14.1 Jara As Ae Manual de Paritorios Gestion Administrativa v1.1
14.1 Jara As Ae Manual de Paritorios Gestion Administrativa v1.1
14.1 Jara As Ae Manual de Paritorios Gestion Administrativa v1.1
Manual de Paritorios
Manual de Paritorios:
Gestión Administrativa
ÍNDICE
Contenido
1. INTRODUCCIÓN AL PROCESO .................................................................................................................... 4
1. INTRODUCCIÓN AL PROCESO
En este Manual se presenta el proceso de Paritorio que se lleva a cabo en cuanto a la atención del
paciente desde un punto de vista administrativo, es decir, el flujo que conlleva el paso del paciente desde
que llega al Servicio de Urgencias del Hospital Materno Infantil.
• Alta en Urgencias.
El Puesto de Trabajo Clínico de los administrativos, está básicamente dividido en cuatro partes
claramente diferenciadas:
• Funciones.
A continuación se muestran cada una de las vistas de las que dispone el PTC de los administrativos de
Urgencias de Ginecología y Obstetricia del HMI:
3. Rosa; El paciente se encuentra en Status tratamiento, lo que indica que ya está siendo
tratado.
CAMPO DEFINICIÓN
Protección En este campo aparecerá el icono , cuando el paciente haya solicitado la privacidad
de datos de sus datos personales.
Nombre En este campo aparecen apellidos y nombre, entre paréntesis aparece la edad, y el sexo
paciente (1 sí es varón, 2 sí es mujer y 9 sí es desconocido).
consulta
01-Enfermedad Común. 02-Accidente Casual. 03-Accidente de trabajo.
Alta
Muestra si el paciente tiene un Documento Médico creado y si está dado de Alta.
Urgencias
Sala
Muestra la sala donde está asignado el paciente, para ser tratado.
tratamiento
OC Indicador que muestra si existe OC, y el estado en que se encuentra la misma. Este
indicador viene representado por el siguiente icono;
El hecho de que sea de color rojo, implica la OC está aun activa, es decir las
peticiones solicitadas en la OC están aun por realizar.
En caso de que el paciente venga derivado, este campo muestra la Unidad Organizativa
UO Deriva
o cualquier centro sanitario, del que viene derivado.
Persona de Muestra la persona de Tratamiento que ha sido asignada al paciente en cuestión, dicha
Tratamiento persona debe ser un profesional médico.
2º Persona
Muestra la segunda persona de Tratamiento que ha sido asignada al paciente en
de
cuestión.
Tratamiento
Profesional Muestra el profesional que ha evaluado al paciente en cuestión, puede ser un profesional
de Triage médico o enfermero.
Nº Historia Dicho campo muestra el número de la historia clínica del paciente, en caso de que el
Clínica paciente posea historia clínica.
UO
Muestra la Unidad Organizativa responsable del tratamiento del paciente.
Tratamiento
En esta vista se muestran aquellos pacientes que han sido dados de alta del “Servicio de Urgencias”,
esta vista se encuentra ordenada por orden alfabético.
Las columnas que se pueden visualizar en el PTC son las mismas que en la vista de ‘Pacientes
Registrados’.
En esta vista se muestran todos aquellos pacientes que se les ha creado un movimiento de observación.
Esta vista esta ordenada previamente por “Sala Asignada”, y posteriormente por “Cama”. Aparece un
nuevo campo denominado “Cama”, el cual indica la cama o sillón que se le ha asignado al paciente.
En esta vista se muestran todos aquellos pacientes que están registrados en el servicio de urgencias del
hospital y además los que han sido derivados a urgencias de otros hospitales del complejo. En esta vista
existe una columna llamada “Paciente en complejo” donde se muestra un icono cuando el paciente
ha sido derivado y admitido en urgencias hospitalarias de otro centro del complejo hospitalario.
2.5. VISTA OC
En esta vista se muestran todos aquellos pacientes derivados de otras unidades organizativas hasta al
“Servicio de Urgencias” del hospital en el cual el personal administrativo realiza su labor. Esta vista se
encuentra ordenada en orden alfabético. Las columnas que aparecen en esta vista son;
CAMPO DEFINICIÓN
Motivo de
Muestra el Motivo de la Consulta.
Consulta
Nombre de
En este campo se encuentra almacenado el nombre de una aseguradora.
Aseguradora
Cabe tener en cuenta que la visualización de las OC de derivación tiene una vigencia de 48 horas, de
forma que pasado este tiempo, desaparecerá el paciente de la vista “Derivaciones a Urgencias”.
En esta vista se verán las OC para ese episodio del paciente (pruebas urgentes, interconsultas
urgentes,..) Independientemente del status.
Para acceder a esta vista, se selecciona previamente a un paciente y seguidamente se pulsará en dicha
vista.
Para crear la consulta a un nuevo paciente, se debe partir de la vista de pacientes registrados. Una vez
en dicha vista, asegurarse de no tener seleccionado ningún paciente en particular, para ello se pulsa
sobre la cabecera de la columna “Nombre paciente/edad/sexo”, tornándose la columna de color amarillo,
que significa que ningún paciente está seleccionado.
En esta pantalla se puede realizar la búsqueda de pacientes por apellidos del paciente, pasando la
tarjeta sanitaria e incluso crear al paciente en Jara si es que no existe. Para más información dirigirse al
Anexo 12.1: Identificación del Paciente. Una vez realizada la búsqueda del paciente, seleccionar al
paciente deseado.
Al seleccionar al paciente aparece la pantalla de consulta donde se deberán completar los datos de la
consulta referentes al paciente. Esta pantalla de consulta contiene 3 pestañas: Datos de consulta, Datos
Personales y Garante, a continuación vemos cada una de ellas. Hay que mencionar que la pestaña que
se encuentre en un tono azul oscuro es la pestaña que se encuentra abierta.
3.1. Registro
CAMPO DEFINICIÓN
Este campo indica el ‘Origen del Paciente’. Existen las siguientes posibilidades:
Cl.transf.esp
Los campos que se deben rellenar para realizar la admisión, básicamente son el “comentario
administrativo” y el “motivo de la consulta”, los cuales vienen a definirse como;
CAMPO DEFINICIÓN
En este campo se puede introducir un texto breve referente a cualquier tema del paciente
Comentario
que se estime oportuno.
Para rellenar el campo comentario, se pulsa sobre dicho campo, y se debe introduce el texto que se
estime oportuno. Este campo puede servir como comunicación entre el personal administrativo y clínico;
este comentario no sale impreso en ningún formulario.
Para modificar el motivo de la consulta, se pulsa sobre el campo “motivo consulta”, desplegándose una
ventana con posibles motivos de consulta, se selecciona el nuevo motivo y se pulsa “OK”;
CAMPO DEFINICIÓN
Protección de Este campo será marcado siempre y cuando, el paciente comunique que quiere
datos preservar sus datos personales de cara al exterior.
Donante de
Si este campo está marcado, significa que el paciente es un donante de órganos.
órganos
En el momento en que el indicador “Protección de datos” esté marcado, aparecerá un icono en el PTC
indicando que dicho paciente, quiere preservar la intimidad de sus datos;
3.1.3. GARANTE
En esta pestaña, aparecerán los datos referentes a la aseguradora privada del paciente, en caso de que
este tenga contratado dicho servicio. La ventana de garante se muestra a continuación.
Los campos a rellenar principalmente en esta pestaña, serán el que campo de “Aseguradora”, y el
campo de fecha, los cuales junto con los demás campos, se definen a continuación;
CAMPO DEFINICIÓN
Aseg. De/A Se introducirá la fecha desde inicio del seguro, hasta la fecha de fin de este.
En este campo se puede crear cualquier tipo de texto en un futuro podrá servir como
Comentario
información de cargos a terceros.
Tipo de Este desplegable hace referencia al pagador de la atención sanitaria del paciente
financiación (campo obligatorio).
En este punto se pueden ver dos posibles escenarios, el primero de ellos será un paciente con una
aseguradora privada, mientras el segundo de ellos será un paciente que sea pagador particular.
También se pueden gestionar los datos del seguro del paciente a través del botón , del
PTC.
Para introducir los datos de la aseguradora del paciente, el primer paso será seleccionar la aseguradora,
En este caso por ejemplo, se desea buscar la “MAPFRE”, para ello se introduce el nombre de la misma
en el campo de “Nombre” o “Nombre breve” (incluir la búsqueda con asteriscos);
Se obtendrá una tabla de resultados que muestra aquellas Aseguradoras que encajan con los criterios
de búsqueda, en caso de no aparecer ninguna, se volverá a realizar la búsqueda con otros criterios
distintos a los anteriores.
Los dos últimos campos a rellenar son “Número de Seguro”, donde se almacena el número de seguro
del paciente, que coincide con el numero de la póliza contratada (Ej.: 1234567890), mientras el campo
“Nº Registro” mostrará el número de registro mediante el cual la aseguradora gestiona el episodio.
Una vez se hayan introducido los datos, y pulsando “INTRO” aparecerá un icono de color verde , el
cual indica que la relación entre el paciente y la aseguradora en cuestión está activa.
En caso de que se quiera anular la relación entre el paciente y la citada aseguradora (por ejemplo debido
De igual forma si se desea activar nuevamente la relación entre el paciente y la aseguradora se pulsará
En caso de que un paciente sea “Pagador particular”, se deberá seleccionar el indicador “Pa” en la
ventana de Garante.
Una vez marcado dicho indicador, y pulsando “INTRO”, saldrá el icono verde , que indica que la
relación entre paciente y aseguradora está activa. En caso de querer cancelarla, seguir los pasos
indicados en el caso anterior.
Es importante no olvidar poner como Motivo de Consulta: Gestación en caso de mujer embarazada.
El registro de este paciente, se hará del mismo modo que en el caso anterior, desde la vista “Pacientes
Aparecerá la pantalla de búsqueda del paciente. Para poder “crear” este paciente en JARA, previamente
se deberá realizar la búsqueda del mismo, una vez nos verifica que no existe dicho paciente en la base
El primer paso a realizar será seleccionar el paciente que se desea fusionar, y pulsar la función de
Al realizar dicha operación se abrirá una nueva ventana, en la cual aparecen dos campos, el campo
“Paciente que queda Activo”, el cual será el paciente que ya existe en CIVITAS (tenemos que buscarlo),
y el campo “Paciente que se desactiva”, el cual es el paciente que se ha creado, y se va a fusionar con
los datos del anterior. En cada uno de estos campos, aparecerán los respectivos códigos de cada uno de
los dos pacientes, teniendo en cuenta que el paciente que queda desactivado, aparece rellenado por
defecto (ya que lo hemos seleccionado anteriormente).
En esta pantalla aparece una pestaña, la cual viene seleccionada por defecto, denominada “Modo Test”,
está función servirá como prueba a la hora de fusionar ambos pacientes, puesto que si a la hora de
fusionar hay algún tipo de error en la identificación, el proceso no tiene vuelta atrás.
Seleccionando el campo del “Paciente que queda activo” , se desplegará una ventana de búsqueda
del paciente;
En dicha ventana se introducirán los datos identificativos del paciente que anteriormente se registró en el
sistema como paciente desconocido, este paso se hará siempre y cuando se disponga de información
fehaciente de la identidad de dicho paciente.
Una vez introducidos los datos del paciente, se lanzará la búsqueda dentro del sistema, obteniéndose
una tabla de resultados de todos aquellos pacientes que corresponden con los parámetros de la
búsqueda.
Tras tener los datos identificativos del paciente “activo” dentro del campo correspondiente, se pulsará la
función de “Unir”, la cual asignará el episodio asociado al paciente creado (para este ejemplo Nº
episodio 2444832), a la historia del paciente existente en CIVITAS (para este ejemplo Torres Fernández,
Carlota).
Tras pulsar la función de “Unir”, aparecerá una ventana de confirmación, la cual aparece rellena por
defecto, avisando del paciente que quedará desactivado, y cual quedará activo.
Al pulsar nuevamente la función “Unir”, se mostrará una ventana en la cual se pueden ver los datos del
paciente existente en CIVITAS, al cual se le ha asignado un nuevo episodio dentro de su historial,
coincidiendo este episodio con el del paciente que anteriormente fue creado (para este ejemplo Nº
episodio 2444832).
Tras pulsar nuevamente la función “Unir”, aparecerá una ventana de aviso, la cual muestra que el modo
de pruebas, llega hasta aquí.
Como bien se ha comentado está fusión de pacientes se ha realizado en modo test, para evitar posibles
fallos a la hora de la identificación. En el momento que se tenga la certeza en la identificación del
paciente, se realizará el proceso análogo al anterior, desactivando la casilla de modo test, de forma que
cuando se realice la fusión los datos, está sea correcta.
Tras realizar la fusión de pacientes de forma correcta, el sistema mostrará un mensaje de confirmación
del proceso en la parte inferior izquierda de la pantalla, avisando que la fusión de pacientes se ha
ejecutado correctamente.
Para regresar a la vista general del PTC, y ver los respectivos cambios, se deberá pulsar el botón
“Atrás”, representado por . Ahora en la vista de pacientes registrados, habrá desaparecido el paciente
anteriormente creado, y en su lugar aparecerá el paciente que se busco en CIVITAS (para este ejemplo
Torres Fernández, Carlota).
Cabe destacar, que en el momento en que se fusionen los pacientes, desaparecerá del sistema el
paciente creado, y aparecerá el paciente identificado en CIVITAS, con lo cual debe de existir una clara
comunicación entre el personal clínico y administrativo, para evitar posibles confusiones.
Los pasos a seguir son los siguientes: seleccionar al paciente y pulsar “Datos Maestros Paciente”.
Seguidamente, se muestra la pantalla de los datos provenientes de Civitas, en la que se pueden añadir
los nuevos datos del paciente que se consideren oportunos.
Una vez que se han completado los campos de la nueva dirección y /o teléfono, el icono de “Otra
Los nuevos datos de dirección y teléfono son los que se van a mostrar en toda la documentación del
paciente (cartas, citaciones, justificantes, etc).
También es posible indicar la persona que acompaña al paciente, así como el familiar de contacto en
caso de aviso, en tal caso es importante completar el campo “Grado de Parentesco” ya que sale impreso
en el justificante. Todo ello se realizará desde la pestaña “Familiares”.
Los datos del acompañante se pueden modificar y estos datos son los que saldrán impresos en los
justificantes del acompañante.
Los datos del acompañante a completar serian los siguientes: Nombre y Apellido, Teléfono si se desea y
Mediante la vista “Derivaciones a Urgencias”, se muestran todos aquellos pacientes que han sido
derivados al “Servicio de Urgencias”, desde otras unidades. Estas OC de derivación están vigentes 48
horas desde su petición, desapareciendo la misma, si el paciente no se presenta en este plazo de
tiempo.
Se selecciona al paciente pulsando sobre el nombre del mismo, tomando la fila de registro de este un
color amarillo, y se pulsa la función “Modificar OC”, desplegándose de forma automática la vista de
configuración de la OC de derivación, en dicha vista se puede apreciar la posición de la orden, en la cual
se aprecia “Atención en Urgencias de HUB”, y el Status de la misma;
Al crear la consulta, se muestra la pantalla para crear la admisión, desplegándose la ventana de datos de
consulta, en la cual se pueden modificar datos como el comentario administrativo, motivo de
consulta…etc. Para terminar la admisión se debe pulsar el botón “Guardar”.
Del mismo modo que en el caso anterior, al grabar la admisión, el paciente pasa a la vista de “Pacientes
Registrados”, en la vista de “Derivaciones a Urgencias” la OC clínica de derivación del paciente pasa a
status REAL (realizado) y en la vista de “Pacientes Registrados Complejo” con el icono correspondiente
4. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS.
Las impresoras de las que disponemos constan de dos bandejas para papel, el sistema está configurado
para que por defecto para que las etiquetas salgan por la bandeja de abajo (por lo que las pegatinas
deberán ir colocadas en dicha bandeja).
En caso de extravío, deterioro o simplemente por falta de etiquetas, se pueden volver a imprimir
etiquetas de paciente. Se selecciona el paciente, haciendo clic sobre el nombre del mismo, y pulsando
Se despliega una nueva ventana de impresión de etiquetas, en la que se selecciona “Etiquetas paciente
A continuación, se imprime una nueva serie de etiquetas del paciente. Cabe recordar en este punto que
las etiquetas de paciente son generadas de forma automática, cuando se realiza el registro de un
paciente en el sistema.
Para solicitar la Historia Clínica de un paciente, se selecciona al mismo y se pulsa “Solicitud de HC”.
Seguidamente se muestra la siguiente pantalla, en la cual, los campos aparecen completos por defecto:
Al grabar, se ha realizado la solicitud de la historia clínica del paciente al archivo del centro.
Si pulsamos el “SI”, se crea un Número de Historia para el paciente mostrándose la misma pantalla
anterior con el número correspondiente.
Para poder visualizar el historial clínico de un paciente, se selecciona el paciente, pulsando sobre el
nombre del mismo, tomando la fila de registro de este un color amarillo, a continuación se pulsa en
“Historial del paciente”.
A continuación, se muestra el Historial clínico del paciente, viéndose en primer lugar los datos
personales del paciente, nombre, apellidos, edad, sexo, y fecha de nacimiento. Seguidamente, se
muestran las citaciones, movimientos, números de historia, episodios; indicándose la fecha inicio y fin de
los mismos.
Para crear la Orden Clínica de Hospitalización, se deberá seleccionar al paciente y pulsar el botón
Desde los entornos de Médico y Enfermero de Urgencias GYO- HMI, también se puede crear la Orden
Clínica de Hospitalización. Para ello situarse en la vista “Pacientes Triage”, seleccionar al paciente y
pulsar el botón .
Campo Descripción
Una vez verificados los datos del ordenante, si se desea, se puede pulsar grabar.
Una vez grabada la solicitud de Ingreso Urgente, el administrativo de Admisión Central deberá asignarle
una cama.
Para ello accede a la vista “Ingresos Confirmados”, donde se podrá visualizar a la paciente que ha
incluido el administrativo de urgencias del HMI.
Una vez que se ha accedido a la pantalla Modificar Orden Clínica, se debe pulsar el botón .
Al pulsar sobre el botón aparecerá la siguiente pantalla, donde deberemos pulsar para
buscar una cama al paciente.
Campo Definición
Clase de episodio. Este campo aparece relleno por defecto con la opción
Clase Episodio
HOSPITALIZACIÓN.
Clase admisión Clase de admisión. Este campo aparece relleno por defecto con la opción PARTO.
Fecha para la cual se planifica la admisión. Este campo aparece relleno por defecto
Fecha
con la FECHA DEL DIA.
Hora para la cual se planifica la admisión. Este campo aparece relleno por defecto
Hora
con la HORA ACTUAL.
Clase
Campo Definición
Motiv. Adm.
Motivo
Campo Definición
Pers. Trat. Número del médico responsable del ingreso del paciente.
Una vez rellenos los datos de admisión se procede a buscar una ubicación para el paciente.
Una vez pulsado el botón , el sistema nos muestra la pantalla “Planificación de camas”. El usuario
tiene unas opciones de búsqueda que le permiten realizar diferentes filtros según las necesidades de
ingreso del paciente.
Al hacer clic en “Buscar cama…” se muestra la ventana que permite introducir y modificar los criterios
para realizar una búsqueda de cama:
Por defecto, JARA propone la opción de búsqueda con los siguientes criterios:
3. Unidad de Enfermería genérica para que la búsqueda se realice en todo el complejo hospitalario.
4. Servicio médico que hospitaliza para que la búsqueda se realice en función de dicho servicio médico.
6. Por defecto se marcan los indicadores “Ubicac. Cama ectópicos” y “Mostrar camas reservadas” para
que tenga en cuenta, a la hora de realizar la búsqueda de cama, las camas que pueden ser
ocupadas, por el servicio médico indicado, de forma ectópica y para que muestre las camas
reservadas.
Campo Descripción
Campo completado por defecto con una unidad genérica de todo el centro
hospitalario, con el objetivo de que el sistema busque camas libres en todo el hospital.
Unid. Org
Si se desean buscar camas solo en un control de enfermería, este seria el lugar
donde introducir el código del control de enfermería correspondiente.
Campo Descripción
Servicio médico para el que se solicita la cama. Este campo será completado por
UO Médica
defecto; en base a la información introducida en la orden de ingreso.
Fecha y hora para la cual se necesita la cama. Estos campos se rellenan por defecto
Fecha y Hora con los valores de la admisión y si se desean modificar se deben modificar en el
movimiento de admisión.
Categoría de Tipo de cama que se está buscando (Normal, Aislada, UCI, Judicial, Pediátrica, Cuna,
alojamiento Incubadora,…).
Resultado de la búsqueda:
El resultado de la búsqueda por defecto muestra las camas libres a la fecha y hora informadas que
coincidan con el sexo de búsqueda indicado o que no tengan condicionante de sexo en la definición de la
cama para la Unidad de Enfermería indicada.
El resultado de la búsqueda, además de mostrar todas las camas que realmente estén libres; muestra
como si fuesen camas libres, todas las camas que tienen planificada una salida antes de la fecha y hora
informadas (fecha y hora con la que se ha realizado la búsqueda).
4. Agrupador: Este agrupador lógico sirve para identificar y agrupar todas las camas que
pertenecen al servicio médico que se ha indicado en la búsqueda (1) y todas las camas que
pueden ser ocupadas de forma ectópica por este servicio (21).
7. Código de la cama. A la derecha del código de la cama aparece una columna que indica la
disponibilidad de la misma:
Una vez tomada la ubicación de la cama, volvemos a la pantalla de consulta del paciente, en la que se
puede ver que aparece indicada la habitación y cama del paciente. Hacer clic en “Grabar” para
guardar los datos de la admisión.
El administrativo de Urgencias de GYO del Hospital Materno Infantil, podrá visualizar en la vista
“Pacientes Registrados”, que la paciente ya tiene una cama reservada.
Una vez que el paciente tiene cama reservada, se le deberá dar el alta en urgencias para que el paciente
pase a paritorio.
Existe la posibilidad de que el administrativo de Urgencias del HMI realice la creación de la admisión y
asignación de la cama al paciente.
Una vez que el profesional se encuentra en la pantalla “Crear Orden Clínica”, deberá pulsar el botón
Al pulsar aparecerá una nueva pantalla, donde se deberá proceder a buscar la cama para
del paciente.
Para buscar la cama del paciente, pulsar el icono que aparece en el campo cama.
Tal y como se ha descrito en el apartado anterior, se deberá seleccionar una cama disponible y pulsar
Al pulsar el sistema nos devuelve a la anterior pantalla con los campos Cama, Habitación y Unidad
Enfermería ya completos. Tan sólo se deberá grabar los datos.
El administrativo de Urgencias de GYO del Hospital Materno Infantil, podrá visualizar en la vista
“Pacientes Registrados”, que la paciente ya tiene una cama reservada.
Para dar el alta a la paciente en urgencias, se deberá seleccionar al paciente y pulsar el botón
Al pulsar, aparece una nueva pantalla donde se deberá indicar la Cl.Transf.esp (hospitalización) y el fin
de episodio (ingreso hospitalario) y grabar.
Una vez que se ha realizado la admisión de la paciente, y se ha dado de alta a la paciente en urgencias,
se confirma automáticamente el ingreso, es decir, la matrona podrá visualizar a la paciente en la vista
“HMI – Ocupación 12UHP3”,
La admisión del recién nacido patológico, será una admisión normal de urgencias, en la que se deberá
crear al paciente ya que no se encuentra en el sistema.
En determinadas ocasiones un/a niño/a ha sido Recién Nacido Sano, pero por alguna causa empeora y es
necesario registrarlo como patológico.
Para este caso es necesario darle el alta al paciente para, posteriormente, realizarle un ingreso como
patológico.
Primero crearemos el alta al recién nacido, para ello utilizaremos el motivo de alta “Otros” (D), también es
recomendable añadir en comentario el motivo de este alta:
Una vez creado el alta realizaremos el ingreso mediante orden clínica de ingreso urgente: