones restrictivas entre las cuales pueden mencionarse las
resoluciones sancionadoras y aquellas otras limitadoras de derechos y facultades.

c) Resoluciones que modifican otras Resoluciones administrativas también

denominadas Resoluciones modificatorias entre ellas pueden mencionarse las
siguientes:

— Las resoluciones estimatorias de recursos administrativos.

— Las que declaran la nulidad de pleno derecho de actos administrativos.

— Las que declaran la lesividad de actos favorables que sean anulables.

— Las que revocan actos de gravamen o desfavorables para el ciudadano.

— Las que contienen rectificación de errores.

Con todo ya hemos visto que la LPA regula también la denominada Resolución de
inadmisión, aplicable en los supuestos en que una solicitud pretende el
reconocimiento de derechos no previstos en el ordenamiento o que carezcan de

3
 fundamento jurídico, la cual tiene como consecuencia la finalización del procedimiento
administrativo sin necesidad de completar la tramitación en su totalidad.

1.2. Estructura formal de acuerdos y resoluciones

La estructura formal de cualquier documento de decisión sea un acuerdo o una resolución

consta de tres partes esenciales: encabezamiento, cuerpo y pie del acuerdo o resolución.

□ ENCABEZAMIENTO

El encabezamiento está formado por el título del documento que contiene el acuerdo
o resolución y por los datos generales de identificación, es una parte dirigida a
proporcionar a quien reciba el documento una información básica, resumida y
suficiente de los elementos fundamentales del mismo.

En el ámbito de la Administración General del Estado el Real Decreto 1465/1999, por

el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción
documental y el material impreso en la Administración General del Estado
(modificado por RD 209/2003) exige que en el encabezamiento de todos los
documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero trámite,
cuyos destinatarios sean los ciudadanos figuren al menos el título del documento que

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exprese con claridad el tipo y contenido esencial del mismo, así como el
procedimiento en que se inserta y el número o clave de identificación del expediente
para facilitar al ciudadano su referencia y localización.

Título del acuerdo o resolución

El título expresa el tipo de documento que se trata, sea un acuerdo o una resolución,
así como la decisión que contiene en este tipo de documentos hay que tener en
cuenta las siguientes normas de redacción:

En primer lugar debe ser un título redactado con claridad y situado en un lugar
fácilmente visible seguido del logotipo del órgano y de los demás datos de identidad
oficial procurando que quede un espacio en blanco para la colocación del sello del
registro o algún otro signo en que conste la fecha de salida del documento. El título
debe estar redactado con caracteres destacados del resto del cuerpo documental.

Pero también debe ser un título redactado con precisión es decir de modo concreto y
evitando en lo posible el uso de más de una línea así como la inclusión de siglas y
abreviaturas, de manera que exprese de manera comprensible para los posibles
receptores la decisión contenida en el documento respetando en cualquier caso las
normas esenciales del idioma castellano.

Como ejemplo práctico de títulos pueden mencionarse, entre otros, los siguientes:

 Resolución de autorización de obras.

 Resolución de concesión del servicio de recogida de basuras.
 Acuerdo de suspensión de un acto.
 Acuerdo de inicio de un procedimiento sancionador.

Datos generales de identificación del acuerdo o resolución

Estos datos recogen las informaciones más destacadas que facilitan la identificación
por sus receptores del documento y las operaciones de gestión administrativa
(registro, envío, anotación, etc.).

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Entre los datos generales de identificación se encuentran los siguientes:

— Número o clave del expediente (por ejemplo 202/2019) para conocimiento

interno del departamento u órgano responsable y la posible mención por los
destinatarios e interesados en sus comunicaciones posteriores.

— Asunto, que expresa de manera sintética el objeto concreto del procedimiento en

el que se inserta el documento. También debe estar redactado con claridad, brevedad
y precisión evitando el uso de siglas y abreviaturas y ocupando solo una línea. Como
ejemplos prácticos: Retirada de la licencia de obras, Celebración de espectáculo
pirotécnico, Subvenciones para funcionamiento de organizaciones profesionales
agrarias.

— Interesado. En este apartado queda identificado el interesado o interesados en el

procedimiento correspondiente que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31
LJ, lo serán quienes lo hubieran promovido como titulares de derechos e intereses
legítimos; los que, sin haber iniciado procedimiento, ostenten derechos o intereses
que pudieran resultar afectados por el mismo.

— Procedimiento. Este apartado determina el tipo general de procedimiento

administrativo a que se refiere el expediente sea materia de autorizaciones o
licencias, subvenciones públicas, responsabilidad patrimonial, procedimiento
sancionador, etc. Viene a complementar la información contenida en el apartado
asunto.

— Fecha de inicio. Indica la fecha en que se inició el plazo legal existente para la
modificación del acuerdo o resolución. Cuando el procedimiento se hubiera iniciado de
oficio, se consigna la fecha en que se formalizó el correspondiente. Cuando el
procedimiento se hubiera iniciado a petición de interesado habrá que consignar la
fecha de entrada de la solicitud en el registro correspondiente.

□ CUERPO DEL ACUERDO O RESOLUCIÓN

Es la parte del documento en la que se refleja el contenido del acto administrativo,

suele ser la parte más amplia y ocupa todo el espacio que sea preciso para su
exposición.

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El contenido del cuerpo documentos se estructura en cuatro apartados:

— Antecedentes.

— Motivación (hechos y fundamento jurídico).

— Competencia del órgano decisor.

— Decisión.

a) Los antecedentes sirven de introducción al destinatario del documento, mediante

la expresión de un resumen de las circunstancias que han determinado la necesidad
de adoptar la decisión. Entre los antecedentes se incluyen los siguientes datos: forma
de inicio de procedimiento de oficio o a instancia de interesado; datos del solicitante
interesado u órgano de la administración; referencia al hecho o conducta que haya
dado lugar al inicio y a la adopción del acuerdo o resolución.

b) Los hechos constituyen la expresión de las acciones u omisiones que el órgano

emisor del acuerdo o resolución considera suficientemente acreditadas y que están
relacionadas con los aspectos que han sido objeto de la decisión. No obstante la
descripción de los hechos sólo se lleva a cabo en las resoluciones y acuerdos que
deban ser legalmente motivados.

Los hechos deben ordenarse de forma clara, concreta y separada, siguiendo un orden
cronológico e incluyendo todos los datos, lugares y fechas tenidos en cuenta en la
decisión. Cada hecho debe figurar en párrafo separado y numerado con una redacción
clara y sencilla que permita su fácil comprensión.

Por otra parte la relación y redacción de hechos debe ser objetiva, sin incluir
apreciaciones o valoraciones y respetando el orden temporal en que aquéllos
hubieran sucedido.

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c) Fundamento jurídico. La valoración jurídica de los hechos viene a ser una
interpretación de las normas que son de aplicación a los mismos a fin de que una vez
calificados pueda fundamentarse la decisión. En este apartado deben incluirse las
disposiciones que sirvan de base normativa para emitir una valoración, concretando
el rango jerárquico de cada una así como su título, numeración y fecha de
publicación.

Cada valoración se incluye en párrafo separado con numeración correlativa a la de los

hechos de referencia.

d) La competencia del órgano administrativo para adoptar el acuerdo o

resolución, que en los casos de delegación (de competencia o de firma) será
diferente, debiendo citarse el órgano competente así como la normativa que atribuye
la competencia citando el artículo y otra identificación de cada disposición.

e) La decisión expresa, que es la declaración adoptada por el órgano

administrativo acerca de las cuestiones planteadas en el documento: esta declaración
debe estar expresada con la extensión que fuera precisa ordenada en párrafos
correlativos y separados según su contenido. La redacción debe ser clara y sencilla de

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modo que resulte comprensible para los ciudadanos y destacando los datos e
informaciones que puedan revestir especial interés.

f) En un apartado especial referido a los recursos contra el acuerdo o resolución debe

incluirse información sobre si el acuerdo es susceptible o no de recursos y sobre si la
resolución agota o no la vía administrativa indicando expresamente el tipo de recurso
que proceda y el órgano de interposición así como el plazo para presentarlo. También
deben incluirse en este apartado las indicaciones o referencias normativas
relacionadas con los derechos que legalmente se reconocen a los ciudadanos en
materia de oposición a acuerdos y resoluciones por ejemplo la mención de que contra
el acuerdo o resolución cabe interponer recurso administrativo, contencioso-
administrativo ante el órgano judicial y en el plazo que corresponda o bien cuando se
trate de un acuerdo contra el que no quepa interponer recurso, la posibilidad de
presentar alegaciones para oponerse al mismo.

g) Notificación. El órgano responsable de formalizar estos documentos decisorios

debe ordenar que se curse la correspondiente notificación incluyendo la siguiente
fórmula: «Mediante el presente documento se notifica a.... el/la presente
acuerdo/resolución según lo exigido por el artículo …..»

En la notificación de acuerdos de iniciación de oficio de un procedimiento, debe

hacerse referencia al plazo máximo normativamente establecido para su resolución y
notificación, así como los efectos legales que produce el silencio administrativo. En
este caso, la notificación debe señalar la fecha a partir de la cual se inicia el cómputo
del plazo, así como los datos que identifican el procedimiento y los medios a los que
debe acudirse para obtener información sobre el estado de tramitación.

□ PIE DEL ACUERDO O RESOLUCIÓN

Es la parte inferior del documento donde se incluye la fecha y la firma.

a) Deben incluirse el lugar y fecha (día, mes y año) en que se formaliza el acuerdo o
resolución.

b) Hay que distinguir firma y antefirma. Por un lado hay que consignar la antefirma
con expresión del cargo y puesto de trabajo que corresponde a la persona que
formaliza el documento, a continuación, su firma y rúbrica así como otros símbolos y

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códigos que sirvan para autenticar figurando en último lugar el nombre y apellidos del
firmante.

Cuando el acuerdo o resolución se hubieran dictado por delegación de competencia o

de firma, deberá hacerse constar este extremo inmediatamente después de la
antefirma citando la disposición en que se fundamenta el ejercicio de facultades
delegadas.

Ambos requisitos de antefirma, firma y datación son obligatorios para todos los
documentos oficiales en que se contengan actos administrativos incluidos los de mero
trámite, además en los casos en que el soporte documental se encuentre
fragmentado, la firma o acreditación de la autenticidad debe hacerse constar en cada
una de las partes de que se componga el documento, debiendo firmarse o acreditar
en el margen izquierdo las páginas de que conste el acuerdo o resolución.

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Partes del documento que contenga un acuerdo

□ Título: Denominación del acuerdo.

□ Número o identificación del expediente.

□ Resumen del objeto del procedimiento.

□ Identificación de interesados.

□ Indicación del tipo de procedimiento: autorización, subvenciones o ayudas,

sancionador, etc.

□ Fecha de inicio.

□ Origen y forma de adopción del acuerdo: si se acuerda a petición de interesado o

bien de oficio en alguno de los casos siguientes: por orden superior, petición
razonada de otros órganos o por denuncia. El documento comenzará con este punto y
deberá especificar los datos que resulten de utilidad: sobre el solicitante, el órgano
que adopta el acuerdo, la unidad administrativa, las fechas, etc. En los casos en que
el acuerdo se adopte por propia iniciativa del órgano competente el oficio se inicia
haciendo referencia a dicho órgano, salvo que se adopte en el marco de un
procedimiento en cuyo caso el documento se inicia haciendo referencia al asunto o
tema que se sigue en el procedimiento.

□ Indicación del tipo de procedimiento.

□ Explicación del asunto sobre el que se sigue el procedimiento.

□ Órgano, persona o unidad que tenga atribuida la competencia originaria para

adoptar el acuerdo.

□ Disposición que atribuye el ejercicio competencial (con los datos de identificación y

publicación).

□ Disposición o disposiciones que sirvan de base al acuerdo adoptado.

□ Contenido del acuerdo, en uno o varios apartados numerados correlativamente, con

expresión de los motivos si fuera necesario.

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□ Cuando quepa la interposición de recursos administrativos debe hacerse constar el
tipo de recurso, el órgano ante el que se interpone y el plazo de interposición. Cuando
se trate de acuerdos que tengan la naturaleza de actos de trámite, debe indicarse
expresamente que los mismos no son susceptibles de recurso, sin perjuicio de que
puedan formularse alegaciones contra ellos que deben tenerse en cuenta en la
resolución que ponga fin al procedimiento.

□ El acuerdo debe notificarse en el mismo documento consignando el nombre y

apellidos del interesado. En los acuerdos de inicio de un procedimiento se indica
además el plazo máximo legalmente establecido para resolver y notificar, así como
los efectos derivados del silencio administrativo, además en los acuerdos emitidos por
órganos de la Administración General del Estado debe añadirse la indicación de la
fecha a partir de la que comienza a contarse el plazo y además una enumeración de
los medios a los que puede acudirse para obtener información sobre el estado de
tramitación del procedimiento.

□ Lugar y fecha.

□ Antefirma (con el cargo o puesto de trabajo oficial) y cuando el acuerdo haya sido
adoptado por delegación de competencia o firma delegada, debe hacerse constar esta
circunstancia, seguidamente después de la antefirma citando la disposición que
permite la delegación.

□ Nombre y apellidos de quien firme el documento que contiene el acuerdo.

Partes del documento que contenga una resolución

□ Título: Denominación de la Resolución.

□ Número o identificación del expediente.

□ Síntesis del objeto del procedimiento.

□ Identificación de interesados.

□ Indicación del tipo de procedimiento: autorización, subvenciones o ayudas,

sancionador, etc.

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□ Fecha de inicio.

□ Forma de adopción de la Resolución: si se acuerda de oficio o a petición de

interesado.

□ Referencia al asunto sobre el que se sigue el procedimiento.

□ Hechos que sirven de base a la Resolución.

□ Valoración completa de los hechos, fundamentada en la normativa de aplicación.

□ Órgano, persona o unidad que tenga atribuida la competencia originaria para

adoptar la Resolución.

□ Disposición que atribuye el ejercicio competencial (con los datos de identificación y

publicación).

□ Contenido de la Resolución, en apartados correlativamente numerados.

□ Determinar si la Resolución pone o no fin a la vía administrativa.

□ Cuando quepa la interposición de recursos administrativos debe hacerse constar el

tipo de recurso, el órgano ante el que se interpone y el plazo de interposición.

□ La Resolución debe notificarse en el mismo documento consignando el nombre y

apellidos del interesado.

□ Lugar y fecha.

□ Antefirma (con el cargo o puesto de trabajo oficial) y cuando el acuerdo haya sido
adoptado por delegación de competencia o firma delegada, debe hacerse constar esta
circunstancia, seguidamente después de la antefirma citando la disposición que
permite la delegación.

□ Nombre y apellidos de quien firme el documento que contiene el acuerdo.

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2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS FORMALIZADOS POR LA
ADMINISTRACIÓN: OFICIO, CARTA, MEMORANDUM Y NOTA INTERIOR O
CIRCULAR.

Los documentos formalizados e impresos que habitualmente se utilizan en el ámbito de

las Administraciones Públicas pueden ser de varias clases, entre ellas hay tres tipos de
documentos de transmisión que se caracterizan tanto por la finalidad como por el ámbito
administrativo en que son utilizados.

2.1. El oficio

El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las
dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias
corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas".

Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más
variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las
comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en
todos los casos que requieren constancia escrita.

Los elementos del OFICIO son:

1.-MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.

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2.-CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a
la oficina emisora que pueden ser los siguientes:

a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.

b) MESA: La oficina que envía el oficio
c) NÚMERO: El número que se le designa al documento.

2.2. La nota interior

Es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades

pertenecientes a un mismo departamento, organismo o entidad administrativa.

Partes principales de la nota interior:

1. Especificación del lugar y fecha en que se expide la nota interior.

2. Referencia de procedencia y destino, en su caso.
3. Nombre y apellidos de la persona que envía la nota.
4. Cargo que ocupa.
5. Nombre del destinatario.
6. Cargo del destinatario.
7. Objeto de la nota resumido.
8. Texto redactado en forma clara y breve.
9. Firma o acreditación.

Tanto el oficio como la nota interior son documentos de la Administración que se utilizan
en las comunicaciones entre unidades y órgano administrativos. Ambos se caracterizan
por tener un contenido y una forma netamente administrativos y oficiales además ambos
documentos presentan un aspecto muy formal cargado de neutralidad y objetividad como
corresponde cualquier producto institucional procedente de un organismo oficial. Por otra
parte, ambos documentos se centran fundamentalmente en la actuación administrativa.

El título debe contener la indicación del documento de que se trata (oficio o nota
interior); por otra parte, ambos documentos deben incluir los códigos alfanuméricos que
permitan conocer las referencias de destino o procedencia. Cuando el documento se
envíe por vez primera, la unidad emisora debe consignar la referencia, y cuando se

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contesta, la unidad receptora debe incluir la referencia del documento que se contesta y
la del documento de respuesta.

La fecha del documento se incluye a continuación de la fecha de emisión.

El asunto debe expresarse de modo sintético.

En el encabezamiento debe recogerse el nombre, apellidos y cargo del destinatario de los

documentos, en cuanto a la identificación funcional y nominativa del emisor, debe
aparecer en la parte final del documento.

Por lo que respecta al texto de estos documentos hay que señalar que los principios que
deben regir la redacción de oficios y notas internas son los siguientes:

— Concisión y cuidado en la forma en cuanto a la redacción.

— Texto claro y breve.

— Terminología con rigor y propiedad.

— Exposición de ideas lógica y coherente.

— Estructura del escrito en párrafos breves y separados.

— Que aparezca un texto coherente.

Ya sea en el texto de uno u otro documento, la referencia a las personas o cargos debe
hacerse sin utilizar tratamientos honoríficos, y cuando se trate de cargos se consignará la
denominación orgánica que corresponda.

2.3. La carta

Es el documento que se utiliza para las comunicaciones de carácter personal, protocolario

o de contenido general. No directamente relacionado con la gestión habitual que llevan a
cabo las unidades en la tramitación procedimental.

La carta se diferencia del oficio y de la nota interna en varios aspectos, como las
fórmulas de saludo y despedida, el tono cordial y personal con que se exponen los
asuntos y la flexibilidad general del contenido, aunque en ocasiones en que fuera preciso

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también se utilizaría un todo más estricto, si bien en dichos casos es preferible acudir al
oficio.

UNA CARTA FORMAL DEBE CONTENER LAS SIGUIENTES 8 PARTES BIEN

DIFERENCIADAS:

1 – Membrete

2 – Destinatario

3 – Fecha

4 – Encabezamiento

5 – Introducción

6 – Cuerpo

7 – Despedida

8 – Firma

En algunos casos, sobre todo en la época en la que las cartas se escribían a mano,
aparecían al final otras partes como: – Postdata, – Notas, utilizadas sobre todo para
añadir información que se había olvidado incluir en el cuerpo de la carta, y que por tanto,
para no tener que volver a redactar el documento desde el principio, se venía utilizando
este tipo de fórmulas. No obstante, si se siguen los pasos establecidos tal y cómo
aparecen anteriormente escritos, y se realiza un borrador que incluya todas las ideas
clave, no será necesario tener que recurrir a una postdata. En cuyo caso, siempre debe
ser escueta y concisa a modo de telegrama, sin extenderse excesivamente en su
contenido.

1 – EL MEMBRETE

Cuando se trata de cartas formales de carácter privado se incluye un membrete con los
datos del remitente en la parte izquierda de la carta, aunque muchas cartas de tipo
comercial o empresarial suelen incluir estos datos en el centro de la parte superior.

Como remitente, nos referimos a los datos de la persona o empresa que escribe la carta.
La función del membrete es la de dar respuesta a la primera pregunta que siempre se

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hace todo receptor de una carta ¿Quién escribe? Por ello, el membrete del remitente
debe incluir el nombre de la empresa o persona, junto con su dirección, número de
teléfono fijo y/o móvil, fax, correo electrónico…etc.

Ejemplo:

Bodegas Marqués de Medici

Avenida de la libertad 23, 3º

18080 Guadalajara

tlf: 55 112483

Fax: 55 494948

marques@medicibodegas.info

2 – DESTINATARIO:

Puede parecer innecesario incluir en la propia carta los datos de la persona a los que va
dirigida, pero la experiencia nos dice, sobre todo dentro del mundo empresarial, que una
gran cantidad de cartas son enviadas a la persona equivocada o a las personas que no
tienen la suficiente competencia para hacerse cargo. Será cuestión del propio
destinatario el observar si la carta le corresponde a él por necesidad o si por el contrario
puede delegarla en otra persona o departamento de la empresa.

Muchas veces, el destinatario suele hacer referencia a un cargo dentro de la empresa, sin
nombrar en ningún momento el nombre de quién le corresponda, como por ejemplo: A la
persona encargada de los recursos humanos…

A la hora de incluir la dirección del destinatario podemos hacerlo de dos maneras

diferentes. El estilo inglés lo establece alineado a la izquierda, debajo del membrete del
remitente, y el estilo francés lo incluye también bajo el remitente, pero a la derecha,
marcando una mayor diferencia entre ambas partes. Actualmente, el estilo francés es el
que viene siendo más utilizando, por lo que aconsejamos que el destinatario aparezca a
la derecha.

Un ejemplo de destinatario es el siguiente:

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Sr. D. Manuel López Marino

Director de RRHH

FABRICASS S.A.

c/ Cruz Rodriguez 23

28035 Madrid

3 – LA FECHA:

En tercer lugar encontramos la fecha. Lo más habitual es escribirla en la parte derecha,

justo debajo del destinatario, y suele comenzar con el nombre de la ciudad o población
donde se escribe la carta. Como normal general, si en el membrete ya aparece el nombre
de la población, no es necesario volver a repetirlo en la fecha. Un ejemplo de fecha
pudiera ser el siguiente:

Lugo, a 12 de Febrero de 2019

4 – ENCABEZAMIENTO:

Como es habitual en todo tipo de correspondencia formal, se hace muy necesario aplicar
la cortesía, el respeto y el tratamiento adecuado según la persona destinataria. En todos
los casos, se cerrará la frase con dos puntos.

Dentro del ámbito de las relaciones formales y laborales, lo más habitual es encabezar la
carta con la palabra estimado o estimada, distinguido o distinguida, seguido de la
abreviatura correspondiente. Según sea la importancia del cargo, se pueden usar las
palabras “excelentísimo” abreviado como Excmo(a). e incluso “Vuestra excelencia”
abreviado como V.E.. Para el caso de dirigirse a un juez, alcalde o presidente de algún
tipo de audiencia que requiera el tratamiento de “Vuestra Señoría” se utiliza la
abreviación V.S. o Usía.

Ejemplos de encabezados:

 Estimado Sr.:

 Estimada Sra.:

 Distinguido Sr.:

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  Excmo Sr.:

Todos los tratamientos están regulados por las distintas normas protocolarias y fórmulas
de cortesía, por lo que conviene cumplirlas de manera estricta para no caer, sin darnos
cuenta, en faltas de respeto o aparente menosprecio del destinatario.

Otros ejemplos de encabezamientos son:

 VUESTRA MAJESTAD a los reyes o monarcas

 ALTEZA REAL a los príncipes e infantes

 Excelentísimo (EXCMO.) a presidentes de gobiernos, alcaldes, embajadores,

capitanes generales del ejército, rectores de universidad y miembros de Reales
Academias.

 Ilustrísimo (ILMO.) a directores de empresa, decanos de universidad, directores

de escuelas o jefes de policía.

 SANTÍSIMO PADRE para dirigirse al Papa

 EMINENCIA para los cardenales

 EXCELENCIA para los obispos

Si la carta no fuera formal y estuviera dirigida a una persona conocida con la que ya
tenemos establecida cierta confianza, puede usarse el conocido cliché de:

Querido(a) amigo(a):

5 – INTRODUCCIÓN:

La introducción tiene como finalidad la de crear un clima más agradable y predisponer al

destinatario a recibir la información de una manera suave para el caso de noticias
negativas, o la de crear un vínculo más sociable para el caso de personas que se
comunican por primera vez.

Por ejemplo:

 Es un placer ponerme en contacto con usted….

 No tengo el gusto de conocerle en persona pero….
 Lamento tener que hacerle llegar malas noticias pero…

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Si no se requiere tacto y ya existe una cordialidad previa de cartas anteriores, puede
excluirse la introducción y pasar directamente al cuerpo del mensaje.

6 – CUERPO DEL MENSAJE:

El cuerpo del mensaje o cuerpo central tratará de dar respuesta a los motivos que han
originado la carta. En esta parte se deben incluir todos aquellos detalles e ideas que
conforman el asunto central de la carta, ya sea una solicitud, una información, un
agradecimiento, una invitación… etc.

Normalmente el cuerpo es la parte más extensa de la carta y la que incluye el grueso de

la información, por lo que se considera siempre oportuno y recomendable, terminar el
cuerpo con una frase que resuma el contexto global de la carta antes de pasar a la
despedida.

7 – LA DESPEDIDA O CIERRE:

También denominada como Cierre, es aquella parte de la carta en la que se emplea una
mayor carga de cortesía, habitualmente para manifestar buenos deseos y para
despedirse de una manera cordial y afable.

Por norma general, la despedida suele redactarse utilizando los verbos en tercera
persona, y no en primera, como en el caso del cuerpo de la carta. Se utilizarán
expresiones tales como: “Se despide” o “Le saluda atentamente” evitando por tanto usar
“Me despido” o “le saludo”, impropios de la carta formal.

Se aconseja la brevedad, y al igual que el encabezado, se utilizarán distintas fórmulas de

cierre en función de la persona a la que va dirigida la carta, como por ejemplo:

 Atentamente

 Un atento saludo

 Un cordial saludo

 Atentamente les saluda

 Se despide atentamente

 Le saluda cordialmente

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8 – LA FIRMA:

Dentro del ámbito administrativo se suele usar una antefirma, en la que aparece el
cargo y el nombre del firmante.

Como por ejemplo:

(garabato firma)

Fdo.: Manuel López Ortega

Director del C.P. Santa Eulalia

Aunque en la mayoría de los casos, la firma suele aparecer después del nombre y del
cargo:

Miguel García

(Firma)

PARTES COMPLEMENTARIAS:

Existen lo que se denominan partes complementarias cuya finalidad es la de añadir un

contenido final. En algunas ocasiones, se olvida mencionar algún detalle importante o
dato de última hora, y no se precisa romper el orden estructural de la carta. Para ello,
existe la posdata, o las notas finales.

La normativa indica escribir la palabra “posdata:” o “Notas:”

Seguido de la información adicional o olvidada. No se debe abusar de esta posibilidad, ni

incluir largos párrafos, ya que ensucian y deforman la estructura, además de ofrecer una
mala imagen al lector. Se trata, por tanto, de un espacio limitado, breve y conciso. Si la
información requiere de un mayor espacio, se aconseja empezar a escribir de nuevo.

LA ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DE UNA CARTA FORMAL:

Además de cuidar las distintas partes de la carta formal, debemos tener en cuenta, los
distintos elementos que conforman cada una de las partes, y la estructura final que
deben adoptar para que la carta esté bien presentada.

22
En la siguiente imagen, podemos ver la estructura final que a la que debe asemejarse
nuestra carta formal. Con los diferentes elementos colocados en su espacio y en su orden
correspondiente.

El membrete en la parte superior, separado del destinatario, ya sea a la derecha, o a la

izquierda, de modo que puedan distinguirse y leerse de manera clara y organizada.

La fecha bajo el destinatario.

El encabezamiento, en la parte izquierda, siempre haciendo uso de los títulos civiles y

uso de las abreviaturas que correspondan para cada uno de los tratamientos. Cualquiera
que sea la fórmula de cortesía elegida, siempre se acompañará de los dos puntos (:),
nunca de otros signos de puntuación, tales como la coma o punto y coma, etc…

23
El cuerpo o tema de la carta corresponde con el elemento más importante y comienza en
la primera línea después del encabezamiento o fórmula de saludo. Si la carta contiene
varios temas diferentes, conviene presentar cada uno de ellos dentro de su propio
párrafo. Su disposición suele atender habitualmente a dos tipos de estilos diferenciados.

 El Estilo en bloque: En el que los párrafos tienen tendencia a alinearse a la

izquierda guardando siempre una separación a doble espacio.

 El estilo alineado: En el que cada uno de los párrafos comienza con su primera
línea de entrada.

La despedida bajo el cuerpo, indicando el final de la carta.

Por último, la firma, aparece bajo la despedida, o bien a la derecha o en el centro.

Aunque no existe un lugar recomendado y el que escribe tiene absoluta libertad para
firmar donde mejor le parezca, pero se usan estos lugares para poder leerse con mayor
claridad, ya que suele ser la parte más ilegible de toda la carta.

2.4. El memorando

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia

información entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna
indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc. Su uso más habitual es para
transmitir información de un responsable a sus subordinados.También puede ser una
anotación que contenga alguna información que quiera ser recordada, ya que
"memorándum" significa "cosa que debe tenerse en la memoria”.

Otra definición sería: documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza
para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a
conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

 Nombre(s) de a quien se dirige

 Nombre(s) del remitente(s)
 Fecha
 Asunto

24
  Escrito redactado brevemente.
 Firma(s)

Ejemplo de memorándum simple:

Madrid. a ___ de ______ de _____.

MEMORANDUM .COM, S. A.

Av. Vïa Memorando 45,

Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
Memorándum

Para: Mauricio Morris, Director General

De: Luz María Morris
Asunto: Reunión de ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2018.
En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se
ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Morris
Gerente Ventas

Ejemplo de memorándum para comunicar algo:

Madrid, a ___ de ______ de _____.

Lic. Carlos Salvatierra Montano

Gerente de Relaciones Industriales

25
Presente

Le comunico que durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá

revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité
Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República
Mexicana, por lo que, deberá tener contemplado las estrategias de incremento
de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito.

Atentamente

El Gerente de Planta Suroeste

Ing. Armando Astudillo Ruiz

Ejemplo de memorándum con llamada de atención por llegar tarde:

Madrid. a 1 de enero de 2019

Memorándum
C. Arturo Penichino Rosales.
Ejecutivo de ventas
Presente

Con la presente, se le hace un llamado de atención debido a incumplir con el

horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada
en su contrato.

Este es el primer llamado y de continuar incumpliendo con la hora de llegada,

estará sujeto a una sanción económica.

Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su

disposición para ello.

C. Jefe de Personal
Lic. Juan Manuel Elizalde Pérez
Infoventaspersonales S.A de C.V.

26
Ejemplo de memorándum por incumplimiento de entrega:

Transportes Terrestres Padilla S.A de C.V

C director General

Por medio del presente, quien suscribe Juan Julio Rivero Terreros, como
ejecutivo autorizado, se le hace de su conocimiento que no se ha recibido
ninguna entrega en relación a la mercancía adquirida el pasado 15 de mayo y
que por medio de su empresa de transportes se debió trasladar de la ciudad de
Monterey Nuevo León a la ciudad de México Distrito federal.

Aclaro plenamente que la transacción de compra de mercancía consistente en

ropa y calzado de piel, fue realizada por nuestros ejecutivos radicados en esa
ciudad y se aseguraron de que sus empleados la recogieran.

Le recuerdo que la mercancía consta de dos remolques con mercancía de piel y

sus derivados.

Han pasado ya 14 días y no tenemos noticia alguna de dicha mercancía,

requerimos su pronta respuesta para tomar la resolución correspondiente.

Aclaramos plenamente que se adquirió y firmó la póliza que Transportes

Terrestres Padilla S.A de C.V proporcionó para garantizar dicha mercancía.

Esperamos una respuesta pronta en relación al paradero de la mercancía

esperando que se trate simplemente de un inconveniente, además de que ya se
les había hecho una solicitud de información previa y su respuesta no ha sido
satisfactoria.

Madrid. a 29 de mayo de 2018

Juan Julio Rivero Terreros

Ejecutivo de asuntos Jurídicos

27
3. EL ACTA

3.1. Concepto y tipos

Con carácter general podemos definir las Actas como documentos en los que se recogen
determinados hechos, acuerdos o manifestaciones con el fin de obtener por ese
procedimiento la prueba de los mismos.

Se entiende por Acta, tanto el documento de carácter privado, en el que con dicha
condición, se pretende recoger cierta información, como los documentos redactados por
funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones hasta el instrumento de carácter
público otorgado por un notario o levantado dando fe de la sesión de un tribunal de
Justicia. En su virtud las Actas pueden clasificarse como Actas de carácter privado o, de
carácter público y dentro de éstas habrá que distinguir a su vez las Actas notariales, las
Actas administrativas, las Actas judiciales, etc. Las Actas pueden clasificarse asimismo
como aquellas que recogen hechos o las que recogen acuerdos; las referentes a actos
contenciosos o a actos que no lo son, etc.

Como principios generales que se refieren a todas las Actas señalaremos que, han de
reflejar la verdad, su contenido no puede ser modificado sin el expreso consentimiento
de los que en la misma intervinieron y en su redacción han de observarse los principios
que las regulen.

En la administración pública con carácter general son documentos que surgen como
constancia y control de los actos, hechos, circunstancias o acuerdos de reuniones
oficiales, celebradas por órganos colegiados.

No obstante hay que recordar que también existen otros tipos de actas también oficiales
pero que son ajenas a la Administración como las actas notariales y las actas judiciales
que en este curso no vamos a examinar.

Dentro de las actas administrativas hay que hacer referencia a las actas de infracción que
se expiden por funcionarios y agentes de la Administración pública en el uso de su cargo
y funciones para acreditar hechos que constituyes infracciones administrativas.

Con carácter general el término acta se utiliza para denominar los documentos que
acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.

28
En la práctica cotidiana de la administración las modalidades de acta más
habituales son las siguientes:

□ Actas de los órganos colegiados

Son los documentos acreditativos de cada sesión celebrada por un órgano colegiado
donde debe figurar la relación de asistentes, los puntos del orden del día el lugar y fecha
de celebración, así como las deliberaciones habidas y los acuerdos aprobados.

A diferencia de lo que se requiere en el caso de los órganos legislativos, en el caso de las

actas de órganos colegiados de la administración no se exige que reflejen el contenido
exacto de todo lo que allí se diga o se produzca sino sólo los aspectos principales. De
esta manera deberá levantarse acta, por el secretario, de cada sesión que celebre el
órgano colegiado.

En el acta debe figurar el voto contrario al acuerdo adoptado, su abstención y los motivos
que la justifiquen o el sentido de su voto favorable, además los miembros que discrepen
del contenido del acta pueden formular un voto particular , ahora bien, en la práctica
administrativa habitual de la administración, los miembros de un órgano que pretendan
que el acta refleje la transcripción íntegra de sus intervenciones deberán presentar ellos
mismos un texto cuyos contenidos coincidan con su intervención oral en la sesión
correspondiente, lo cual se lleva a cabo leyendo en la sesión el contenido del escrito y
presentándolo después al secretario para su incorporación al acta; no obstante la
ampliación en el acta de las intervenciones de los miembros también puede llevarse a
cabo mediante el voto particular reiterando el sentido de las intervenciones orales
incluyendo en el escrito las justificaciones de su voto discrepante de la mayoría.

En la Legislación Local también se define el acta señalando que de cada sesión deberá
extenderse acta por el Secretario de la Corporación o, en su caso, del órgano
correspondiente, haciendo constar como mínimo, la fecha y hora de comienzo y fin, los
nombres del presidente y demás asistentes, los asuntos tratados el resultado de los
votos emitidos y los acuerdos adoptados (artículo 50 del texto refundido de las
disposiciones legales vigentes en materia de régimen Local RDLeg. 781/1986)

Un trámite esencial para la validez de las actas de los órganos colegiados es su

aprobación por el mismo órgano en la misma sesión o en la siguiente no obstante y por
razones funcionales y operativas del propio órgano de la administración, el secretario
puede emitir certificados sobre los acuerdos específicos que se hayan adoptado sin
perjuicio de la aprobación posterior de la redacción del acta.

29
□ Actas de inspección

Es el documento emitido por funcionarios o agentes que dispongan de la condición de

autoridad pública, para acreditar los hechos susceptibles de constituir infracciones
administrativas.

El ejercicio de la potestad administrativa de inspección se materializa en documentos

escritos denominados Actas.

Las Actas relativas a la inspección pueden incluirse entre las denominadas Actas de
presencia que el antiguo y derogado Reglamento Notarial definía diciendo que mediante
ellas se acredita la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. Estos
documentos constituyen antecedente imprescindible para que la inspección se entienda
como correctamente realizada, aunque el contenido del Acta no necesariamente tiene
garantizada su autenticidad, y el órgano que debe adoptar la resolución o decisión
definitiva no se halla vinculado estrictamente por dicho contenido, dado que, frente al
ejercicio de la potestad de inspección, los inspeccionados disponen de un completo
cuadro de garantías que sirven de compensación a esta potestad.

El contenido de las Actas sirve frecuentemente, para que el órgano competente para
resolver, pueda adoptar medidas cautelares sin perjuicio de que la Resolución final sea
en un sentido o en otro.

En nuestra opinión en el Ordenamiento español queda pendiente de desarrollo

reglamentario la definición de Acta y la regulación expresa de la potestad de expedición
de las mismas con una descripción de su contenido mínimo en muchos ámbitos de
competencia administrativa.

De esta manera podría establecerse que los inspectores o agentes de la Administración

competente, cuando observen actos que pudieran ser constitutivos de infracción,
extenderán una Acta con expresión de los hechos y circunstancias relativos a la presunta
infracción. Señalando que en el Acta deberán expresarse, en todo caso, las medidas
cautelares adoptadas.

De dicho Acta debe entregarse copia al presunto infractor en el momento de su

extensión, si fuera posible y en todo caso al notificarse la incoación de procedimiento.

En la disposiciones reglamentarias que regulen esta materia debe recogerse

expresamente la presunción iuris tantum de veracidad de las Actas declarada por la
jurisprudencia.

30
□ Actas procedimentales

Son los documentos que acreditan la realización de trámites y actuaciones en

procedimientos administrativos por ejemplo el acta de ocupación en un procedimiento
expropiatorio contemplada en el artículo 53 de la Ley de expropiación forzosa (LA LEY
43/1954).

3.2. Estructura de las actas administrativas

Como ya se ha señalado anteriormente el término acta no designa sólo un documento,

sino que hace referencia a diversos tipos de documentos de constancia que, con la
denominación de actas cumplen fines y objetos diferentes en la administración además
de tener diferente contenido, por ello no es posible definir una estructura genérica de
estos documentos que estará determinada por la naturaleza y contenido de cada clase de
acta.

Sin embargo las actas de los órganos colegiados constituyen una categoría específica que
presenta caracteres uniformes que permiten precisar su estructura formal.

La práctica administrativa considera que corresponde redactarla al secretario del órgano.

Como muchos otros documentos, éste puede dividirse en tres partes encabezamiento,
cuerpo y pie del acta.

□ Encabezamiento

El encabezamiento del acta se compone de varios elementos:

• Título indicando el órgano colegiado del que se trata, el número de la sesión y su

carácter ordinario o extraordinario, por ejemplo Acta de sesión ordinaria de la Junta
Consultiva de Contratación Administrativa.

• Datos generales entre los que se especifica el día y la hora de la sesión, así como el
lugar en que haya tenido lugar.

• Asistentes: Indicación de las personas que hayan asistido, consignando el nombre y

apellidos, el cargo que ocupen dentro del órgano (presidente, vocal, secretario). La
indicación suele colocarse en la cabecera del acta, lado izquierdo formando un recuadro

31
de forma que el texto quede remitido en el encabezamiento, además en el mismo texto
del acta se hace constar «con la asistencia de los señores que se citan al margen».

• Ausentes: relación competa de los miembros del órgano que no asistan a la sesión
indicando las mismas circunstancias que en el apartado asistentes.

• Orden del día: Indicación de apartados del orden del día, fijados por el presidente,
numerados correlativamente.

□ Cuerpo del acta

El cuerpo documental recoge el relato del desarrollo de la sesión ordenados en varias

partes:

• Los puntos principales de la deliberación, haciendo constar los que tengan importancia
real en relación a los acuerdos que se adopten. En algunos casos se recoge una
trascripción extractada de las deliberaciones producidas a lo largo de la sesión,
ordenándolas en apartados numerados que se refieran a cada uno de los temas tratados.
De cualquier modo la redacción debe reflejar las intervenciones y deliberaciones
identificando a los miembros participantes.

• La forma y resultado de la votación toda vez que existen varias formas posibles de
votar (pública, secreta, verbalmente o por escrito).

• Contenido de los acuerdos consistente en la expresión ordenada de los mismos y por lo

general se enumeran de acuerdo con la enumeración del orden del día reflejando la
deliberación correspondiente a cada uno de ellos y haciendo constar el acuerdo sobre
cada asunto.

• Los votos contrarios al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen así como las
abstenciones y los motivos que las justifiquen y el sentido de su voto favorable.

□ Pie del acta

Donde figura la firma y antefirma del secretario y el visado del Presidente.

Hay que tener en cuenta que el secretario del órgano colegiado ejerce funciones de
fedatario en materia de los acuerdos tomados por el órgano en cuestión de manera que
su firma autentica el acta la firma del presidente significa que el secretario o funcionario
que las expide y autoriza lo hace en ejercicio de su cargo y que su firma es auténtica.

32
Las actas se aprueban en la misma o en una sesión posterior y la aprobación de las
mismas y el acto de su aprobación supone tanto como la conformidad de los miembros
asistentes a lo que se haya redactado. La jurisprudencia tiene declarado que las actas de
los órganos colegiados firmadas por el secretario con el visto bueno del presidente deben
aprobarse en la misma o posterior sesión y que esta aprobación, responde en puridad a
un control, de la redacción del acta por el propio órgano colegiado, dando su aprobación
cuando refleje con exactitud lo acordado y los términos relevantes del debate y
denegándola en cualquier otro caso. Por todo ello la aprobación del acta no debe suponer
ninguna resolución o acuerdo sino limitarse a constatar que el documento refleja
adecuadamente lo ya decidido con anterioridad.

4. EL INFORME

4.1. Concepto y características. Clasificación

El informe consiste en una exposición ordenada y exhaustiva sobre un tema

determinado, un problema o el estado de una cuestión. Su fin es aportar nuevos datos al
expediente o comprobar los ya existentes, así como proporcionar valoraciones y
opiniones necesarias para la formación de la voluntad del órgano responsable de la
decisión.

La competencia para dictar resoluciones y acuerdos recae en órganos administrativos

que, en ocasiones, necesitan opiniones autorizadas, de contenido técnico o jurídico,
sobre un tema concreto. El rasgo más destacado del informe estriba en su carácter
instrumental: es redactado por técnicos o funcionarios con competencias determinadas,
para que sirva de antecedente y de asesoramiento al órgano administrativo que ha de
tomar una decisión.

El destinatario de estos documentos siempre es un órgano de la Administración; por lo

tanto, es un documento interno, sin repercusión directa en el ciudadano. Los informes
pueden clasificarse siguiendo varios criterios:

1. Por la obligación de solicitarlos:

a) Preceptivos.

Son aquellos informes obligatorios porque los exige una norma.

33
Si son imprescindibles para adoptar la resolución, se denominan determinantes. En tal
caso, deberá indicarse así en la solicitud de informe y deben emitirse en el plazo
previsto, porque, de lo contrario, se interrumpe el plazo para resolver. Si no son
imprescindibles para tomar la decisión, son no determinantes, y su falta de emisión no
interrumpe el plazo para resolver.

b) Facultativos.

Son los que el órgano competente solicita sin estar obligado a ello, con el propósito de
obtener asesoramiento, datos u opiniones sobre algún aspecto del procedimiento.

2. Por la obligación de acatar su contenido:

a) Vinculantes. Obligan al órgano administrativo a resolver en el mismo sentido que el

informe.

b) No vinculantes. Son los informes cuyas conclusiones asesoran al órgano competente,

pero tiene libertad para seguirlos o no.

3. Por el órgano que los emite:

a) Internos. Los emite la propia Administración de la que forma parte el órgano que los
solicita.

b) Externos. Los emite una entidad privada o una Administración distinta de la que forma
parte el órgano que los solicita.

4. Por su contenido:

a) Descriptivos. Se limitan a reflejar una situación, un estado de cosas.

b) Valorativos. Son los que, aparte de describir una realidad, contienen una valoración o
una opinión. Si son emitidos por un facultativo o una comisión técnica con funciones
consultivas o de asesoramiento, se denominan dictámenes.

5. Por su repercusión en el procedimiento:

Se pueden considerar dos tipos:

34
a) Informes técnicos y jurídicos. Son aquellos en los que un órgano técnico o jurídico
especializado expone de forma objetiva los datos más importantes relacionados con un
expediente o con alguna cuestión particular que haya solicitado el órgano que instruye el
procedimiento. Este tipo de informe puede ser interno o externo y presentar una mera
descripción o bien una conclusión sobre la cuestión consultada.

b) Propuesta de resolución. De características similares al anterior, si bien, debe contener

necesariamente en su parte final la resolución que se proponen, es decir, un juicio o la
opinión que servirá de base para resolver.

4.2. Estructura

Está determinada por la extensión del documento. De acuerdo con esta circunstancia,
podemos encontrarnos con un informe breve, de extensión de una a tres páginas, y
también con un informe extenso. Como el de la primera clase es el más frecuente en la
actividad regular de la Administración, ofrecemos su estructura más común.

 Encabezamiento. Integrado por los datos identificativos que permiten obtener una
visión sintética de su contenido:
 Título que identifique el carácter del informe (opcional);
 Número de expediente;
 Órgano que lo solicita;
 Asunto de que trata, sucintamente expresado.
 Cuerpo.

De acuerdo con su extensión, el cuerpo del informe presentará, tras una frase
introductoria y el verbo INFORMO, el contenido, separado por párrafos
numerados, si es necesario. Si es más extenso, se podrán introducir subapartados
que contengan los hechos o antecedentes (ordenados cronológicamente y escritos
en párrafos separados) y los fundamentos legales (justificación y argumentación
que prepara la conclusión, igualmente separados en párrafos).

 Conclusión o propuesta: según la clase de informe de que se trate, la parte final

puede incluir una conclusión (necesariamente en el caso de las propuestas de
resolución), o carecer de ellas si se trata de un informe descriptivo.
 Datación.
 Firma.
 Anexos (en aquellos casos que sean necesarios).

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PARA SABER MÁS…

 EMPLEOS ACTUALES DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO. ENFOQUES RECIENTES

DE ESTUDIO
 El TEXTO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO: ANÁLISIS DE UNA ORDEN MINISTERIAL

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