Capítulo 5

ORGANIZACIÓN CONTABLE
CAPÍTULO 5
ORGANIZACIÓN
DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
Aplicando el proceso de organización, analizado en el Capítulo 3,
procederemos a organizar el departamento de contabilidad de una empresa.
Fases del proceso de organización
Las fases del proceso de organización son:
1. Reflexionar sobre los planes y objetivos de la administración.
2. Establecer las principales tareas.
3. Dividir las principales tareas en subtareas.
4. Asignar recursos y directrices para las subtareas.
Evaluar la estrategia de organización implantada.
Asimismo partiremos de las principales funciones del contralor:
1. Planeación para el control.

2. Información e interpretación financiera.
3. Administración fiscal.
4. Coordinación con auditoria.
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Capítulo 5. Organización del departamento de contabilidad
Al analizar cada uno de los puntos anteriores tenemos que:
1. Reflexionar sobre los planes y objetivos
¿Qué es lo que debe esperar la dirección de un departamento de contabilidad?
Para poder responder a esta pregunta debemos entender los objetivos de la

contabilidad misma: proporcionar información financiera, útil y confiable y el control
de las actividades y operaciones, por lo tanto, de un departamento de contabilidad
se debe esperar:
Información Financiera y Control.
2. Establecer las principales tareas
¿Cuáles son las actividades que debe de cubrir un departamento de

contabilidad? ¿Cómo va a cumplir con los objetivos de proporcionar información
financiera y controlar?
Al continuar con el organigrama propuesto en páginas anteriores,

desarrollando la función de finanzas obtendremos:
PED. Procesamiento electrónico de datos.
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En el organigrama se aprecia claramente que para cumplir con los objetivos

primordiales de contabilidad información y control, se dividen las actividades a realizar
en:
1. Las que están encaminadas a procesar y generar información, y
2. Las que se ocuparán del control de lo que se esta haciendo y de lo que se hará.
En el organigrama visualizamos las tareas necesarias para cumplir con los

objetivos de información financiera y control y estamos en condiciones de organizar el
departamento de contabilidad.
Fases de organización
a) Reflexionar sobre los planes y objetivos de la administración:
¿Qué espera la administración de la contabilidad?
Información y Control
b) Fijar las principales tareas:
I. Para información
I.1. Elaboración de Estados financieros y demás reportes.
I.2. Registro de operaciones.
I.3. Asuntos fiscales.
I.4. Nóminas.
II. Para control:
II.1. Presupuestos.
II.2. Costos
II.3. Estudios de factibilidad.
c) Dividir las principales tareas en subtareas
I.1. Para proporcionar información:
I.1.1. Elaboración de estados financieros y demás reportes.

I.1.2. Integrar el paquete de información financiera.
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I.2. Para registro de operaciones:
I.2.1. Recabar la documentación fuente.
I.2.2. Análisis y distribución a los encargados de registro.
I.2.3. Elaboración de pólizas y registro en libros por los encargados de ello.
I.2.4. Archivo de documentos.
I.3. Para asuntos fiscales:
I.3.1. Recabar información.
I.3.2. Efectuar las liquidaciones.
I.3.3.Presentar toda la información que requieran las autoridades

correspondientes.
I.3.4.Cuidar el debido cumplimiento de las obligaciones fiscales,

inclusive los pagos a las oficinas recaudadoras.
I.4. Para nóminas:
I.4.1. Recabar la información del personal que labora en la empresa.
I.4.2. Obtener información del tiempo laborado.
I.4.3. Elaborar la nómina y/o lista de raya.
I.4.4. Si hay tiempo extra, verificar la autorización por quién esté

autorizado y que debe ser ajeno a recursos humanos.
II. Para control:
II.1. Para presupuestar:
II.1.1.Reunir a los gerentes para fijar las metas y objetivos.
II.1.2. Elaborar cada uno de los presupuestos.
II.1.3. Asignar autoridad y responsabilidad.
II.1.4. Formular métodos de control.
II.2. Para costos:
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II.2.1. Recabar el plan de producción.
II.2.2. Conseguir las órdenes o procesos de producción.
II.2.3. Obtener los montos de materias primas, mano de obra y gastos de

producción incurridos.
II.2.4. Analizar las diferencia entre lo presupuestado y lo real.
II.2.5. Computar los costos unitarios.
II.3. Para desarrollar los diversos estudios sobre la factibilidad:
II.3.1. Recabar los planes y proyectos
II.3.2. Definir las fuerzas y debilidades de los mismos.
II.3.3. Determinar costo-beneficio
II.3.4. Elaborar el dictamen
d) Recursos y directrices
En la asignación de los recursos para el desarrollo de las actividades se debe

planear el funcionamiento integral de la oficina, considerando que las oficinas
desorganizadas no son eficaces y consumen mayores recursos económicos, lo que al
final de cuentas disminuye las utilidades totales.
d.1) Recursos:
Los recursos que se deben asignar para desarrollar el trabajo son, además de la
gente:
1. Espacios adecuados, (considerando equipo y pasillos) incluyendo iluminación,

temperatura y ambientación general, (colorido, eliminación de ruidos, etc.)
2. Separaciones apropiadas, cuando así se requiera (cubículos o privados)
3. Equipo de oficina:
a) Tipo y número de escritorios y sillas.

b) Máquinas de escribir y calculadoras.
c) Papelería y artículos de escritorio. (Papel, papel carbón, hojas tabulares,
tarjetas de auxiliar, cintas para máquinas y calculadoras, tarjetas de
auxiliares, papel para computadora, plumas, grapas, clips, fólderes, rollos
de papel para sumadora, lapiceros, cintas adhesivas, etc.)
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4. Equipo de Computo.
5. Teléfono y Fax.
6. Copiadora.
7. Engargoladora.
8. Sistema eléctrico seguro y adecuado. (Tomacorrientes)
9. Otros servicios:
a) Cafetería.
b) Portagarrafón de agua.
c) Sanitarios.
d) Sonido ambiental.
d.2) Directrices:
La forma de como se va a hacer el trabajo. Aquí, básicamente, estamos

hablando de los tratados de contabilidad:
Contabilidad. Se trabajará de acuerdo a la técnica contable, siguiendo un

proceso lógico en la elaboración de las tareas. (Ver Capítulo 6. Organización Contable.)
Procesamiento electrónico de datos (P.E.D.). Se deberá de trabajar de

acuerdo a los programas, cuidando el orden y la disciplina.
Información financiera., Básicamente Se trata de clasificar las transacciones,

procesarlas y elaborar los estados financieros y archivar la documentación. (Ver
Capítulo 6. Organización Contable.)
Fiscal. Aplicar las diferentes leyes a las que esta sujeta la empresa, cuidando el
pago adecuado y oportuno de los impuestos.
Registros. Utilizar la técnica contable para mantener los registros al día,

poniendo especial cuidado en los registros auxiliares y su conciliación periódica.
Nóminas. Recabar del departamento de recursos humanos los datos suficientes

para elaborar las nóminas, turnándolas a tiempo a tesorería para su oportuna
liquidación.
Proyectos y presupuestos. Aplicar las técnicas de presupuestación para su

correcta elaboración.
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Presupuestos. Conseguir información de los diferentes departamentos

involucrados y elaborar los presupuestos, proporcionándoles copia a los interesados
para su debido cumplimiento.
Costos. Emplear la técnica de costeo basado en actividades para obtener el

costo de producción y el costo de cada departamento de la empresa, considerando las
restricciones.
Estudios de factibilidad económica. Aplicar las técnicas adecuadas

(Investigación de operaciones) para determinar la conveniencia de los proyectos.
Asuntos especiales. El trabajo será de acuerdo a la característica particular del

estudio, actuando multidisciplinariamente en su solución.
Probablemente con la mención de los recursos y las directrices, no se cumpla

cabalmente con el objetivo de ejemplificar su aplicación, se requiere una situación
particular para lograrlo. Sin embargo, como se ven las generalidades, sólo se requiere
adecuarlas al caso en concreto, por ejemplo:
Tarea: Estados Financieros y sus notas.
Subtareas: Elaborar los Estados Financieros y demás reportes.
Integrar el paquete de Información Financiera.
Recursos humanos: Un auxiliar de Contador.
Recursos materiales: Para el Contador:
Una oficina con ambientación adecuada (Luz, temperatura, colores, control de

ruidos, etc.)
Un escritorio ejecutivo.
Una silla ejecutiva.
Un teléfono.
Una credenza.
Una computadora con acceso a internet.
Una calculadora.
Papelería:
- Cinta para calculadora.

- Hojas (blancas y tabulares).
- Fólderes.
Útiles de oficina:
- Lápices.
- Plumas.
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- Clips.
- Engrapadora y grapas.
- Abrecartas.
Directrices:
- Distribuirá el trabajo a sus auxiliares, en este caso al auxiliar de estados

financieros.
- Supervisar que se trabaje de acuerdo a:
- Técnicas contables.
- Cumplir con los plazos.
- Solucionar los conflictos que se presenten.
Responsabilidad por el trabajo
Siempre que se labore como asesor en organización, es importante hacerle

notar a quien le contrata, la responsabilidad que se tiene con el trabajo desarrollado y
la importancia del apoyo de la gerencia y del personal de la empresa, para el éxito del
sistema implantado. Esto se puede hacer a través de una "carta de implantación del
sistema de organización":
84
Asesores en Organización, A.P.

Calle No. 56.
Ciudad, Edo., 28 de agosto de 20XX
Cia. Cerámicas Artísticas Los Álamos, S. A. de C. V.

At'n. Dra. Laura Elena Rivas.
Gerente General.
Estimada Dra. Rivas:
De acuerdo con lo convenido dentro de nuestra carta de servicios, el sistema de

organización del departamento de contabilidad implantado en la empresa que usted
atinadamente dirige esta funcionando en su etapa inicial.
Nuestro trabajo fue realizado de conformidad al proceso de organización y

demás técnicas aplicables, considerando las características y necesidades propias de
su empresa.
El sistema por si mismo, a pesar de estar elaborado técnicamente, no garantiza

el éxito, para ello es importante por nuestra parte la supervisión y que usted y el
personal involucrado brinde el total apoyo, tanto en su operación como en los ajustes
conducentes hasta lograr la funcionalidad requerida.
Agradecemos de antemano las atenciones que nos brindó usted y su personal,

quedando a sus ordenes para cualquier aclaración.
A T E N T A M E N T E.
C.P.C. Delia Gloria Sánchez.
85
Cuestionario
1. ¿Cuáles son las fases del proceso administrativo?
2. ¿Qué es lo que espera la administración de la contabilidad?
3. ¿Cuáles son las actividades que debe de cubrir un departamento de contabilidad?
4. ¿Cuáles son las actividades que se deben de realizar, para cumplir con el objetivo
de la contabilidad?
5. ¿Cuáles son las principales fases para la información?
6. ¿Cuáles son las principales fases para el control?
7. ¿Cuáles son los recursos de un departamento de contabilidad?
8. ¿Cuáles son las directrices de un departamento de contabilidad?
9. ¿Porqué es importante elaborar la carta de implantación del sistema de

organización?
Práctica
Organiza un departamento de contabilidad de una empresa, donde se pueda

desarrollar un plan de organización que contenga:
- Organigrama.
- Manual de Relaciones jerárquicas.
- Tareas, subtareas, recursos y directrices.
Investigación
Lee el libro "Manual General de Políticas", de Ricardo de la Fuente Ibarra;

Editorial ECAFSA. Anota tus conclusiones y coméntalas en clase.
86

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ORGANIZACIÓN CONTABLE

Fases del proceso de organización

Las fases del proceso de organización son:

1. Reflexionar sobre los planes y objetivos de la administración.

2. Establecer las principales tareas.

3. Dividir las principales tareas en subtareas.

4. Asignar recursos y directrices para las subtareas.

Evaluar la estrategia de organización implantada.

Asimismo partiremos de las principales funciones del contralor:

1. Planeación para el control.

Al analizar cada uno de los puntos anteriores tenemos que:

1. Reflexionar sobre los planes y objetivos

¿Qué es lo que debe esperar la dirección de un departamento de contabilidad?

Para poder responder a esta pregunta debemos entender los objetivos de la

Información Financiera y Control.

2. Establecer las principales tareas

¿Cuáles son las actividades que debe de cubrir un departamento de

Al continuar con el organigrama propuesto en páginas anteriores,

PED. Procesamiento electrónico de datos.

En el organigrama se aprecia claramente que para cumplir con los objetivos

1. Las que están encaminadas a procesar y generar información, y

En el organigrama visualizamos las tareas necesarias para cumplir con los

a) Reflexionar sobre los planes y objetivos de la administración:

¿Qué espera la administración de la contabilidad?

b) Fijar las principales tareas:

I.1. Elaboración de Estados financieros y demás reportes.

I.2. Registro de operaciones.

I.3. Asuntos fiscales.

II. Para control:

II.3. Estudios de factibilidad.

c) Dividir las principales tareas en subtareas

I.1. Para proporcionar información:

I.1.1. Elaboración de estados financieros y demás reportes.

I.2. Para registro de operaciones:

I.2.1. Recabar la documentación fuente.

I.2.2. Análisis y distribución a los encargados de registro.

I.2.3. Elaboración de pólizas y registro en libros por los encargados de ello.

I.2.4. Archivo de documentos.

I.3. Para asuntos fiscales:

I.3.1. Recabar información.

I.3.2. Efectuar las liquidaciones.

I.3.3.Presentar toda la información que requieran las autoridades

I.3.4.Cuidar el debido cumplimiento de las obligaciones fiscales,

I.4. Para nóminas:

I.4.1. Recabar la información del personal que labora en la empresa.

I.4.2. Obtener información del tiempo laborado.

I.4.3. Elaborar la nómina y/o lista de raya.

I.4.4. Si hay tiempo extra, verificar la autorización por quién esté

II. Para control:

II.1. Para presupuestar:

II.1.1.Reunir a los gerentes para fijar las metas y objetivos.

II.1.2. Elaborar cada uno de los presupuestos.

II.1.3. Asignar autoridad y responsabilidad.

II.1.4. Formular métodos de control.

II.2. Para costos:

II.2.1. Recabar el plan de producción.

II.2.2. Conseguir las órdenes o procesos de producción.

II.2.3. Obtener los montos de materias primas, mano de obra y gastos de