ACTIVIDAD 4 ANÁLISIS DE APLICACIONES INFORMÁTICAS EMPRESARIALES PARTE II

  
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
  
 

 
GUTIERREZ DIAZ DIEGO ALEXANDER   

  
  
NRC 50-54576 
  
  
 

TUTOR 
FREDY MORENO RINCON
  
   

  
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO 
CONTADURIA PÚBLICA  
NOVIEMBRE 2022  
BOGOTÁ
 1. Defina ¿Qué es un BSC Y un SGD?

BALANC SCORECARD - CUADRO MANDO INTEGRAL (BSC) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)
Es una metodología de gestión estratégica utilizada para En el mundo empresarial, la gestión documental hace
definir y hacer seguimiento a la estrategia de una referencia al almacenamiento, administración y control
organización. Esta metodología, creada por Robert de todos los documentos almacenados mediante
Kaplan y David Norton, permite estructurar los parámetros establecidos y normalizados. Los documentos
objetivos estratégicos de forma dinámica e integral y archivos de una empresa, ya sean físicos o en formato
para ponerlos a prueba según una serie de electrónico forman parte del conocimiento de una
indicadores que evalúan el desempeño de todas las compañía. Se trata de activos intangibles con un valor
iniciativas y los proyectos necesarios para lograr su que nos diferencia de otras empresas. Por lo tanto, la
cumplimiento satisfactorio gestión de documentos se hace con el objetivo de
optimizar el funcionamiento de la empresa, el cual
reposa en gran parte en su documentación y cómo esta
es manejada. Además, evitamos la pérdida de
documentos.

2. Compare las características, módulos, responsables, área a la que pertenecen, ventajas y desventajas de los
sistemas indicados.

ITEM BALANC SCORECARD - CUADRO MANDO INTEGRAL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Funcionalidad
CARACTERISTICAS Gestión documental, organización,
proyección futurista, simplificación y
estructuración de procesos


Contabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenimiento
 Funcionalidad

Contabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenimiento
Funcionalidad, eficiencia, eficacia, efectividad,
mejora continua empresarial a través de metas y
clarificación de estrategias.
MÓDULOS Perspectiva Financiera, Perspectiva Clientes, Administración, Incorporación, Registro,
Perspectiva procesos Internos, y Perspectiva de Clasificación, Almacenamiento, Acceso,
Recursos Humanos disposición y Trazabilidad
RESPONSABLES Las personas que tienen la responsabilidad de Este sistema tiende a tenerse como única
ejecutar el plan estratégico empresarial en la responsabilidad del departamento de
compañía en cabeza de la dirección administrativa archivo, pero también es un proceso
ya que con su implementación nos ayuda a clarificar integral; un poco más administrativo
las estrategias, conseguir consensos, alinear pero que integra todos los procesos
objetivos empresariales además de vincular los desde la producción documental hasta su
objetivos estratégicos y realizar revisiones depuración. Si bien es cierto los archivos
oportunas, periódicas y sistemáticas a su estructura. deben dirigir y controlar la estrategia, es

Clarificar la
responsabilidad de todos los empleados
la eficacia de este proceso.

estrategia y
conseguir el
consenso sobre
ella.
 Comunicar la
estrategia a toda
la organización.
 Alinear los
objetivos
personales y
departamentales
con la
estrategia.
 Vincular los
objetivos
estratégicos
con los
objetivos a
largo plazo y
los
Clarificar la
estrategia y
conseguir el
consenso sobre
ella.
 Comunicar la
estrategia a toda
la organización.
 Alinear los
objetivos
personales y
departamentales
con la
estrategia.
 Vincular los
objetivos
estratégicos
con los
objetivos a
largo plazo y
los
 Identificar y
alinear las
iniciativas
estratégicas.
 Realizar
revisiones
estratégicas
periódicas y
sistemáticas
 Obtener
feedback para
aprender sobre
 la estrategia y
mejorarla
 Identificar y
alinear las
iniciativas
estratégicas.
 Realizar
revisiones
estratégicas
periódicas y
sistemáticas
 Obtener
feedback para
aprender sobre
la estrategia y
mejorarla.
ÁREA A LA QUE Para que un BSC funcione se debe tener una Como la mayoría de los sistemas que se
PERTENECEN responsabilidad compartida frente a este convierten en cadenas de cooperación,
 importante proceso donde se incluye lo financiero, este no es la excepción y pertenece a
comercial, Procesos internos y recursos humanos todas liderado por el departamento de
gestión documental.
VENTAJAS  La ventaja más importante es que  La ventaja más interesante es
verificación de cumplimiento de estrategias que automatiza los procesos de
en la empresa a través de una visión y la compañía y tenemos la
control del funcionamiento de cada área y información actualizada y a la
miembro que interactúa en ella. mano.
 Lleva a los empleados al cumplimiento de  La reducción en la producción de
misiones y metas trazadas. papel y el impacto ambiental es
 Permite tanto guiar el desempeño actual importante
como apuntar el desempeño futuro  El direccionamiento y control de
 Permite implementar un sistema de gestión la información estableciendo
flexible e interactivo, de conformidad a las tiempos y movimientos
necesidades que nos presenta el mercado  Incremento de las indicadores de
 Importantísimo es base fundamental en la gestión en la compañía
toma de decisiones en la compañía.  Aumento de productividad
 Por último nos deja ver una imagen clara  Garantiza el buen
tanto amplia como detallada de una forma funcionamiento de la compañía
gráfica del nivel en que se encuentra la en relación a la normatividad
compañía en cuanto a metas, rentabilidad, legal vigente que rige los
resultados y acciones de desarrollo. sistemas de gestión documental,
destino y conservación final de
los mismos.
DESVENTAJAS  Existe una cantidad de información que en  Continuamente existen fallas en
algunas veces suele parecer abrumadora y control de almacenamiento de
al ajustarla demanda demasiado tiempo y información.
trabajo.  Vulnerabilidad a los ataques
 Es una estrategia que requiere del cibernéticos.
compromiso serio de todas las partes  Es un sistema con un costo
involucradas en ese proceso para obtener económico representativo y las
éxito en los resultados que se pretenden. compañías no le encuentran una
 Todos estos sistemas funcionan a través de rentabilidad dentro de su
tres bases, energía, conectividad y recurso implementación.
humano… si alguno de estos ejes empieza a  Los gastos adicionales que la
fallar… los sistemas también presentan empresa debe contemplar
dificultades. dentro del proceso de
 Todas las empresas tienen diversas instalación, adecuación,
necesidades y mientras unas pueden llevar funcionamiento y
un BSC en un Excel otras requieren de un mantenimiento.
mayor costo, inversión y sofisticación.  Es un sistema que le cuesta
adaptarse a las microempresas y
estas son el grueso de negocios
colombianos

3. Describa los BSC Y SGD mínimo 2 que implementan en la organización

BSC

 BSC DESIGNER PRO

SGD
  ORFEO
 DOCUWARE

4. Explique su funcionamiento y particularidades de cada uno

El sistema BSC es un software profesional de gestión del rendimiento orientado al marco de Balanced Scorecard,
indicadores de rendimiento y mapas de estrategia, es uno de los programas más completos que yo haya podido
manejar, se puede adaptar a las necesidades y genera gráficos e informes en tiempo real. Se compone de las mismas
cuatro bases que manejan los BSC pero trabaja desde la planificación estratégica, objetivos y se complementa con
análisis de brechas, análisis pestel y planificación de escenarios.

El scorecard templete es una herramienta que permite la creación de cuadros de mando en línea y facilita el análisis de
los datos básicos, en la compañía se adecua a las oficinas que manejan información particular y que requieren la entrega
de informes para alimentar el bsc designer pro.

Para el caso de los SGD en la empresa objeto de estudio se cuenta con Orfeo es un Software de Gestión Documental
(SGD) y de Procesos que es un programa diseñado específicamente con amplias habilidades de recuperación en caso de
pérdidas documentales y cuenta con tres grandes pilares Aplicativo, base de datos y la bodega de documentos… permite
adaptarse a las necesidades de la compañía y hasta crear diferentes bodegas de almacenamiento que se articula con la
política institucional de la entidad.

5. Presente los resultados obtenidos en la empresa, con la aplicación de los sistemas de información revisados y
especifique como dicha aplicación ayuda a la toma de decisiones y en el cumplimiento de metas y objetivos.

BSC

Con la implementación de este sistema, la compañía no solamente ha mejorado su operatividad y productividad ya que
se tiene un mayor control de avance en cada una de las metas, se revisan estándares de cumplimiento y productividad.
Igualmente se logra determinar necesidades y posibles puntos de quiebre que se deben reforzar.

Igualmente con la implementación de este BSC se estableció un nuevo almacenamiento interrelacionado que facilita la
conexión entre las diferentes áreas en tiempo real. Dando lugar a una información estratégica más profunda
consolidando información fidedigna que concuerda con todas las otras operaciones. En referencia a los informes tal vez
es el cambio más importante ya que este programa arroja datos que son trascendentales en la toma de decisiones, ya
que son informes más organizados, completos, versátiles y agiles así poder dar cumplimiento a las necesidades de la
gerencia y los demás componentes organizacionales.

SGD

Con el desarrollo del SGD se ha permitido encontrar documentos en tiempo real y a la mano, con un gran impacto bajo
la política de cero papel, disminuyendo la compilación de documentos y a través de la implementación de ese programa
se lleva un mejor control de los prestamos documentales de consulta, salvaguardando la información y cumpliendo con
la custodia de los mismos.

6. Proponga acciones de mejora para cada uno de los sistemas, que faciliten la toma de decisiones en la empresa.

BALANC SCORECARD - CUADRO MANDO INTEGRAL (BSC) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)
Dentro de las acciones de mejora se plantea: Dentro de las acciones de mejora se plantea:
 Debería crearse de una forma dinámica donde  Tener la digitalización como obligatorio en los
logre integrar a todos los empleados de la procesos
 compañía sin importar cargo o ubicación.  Se debe tener una posibilidad de ampliar la
 Me gustaría que cada vez el programa logrará capacidad de una forma más rápida y fácil
sintetizar la información porque a veces arroja  Que exista unificación de criterios en foliación de
datos que no son relevantes. documentos
 Sería importante que  Realizar una divulgación de los procesos que
 Ajustarse completamente a las necesidades de maneja los sistemas para todos los empleados de
los negocios la compañía.

BIBLIOGRAFIA

Lapiedra R. y otros (2021) Introducción a la gestión de los sistemas de información en las empresas.
Editorial Universitat Jaume I. Primera edición. Pág.11-45. Recuperado de
http://repositori.uji.es/xmlui/bitstream/handle/10234/194661/9788418432972.pdf?sequence=1

Cohen D. y otros (2019) Especialidad en telecomunicaciones 2. Sistemas de información gerencial y