Código: MAUSU-NS-01

Formato
Versión: 01
Manual de Usuario
Año: 2020

Manual Usuario
Cuentadante
Sistema de inventarios ISA
El presente documento explica la operación y funcionamiento del desarrollo del software del Sistema
de inventarios ISA. Los datos o información plasmada en las diferentes capturas de pantalla del
aplicativo, son datos o información de prueba, solo de uso para este manual.
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUEMENTO
TIPO Documento guía VERSIÓN VIGENTE 1.0
NOMBRE Manual de cuentadante.
PROPÓSITO Dar a conocer la funcionalidad del sistema para el cuentadante.
OBJETIVO Proporcionar dentro del documento una guía para el uso del sistema.

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ROL NOMBRE FIRMA FECHA
AUTOR Angie Choachí 27/05/2022
REVISADO POR
APROBADO POR

VERSIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS AUTOR FECHA CREACIÓN

Actualizar las capturas donde se
0.1 Angie Choachí 08/11/2022
evidencia las alertas que
aparecen cuando se generar
nuevas planillas y cuando se
finalizan planillas de inventario.

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 TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción 3
1.1. Intención del Manual 3
2. Conceptos Importantes 3
2.1. Acceso a la Aplicación 3
3. Inicio de sesión 3
3.1. Generar código 4
4. Vista inicial 5
4.1. Encabezado 5
a. Botón desplegable – Registros 5
b. Botón desplegable – Perfil 6
c. Botón – Cerrar sesión 6
4.2. Contenido 6
5. Módulo Toma Virtual de Inventarios 7
5.1. Sesión 1 – Opciones 7
5.2. Sesión 2 – Visualizador de planillas 7
6. Generar nuevas planillas individuales en la Toma Virtual 8
7. Generan nuevas planillas múltiples en la Toma Virtual 11
8. Gestión de bienes de la planilla de inventario en la Toma Virtual 14
8.1. Verificación individual 15
8.2. Verificación por listado de bienes 17
8.3. Verificación por carga masiva de placas 19
9. Finalizar planilla de inventario 21
10. Certificado Toma Virtual de Inventario 22

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1. Introducción
1.1. Intención del Manual
El presente documento contiene los ejemplos de operación explicando paso a paso los
módulos que lo conforman, permitiendo al Cuentadante hacer uso de las tareas a realizar
en cada uno de ellos.

2. Conceptos Importantes
2.1. Acceso a la Aplicación
El ingreso al sistema de inventarios se realiza por medio de un navegador web, ingresando
a la dirección https://chatbotpruebas.sena.edu.co/mod_inv_sena/. Una vez se ingresa al
sistema, se muestra la vista para el logueo del usuario.

3. Inicio de sesión
Una vez el Cuentadante ingrese a la dirección web, se mostrará el formulario de logueo
donde se solicita correo electrónico y contraseña. Para ingresar al sistema debe
proporcionar estas credenciales y dar clic en el botón Ingresar.

El sistema realiza la validación de la información suministrada y si es correcta permite el

ingreso a los componentes del sistema de inventarios.

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3.1. Generar código
Si no recuerda el código de acceso (contraseña) o se ha vencido, el sistema le permite
generar uno nuevo mediante correo electrónico. Para este proceso, debe dar clic en el
enlace Generar código, suministrar el correo registrado y dar clic en el botón Enviar.

Luego se debe revisar el correo ingresado, allí llegará el nuevo código de acceso con el que
logrará ingresar al sistema.

Nota: se recomienda revisar SPAM y las demás sesiones del correo electrónico.

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 4. Vista inicial
Después de haber iniciado sesión, se muestra la siguiente vista compuesta por:
a. Encabezado
b. Contenido

4.1. Encabezado
Esta sesión se compone por el logo de identificación del cliente, mensaje de bienvenida al
sistema, dos botones desplegables llamados registros y perfil además el botón cerrar sesión.

a. Botón desplegable – Registros

Permite navegar entre los módulos habilitados dependiendo del rol de usuario. En
este caso, solo permite interacción con el Módulo Toma Virtual de Inventarios.
Para mostrar la lista de módulos habilitados, debe hacer clic sobre el botón
Registros.

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 b. Botón desplegable – Perfil
Muestra el correo y el tipo de rol del usuario que esta logueado en el sistema.
Para mostrar esta información, debe hacer clic sobre el botón Perfil.

c. Botón – Cerrar sesión

Permite finalizar la sesión del usuario en el sistema.

4.2. Contenido
Se encuentra situado en la parte inferior de la vista después del encabezado, aquí se
mostrará los componentes del módulo seleccionado desde el botón desplegable – Registros
(situado en el encabezado). Por defecto se muestra el módulo Toma Virtual de Inventarios.

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5. Módulo Toma Virtual de Inventarios
Este módulo se compone por dos sesiones: S1 – Opciones y S2 – Visualizador de planillas
cada una con distintas opciones.

S1

S2

5.1. Sesión 1 – Opciones

Se compone por el nombre del módulo y los botones Generar nueva planilla y Generar
nueva planilla múltiple.

5.2. Sesión 2 – Visualizador de planillas

En esta sesión se visualizan las planillas creadas por el cuentadante dentro de una tabla,
componiéndose por tres elementos:
a. Filtro por filas: permite ajustar cuantos registros de planilla se quieren mostrar en la
tabla.
b. Buscador: permite buscar planillas por los datos que se reflejen en las diferentes
columnas que componen la tabla.
c. Tabla: muestra las planillas creadas desde la más antigua a la más reciente y se
conforma por las siguientes columnas:

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  Número de planillas: identificador único de la planilla.
 Cédula: número de identificación del cuentadante.
 Regional.
 Centro.
 Total registros: número de bienes a cargo del cuentadante.
 Registros verificados: son los bienes que se han gestionado (verificado y no
verificado).
 Costo total: precio total de los bienes a cargo del cuentadante.
 Fecha: momento de cuando se creó la planillas.
 Acciones: opciones que permiten manipular la planilla creada por el
cuentadante.
Por último, el texto Mostrando registros del 1 al 1 de un total de 1 registros con el fin de
informar cuantas planillas se muestran en la tabla del total de planillas creadas. Además,
dos botones de navegación Anterior y Siguiente que permite desplazarse entre listas de
planillas.

A. FILTRO POR FILAS B. BUSCADOR

C. TABLA

6. Generar nuevas planillas individuales en la Toma

Virtual
Para generar nuevas planillas individuales en la toma virtual, debe dar clic en el botón
Generar nueva planilla.

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Luego se desplegará un formulario donde el cuentadante debe diligenciar su número de
cédula y dar clic en el botón Consultar.

Aparecerá una alerta en la que se debe confirmar la identidad del cuentadante, si la

información que se muestra es correcta dar clic en Aceptar de lo contrario dar clic en
Cancelar y verificar el número de identificación ingresado.

Una vez se confirma la identidad de cuentadante, se muestra la información del inventario

y después se muestra el listado de los bienes que están a cargo del cuentadante.

INFORMACIÓN
INVENTARIO

LISTADO DE BIENES

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En la parte inferior del listado de bienes, encuentra dos botones:
 Botón – Generar planilla: le permite generar o crear la planilla, durante el
proceso, se mostrarán unos avisos importantes los cuales requieren de su
aprobación.
 Botón – Atrás: le permite revertir el proceso de generar o crear la planilla
regresando a la vista inicial del módulo.

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En el visualizador de planillas (tabla) se mostrará las planillas que se creen en el sistema.
Nota: si el cuentadante desea generar nuevas planillas, no se vuelve a repetir el proceso de
validación de identidad ya que automáticamente el sistema asocia el número de cedula al
cuentadante que esta logueado en el sistema.

7. Generan nuevas planillas múltiples en la Toma Virtual

Para generar nuevas planillas múltiples en la toma virtual, debe dar clic en el botón Generar
nueva planilla múltiple.

Se debe aclarar que si ya se realizó la validación de identidad del cuentadante por la opción
Generar nueva planilla, al querer generar planillas múltiples no se repetir este proceso,
sencillamente se listará los bienes a cargo.
Por tal razón, se debe tener en cuenta las siguientes situaciones:
 Caso 1: Puede que el cuentadante no tenga bienes relacionados a la hora de generar
una planilla múltiple, por lo tanto se mostrará el mensaje “No se encontró bienes
relacionados con el número de cédula suministrada: *******” como se muestra en la
siguiente imagen:

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  Caso 2: Puede que el cuentadante no haya realizado la validación de su identidad. Una
vez se haga clic en el botón Generar nueva planilla múltiple, debe suministrar el
número de cédula y dar clic en el botón Consultar. Durante el proceso, se mostrarán
unos avisos importantes los cuales requieren de su aprobación, como se muestra en
las siguientes imágenes:

Una vez este verificado la identidad del cuentadante, se debe seleccionar el número de
cuentadante múltiple de la lista desplegable con la que desea generar la nueva planilla y
dar clic en Consultar. Luego se mostrará los bienes a cargo y al final de la lista de los mismos,
debe dar clic en el botón Generar Planilla, se mantiene el mismo proceso que se
implementó para crear las planillas individuales, aparecerá las alertas de confirmación
donde se requiere de confirmación para crear la planillas múltiples.

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Luego en el visualizador de planillas (tabla) se listará la planilla que se creó.

Para diferenciar las planillas individuales de las múltiples se hace mediante el Número de
planilla de inventarios. Para las planillas individuales se empieza por las siglas TVI y para las
múltiples TVIM, Ambas seguidas de la fecha de creación de la planilla y un número
consecutivo con el fin de diferenciar una de otra, así:

Planillas individuales

Planillas múltiples

8. Gestión de bienes de la planilla de inventario en la Toma

Virtual
Una vez se crean las planillas y se desea gestionar los bienes de las mismas, el cuentadante
debe:
a. Ubicar la planilla dentro del visualizador de planillas y dirigirse a la columna de
Acciones de la tabla.

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 b. Dar clic sobre el botón desplegable Ver más, el cuentadante tiene tres opciones
habilitadas para gestionar los bienes de la planilla: Verificación individual,
Verificación por listado de bienes y Verificación por carga masiva de placas,
seleccionar la opción que desee.

8.1. Verificación individual

Al escoger la opción Verificación individual, se mostrará el formulario que permite gestionar
los bienes de manera individual y se compone por:

Una vez se muestre este formulario, la gestión de los bienes se divide en dos estados
Verificado (se conoce el número de placa del bien a gestionar) y Bien No verificado (no se
conoce el número de placa del bien a gestionar).
Para moverse entre los bienes después de haberlos gestionado, debe hacer uso de los
botones de navegación (Anterior y Siguiente) ubicados en la parte inferior derecha de la
vista.

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  Bien verificado: como se conoce el número de placa, el formulario le permite escanear
el código de barras (placa) del bien o digitar el número de placa del mismo.
Por lo que debe ubicar el campo que tiene por nombre El código escaneado es, si
desea digitar el número de placa debe dar clic en el botón Escribir y automáticamente
se habilita el campo o si desea escanear, debe dar clic en el botón Escanear y le debe
otorgar los permiso al dispositivo para que realice correctamente el escaneo.

Una vez se termine de ingresar el número de placa del bien, debe dar un clic por fuera
del campo para que se habilite la segunda parte del formulario. Luego debe completar
los campos obligatorios (estado del bien y ubicación, los demás campos son
opcionales) identificados con un asterisco (*) y dar clic en el botón Guardar. El sistema
alertará la correcta gestión del bien.

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  Bien no verificado: como no se conoce el número de placa, dentro del formulario está
el ítem de chequeo llamado Bien no verificado, el cual debe seleccionar para que se
muestre el respectivo formulario para este tipo de estado, diligenciarlo en su totalidad
y dar clic en el botón Guardar. El sistema alertará la correcta gestión del bien.

8.2. Verificación por listado de bienes

Al escoger la opción Verificación por listado de bienes, en una tabla se listaran los bienes a
cargo. Para gestionar bien por bien debe dirigirse a la columna Acciones, dar clic al botón
que tiene forma de engranaje y se mostrará el mismo formulario que se usa para gestionar
los bienes por la opción Verificación individual (punto 8.1.).
El mecanismo de gestión del bien es el mismo al de Verificación individual por lo que se
debe tener en cuenta los estados Bien verificado y Bien no verificado.
La única particularidad de esta opción es que después de haber gestionado el bien, debe
dar clic en el botón Atrás para regresar al listado de bienes y seguir gestionado los que hacen
falta, ver las siguientes imágenes:

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El cuentadante tiene la posibilidad de:
a. Escanear códigos de barras para facilitar la búsqueda del bien dentro de la lista, para
esto, debe dar clic en el botón Escanear ubicado en la parte superior derecha encima
de la tabla.

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 b. Agregar un bien a la planilla, para esto, debe dar clic en el botón Agregar un bien
ubicado en la parte superior derecha encima de la tabla, suministrar el número de
placa del bien y dar clic en Agregar.
c. Descargar el reporte de la planilla que está gestionando, para esto, debe dar clic en
el botón Descargar reporte ubicado en la parte superior derecha encima de la tabla
y automáticamente el sistema descargará un archivo en formato Excel.
d. Ajustar el número de líneas que se quiere mostrar en la tabla haciendo uso de la lista
desplegable que se encuentra en la parte superior izquierda encima de la tabla
pintado de color gris.
e. Descargar en formato Excel la lista de bienes que se muestra en la tabla, para esto,
debe dar clic en el botón que se encuentra al lado derecho del botón que permite
ajustar el número de líneas.
f. Al final de la lista de bienes, el texto Mostrando registros del 1 al 10 de un total de
19 registros con el fin de informar cuantos bienes se muestran en la tabla del total
de bienes que conforman la planilla de inventario. Además, dos botones de
navegación Anterior y Siguiente que permite desplazarse entre listas de bienes.

8.3. Verificación por carga masiva de placas

Al escoger la opción Verificación por carga masiva de placas, el mecanismo de gestión de
bienes es diferente.
Por lo que el cuentadante debe:
 Descargar el formato de carga masiva haciendo clic en el botón Descargar formato
excel.
 Diligenciar la información que se solicita allí de los bienes que desea gestionar y
guardar, todos los campos son obligatorios.
 Luego debe dirigirse al sistema de inventarios con el fin de seleccionar el archivo excel
diligenciado, por lo que debe dar clic en el botón Seleccionar archivo
 Luego de que se muestre el nombre del archivo dentro de la caja de texto, debe dar
clic en el botón Subir.
 El sistema alertará sobre la gestión exitosa de los bienes que se relacionaron en el
formato excel. Además le informará los números de placa gestionados y los que hacen
falta.

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Como ultima verificación de que los bienes fueron correctamente gestionados, puede
dirigirse a la lista de bienes de la planilla a la cual se le aplico el procedimiento y en la
columna Gestión de la tabla, el estado debe decir Gestionado teniendo en cuenta los
números de placa que se ingresaron en el formato de carga masiva.

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9. Finalizar planilla de inventario
Una vez se gestiones todos los bienes de la planilla de inventario, se habilita el botón
Finalizar inventario mostrándose en tres momentos pero el comportamiento es el mismo:

a. En la columna Acciones donde se listan las planillas creadas.

b. En la opción Verificación individual, después del formulario de gestión al lado del

botón Atrás.

c. En la opción Verificación por listado de bienes, en la parte superior derecha encima

de la tabla donde se listan los bienes.

Cuando se da clic en este botón, el sistema emite un Aviso importante que requieren de la
aprobación del cuentadante para finalizar el inventario.

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Una vez finalizada la planilla de inventario, el cuentadante puede generar el Certificado de
realización de la misma.

10. Certificado Toma Virtual de Inventario

Para generar el certificado de la Toma Virtual de Inventario, la planilla debe estar finalizada.
El cuentadante debe dirigirse a la columna Acciones de la tabla donde se listan las planillas
creadas, dar clic en el botón Ver más y escoger la opción Generar Certificado.

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Una vez se hace clic en este botón, se envía el certificado al correo electrónico del
cuentadante registrado en el sistema. Se recomienda revisar la sesión de correo no deseado
o SPAM.

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