¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?

El término “ciclo de vida” parece sacado de una clase de biología del instituto, pero el concepto es bastante
sencillo. El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de etapas por las que pasa un proyecto desde el principio
hasta el final. Se avanza secuencialmente a través de las fases para llevar un proyecto desde una idea hasta un
producto terminado.

En lugar de abordar un proyecto de forma aleatoria y acabar primero lo más fácil, entender el ciclo de vida de la
gestión de proyectos permite a los equipos lo siguiente:

 Llevar los proyectos de principio a fin de forma organizada y estratégica

 Supervisar el progreso y el estado del proyecto
 Completar los proyectos más rápido, ya que se planifican con mayor precisión y con menos obstáculos
imprevistos

Si se suman todas estas ventajas, se obtiene el mayor beneficio de todos: los equipos pueden realizar proyectos
más exitosos con mayor rapidez.

Según el Project Management Institute (PMI), por cada 1000 millones de dólares invertidos, se desperdician
122 millones debido a un mal rendimiento del proyecto.

Utilizar el ciclo de vida del proyecto en tu beneficio significa que no tirarás el dinero en proyectos que no
cumplen sus objetivos iniciales.

Muy bien, ya lo tienes. El ciclo de vida del proyecto tiene muchas ventajas. Ahora bien, ¿qué etapas necesitas
para impulsar los proyectos?

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divide el ciclo de vida de la gestión de proyectos en
cinco etapas distintas:

1. Inicio
2. Planificación
3. Ejecución
4. Supervisión
5. Cierre

Ahora que tienes una visión general, ha llegado el momento de profundizar.

Las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos

Cinco etapas pueden parecer demasiada carga (especialmente si estás acostumbrado a pensar en los proyectos
solo en términos de “principio” y “final”). No obstante, cada fase tiene un propósito distinto para impulsar tu
proyecto hacia los mejores resultados.

Como en el alfabeto, estas fases son secuenciales. Por lo que, para aprovechar los beneficios del ciclo de vida de
la gestión de proyectos, es necesario pasar por ellas en orden.

Fase 1: Inicio del proyecto

Sofía y su equipo están deseando dar un cambio muy necesario a su proceso de incorporación de empleados.
¿Crees que el primer paso es trazar un plan y un calendario? ¡No tan rápido!

La planificación no es el primer paso del ciclo de vida del proyecto, sino el inicio.

Durante esta etapa, el proyecto no está realmente aprobado y en marcha. El equipo de Sofía define el proyecto
desde una perspectiva amplia para determinar antes de nada si el proyecto merece la pena. Para ello, tratarán de
comprender:

 El plan de negocio del proyecto

 El beneficio de completarlo (es decir, ¿qué objetivo empresarial más amplio respalda?)
 Los principales resultados
 En qué consiste el éxito

Tras reflexionar sobre estos elementos, Sofía y los miembros de su equipo han determinado lo siguiente:

 Plan de negocio: La empresa de Sofía tiene problemas con la rotación de personal. La mayoría de los
empleados se va en los primeros 12 meses de trabajo.
 Ventaja: El proceso de incorporación revisado aumentará la claridad, la comunicación y el compromiso
durante los primeros meses de un empleado en la empresa, y es de esperar que lo mantenga a largo
plazo.
 Resultados: El equipo de RR. HH. necesita un procedimiento documentado al que remitirse y que
gestionar, así como un panel en línea para que los empleados puedan trabajar durante sus primeras
semanas de empleo.
 Indicadores de éxito: Un aumento del 15 % en la retención de empleados a finales del cuarto trimestre,
y valoraciones positivas de, al menos, el 85 % de los nuevos empleados.

Todos estos elementos pueden recogerse en un cartel de proyecto, que el equipo de Sofía puede consultar
siempre que necesite tomar distancia para comprender mejor el proyecto.

Una vez que el equipo haya analizado todos estos factores, deberá preguntarse: ¿Es factible el proyecto y
merece la pena llevarlo a cabo?

Si la respuesta es afirmativa, obtendrán la aprobación del proyecto (si fuera necesario) y pasarán a la siguiente
fase. ¿Y si no? No hay que alarmarse. El equipo empezará de nuevo para ver si hay una forma diferente de
resolver el problema que se les plantea, como utilizar una plantilla de cartel de proyecto.

Fase 2: Planificación del proyecto

Ahora que Sofía ha definido el proyecto a grandes rasgos, es el momento de entrar en los detalles. En esta fase,
ella y su equipo elaborarán un plan para llevar a cabo el proyecto.

Aunque estés deseando ponerte manos a la obra, es importante no escatimar en la fase de planificación. Una
planificación eficaz puede evitar muchas de las principales causas del fracaso de los proyectos, como una visión
y unos objetivos inadecuados, una mala comunicación y unas estimaciones de tiempo inexactas.

La planificación también va a requerir algo de tiempo y esfuerzo, así que asegúrate de reservar mucho tiempo
para ello al inicio de tu proyecto.

Las preguntas a las que Sofía y su equipo darán respuesta en esta fase son, entre otras, las siguientes:
  ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
 ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
 ¿Cuál es el alcance?
 ¿Cuál es el presupuesto?
 ¿Cuáles son los riesgos?
 ¿Qué miembros del equipo participan?
 ¿Qué tareas conlleva?
 ¿Qué hitos hay que cumplir?

Lo mejor es empezar por definir un objetivo para el proyecto utilizando el marco de trabajo de objetivos
SMART. Esta es la sigla en inglés que corresponde a específicos (Specific), cuantificables (Measurable),
factibles (Achievable), relevantes (Relevant) y de duración determinada (Time-bound).

Siguiendo ese acrónimo, Sofía y su equipo definen el siguiente objetivo para su proyecto de incorporación de
empleados:

Crear un proceso de incorporación de nuevos empleados que eduque e involucre a los nuevos contratados y
que aumente la retención de empleados en un 15 %. Este nuevo programa debería ponerse en marcha antes del
25 de enero de 2021.

Ahora Sofía y su equipo saben lo que tienen entre manos. Pero no van a alcanzar ese objetivo deseando y
esperando. El equipo tiene que averiguar qué trabajo hay que realizar realmente.

La creación de una estructura de desglose del trabajo (EDT) puede ayudar. Esta divide todo el proyecto en
tareas que se muestran en un formato gráfico, para que todos los implicados puedan ver fácilmente los
elementos de acción del proyecto. En el caso de Sofía y su equipo, identifican las siguientes tareas:

 Encuestar a los actuales empleados para conocer su opinión sobre el proceso de incorporación existente
 Entrevistar a los gerentes sobre lo que quieren que se incluya en el proceso
 Crear el flujo general del nuevo proceso de incorporación: plan de 90 días
 Grabar tutoriales en vídeo e incluirlos en el panel de los empleados para una mayor claridad
 Crear un panel de los empleados digital
 Poner en marcha un tablero en el que los nuevos empleados puedan pedir ayuda
 Elaborar procedimientos y listas de comprobación para el proceso de incorporación
 Cargar vídeos y documentación en el panel

Una vez que el equipo sabe lo que requiere el proyecto, es mucho más sencillo para ellos calcular cuánto tiempo
les llevará, qué recursos necesitan y qué deben hacer primero.

También son capaces de identificar quiénes son los actores clave del proyecto (en este caso, el equipo de RR.
HH., el equipo de desarrollo web, el diseñador gráfico y el equipo de contenidos), así como cualquier
dependencia de tareas y recursos. Estas dependencias son aspectos del proyecto que están vinculados a otros.

Un ejemplo de dependencia de tarea sería el siguiente: los materiales no pueden cargarse en el panel de los
empleados antes de que ese panel exista realmente. Hay que completar una tarea antes de realizar la siguiente. O
tal vez el equipo de desarrollo web no pueda ayudar con este proyecto hasta que termine el rediseño del sitio
web de la empresa. Un recurso necesario no está disponible, porque depende de otra cosa.

Ahora bien, el equipo de Sofía puede tener en cuenta esas dependencias, poner las tareas del proyecto en un
orden razonable y asignar plazos a todos y cada uno de los pasos de las listas de tareas pendientes.
Una vez hecho esto, pueden dar por concluido su plan de proyecto. Ahora deberán documentarlo y almacenarlo
en algún lugar al que todo el equipo tenga acceso (Confluence es el lugar perfecto para ello).

Fase 3: Ejecución del proyecto

En esta fase, es donde se realiza gran parte del trabajo.

Es aquí donde el equipo de Sofía se pone manos a la obra y completa las tareas del proyecto que han
identificado. Están redactando los procedimientos, grabando vídeos, realizando entrevistas, etc.

A medida que vayan avanzando en las tareas del proyecto, también se ocuparán de la siguiente fase...

Fase 4: Supervisión del proyecto

Volvamos al ejemplo de hornear un pastel. ¿Acaso consultas la receta solo una vez y luego ves con asombro
cómo se hace el mejor pastel del mundo? Probablemente no.

Consultas la receta de nuevo mientras cascas los huevos y remueves la masa para así asegurarte de que estás
haciendo las cosas bien. Te asomas al horno cada cinco minutos para ver que no se te está quemando. En
definitiva, sigues de cerca ese delicioso pastel tuyo.

Los proyectos funcionan exactamente igual y en eso consiste la fase de supervisión. Sucede al mismo tiempo
que la fase de “ejecución” y, en ella, Sofía evaluará el proyecto con frecuencia para asegurarse de que el equipo:

 Cumple los plazos de las tareas

 Evita la corrupción del alcance
 Cumple con el presupuesto
 Mantiene el compromiso con el objetivo (cuando se está ejecutando, puede perderse una visión más
amplia o, como dice el refrán, puede que los árboles no dejen ver el bosque)

La supervisión es mucho más fácil cuando se utiliza un software de gestión de proyectos. Aumenta la
visibilidad de todo el proyecto y centraliza las conversaciones y la información relacionadas con este.

Además, las reuniones periódicas de estado ayudan a todo el equipo a estar al tanto de los avances. Esta
plantilla de notas de reunión semanal facilita el registro de los temas de debate, las decisiones y las acciones
adoptadas a partir de esas conversaciones.

Si Sofía se da cuenta de que las cosas no están funcionando según lo previsto, puede corregir el rumbo de
inmediato o hacer ajustes en el plan original del proyecto para tener en cuenta esta nueva dirección.

Fase 5: Cierre del proyecto

El equipo lo ha conseguido. Han puesto en marcha un nuevo y mejorado proceso de incorporación de

empleados. Están dispuestos a celebrarlo con una comida victoriosa y a olvidarse de ese proyecto de una vez
por todas.

Pero antes de considerar este proyecto como una victoria, tienen que pasar por esta fase de cierre para atar todos
los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:
  Realizar un análisis retrospectivo o una retrospectiva para debatir lo que ha ido bien y lo que les hubiera
gustado que fuera mejor
 Preparar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas, si fuera necesario
 Almacenar toda la documentación del proyecto en un lugar seguro para poder acceder a ella fácilmente y
consultarla más adelante (de nuevo, Confluence puede mantener todo esto organizado en un mismo
lugar)

Después de todo ese duro trabajo, tus proyectos merecen terminar con una nota alta. Aunque las tareas reales
del proyecto hayan quedado atrás, el cierre es importante para terminar bien este proyecto y preparar los
proyectos futuros para el éxito.

Las etapas de un proyecto son cinco. Independientemente de su alcance, objetivo y particularidades, el ciclo
de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento
y cierre. En esta guía queremos explicar en qué consiste cada una, cuál es su objetivo, de qué actividades se
componen y cuáles son los documentos esenciales que se prepararán en cada momento.

En esta ocasión compartimos con todos esta infografía en la que podemos conocer, paso a paso, las etapas de
un proyecto (haz clic en la imagen para agrandar):

¿Cuáles son las etapas de un proyecto?

Todo proyecto tiene 5 etapas principales. Ya te lo contábamos en este artículo, donde se explica cuáles son las
fases de un proyecto. Porque, aunque pueden dividirse en sub-fases, cambiar en función de la iniciativa, la
empresa o el sector, estas 5 etapas son invariables:

1. Inicio: La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el
alcance y proceder a la selección del equipo. Sólo con un ámbito claramente definido y un equipo especializado,
se puede garantizar el éxito. Es, además, el momento de compartirla visión con los stakeholders y buscar su
compromiso y apoyo. Si te apetece descubrir cómo es el diseño que garantiza el éxito en un proyecto social,
puedes informarte en este post.

2. Planificación: Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de proyecto, ya que tiene que hacer un
importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrán de
preverse para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos. Asimismo, también es
necesario planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva, de crear un
conjunto completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.

3. Ejecución: En base a la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con sus tareas, y
proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante velar por una buena comunicación en esta
fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la
evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en
alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos,
los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones. Por ejemplo, en los proyectos de
construcción, es esencial vigilar los plazos para evitar retrasos, un riesgo frecuente en esta fase. Si quieres
conocer cómo alcanzar el éxito en iniciativas dentro de esta industria, te aconsejamos la lectura de este
artículo donde se explican las claves en función de las diferentes etapas del proyecto.

4. Seguimiento y control: Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y
monitorización del progreso del proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la máxima
premura posible, para poder identificar las áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación.
La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no puede
concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crítico.

5. Cierre: Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las
obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto
ha concluido.