f1.p5.pp Formato Control de Inventarios Alimentos de Alto Valor Nutricional v4

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PROCESO 1 de 10
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN 17/09/2018
Clasificación de la información
FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL Clasificada
NOMBRE DEL PUNTO DE ENTREGA CODIGO DEL PUNTO

NOMBRE RESPONSABLE DEL PUNTO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIAR EL FORMATO
REGIONAL CENTRO ZONAL MUNICIPIO
DESCRIPCION DEL AAVN: Bienestarina Más® Bienestarina Más® Vainilla Bienestarina Más® Fresa:
Alimento para la Mujer Gestante y en Periodo de Lactancia
Bienestarina® Líquida Sabor: Otro Cúal:
VALOR INFORMATIVO Mes: _________ Valor: ________________ Mes: ___________ Valor: _______________ Mes: ________Valor: ____________
DEL PRECIO DEL AAVN Mes: _________ Valor: ________________ Mes: ___________ Valor: _______________ Mes: ________Valor: ____________
Mes: _________ Valor: ________________ Mes: ___________ Valor: _______________ Mes: ________Valor: ____________
Fecha de entrada Fecha de SALIDA EXISTENCIA

o salida vencimiento ENTRADA Destino EXISTENCIA PUNTO DE RESERVA
No. de acta No. Lote
(Unidades) Unidades Unidades LOTE (Unidades) ENTREGA (Unidades)
Día Mes Año Día Mes Año Beneficiarios
ejecutoras (Unidades)
Fiirma del responsable del punto de entrega ____________________________________________
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
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Cédula del responsable del punto de entrega ___________________________________________
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Fecha de entrada Fecha de SALIDA EXISTENCIA

o salida vencimiento ENTRADA Destino EXISTENCIA PUNTO DE RESERVA
No. de acta No. Lote
(Unidades) Unidades Unidades LOTE (Unidades) ENTREGA (Unidades)
Día Mes Año Día Mes Año Beneficiarios
Fiirma del responsable del punto de entrega ____________________________________________
Cédula del responsable del punto de entrega ___________________________________________

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INSTRUCTIVO 17/09/2018
FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL Clasificación de la información
Clasificada
INSTRUCTIVO FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL
Este formato aplica en los puntos de entrega exclusivamente, para llevar el control de los movimiento de entradas, salidas y existencias de los alimentos de Alto Valor Nutricional
(AAVN). Debe diligenciarse cada vez que haya movimientos de inventarios dentro del punto de entrega.
ALCANCE
Se debe diligenciar un formato por cada referencia de AAVN: 1. Bienestarina Más®, 2. Bienestarina Más® Vainilla, 3.Bienestarina Más® Fresa, 4. Bienestarina® Líquida, 5.
Alimento para la Mujer Gestante y Madre en periodo de Lactancia y 5. otro Alimento de Alto Valor Nutricional cuando aplique.
ENCARGADO DEL El diligenciamiento de este formato está a cargo del responsable del punto de entrega primario y/o la persona autorizada y encargada del control de inventarios en el punto de
DILIGENCIAMIENTO entrega.
En el encabezado están los datos básicos del punto de entrega los cuales deben ser diligenciados como se describe a continuación:
NOMBRE DEL PUNTO DE
Escriba el nombre del punto de entrega primario donde se recibe el Alimento de Alto Valor Nutricional, por ejemplo: "Bodega Alcaldía Municipal”; ” Hogar Infantil Los Pitufos”.
ENTREGA
NOMBRE
Escriba el nombre de la persona responsable de recibir los Alimentos de Alto Valor Nutricional en el punto de entrega primario la cual aparece registrada en el sistema y/o base de
RESPONSABLE DEL
datos del ICBF.
PUNTO:
NOMBRE
RESPONSABLE DE
Indique el nombre de la persona autorizada y encargada del diligenciamiento de este formato.
DILIGENCIAR EL
FORMATO:
CÓDIGO DEL PUNTO DE Escriba el código del punto de entrega con el cual fue registrado en el sistema y/o base de datos del ICBF, este código aparece consignado en el acta de entrega del Alimento de
ENTREGA: Alto Valor Nutricional (AAVN) del transportador.
REGIONAL: Diligencie el nombre del Departamento en el cual está ubicado el punto de entrega primario, para el caso de Distrito Capital es la Regional Bogotá.
MUNICIPIO: Indique el nombre del municipio en el cual está ubicado el punto de entrega primario.
CENTRO ZONAL: Escriba el nombre del centro zonal, al cual corresponde el punto de entrega primario y es el encargado de realizar el seguimiento.
DESCRIPCIÓN DEL Marque con una X en el cuadro frente a la referencia de Alimento de Alto Valor Nutricional AAAVN que va a diligenciar: 1. Bienestarina Más®, 2. Bienestarina Más® Vainilla,
AAVN (Alimento de Alto 3.Bienestarina Más® Fresa, 4. Bienestarina® Líquida, 5. Alimento para la Mujer Gestante y Madre en periodo de Lactancia y 5. otro Alimento de Alto Valor Nutricional cuando
Valor Nutricional AAVN): aplique.
VALOR INFORMATIVO
DEL PRECIO DEL Diligenciar la información del mes y precio del kilogramo de Bienestarina Más®, Bienestarina Más® saborizada, Alimento para la Mujer Gestante y Madre en periodo de Lactancia
ALIMENTO DE ALTO o Unidad de Bienestarina Líquida, del periodo en el que recibió el Alimento de Alto Valor Nutricional AAVN el punto de entrega por parte del contratista productor y distribuidor.
VALOR NUTRICIONAL/ Este precio debe ser solicitado al enlace de la Regional y/o Centro Zonal al que esté adscrito su punto de entrega.
UNIDAD DISTRIBUIDO:
Columnas del formato
Diligenciar la fecha en la cual se está registrando la entrada o salida del Alimento de Alto Valor Nutricional AAVN en el siguiente Orden: día/mes/año.
FECHA DE ENTRADA O
SALIDA:
Nota: La fecha de la entrada del producto debe ser la misma registrada en el acta de entrega emitida por parte del contratista productor y distribuidor.
Escriba el número de acta con la que recibió los Alimentos de Alto Valor Nutricional por parte del contratista productor y distribuidor cuando se diligencia la entrada del producto
en el formato.
NUMERO DE ACTA: Nota 1: Cuando la entrada del producto es proveniente de un traslado, se debe registrar en este campo la palabra "TRASLADO".
Nota 2: Cuando se estén registrando las salidas de los Alimentos de Alto Valor Nutricional AAVN, no se debe diligenciar el número del acta, se debe escribir la palabra "NO
APLICA" ó su sigla correspondiente, ejemplo: NA, N/A, N-A, entre otros.
En cada registro de Entrada o Salida de los Alimentos de Alto Valor Nutricional AAVN, debe diligenciarse el número del lote del producto que está entrando o saliendo del punto
No. DE LOTE:
de entrega primario; está información se encuentra en el acta de entrega del contratista productor y distribuidor o en los empaques primarios y secundarios de los AAVN.
En cada registro de Entrada o Salida de los Alimentos de Alto Valor Nutricional AAVN, debe diligenciarse la fecha de vencimiento del lote que está entrando o saliendo del punto
FECHA DE
de entrega primario en el siguiente orden día/mes/año; está información se encuentra en el acta de entrega del contratista productor y distribuidor o en los empaques primarios y
VENCIMIENTO:
secundarios de los AAVN.

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De acuerdo a la cantidad y a la referencia de Alimentos de Alto Valor Nutricional descritos en detalle en el acta de entrega del contratista productor y distribuidor, ingresar por
cada número de lote la cantidad de unidades de AAVN que está recibiendo el punto de entrega.
Nota 1: Como los formatos deben diligenciarse por cada referencia y sabor de producto como se indica en el Alcance del instructivo, sí se recibe más de un lote de AAVN por
referencia, se debe registrar en filas diferentes y ordenando de acuerdo a la fecha de vencimiento del rango de vida más corto al más largo, cómo se muestra en el ejemplo.
Nota 2: Al comenzar una nueva vigencia, los responsables de los puntos de entrega deben verificar si cuentan con existencias de Alimentos de Alto Valor Nutricional de la
vigencia anterior, dichos Lotes de AAVN, deben registrarse en el Formato de Control de Inventarios cómo una Entrada del producto.
Ejemplo campo entradas: Teniendo en cuenta el alcance del formato, se debe registrar las unidades del producto recibido por referencia.
ENTRADAS (UNIDADES):
En este campo se deben diligenciar las cantidades de producto que salen del inventario cuando se realiza la entrega a Unidades Ejecutoras o a Beneficiarios.
Nota: Es importante tener en cuenta que para los casos en que los puntos de entrega sean a su vez Unidades Ejecutoras se debe diligenciar la salida en el Formato de Control de
Inventarios, así el producto físicamente se quede dentro del establecimiento en dónde se ubica.
UNIDADES: Diligenciar la cantidad de unidades de acuerdo al número de lote y a la referencia de Alimento de Alto Valor Nutricional que se esté entregando y que están saliendo
del inventario del punto de entrega primario.
Nota: Si el registro pertenece a una entrada el campo de salida debe ir un cero.
DESTINO: Marcar con una X en el campo según corresponda la salida, ya sea a Beneficiarios o a Unidades Ejecutoras.
Nota: No puede registrarse en la misma fila una salida a Beneficiarios y a Unidades Ejecutoras, si se desea registrar la salida a ambos destinos, se debe diligenciar en dos filas
diferentes dónde se pueda evidenciar el destino de cada una.
EJEMPLO CAMPO SALIDAS: Se debe diligenciar un nuevo registro de salida de inventario por cada fila, teniendo en cuenta la fecha en que se realiza, diligenciando todos los
campos como se muestra en el siguiente ejemplo:
SALIDAS:

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Diligenciar la cantidad de unidades POR LOTE que permanecen como inventario en el punto de entrega (incluyendo las reservas), después de recibir una entrada o entregar una
salida del Alimento de Alto Valor Nutricional AAVN.
Nota 1: Cuando se este registrando una entrada de AAVN, en el campo Existencia Lote se debe diligenciar la misma cantidad de unidades por lote que se registró en el campo de
Entrada.
Nota 2: Si el registro es de salida se debe tener en cuenta que la existencia del lote, será el resultado entre la cantidad de unidades disponibles por lote menos la cantidad de
unidades que salen por lote hasta que la existencia de dicho lote sea cero (0).
Nota 3: Se debe dar una adecuada rotación de los inventarios de AAVN disponibles en los puntos de entrega teniendo en cuenta las fechas de vencimiento y aplicando
correctamente el método PEPS Primeras Entradas Primeras Salidas y con esto evitar acumulación de Alimentos próximos a vencer.
Ejemplo de diligenciamiento del campo:
Nota: Los cálculos (restas) que se muestran a continuación solamente son informativos, en el Formato de Control de Inventarios NO se deben diligenciar los cálculos, solo los
resultados.
EXISTENCIA LOTE
(UNIDADES):

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Diligenciar la cantidad de unidades totales por referencia de Alimento de Alto Valor Nutricional que quedan en el punto de entrega como inventario después de recibir o entregar
AAVN. Cada movimiento de entradas o salidas refleja o genera existencia total en el punto de entrega.
EJEMPLO CAMPO EXISTENCIA PUNTO DE ENTREGA:
Nota: Los cálculos (sumas y restas) que se muestran a continuación solamente son informativos, en el Formato de Control de Inventarios NO se deben diligenciar los cálculos,
solo el resultado.
EXISTENCIA PUNTO DE
ENTREGA (Unidades)

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Diligenciar la cantidad de unidades que se indican en el acta de entrega que son definidas como reserva, las cuales deben reposar al final del mes de consumo en el punto de Clasificada
entrega. Este dato es informativo y la cantidad de unidades se deben tomar del lote de AAVN con fecha de vencimiento más larga.
Nota 1: El campo informativo de Reserva se debe actualizar según lo indiquen las actas de entrega cada vez que exista una nueva entrega de AAVN en el punto con la
información que allí se indique.
Nota 2: Si el punto no recibe entrega durante el siguiente mes debido a que la necesidad (atención a los beneficiarios) es muy pequeña y se cubre con los alimentos entregados
y/o saldos reportados, el campo informativo de reserva se seguirá diligenciando en el Formato Control de Inventarios con la información que se indica en la última acta de entrega
recibida y dicho AAVN se debe mantener en el punto de entrega y no ser consumido hasta que se reciba una nueva entrega.
EJEMPLO CAMPO RESERVA: Se registra la cantidad de reserva que aparece en el acta de entrega y del lote seleccionado.
RESERVA (UNIDADES)
FIRMA Y CÉDULA DEL

El responsable del punto de entrega debe firmar y escribir su número de cédula verificando la veracidad de la información que fue diligenciada en el Formato de Control de
REPSONSABLE DEL
Inventarios.
PUNTO
1. El Formato de Control de Inventarios puede diligenciarse en computador, pero la firma del responsable del punto de entrega debe ser en esfero.
2. Cuando se realice la visita por parte del profesional de la interventoría, se debe presentar el Formato de Control de Inventarios impreso. Si el formato no ha sido diligenciado en
la totalidad de sus filas cuando se presente la visita, las filas sobrantes se les deberá trazar una línea e iniciar un formato nuevo.
NOTAS IMPORTANTES 3. Si el formato es diligenciado a mano, solamente se puede diligenciar en esfero (cualquier color, preferiblemente negro, no borrable), no se permiten diligenciamientos en lápiz.
4. El formato solo puede tener un máximo de 3 filas con tachones, en caso de cometer un error en un dato, se debe tachar (con una línea) toda la fila y escribir el registro en la fila
siguiente; no se permiten borrones ni uso de corrector.
5. Todas las filas del formato deben estar diligenciadas, no se permiten filas en blanco, las filas sobrantes se les deberá trazar una línea.

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Clasificada
El ejemplo contempla los siguientes parámetros:
- La referencia de producto a diligenciar es Bienestarina Más®.

- La entrega a analizar es la correspondiente a entrega enero consumo febrero la cual se realizó bajo el acta Numero 1046942 donde se entregaron dos lotes, No. 1261682
cantidad 75 bolsas y No. 1261724 cantidad 25 bolsas. La reserva que establece el acta es de 15 bolsas y se selecciona del lote No. 1261724 debido a que la vida útil del producto
es la más larga. Registros A y B.
- Durante el mes de febrero se realizan tres entregas a Beneficiarios y Unidades Ejecutoras cumpliendo con la necesidad programada, la cual era de 75 bolsas a Unidades
Ejecutoras y 10 a Beneficiarios, al final quedan 15 unidades definidas iguales a la reserva del mes (AAVN que va a ser utilizado una vez se reciba la siguiente entrega). Registros
C, D, E.
- Durante el mes de febrero se realiza la segunda entrega en el punto para consumo marzo, se realizó bajo el acta No. 1047100 donde se entregó un lote de referencia No.
1261856 cantidad 50 bolsas. La reserva es de 40 bolsas. Registros F. Cabe resaltar que debido a que con la nueva entrega realizada la reserva se debe actualizar.
- Durante el mes de marzo se realizaron 3 entregas a beneficiarios y Unidades Ejecutoras cumpliendo con la necesidad programada, la cual era de 15 bolsas a beneficiarios y 10
bolsas de unidades ejecutoras, al final del mes quedan 40 unidades del lote 1261856 iguales a la reserva del registro F sin embargo, la entrega del mes de marzo consumo abril
se realiza a mitad de mes sin haber acabado las entregas de consumo de marzo, por lo que el campo de reserva ya no tiene diligenciado ningún valor (leer siguiente punto).
Registro G, H y J.
- Durante el mes de marzo se realiza la tercera entrega en el punto para consumo abril, se realizó bajo el acta No. 1058200 donde se entregó un lote de referencia No. 1261995
cantidad 50 bolsas. La reserva es de 45 bolsas. Registros I. Debido a esta nueva entrega la reserva se debe actualizar a 45 bolsas correspondientes al lote No. 1261995.
- Durante el mes de abril se realizaron 4 entregas a beneficiarios y unidades ejecutoras cumpliendo con la necesidad programada, la cual era de 40 bolsas a beneficiaros y 5
bolsas a unidades ejecutoras, al final quedan 45 unidades iguales a la reserva del mes. Registros K, L, M, N
- Durante el mes de abril no se realizaron entregas de AAVN por parte del contratista productor y distribuidor debido a que la reserva que queda al final del mes (45 bolsas) suple
la necesidad del punto de entrega del consumo de mayo.
- Durante el mes de mayo se realizaron 3 entregas a beneficiarios y unidades ejecutoras cumpliendo con la necesidad programada, la cual era de 28 bolsas a beneficiarios y 12 a
unidades ejecutoras, al final quedan 5 unidades iguales a la reserva del mes. Lo anterior teniendo en cuenta que aunque el punto no recibió producto, en la FT1 de puntos no
EJEMPLO DE programados de consumo mayo se evidencio que la nueva reserva para el punto era de 5 unidades (AAVN que va a ser utilizado en el mes de mayo). Debido a lo anterior se
DILIGENCIAMIENTO DEL debe actualizar la reserva en el primer registro de salida del mes de mayo. Registro O. Las otras entregas se ven el registro P, Q.
FORMATO DE CONTROL
DE INVENTARIOS
Fecha de Fecha de SALIDA EXISTENCIA

EXISTENCIA
entrada o salida vencimiento ENTRADA Destino PUNTO DE RESERVA
Nro. No. de acta No. Lote LOTE
(Unidades) Unidades Unidades ENTREGA (Unidades)
Día Mes Año Día Mes Año Beneficiarios (Unidades) Entregado Nombre Entidad Fecha
A 19 01 2018 1046942 1261682 25 05 2018 75 0 - - 75 75 0 X Felipe EC 18/02/2018
B 19 01 2018 1046942 1261724 5 6 2018 25 0 - - 25 100 15 X Felipe EC 09/03/2018
C 5 2 2018 No aplica 1261682 25 5 2018 0 50 - X 25 50 0
D 18 2 2018 No aplica 1261682 25 5 2018 0 25 - X 0 25 0
E 24 2 2018 No aplica 1261724 5 6 2018 0 10 X - 15 15 15
F 28 2 2018 1047100 1261856 4 7 2018 50 0 - - 50 65 40 X Felipe EC 10/04/2018
G 5 3 2018 No aplica 1261724 5 6 2018 0 10 X - 5 55 0
H 9 3 2018 No aplica 1261724 5 6 2018 0 5 X - 0 50 0
I 22 3 2018 1058200 1261995 28 8 2018 50 0 - - 50 100 45
J 29 3 2018 No aplica 1261856 4 7 2018 0 10 - X 40 90 0 NA Camen CZ 01/04/2018
K 5 4 2018 No aplica 1261856 4 7 2018 0 12 X - 28 78 0
L 10 4 2018 No aplica 1261856 4 7 2018 0 28 X - 0 50 0
M 12 4 2018 No aplica 1261995 4 7 2018 0 2 - X 48 48 45
N 27 4 2018 No aplica 1261995 4 7 2018 0 3 - X 45 45 45
O 4 5 2018 No aplica 1261995 4 7 2018 0 20 X - 25 25 5
P 8 5 2018 No aplica 1261995 4 7 2018 0 8 X - 17 17 5
Q 15 5 2018 No aplica 1261995 4 7 2018 0 12 - X 5 5 5


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