3.2.3contenido Unidad 3. Comunicación

3.2.3.
Herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas son servicios informáticos que permiten a los

usuarios comunicarse y trabajar sin importar que estén o no en un mismo lugar físico.
Se puede compartir información y producir nuevos materiales como resultado de una
edición de archivos en equipo.
En un mundo globalizado, no solo las grandes empresas necesitan comunicarse con

otras sedes o departamentos ubicados en lugares distantes. Ahora, una pequeña o
mediana empresa puede tener proveedores o clientes en cualquier lugar del mundo. Y
en este contexto, trabajar con herramientas colaborativas puede marcar la
diferencia respecto a la competencia.
Las herramientas con este tipo de funcionalidades suponen una serie de ventajas para
las empresas:
Ahorro de costes porque permiten trabajar con equipos de todo el mundo sin
necesidad de viajar.
Impulsa el negocio, al facilitar gestionar globalmente la información con mayor
rapidez, cuando y donde sea.
Aumento de la productividad de los empleados, porque permiten compartir
el contenido del ordenador en tiempo real evitando gran parte del intercambio de
correos electrónicos.
Es evidente que con las exigencias continuas de incremento de la productividad

laboral, las herramientas colaborativas, se han convertido en esenciales en nuestro
trabajo y ya no podríamos imaginarnos cómo trabajar sin ellas.
Cuando una empresa adopta este tipo de dinámicas de trabajo desarrolla una serie de
procesos o procedimientos internos que regulan el funcionamiento de sus equipos de
trabajo, los objetivos de sus proyectos, etc. A estos procesos se les suele dar soporte
mediante herramientas en línea que facilitan la interacción entre los miembros de un
equipo, su participación y, además, sirvan para realizar el seguimiento de tareas y
facilitar el reporte de resultados.
La elección de una herramienta u otra dependerá de muchos factores: la cultura de la

organización, los procesos de negocio, los tipos de proyectos y tareas que se llevan a
cabo, etc. No obstante, para facilitar un poco la búsqueda, vamos a conocer algunas
herramientas que resultan interesantes y con las que podemos empezar a trabajar
de manera colaborativa:
Google My Business (Perfil de empresa)
Si navega asiduamente por

internet, habrá notado que, si
busca el nombre de una
empresa, muy a menudo
aparece un cuadro, a la derecha
de la zona de búsqueda, con
información relevante sobre
ella: dirección, horario,
teléfono, imágenes, opiniones,
etc. Toda esta información la
proporciona Google con Google
My Business, una opción gratuita de Google que permite crear un perfil de
empresa de nuestro negocio para que pueda aparecer en las búsquedas de
Google y Maps. Además podemos añadir publicaciones en nuestro Perfil de
Empresa, y promocionar ofertas especiales, eventos y novedades que
mantengan informados a los clientes. Igualmente podremos responder a las
reseñas de los clientes, enviar y recibir mensajes directos, o publicar
respuestas a preguntas frecuentes.
Además, podremos descubrir cómo encuentran los clientes nuestra empresa

o cómo contactan con ella de manera frecuente.
Para utilizar todos estos servicios, deberá darse de alta con su correo, pero
para poder modificar su perfil, Google necesita verificar que, en efecto,
usted forma parte de la empresa que desea configurar. Cuando lo verifique,
ya podrá modificar su información. Lo interesante es que, una vez su perfil
de Google My Business esté publicado, abrirá su negocio a las posibilidades
de Google y a las interacciones de sus clientes en este buscador.
SurveyMonkey
SurveyMonkey es una herramienta para crear y difundir

encuestas de manera muy sencilla. Ofrece muchas
opciones de personalización, estadísticas y datos para
analizar los resultados. Es muy útil para las empresas que
están pensando en lanzar un nuevo producto al mercado
pero dudan de su viabilidad, para realizar investigaciones
de mercado o conocer la experiencia del cliente o sus percepciones y
opiniones sobre los asuntos que más le interesen. También puede servir
para conocer lo que los empleados piensan realmente, lo que funciona o lo
que no.
Evernote
Si la organización está provocando que la gestión y

funcionamiento de una empresa se ralentice, Evernote
podría ser una solución para mejorarlo. Se puede utilizar
en su versión de escritorio o como aplicación móvil, ya
que es multiplataforma. Su objetivo es que se disponga
de un solo lugar donde organizar, añadir notas y
almacenar información (de todo tipo: imágenes,
documentos, textos…). Existe una versión de pago dirigida a empresas que
incluye funciones orientadas a la organización de equipos y al trabajo
colaborativo en un mismo documento.
Evernote permite añadir mucho más que texto a nuestras notas, incluyendo
fotos, archivos y listas de tareas pendientes. Así, permite crear un espacio
personal para todas sus ideas e información más importante, que podrá
recuperar de manera sencilla con potentes etiquetas de búsqueda y
palabras clave. Además posibilita sincronizar sus notas en todos sus
dispositivos para llevarlas siempre consigo, incluso aunque no esté
conectado.
Evernote funciona con aplicaciones como: Google Drive, Slack, Outlook, MS

Teams, Zapier y Gmail.
Mailchimp
Mailchimp es una herramienta muy

conocida que permite analizar los
resultados de campañas de marketing
por correo electrónico y organizar sus
contactos en distintas listas para
lanzar diferentes campañas con
distintos objetivos según a quién
vayan dirigidas. Sus herramientas de
diseño también son muy útiles y le permiten crear correos electrónicos muy
atractivos sin necesidad de tener conocimientos de diseño o programación.
También permite ver estadísticas de apertura del correo electrónico, así
como porcentaje de clicks en los diferentes enlaces que haya colocado, lo
cual puede ser bastante útil a la hora de decidir qué cambiar para futuras
acciones. La versión gratuita es bastante completa, y si no trabaja con un
número de contactos muy elevado, puede ser suficiente. No obstante,
existen opciones de pago que permiten aumentar el número de contactos.
Hootsuite
Las empresas que se dedican a gestionar las

redes sociales de un negocio se han dado
cuenta de que puede llevar mucho tiempo. La
herramienta de Hootsuite puede ayudar a
optimizar el tiempo dedicado a la gestión de
redes sociales. Puede trabajar con redes
sociales como Facebook, Twitter, Instagram,
etc., sin necesidad de entrar en cada una.
Con Hootsuite podremos planificar y programar nuestras publicaciones
antes de su publicación, interactuar con los clientes gestionando los
mensajes entrantes de los múltiples canales sociales que tengamos,
mantenernos informados sobre las tendencias del mercado y la
competencia, promocionar nuestro contenido orgánico y gestionar los
anuncios de pago, o medir nuestros resultados en todas las redes sociales
en las que estemos presentes. Puede saber más de sus planes y
características asociadas en el siguiente enlace.
Dropbox
Con más de 700 millones de usuarios Dropbox es un

clásico en lo que a almacenamiento de archivos en la
nube se refiere. Permite organizar y almacenar
documentos y tenerlos siempre disponibles desde
cualquier dispositivo. Es ideal para trabajar entre varios
miembros de un equipo en el mismo documento o para
compartir documentos instantáneamente entre
dispositivos. Tiene opciones de pago destinadas a empresas, en caso de
necesitar más espacio de almacenamiento, o más usuarios asociados a una
misma cuenta.
Google Workspace
Google Workspace es un servicio de Google que proporciona varios de sus

productos con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuenta
con varias aplicaciones web con
funciones similares a las suites
ofimáticas tradicionales,
incluyendo Gmail, Meet, Drive,
Docs, entre otros.
Google Workspace incluye

varios servicios para empresas
adicionales que no se incluyen
en las aplicaciones para
consumidores gratuitas de Google. Entre estos servicios se incluyen los
siguientes: correo de empresa personalizado (@tuempresa.com), el doble
de espacio de almacenamiento en la nube compartido entre Gmail y Drive,
asistencia por teléfono y por correo electrónico las 24 horas, tiempo de
funcionamiento garantizado del correo de empresa del 99,9 %,
interoperabilidad con Microsoft Outlook, opciones de seguridad adicionales
como verificación en dos pasos e inicio de sesión único (SSO) y controles
administrativos de las cuentas de usuario.
Slack
Slack es una de las

herramientas de colaboración
en línea más populares entre
las empresas y los equipos.
Tiene mensajería instantánea y
puede crear canales privados o
públicos para equipos y
proyectos. También puede
compartir archivos como
imágenes, documentos y videos, desde su ordenador o Google Drive, o
bien, conversar con sus compañeros de trabajo mediante llamadas de audio
o video y uso compartido de pantalla.
Estas son algunas de las ventajas de usar Slack:
Tiene versiones de escritorio, web y móvil.

Integración de aplicaciones: Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello
y muchas, muchas más.
Los mensajes se pueden buscar y se pueden destacar o anclar.
Puede personalizar las notificaciones según sus necesidades.
Mejora sus rutinas y comunicación automatizada con su generador de
Workflow.
Asegura su información y datos a través de la autenticación de dos
factores y el inicio de sesión único (SSO) basado en SAML
La versión gratuita es lo suficientemente potente como para comenzar.
Pero, si necesita medidas de seguridad, mayor almacenamiento, llamadas
grupales, soporte y otras características adicionales, deberá pasarse a sus
planes pagos.
Trello
Trello es una de
las mejores
herramientas
para la gestión
de proyectos y
colaboración en
línea.
Se basa en la idea de tarjetas de tareas en listas que se colocan en

tableros.
Puede invitar fácilmente a colegas a los foros a través de sus nombres de

usuario, correos electrónicos o compartiendo un enlace de invitación.
También hay opciones de visibilidad para las juntas: privadas, de equipo,
de organización y públicas. También es posible personalizar el fondo y
los colores de los tableros.
Las tarjetas pueden asignarse a un miembro del equipo, etiquetarse, tener

listas de verificación, fechas de vencimiento y archivos adjuntos. Además,
puede agregar potenciadores o complementos como Dropbox, Google
Drive, Slack y muchos más.
Los beneficios de usar Trello son:
Tiene selecciones de plantillas de tablero pre-elaboradas.

La interfaz es fácil de usar.
Tiene una aplicación móvil disponible para iOS y Android.
Cuenta con Butler, un workflow automatizado incorporado.
Utiliza autenticación de dos factores, incluso para su plan gratuito.
Si se registra de forma gratuita, obtendrá ilimitados tableros personales,

tarjetas y listas. Sin embargo, para mayor seguridad, más tableros de
equipo y potenciadores ilimitados, deberá inscribirse en los planes
premium.
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Las herramientas colaborativas son servicios informáticos que permiten a los

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Google Workspace es un servicio de Google que proporciona varios de sus

Google Workspace incluye

Slack es una de las

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Tiene versiones de escritorio, web y móvil.

Se basa en la idea de tarjetas de tareas en listas que se colocan en

Puede invitar fácilmente a colegas a los foros a través de sus nombres de

Las tarjetas pueden asignarse a un miembro del equipo, etiquetarse, tener

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Si se registra de forma gratuita, obtendrá ilimitados tableros personales,

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