ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

Lectura Complementaria – Herramientas de Control de Gestión.

El Control de Gestión:

El Control de Gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial, en cualquiera de
sus áreas, hacia los objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla.

Como bien vemos en esta definición, la guía establecida por el Control de Gestión tiene que ver
con mantener el desarrollo de las distintas actividades realizada por la empresa dentro de un
rango de operación deseado, es decir, mantener ajustada la operación, con el objetivo de no
generar desperdicios o desoptimizar recursos, situaciones que finalmente puedan generar excesos
de costos.

En este sentido, existen diferentes herramientas para cada una de las etapas del Proceso de
Transporte. Recuerda que el Proceso de Transporte está compuesto por las etapas reflejadas en el
siguiente flujo:

Las Herramientas de Control de Gestión en Transporte:

Las Herramientas de Control de Gestión en Transporte están específicamente relacionadas con

procesos de control, y estas herramientas pueden ser tecnológicas o no, ya que se han aplicado
durante mucho tiempo en las distintas operaciones de transporte y distribución.

En ese sentido, es muy normal encontrar una serie de documentos que se aplican a cada una de
las etapas del Proceso de Transporte, de forma de poder mantener un registro que al mismo
tiempo permita el Control de Gestión. A continuación iremos repasando cada una de estas
Herramientas para que las puedas conocer en detalle.
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

Lista de Chequeo:

La lista de chequeo tiene el objetivo de lograr, a través de una serie de consultas, que un
participante de la operación confirme una serie de condiciones que deben cumplirse para que una
operación de transporte se pueda cumplir con normalidad y en óptimas condiciones.

Codigo: PR-BDT-60
SISTEMA DE
N° Rev.: 1
GESTION DE LA CALIDAD
Pagina: 1 de 1
CHECK LIST TRACTOCAMION

NOMBRE CONDUCTOR
N° EQUIPO PATENTE
KILOMETRAJE FECHA

ITEM DOCUMENTACION TRACTOCAMION OK NC NT NA OBSERVACION

1 REVISION TECNICA AL DIA
2 PERMISO DE CIRCULACION AL DIA
3 SEGURO OBLIGATORIO CONTRA DAÑOS A TERCEROS
4 CERTIFICADO DE INSCRIPCION DE REMOLQUES Y SEMI REMOLQUES
5 PLAN DE EMERGENCIA EN RUTA
6 PLAN DE CONTINGENCIA
7 IDENTIFICACION DEL TRANSPORTISTA

ITEM REVISION TRACTO CAMION OK NC NT NA OBSERVACION

8 EXTINTOR PQS CABINA Y TRACTO
9 LUCES
10 ALARMA RETROSESO
11 NEUMATICOS EN BUEN ESTADO, HUELLA MAYOR A 4 MM.
12 RESPUESTO EN BUENESTADO, HUELLA MAYOR A 4 MM
13 ROTULOS NU, ROMBOS DE CLASE, EXPEDIDOR DE CARGA
14 PARABRISA Y VIDRIOS LATERALES
15 CUÑAS
16 ESPEJOS RETROVISORES
17 PLUMILLAS
18 CINTURON DE SEGURIDAD
19 CORTA CORRIENTE
20 BALIZA Y PERTIGA
21 INSTRUMENTOS
22 PATENTES Y GRAFICA
23 BOTIQUIN
24 GATA
25 TRIANGULOS
26 LLAVE DE RUEDA
27 TAG
28 RADIO TACOGRAFO
29 ESTADO GENERAL DE LA CABINA
30 ESTADO MECANICO DEL TRACTO

OK: SATISFACTORIO NC: NECESITA CORRECCION NT: NO TIENE NA: NO APLICA

PREVENCIONISTA DE RIESGOS Y/O FIRMA CONDUCTOR

OPERACIONES
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

En el ejemplo que puedes revisar más arriba, existe una Lista de Chequeo de un Tracto Camión, en
el cual se revisan una serie de condiciones que deben cumplirse antes de que el vehículo salga a la
ruta a realizar un viaje.

En primer lugar se revisa todo lo relativo al cumplimiento de la documentación que debe

acompañar al vehículo, y en segundo lugar se revisan condiciones de seguridad, presentación y
mecánicas de la máquina.

Al aplicar esta Lista de Chequeo podemos asegurarnos que el vehículo saldrá a la ruta cumpliendo
con la totalidad de los requisitos establecidos por la Ley u otros procedimientos internos. Esto nos
permitirá evitar inconvenientes durante la ejecución del viaje, primero en cuanto a fallas
mecánicas del vehículo, pero también con respecto a posibles infracciones a la normativa u otras
situaciones que generen pérdidas de tiempos.

La Lista de Chequeo es una herramienta que suele utilizarse en una etapa previa a la salida del
vehículo a la ruta, es decir, durante el procedimiento de carga o inclusive entre el procedimiento
de carga y la salida del vehículo de la planta de despacho o centro de distribución. Sin embargo, el
formato de Lista de Chequeo puede aplicarse en cualquier momento, y en los casos en que
durante un viaje un conductor deba descansar una noche o por un tiempo prolongado, es
recomendable que el conductor vuelva a aplicar el procedimiento antes de retomar el viaje.

Como dato de color, pero muy importante para entender la jerga en el transporte, a este
procedimiento habitualmente se lo conoce en Chile como “La vueltita del perro”, haciendo
referencia a que al momento de revisar el vehículo, el conductor debe darle la vuelta completa al
equipo para revisarlo completamente.

Generación de Alarmas.

Durante tu carrera profesional es muy probable que debas trabajar con una flota de vehículos
extensa, que al mismo tiempo tenga un gran número de conductores. Ante esto es muy difícil
realizar un control uno a uno de todas las certificaciones y vencimientos legales. Para esto, la
gestión a través de alarmas es una opción muy importante, que permite a un administrador de
flota enfocarse específicamente en aquellos recursos (conductores o equipos), que realmente
necesitan una gestión inmediata.
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

El ejemplo mostrado en la imagen muestra aquellos vehículos que tienen una certificación
pendiente de renovación en un corto plazo, específicamente los equipos que aparecen en rojo
tienen una certificación que vencerá en menos de 3 días, y los que están en amarillo en menos de
6 días.

La administración de estos vencimientos a través de alarmas permite no sólo establecer la

necesidad sólo de gestión inmediata, priorizando los recursos disponibles para gestionar, sino
también que asegura el cumplimiento de todas las condiciones legales requeridas para que el
vehículo pueda cargar en la Planta de Despacho de la empresa mandante, y también para que
pueda circular sin inconvenientes por las rutas del país.

Evaluación en Ruta

La Evaluación en Ruta es una Herramienta de Control de Gestión que es aplicable pura y

específicamente durante la realización del viaje, y tiene que ver con controlar las variables que se
ejecutan durante el viaje, como: conducción, seguridad en tránsito, presentación del vehículo,
entre otros. A continuación podrás ver un ejemplo de esta herramienta.
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

PAUTA EVALUACION EN RUTA

ANTECEDENTES GENERALES

Conductor
Edad
Fecha de ingreso a Empresa
Experiencia Laboral
Patente Tracto
Patente Semi-remolque
Origen
Destino

ANTECEDENTES OPERACIONALES

Kilometraje Inicial Kilometraje Final

Rendimiento Anterior Rendimiento Viaje
Consumo Anterior Consumo Viaje

Condiciones Climaticas DIFERENCIA Consumo

Condiciones de Carga DIFERENCIA Rendimiento
Volumen Kms. Mapa
Producto KMS. Odometro

A OPERACIÓN PREVIA AL VIAJE B R M

A.1 Estan ajustados los espejos

A.2 Se coloca cinturon de seguridad
A.3 Mira hacia ambos lados y atrás antes de iniciar el viaje
A.4 Efectua revision de niveles: Aceite-agua-luces
A.5 Efectua revision visual de Nuematicos
A.6 Efectua revision de documentos: Personales, equipo, G/D, HDS, etc.
A.7 Efectua revision del equipamiento necesario para la descarga
A.8 Efectua revision visual de valvulas de carga/descarga y sellos

B LIMPIEZA DE EQUIPO B R M

B.1 Espejos laterales

B.2 Parabrisas
B.3 Ventanas Laterales
B.4 Cabina Interior ( limpieza y orden)
B.5 Cabina Exterior
B.6 Estanque
B.7 Presentacion general del equipo
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

C CONDUCCION DENTRO DE RECINTOS B R M

C.1 Ingresa a Velocidad permitida

C.2 Detiene su camion en lugar establecido
C.3 Aplica frenos de estacionamiento correspondiente
C.4 Al ingresar o salir de algun recinto señaliza como corresponde
C.5 Respecta demarcaciones y señales de transito al interior de recintos
C.6 Tiene un comportamiento adecuado con el personal del recinto
C.7 Demuestra una presentacion personal adecuada.

D CONDUCCION EN CARRETERA B R M

D.1 Respeta limites de velocidad permitidos

D.2 Respeta señalizaciones en ruta
D.3 Disminuye velocidad en intersecciones
D.4 Usa el cinturon de seguridad
D.5 Mantiene una distancia prudente del vehiculo que le antecede
D.6 Utiliza constantemente los espejos
D.7 Mantiene una conducta a la defensiva
D.8 Efectua adelantamiento en zonas permitidas
D.9 Al adelantar toma las precauciones necesarias para efectuar la maniobra
D.10 Tiene conocimiento de la ruta que utiliza
D.11 Utiliza correctamente los frenos ( freno de servicio, estacionamiento y de motor )
D.12 Advierte con anticipacion zonas de peligros
D.13 Permite que otros vehiculos lo adelanten
D.14 Utiliza la bocina SOLO si es necesario
D.15 Se mantiene fuera del punto ciego de otros conductores
D.16 Utiliza correctamente el equipamiento del vehiculo (Crucero,retardador, limitador de vel, etc)
D.17 Aplica los conocmientos de instructivo "CONDUCCION ECONOMICA" Ralenty,
D.18 Conoce y explica la tecnica segura de seguimiento de los 5 segundos
D.19 Observa con atencion en la ruta
D.20 Tiene dominio sobre la caja de velocidades
D.21 Anticipa necesidades de detenerse
D.22 Señaliza al adelantar a otro vehiculo
D.23 Toma el volante con firmeza y con ambas manos
D.24 Tiene conocimiento del uso adecuado del freno de emergencia
D.25 Descenso de pendientes en la marcha adecuada
D.26 Capacidad de reaccion ante una situacion inesperada
D.27 Ingresa a la zona de peajes a una velocidad moderada
D.28 Sale de loa zona de peajes a una velocidad moderada

E ATENCION Y ACTITUDES B R M

E.1 Mantiene una presentacion adecuada (ropa Limpia, ordenada, afeitado)

E.2 Usa elementos de proteccion personal (casco, guantes, zapatos)
E.3 Acepta de buena manera sugerencias
E.4 Asume y aplica sugerencias
E.5 Mantiene una conducta adecuada al cargo
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

Como puedes ver en el ejemplo, esta herramienta es muy importante para controlar aspectos muy
importantes de la operación, como el Rendimiento Kilómetros por Litro del vehículo, condiciones
de seguridad y manejo defensivo, entre otros.

Hoja de Ruta

La Hoja de Ruta es un documento que se entrega a aquellos conductores que están iniciando un
viaje en el que tienen una serie de opciones de rutas para tomar, y que al mismo tiempo requerirá
que deban tomar un descanso durante el mismo, para lo cual deberán aparcar el camión en algún
punto del recorrido. Esto genera que debamos indicarle la ruta exacta por la que debe recorrer,
buscando de esta forma generar optimizaciones en cuanto a los kilómetros recorridos, tiempos de
viaje, entre otras variables. Adicionalmente, establecemos condiciones de seguridad, al indicarle al
conductor específicamente rutas seguras y lugares seguros de detención para su descanso.
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

Confirmación de Entrega.

La confirmación de entrega es una herramienta fundamental en las operaciones de Transporte y

Distribución, ya que permite confirmar que se entregue en tiempo, y al mismo tiempo que se
entregue la cantidad efectivamente requerida. Para esto existen varias Herramientas de Control
de Gestión, aunque la principal tiene que ver con la Guía de Despacho, la cual (cuando es bien
utilizada), permite confirmar la fecha y horario de entrega, la cantidad específicamente recibida o
entregada, y la persona a cargo de la recepción del producto.

También para este proceso algunas empresas tienen documentos internos, como Hojas de Carga y
Descarga, o Documentos de Descarga, que permiten reflejar la misma información que la Guía de
Despacho pero con otro formato, u otras informaciones específicas para el proceso de Distribución
de la empresa que transporta el producto.
 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

A continuación encontrarás un ejemplo de una Hoja de Descarga, en este caso de producto a

granel, en el que es muy importante poder medir lo más exactamente posible la cantidad de
producto entregado.

El uso de tecnología

Es muy importante aclarar que todos estos documentos pueden ser digitalizados y transmitir su
información electrónicamente, sin embargo, lo principal es conocer cuál es su función y el modo
correcto de aplicarlo, de lo contrario sólo estaremos transmitiendo información incorrecta de
manera inalámbrica.