TEMA 3.

SELECCIÓN Y CONTROL DE PROVEEDORES

Introducción
En este capítulo se destacará la importancia de seleccionar adecuadamente a los
proveedores, señalando los parámetros, políticas y lineamientos que determinarán
los criterios de selección.

3.1 Investigación de proveedores nacionales y extranjeros

Un porcentaje de los compradores, prefieren hacer sus compras a
proveedores locales y un elevado porcentaje de ellos, señalan que están
dispuestos a pagar un poco más e incluso a aceptar que la calidad del producto o
del servicio sea poco menos satisfactoria comprando localmente. Esto descansa
en dos bases:

 Una fuente local puede ofrecer un servicio más confiable que otra
que se encuentre localizada a grandes distancias, se puede decir que

se recibirán las entregas a tiempo, debido a que la distancia es más

corta porque reduce el riesgo de interrupción en el servicio de
transporte, independientemente del volumen de existencias, pues en
las Compras locales, no es necesario tener grandes o mayores
cantidades.
 Para inclinarse por fuentes de abastecimientos locales, es por los
aspectos bastante razonables, pero menos evidentes que la empresa
le debe mucho a la comunidad regional, es en donde vive la
mayor parte de sus empleados, y frecuentemente, una porción
substancial de su respaldo financiero, así como una parte importante
de sus ventas provenientes de la localidad.

Se convierte en la medida o herramienta por medio de la cual, el agente de

compras obtiene primero y posteriormente conserva el nivel de actuación que
distingue al profesional, al experto en esta función de abastecimiento de
materiales, la investigación de la fuente de abastecimiento implica:
  Verificar la existencia física del proveedor.
 Que esté legalmente constituido.
 Verificar la moralidad del proveedor.
 Que esté al corriente de sus pagos fiscales.
 Si tiene problemas sindicales, sus motivos.
 Verificar que tipo de instalaciones tiene
 Verificar su capacidad de producción.
 Que sistemas de calidad tiene.
 Certificación ISO, Procesos (sí esta bien hecho para el cliente).

La selección de las fuentes de abastecimiento es y debe ser al mismo tiempo,

tanto el derecho como la responsabilidad del agente de compras, en pleno uso
del más amplio criterio, el agente de compras realiza su más alto potencial como
contribuyente creativo a la administración ejecutiva, esto significa que la selección
de la fuente es un reto continuo.

3.2 Integración del banco de información de proveedores y usos de

software
La integración del banco de Información es una continuidad del Sistema de
Información para Compras y Abastecimientos (revisar tema 6), en el que se
incluirán los elementos que permitan controlar mejor la función de compras y
abastecimientos.

En el tema 6 se exhibe la importancia del procesamiento de datos, en

consecuencia del uso de sistemas que faciliten el procesamiento de datos.

Los softwares nos permitirán contar con una herramienta de trabajo que agilizará
el procesamiento de datos, el almacenamiento de los mismos y generará
información para toma de decisiones.

Ya se han mencionado los sistemas MRP, MRPII, mismos que en sus inicios eran
básicamente utilizados para realizar la función de compras, hasta su evolución en
los sistemas gerenciales ERP (Planeación de Requerimientos de la Empresa).
 Diversas empresas ofrecen software comercial, todos consideran como una parte
importante de la administración a la función de compras.

3.3 Selección de proveedores y cotizaciones Fuentes

de información respecto a los proveedores

El conocimiento de las fuentes de abastecimiento es una calificación importante de

cualquier comprador efectivo, las principales fuentes normales de información
consisten de:

FUENTE DESCRIPCIÓN
Los catálogos de las fuentes, comúnmente conocidas por
abastecimientos que cubren la mayor parte de los materiales
importantes en los cuales está interesada la compañía, son
considerados indispensables en cualquier oficina de compras
Catálogos
bien administrada. El valor de estos catálogos depende
principalmente de la forma en que se presenten, la facilidad
con la cual se pueda disponer del material que contiene y el
del uso que se haga de esa información
Varias compañías han emitido catálogos de proveedores con
toda la información registrada en una micropelícula. El
Expediente en servicio se ha incluido en un sistema de archivo
micropelícula comprensible, un dispositivo para leer las películas y un
impresor que permite la reproducción de la información
contenida en la película en una hoja de tamaño normal.
Las revistas de comercio son una valiosa fuente de
información sobre proveedores potenciales, la lista de tales
publicaciones es desde luego muy extensa y los artículos
individuales en él varían considerablemente en su contenido,
éstas revistas se utilizan de dos formas: el primer uso en un
Revistas de
estudio del texto, en el cual no sólo agrega información
comercio
general al comprador, sino que sugiere nuevos productos y
materiales sustitutos, el segundo uso de dichas
 publicaciones se refiere a la publicidad. Un estudio
consistente de los anuncios en tales publicaciones es un
valioso hábito ejercido por todos los buenos compradores
Como una fuente general de información para la oficina de
compras se discute sobre el verdadero valor de la publicidad
industrial. Los publicistas en general, inclusive los maestros
Publicidad
profesionales del tema, han definido que la publicidad
industrial
industrial tiene su valor, ya que los compradores la leen y
son inconscientemente influidos por ella
 Son otra fuente importante de información. Varían
ampliamente en su exactitud y utilidad, se debe tener
cuidado al usarlos. Los registros comerciales o directorios
comerciales, son volúmenes en los que enlistan los
fabricantes líderes sus domicilios, el número de filiales, sus
asociaciones, productos, en algunos casos su estabilidad
financiera y su posición en el comercio.

También contienen listas de los nombres comerciales de

Directorios
artículos en el mercado, que llevan el nombre de sus
comerciales
fabricantes; listas clasificadas de materiales,
abastecimientos, equipo y otros artículos ofrecidos en venta;
bajo cada uno de ellos se proporciona el nombre y
localización de la fuente fabricante o que lo suministra,
disponible.

Estos registros están arreglados en tal forma que pueden ser

consultados de varias maneras, ya sea por el artículo, por el
fabricante o por el nombre comercial.
La representación de ventas puede constituir una de las
Representación de fuentes más valiosas de información que se dispone, con
ventas referencias a la procedencia de los abastecimientos, tipos de
productos e información sobre comercio.
Toda información de cualquier fuente, si tiene valor, debe
ser registrada. Anteriormente se mencionó ese registro, es el
índice que acompaña al archivo de catálogos; otro registro
común es el archivo de vendedores que se compone de
tarjetas pequeñas o de un sencillo archivo de computadoras,
Archivo de
clasificado por nombre del vendedor, dirección, órdenes
vendedores
anteriores asignadas por la compañía, datos referentes a su
idoneidad en general, la confiabilidad en el vendedor; la
buena disposición de éste para satisfacer los requerimientos
específicos del comprador, y de cualquier otra información
que se considere útil, que pueda tener algún valor para el
 comprador.

Un tercer registro es un archivo de artículos en el cual el

material se ha clasificado sobre la base del producto; la
información en este archivo se refiere a las fuentes en las
cuales se ha comprado ese producto en el pasado,
posiblemente el precio pagado, el punto de embarque y una
referencia cruzada van el archivo de vendedores.
Algunos ejecutivos de compras consideran que las visitas a
los proveedores son especialmente útiles cuando no se
presentan dificultades que deban discutirse. Mediante esas
visitas amistosas el agente de compras puede conversar con
Visitas a los los ejecutivos de más alto nivel, sin limitarse a un agente que
proveedores puede ser responsable directo de una queja específica. Esto
ayuda a incrementar buenas relaciones en todos los niveles
de la administración y puede revelar mucho respecto a
planes futuros que de otro modo no habrían merecido
atención.
Además de la información usual respecto al proveedor
Muestras potencial y a una visita a la planta, se pueden analizar
muestras del producto del vendedor
En la actualidad el navegar adecuadamente en la red de
redes, poder consultar direcciones específicas de empresas
Direcciones en así como consultar la sección amarilla de los sitios de
Internet internet, es una herramienta muy poderosa para el
Departamento de Compras en lo que se refiere a consulta de
proveedores y descripción de productos.
Cuadro 9.1. Principales fuentes de información

De esta corta lista, se puede seleccionar la mejor fuente.

Evaluación de cotizaciones
Las cotizaciones son en ocasiones tan simples que pueden ser fácilmente
comprobables tan solo al leerse o escribiendo lo esencial conforme se reciben por
teléfono. Este es el caso, frecuentemente, con los artículos estandarizados en
donde las diferencias en las especificaciones, la calidad entre los concursantes
aceptables son conocidas y aceptables por el comprador de antemano. Se
presentan el precio, la entrega y una decisión rápida como el aspecto más
importante en la mente del comprador, con suficiente experiencia, se justifica que
los trate así.

Pero es arriesgado asumir regularmente que otros elementos de la cotización no

son de importancia o que no hay diferencias oscuras de consecuencias en la
cotización. Una lista de recordatorio o tabulación minimizará los riesgos de
compromiso que se hayan olvidado, de hecho la tabulación es el único método
seguro de comparar cotizaciones complicadas que involucran diferencias
apreciables en los productos ofrecidos. Todas las tabulaciones deben proporcionar
una comparación fácil de lo siguiente:

Factores de costo
 Precio
 Costo de transporte
 Costo de instalación, si lo hay
 Herramientas y otros costos de preparación
 Impuestos de ventas o comerciales que deben agregarse
 Términos de pago; descuentos por pronto pago
 Base del precio: si están involucradas entregas múltiples
 Vigencia del precio
 Protección de precio: firme, protegido contra baja, o sujeto a escala

Entrega. Factores de diseño o especificación

 Cumplimiento con la especificación
 Desviación de la especificación
  Ventajas de la especificación
 Dimensiones importantes
 Pesos

Factores legales
 Garantías
 Provisiones de cancelación
 Protecciones de patentes
 Protecciones de responsabilidad civil y de compensación a empleados
 Cumplimiento con las leyes y reglamentos federales

Al evaluar las compras complejas o altamente competitivas, es útil en ocasiones

asignar pesos (ponderar) a los factores que se compraran y calificar a cada
proveedor potencial en cuanto a su posición competitiva en ese factor.

Registros de cotizaciones
Los registros de cotizaciones pasadas, actuales y de la decisión tomada son un
activo definido para una operación de compras que se convertirá en una
necesidad conforme una actividad pequeña se convierta en algo más grande. La
economía de esfuerzos sugiere el uso simultáneo de dos métodos para mantener
tales registros de cotización:

3.3.1 Tarjeta de artículo. Esta es una identificación simple de un

producto estándar de catálogo, repetitivamente comprado.
Incluye a la mayoría de los abastecimientos, artículos de
operación y mucho de lo llamado “ferretería” que se utiliza en la
producción misma.
3.3.2 Expediente de artículo. Este es un registro sofisticado las
compras de un valor grande en dinero, aquellas de diseño
especial, la procuración de artículos requeridos continuamente
para el producto final, grandes inversiones en equipo de capital,
etc., son las áreas que justifican los registros de cotizaciones tan
completos como el que proporciona este medio.
El comprador debe pensar acerca del índice de su archivo, la mayoría de las
organizaciones pequeñas consideran correcto que el archivo por secuencia
alfabética del grupo de artículos y subgrupos es el más adecuado, ahora bien
conforme la compañía se desarrolle, este sistema no será tan eficiente.

Un sistema de codificación numérica de partes es el único medio para logra una

rápida localización para información, este sistema a su vez tiene su propia ventaja,
siendo muy útil como una base necesaria pata todos los tipos de procesamiento
electrónico de datos. Por ejemplo podemos presentar el siguiente cuadro:

Proveedor Tamaño

01011100

Producto Color,Textura,etc.

Figura 9.1. Clasificación numérica de producto

Solicitud y evaluación de cotizaciones

Un vendedor frecuentemente cotiza precios para sus productos presentándolos a
sus clientes o prospectos de clientes por su propia iniciativa, es decir sin que le
haya sido solicitado formalmente que lo haga. Así los compradores tienen
disponibles los medios de mantenerse informados en del mercado de ciertos
bienes.

La solicitud o invitación a cotizar

Una preparación cuidadosa de este documento es esencial para el entendimiento
futuro entre el comprador y el vendedor; debe contener los siguientes puntos:

1. Cantidad requerida.
2. La descripción y especificaciones de los artículos requeridos que se desea
comprar.
3. Punto requerido de entrega.
4. Tiempo o tiempos requeridos de entrega.
5. Método de transporte.
6. Fecha para la cual deben recibirse las cotizaciones.
7. Todas las condiciones especiales que puedan afectar al precio o habilidad
del oferente para llevarlo a cabo, éstas incluyen:
 El material o información que ha de ser proporcionado todo o en parte
por el comprador después de otorgar el negocio.
 Descripción de las herramientas y patrones disponibles para el
proveedor que ejecute.
 Unificación de inclusión con otros subcontratistas cuando estos
existan.
 Cualquier otro requerimiento especial, tal como la entrega o
instalación en un fin de semana o día de descanso, etc.
8. Deberá requerir que los concursantes identifiquen:
 La base del precio en relación con la amplitud de la cantidad a que
se aplica.
 La base del precio con relación al número y a la periodicidad de las
entregas.
 El periodo posterior a la fecha de la oferta para la cual los precios
ofrecidos son firmes.

 Cualquier excepción o evento que pueda invalidar los precios

cotizados.
 9. Debe incluir datos impresos de los términos y condiciones uniformes del
comprador.

3.4 Elaboración de cuadros comparativos

Para realizar una comparación objetiva de las diferentes cotizaciones utilizamos
como herramienta el cuadro comparativo, matriz en donde se evalúan los
siguientes factores de los proveedores:

1. Calidad
2. Tiempo de entrega
3. Factores de financiamiento.
4. Precio
5. Otros

ASPECTOS A EVALUAR

Proveedor Calidad Tiempo de Factores Precio

entrega financieros

Proveedor a

Proveedor b
Proveedor c
Proveedor d
Proveedor ...n

Cuadro 9.2. Formato: cuadro comparativo

3.5 Ponderación de factores

Es muy común que en el proceso de evaluación los factores a considerar sean
ponderados, es decir, a cada elemento que es considerado para la toma de
decisiones se le asignará un peso o valor diferente, dependiendo de la
importancia del mismo en la evaluación.

Así, podemos citar que a la calidad se le asigna un peso mayor que a los demás
elementos a considerar, es decir; tiempos de entrega, factores financieros,
precio, envase, embalaje, etc.

Al mismo tiempo, el peso de la calidad será signado de la siguiente manera:

Calidad superior a las especificaciones 100 puntos

Conformidad con las especificaciones al 100% 100 puntos
No conformidad con las especificaciones, cubriendo 80 puntos
los mínimos requerimientos de la norma

Del mismo modo se aplicaría una ponderación para los demás elementos a
evaluar.

3.6 Determinación de factores de desempeño

El desempeño de proceso de compras y abastecimientos se debe de definir con
dos criterios básicos.

En primer término, y en cumplimiento con la responsabilidad máxima del

Departamento de Compras y abastecimientos, se debe de establecer como
objetivo la atención eficiente de todos los requerimientos de compra así como su
respectiva respuesta. Señalando específicamente las condiciones para que se
pueda evaluar la eficiencia al respecto. Por ejemplo podemos citar lo siguiente:

Total de Requisiciones Recibidas

= 100%

Requisiciones Atendidas
También se pueden evaluar la satisfacción de las áreas requirentes, los tiempos
de respuesta de nuestro departamento a las requisiciones, capacidad de
soluciones fuera de programa, etc.

En segundo término, se considerarán las economías que el Departamento de

Compras genera para la organización.

Éstas se medirán en relación a los montos ejercidos en su accionar, el

presupuesto asignado para realizar las compras, si se asignó un presupuesto
anual por $ 200,000.000.00 y se ejercen 199,000,000.00, la economía del
departamento será de $ 300,000.00, o el 0.0995% de eficiencia.

3.7 Medición del desempeño del proveedor

El proveedor va a ser evaluado con base en su servicio total, desde la atención
presentada ante un llamado, hasta la entrega satisfactoria del bien o procuración
del servicio. Así, entre otras, podemos señalar como parámetros de desempeño
los siguientes:

 calidad
 prestigio
 tiempos de entrega
 cumplimiento
 solidez
 precio
 trato
 capacidad de soluciones
 etc.

También es importante destacar la actitud que en todo momento debe ofrecer el

proveedor ante nuestros requerimientos.
La evaluación del desempeño de nuestros proveedores debe de ser una constante
para favorecer un clima de competencia y para fundamentar en todo momento
nuestras decisiones.

Los proveedores deben de estar conscientes de que son evaluados y estar de

acuerdo con los parámetros seleccionados para que ellos puedan mejorar en los
factores que salgan mal evaluados y puedan lograrlo con una inversión mínima
que no repercuta en los precios que nos estan ofreciendo.

3.8 Evaluación del proveedor y uso de softwares

La evaluación de los proveedores es una actividad continua del Departamento de
Compras fruto de la integración del Banco de Información, los proveedores
actuales tienen que ser supervisados para comprobar si el desempeño esperado
se materializa, las fuentes nuevas deben ser analizadas para comprobar si su
potencial garantiza una consideración seria en el futuro. Debido a que la mayor
parte de las organizaciones tienden a asignar un porcentaje significativo de
negocios repetitivos con los mismos proveedores, se considerará primero la
evaluación de las fuentes actuales.

Evaluación formal e informal de los proveedores actuales. Es indispensable

hacer periódicamente evaluaciones formales e informales de los proveedores;
entendemos evaluación formal aquella que se sustenta en datos y análisis contra
especificaciones de desempeño y estándares de actuación; e informal la que se
realiza tomando en cuenta aspectos subjetivos de trato, actitud, presencia y otras.

Un proveedor actual es aquel que ya ha pasado por los primeros análisis y

recibido posteriormente al menos, una orden.

La mayor parte de los compradores tienden a separar a los proveedores actuales

por lo menos en dos categorías. Algunos vendedores aún son muy recientes como
para tener un juicio claro de qué tan buenos son. El segundo grupo lo constituyen
los proveedores establecidos, quienes en el pasado probaron que son buenas
fuentes, confiables. Algunos grupos son evaluados continuamente, formal e
informalmente.

Evaluación informal
Incluye la valoración de los contactos personales entre el vendedor y el
personal de la organización compradora en todas las funciones en las que hay
ese contacto. En forma similar puede ser útil conversar fuera en reuniones
profesionales, conferencias, por otros medios para comprobar y comparar esas
impresiones personales.

Un comprador conocedor habrá de acumular abundante información sobre

los proveedores, siempre estará alerta a los signos de nueva información que
pueda afectar la valoración general de un vendedor; en efecto, en casi todas las
organizaciones toda la evaluación de las fuentes existentes se hace de modo
informal. Cuando los compradores o los usuarios tienen un contacto personal
diario, son retroalimentados tanto del desempeño satisfactorio como del
insatisfactorio del proveedor rápidamente, no tiene sentido hablar de informalidad.

En organizaciones mayores, sin embargo, las líneas de comunicación se han

ampliado, los agentes de compras y usuarios pueden estar en localidades
totalmente diferentes; deben formularse grandes contratos por el grupo de
compras de la oficina central, mientras el vendedor contacto se maneja por el
departamento de materiales en varias localidades. Si los vendedores son también
grandes empresas, los requerimientos en diferentes partes del país o del mundo
se pueden satisfacer con el mismo grado de éxito por plantas diferentes, que
corresponden a la misma empresa vendedora Por lo que podemos decir que a
medida que crece la organización compradora, aumenta por consiguiente la
formalidad en la evaluación de las fuentes existentes para el abastecimiento.
Discusiones de ejecutivos de alto nivel
Un medio sencillo para la evaluación semi-formal al alcance de la empresa
compradora es la discusión regular anual de los administradores ejecutivos con
los de la empresa vendedora.

Normalmente, las discusiones de alto nivel ejecutivo están limitadas a los

proveedores importantes de los requerimientos de mayor relevancia. La presencia
de los ejecutivos de alto nivel de ambos lados aumenta el interés de la ocasión y
permite una discusión del comportamiento anterior, de expectativas futuras, de
tendencias sociales, económicas y tecnológicas, planes a largo plazo, además en
un contexto de alto nivel.

La persona a cargo de la administración de materiales es la encargada,

normalmente, de hacer los arreglos para estas sesiones e invita a los ejecutivos
apropiados a que tomen parte. Esta discusión puede ayudar a fomentar buenas
interrelaciones entre el comprador y el vendedor de alto nivel; después de un
tiempo cuando se repite, puede proporcionar a ambos lados, información
invaluable.

Evaluación formal del vendedor y su clasificación

Al evaluar las actuales fuentes de abastecimiento buscamos conocer el grado de
confiabilidad del proveedor, al ser enviadas las órdenes es posible seguir el
proceso respecto a cómo se cumplieron los objetivos en calidad, cantidad, precio,
envío, servicio así como otros términos y condiciones. Los esquemas de
clasificación de vendedores más formales intentan seguir su desempeño a través
del tiempo; así cundo se necesitan, se pueden tomar medidas correctivas.
También cuando llega la ocasión de asignar otras órdenes, el registro pasado se
puede utilizar para decidir seriamente si se le asigna o no al mismo vendedor.

Los esquemas de clasificación de vendedores formales verifican el desempeño

del vendedor sobre calidad, precio, envío y servicio. Un esquema muy sencillo
para pequeñas organizaciones puede incluir una anotación solamente, a medida
que estos factores fueran o no aceptables para órdenes específicas recibidas. Una
evaluación más detallada puede incluir un resumen del desempeño del proveedor
durante el tiempo.

Ejemplo de la evaluación al proveedor

Satisface las fechas de envío sin apresuramientos.

Alta calificación
Usualmente aceptan las fechas requeridas de envío.
Usualmente satisfacen las fechas de embarque sin
seguimiento sustancial.
Buena
Con frecuencia es capaz de aceptar las fechas de
embarque que se piden.
Algunas veces los embarques son tardíos, se requiere
Regular
una considerable cantidad de seguimiento.
Los embarques usualmente tardíos, raramente se
Insatisfactoria cumplen las promesas de envío, se requiere un
apresuramiento constante.
Cuadro 9.3. Ejemplo de la evaluación al proveedor

Por otra parte, el desempeño actual en precios de un vendedor entre los precios
contratados y facturados por los vendedores llama la atención de los
compradores. La clasificación de los vendedores por precios es, por consiguiente,
del tipo de comparación, el precio real contra el mercado o el precio actual contra
el precio menor recibido de otros vendedores que proporcionan el mismo artículo o
servicio.

Algunas organizaciones califican a los vendedores asignándoles puntos y escalas

para cada factor y para cada clasificación.
No obstante, es necesario tener en cuenta que al realizar la evaluación de
nuestros proveedores debemos revisar lo siguiente:

 Sus estados de resultados, quien trabaje con número rojos (pérdidas),

 no puede ser confiable.
 Si la compañía no está comprometida con lo que hace, tiene malos
manejos, problemas con el personal, tampoco es confiable.
 Verificar su planeación: de producción de mercadotecnia, su
organigrama.
 Verificar su dirección: su programa de capacitación de ventas, nivel de
personal, esto se puede ver a través de sus mecanismos de control.
 Además su integración y su estructura.
 Procedimiento de calidad: aseguramiento de certificación ISO 9000
(calidad), premio nacional de calidad (Secretaría de economía).
 Revisar sus laboratorios para ver sus procedimientos de verificación
de calidad.
 Qué hacen para cumplir con los estándares de calidad.
 Procedimientos de entrega de mercancías y fechas de cumplimiento.
 Verificar en lo posible si han tenido demandas ante la procuraduría del
consumidor (motivos).
 Procedimiento de capacitación a clientes.
 Procedimiento de cobranza.
 Procedimiento de crédito.
 Capacidad de producción, estar seguros de que cumplirán.
 Problemas de relaciones laborales, si no están en riesgo de huelga.
 Moralidad de los directivos.

Puesto que la mejor compra no necesariamente es la de mejor precio.

TEMA 4. RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

Introducción
El comprador fundamentará su actividad en la capacidad para establecer buenas
relaciones con los proveedores, por lo que aquí se destaca la importancia de
establecer y mantener relaciones lucrativas a largo plazo.

4.1 Las relaciones públicas y la relación con proveedores

Uno de los elementos clave de la función de compras son las relaciones con los
proveedores, debemos de recordar que las transacciones que vamos a realizar se
facilitarán si mantenemos relaciones cordiales con nuestros proveedores.

Algunos conciben al comprador y al proveedor como antagonistas, pero más

bien ambos se complementan uno al otro por que una tersa relación será
redituable para ambas partes.

El comprador debe dar tiempo al proveedor a que se le acerque, no necesita el

comprador salir de su lugar de trabajo para estar en contacto con el proveedor.

Asimismo, debemos de conocer sus fortalezas y debilidades, puesto que éstas

pasarán a ser nuestras, por lo que se evaluará tanto a los actuales proveedores
como los que se integren a nuestro sistema de compras.

No hay que cerrarse las puertas con ningún proveedor.

4.2 Retroalimentación con la empresa proveedor

En la relación con el proveedor el manejo de información es fundamental,
resultando la retroalimentación de la misma información primordial en el manejo
de la misma.

Por lo tanto, se recomienda que el Departamento de Compras sea informado por

el proveedor del crecimiento o estabilidad de su compañía, de sus proyectos de
inversión para expansión, sus nuevas capacidades de producción, de su posición
financiera, en general de su crecimiento.

El proveedor deberá mantener informado a sus clientes (comprador), de las

innovaciones tecnológicas en los materiales, los ahorros que éstas brindan,
mejoras en entregas, en facturación, acceso vía fax, grupo de técnicos para
capacitación, garantías sobre productos y sistemas, y porqué son los mejores que
la competencia.

Las fuentes de información: Son las que realizan las unidades de compras de
las diferentes organizaciones para recabar o recoger información de proveedores
y las cuales pueden ser:
 Públicas: comprenden publicaciones y revistas especializadas en el
área, (catálogos) suministrados por los fabricantes y distribuidores
constituyéndose en fuentes importantes de información acerca de
proveedores potenciales.

 Privadas: la fuente de información privada por excelencia la

constituye el Registro de Proveedores, el cual suministra información
acerca de cuáles son y dónde se encuentran ubicadas las fuentes
confiables de abastecimiento, tanto regionales, nacionales e
internacionales.

La selección de fuentes es el proceso de escoger entre una lista de proveedores

potenciales y reducirlas a unos pocos.

4.3 La información, análisis de la claridad y veracidad de la misma

El archivo de proveedores es una lista de todos los proveedores y sus respectivas
direcciones postales completas. Este archivo sirve para simplificar el trabajo del
comprador quien anota en las requisiciones de compras el nombre del vendedor
que recibirá el pedido, así como del empleado que lleva los pedidos quien anota
los datos suplementarios que copia del archivo.

También se debe anotar en ese archivo los siguientes datos: giro a que se dedica,
si es fabricante o distribuidor, nombres de los representantes, funciones, etc.

Nota: lo primero que necesito saber de un proveedor, es el nivel de confianza que

tiene en el mercado. Una vez considerado el nivel de confiabilidad de los
proveedores, es importante delimitar el objetivo, y posteriormente, evaluar a los
proveedores sobre lo siguiente:

 Calidad: indiscutiblemente el primero y más importante elemento a

evaluar sobre la capacidad de un proveedor.
 Referencias: siempre es bueno trabajar con alguien que ya ha sido
previamente evaluado por alguien de nuestra confianza y por lo tanto
no partir del absoluto desconocimiento del proveedor.

 Historial: las evaluaciones previas que le hayamos hecho al

proveedor son siempre un elemento a considerar, sobre todo si
buscamos que el proveedor mantenga un alto nivel de competencia.
 Capacidad técnica: es aquí donde la persona o las personas
encargadas del Departamento de Compras, mediante un proceso de
estimación, consideran las condiciones o los métodos utilizados o qué
clase de tecnología manejan en el procesamiento de la materia prima,
en la elaboración de los productos requeridos por los compradores.
 Capacidad financiera (financiamiento): también es importante
conocer con que cantidad de recursos financieros cuenta la empresa,
y esto más que todo es importante para la estabilidad de la inversión
hecha por los compradores, es decir si los proveedores están lo
suficientemente estables económicamente.
 Capacidad de producción: en esta parte evalúan la producción en
cuanto a calidad, cantidad, tiempo y precio de los suministros pedidos
o necesitados por la empresa compradora.
 Capacidad humana: clima laboral y condiciones de los trabajadores.
 Potencial de desarrollo: actitud empresarial y perspectiva a futuro.

Calificar a un proveedor es determinar de manera real y objetiva, a través de un

puntaje expresado en una escala establecida, su potencial tanto en el campo
legal, financiero y técnico para suministrar un requerimiento de compra.
 Calidad Referencias Historial

Capacidad Capacidad
técnica evaluarfinanciera

PROVEEDOR

Capacidad de Capacidad Potencial de

producción humana desarrollo

Figura 5.1 Características de un buen proveedor.

Características de un buen proveedor:
 Deben actuar de forma responsable y consciente ante sus
compradores.
 Deben saber qué es lo último en el mercado y qué es lo que les gusta
a las personas tanto naturales como jurídicas.
 Deben ofrecer bajos precios y con buena calidad.
 Deben tratar de cumplir lo más rápidamente con los compromisos
adquiridos con los compradores.
 Capaz de ajustarse a las necesidades imprevistas.
 Toma iniciativa para sugerir modos más adecuados a la clientela.
 Notifica con anticipación los cambios latentes en el mercado que
pueden afectar las operaciones del comprador.
 Brindan asesoría técnica y de cualquier otra índole que necesite el
comprador.
Todo proveedor que tenga la intención de participar con nuestra
organización debe proporcionar información que nos permita
conocer más a detalle su capacidad, razón por la que es muy
recomendable hacer partícipe a los proveedores de nuestro interés de
establecer un sistema de evaluación formal, considerando que el
principal beneficiado sea aquel proveedor que se comprometa a
mejorar en la medida en que es requerido por nosotros.

Resulta paradójico, pero la experiencia lo demuestra, cuando existe

una evaluación permanente se fortalece el compromiso.

Una de las primeras aspiraciones que debe tener un comprador es

cuando la relación actual con un proveedor resulta satisfactoria o no,
esta relación es muy compleja, y por lo tanto diferentes personas
dentro de la organización compradora pueden tener percepciones
diferentes de ella.

En la forma más sencilla, con un nuevo proveedor, justamente

después que se le ha asignado una pequeña orden, pero que aún no
la ha enviado, puede consistir solamente en la apreciación del
acuerdo recién logrado y la impresión rápida del comprador del
representante de ventas.

Para un antiguo proveedor la percepción de las necesidades

importantes se debe basar en el desempeño anterior y el actual, las
relaciones personales con diversos integrantes del personal de ambas
organizaciones y las expectativas futuras.

Manejo de información histórica (manejo de archivos)

Si tomamos en cuenta la necesidad de contar con una pronta

respuesta por parte de los proveedores, es necesario establecer un
directorio o control de proveedores, el cual consiste en la base de
datos que nos permiten además de contactarlos en forma
inmediata, conocer sus actuaciones anteriores, capacidades y
potencia, la carpeta de cada proveedor se integra por:

4.3.1 curriculum por empresa

4.3.2 muestra de información complementaria que sea necesaria
4.3.3 datos indispensables de la empresa proveedora (dichos
elementos indican el potencial de la empresa proveedora.
4.3.4 áreas funcionales (encargados)
4.3.5 almacén
4.3.6 dirección general
4.3.7 ubicación de plantas, equipo de reaparto
4.3.8 política de ventas
4.3.9 plan de capacitación
4.3.10 estados financieros
4.3.11 procesos productivos

Se busca que la información proporcionada por el proveedor sea

honesta y verídica.

Manejo de archivos
Toda la información de cada uno de los proveedores y las
transacciones que hemos realizado con ellos debe archivarse en
forma ordenada. Probablemente el archivo más difícil en un
Departamento de Compras es el de los catálogos de proveedores,
folletos y la correspondencia con los proveedores no clasificados.
No existe un formato estándar para catálogos y folletos, ya que viene
en diversos tamaños y espesor, para que sean de algún valor, deben
archivarse y registrarse en un índice, a fin de que al necesitarse se
disponga fácilmente de ellos.

El tiempo adecuado para descartar catálogos y folletos es

responsabilidad del Departamento de Compras, por lo que habrá de
definirse y eliminar la información obsoleta en el momento que ya no
tengan ningún valor, puesto que el espacio para el archivo es costoso
y no deberá utilizarse para catálogos y folletos inútiles, además de
que ocupan espacio y al mezclarse con los actualizados solo dificultan
más la localización del catálogo o folleto apropiado, cuando se
requieran.

Los folletos pueden archivarse en un fólder tamaño carta con base en una
mercancía o artículo, pues por regla general se editan sobre dicha base. Los
fólders habrán de rotularse con el nombre de la mercancía o el artículo y
todos los folletos de una misma mercancía o artículos se archivarán en un
fólder dispuesto para ese artículo o mercancía en particular.