Procedimiento de Comunicacion

AGUAS DEL HUILA S.A.E.S.
P CODIGO: GSSTAQ-PR-03
GESTION SSTAQ
VERSION:01
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION FECHA:10-04-23
1. OBJETIVO
Definir los diferentes mecanismos de comunicación, participación y consulta entre

los diferentes niveles y partes interesadas, internas y externas, para difundir las
acciones, resultados, e información pertinente del SIG.
2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajadores, contratistas y partes interesadas pertinentes.
3. DEFINICIONES.
Canal: Conducto físico por el que circula el mensaje

Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y
programas que informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan a la
participación de los espacios de trabajo de la organización.
Desempeño de SST: Resultados medibles de la gestión de una organización en
relación con sus riesgos de SST.
Documento: Información y su medio de soporte.
Lugar de trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades
relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización.
Emisor: Persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicación
Medio: Herramienta de comunicación a través de la cual se trasmitirá el mensaje
deseado al público objetivo.
Objetivo de SST: Propósito en SST en términos del desempeño de SST que una
organización se fija.
Política de SST: Intenciones y dirección generales de una organización,
relacionadas con su desempeño de SST, expresadas formalmente por la alta
dirección.
Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado
o afectado por el desempeño en SST de una organización.
Receptor: Persona que recibe el mensaje.
1. ACTIVIDADES.
A continuación, se describen los mecanismos de comunicación en SST

(información a comunicar, emisor, canal, frecuencia y receptor) de los diferentes
aspectos a socializar, incluyendo la comunicación interna entre los diferentes
niveles y funciones de la organización; la comunicación con contratistas, visitantes
y partes interesadas externas.
MENSAJE EMISOR CANAL FRECUENCIA RECEPTOR

Política del Coordinador Publicación Cuando se Trabajadores,
sistema del SIG Escrita generen visitantes,
integrado de Manual del SIG, cambios, cada clientes,
gestión. presentación en que se realicen proveedores,
inducciones y inducciones y contratistas
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reinducciones. reinducciones (partes

interesadas
internas y
externas)
Información de Coordinador Reunión de Anualmente Trabajadores
revisión del SIG divulgación,
gerencial informe escrito
Objetivos del Coordinador Manual del SIG, Cuando se Trabajadores,
SIG del SIG reuniones presenten clientes,
cambios, proveedores,
anualmente contratistas
Nombramiento Gerente Acta de Ingreso de un Trabajadores,
del nombramiento, nuevo clientes,
representante presentación en trabajador, proveedores,
de la dirección inducciones/reind contratista contratistas
ucciones,
organigrama.
Requisitos Coordinador Matriz de Cuando se Trabajadores,
legales y otros del SIG requisitos generen o partes
requisitos legales, modifiquen interesadas
procedimiento de aspectos o pertinentes.
acceso a requisitos
requisitos legales, sea
legales, pertinente
presentación en informar a
inducciones y alguna de las
reinducciones. partes
interesadas.
Organigrama Coordinador Guía de Inducción y Trabajadores,
del SIG funciones, reinducción, partes
responsabilidade siempre que interesadas.
s, competencia y ingrese un
autoridad del trabajador
SIG, manual del
SIG, inducción y
reinducción
Funciones, Gerente Guía de Anualmente, Trabajadores
responsabilida coordinador funciones, siempre que Contratistas.
des y del SIG responsabilidade ingrese un
autoridades. s y autoridades trabajador/contr
atista.
Peligros y sus Coordinador Matriz de Inducciones, Trabajadores,
riesgos del SIG identificación de reinducciones, contratistas,
relacionados al peligros, cuando surjan partes
SIG valoración de cambios. interesadas,
riesgos. pertinentes,
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autoridades.
Hojas de Coordinador Capacitaciones, Según Trabajadores,
seguridad de del SIG hojas de programación contratistas.
productos seguridad de
químicos productos
químicos
Plan de Coordinador Plan de Inducciones, Trabajadores,
emergencia del SIG emergencia y reinducciones, contratistas,
evacuación, al ingreso de las partes
planos de instalaciones de interesadas
evacuación la PTAP pertinentes,
visitantes
Accidentes de Coordinador Comunicación Cuando se Gerente,
trabajo y del SIG telefónica, presenten autoridades,
enfermedades formato de ARL
laborales investigación de
incidentes y
accidentes de
trabajo
Informe de Coordinador Informe de Anualmente Gerente y
auditorías del SIG auditoria interna demás partes
internas al SIG interesadas.
Resultado de Coordinador Procedimiento de Cada que se Gerente,
acciones del SIG acciones requieran. partes
correctivas y correctivas, interesadas
preventivas preventivas y de
mejora, planes de
acción.

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reinducciones. reinducciones (partes

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