Bogotá 

12 de Agosto  de 2020

PARA: GERENCIAS REGIONALES

COORDINADORES DE TECNOLOGÍA
DE: DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA

REF. INSTRUCTIVO No. DTI018-2020

Aplica
Fuente Necesidad Por qué Actividad  09* Resultado
en

Solicitud de la
Dirección de Creación del nuevo Envia Nueva 60 Nueva
dirección de
Tecnología envia OnLine. OnLine aplicación días versión
Tecnología.

Manual de usuario nuevo online

El siguiente manual describe las funcionalidades que fueron habilitadas temporalmente para
certificar su correcto funcionamiento.

Para ingresar al nuevo aplicativo se debe ingresar por:

http://wsa/olmvc/ (Dentro de las instalaciones de envia)

http://200.69.100.66/olmvc/ (Por fuera de las aplicaciones de envia).

PARA UN MEJOR FUNCIONAMIENTO SE SUGIERE ACCEDER DESDE

GOOGLE CHROME

IMPORTANTE: LAS OPCIONES QUE NO SE ENCUENTREN EN EL NUEVO

ONLINE SE DEBEN SEGUIR TRABAJANDO EN LA VERSION ANTERIOR.

PARA ASEGURARSE QUE EL USUARIO TIENE LA ULTIMA VERSION SE

RECOMIENDA ANTES DE INGRESAR AL SISTEMA (PAGINA DE LOGIN) POR
FAVOR OPRIMIR LAS TECLAS (Ctrl y F5) AL TIEMPO.
Para autenticarse ante el sistema se debe ingresan con el usuario y password que se utiliza
actualmente para giros.

Una vez la autenticación sea correcta el usuario será redirigido a la opción de captura de guías
(que es la opción que más se utiliza).

La navegación entre las opciones se realiza a través del menú lateral izquierdo, el cual se activa

haciendo clic sobre el icono:

Dentro del nuevo aplicativo las opciones habilitadas en el menú son:

Importante: la mayoría de las opciones manejan el mismo orden de la versión anterior del online.
 1. Liquidar envió

2. Capturar guía
Para capturar un guía se debe diligenciar el formulario como se muestra a continuación, la mayoría
del orden de los campos se mantuvo de acuerdo a la versión anterior del online.
Para validar el Ciceg de un cliente se puede ingresar la Cedula o el # Ciceg (Sin las letras CG)

Si el sistema encuentra información con el dato ingresado mostrara la siguiente información, y

dejara siempre en el campo digitado el valor de la cedula que será traído por el sistema.
Si la entrega de la guía se realizara en un punto de servicio de envia se debe seleccionar este
campo, que se encuentra arriba del campo servicio.

Con lo cual el desplegara los siguientes campos que se ubican debajo de la identificación del
destinatario.

Para diligenciar la información de la mercancía se hace dependiendo del servicio:

Para servicio de mercancía se muestra la siguiente cuadricula:

Para diligenciarla se llenan los campos que se relacionan y se hace clic o se presiona la tecla enter
estando sobre el botón (+), el sistema mostrara adicionado el(los) registro(s).

Este paso se repite tantas veces como se necesite, para eliminar algún registro que se ingresó
errado se debe hacer clic sobre el icono de la caneca.

Para servicios de mensajería se mostrara la siguiente cuadricula:

Para liquidar el envió antes de generar la guía (No es obligatorio liquidar para generar la guía), se
debe hacer clic sobre el botón “Liquidar” a lo cual el sistema mostrara la siguiente información:
Para generar la guía se debe diligenciar la información requerida y se hace clic sobre el botón
“Generar guía” a lo cual el sistema mostrara esta misma ventana adicionando el número de guía
generado al cual se le deberá hacer clic para imprimir la guía.

En esta misma pantalla se muestra la calculadora (En caso de que se necesite) en el cual se digitara
el valor recibido por el cliente y se oprime el botón “Calcular cambio” a lo cual el sistema mostrara
el cambio para el cliente.

Una vez impresa la guía, el sistema ofrece 2 opciones “Nuevo remitente” el cual borra todo el
formulario para el nuevo envió y “Mismo remitente” el cual borra todos los datos del formulario
exceptuando los datos del remitente (Cedula, nombre, dirección, teléfono).
Descuentos
En esta interfaz también permite realizar el descuento a un cliente siempre y cuando cumpla las
condiciones estipuladas.

Si se va a asignar un descuento se debe seleccionar la casilla “Activar descuento”

Con lo cual en la parte inferior del formulario se activara el siguiente panel:

Se van diligenciando lo(s) diferente(s) destinatario(s) oprimiendo el botón (“Adicionar envió”)

Una vez se hayan ingresado los destinatarios el sistema ira mostrando un panel de color rosado en
el cual indica el total a pagar, y si cumple con las condiciones activara en el desplegable de los
descuento los porcentajes permitidos, al seleccionar el porcentaje el sistema recalculara el valor a
pagar:

Para la generación de las diferentes guías se debe oprimir y el botono “Finalizar envíos”, con esto
el sistema mostrara los numero de guías generados para su impresión.
3. Anular guía
Para realizar esta acción se debe ingresar el número de guía y la causal de anulación:

En caso de que la guía cumpla con las condiciones el sistema informara al usuario, de lo contrario
mostrara un mensaje de error.

4. Capturar guías clientes corporativos

Esta opción reemplazara la opción “Capturar guías en infodiario” del online actual, en el cual se
debe escanear las guías traídas por el cliente.

Nota: en caso de que la lectora de códigos de barra no realice la acción de ingresar la guía leída al
listado por favor comuníquese con el coordinador de tecnología de su regional para que le
configure la lectora con la nueva programación.

Una vez se empiecen a leer las guías el sistema las ira mostrando en una grilla con los números de
guía leídos.
Una vez terminada la lectura de guías se debe hacer clic sobre el botón “Adicionar a IDS” para que
las guías sean cargadas al informe diario de servicios y las guías pasen a estado recogida.

5. Consultar guía.
Esta opción se utiliza para rastrear un envió.

6. Cola de impresión.
Por defecto esta opción consulta la fecha en curso, si se quiere consultar un rango se deben
ingresar las fechas en la parte superior, desde el listado se podrá imprimir directamente el rotulo
sin necesidad de seleccionar más opciones.

Esta opción absorbe la función que hacia la opción “Generar reporte”, este se utilizara para casos
específicos, no se generaran informes especiales para clientes, y los informes de gestion que se
enviaban a los coordinadores a ellos se les habilitara una herramienta para que visualicen esta
información.

Para sacar el informe de producción de una fecha o fechas específicas (en un rango máximo de 7
días entre las fechas ingresadas) debe hacer clic “Búsqueda avanzada” y se debe ingresa la(s)
fecha(s) a consultar y si necesita consultar un cliente o cuenta selecciónelos y oprima el botón
“Consultar”

Si desea realiza la impresión de más de una guía se debe hacer clic en la columna “Marcar” a las
guías que se desee imprimir, luego de tenerlas seleccionadas se debe hacer clic en el botón
“Imprimir selección” con lo cual se habilitara el icono de la impresora en la parte superior, solo se
debe hacer clic para generar la impresión.

7. Generar informe diario de servicios.

Esta opción se utiliza para realizar los cortes y entregar el dinero recogido y mercancía a la ruta de
recolección, esta opción reemplazará a la opción “Cuadre diario de caja” de giros.

Para consultar la producción de la oficina se debe ingresar a la opción “Generar IDS”.

Luego se debe hacer clic para que el sistema consulte la producción:

Para generar el corte final se debe hacer clic en la casilla todas de la sección marcar.
 Las guías que entraran al corte son las que están en color verde es importante este paso.

Para generar el corte se debe diligenciar el código de la persona que recoge, si es válido el sistema
mostrara el nombre de la persona en la parte inferior derecha, se debe ingresar el valor a enviar y
hacer clic en el botón “Generar” para finalizar el corte.

Una vez finalizado el sistema mostrara una ventana con el link hacia el informe diario de servicios.

Importante: Si se necesita realizar un corte parcial se deben seleccionar las guías que se enviaran
sea seleccionando el servicio o bien sea haciendo clic sobre el registro de la guía.
Si se necesita deseleccionar una guía se debe hacer clic sobre el registro.

Para finalizar el corte parcial se debe ingresar igualmente el código de quien recoge, diligenciar el
valor a enviar y hacer clic al botón generar.

Nota: Entraran al corte las guías que estén marcadas en verde.

8. Capturar guía recaudo FCE.

Esta opción se utiliza para relacionar el recaudo que se recibe por el concepto “Recaudo FCE”, esta
opción reemplazará a la opción “Captura otros conceptos” del online anterior.

Por medio del lector de código de barras o digitado se ingresa el número de la guía del recaudo y
el sistema le ira mostrando el listado y el total de las guías adicionadas por este concepto.
9. Imprimir informe diario de servicios.
Esta opción se utiliza para imprimir los últimos 25 informes diarios de servicio generado por el
punto.

10. Panel de novedades.

En esta opción se fusionaron las opciones “Gestionar novedades en guías” y “Gestionar novedades
en guías OP”.

Por defecto aparecen las novedades SC, si se desea consultar las novedades operativas se debe
seleccionar en la parte superior.

En este menú se podrán realizar las siguientes acciones:

 1. Gestionar una guía de otra oficina.
2. Realizar gestion masiva de novedades.
3. Filtrar guías sin gestion.

Importante: En la opción “Buscar” ubicado en la parte superior derecha al ingresar un texto

buscara dentro de cualquier texto ubicado en el listado.

11. Cargar archivo.

En esta opción podrá cargar un archivo para generar guías de forma masiva.

Cuando se ingrese a esta opción se habilitara un nuevo campo llamado Cliente, por defecto sale
seleccionado "***Punto de servicio envía***" y la cuenta del punto aparece seleccionada en el
campo cuenta

Si se desea realizar la carga de un archivo de un cliente del punto de servicio se debe seleccionar
del campo cliente y en el campo cuenta se debe seleccionar la cuenta a la cual se desea queden
cargadas las guías a generar.

En esta opción se puede descargar el formato de la plantilla a subir (debe ser un formato .xls o
xlsx), luego debe seleccionar el archivo a cargar y la forma de pago, en caso de llevar cartaporte se
debe seleccionar la casilla “Lleva cartaporte”.

Una vez ingresada la información se debe hacer clic en el botón “Cargar archivo” con lo cual el
sistema mostrara la información contendida en la plantilla y activara 2 botones “Generar guías” y
“Liquidar para descuentos” el primero es para generar guías sin ningún tipo de descuentos, el
segundo en caso de que se deseen aplicar descuentos a los envíos relacionados en el archivo y que
cumplan con las condiciones. (Más adelante se explica con más detalle esta funcionalidad).
El sistema le informara al usuario cuantos registros se leyeron y cuantos presentaron errores,
adicionalmente le marcara la(s) columna(s) donde se están presentando errores de información.

Importante: en los campos donde son campos numéricos (Servicio, Unidades, Peso, Volumen y
Valor declarado deben ir solo números y sin signos (“.” o “,”)).

El campo Cod_Ciudad (Destino) se calculara de los nombres de los campos “Ciudad destino” y
“Depto destino”, si la combinación es correcta el sistema le calculara el código de la ciudad
destino.

En los campos donde se detecten errores el sistema habilitara el signo “+” en la columna modificar
para que el usuario pueda realizar la modificación de las campos que están generando error.

Al hacer clic en este botón el sistema mostrara el siguiente panel:

En este panel el usuario realiza los cambios y actualiza la información necesaria y oprime el botón
“Actualizar información” con lo cual el listado donde se mostró la información carga se actualiza y
borra el error.

Si al usuario le muestra error en la ciudad destino (porque el sistema no encontró la combinación

de ciudad y departamento) el usuario podrá digitar manualmente la ciudad:
Una vez el usuario haya ajustado la información el paso a seguir es la generación de las guías, esto
se realiza haciendo clic en el botón “Generar guías”, el sistema pedirá confirmación al usuario
antes de realizar la carga.

El usuario deberá esperar mientras el sistema genera las guías, cuando un registro genera una
guía correctamente muestra en número de la guía en la Columna “Guía”, pinta de color verde y al
final del registro muestra el resultado de la liquidación

Para las que presentan problemas no mostrara número de guía ni pintara el registro de ningún
color, si el usuario desea saber porque no se generó la guía debe hacer scroll sobre la barra que
aparece en la parte inferior del listado de guías cargadas hasta el final.

Importante: el sistema a medida que vaya generando los envíos ira aumentado el valor después de
las palabras “Se generaron”.

Si, después de terminado el proceso de generación el sistema siguió encontrando errores el

usuario podrá volverlos a corregir (Haciendo clic en la columna modificar y actualizando la
información) y volver a lanzar el proceso de generación de guía, con la diferencia de que los
registros a los cuales ya les genero guía no los tenga en cuenta para la generación.

11.1 Generar envíos con descuento.

Cuando se van a generar guía con descuento se debe cargar el archivo y luego realizar la
liquidación para saber a qué descuentos aplica, esto se realiza haciendo clic en el botón “Liquidar
para descuentos”
Una vez termine la liquidación mostrar un cuadro resumen por cada servicio detectado en el
archivo, para este paso el usuario deberá esperar que el sistema liquide todas los envíos
relacionados.

En caso de que los valores detectados apliquen para descuento el sistema ahora solo mostrara los
ítems a los cuales le aplicaría el descuento (Ya no se debe utilizar la opción “Genera acuerdo
descuento”)

El sistema mostrara solo los rangos a los cuales aplica para descuento, para generar las guías con
descuento el usuario deberá hacer clic en el botón “Generar guías con descuento”.

Para generar las guías se debe hacer clic en el botón

Una vez el proceso termine el campo guía se llenara con el número de guía generado y al final
mostrara el resultado de la liquidación incluido el descuento.

En caso de que los envíos registrados no apliquen para descuento se mostrara el siguiente aviso:

12. Crear orden de servicio.

En esta opción podrá generar una orden de servicio, el formulario se debe diligenciar como se
muestra a continuación:

Lo primero que se debe realizar es seleccionar el tipo de cliente que solicitara la orden de
recolección (Cuenta o Esporádico) dependiendo de la selección el sistema habilitara el campo para
diligenciar en cada uno de ellos.

Nota: A toda orden de recolección se le debe generar guía.

Una vez se haya ingresado la información de Identificación, cuenta, forma de pago, servicio,
ciudad y fecha el sistema mostrara el horario en el cual será la recogida.

En caso de que una fecha se postergada porque el rango horario ha finalizada también mostrara
un mensaje con la nueva fecha.

En el nuevo sistema ya no se ingresara hora inicial ni final, el sistema lo calculara

automáticamente.
Se deben diligenciar los datos del destinatario como lo indica el formulario y realizar clic en el
botón “Adicionar envió” y así por cada destinatario que se vaya a ingresar.

Los destinatarios se irán mostrando con su valor liquidado, es importante recordar que para
clientes esporádicos el total de los fletes a despachar tendrán un tope de acuerdo a la regional que
recoge, para clientes con cuenta no está esta restricción.

Para generar la orden de servicio el sistema mostrara una ventana con el número de la orden de
servicio generada.

13. Consultar orden de servicio.

En esta opción podrá consultar una o varias órdenes de servicio, esta opción funciona de la misma
forma del anterior online.
14. Panel de novedades Órdenes de servicio
En esta opción se podrán gestiona las novedades de las ordenes de servicio.

Si se desea ver las gestiones realizadas se debe hacer clic en el link “Gestiones”:

Si se desea ver las gestionar una novedad se debe hacer clic en el link “Gestionar”, con lo cual
aparecerá el siguiente modulo:
En este módulo habilitara 2 acciones “Gestionar” y “Solucionar”, el primero únicamente creara la
gestion a la novedad, en el segundo habilitara las siguientes opciones:

La opción “Solucionar” solucionara la novedad y colocara la orden de servicio en estado

“Pendiente” y pasara la fecha de la orden de servicio a la siguiente fecha hábil, la opción “Pasar OS
a no efectiva” solucionara la novedad y colocara el estado de la orden de servicio a “No efectiva”.

15. Capturar guía de cortesía.

Para capturar una guía de cortesía se debe realizar por la opción de “Capturar guía”, la diferencia
radicara en que forma de pago se debe seleccionar “Cortesía” con lo cual el sistema diligenciara la
información necesaria en cuanto a remitente y destinatario.
Por supuesto, se liquidara este envió el valor será 0, la guía se imprimirá igual que una guía
normal.

Importante: Teniendo en cuenta que es un aplicativo

nuevo les solicitamos el favor de reportar cualquier error o
sugerencia de inmediato a mi correo jruiz@envia.co.

Muchas gracias