Gestión del Talento Humano

Plan de mejoramiento

APRENDIZ
Brayan Santiago Bernal Olaya

INSTRUCTORA
Martha Liliana Chicuasuque

SOACHA-CIDE
 planeacion
valoracion
Dentro de las etapas de la produccion
En esta etapa final se gestión de documentos, la
determina constantemente el primera se refiere a un
valor de cada documento y su proceso administrativo, en un
ámbito técnico, legal y En esta etapa se
información tanto primaria
funcional en donde se revisa y realizan las siguientes
como secundaria, cuyo
se analiza las necesidades actividades, teniendo
objetivo es darle prioridad a
documentales de la empresa, en cuenta que su
los documentos más
para establecer las finalidad son
importantes y analizar si los
estrategias de gestión organizar la
documentos secundarios se
documental. documentación y
deben seguir conservando o
ahorrar recursos:
ya deben pasar a su
eliminación definitiva.

gestion y tramite
preservacion a largo plazo
El foco de esta etapa es
analizar y gestionar la

influencia de cada tipo de

Todas las etapas anteriores y la
documento dentro y fuera de
estrategia de gestión
la empresa, esto quiere decir
documental están englobadas
que en el desarrollo de esta
en esta etapa, ya que la 8 pasos del etapa se verifican los trámites
preservación a largo plazo
busca conservar los programa de gestion de los documentos, su
calidad, el nivel de
documentos, el patrimonio de
toda empresa y establece los documental(pgd) importancia y finalizamos
con la facilidad de acceso a
medios y formatos de cada uno.
los mismos.

disposicion transferencia organizacion

En esta etapa se
Esta etapa es quí se tienen en cuenta los profundiza en cada
indispensable para tiempos de conservación, los documento para
darle seguimiento a formatos, la migración, la establecer cuál será su
los ciclos de vida de conversión y la estructura de tiempo de almacenaje y el
los documentos y así cada documento, departamento al que
mismo establece implementando instrumentos pertenece, garantizando
parámetros para archivísticos como: Las tablas una correcta
tratar los documentos de valoración documental para organización
o depurarlos. finalmente transferir documental.
correctamente la información y
los documentos.
 INSTRUMENTOS
ARCIVISTICOS

TABLA DE RETENCION
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
DOCUMENTAL constituyen un instrumento
archivístico que permite la
clasificación documental de la entidad
permite ordenar los documentos de archivo dentro del
acorde a su estructura orgánico -
espacio físico que ocuparán para su conservación
funcional, e indica los criterios de
temporal o definitiva, agrupar los elementos que
retención y disposición final resultante
representan su contenido para relacionarlos de manera
de la valoración documental por cada
lógica con otros documentos de archivo mediante el
una de las agrupaciones .
lenguaje clasificatorio.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PROGRAMA DE GESTION es un instrumento archivístico que permite
agrupar la planeación, seguimiento e
DOCUMENTAL implementación de aspectos relevantes de
es el Conjunto de actividades los procesos de gestión documental y
administrativas y técnicas, administración de archivos
tendientes a la planificación, en cumplimiento de las normas
manejo y organización de la y directrices determinadas por
documentación producida y el Archivo General de la Nación
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
disposición final1, con el fin
de facilitar su uso y
conservación

FORMATO UNICO DE MODELO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL REQUISICION
Permite tener control básico de los
es un instrumento archivístico de
archivos de gestión. Facilita el
planeación, el cual identifica y
acceso de manera sencilla y
formula los requisitos funcionales
localización exacta de la
de la gestión de documentos del
información. Requisito fundamental
contexto administrativo
para realizar transferencias
electrónicos de archivo mediante
documentales. Permite identificar las
un sistema de gestión de
series, subseries, volumen,
documentos .
producción documental, frecuencia
de consulta y mucho más.

BANCO
TERMINOLOGICO(BANTER) TABLA DE CONTROL DE ACCESO
es el instrumento archivístico Conjunto de políticas, directrices, procedimientos,
elaborado por el Archivo General de la controles y medidas de seguimiento que implementa
Nación, el cual estandariza la la entidad con el fin de asegurar la protección y
denominación de series y subseries acceso a la información que se produce al interior.
documentales producidas en razón de
las funciones administrativas
transversales a la administración
pública.
 2. EXPEDIENTES
1. UN EMPLEADO,
A MEDIDA
UN LEGAJ
O
pasos que se deben
realizar
para la
organización de los
expedientes
laborales. Toda la documentación de un La documentación requerida
colaborador debe estar en una debe tener en cuenta la
sola carpeta, y no repartida actividad específica de la
por diferentes oficinas de la empresa, pero también la de
empresa. Por ejemplo, la cada empleado. Por ejemplo,
evaluación anual de los seguros contra accidentes
desempeño a cargo del de trabajo pueden resultar
superior directo del empleado imprescindibles para el
debe permanecer en el archivo personal de fábrica, pero no
de Recursos Humanos, y no para una asistente. Este punto
en su escritorio. es clave para el caso de

conflictos laborales.

Brayan Santiago Bernal Olaya

 3. DATOS DE CONTACTO 5. CONSTANCIA DE ALTA ANTE EL IMSS
4. CONTRATO Y PAGOS
ACTUALIZ DE CARGA
S
ADOS PATRONA
DE TRABA LES
JO

Durante el tiempo que dura La relación laboral con el

Cuando se trate de archivos
una relación laboral, un empleado debe quedar
digitales (los de nómina caen
trabajador puede cambiar establecida en un documento,
en esta categoría también),
varias veces de domicilio, y no en el que se establezcan las
arma las carpetas
tomarse el tiempo de notificar condiciones de su trabajo y
correspondientes y haz los
a la empresa. Pide al personal cuáles son las obligaciones por
respaldos necesarios para
de Recursos Humanos que parte de la empresa. Debe
protegerlas.
actualice estos datos una vez contar con dos firmas: la del
por año, y que cada empleado colaborador y la de un
firme la planilla que contenga representante legal de la
esa información (si lo compañía.
consideras necesario, pide un

comprobante de domicilio).
 6. ENTREGA DE ELEMENTOS 8. MANUALES DE PROCEDIMIENTO
7. PLANILLA
DE TRABA Y CÓDIGO
S DE ÉTICA
JO
HORARIA

La relación laboral con el Las reglas que se establezcan

Por ejemplo, automóvil, empleado debe quedar en la empresa para el ejercicio
celulares, laptops o tablets, establecida en un documento, de cada función y la
uniformes de trabajo, etc. Es en el que se establezcan las convivencia deben ser
importante especificar en qué condiciones de su trabajo y conocidas por todos los
estado se otorgaron y cómo se cuáles son las obligaciones por empleados. Cuando contrates
espera que sean devueltos. parte de la empresa. Debe a alguien, asegúrate de que lea
contar con dos firmas: la del estos documentos y los firme,
colaborador y la de un para que quede registrada su
representante legal de la conformidad.
compañía.

 9. LLAMADOS DE ATENCIÓN
10. DIGITALIZACIÓN
Y SANCIO
NES

Hoy es cada vez mayor la

Si un empleado cayó en cantidad de documentación
alguna falta y tuvo que ser que se genera en forma
apercibido, este hecho debe electrónica. Para hacer la
quedar registrado en un organización de archivos más
documento escrito y firmado eficiente, puedes aprovechar
por el colaborador. las ventajas de un Sistema de
Nómina Integral, que entre
otras funciones permite
generar un catálogo completo
de cada trabajador.
 programas de gestión
documental

Google Apps Microsoft

alfresco Documentum
for Work Office 365
es un servicio de

Se trata de una forma de

organizar los documentos e

aplicaciones web que

proporciona varias
es una plataforma de
gestión documental en
Las aplicaciones de
productividad más
imágenes digitales en una herramientas hospedadas línea que brinda
localización centralizada a en la infraestructura de acceso a todos los
recientes, como
la que los empleados Google. Este conjunto de documentos Microsoft Teams,
puedan acceder de forma soluciones están corporativos. Word, Excel,
fácil y sencilla., también se enfocadas a satisfacer las Automatizar y PowerPoint,
ocupa de la gestión de principales necesidades de gestionar documentos
las empresas en lo que a Outlook, OneDrive y
contenido web, records durante el ciclo de vida
management, trabajo gestión de contenidos se completo: desde la mucho más
colaborativo, flujos de refiere. captura y la creación
trabajo. hasta la aprobación y
el archivado.
 programas de gestión
documental

Factorial
Quipu

es un software de gestión

Quipu es un programa de
documental de pago
incluye la organización de
facturación y gestión
los documentos laborales
documental en la nube
de los empleados de la
para autónomos y PYMES
empresa (creando carpetas
que nos ofrece una serie de especializadas), y
funcionalidades orientadas asimismo almacena y
a simplificar la gestión organiza los documentos
administrativa y contable fiscales y tributarios de tu
de una empresa. negocio, así como las
facturas.
 Código:208-PLA-Ft-20

NORMOGRAMA PROCESO GESTION DOCUMENTAL Versión: 2 Pág. 1 de 1

Vigencia desde:25/10/2011

ORIGEN ARTÍCULO
NORMA TITULO
NACIONAL DISTRITAL INTERNO

Compilado por el Decreto 1080 de 2015.

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y
Este decreto regula íntegramente las
Decreto 2609 de 2012 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental X
materias contempladas en él. Por
para todas las Entidades del Estado.
consiguiente, de conformidad con el
ARTÍCULO 27. DEBE DARSE
APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014
Por medios de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
LEY 594 DE 2000 X ARTÍCULO 28. DEBE DARSE
dictan otras disposiciones
APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014, ARTÍCULOS 19 Y
22. CORTE CONSTITUCIONAL,
SENTENCIA C-274 DE 2000.

ARTÍCULO 27. DEBE DARSE

Normas para la conservación de la documentación. APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014
Acuerdo 037 de 2002 X ARTÍCULO 28. DEBE DARSE
APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014, ARTÍCULOS 19 Y
22. CORTE CONSTITUCIONAL,
SENTENCIA C-274 DE 2000.