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FICHA DE PROCESO
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CODIGO PROCESO NOMBRE DEL PROCESO Revisión FECHA RESPONSABLE DEL PROCESO
FP-CO-004 xx xx-xx-xxxx Encargado de Comunicaciones
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO
Formular las directrices, objetivos y estrategias requeridas para
asegurar la eficiente administración de los bienes y servicios
requeridos en la operación de los procesos para su adecuado
desempeño y garantizar el cumplimiento con las reglamentaciones y
normativas legales en la ejecución presupuestaria, asi como la
presentación de los informes financieros requeridos por los diferentes
organismos de control gubernamental.

ALCANCE FLUJOGRAMA DEL PROCESO

Inicia con la elaboración del presupuesto y concluye con la
ejecución financiera de todos los planes anuales de la institución FG-CO-001 “Flujograma Gestión de Comunicaciones”.

SUPLIERS INPUTS PROCESS OUTPUT CLIENT

S PROVEEDOR I ENTRADAS P PROCESO O SALIDA C CLIENTE
Planificar:
- Las políticas de 1. Programas las
formación vigente. actividades a desarrollar
1. Plan estratégico. -Las metas en el plan operativo anual
de cada una de las áreas - Plan de acción
2. Presupuesto operativo institucionales.
que conforman el - Compromiso de ejecución
anual. - Plan Operativo anual proceso. trimestral.
3. Todos los procesos. (POA). 2. Estructurar
mecanismos de control,
seguimiento y mejora del
proceso.
-Cronograma de trabajo. Hacer: - Informes financieros. 1. Todos los procesos.

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- Coordinar, controlar y
disponer
apropiadamente las
asignaciones
presupuestarias.
- Ejecutar adecuada y - Documentos contables,
oportuna la asignación presupuestales y de
de los recursos para el Tesorería.
-Plan de acción
desarrollo de los - Lineamiento para el 2. Entes gubernamentales.
-Contratos. procesos mantenimiento, mejora y 3. Proveedores de bienes y
-Ordenes de servicios institucionales. conservación de los bienes servicios.
de compras. - Revisa y aprueba los e inmuebles.
desembolsos
necesarios para
cumplir con las
obligaciones
contractuales y de
adquisición de bienes
y servicios.

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DESARROLLO GENERAL DE LAS ACTIVIDADES

No. Secuencia de Actividades Responsable Registro

1. Registrar Partidas Facturadas por estudiantes.

1.1.Verifica que los estudiantes reportados corresponden al convenio y Ingrid Carmona
verifica la documentación soportante de cada uno según tipo de programa Cinthia Romero
y etapa del pago. Rafael Hidalgo
1.2.Verifica y registra carga académica y partidas solicitadas por estudiante, la Domingo Castro
cual incluye los pagos por créditos, admisión, inscripción, supervisión,
2
laboratorios, trabajo de grado, graduación, etc.
1.3.Imprime reporte y valida con facturación recibida por la institución.
1.4.Si detecta incongruencias en la solicitud de pago, se comunica con la
institución y solicita corrección o documentación faltante.
1.5.Emite reporte de becarios procesados y pasa por evaluación final.

3 2. Evaluación de Facturación de Convenio

2.1. Revisa y verifica expediente de facturación.
2.2.Genera reporte de historial de convenio.
2.3.Verifica fecha de vigencia de convenio de acuerdo con el reglamento de
becas y certificación de contrato. Ingrid Carmona
2.4.Si detecta incongruencia, lo comunica al departamento correspondiente y
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a la institución académica. Cinthia Romero

2.5.Documenta Hallazgo y acción correctiva. Rafael Hidalgo
2.6.Aprueba y genera gestión de pagos. Domingo Castro

4 3. Registro de Pagos a Instituciones Formadoras.

3.1.Recibe expediente con libramiento o cheque de pago. Responsable de las redes Contenido publicado en
3.2. sociales las redes sociales.
3.3.El Encargado de comunicaciones aprueba el contenido a publicar.
3.4.El Responsable de redes sociales publica el contenido en cada una de las Calendario de
redes sociales. publicación.
3.5.El Responsable de redes sociales monitorea las actividades generadas en
las redes sociales. Plan de medios
3.6.Elabora informe trimestral sobre las redes sociales e informe sobre el sociales.
resultado de las herramientas de monitoreo de las redes.
Plan gestión de crisis.
Nota: El Responsable de redes sociales debe cumplir con lo requisitos
establecidos en la Norma Nortic-E1, mantener los documentos actualizados y Informe trimestral sobre
guardar los registros como evidencia. las redes sociales.
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Informe de resultado
sobre herramientas de
monitoreo de las redes.

4. Mantener y actualizar el portal institucional:

4.1.El Responsable de página web mantiene actualizado el portal de la Responsable de página Solicitudes de
institución, en función de las solicitudes y/o comunicaciones recibidas de web actualización del portal
las áreas requirentes.
5
4.2.Elabora informe trimestral sobre el portal. Informe trimestral sobre
el portal.
Nota: El Departamento de Comunicaciones debe mantener el portal institucional
actualizado en cuanto a información se refiere.
5. Redacción de boletín:
5.1.Trimestralmente el Departamento de comunicaciones con
6. Protocolo y Eventos:
6.1.Coordinar las actividades institucionales.
6.2.Apoyar a las áreas de la institucion en las actividades y/o reuniones, Encargado(a) de Procedimiento protocolo
6
según requerimiento. Protocolo y eventos.
6.3.Mantener en custodia y cuidado las banderas, manteles, cristalería de
actividades, etc.
7. Verificar el desempeño del proceso:
7 7.1.Reportar los indicadores del proceso a la división de calidad de manera Encargado de Matriz de indicadores
trimestral. Comunicaciones completada.
8. Mejorar el proceso:
8.1.Si en el proceso han sido identificados hallazgos (no conformidad,
observaciones y/o oportunidades de mejora), se analizan y se establecen Encargado de Acciones
8 las acciones correctivas y preventivas. Comunicaciones correctivas/preventivas.
8.2.Si el indicador queda insatisfactorio se toman acciones correctivas.

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Notas Generales del proceso Posibles mejoras del proceso

Riesgos asociados al Proceso Categoría Tipo Probabilidad Impacto Contención – Tratamiento

Nota: Ver matriz general de riesgos asociados al proceso

Equipos de protección personal asociados al proceso

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SEGUIMIENTO – MEDICION – ANALISIS DEL PROCESO

Actividad INDICADOR FRECUENCIA VALOR REGISTRO ANALISIS

Cumplimiento de tiempo de
Actualizar y monitorear las
respuesta en las redes Informe trimestral sobre
redes sociales institucionales Trimestral 90% Método 01
sociales las redes sociales

METODO 01 – Causa Efecto – 5 Porque – Plan de Acción

METODO 02 – Histograma - Causa Efecto – 5 Porque – Plan de Acción
METODO DE ANALISIS
METODO 03 – Histograma –Pareto – Causa Efecto – 5 Porque – Plan de acción
METODO 04 – Acción Efecto – Plan de Acción

REFERENCIAS – DOCUMENTOS – EVIDENCIA

DOCUMENTOS REGISTROS
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ELABORADO REVISADO APROBADO

Encargado(a) de Compras y Contrataciones Encargado(a) de Calidad Director(a) Ejecutivo(a)

Historial de Cambio
Versión Fecha Resumen del cambio