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Aplicativo: Academusoft Avanza

Alertas Tempranas

Descriptor de Procesos para: Universidad de


Pamplona.

Plataforma – Universidad de Pamplona


2014
Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor


Descriptor de procesos específicos mejorado
para el cliente: Universidad de Pamplona

Detalle de los requerimientos:

Se va a probar las funcionalidades creadas


para el aplicativo de avanza:
Adm. Nidya Moreno
• Complejidad de Programas y Meaury
05/10/2014 0.9 Materias.
Analista de Pruebas
• Tipo de Riesgo.
Técnicas
• Alertas.
• Variables.
• Calcular Semáforo de Riesgo.
• Semáforo de Riesgo por Programa.

Se liberará en la versión del aplicativo


Avanza Alertas Tempranas 1.0.01.00

Revisión metodológica del Descriptor de


procesos el cual contiene los requerimientos Adm. Martha
hechos para el cliente Universidad de Hernández Mogollón.
Pamplona.
26/10/2014 1.0
Analista de Pruebas
Se liberará en la versión del aplicativo Técnicas
Avanza Alertas Tempranas 1.0.01.00.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 4
1.1 PROPÓSITO .......................................................................................................................... 4
1.2 ALCANCE .............................................................................................................................. 4
1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS ....................................................................... 5
1.3.1 Definiciones. ......................................................................................................................... 5
1.3.2 Siglas y Abreviaturas. .......................................................................................................... 5
1.4 REFERENCIAS:..................................................................................................................... 5
2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA .............................................................................................. 8
2.1 INSTALACIÓN DEL APLICATIVO AVANZA.......................................................................... 8
2.2 COMPLEJIDAD DE PROGRAMAS Y MATERIAS ............................................................... 10
2.3 TIPO DE RIESGO ................................................................................................................ 11
2.4 ALERTAS ............................................................................................................................ 13
2.5 VARIABLES......................................................................................................................... 15
2.6 CALCULAR SEMÁFORO DE RIESGO ................................................................................ 20
2.7 SEMÁFORO DE RIESGO POR PROGRAMA ...................................................................... 27
3. FIRMAS ............................................................................................................................... 50

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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1. INTRODUCCIÓN

En el siguiente descriptor presentamos de manera clara y concisa la solución a los requerimientos


presentados por el cliente, además se indica la parametrización en algunos casos si es necesario
para la correcta ejecución de los procesos; de esta forma se podrá obtener el mejor resultado y el
cumplimiento de lo requerido por el solicitante.

Es importante resaltar que este documento también presenta definiciones de palabras o siglas que
necesitan aclaración, propósito, alcance y las referencias propias de donde se tomó la información
para realizar la solución de los cuestionamientos e inconvenientes presentados por los diferentes
clientes.

Finalmente se espera que este documento satisfaga las inquietudes y muestre la respectiva
solución ilustrando de la mejor manera cada uno de los requerimientos consignados para la versión
que se desea liberar.

1.1 PROPÓSITO

El propósito de este documento es dar a conocer al cliente la solución implementada a las


solicitudes presentadas por éste a través del área de Soporte Tecnológico y/o Consultoría.

1.2 ALCANCE

Este documento presenta la descripción detallada de:

1. Se va a probar las funcionalidades creadas para el aplicativo de avanza:

• Complejidad de Programas y Materias.


• Tipo de Riesgo.
• Alertas.
• Variables.
• Calcular Semáforo de Riesgo.
• Semáforo de Riesgo por Programa.

2. Se puntualiza que los valores parametrizados en el sistema y que se plasman al interior del
documento son ejemplos desarrollados durante el proceso de pruebas.

3. El ambiente de la ejecución de pruebas cuenta con las siguientes características de ejemplo:

- Navegador Internet Explorer 9


- Publicador Apache Tomcat 5.5.31
- Sistema Operativo Windows Seven, para el ambiente del usuario final.
- Sistema Operativo aplicaciones Linux 2.6.9-5
- Motor de base de datos de Oracle: versión 9i
- Motor de base de datos de Postgresql: versión 8.2
- Versión de Acrobat Reader versión 8.0.
- Microsoft Office 2007.

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1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS

1.3.1 Definiciones.

● Academusoft: Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de


gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que
significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la
casa de Academus (academia), en la cual lo que su maestro le lego. Desprecia como él a los
dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de
software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples
derivaciones de la filosofía platónica, se debe el nombre dado por los atenienses a un paseo
plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república
por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para
explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los
tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687].

● Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos. Implica


la gestión de registro de información propia de los administradores del sistema, servidores
públicos, entre otros.

1.3.2 Siglas y Abreviaturas.

• AVANZA: Sistema de alertas tempranas.

• CAT: Centro de Asistencia Técnica.

• ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos.

• TD: Tipo de Documento.

• UP: Universidad de Pamplona.

1.4 REFERENCIAS:

Organización que
Título del Documento Fecha Fuentes de Referencia
lo publica

Requerimiento solicitado por Universidad de


21-08-2014 UP
el Área de Soporte a través Pamplona
del CAT N° 51-13103

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10754

Requerimiento solicitado por Universidad de


29-07-2014 UP
el Área de Soporte a través Pamplona
del CAT N° 14-10753

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Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10752

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10750

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10743

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10742

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10740

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10739

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10738

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10737

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10736

Requerimiento solicitado por


el Área de Soporte a través Universidad de
29-07-2014 UP
del CAT N° 14-10749 Pamplona

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Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10748

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10747

Requerimiento solicitado por


Universidad de
el Área de Soporte a través 29-07-2014 UP
Pamplona
del CAT N° 14-10746

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2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Las soluciones planteadas por el equipo de desarrollo se diseñaron con el fin de minimizar las fallas
ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en la
institución. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida
y precisa teniendo en cuenta que los datos a suministrar al sistema deben ser de la misma forma
para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. A continuación se describen las
soluciones implementadas.

2.1 INSTALACIÓN DEL APLICATIVO AVANZA

Para el correcto funcionamiento del aplicativo Academusoft Avanza se debe configurar el server.xml
(que se encuentra en la carpeta conf del publicador) con el pool de conexiones y los contextos que
se van a tener en el publicador.
De igual forma debe configurar el archivo web.xml (que se encuentra en la carpeta WEBINF) dentro
de cada aplicativo instalado, en la siguiente ruta de ejemplo:
Webapps / Academusoft / academico / WEB-INF). Se deben especificar las direcciones (Ip’s y
puertos de los publicadores que contienen el contexto del aplicativo académico).
Se debe configurar el Vortal con la dirección de la aplicación, la configuración de las funcionalidades
y los estilos, así mismo la asignación del rol.

Posteriormente de realizar este proceso se debe ingresar al aplicativo como se muestra en la


siguiente imagen.

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Cuando el usuario ingresa al aplicativo se despliega una interfaz en donde se visualiza el árbol con
las respectivas funcionalidades como se muestra a continuación.

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2.2 COMPLEJIDAD DE PROGRAMAS Y MATERIAS

La funcionalidad inicia con la búsqueda de los respectivos programas, sólo mostrarán aquellos para
los cuales el usuario que esté realizando el proceso tenga permisos.
Es importante tener en cuenta que para gestionarle los debidos permisos se debe ingresar a la
siguiente ruta en el aplicativo de Académico UP Académico / Procesos Especiales /
Restricciones a nivel de datos.

Dentro de esta funcionalidad se encuentran las opciones de Buscar Listar y Agregar


siendo este ícono el primero a configurar, es aquí en donde el usuario puede ver los programas a los
que tiene permiso y así mismo crearlos como programas complejos, así mismo también se pueden
configurar las materias complejas para el proceso de alertas tempranas.

El usuario puede seleccionar uno o más programas del listado y dar la orden de registrar o elegir la
opción materias. El usuario selecciona una o varias materias que tenga un grado de complejidad alto
en el programa.

Para que las materias se listen se debe pulsar el siguiente ícono como se muestra en la
siguiente imagen. Se debe seleccionar los programas o materias que el usuario creará como
complejas y posteriormente pulsar el botón Agregar para ejecutar correctamente el proceso.
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2.3 TIPO DE RIESGO

Esta funcionalidad permite al usuario ingresar la información sobre el tipo de riesgo, el cual se
relacionará con cada una de las variables.

Cuando se va a realizar el proceso de agregar se debe ingresar la descripción y el orden del tipo de
riesgo como se muestra a continuación.

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Descriptor de Procesos
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En la siguiente imagen se muestra el listar del tipo de riesgo.

Si el usuario desea ver, modificar o eliminar la información del tipo de riesgo creado, debe pulsar el

ícono .

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En la siguiente imagen se muestra la opción modificar el tipo de riesgo.

A continuación se visualiza la interfaz en donde si el usuario desea se elimina el tipo de riesgo que
fue registrado.

2.4 ALERTAS

Esta funcionalidad permite modificar los riesgos creados para la medición de las variables, se debe

pulsar el ícono para modificar, y cambiar los colores que se utilizarán para la distinción de cada
una de las alertas.

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Descriptor de Procesos
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Se debe pulsar el botón para seleccionar el color que se va a utilizar en cada uno de los
riesgos, en la aplicación se configuró rojo para el riesgo crítico, naranja para el alto, amarillo para el
medio y verde para el bajo.

Si el usuario selecciona el ícono de los lentes se muestra la información ya creada en cada uno
de los riesgos como se visualiza en la siguiente imagen.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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2.5 VARIABLES

Dentro de los enfoques principales que tiene la aplicación de alertas tempranas está el
procesamiento de cada una de las variables con respecto a los riesgos establecidos para los
estudiantes de un programa ofertado en la institución.

Al ingresar a la funcionalidad se pueden visualizar las opciones de Buscar, listar y agregar; es


importante tener en cuenta que se debe realizar primero el proceso de agregar la variable como se
muestra a continuación.
Es importante tener en cuenta que la toda la información en la variable gestionada es parametrizable
según los datos que se vayan a registrar y a lo requerido por la institución.

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Cuando se pulsar la opción agregar se muestra un mensaje de que el proceso fue exitoso.

Según los requerimientos de la Universidad de Pamplona se deben registrar las siguientes variables:

PÉRDIDA DE ASIGNATURA

Esta variable permite identificar oportunamente la posibilidad de que un estudiante puede perder una
asignatura según los resultados obtenidos en cada corte de calificaciones.

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Descriptor de Procesos
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REITERACION EN LA CANCELACIÓN DE UNA MISMA ASIGNATURA

Esta variable es empleada para determinar el riesgo de los estudiantes que han cancelado en más
de una ocasión una misma asignatura y pueden estar en riesgo de deserción. Con el análisis de los
resultados de esta variable se da un punto de referencia para determinar la problemática de
cancelación de la materia por parte de los estudiantes.

REITERACIÓN PÉRDIDA DE ASIGNATURA

Esta variable permite determinar el riesgo de pérdida recurrente de una asignatura que puede
concluir en que el estudiante quede por fuera del programa o incluso por fuera de la institución.

PROMEDIO ACADÉMICO
Permite detectar la alerta de acuerdo a los resultados del promedio acumulado.

EDAD

Permite detectar la alerta por edad para estudiantes NUEVOS con el fin de buscar ciertos criterios
que pueden poner en riesgo de deserción los estudiantes.

LUGAR DE PROCEDENCIA

Permite detectar lugar de procedencia aplica para estudiantes NUEVOS. Se calcula haciendo el
cruce entre la ciudad donde se oferta el programa y el lugar de procedencia del estudiante. Se tiene
en cuenta solo al inicio del semestre para estudiantes nuevos.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Lugar de Procedencia, igual al lugar de matrícula de programa = Riesgo Bajo
Lugar de Procedencia distinto al lugar de matrícula del programa = Riesgo Alto

INASISTENCIA

Permite clasificar a los estudiantes en un nivel de riesgo de acuerdo a las faltas injustificadas a
clase.
Dependiendo de los criterios de riesgos parametrizados pondría al estudiante en el riesgo
determinado dependiendo de las faltas a clase injustificadas.

Posteriormente del proceso de registro de las anteriores variables, cuando el usuario desee puede
realizar la búsqueda de las mismas, ya sea por el tipo de riesgo o por el nombre de la variable y si
no desea aplicar este filtro solo debe dar clic sobre el botón Buscar, de esta manera se listaran todas
las variables asignadas como se muestra a continuación

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Descriptor de Procesos
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Para realizar la configuración de los parámetros de medición (Si al agregar la variable se seleccionó

el check de Medición Por Rangos) se debe pulsar el ícono y escoger la opción de Listar
Parámetros de Medición como se muestra en la siguiente imagen.

Además al dar clic en el triángulo verde el usuario también puede modificar los datos ge

Para realizar el proceso de los parámetros de medición de cada una de las variables parametrizadas
con mediada de rangos, se debe agregar los valores en la opción Agregar de esta misma
funcionalidad, en el ejemplo se crearán los rangos para el riesgo bajo.

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Descriptor de Procesos
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Posteriormente de agregar los valores para el parámetro del Riego Bajo se listan todos los que ya se
crearon para esta variable, como se muestra en la siguiente imagen.

Si el usuario desea modificar o eliminar alguno de los parámetros de medición agregados debe

pulsar el ícono para que se activen las opciones en la parte superior de la ventana de variables.

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Descriptor de Procesos
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En el listar de las variables se muestra este ícono que permite ver la definición de cada una,
como se muestra en la siguiente imagen.

2.6 CALCULAR SEMÁFORO DE RIESGO

Se debe realizar la búsqueda por unidad regional, (para este caso se creó un campo para poder
filtrar este dato escribiendo las primeras tres letras de la misma); además se debe seleccionar el
periodo (que se puede visualizar solo los activos o todos), la metodología, el nivel educativo y la
modalidad como se muestra en la siguiente imagen.

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Descriptor de Procesos
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Posteriormente de pulsar el botón Continuar se muestran las opciones de buscar, listar y agregar; lo
primero que se debe realizar es la creación de la variable para los programas que se seleccionen
como se visualiza en la siguiente imagen. Es importante tener en cuenta que cuando se ejecuta una
variable para el programa, si se selecciona la variable este ya no aparece en el listado de programas
a procesar.

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Descriptor de Procesos
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Cuando se pulsa la opción Agregar se muestra un popup en donde se va generando el proceso,


como se visualiza en la siguiente imagen.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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Cuando ya se termina el proceso se muestra un mensaje de que el proceso fue exitoso, como se
muestra en a continuaci-ón.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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Posteriormente debe ingresar a la opción listar ahí se muestran todas las variables que han sido
asignadas a los diferentes programas, para poder observar la información procesada se debe dar
clic en el radio botton de cada una de ellas como se visualiza en la siguiente interfaz.

Al pulsar la variable se despliega una ventana con la información que se procesó en cada uno de los
programas, además se puede visualizar los rangos parametrizados para cada uno de ellos y los
datos del programa el nombre, la jornada y la calificación de cada uno de los rangos crítico, alto,
medio y bajo.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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Si se pulsa el ícono de los lentes se muestra un detalle de los estudiantes que se clasificaron en
cada uno de los riesgos. En el ejemplo se va a mostrar los 52 estudiantes de Medicina que se
clasificaron en Riego Medio, además se comprueba que la edad esta entre 18 y 21 años. (En el
popup se muestra combos de 6 estudiantes).

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Descriptor de Procesos
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Además en la ventana se muestra el ícono que permite descargar un archivo en PDF con la

información de todos los programas procesados; así mismo con botón el usuario puede
descargar el archivo de un log con los datos de los estudiantes clasificados en el riesgo.

Es importante tener en cuenta que si se desea realizar de nuevo el proceso por modificación de
alguno de los campos del estudiante ya sea por académico o por el aplicativo de avanza, se debe

ingresar a la opción modificar de la ventana de calcular semáforo de riesgo, en caso de que el

usuario pulse la opción Eliminar el sistema muestra un mensaje de alerta como el siguiente.

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Descriptor de Procesos
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2.7 SEMÁFORO DE RIESGO POR PROGRAMA

Existe un campo filtrar para poder conseguir fácilmente la unidad regional, después se selecciona el
periodo y se realiza la búsqueda, ya sea por programa o por estudiante, el usuario puede chequear
que clase de riesgo desea visualizar y si no escoge ninguno el sistema por defecto le muestra todos
los riesgos.

Posteriormente de pulsar el botón Buscar se muestra la información detallada de cada uno de los
riesgos con los respectivos estudiantes como se muestra a continuación. Además en la ventana se
puede visualizar frente a cada riesgo el número de estudiantes que se encuentran dentro de cada
uno. Así mismo si se da clic en el campo de otras variables al ícono de se muestra la información
de otras variables procesadas al estudiante con el mismo riesgo como se observa en la siguiente
imagen.

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Descriptor de Procesos
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El botón Imprimir permite al usuario descargar un archivo en PDF con la información de los
estudiantes en cada uno de los riesgos en el que fue clasificado, como se muestra en la siguiente
imagen.

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Descriptor de Procesos
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Para poder observar la información del estudiante se debe dar clic en el ícono como se muestra
en la siguiente imagen.

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Descriptor de Procesos
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Se despliega una ventana que se divide en datos generales, alertas del periodo y programas del
estudiante como se observa en la siguiente interfaz.

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Descriptor de Procesos
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La sección de Alertas muestra cada una de las variables en las cuales ha sido procesado el
estudiante dentro del periodo seleccionado, como se observa a continuación.

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Descriptor de Procesos
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En la parte de programas del estudiante se muestra la información del periodo actual y con el
histórico de matrículas de los cuatro anteriores periodos, además se observa las formas de pago de
la liquidación de cada uno de los semestres cursados.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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En esta ventana también se muestra un botón imprimir que descarga un archivo en PDF que
muestra toda la información del estudiante como se observa en la siguiente imagen.

En la parte superior de la ventana de semáforo de riesgo por programa se muestra una serie de
íconos que representan información del estudiante que está asociada con el aplicativo de
académico.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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HORARIO DEL ESTUDIANTE.

Se muestra un ícono que representa el horario del estudiante como se muestra en la siguiente
imagen.

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Descriptor de Procesos
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La opción Imprimir permite que se genere un archivo en PDF con la información del horario de
estudiante para el periodo seleccionado como se muestra en la siguiente imagen.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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NOTAS ACTUALES.

Se puede visualizar un ícono de notas actuales en donde se observan las calificaciones del
estudiante en el periodo seleccionado.

Cuando el usuario selecciona una materia se despliega en la parte inferior de la misma ventana la
información con el detalle de las calificaciones como se muestra a continuación.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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Al pulsar el botón Imprimir se genera un archivo en PDF en donde se muestra la información de las
notas actuales del estudiante.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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REGISTRO EXTENDIDO.

Esta opción le permite al usuario visualizar todo el proceso del registro académico extendido del
estudiante como se muestra en la siguiente imagen.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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Al pulsar el botón Imprimir que se encuentra al final del reporte del registro extendido, se descarga
un archivo en PDF en donde se muestra la información del estudiante.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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PLAN DE ESTUDIOS.

Al pulsar el ícono de plan de estudios se despliega una ventana en donde se muestra la información
de las materias cursadas y las materias pendientes que tiene el estudiante en el registro académico
de la universidad.

Al pulsar la opción Imprimir se descarga un archivo en PDF con la información del plan de estudios
como se muestra en la siguiente imagen.

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Descriptor de Procesos
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MATERIAS CANCELABLES

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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La opción Imprimir permite descargar un archivo PDF

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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ASESORÍAS.

Esta funcionalidad se encuentra en construcción como se muestra en la siguiente imagen.

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Descriptor de Procesos
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FINANCIACIONES.

En esta funcionalidad se visualiza la información financiera del estudiante la ventana se divide en


tres procesos Convenios, Financiación Externa y Descuentos, en la siguiente imagen se muestra la
pestaña de los convenios que ha tenido o tiene el estudiante.

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Descriptor de Procesos
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Otra pestaña hace referencia a las financiaciones externas que tiene el estudiante como se visualiza
a continuación.

En la otra pestaña se puede visualizar los descuentos y así mismo los estímulos que ha tenido o
tiene el estudiante como se muestra en la siguiente imagen.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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ALERTAS DE ADMISIÓN.

Permite ver las variables en las cuales el estudiante tiene una alerta en riesgo alto como se muestra
a continuación.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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HISTORICO DE ALERTAS.

Esta funcionalidad permite visualizar todo el histórico de las alertas con cada tipo y variable que se le
han generado al estudiante durante cada uno de los periodos, como se observa en la siguiente
imagen.

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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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Código FSE-49 v. 01
Descriptor de Procesos
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3. FIRMAS

FIRMAS
Representante Plataforma-Universidad Representante Cliente: Universidad de
de Pamplona Pamplona.
Nombre Nombre
Adm. Nidya Moreno Meaury
Líder del Proyecto
Analista de Pruebas Técnicas
Firma Firma

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