4.1.

- Conceptos e Importancia de los Libros de Contabilidad

4.1.1.    CONCEPTO:

Los libros contables son aquellos archivos donde se registra la información económica y

financiera de la empresa. incluyendo las operaciones ejecutadas durante un plazo de tiempo
determinado, en forma cronológica y ordenada y los cuales hay que legalizar de forma
periódica, sujetándose a las disposiciones legales y a una técnica contable. Por tanto, los
libros contables son el soporte material en la elaboración de la información financiera. Pueden
ser de carácter obligatorio o voluntario.

4.1.2.    IMPORTANCIA:

Estos resultan de gran importancia debido a que permiten registrar los movimientos y
operaciones de la empresa, genera garantía frente a terceras personas y a quienes tienen
interés en el resultado de las operaciones, se obtiene información en cualquier momento de
acuerdo a las necesidades de la empresa; además permite conocer las deudas y
obligaciones, así como las deudas que se tienen con la empresa.

En el terreno legal, permiten ajustarse a las disposiciones o reglas establecidas.

En lo económico, sirven para analizar los resultados de la gestión, hacer proyecciones y

tomar decisiones sobre la marcha de la empresa o negocio.

En lo administrativo, constituyen una fuente ordenada de datos que facilita una adecuada

conducción y son imprescindibles para determinar los tributos que corresponden pagar.

En suma, los libros de contabilidad registran las entradas y salidas de recursos de una
empresa, lo que permite conocer los resultados de la gestión en un período determinado,
demuestran su situación financiera y económica, constituyen una evidencia de todas las
transacciones realizadas y de la fecha en que se efectuaron, así como una garantía para
quienes mantienen un interés en sus operaciones comerciales.

En el campo tributario, una de las obligaciones formales más importantes es la de llevar

libros y registros contables debidamente legalizados, así como mantenerlos actualizados de
acuerdo con los plazos establecidos.

Esto se debe a que los libros y registros contables proporcionan a la Administración Tributaria
la información detallada de las operaciones o las actividades del contribuyente, lo que permite
la adecuada verificación entre lo registrado y lo declarado por aquél, así como respecto de los
tributos pagados.

 También demuestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado y

constituye los elementos de prueba sustentando con los documentos que ya existen la
constancia de las operaciones que realiza la empresa.

Los libros de contabilidad exigidos de acuerdo con las normas tributarias varían según el tipo
de contribuyente, la categoría de renta que genera y el nivel de ingresos que se percibe.

4.2.- Clasificación de los Libros de contabilidad

Existen tres tipos de libros contables, los principales, auxiliares obligatorios y los voluntarios

Libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente

para dar su justo valor de todas las operaciones que se registran; aquellos que tienen carácter
de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio.

·         Libros de inventarios y balance: El libro de inventario incluye el denominado balance

de sumas y saldos de los balances de comprobación. Es decir, se va actualizando de manera
periódica todas las cuentas con saldo de la empresa (activos, pasivos, patrimonio neto, gasto
e ingreso). El último balance de sumas y saldos debe coincidir con el Balance realizado para
las Cuentas Anuales. Además, en el libro de inventario hay que incluir el balance inicial y el
denominado inventario de existencias, es decir, las unidades físicas que componen las
existencias de la compañía y su valoración (usando alguno de los métodos de valoración
aceptados).

·         Libro diario: En el Libro Diario se contabilizan todas las operaciones que realiza la
empresa. Visualmente, se configura como una sucesión de asientos contables, ordenados de
forma cronológica.

·         Libro mayor: El Libro Mayor representa un resumen de todas las cuentas contables.

Visualmente, se configura en forma de T, anotando todos los movimientos que afecten al debe
y al haber de la cuenta correspondiente. Nos da una imagen visual muy práctica del saldo que
tiene una cuenta en cualquier momento del ejercicio. El saldo es la diferencia entre el debe y
el haber, siendo saldo deudor cuando el debe es superior al haber y saldo acreedor, cuando el
haber es superior al debe. El Libro Mayor estaría formado por todas las T de las cuentas
contables (como la que podemos ver a continuación).
Libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y
capacidad de sus operaciones, los libros auxiliares tienen que ser legalizados y los libros
voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las
informaciones con mayor actitud y facilidad, podemos decir que los principales libros auxiliares
en contabilidad son:

Libro de caja: lleva el registro de todo el movimiento en efectivo que se realiza en la empresa

y también del saldo de caja. Se anota la fecha, el concepto, el debe, el haber y el saldo. El
total de los cobros menos el total de los pagos debe ser igual al último saldo.

Libro de cuentas corrientes bancarias: como su propio nombre indica en él se anotan todos

los movimientos que se hayan producido en la cuenta corriente. Es decir, en él se anotan
todos los ingresos y pagos que se hayan hecho en esa cuenta. En el debe se anotan los
ingresos y en el haber los saldos.

Libro de cuentas por cobrar: se lleva una cuenta para cada cliente que tengamos. En el
debe se anotan las facturas y las notas de cargo que le emitamos. En el haber las cantidades
que recibamos de él, ya sea lo cobrado o las partidas que nos haya devuelto. Cuando se
anota el saldo, que como siempre es la diferencia entre el debe y el haber, hay que anotar si
es deudor o acreedor.

Libro de cuentas por pagar: Aquí se anotan los movimientos con nuestros proveedores. Se
anotan las compras realizadas a crédito y los pagos que realicemos a los proveedores. Igual
que en el libro de clientes, al computar cada saldo se debe determinar si es deudor o
acreedor. Un asiento en el debe se resta del saldo y un asiento en el haber se suma al mismo

Estos libros de contabilidad deben ser conservados durante 6 años, y también deben ser

legalizados en el registro mercantil que le corresponda a la empresa según su domicilio social.
Esta legalización se hace para sellar la información que contienen, de forma que no pueda ser
manipulada posteriormente.

4.3.- Personas Obligadas a Llevas Libros de

Contabilidad
Los tipos de libros o registros contables que estarás obligado a llevar dependerá del Régimen
Tributario en el que te encuentres, sea como Persona Natural con Negocio o en el que se
encuentre la Persona Jurídica (empresa) que hayas formado. Inclusive dependerá del
volumen de los ingresos anuales que estimes obtener por el desarrollo de tu actividad
empresarial.

La SUNAT ha implementado el llevado de libros en forma electrónica, generando beneficios a

tu negocio por ahorro de costos de legalización, impresión y almacenaje de los libros y
registros, así como un importante efecto ecológico al reducir el uso de árboles y agua, al no
usar papel.

Si desarrollas tu actividad empresarial como persona individual o como persona jurídica

(empresa) en:
   ¿CÓMO PUEDO LLEVAR LOS LIBROS CONTABLES?

Una vez que identifiques los libros contables que estás obligado a llevar, te presentamos las
formas de poder hacerlo:
  Sistema Manual: los libros y registros se adquieren en una librería o imprenta, su
llevado es a manuscrito y se legalizan en una Notaría antes de usarlos.
 Sistema Computarizado: la información contable se ingresa apoyada en un software
contable siguiendo la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro.
 Sistema de Libros Electrónicos (SLE): Aprovechando el avance en las tecnologías
de la información y comunicación, la SUNAT también pone a tu disposición esta forma
de llevado de libros contables, generando ahorro en tiempo y dinero al eliminar gastos
como el de legalización, impresión, almacenamiento y seguridad. Dicho sistema
cuenta con dos formas de llevado de libros contables:

1. Programa de Libros Electrónicos - PLE: Es un aplicativo desarrollado por la

SUNAT que se instala en tu computadora y te permite generar el Libro
Electrónico en el Sistema de Libros Electrónicos SLE–PLE. Los libros se
generan desde tus propios sistemas y se validan con un aplicativo de la
SUNAT que permite generar un resumen de toda la información contable y
obtener una constancia de recepción por parte de la SUNAT, respecto de cada
libro.
2. Sistema de Libros Electrónicos desde el Portal – SLE-Portal: Es un
sistema que la SUNAT pone a tu disposición y que te permite generar tus
Registros de Ventas e Ingresos y de Compras en forma electrónica desde el
Portal de la SUNAT. La SUNAT te apoya con el almacenamiento, archivo y
conservación de los Registros de Ventas e Ingresos y de Compras
Electrónicos que se generen en este sistema.

 PLAZOS PARA EL LLEVADO DE LIBROS CONTABLES

Existen plazos de atraso máximos para el llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos

tributarios, sean estos llevados de forma manual, computarizada o electrónicamente, excepto
al Registros de Compras y Registro de Ventas electrónicos, que tendrán plazos establecidos
por la SUNAT.

4.4. Llevado de Libros contables

1. Forma manual y sistema computarizado
Legalización de los Libros  

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los
mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán
estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas
sueltas o continuas.

 Oportunidad de la Legalización

Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en
hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación,
se deberá tener en cuenta:
Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha concluido
con el anterior, con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada
por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o
registro.

1. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se

deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
2. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se
deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.

Plazos para el llevado de libros contables

Existen plazos de atraso máximos para el llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos
tributarios, sean estos llevados de forma manual, computarizada o electrónicamente, excepto
al Registros de Compras y Registro de Ventas electrónicos, que tendrán plazos establecidos
por la SUNAT.

Empaste de los Libros y Registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o
continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

 Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la
anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.
 Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma
denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán emplearse para el registro de
operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

 Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los libros

Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito, lo

siguiente: 

Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.

 Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan

hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con
ellas.

En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un plazo

de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y
otros, de los libros y  registros.

En  todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de
la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos,
debiéndose presentar la citada documentación en la Mesa de Partes de los Centros de
Servicios y dependencias de la SUNAT

 Plazo para rehacer los libros contables

El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por razones
debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga.

Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido
la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo del plazo para rehacer
los libros.

4.5.- Formas de Llenado de los Libros Contables

Información a tener en cuenta para el llenado de los Libros Contables Físicos:

 Datos de Cabecera: Denominación, periodo, RUC y apellidos y nombres o

razón social.
 Contener el registro de sus operaciones: En orden cronológico, correlativo, de
manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones,
enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.
 Totalizar sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener
el total general del período o ejercicio gravable, consignar según corresponda:
VAN y VIENEN.
 De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable,
consignar: “SIN OPERACIONES”
 Ser llevados en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones
previstas por Ley.
Información a tener en cuenta para el llenado de los Libros Contables
Electrónicos:

Considera que toda la información indicada en el rubro anterior y aún mas ya viene
precisada en estos libros a efectos que sólo completes la información especifica que
se indica en cada libro electrónico específico

4.6.- Las Infracciones de los Libros Contables

Según el código tributario en el artículo 172º (Tipos de infracciones tributarias), se originan las
infracciones por el incumplimiento de las obligaciones siguientes:

 Infracciones sobre Libros y Registros - Empresas

De conformidad al numeral 4 del artículo 87° del Código Tributario, los administrados están
obligados a llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes,
reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT.

El artículo 175° del citado Código señala que son infracciones relacionadas con la obligación
de llevar libros y/o registros, o contar con informes u otros documentos, las siguientes:
Principales Infracciones y la sanción que le corresponde :

 Omitir llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las
leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT u otros medios
de control exigidos por las leyes y reglamentos.

La sanción es : 0.6% de los IN *(10)

 Llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes,
reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, el registro
almacenable de información básica u otros medios de control exigidos por las leyes y
reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas
correspondientes.

La sanción es : 0.3% de los IN * (11) (12)

*(10) Cuando la sanción aplicada se calcule en función a los Ingresos anuales no podrá ser
menor a 10% de la UIT ni mayor a 25 UIT.

*(11) La multa será del 0.6% de los Ingresos cuando la infracción corresponda a no legalizar
el Registro de Compras con los topes señalados en la nota (10),

(12) Cuando la sanción aplicada se calcule en función a los Ingresos anuales no podrá ser
menor a 10% de la UIT ni mayor a 8 UIT.