Organizacion y Control

ORGANIZACIÓN Y CONTROL
Es un factor muy importante que asegura el buen funcionamiento de la

organización, ya que ayuda a alcanzar los objetivos fijados en la empresa,
mejora el uso de los medios de los que se dispone y la comunicación entre los
distintos empleados, aumenta la eficiencia y la productividad y disminuye los
costes.
Por ello, entender este concepto y saber cómo diseñar la organización

empresarial es esencial para ordenar, estructurar e integrar las unidades
orgánicas y los recursos disponibles de una empresa, además de las
responsabilidades de cada uno y las relaciones entre ellos. Si quieres saber más
acerca de este proceso y cómo aplicarlo, ¡sigue leyendo!
¿Qué es la organización empresarial?
Dado que la organización de empresas es muy compleja y deben responder

a muchas tareas distintas, para alcanzar las metas que se propongan es
necesario establecer una estructura para sistematizar los trabajos y los
recursos de la organización. Esto se consigue a través de gru pos de tareas que
responden a una jerarquización que facilita la coordinación entre departamentos
y la vuelve lo más sencilla y eficaz posible.
Así pues, en líneas generales podemos definir la organización

empresarial como el orden de los recursos y las funciones necesarias para
alcanzar los objetivos de una empresa.
¿Cómo se aplica la organización empresarial?
Una vez aclarado el concepto de organización de empresas, el siguiente punto

es entender cómo se puede implementar en una empresa real.
1. El primer paso para ello es tener muy claros los objetivos de la empresa,
así como su misión y visión. Al fijar unas metas, que tienen que ser
realistas, y unos parámetros para cumplirlas, será más fácil entender qué
tipo de profesionales y qué recursos necesitaremos para alcanzarlos.
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2. En segundo lugar, tendremos que valorar los recursos con los que
cuenta la empresa y definir si con ellos es posible alcanzar las
metas propuestas o si por el contrario es necesario ajustar o
cambiar alguno de sus componentes.
3. A partir de aquí será posible dividir la organización en diferentes
secciones para optimizar sus tareas y sus funciones. El requisito
imprescindible para hacerlo es que las tareas de esas secciones sean
semejantes. Por ejemplo, la división puede ser:
o Por funciones: esta es la división más utilizada, sobre todo por

parte de las pymes, debido a lo sencillo que es implantarlas y a su
fácil control. Se basa en la división de la empresa según sus
departamentos, y su principal ventaja es un mayor provecho de las
habilidades técnicas de los trabajadores.
o Por productos: la organización empresarial por productos es

habitual en aquellas organizaciones que ofrecen productos
o servicios muy variados y diferentes. Por lo tanto, lo más sencillo
es organizarse en base a cada una de las líneas de productos y
servicios que se ofertan.
o Por clientes: las empresas que sirven a diferentes tipos de

clientes (mayoristas, minoristas, institucionales, etc) suelen optar
por este tipo de organización, que consiste en una división según
las características propias de cada segmento.
o Por proyectos: este tipo de organización empresarial se basa en

agrupar la actividad de la empresa según las características de un
proyecto y las herramientas necesarias para llevarlo a cabo. En
este tipo de esquema, el director de cada proyecto tiene máxima
autoridad en todo lo relacionado con su ejecución.
4. Una vez que la empresa ha realizado la división entre las diversas

secciones, el último paso es el de establecer las relaciones jerárquicas
entre ellos para facilitar la coordinación. Lo ideal es, además, organizar
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un organigrama en el que aparezca la estructura general de la empresa
para que todos los trabajadores la conozcan.
5. Por último, será necesario organizar las tareas. Para ello hay que
crear un listado con las actividades hay que llevar a cabo y fijar cuáles
son los trabajos prioritarios. Solo entonces podrán empezar a trabajar
los empleados de cada sección.
Sin embargo, el trabajo no acaba una vez implementada la organización

empresarial. El mercado está en constante cambio, al igual que la tecnología o
las condiciones internas de una empresa, por lo que debes estar preparado
para cualquier adaptación. Por otro lado, es imprescindible que controles los
gastos; parecerá muy obvio, pero es necesario no gastar más de lo que se
ingresa, por lo que debes seguir un riguroso control de las cuentas con costes y
ganancias.
En definitiva, la organización empresarial no surge de la nada, es un arduo

trabajo previo para que un negocio vaya por el buen camino sin dejar nada al
azar.
Qué es el control en la empresa
El control es una etapa primordial del proceso administrativo, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada
y una dirección eficiente, el directivo no podrá verificar cuál es la situación real
de la organización si no existe un mecanismo con el que se cerciore e informe si
lo ejecutado va de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control empresarial es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la

función o del área en la que se aplique; puede ser entendida:
• Como la función administrativa que conforma, junto con la planeación, la

organización y la dirección, el proceso administrativo.
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• Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una
empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las
decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para
diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo
o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control
en empresas como las refinerías de petróleo o de industrias químicas de
procesamiento continuo y automático, el mecanismo de control detecta
cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida
regulación.
• Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los
participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío.
Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar
posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control
está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las
organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de
restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e
inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
• Comprobar o verificar;
• Regular;
• Comparar con un patrón;
• Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
• Frenar o impedir.
Evidentemente, todas esas definiciones representan concepciones incompletas

del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de limitada aplicación; en
definitiva:
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El control es una función administrativa de la empresa, ya que forma parte del
proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la
actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo
y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
Elementos del concepto
• Relación con lo planteado. Siempre existe para verificar el logro de los

objetivos que se establecen en la planeación.
• Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
• Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
• Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y
corregir los errores.
Bases del concepto
El control en la empresa se basa en la realización de las siguientes actividades:
• Planear y organizar. Los objetivos son los programas que desea lograr
la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace
necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y
cómo.
• Hacer. El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos. De este hacer se desprende una
información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o
sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información
debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.
• Evaluar. El evaluar, que no es más que la interpretación y comparación
de la información obtenida con los objetivos trazados, permite que se
puedan tomar decisiones acerca de qué medidas deben ser adoptadas.
• Mejorar. La mejora es la puesta en práctica de las medidas que
resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
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Importancia del control en la empresa
Se dice que la función de control es efectiva cuando le permite a la empresa o a

las unidades en las que se aplica:
1. Corregir fallas y errores. El control debe detectar e indicar errores de

planeación, organización o dirección.
2. Prever fallas o errores futuros. El control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación,
organización o dirección.
Además, como se entiende que hasta el mejor de los planes se puede desviar,
el control se emplea, entre otras, para:
• Conseguir una mejor calidad. Las fallas del proceso se detectan y el

proceso se corrige para eliminar errores.
• Enfrentar el cambio. Este forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo
el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o
enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a
los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo
ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los
productos y los servicios de sus organizaciones.
• Producir ciclos más rápidos (eficiencia). Una cosa es reconocer la
demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempos de
entrega mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican
el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino
también productos y servicios a su medida.
• Agregar valor. Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal
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objetivo de una organización debería ser “agregar valor” a su producto o
servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre
la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la
forma de una calidad por encima de la media, lograda aplicando
procedimientos de control.
• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. La tendencia
contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen
juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la
gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por
tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de
los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
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Es un factor muy importante que asegura el buen funcionamiento de la

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o Por productos: la organización empresarial por productos es

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