Manual de Usuario para Sistema Pos 2020

Sistema POS 2020
Soluciones Informáticas ISA

Carlos Mario Arboleda Gómez
Versión 1.0 del año 2019
Medellín – Antioquia – Colombia

solucionesinformaticasisa@gmail.com
Celular 313 583 62 61
El programa de entrega cuenta con el instalador de instalación, manual de usuario y librerías de instalación
complementarias.
La compra del software es una sola en la versión de entrega y con el sistema operativo de uso en el momento
de la instalación, las adaptaciones de impresión en el formato de encabezado, portada e información impresa
de la empresa es única en su momento de entrega.
Si requiere cambios de estos debe realizar la solicitud con tiempo y pagar los gastos que estos requieran para
realizar los cambios de diseño a futuro.
La única información que es modificable es la que la oficina de impuestos entrega para la resolución
autorizada en la facturación.
Y adicional cuenta con más espacio para ingresar información comercial, que se requiera en la factura de
venta o en la nota del menú de gastos.
Si el software va a ser cambiado de ubicación debe ponerse en contacto, para el cambio de formato y
permisos de instalación en la nueva ubicación, este cambio tiene un costo adicional.
El software solo estará licenciado por estación en funcionamiento y a nombre del titular del registro comercial
como propietario.
Si cuenta con más de un solo de equipo debe requerir el licenciamiento abierto para trabajar dentro de la red
local según el número de máquinas conectadas al servidor.
Si hay nuevas versiones para el sistema se estarán informando, más esto no limitara el desempeño del
software adquirido.
Si hay necesidad de nuevos cambios adaptables al sistema para mejorar y que la empresa lo requiera se
realizara un estudio para la implementación en el sistema.
El sistema cumple con todas las normas establecidas para los usuarios con régimen común y simplificado.
Permite llevar un buen control con el recaudo y reporte del IVA, para los usuarios con régimen común.
También permite generar el control electrónico de todas las facturas generadas para entregar luego en
formato PDF a los clientes o requerimientos de la DIAN por medio del archivo XML o en Excel.
El programa se desarrolló para trabajar dentro de una red local, en conexión a más de 50 estaciones de
trabajo con la ayuda de un servidor local.
Permite realizar copias de seguridad.
Importar y exportar archivos en Excel.
Se puede implementar en pantallas convencionales o por medio de pantallas táctiles.
Secciones del Programa:
Configuración.
Usuarios.
Matricula.
Pedido.
Factura.
Gastos.
Cartera.
Compras.
Devolución de Venta y Compra.
Eliminar.
Imprimir.
Reportes.
Auxiliar para Pedidos.
El programa se desarrolló para trabajar en plataformas de la Microsoft Windows.

Con bases de datos en MYSQL.
Cuenta con auxiliares desde dispositivos móviles y una estación remota para realizar pedidos.
De forma local o externa con conexión a internet.
Y aplicaciones complementarias que contienen Windows y google chrome por ser usuarios de estos sistemas
o plataformas.
El sistema se desarrolló para trabajar con impresoras comunes tamaño carta o formato Ticket (Tirilla)
La presentación del formato en la impresión es básico o personalizado adecuado al tipo de impresora.
Adicional trabaja con lector de códigos de barras y basculas electrónicas para PC.
El formato de las numeraciones de trabajo es decimal o entero, esto con el fin de trabajar con unidades de
medida variables y con números enteros según la necesidad del usuario se modificara el formato.
Requisitos de la maquina:
Procesador mínimo de 3.00 GHz
Memoria 4 G
Disco duro mínimo 80 G
Sistema Operativo de la Microsoft Windows.
Soporte:
El programa cuenta con un soporte virtual en la WEB, en donde podrá encontrar información del software y
más desarrollos implementados.
Asistencia Remota:
Poner en contacto con un mínimo de 24 horas, en días hábiles para la asistencia remota.
Asistencia Remota Inmediata:

Realizar el pago de solicitud para la asistencia remota inmediata.
Asistencia Presencial:
Poner en contacto con un mínimo de 24 horas, en días hábiles para la asistencia presencial y un pago mínimo
de asistencia.
Asistencia Presencia Inmediata:

Realizar el pago de solicitud para la asistencia presencial inmediata.
Soporte por Teléfono y Wassap:

Horario de atención al público.
Nota:
El servidor debe tener como nombre de la maquina (SERVIDOR) en mayúscula.
Las copias de seguridad se deben de realizar desde el servidor.
Es recomendable para antes de ingresar algún menú de entradas o salidas realizar la matricula del usuario o
búsqueda para que el registro quede con el nombre del usuario,
Dentro de los menús de pedidos y facturación se pueda realizar la búsqueda de usuarios ya matriculados y
seleccionar.
Para los usuarios de régimen común pueden modificar las resoluciones de facturación desde el menú de
configuración.
La información del sistema con las bases de datos y creación de copias de seguridad y respaldo es
responsabilidad del usuario que adquiere el software.
No hay garantía por redes malas, plataformas de Windows, virus o daños en el hardware o incompatibilidad
de software adicional no suministrado para el software nuestro.
Solo se garantiza el buen funcionamiento del sistema con un hardware bueno y software legal de la Microsoft.
CONFIGURACIÓN.
El menú de configuración es el encargado de guardar todos los parámetros requeridos para el buen
desempeño del sistema.
El menú permite reiniciar la base de datos principal o cargar en Mysql.
Generar copias de seguridad.
Ingresar copias de seguridad.
Importar y exportar información de artículos y usuarios.
Desde este menú se configuraran los consecutivos de inicio permitidos al igual los consecutivos finales.
Se podrán ingresar los permisos en la venta para realizar descuentos mediante la clave de venta y para
eliminar registros de facturación con la clave de eliminación.
Si estos dos campos no contienen clave el sistema asumirá que el vendedor al dar enter podrá realizar la
acción requerida.
Se puede llevar el control en días para generar la alerta en cartera de los clientes que están atrasados en los
pagos.
Desde el inventario se podrá modificar en masividad todos los porcentajes del IVA remplazando el IVA
anterior por el nuevo IVA.
Al igual se pueden modificar todas las cantidades a cero para iniciar el conteo de inventario.
Si se requiere trabajar con imágenes se dará una ubicación específica en el directorio para guardar, estas
deben de ser renombradas con el número de código.
Adicional se pueden eliminar bases de datos por completo para poder iniciar.
Mediante este menú se ingresaran los vendedores con su respectiva clave.

Las bases de datos se deben cargar en el servidor y esta máquina debe tener como nombre (SERVIDOR) en
letras mayúsculas para que las demás estaciones se direccionen al servidor.
Las copias de seguridad o Backus se deben realizar directamente en el servidor.
Configuración Básica:
Por medio de configuración básica se restablecerán los valores básicos necesarios para que guarde la
configuración, teniendo en cuenta que los vendedores y claves hay que ingresarlas al igual la clave de
administrador.
Secciones y Consecutivos:
El menú de configuración permite indicar al sistema los consecutivos de cada sección que se utilizara en el
programa:
La sección de configuración requiere de un consecutivo inicial y uno final para usuarios estándar que no
requieren de una numeración exacta puede iniciar desde el consecutivo inicial número (0) hasta la
numeración final número (999999999),
Secciones que requieren de consecutivo inicial y final:
 Factura.
 Compra.
 Devolución De Venta.
 Devolución De Compra.
 Pedido.
 Gasto.
Para un mejor control en las ventas y eliminaciones se ha ingresado dos campos en donde se ingresara la
clave para ventas especiales que requieran una clave al igual para la eliminación, si el usuario no requiere de
claves especiales puede dejar los campos vacíos, permitiendo así que cualquier vendedor pueda realizar
ventas especiales y eliminaciones dando aceptar cuando el sistema requiera una clave.
Las tres claves se recomienda que sean de tipo numérico y máximo 10 caracteres, se pueden cambiar en
cualquier momento.
Claves:
 Clave de Ventas.
 Clave de Eliminación.
 Clave de Administrador.
Descuentos de Venta %:
La sección de facturación cuenta con dos descuentos los cuales se ingresara el número de porcentaje.
Si no se dan descuentos solo se ingresara el número cero.
 Descuento N°1.
 Descuento N°2.
Descuento de Cartera %:
En el menú de cartera aplicara un descuento especial el cual se ingresara con el número de porcentaje.
 Descuento de Cartera.
Días de Crédito:
El sistema de cartera permite ingresar una alerta de tiempo plazo en el crédito desde el momento que se
factura,
Si el cliente factura a crédito y se tiene a 15 días limite, el sistema indicara una alerta en el módulo de cartera.
Este campo tiene en cuenta los días de plazo.
 Días de Crédito.
Propina %:
El sistema permite tener en cuenta el porcentaje que se cobrara por propina ingresando este porcentaje en el
campo, si no se requiere se ingresa el número cero.
Directorio de Imágenes:
Si se requiere trabajar con imágenes es necesario de una ubicación según el directorio, permitiendo así
ahorra espacio en la base de datos y guardar las imágenes en formato JPG con el nombre del código
asignado.
Eliminar Base de Datos:
Por medio de un seleccionador se indicara que base de datos eliminar para poder iniciar de cero.
 Eliminar Base de Datos
Cantidades de Inventario a Cero:
Este botón permite modificar todas las cantidades de inventario a cero.
 Cantidades de Inventario a Cero.
Cambio de Porcentaje IVA:
Este botón cargara un dialogo el cual nos solicitara el porcentaje del IVA que se requiere ingresar y luego el
porcentaje del IVA por el cual se remplazara todos los IVA en el inventario.
 Cambio de Porcentaje IVA.
Vendedor y Clave:
Desde el menú de configuración se matricularan y eliminaran los vendedores.
 Vendedor y Clave.
Nota Impresión:
En este campo se ingresa la información de autorización en la numeración autorizada para la facturación con
el régimen común.
Ejemplo:
Resolución DIAN No. 00001 de 14-07-2016 Rango del 2000 al 3000.
En caso de no utilizar esta información siendo régimen simplificado se puede utilizar como informativo en la
presentación de la factura.
Máximo de caracteres 500.
Reiniciar Base de Datos:
Por medio de este botón se deja reiniciara la base de datos del sistema quedando todo vacío sin información.
Solo se utiliza cuando se ingresa por primera vez el sistema, o si se desea reiniciar el sistema de cero
nuevamente.
Generar Copia de Seguridad:
Por medio de este botón de puede generar una copia de seguridad, este no abrirá una carpeta la cual indicara
un registro este lo debemos de copiar y guardar en una USB o sitio seguro, por medio de este archivo
podemos luego cargar toda la información hasta la fecha en registro.
Copia de Seguridad:
En este espacio se abre el menú en donde podemos ingresar la copia de seguridad para ejecutar luego.
Ejecutar Copia de Seguridad:
Al presionar este botón estamos ejecutando la copia de seguridad guardada.

Importar:
Permite cargar una base de datos de artículos o usuarios en Excel a nuestra base de datos.
Exportar:
Permite generar una base de datos de artículos o usuarios en Excel para pasar a otro sistema o usuario.
MATRICULA
El menú de matrícula es totalmente amigable y practico, campos principales: Código, IVA, Artículo y Valor de
venta.
Campos secundarios Compras y Utilidad.
El menú de matrícula se desarrolló con pocos campos para hacer más amigable y practico el ingreso de cada
uno de ellos.
El código es el identificador único de cada producto a nivel interno y el código de barras es el identificador
principal en productos comerciales por lo tanto no deben ser repetidos siendo así únicos para la búsqueda del
producto.
El campo de compras y utilidad es práctico si se requiere saber la utilidad real en las salidas al igual para el
menú de compras ya que se tendrá matriculado el registro de compra actual y poder así sacar la utilidad real.
Para la búsqueda de un artículo solo es digitar el código del producto y dando enter este cargara en pantalla,
al igual que por medio del código de barras.
Para realizar la búsqueda por artículo solo es digitar la descripción y este cargara en pantalla un menú de
búsqueda.
BOTONES DEL MENÚ MATRICULA
Teclado:
Cargara el teclado auxiliar en pantalla, práctico para pantallas touch.
Mensaje:
PERMITE CARGAR EL TECLADO EN PANTALLA.
Utilidad:
Permite calcular la utilidad real descontando el valor del IVA y el valor de la compra.
Mensaje:
PERMITE CALCULAR LA UTILIDAD REAL DESCONTANDO EL VALOR DEL IVA Y EL VALOR DE LA
COMPRA.
Nuevo:
Permite limpiar los campos para ingresar un nuevo artículo.
Mensaje:
PERMITE LIMPIAR LOS CAMPOS PARA INGRESAR UN NUEVO REGISTRÓ...
(F 1).
Guardar:
Permite guardar la información del nuevo artículo registrado.
Al realizar la operación mostrara un mensaje en pantalla:
 Se ha Guardado el Registro.
Mensaje:
GUARDA EL REGISTRO INGRESADO EN LOS CAMPOS.
(F 2).
Modificar:
Permite modificar la información del artículo en pantalla.
Para realizar la operación mostrara dos mensajes en pantalla:
 Se modificara el registro.
 Se ha Modificado el Registro.
Mensaje:
MODIFICA EL REGISTRO INGRESADO EN LOS CAMPOS.
(F 3).
Eliminar:
Permite eliminar la información del artículo en pantalla.
Al realizar la operación mostrara dos mensajes en pantalla:
Se eliminara el registro.
Se ha Eliminado el Registro.
Mensaje:
ELIMINA EL REGISTRO INGRESADO EN LOS CAMPOS POR MEDIO DEL CAMPO CÓDIGO.
(F 5).
Buscar:
Permite buscar información del artículo en pantalla.
Mensaje:
BUSCA EL REGISTRO INGRESADO EN LOS CAMPOS DE: CÓDIGO, CÓDIGO DE BARRAS, ARTICULO,
PARA QUE REALICE LA BÚSQUEDA DEBEN DE ESTAR LOS CAMPOS VACÍOS.
(F 4).
Salir:
Permite cerrar y salir del menú.
Mensaje:
PERMITE CERRAR EL MENÚ DE MATRÍCULA Y SALIR.
(F 6).
CAMPOS DEL MENÚ MATRICULA
CÓDIGO:
Es un campo numérico el cual no podrá ser repetido su valor, permitiendo así identificar el artículo con un
número único asignado por el sistema o de forma manual.
CÓDIGO DE BARRAS:
Es un campo alfanumérico con una capacidad máxima de 150 caracteres.
Este es un identificador único de cada artículo, si el artículo no tiene código de barras se recomienda ingresar
el código interno que el sistema asigna.
DEPARTAMENTO:
Campo que permite la clasificación por grupos de cada artículo, máximo de caracteres 40.
ARTICULO:
Descripción que se le va asignar a cada artículo para su búsqueda e identificación, máximo de caracteres 70.
IVA %:
Este campo es numérico para el ingreso del porcentaje del IVA de cada artículo.
VALOR COMPRA UNIDAD:

Es un campo numérico en donde se ingresara el valor de cada artículo en la compra.
VALOR VENTA UNIDAD:

Es un campo numérico en donde se ingresara el valor de cada artículo en la venta.
UTILIDAD UNIDAD:
Es un campo numérico en donde se ingresara el valor de cada artículo en la Utilidad.
CANTIDAD:
Campo en donde se ingresara la cantidad existente del artículo.
NOTA
Solo se pueden ingresar valores enteros sin ayuda del punto o coma, para el ingreso de valores con
decimales se reconocerá el valor de la coma o el punto.
Los registros que se matriculen con el valor de venta de cero no cargaran en la factura de venta.
PEDIDOS
El menú de pedidos es muy práctico solo se debe seleccionar la ubicación, el tipo de cliente y realizar el
ingreso de los registros.
La base principal en la búsqueda es el número del pedido asignado, ya que si se utiliza para restaurantes o
establecimientos similares el cliente podrá cambiar de mesa o ubicación mas no afectara el número del
pedido.
CAMPOS
Pedido:
El sistema indicara que numero de pedido se asignara al registro.
Punto:
Se indicara la mesa o punto donde se está realizando el pedido, este puede ser modificado ya que el usuario
puede cambiar de ubicación.
Fecha:
Esta se generara automáticamente desde que se abra el menú de pedidos.
Hora:
Este se generara automáticamente desde que se abra el menú de pedidos.
BOTONES
MODIFICAR $:
Este botón es de color azul y permite modificar el valor de la venta en productos matriculados en el inventario.
Esta modificación también se verá reflejada con la utilidad y valor del IVA a cobrar, al pasar a facturación la
cantidad se descontara del inventario.
FACTURAR EL PEDIDO EN PANTALLA:

Este botón es de color azul y permite pasar el pedido a facturación, después de presionar el botón no se
podrá realizar nuevos cambios dentro del pedido facturado, pero si se puede seguir contando con la
información ingresada en el pedido, y esta se podrá cargar la veces que sea necesario y modificar los ítems
para luego pasar nuevamente a facturación.
Vendedor:
Este cargara automáticamente en el momento de abrir el menú.
 Cliente:
El sistema por defecto lo cargara como cliente GENÉRICO, ya si el cliente requiere su información
para la factura legal solo se debe ingresar los datos, si el cliente ya está registrado en el momento de
ingresar el número de identificación cargara en el sistema la información.
 NIT:
Información del cliente y buscador automático en el momento de digitar el número se presionara
enter y si el cliente ya está cargara en pantalla.
 Teléfono:
Información del cliente.
 Dirección:
Nota:
Para la registrar un cliente nuevo se debe realizar desde el menú de inicio, los pasos a seguir son los
siguientes.
Botón Nuevo representado por un icono en forma de escobilla que indica que se limpiaran los campos.
Luego se procede a llenar todos los campos dentro del formulario, campos principales número de
identificación y nombre.
El menú de usuario permite registrar usuarios que tengan el número de identificación en varias actividades
comerciales.
Para tal fin su identificador principal será el nombre de la empresa o usuario en el registro.
Para finalizar el proceso de registro se presiona el botón de guardar dentro del formulario.
Si se encuentra dentro del menú de pedido o facturación y se requiere generar un cliente nuevo se debe
minimizar el formulario y abrir el formulario de usuario para registrar y guardar el usuario, para luego maximiza
el menú de pedidos o facturación y realizar la búsqueda dentro del menú de usuarios.
TECLAS DE ACCESO RÁPIDO Y DEMÁS OPERACIONES
Campo de Pedido:
Nos indicara el consecutivo del pedido que está en pantalla.
Este número es único e intransferible.
Seleccionador de Punto:
Por medio del punto se puede dar una indicación en la entrega del pedido.
En caso de ser utilizado para bares y restaurantes nos puede estar indicando el número de la mesa o barra.
Tecla de función (F1).
Cantidad:
El sistema por defecto tomara la cantidad por el número uno (1), pero podemos ingresar la cantidad antes de
realizar la búsqueda del artículo.
Esta cantidad se puede indicar con números decimales o enteros.

El número decimales permite ser de gran utilidad para establecimientos que trabajan con unidades de medida
tales como:
 Carnicerías.
 Fruver.
 Laboratorios.
Campo de Cód. Barras:

Es la abreviación de código de barras, si el producto está matriculado con el código de barras nos cargara en
pantalla.
Nota:
Si deseamos ingresar una cantidad superior con el mismo código solo ingresamos la cantidad primero y luego
ingresamos el código de barras.
Campo de Código:
El producto matriculado con el número del código nos cargara en pantalla.
Nota:
ingresamos el código.
Botón Artículo:
Por medio de este botón nos cargara el menú de búsqueda de artículos matriculados el cual cargara en
pantalla a medida que se ingrese la descripción del artículo, al cargar en pantalla el articulo requerido solo
damos doble clic sobre este y de inmediato cargara en pantalla.
Nota:
Si deseamos ingresar una cantidad superior, ingresamos la cantidad primero y luego realizamos la selección.
Botón Departamento:
Este nos desplegara un pantallazo con dos buscadores.
El primer buscador nos cargara todos los departamentos que hay matriculados.
El segundo nos cargara todos los artículos que tiene el departamento seleccionado.
Para realizar la búsqueda primero se indica el departamento dando doble clic, luego en el segundo buscador
nos cargara todos los artículos de este departamento seleccionado.
Luego solo indicamos el artículo requerido y este cargara en pantalla.
Nota:

Botón Nota:
El botón nota nos cargara un cuadro de texto en el cual podremos ingresar notas para el pedido que se está
realizando estas cargaran en la impresión de pedidos o se mostraran en pantalla solo para los pedidos.
Esto con el fin de que el encargado de despachar los pedidos los tenga en cuenta.
Máximo de caracteres 50.
Botón Cliente:
El sistema por lo general indica que el cliente es genérico, pero si el cliente requiere el pedido o factura con
los datos los podemos ingresar presionando este botón.
Este nos cargara un cuadro con la siguiente información a ingresar:
 Cliente:
Ingresamos el nombre del cliente.
 NIT:
Ingresamos el número de identificación del cliente este es no puede ser repetido.
 Dirección:
Ubicación del cliente.
 Teléfono:
Puede ser número de teléfono o celular.
Para guardar solo volvemos a presionar el botón del cliente y la información quedara guardada en la base de
datos.
Si se requiere buscar un cliente ya matriculado solo escribimos en el campo de cliente y en la parte de abajo
nos cargara la lista de cliente con las iniciales digitadas, al identificar el nombre del cliente en proceso solo lo
seleccionamos dando doble clic.
Otro método de búsqueda es por medio de campo NIT, el cual deben de estar sin información los otros
campos, luego ingresamos el número de identificación y este cargara en pantalla dando enter al final.
Campos principales para guardar el cliente son Cliente y NIT.
Los botones (V) y (X):

Son auxiliares o indicadores los cuales estarán indicando los procesos de terminación y pendientes por
terminar.
Botón (V):
Este botón tiene dos funciones:
1. (BOTÓN ACEPTAR) El Pedido Cambiara el Estado a (SI) Indicando que si ha Sido

Chequeado o Terminado Confirma la Selección.
Permite indicar que el pedido en pantalla ha sido terminado, y se visualizara en pantalla que todos los ITEMS
que al final aparecían con un NO pasan a ser SI.
Esto con el fin que en el momento que se envía el pedido impreso nos cargue solo los ITEMS que estén en
(V).
Y podamos saber que los que están en SI han sido procesados o terminados para la entrega.
2. (BOTÓN CANCELAR) Si no Requieres Cambiar de Opción el Sistema Procederá a Imprimir
los Registros Que Estén con la Opción de SI.
Se imprimirá el pedido que el seleccionador tenga marcado como SI.

Botón (X):
Este botón tiene dos funciones:
1. (BOTÓN ACEPTAR) El Pedido Cambiara el Estado a (NO) Indicando que no ha Sido

Chequeado o Terminado Confirma la Selección.
Permite indicar que el pedido en pantalla no ha sido terminado, y se visualizara en pantalla que todos los
ITEMS que al final aparecían con un SI pasan a ser NO.
Esto con el fin que en el momento que se envía el pedido impreso nos cargue solo los ITEMS que estén en
(X).
Y podamos saber que los que están en NO, no han sido procesados o terminados para la entrega.
2. (BOTÓN CANCELAR) Si no Requieres Cambiar de Opción el Sistema Procederá a Imprimir

los Registros Que Estén con la Opción de NO.
Se imprimirá el pedido que el seleccionador tenga marcado como NO.
Botón con una Imagen de Impresora:

Permite imprimir el pedido.
Botón Registradora en pantalla:

Es un pequeño botón con una imagen de registradora, por medio de este podemos cargar el menú de
registradora indicando el valor que se está recibiendo y luego se presiona el botón que está ubicado al lado
derecho el cual nos cargara el valor en pantalla según el parámetro indicado.
Tecla de función (ATL + R) o (F12).
Botón teclado en pantalla:

Es un pequeño botón de pantalla con la imagen de un teclado el cual cargara el teclado en pantalla auxiliar.
Tecla de función (ATL + T).
Seleccionador Forma de pago:

Por medio de este seleccionador se indicara cómo será el pago del pedido.
Tecla de función (ATL + F).
Botón Caja:
Por medio de este botón se cargara un menú de ayuda en donde se indicara el valor que se está recibiendo y
en la parte de abajo nos cargara el valor a devolver.
Tecla de función (ATL + C).
Botón ABC:
Nos cargara un cuadro de dialogo en donde se indicara la siguiente información.
Descripción:
Se ingresara la descripción máxima 50 caracteres.
Valor:
Este debe ser numérico.
IVA:
Se indicara el porcentaje del el IVA en caso de no tener IVA se colocara el valor de CERO.
NOTA:
El ABC es solo una opción para ventas de productos o servicios que no están matriculados.
Tecla de función (ATL + A).
Botón de Propina:
Este botón se debe presionar al finalizar el pedido, al realizar este proceso calculara la base del valor de venta
sacando el IVA y sobre este valor estará cobrando el valor en configuración asignado en porcentaje.
Tecla de función (ATL + P).
Botón Facturar:
Por medio de este botón se exportara todo el contenido a facturación, al finalizar el proceso se bloquean todos
los procesos de pedido y solo se podrá imprimir la factura de venta.
Tecla de función (CTRL + Z).
Botón Imprimir:
Este cargara en el momento de facturar para poder imprimir la factura, de no hacerlo en la parte de abajo
cargara el número de factura asignado al pedido.
Tecla de función (CTRL + A).
Botón DES. N°1:

Permite dar un descuento en la factura asignado desde configuración.
Botón DES. N°2:

NOTA
Para realizar un pedido a crédito el administrador puede permitir esta función a todos los
vendedores no dando ninguna clave desde la configuración permitiendo que cualquier
vendedor realice pedidos a crédito dando solo enter o aceptar cuando aparece el menú de
dialogo solicitando la clave.
Si quiere que esta función no sea permitida a todos los vendedores solo se debe ingresar
la clave en configuración.
Para que el crédito se ejecute se debe ingresar la información del cliente principalmente el
nombre y número de identificación.
Para dar descuento es igual si cualquier vendedor puede dar descuento no se ingresara
clave solo dando enter o aceptar de lo contrario deben de tener una clave.
FACTURA
El menú de factura es muy práctico solo debemos de seleccionar el método de venta para ingresar los
registros, cantidad por defecto es uno, pero si se requiere modificar solo es ingresar la cantidad y luego el
método de búsqueda y aceptación del registro,
Si se requiere eliminar algún registro en la elaboración solo es dar doble clic y si no hay clave de bloqueo solo
damos enter o aceptar y el registro se eliminara de pantalla.
CAMPOS
Factura:
El sistema indicara que numero de factura se asignara al registro.
Fecha:
Esta se generara automáticamente desde que se abra el menú de factura.
Hora:
Este se generara automáticamente desde que se abra el menú de factura.
BOTON:
MODIFICAR $:
Este botón permite modificar el valor de la venta en productos matriculados en el inventario.
Esta modificación también se verá reflejada con la utilidad y valor del IVA a cobrar, al facturar la cantidad se
descontara del inventario.
Vendedor:
Este cargara automáticamente en el momento de abrir el menú.
Cliente:
 Cliente:
El sistema por defecto lo cargara como cliente GENÉRICO, ya si el cliente requiere su información
para la factura legal solo se debe ingresar los datos, si el cliente ya está registrado en el momento de
ingresar el número de identificación cargara en el sistema la información.
 NIT:
Información del cliente y buscador automático en el momento de digitar el número se presionara
enter y si el cliente ya está cargara en pantalla.
 Teléfono:
 Dirección:
Nota:
Para la registrar un cliente nuevo se debe realizar desde el menú de inicio, los pasos a seguir son los
siguientes.
Botón Nuevo representado por un icono en forma de escobilla que indica que se limpiaran los campos.
Luego se procede a llenar todos los campos dentro del formulario, campos principales número de
identificación y nombre.
El menú de usuario permite registrar usuarios que tengan el número de identificación en varias actividades
comerciales.
Para tal fin su identificador principal será el nombre de la empresa o usuario en el registro.
Para finalizar el proceso de registro se presiona el botón de guardar dentro del formulario.
Si se encuentra dentro del menú de pedido o facturación y se requiere generar un cliente nuevo se debe
minimizar el formulario y abrir el formulario de usuario para registrar y guardar el usuario, para luego maximiza
el menú de pedidos o facturación y realizar la búsqueda dentro del menú de usuarios.
TECLAS DE ACCESO RÁPIDO Y DEMÁS OPERACIONES
Campo de Factura:
Nos indicara el consecutivo de la factura que está en pantalla.
Este número es único e intransferible.
Cantidad:
El sistema por defecto tomara la cantidad por el número uno (1), pero podemos ingresar la cantidad antes de
realizar la búsqueda del artículo.
Esta cantidad se puede indicar con números decimales o enteros.

El número decimales permite ser de gran utilidad para establecimientos que trabajan con unidades de medida
tales como:
 Carnicerías.
 Fruber.
 Laboratorios.
Campo de Cód. Barras:

Es la abreviación de código de barras, si el producto está matriculado con el código de barras nos cargara en
pantalla.
Nota:
ingresamos el código de barras.
Campo de Código:
El producto matriculado con el número del código nos cargara en pantalla.
Nota:
ingresamos el código.
Botón Artículo:
Por medio de este botón nos cargara el menú de búsqueda de artículos matriculados el cual cargara en
pantalla a medida que se ingrese la descripción del artículo, al cargar en pantalla el articulo requerido solo
damos doble clic sobre este y de inmediato cargara en pantalla.
Nota:
Botón Departamento:
Este nos desplegara un pantallazo con dos buscadores.
El primer buscador nos cargara todos los departamentos que hay matriculados.
El segundo nos cargara todos los artículos que tiene el departamento seleccionado.
Para realizar la búsqueda primero se indica el departamento dando doble clic, luego en el segundo buscador
nos cargara todos los artículos de este departamento seleccionado.
Luego solo indicamos el artículo requerido y este cargara en pantalla.
Nota:
Botón Cliente:
El sistema por lo general indica que el cliente es genérico, pero si el cliente requiere el factura o factura con
los datos los podemos ingresar presionando este botón.
Este nos cargara un cuadro con la siguiente información a ingresar:
 Cliente:
Ingresamos el nombre del cliente.
 NIT:
Ingresamos el número de identificación del cliente este es no puede ser repetido.
 Dirección:
Ubicación del cliente.
 Teléfono:
Puede ser número de teléfono o celular.
Para guardar solo volvemos a presionar el botón del cliente y la información quedara guardada en la base de
datos.
Si se requiere buscar un cliente ya matriculado solo escribimos en el campo de cliente y en la parte de abajo
nos cargara la lista de cliente con las iniciales digitadas, al identificar el nombre del cliente en proceso solo lo
seleccionamos dando doble clic.
Otro método de búsqueda es por medio de campo NIT, el cual deben de estar sin información los otros
campos, luego ingresamos el número de identificación y este cargara en pantalla dando enter al final.
Campos principales para guardar el cliente son Cliente y NIT.
Botón Registradora en pantalla:

Es un pequeño botón con una imagen de registradora, por medio de este podemos cargar el menú de
registradora indicando el valor que se está recibiendo y luego se presiona el botón que está ubicado al lado
derecho el cual nos cargara el valor en pantalla según el parámetro indicado.
Tecla de función (ATL + R) o (F12).
Botón teclado en pantalla:

Es un pequeño botón de pantalla con la imagen de un teclado el cual cargara el teclado en pantalla auxiliar.
Tecla de función (ATL + T).
Seleccionador Forma de pago:

Por medio de este seleccionador se indicara cómo será el pago de la factura.
Tecla de función (ATL + F).
Botón Caja:
Por medio de este botón se cargara un menú de ayuda en donde se indicara el valor que se está recibiendo y
en la parte de abajo nos cargara el valor a devolver.
Tecla de función (ATL + C).
Botón ABC:
Nos cargara un cuadro de dialogo en donde se indicara la siguiente información.
Descripción:
Se ingresara la descripción máxima 50 caracteres.
Valor:
Este debe ser numérico.
IVA:
Se indicara el porcentaje del el IVA en caso de no tener IVA se colocara el valor de CERO.
NOTA:
El ABC es solo una opción para ventas de productos o servicios que no están matriculados.
Tecla de función (ATL + A).
Botón de Propina:
Este botón se debe presionar al finalizar el factura, al realizar este proceso calculara la base del valor de
venta sacando el IVA y sobre este valor estará cobrando el valor en configuración asignado en porcentaje.
Tecla de función (ATL + P).
Botón Imprimir:
Este cargara en el momento de facturar para poder imprimir la factura, de no hacerlo en la parte de abajo
cargara el número de factura asignado al factura.
Tecla de función (CTRL + A).
Botón DES. N°1:

Botón DES. N°2:

NOTA
Para realizar un factura a crédito el administrador puede permitir esta función a todos los
vendedores no dando ninguna clave desde la configuración permitiendo que cualquier
vendedor realice factura a crédito dando solo enter o aceptar cuando aparece el menú de
dialogo solicitando la clave.
Si quiere que esta función no sea permitida a todos los vendedores solo se debe ingresar
la clave en configuración.
Para que el crédito se ejecute se debe ingresar la información del cliente principalmente el
nombre y número de identificación.
Para dar descuento es igual si cualquier vendedor puede dar descuento no se ingresara
clave solo dando enter o aceptar de lo contrario deben de tener una clave.
GASTOS
El menú de gastos es fácil y practico en tres pasos se realizara el proceso:
 Primero:
Seleccionar el cliente.
 Segundo:
Indicar el PUC.
 Tercero:
Ingresar el valor y dando enter o presionando el botón guardar se registrara el gasto.
El PUC es la descripción del gasto, si el usuario requiere del listado de los PUC solo debe desplegar el listado
y seleccionar el indicado esta actualizado hasta la fecha actual con el plan único de cuentas número 5 de
gastos.
Si no entendemos de estos términos encontraremos 14 botones con descripción de gastos comunes.
De lo contrario podemos ingresar la descripción del gasto.
En la parte de abajo hay una nota la cual se adicionara al registro del gasto.
Junto a esta nota hay tres botones los cuales tendrán notas usuales para ingresar en este campo.
Nuevo:
Mensaje:
(F 1).
Guardar:
Permite guardar la información del nuevo artículo registrado.
Al realizar la operación mostrara un mensaje en pantalla:
 Se ha Guardado el Registro.
Mensaje:
GUARDA EL REGISTRO INGRESADO EN LOS CAMPOS.
(F 4).
Salir:
Mensaje:
PERMITE CERRAR EL MENÚ DE GASTOS Y SALIR.
(F 6).
NOTA
Las descripciones podrán ser modificadas según la necesidad del que requiera el software para un mejor
desempeño y agilidad en proceso.
CARTERA
El menú de cartera permite llevar el control de pagos y abonos en las ventas y compras a crédito.
El sistema tiene una alerta interna para las ventas el cual nos estará informando del tiempo límite en días para
cancelar el crédito, este se configura desde el menú de configuración indicando el tiempo límite de espera
para la cancelación, solo aplica para las ventas.
Adicional se puede dar descuento en los pronto pago comercial mente conocido el porcentaje es configurado
y para esta función por seguridad se aplica la función de clave de venta.
Clave de venta es la función que permite dar paso a cualquier usuario o limitarlo ingresando una clave en la
configuración para su función.
El sistema permite realizar descuentos y retrocesos de pago en facturas canceladas normal o con descuento.
El informe se estará mostrando en pantalla por usuario seleccionado y departamento indicado.
Si no queremos ver historial cancelado lo podemos ocultar o eliminar para siempre.
BOTONES Y CAMPOS EN EL MENÚ
Seleccionador de Ventas o Compras:

Permite indicar sobre qué referencia se va a realizar la búsqueda.
Nombre:
Permite realizar la búsqueda del usuario, según el que se indique cargara en la parte de abajo toda la
información referente de todos los créditos, si alguna esta en mora aparecerá subrayado de color amarillo y
un mensaje referente a la alerta del tiempo.
Para seleccionar solo damos doble clic sobre el que se va a realizar el pago o abono.
En este menú aparecerán los siguientes campos y botones:
Valor $:
Indica el valor del crédito seleccionado.
Resta $:
Indica el valor que se está debiendo.
Registro:
Se refiere al número de factura que se está pagando o abonando, en caso de compra el número del registro
de la compra.
Botón Abonar:
Al lado izquierdo de este botón hay un campo vacío que dice abono, en este campo se ingresa el valor y
luego presionamos el botón para que se realice el abono.
Botón Cancelar:
Al presionar este botón se cancelara la totalidad que se resta en el registro.
Botón Descuento y Cancelar:

Este botón requiere de clave según el tipo de clave se realizara la cancelación con el abono y el descuento en
porcentaje.
Solo permite el descuento a registros que no se le hayan realizado abonos.
Restaurar Registró Con Descuento o Cancelado:

Permite restaurar al valor inicial del crédito.
Botón Cerrar:
Permite cerrar el menú.
Botón Eliminar:
Elimina el registro.
Botón con Una Imagen de Teclado:

Permite cargar el teclado en pantalla.
Botón con un Candado y un Ojo:

Permite ocultar los registros cancelados.
Botón con un Reporte y un Ojo:

Permite mostrar los registros cancelados.
COMPRAS
El menú de compras es total mente similar al menú de matrícula para que en el momento de registrar una
compra se pueda realizar todo el proceso de consulta o matricula de productos o servicios nuevos,
permitiendo así tener la visualización de datos anteriores para modificar.
Al llamar al producto en pantalla solo se debe para finalizar ingresar la cantidad a registrar permitiendo así
actualizar los nuevos valores de compra y de venta.
BOTONES Y CAMPOS DEL MENÚ DE COMPRAS
Nuevo:
Mensaje:
(F 1).
Proveedor:
Permite buscar o registrar el proveedor.
Mensaje:
CARGAR MENU DE PROVEEDORES PARA BUSCAR O GUARDAR.
(F 2).
Salir:
Mensaje:
PERMITE CERRAR EL MENÚ DE COMPRAS Y SALIR.
(F 4).
Compra N°:
Muestra el consecutivo actual en el que se registraran los productos o servicios.
Factura N°:
En este campo se puede ingresar el número de la factura de los productos que se están registrando.
Pago de:
Para indicar la forma de pago.
Teclado:
Mensaje:
CÓDIGO:
CÓDIGO DE BARRAS:
DEPARTAMENTO:
Campo que permite la clasificación por grupos de cada artículo, máximo de caracteres 40.
ARTICULO:
Descripción que se le va asignar a cada artículo para su búsqueda e identificación, máximo de caracteres 70.
IVA %:
Este campo es numérico para el ingreso del porcentaje del IVA de cada artículo.
VALOR COMPRA UNIDAD:

Es un campo numérico en donde se ingresara el valor de cada artículo en la compra.
VALOR VENTA UNIDAD:

Es un campo numérico en donde se ingresara el valor de cada artículo en la venta.
UTILIDAD UNIDAD:
Es un campo numérico en donde se ingresara el valor de cada artículo en la Utilidad.
CANTIDAD:
Campo en donde se ingresara la cantidad de compra.
Utilidad:
Permite calcular la utilidad real descontando el valor del IVA y el valor de la compra.
Mensaje:
PERMITE CALCULAR LA UTILIDAD REAL DESCONTANDO EL VALOR DEL IVA Y EL VALOR DE LA
COMPRA.
NOTA
Solo se pueden ingresar valores enteros sin ayuda del punto o coma, para el ingreso de valores con
decimales se reconocerá el valor de la coma o el punto.
DEVOLUCIÓN DE COMPRAS Y VENTAS
El menú de Nota Crédito es muy práctico y similar al menú de compras solo que en vez de colocar el número
de factura de la compra se debe ingresar el número de factura de venta que contiene los artículos de
devolución.
Los productos que se registran en este menú deben estar debidamente matriculados ya que la opción de
búsqueda es por código o código de barras más la cantidad indicada.
BOTONES Y CAMPOS DEL MENÚ DE DEVOLUCIÓN DE COMPRAS Y VENTAS
Nuevo:
Mensaje:
(F 1).
Cliente:
Permite buscar o registrar el Cliente
Mensaje:
CARGAR MENU DE CLIENTES PARA BUSCAR O GUARDAR.
(F 2).
Salir:
Mensaje:
PERMITE CERRAR EL MENÚ DE NOTA CRÉDITO Y SALIR.
(F 4).
Nota Crédito N°:

Muestra el consecutivo actual en el que se registraran los productos o servicios.
Factura N°:
En este campo se puede ingresar el número de la factura de los productos que se están registrando.
Pago de:
Para indicar la forma de pago.
Teclado:
Mensaje:
CÓDIGO:
CÓDIGO DE BARRAS:
CANTIDAD:
Campo en donde se ingresara la cantidad de compra.
ELIMINAR
El menú de Eliminar permite anular las facturas ya que es importante guardar los consecutivos del registro, de
los demás menú permite la eliminación total.
Este menú es muy práctico ya que cuenta con el seleccionador de menú, campo de numeración para indicar
el número del registro requerido y las flechas de recorrido para hacer más practica el desplazamiento entre los
menús.
BOTONES Y CAMPOS DEL MENU ELIMINAR
Seleccionador:
Por medio del seleccionador se indicara el menú que se va consultar en la búsqueda.
Campo de texto:
En este campo se indicara el número del registro a consultar ingresándolo y dando enter luego.
Botones de desplazamiento:
Permite desplazarse más cómodamente en la búsqueda de los registros.
NOTA
Para seleccionar y eliminar o anular solo se debe dar doble clic sobre el pantallazo seleccionado.
IMPRIMIR
Este menú es muy práctico ya que cuenta con el seleccionador de menú, campo de numeración para indicar
el número del registro requerido y las flechas de recorrido para hacer más practica el desplazamiento entre los
menús.
BOTONES Y CAMPOS DEL MENU IMPRIMIR
Seleccionador:
Por medio del seleccionador se indicara el menú que se va consultar en la búsqueda.
Campo de texto:
En este campo se indicara el número del registro a consultar ingresándolo y dando enter luego.
Botones de desplazamiento:
Permite desplazarse más cómodamente en la búsqueda de los registros.
NOTA
Para seleccionar e imprimir solo se debe dar doble clic sobre el pantallazo seleccionado.
REPORTES.
El menú de reportes como su nombre lo indica nos permite visualizar la información de la fecha de inicio y
fecha final indicada.
Todos los reportes permiten ser exportados a Excel.

BUSCAR USUARIOS.
El menú es multifuncional ya que se pueden matricular los usuarios que requieran que los datos estén
registrados con el registro de elaboración.
O para la búsqueda de un usuario registrado y pasar de inmediato a la selección indicada.
El menú cuenta con los siguientes botones
Cerrar Menú.
Permite salir del menú.
Limpiar Campos.
Como su nombre los indica deja todos los campos en blanco para una nueva búsqueda o ingreso.
Guardar Usuario.
Guarda el usuario en la base de datos.
Eliminar Usuario.
Elimina el usuario de la base de datos.
Buscar por Menú de NIT.

Al ingresar la información en el campo de NIT se presiona el botón y realizara la búsqueda.
Buscar por lista de Usuarios.

Este menú permite cargar los usuarios por cantidad de usuarios registrados.
AUXILIAR DE PEDIDOS.
El menú es un seleccionador que al dar doble clic nos cargara el pedido.
Este se encuentra dividido en tres campos que nos mostrara la siguiente información:
Pedido:
En este campo mostrara el número del pedido.
Punto:
Este campo permite dar la ubicación del pedido por punto.
Vendedor:
Por medio de este campo se podrá saber que vendedor está a cargo del pedido.
Usuario:
En este campo se encuentra el nombre del usuario en registro.
Nota:
Los pedidos se eliminaran en la medida que pasen a facturación.
Se recomienda realizar eliminaciones de pedidos desde configuración para poder iniciar de cero en su nuevo,
y recordar modificar los consecutivos de pedidos cada vez que se reinicie.
NOTA:
El manual de usuario y el programa está sujeto a nuevos cambios los cuales se estarán publicando
en la página WEB.
Actual mente presenta un nuevo cambio de presentación para el año 2021, estos fueron en la
apariencia del color de las tablas y contenido, como también se agregó un nuevo botón con el
nombre de (MODIFICAR), en pedidos y facturación para que se pueda cambiar el valor de la venta
y este a la vez pueda descontar la cantidad de inventario.
El reporte de este campo se encontrara dentro del menú de reporte por departamentos,
Este se activara dando clic en el botón azul (DEPARTAMENTO VALOR DE VENTA
MODIFICADO), al dar clic a este botón de cargar en el campo de texto por consulta, para luego
indicar la fecha del reporte a consultar.
El botón de ayuda en el inicio permite ir directamente al canal de YOUTUBE en donde se

estará publicando todos los videos tutoriales referentes al programa.

Manual de Usuario para Sistema Pos 2020

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Sistema POS 2020

Soluciones Informáticas ISA

Versión 1.0 del año 2019

Medellín – Antioquia – Colombia

Secciones del Programa:

El programa se desarrolló para trabajar en plataformas de la Microsoft Windows.

Asistencia Remota Inmediata:

Asistencia Presencia Inmediata:

Soporte por Teléfono y Wassap:

El servidor debe tener como nombre de la maquina (SERVIDOR) en mayúscula.

Las copias de seguridad se deben de realizar desde el servidor.

El menú permite reiniciar la base de datos principal o cargar en Mysql.

Generar copias de seguridad.

Ingresar copias de seguridad.

Importar y exportar información de artículos y usuarios.

Mediante este menú se ingresaran los vendedores con su respectiva clave.

Las copias de seguridad o Backus se deben realizar directamente en el servidor.

Secciones que requieren de consecutivo inicial y final:

Eliminar Base de Datos:

 Eliminar Base de Datos

Cantidades de Inventario a Cero:

Este botón permite modificar todas las cantidades de inventario a cero.

 Cantidades de Inventario a Cero.

Cambio de Porcentaje IVA:

 Cambio de Porcentaje IVA.

Desde el menú de configuración se matricularan y eliminaran los vendedores.

Reiniciar Base de Datos:

Las copias de seguridad se deben de realizar desde el servidor.

Ejecutar Copia de Seguridad:

Al presionar este botón estamos ejecutando la copia de seguridad guardada.

Campos secundarios Compras y Utilidad.

CAMPOS DEL MENÚ MATRICULA

VALOR COMPRA UNIDAD:

VALOR VENTA UNIDAD:

FACTURAR EL PEDIDO EN PANTALLA:

Esta cantidad se puede indicar con números decimales o enteros.

Tecla de función (F2).

Campo de Cód. Barras:

Tecla de función (F3).

Tecla de función (F4).

Tecla de función (F5).

Tecla de función (F6).

Tecla de función (F7).

Campos principales para guardar el cliente son Cliente y NIT.

Tecla de función (F8).

Los botones (V) y (X):

1. (BOTÓN ACEPTAR) El Pedido Cambiara el Estado a (SI) Indicando que si ha Sido

Se imprimirá el pedido que el seleccionador tenga marcado como SI.

Tecla de función (F9).

1. (BOTÓN ACEPTAR) El Pedido Cambiara el Estado a (NO) Indicando que no ha Sido

2. (BOTÓN CANCELAR) Si no Requieres Cambiar de Opción el Sistema Procederá a Imprimir

Se imprimirá el pedido que el seleccionador tenga marcado como NO.

Tecla de función (F10).

Botón con una Imagen de Impresora:

Tecla de función (F11).

Botón Registradora en pantalla:

Tecla de función (ATL + R) o (F12).

Botón teclado en pantalla:

Tecla de función (ATL + T).