MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA

Compromisos por Representante Intranet, Carteleras,

A todos los
la Dirección, de la Alta Cuando ingresen a la Folletos, Periódico,
servidores públicos
Política y Objetivos Dirección. Institución o cuando boletines.
del SIG Líderes de se modifique.
Proceso Inducción - Re inducción
SIG Capacitaciones
A los servidores En la implementación A través de comunicaciones
Líder del públicos y cuando haya de la intranet,
Documentos del SIG
proceso SIG involucrados según modificaciones en el comunicaciones internas y
el documento documento proceso de capacitación.
Partes interesadas
internas y externas
Funciones, Líder del A todos(as) los(as) Cuando se definan Inducción - Re inducción
Responsabilidad y proceso SIG funcionarios(as), nuevas Capacitaciones
autoridades frente al contratistas y responsabilidades o Divulgación del Manual
sistema de gestión
partes interesadas. autoridades o se de Funciones
modifiquen las
existentes
A quién involucre y
Información Cuando exista un A través de comunicaciones
Líder partes interesadas
pertinente sobre nuevo requisito y reuniones internas
requisito legales y del legal o de otra
Correos electrónicos
otros proceso índole, o se
SIG modifique uno
existente
A todos los
Servicios prestados y Líder del servidores públicos Comunicaciones intranet y
Permanentemente
sus requisitos proceso involucrados en el reuniones.
SIG

Respuestas a Líder del proceso Partes interesadas Cada vez que se requiera Oficios
comunicaciones tanto SIG responder un Correos electrónicos
internas como de comunicado a una parte
entidades externas o interesada. Se le dará
partes interesadas respuesta solo a
solicitudes por escrito,
por las partes
interesadas o personal
de la Universidad
Peligros Líder proceso validacion de informacion
identificados que SST Servidores públicos En la inducción y por proceso y
afecten la seguridad Líder del y personas que reinducción del dependencias, relacion
y la salud de la proceso trabajan en su personal, actividades con peligros y riesgos
población en Gestión nombre de capacitación. prioritarios, aspectos e
general, controles Ambiental impactos significativos
de los peligros. Permanentemente
Matriz de aspectos e cuando ingresa una Inducción - Re inducción
impactos persona nueva, Capacitaciones
Ambientales cambios en el riesgo
y sus controles
asociados
 ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA
Controles Líder proceso
operacionales SST Servidores públicos
en la inducción y
asociados a las Líder del y personas que validacion de informacion
reinducción del
actividades que se proceso Gestión trabajan en su por proceso y dependencias
personal
ejecuten en materia Ambiental nombre
del SIG
Líder proceso
SST en la inducción y
Programas de gestión Servidores públicos
reinducción del
en seguridad y salud y personas que
Líder del personal, campañas, intranet, correo electrónico.
en el trabajo y trabajan en su
proceso Gestión actividades de Capacitaciones
Gestión ambiental nombre
Ambiental capacitación

Servidores públicos publicar en medios

Reglamento de Líder proceso en la inducción y
y personas que institucionales (página web,
higiene y seguridad SST reinducción del
trabajan en su intranet corportativa,
industrial personal
nombre carteleras, etc)
Cambios generados en Líder del proceso Cada vez que se requiera
Funcionarios(as),
el SG-SSTA SIG
contratistas y
demás partes
interesadas
Resultados de Cada vez que se hace Correo electrónico, oficios,
exámenes Líder proceso Docentes y memorandos
el requerimiento por
periódicos/exámenes SST funcionarios de
parte del
post incapacidad/ planta
funcionario/jefe
recomendaciones
dependencia y/o
médicas
programación del área
de medicina preventiva
Resolución
Servidores públicos en medios institucionales
conformación comité Líder proceso Cada vez que se realice
y personas que (página web, intranet
de emergencia y SST un cambio o ajuste
trabajan en su corporativa, carteleras,
contingencia de la
nombre etc)
universidad
Conformación
Hacer convocatoria en
Brigada de
Líder proceso medios institucionales
emergencias de la de acuerdo a
SST Servidores públicos (página web, intranet
Universidad con necesidad
corportativa, carteleras,
representantes de
etc)
cada sede
Líder del Servidores públicos en medios institucionales
Resolución comité de
proceso de y personas que (página web, intranet
gestión ambiental y en el primer semestre
Gestión trabajan en su corportativa, carteleras,
sanitaria
Ambiental nombre etc)
Partes Cada vez que se Cada vez que se requiera Correo electrónico,
Seguimiento y
interesadas requiera informes.
resultado al
cumplimiento de los
indicadores del
sistema de gestión
Líder proceso Servidores públicos Cada vez que se realice
Plan de emergencias
SST y personas que un cambio o ajuste publicar en la intranet
básico por sedes para
/ARL trabajan en su
la universidad.
nombre
 Líder proceso A funcionarios(as), Antes de la realización Mediante oficios, correo masivo,
Programación de
SST contratistas, de cualquier simulacro citaciones
simulacros
/ARL brigada de
emergencias,
COPASST,
organismos de
socorro y partes

ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA
interesadas
Lecciones aprendidas Líder proceso Funcionarios, cada vez que suceda
de incidentes ó SST contratistas, un incidente ó Intranet
accidentes detrabajo visitantes, accidente
proveedores y
demás partes
interesadas.
Autorreporte de líder proceso Médico especialista De manera orden de servicio, correo
condiciones de salud medicina en SGSST de IPS permanente electrónico, memorandos
preventiva contratada / Al
funcionario(a) y
dependencia a la
cual pertenezca
Líder proceso
Servidores públicos
SST
y personas que en la actualización,
Líder del intranet, comité sigma de
Requisitos legales en trabajan en su cambio o nueva
proceso Gestión cada proceso, medios
SIG nombre legislación aplicable a
Ambiental institucionales
Partes interesadas la universidad
Gestión Jurídica
pertinentes
Líder proceso
Desempeño del SST
sistema SST y Líder del Alta dirección de la Revisión por la
Informe
Gestión ambiental proceso Gestión universidad dirección
Ambiental

Mecanismos de
Líder proceso
participación y Inducción y re
SST Todos los procesos Medios institucionales
consulta en temas inducción
SST
Líder de Proceso A los procesos Cada vez que se
Programas de
Evaluación involucrados, y establezca el Comunicaciones internas.
Auditorias
Independiente auditores internos programa
Líder de Proceso
Informe de las Todos los líderes de Después de cada
Evaluación Informe registros.
Auditorias proceso auditoria
Independiente
Mensualmente y
Líder de Proceso
Acciones correctivas Líderes de cuando se requiera
Evaluación Registros
y preventivas Proceso para la revisión por la
Independiente
Alta Dirección.
Resultados de la revisión Líderes de Proceso Cuando se realice Acta de Reunión
A todos(as)
por la Alta Dirección una revisión por la Oficios emitidos.
los(as)
alta Dirección y
funcionarios(as),
considere que es
contratistas y
relevante divulgarla.
partes
interesadas.
Profesional
Proceso
Gestión de las quejas Quejas
Direccionamiento Cuando aplique Informe
y reclamos Reclamos y
de SIG
Sugerencias
Cambios que puedan
Representante
tener impacto en el
de la Dirección Todos los procesos Cuando aplique Medios institucionales
sistema integrado de
Gestión

Los mecanismos de comunicación externa definidos por la Universidad son los establecidos por el
proceso estratégico Comunicación Pública: página web, programas radiales, Emisión de cuñas y
campañas, magazín Institucional, campañas institucionales, rendición de cuentas, reuniones con la
comunidad y demás partes interesadas, publicaciones, Folletos, cartillas, afiches, entre otros.
La Universidad pedagógica y Tecnológica de Colombia, identifica y divulga internamente sus
aspectos ambientales significativos, sin embargo ante solicitudes externas, analizará la pertinencia
de su divulgación dado que no contempla como tal una comunicación formal externa de los mismos.