04 - FI - AR - Workshop Deudores

Taller SAP R/3 FI - AR
Cuentas a Cobrar
Todos los Derechos Reservados © Valores Corporativos Softtek S.A. de C.V. 2013.
Contenido del Curso
 Funciones del Sistema  Valoración ME

 Introducción  Valoración en moneda extranjera
 Integración  Valoración de PAs en Moneda extranjera
 Datos Maestros  Registraciones

 Datos Generales  Factura sin Orden de Compra
 Factura con Orden de Compra
 Datos de Sociedad
 Factura Acreedor Prodiverso
 Datos de Compras  Notas de Crédito y Débito
 Anticipos
 Pagos Manuales
 Totales
 Parciales
 Por Resto
 Pagos Automáticos
 Sistema de Información
 Sistema de información estándar (resumen)
2
Introducción a Cuentas a
Cobrar
Contabilidad de Acreedores
Introducción
 El componente de aplicación Contabilidad de deudores registra y gestiona los datos de

contabilidad de todos los deudores.
 Es parte integral de la gestión de ventas.
 Todas las contabilizaciones efectuadas en la Contabilidad de deudores se registran

directamente en el libro mayor.
 Las diferentes cuentas de mayor se actualizarán dependiendo de la operación efectuada

(por ejemplo, créditos, anticipos, efectos, etc.).
 El sistema contiene un abanico de herramientas que pueden ser utilizadas para

supervisar partidas abiertas, por ejemplo, análisis de cuentas, informes de aviso, listas
de vencimientos y un programa de reclamaciones
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Visión General del Sistema
Integración
GL
Posición
de Bancos
TX
Facturas
a Cobrar Impuestos
Repercutidos
AR
SD
Ctas. BL
a Cobrar
AM Previsión
de Liquidez TR
Integración
Las contabilizaciones efectuadas en la Contabilidad de deudores se registran simultáneamente en el libro mayor, donde las
distintas cuentas de mayor se actualizan según el movimiento realizado (cobros, anticipos, etc.). El sistema contiene la previsión
de vencimientos y otros informes estándar que puede utilizar como ayuda en la supervisión de partidas abiertas.
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Datos Maestros
Datos Maestros
Deudores: Datos Maestros y Transacciones
Nombre
Las operaciones se contabilizan en cuentas y se
Dirección gestionan mediante dichas cuentas. Deberá crearse
Datos Generales
País / región
un registro maestro para cada cuenta requerida. El
registro maestro controla la forma en que el sistema
CUIT graba y procesa las operaciones contables.
Datos Maestros
Datos Maestros
FI (FD01) Cuenta Asociada Se utilizan las especificaciones indicadas en los

Grupo de registros maestros:
Tesorería
Datos de Sociedad Cond.pago › Como valores propuestos cuando se contabilizan

posiciones en la cuenta.
Vías de pago
DM Percepciones › Para procesar operaciones contables.

Completar
› Para trabajar grupos de autorización, por ejemplo.
Completar
Datos Maestros
Datos de Venta
SD(XD01)
Completar AR
Completar
Ctas.
a Cobrar
SD
Datos Maestros
Deudores: Datos Maestros y Transacciones
Nombre
› Datos generales
Dirección
Estos datos se refieren a todas las sociedades FI y todas
Datos Generales
País / región
las organizaciones de ventas de la empresa. El área
general incluye, por ejemplo, la denominación del
CUIT acreedor, la dirección, el idioma y el número de teléfono
Datos Maestros
Datos Maestros
FI (FD01) Cuenta Asociada
Grupo de › Datos de la sociedad

Tesorería
Se trata de los datos específicos de una única sociedad
Datos de Sociedad Cond.pago
FI. Los datos de la sociedad incluyen, por ejemplo, el
Vías de pago número de la cuenta asociada y las condiciones de pago y
percepciones.
DM Percepciones
Completar
Completar › Datos de la organización de Ventas.

Datos Maestros
Ventas
SD (XD01)
Completar
Estos son los datos relevantes para la organización de
ventas de su sociedad GL. Por ejemplo, Completar.
Completar
Datos Maestros
Deudores: Grupos de Cuenta (integración GL)
Grupo de Cuenta GL
Cuentas Asociada
Debe especificar
una cuenta asociada en el
DNAC DEEX DVAR DNNN registro maestro para que
Mercado Local Mercado Extranjero Otros Deudores Otros todas las contabilizaciones
hechas en un libro auxiliar
Impositivos se contabilicen también en
Deudores de mercado Deudores del Otras Opciones
local (nacionales) extranjero el libro mayor, y debe haber
Empleados
creado cuentas asociadas
en el libro mayor (FI-GL).
Integración GL
Para crear un registro maestro es necesario especificar un grupo de cuenta. Los grupos de cuenta determinan:
 Intervalo de numeración asignados a los proveedores.

 Los campos que se visualizan y los que deben ser completados obligatoriamente (status campo) cuando los datos
maestros del cliente son ingresados o modificados.
Datos Maestros
Datos Generales: Campos Críticos
País y Región
País y región del Acreedor, según codificación SAP.
Número de Identificación Fiscal

CUIT / CUIL / NIF / etc.
Número de Identificación Fiscal 2

Segundo número de identificación fiscal (depende de
la sociedad), generalmente usado para el numero de
II.BB.
Tipo NIF
Clasificación de identificaciones fiscales
Clase de impuesto
Clasificación de empresas según criterios fiscales.
(Responsable inscripto, no inscripto, etc.)
Datos Maestros
Datos de Sociedad: Campos Críticos
Cuenta Asociada Cuenta

Cta. que reconcilia la contabilidad de AP y GL
Grupo de Tesorería
Agrupación única por Acreedor que permite extraer
informes de Tesorería
Condición de pago
Define las condiciones de pago habilitadas.
Vías de pago
Lista de las vías de pago que pueden utilizarse en
los pagos automáticos con esta empresa.
Datos Maestros
Datos de Compras: Campos Críticos
› Oficina de Ventas
Se utiliza para segmentar los equipos de ventas y pueden
representar zonas geográficas, sucursales, etc.
› Grupo Vendedores
Se asocia a las oficinas de venta para sub-clasificar a los
equipos de venta. de ventas.
› Moneda
Representa la moneda con la que suele operar el cliente.
› Esquema Cliente
Utilizado para la determinación de esquemas de precios.
Otros
De acuerdo a cada cliente y funcionalidad
ABM Datos maestros
El ABM de los datos maestros de proveedores, puede estar a cargo del área de finanzas con revisión del área de compras, a
cargo del área de compras con revisión del área de finanzas, o descentralizado de acuerdo al grupo de datos maestros.
Registraciones
Registraciones Acreedores
Introducción
Los datos de contabilidad de Deudores se contabilizan en Cuentas a Cobrar. Desde allí, los datos se
clasifican por el Deudor y se ponen a la disposición de otras áreas, tales como el sistema de ventas
transfiriendo también los datos introducidos al libro mayor.
Operaciones Periódicas
Factura Cliente / Deudor
Factura Financiera
Notas de Crédito y Débito
Anticipos
Totales
Cobros Manuales
Parciales
Factura Cliente / Deudor
FC a Si
Cobrar
DM Generación de Mes Visualizar Cuenta
Si Crear Pedido
Exis Factura Corriente
te? VA01
VF02 Registración FBL5N
Verificación de No de la cobranza
entrega F-36 PA Análisis de
No VL02N vencimiento
S_ALR_87012168
PA Cte. Cte. Compensación

AR Control imputación Visualizar Volumen de
Creación DM Cta. Cte.
de impuestos negocios deudores
XD99/FD01 Deudor
FAGLB03 S_ALR_87012186
Lista de partidas
Reporte Libro IVA PI Cte. individuales de
Ventas Asociada deudores
PI Cte. S_AL0_96000642 S_ALR_87012197
SD Asociada
Visualizar historial de
Reporte Citi pago deudores
PI PCA Ventas S_ALR_87012177
S_AL0_96000640
Control Cta.
Asociada
SIF CEBES
FS10N
Registraciones
Una vez generada la factura en el módulo de SD, el sistema generará un documento contable, actualizará las cifras de
movimientos de las cuentas correspondientes y, cuando proceda, informará sobre el número de documento asignado
internamente.
Facturas de Deudores
Registraciones
internamente.
Factura Financiera
DM Si Generación de PA Cte. Cte.
Exis Factura AR
te? FB70 PA Pago Total
Compensación
FC a Si Cta. Cte. Sistema de
Cobranza Información
No Cobrar
PI Cte. F-28 Estándar
Mes
Asociada
PA Pago Parcial
No Aplicado
Creación DM
XD99/FD01 PI PCA
Compensación
Efecto Cta. Cte.
Deudor
Control imputación
de impuestos
FAGLB03
Reporte Libro IVA

Ventas PI Cta. PI Cta.
S_AL0_96000642 COBRADORA Asociada
Reporte Citi Verificación

Ventas límite de
S_AL0_96000640 crédito
PI Cta. PI Cta.
Bancos Mayor Especial
CO
Registraciones
internamente.
Factura Financiera
Documentos Preliminares
FV70 - Tratar o registrar de forma preliminar la factura

Se pueden contabilizar documentos, y posteriormente, se pueden llevar a cabo cualquier
tipo de tratamiento posterior de los documentos preliminares que no se hayan sido
contabilizados.
La entrada preliminar de documentos está vinculada a las funciones

de gestión de informes y de visualización de cuentas en la Gestión
financiera. Es posible:
Visualizar doc. preliminares en el diario de documentos

Visualizar doc. preliminares como partidas individuales
La funcionalidad posee la misma interfaz que para registración de FC,

además de la opción de “grabar preliminar”.
Contabilización de Documentos preliminares
Los datos en los documentos preliminares se borran cuando se contabilizan, se graba un documento en la base de datos de
documentos y se actualizan los datos apropiados (las cifras de movimientos, etc.). El número del documento preliminar se
transfiere al documento contabilizado
Registración de Cobros
Sistema de Información Estándar

Gestión de Cta. Corriente Cuentas a Cobrar Visualizar Cuenta
Corriente
FBL5N
PA Análisis de Si
PA Cobranza
vencimiento Visualizar Volumen
Vencidas F-28 Compensación
S_ALR_87012168 de negocios
Cta. Cte.
Deudor deudores
S_ALR_87012186
No
Visualizar historial
de pago deudores
Partidas Abiertas Si PI Cta. S_ALR_87012177
PA Pago
Deudores Total COBRADORA
Total Efecto
No Efectivo
Verificación PA Pago Parcial PA Pago Parcial PI Cta. PI Cta.

límite de Aplicado
Aplicado Bancos Mayor Especial
crédito
PI Cte. Asociada
Integración Contabilidad General y Banco
Registraciones
internamente.
Registración de Cobros
Registraciones en ME
Todos los Derechos Reservados © Valores Corporativos Softtek S.A. de C.V. 2013. Todos los Derechos Reservados © Valores Corporativos Softtek S.A. de C.V. 2013.
Registraciones en Moneda Extranjera
Utilización
Cuando se contabiliza un documento en moneda extranjera, el sistema almacena el importe
tanto en moneda local como en moneda extranjera en cada partida individual. El sistema
verifica si se ha definido la clave de moneda y si ésta está permitida.
Las monedas extranjeras se necesitan, por ejemplo:
 Para contabilizar y grabar deudores y acreedores en moneda extranjera
 Para gestionar pagos en moneda extranjera
 Para gestión de Ctas. en moneda extranjera (cuentas de balance en moneda extranjera)
 Para llevar a cabo la consolidación y la gestión de informes de grupos.
 En las partidas individuales, todos los importes se graban en ambas monedas. Éstos
incluyen el importe de contabilización, el importe del impuesto y el importe de descuento.
Valoración en Moneda Extranjera
Para crear los balances, realice una valoración de moneda extranjera. Esta
valoración contempla las cuentas y partidas siguientes:
Cuentas de balance en moneda extranjera, o sea, las cuentas de mayor que ejecuta
en la moneda extranjera. Se valoran los saldos de las cuentas de mayor en la moneda
extranjera.
Las partidas abiertas contabilizadas en moneda extranjera.
Las partidas individuales en la moneda extranjera se valoran.
Tiene las opciones siguientes para la valoración de moneda extranjera:
Puede realizar la valoración en la moneda local (moneda de la sociedad) o una

moneda paralela (por ejemplo, la moneda del grupo).
Puede utilizar también métodos de valoración diferentes (por ejemplo, el principio del
valor mínimo). Además de la valoración de moneda extranjera, puede realizar también
una conversión de moneda de acuerdo con FASB 52 (US GAAP). Así, puede convertir
sus listas de saldos a la moneda local dentro de la moneda del grupo, por ejemplo
Valoración de PAs en ME
Todas las partidas abiertas se valoran en la moneda extranjera como parte de la
valoración en moneda extranjera:
 Las partidas abiertas individuales de una cuenta en moneda extranjera forman la base de la
valoración, es decir, cada partida abierta de una cuenta en moneda extranjera se valora de
manera individual.
 La desviación total de todas las partidas abiertas de una cuenta se contabiliza en una
cuenta de regularización de balances. La cuenta conserva, por tanto, su saldo original.
 Las pérdidas o ganancias del tipo de cambio de la valoración se contabilizan en una cuenta
de gastos o ingresos separada para diferencias de cambio como una contrapartida.
Valoración ME
Cuando la empresa realice registraciones en moneda extranjera, al cierre de cada período contable, deberá ser ejecutado el
programa de valorización de partidas abiertas en moneda extranjera. Cuando se realiza la valorización de partidas abiertas el
sistema registra directamente en una cuenta de ajuste de Mayor (G/L) y en una cuenta para las diferencias de cambio
resultantes de la valorización. Puede tratarse de perdidas o ganancias.
Sistema de Información
Estándar
 Reportes Estándar
 S_ALR_87012179 - Índice de deudores
 FBL5N - Visualizar/Modificar partidas
 FD10N - Visualizar saldos
 S_ALR_87012173 - Lista impresión partidas de deudores abiertas
 S_ALR_87012168 - PA Análisis de vencimiento
 S_ALR_87012177 - Historial de pagos de deudores
Reportes – Sistema de Información

Las características en el sistema de información de cuentas a Cobrar, se da en términos jerárquicos de SAP tales como la
sociedad, el número de cuenta, el grupo de Cuentas, etcétera.
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 S_ALR_87012179 - Índice de deudores
28
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 FBL5N - Visualizar/Modificar partidas
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 S_ALR_87012173 - Lista impresión partidas de deudores abiertas
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30
 S_ALR_87012168 - PA Análisis de vencimiento
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 Casos de Negocio
 Consideraciones para migraciones
 Preparación Para Pruebas
Otras Consideraciones
Casos de Negocio
En cualquier tipo de implementación, ya sea de una funcionalidad individual u bien un
proyecto de implementación, Upgrade o Roll Out, existen las mismas etapas generales, y
dependiendo el tipo de proyecto, de mas o menos duración cada una de ellas.
Al implementarse cualquier funcionalidad, deberá planificarse una etapa de pruebas, y es

fundamentalmente importante contar con información sobre casos de negocio, desde el
inicio del proyecto.
PROCESO
Funcionalidad
Casos de Negocio
La planificación de Pruebas es, mas detallada y completa, si desde el inicio de la etapa de relevamiento se cuenta con
información de casos de negocio. Es la información detallada de tareas (ordenadas en pasos) de cada área, que facilita la
identificación de estructuras , objetos de imputación, integración entre áreas, etc., y es un acelerador de la etapa de
relevamiento.
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Tipos de Migración – Migración de Partidas Abiertas
Significa que se migrará “documento por documento” cada uno de los asientos o
Migración por partidas apuntes contables de la contabilidad. Proveedores – Deudores – Cheques de Tercero
– cuentas. Transitorias de Bco.. – PAs Activadas en Obras en Curso.
Conversión / Migración
Tipos de Indica que se migrará el saldo de una cuenta, en un único documento contable con
Migración por saldos cortes por imputación y moneda. Saldos de Cuentas Patrimoniales y de Resultado
Migración (interanual)
Migración por Saldos con Significa que dichas cuentas contables además tendrán apertura por centro de
costos u orden interna (según el caso) y centro de beneficio, por ejemplo. Saldos
Imputación a Controlling de Cuentas de Resultado
A cierre de Ejercicio Migración de Balance
Tipos de
Conversión
Interanual Migración de Balance (Patrimonial y Resultados)
Diferentes tipos de conversión y migración
La conversión interanual de datos implica un trabajo significativamente mayor, ya que se incluyen todas las cuentas de resultado del plan
de cuentas, y en algunas ocasiones una división (al menos mínima), por objetos de imputación. Deben tenerse en cuenta a apertura por
monedas en algunos casos, (y de la misma forma, algunos casos particulares, si existieran cuentas de partidas abiertas).
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Tipos de Migración – Migración de Partidas Abiertas
En cualquier migración de PAs, deben considerarse campos para la
Migración por partidas ,
identificación de los documentos, con el fin de poder realizar un
Conversión / Migración
correcto mapeo y validación de los datos migrados.
Tipos de Migración por saldos

Debe existir una definición concreta sobre la migración de partidas
Migración parciales aplicadas vs la migración de partidas abiertas y posterior
aplicación de forma manual, sobre el ambiente de producción.
Debe existir una definición de la migración de datos de retención de

Migración por Saldos con
Imputación a Controlling impuestos, de acuerdo a la complejidad y alcance de los programas
de conversión correspondiente, para PAs de Acreedores.
Deben utilizarse, para los casos de cuentas a pagar y cobrar, clases

A cierre de Ejercicio de documentos especiales para no impactar en las validaciones de
numeración legal, de acuerdo a la localización de cada sociedad.
Tipos de
Conversión En caso de procesos de depuración de datos, deben considerarse las
Interanual tablas de equivalencia de objetos, como pueden ser cuentas
contables.
Migración de Partidas Abiertas
En la migración de partidas abiertas, se dan la mayor parte de las complejidades del proceso de migración, datos como aplicación de
documento, conciliación, numeración legal en sistemas de origen, números de referencia de identificación, datos de retención de impuesta
para partidas de proveedores y saldos de partidas no aplicadas o compensadas parcialmente en los sistemas de origen, entre otros.
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35
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Monedas
Cada una de las fases de migración se abrirá por monedas, lo que significa que la misma moneda
de documento que se registre al momento del cierre – ya sea a nivel partidas o bien por saldos –
será tenida en cuenta para ingresar los asientos de migración por separado, en los archivos de
conversión.
El tipo de cambio será uno de los datos “obligatorios” del archivo de entrada.
No se tomará un tipo de cambio diferente del ingresado en la imputación original del documento.
No podrá ser considerado el tipo de cambio calculado de la modificación manual de los importes en moneda
local (del documento), o por ajustes posteriores.
El tipo de cambio, para migración de saldos y partidas, es parte de los archivos Excel requeridos,
así como el valor calculado en las monedas paralelas que estén alcanzadas para la migración.
Monedas - Utilización habitual
Si la migración es por saldos, se considerará un promedio de todos los documentos ingresados, o se ingresaran los importes
correspondiente de cada documento. Cualquier diferencia al respecto, deberá ser corregida manualmente post migración.
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Preparación para Pruebas Integrales
Las pruebas se realizarán con juegos de datos extraídos de datos reales o que sean
semejantes a la realidad y que, en la medida de lo posible, cubran la totalidad de la
funcionalidad de los sistemas.
Se busca contar, en todos los casos, con juegos de datos representativos del ambiente
real que se esta utilizando, para:
Realizar las pruebas en un ambiente lo mas real posible.
Abarcar la totalidad de casos factibles (otorgando escenarios base de pruebas y otorgando

la posibilidad a los usuarios de definir sus variantes, como casos especiales o excepciones)
Medición de tiempos reales, tanto de Migración (conversión de datos) como de los mismos
procesos (tareas operativas)
Detectar oportunidades de “futuras mejoras” y acciones correctivas propias de esta etapa
Se debe contar de antemano con determinada información que facilitará la planificación de las pruebas, por ejemplo:
 Lista detallada de circuitos críticos y procesos por sector
 Responsable de cada uno de los procesos identificados
 Puntos de control entre los distintos sectores involucrados
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 Funciones del Sistema  Valoración ME

 Datos Maestros  Registraciones

 El componente de aplicación Contabilidad de deudores registra y gestiona los datos de

 Es parte integral de la gestión de ventas.

 Todas las contabilizaciones efectuadas en la Contabilidad de deudores se registran

 Las diferentes cuentas de mayor se actualizarán dependiendo de la operación efectuada

 El sistema contiene un abanico de herramientas que pueden ser utilizadas para

FI (FD01) Cuenta Asociada Se utilizan las especificaciones indicadas en los

Datos de Sociedad Cond.pago › Como valores propuestos cuando se contabilizan

DM Percepciones › Para procesar operaciones contables.

FI (FD01) Cuenta Asociada

Grupo de › Datos de la sociedad

Completar › Datos de la organización de Ventas.

 Intervalo de numeración asignados a los proveedores.

Número de Identificación Fiscal

Número de Identificación Fiscal 2

Cuenta Asociada Cuenta

ABM Datos maestros

Factura Cliente / Deudor

Notas de Crédito y Débito

PA Cte. Cte. Compensación

Reporte Libro IVA

Reporte Citi Verificación

FV70 - Tratar o registrar de forma preliminar la factura

La entrada preliminar de documentos está vinculada a las funciones

Visualizar doc. preliminares en el diario de documentos

La funcionalidad posee la misma interfaz que para registración de FC,

Contabilización de Documentos preliminares

Sistema de Información Estándar

Verificación PA Pago Parcial PA Pago Parcial PI Cta. PI Cta.

Integración Contabilidad General y Banco

Las partidas abiertas contabilizadas en moneda extranjera.

Las partidas individuales en la moneda extranjera se valoran.

Tiene las opciones siguientes para la valoración de moneda extranjera:

Puede realizar la valoración en la moneda local (moneda de la sociedad) o una

 S_ALR_87012179 - Índice de deudores

 FBL5N - Visualizar/Modificar partidas

 FD10N - Visualizar saldos

 S_ALR_87012173 - Lista impresión partidas de deudores abiertas

 S_ALR_87012168 - PA Análisis de vencimiento

 S_ALR_87012177 - Historial de pagos de deudores

Reportes – Sistema de Información

 Consideraciones para migraciones

 Preparación Para Pruebas

Al implementarse cualquier funcionalidad, deberá planificarse una etapa de pruebas, y es

A cierre de Ejercicio Migración de Balance

Diferentes tipos de conversión y migración

correcto mapeo y validación de los datos migrados.

Tipos de Migración por saldos

Debe existir una definición de la migración de datos de retención de

Deben utilizarse, para los casos de cuentas a pagar y cobrar, clases

Migración de Partidas Abiertas

Monedas - Utilización habitual

Realizar las pruebas en un ambiente lo mas real posible.

Abarcar la totalidad de casos factibles (otorgando escenarios base de pruebas y otorgando

Detectar oportunidades de “futuras mejoras” y acciones correctivas propias de esta etapa

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