MATRIZ DE COMUNICACIONES

CÓDIGO: FT-SST-111 VERSIÓN: 02 FECHA: 28/10/2020 PÁGINA 1 DE 1

COMUNICACIÓN INTERNA

QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA COMO LO COMUNICA

Todos los empleados y contratistas de Cuando se diseñe, modifique, surja la *Comités

Enfoque por procesos de SST Coordinador SST la compañía. Personas que ingresen necesidad o ingresen personas nuevas *Reuniones
nuevas a la compañía. a la compañía. *Capacitaciones

*Comités *Reuniones
Procedimientos definidos en el Sistema A todas las partes interesadas de la Cuando se diseñe, modifique o surja la *Capacitaciones
Integrado de Gestion Coordinador SST compañía. necesidad. *Medios de comunicación formales e
informales
Compromiso frente al Sistema de Gestión A todas las partes interesadas de la
Gerente y Coordinador SGI Permanentemente * Medios de comunicación formales e informales.
Integrado compañía.

*Reuniones *Comités
Durante la implementación del *Circulares
A todas las partes interesadas de la sistema. Cuando se diseñe y *Carteleras
Política y Objetivos. Coordinador SST
compañía. modifique. En campañas de *Manual de calidad y SST
motivación y sostenimiento. *Medios de
comunicación institucionales

Durante la implementación del *Reuniones

A todas las partes interesadas de la sistema. Cuando se diseñe y *Comités
Peligros y Riesgos Coordinador SST/ Supervisores HSEQ
compañía. modifique. En campañas de *Folletos
motivación y sostenimiento. *Capacitaciones y/o Charlas

Modificación de los contenidos, *Infome verbal

Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos A todas las partes interesadas de la cambios de funciones, inducción y *Reuniones de comité
Coordinador SST
y Determinación de Controles. compañía. reinducción. *Contacto directo

Gerente, Asesor Juridico y Cuando se presente un nuevo *Asesorías

Identificación de requisitos legales. Instancia permanente. *Reuniones de comité
Coordinador SST requerimiento jurídico.
*Comunicados

Identificación de aspectos e impactos Participación de los trabajadores en la Encuestas.

ambientales. Gerente -Coordinador SST A todo el que le interese. identificación de los aspectos e Folletos.
impactos ambientales.

Roles, Responsabilidades, Rendición de Cuentas Modificación de los contenidos, *Verbal y/o escrito
y Autoridades en el Sistema de Gestión Gerente - Coordinador SST A todo el que le interese. cambios de roles, inducción y *Contacto directo
*Oficio
Integrado reinducción. *Capacitaciones

Procedimientos seguros Coordinador SST/ Supervisores HSEQ Contratistas,

trabajo.
visitantes del sitio de Ingreso a las instalaciones. *Charla de seguridad
*Medios de Comunicación formal e infomales

A todas las partes interesadas de la Ingreso a la compañía. Cuando sea *Inducción

Competencia, Toma de Conciencia y Formación Gerente - Coordinador SST compañía. conveniente *Reinducción
*Charlas
*Reuniones
Comunicar actividades relacionadas con el A todas las partes interesadas de la *Comités
Control Operativo. Coordinador SGI/ Supervisores HSEQ compañía. Permanentemente *Circulares
*Carteleras

A todas las partes interesadas de la Simulacros, Actualización del *Charla de seguridad

Preparación y respuesta ante emergencias Coordinador SGI/ Supervisores HSEQ compañía. Documento. *Medios de Comunicación formal e infomales

*Reuniones *Comités
A todas las partes interesadas de la Lanzamiento, Actualización, Remoción *Circulares
Control Información Documentada Coordinador SST compañía. de un documento o registro del *Carteleras
Sistema de Gestión integrado

*Reuniones
A Comités de calidad, SST y personas *Comités
No Conformidades Coordinador SST Permanentemente *Informes de auditorias
involucradas. * Informe de queja y/o reclamo

Programa Anual de Auditoria y Resultados de A todas las partes interesadas de la Anualmente el programa y los
auditorías Coordinador SST compañía. resultados una vez recibido el informe. *Correo electrónico

Cuando se definan, modifiquen o surja

la necesidad de crear un nuevo *Comités
A todas las partes interesadas de la indicador. Trimestralmente, se
Indicadores y resultados de indicadores Coordinador SST, Líderes de proceso compañía. presentan los resultados de las *Reuniones
mediciones de los indicadores en los *Capacitaciones
comités.

Incidente o Accidente de trabajo Empleado que sufre o se encuentra en Coordinador SGI Cuando se presente un evento * Medio telefónico
el momento del evento

*Charla de seguridad
Investigación de Incidentes o Accidentes de Coordinador SST A todas las partes interesadas de la Inmediatamente cuando surja el *Reporte de Incidentes/Accidentes
trabajo compañía. accidente o incidente laboral *Medios de Comunicación formal e infomales

Revisión por la Dirección Gerente Toda la compañía Una vez realizada la revisión. Acta de reunión

Acciones Correctivas tomadas en el Sistema de Coordinador SST Toda la compañía Cuando surjan las acciones correctivas *Reunión con los directamente interesados
Gestión integrado

Previo a la fecha de realización de las

Capacitaciones Coordinador SST o Asistente Empleados y contratistas capacitaciones, de acuerdo al *Correo electrónico
Administrativa programa de capacitaciones * Cartelera

Gerente, Asistente Administrativa o *Formato Autoreporte de Condiciones de trabajo y

Reporte de Condiciones de trabajo y salud Empleados Coordinador SGI Cuando lo requieran salud

Ideas, sugerencias, queja y/o reclamos frente al Gerente, Asistente Administrativa o * Comunicado formal o verbal y entrega personal o
Empleados Cuando lo requieran
Sistema de gestión de SST Coordinador SGI por buzón de sugerencias

Actividades sostenibles Gerente Empleados y grupos de interes Implementación de actividades * Correos electronicos

COMUNICACIÓN EXTERNA

QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA COMO LO COMUNICA
Coordinador SSTo Asistente cuando exista la necesidad de recibir * Correo electronico
Requerimiento de capacitaciones Administrativo ARL y provedores capacitaciones * Llamadas telefonicas
Coordinador SST o Asistente * Página Web de la ARL
Reporte de Accidente de trabajo Administrativo ARL Cuando se presente un AT *Llamada telefónica
* Página web
Formulario de Afiliaciones a la Seguridad social Asistente Administrativa ARL, AFP, CCF; EPS Cuando ingrese un trabajador * Correo electrónico
(ARL, AFP, CCF; EPS ) * Correspondencia física
* Correo electronico (Orden de Compra o Servicio)
Requerimiento de materiales, insumos y/o Gerente, Asistente Administrativa Todos los provedores y subcontratistas cuando exista la necesidad de comprar *
servicios insumos o requerir un servicio
Llamadas telefonicas
Cotizaciones de los servicios de la empresa Gerente o Asesor Comercial Clientes Cuando el cliente lo solicite Correo electrónico

Realizacion de simulacros de seguridad y Coordinador SST o Asistente empresas vecinas y visitantes antes de la realizacion del simulacro * Documento escrito
ambientale. Administrativo

Realizacion de eventos,campañas Coordinador SSTI o Asistente clientes, proveedores y cuando se realizan * Documento escrito
Administrativo subcontratistas evento,campañas,actividades etc. * Correo electronico

Actividades sostenibles Gerente Proveedores, Subcontratistas y grupos Implementacion de actividades * Correo electronico
de intereses * Llamadas telefonicas