Evaluación de Repaso Baja Documental

EVALUACIÓN DE REPASO -
TRANSFERENCIA PRIMARIA
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
En el siguiente lomo de bibliorato, identifique el nombre y código de la serie

documental*
FT 15.01.01.02 CORRESPONDENCIA
Relacione el orden de los pasos para realizar una transferencia primaria.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Expurgo 
Rotular los 
expedientes
Realizar el
inventario
documental de
la transferencia 
primaria
Armar los 
expedientes
Selección 
correcta de la
serie
documental
Armar y 
etiquetar las
cajas con los
expedientes
conforme a la
capacidad de
almacenamiento
Foliación de 
expedientes
Realizar del 
acta de
transferencia
primaria
Retirar los
documentos
que no cumplen 
el proceso
archivístico

Por qué en una caja podemos considerar almacenar varias series
documentales?
Tenemos que ocupar todo el espacio que nos permite almacenar una caja

Cómo interviene el técnico de archivo en los procedimientos de transferencia
primaria?
En el archivo central, verifica que los expedientes estén acorde a los procedimientos
de transferencia primaria.

Qué facultad posee el administrador del archivo central?*
El no recibir transferencias primarias que no cumplan los procedimientos establecidos

Qué es la transferencia primaria?*
Es el procedimiento que se realiza a la documentación que ha cumplido su tiempo de
conservación en el archivo de gestión y debe ser traslada al archivo central

La obligación de realizar el trámite para la adquisición de folders de cartulina y
cajas para realizar el procedimiento de transferencias primarias corresponde a?
Administrador del archivo central

Qué procedimiento se realiza con con los biblioratos que sobraron como
producto de los procedimientos para realizar la transferencia primaria?*
Si están en buenas condiciones, pueden ser reutilizados en los archivos de gestión

Haga click aquí para visualizar la TPCD con la que deberá completas los
espacios de A, B, C y D
*
A= 12 años B= 2035 C= 7 años D= 2030

La Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los
archivos públicos, en qué artículo faculta al equipo de valoración documental
para aprobar la baja documental?*
Artículo 42

Donde se ejecutan los procedimientos de baja documental?*
En el archivo central

Quién debe realizar el informe final de la ejecución del proceso de baja
documental?
El administrador del archivo central

Qué característica debe tener la Tabla de plazos de conservación documental
para que sea instrumento legítimo para ejecutar las bajas documentales?*
Aprobada por la máxima autoridad y validada por la Dirección de Archivo de la

Administración Pública

En base a qué documento se ejecuta los procedimiento de baja documental?
Tabla de plazos de conservación documental

Quién es el responsable de preparar la fichas técnicas de prevaloración

documental?*

El informe final de la ejecución del proceso de baja documental, qué detalles
importante contener?
Detalle de los procedimientos ejecutados

Quién es el encargado de verificar qué series documentales cumplieron su
tiempo de conservación en el archivo central?*

En qué consiste la baja documental?
Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan prescrito en

sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores
históricos.

Quién aprueba los procedimientos de baja documental?*
El equipo de valoración documental

Señale a los miembros del equipo de valoración documental*
La máxima autoridad o delegado
Responsable de la unidad productora o del archivo de gestión
Jefe de gestión documental y archivo

El técnico de archivo en qué actividades puede intervenir?*
Colaborar con la elaboración del informe final de baja documental

archivos públicos, en qué artículo autoriza el procedimiento de baja
documental?
Artículo 53

Qué personas adicional al equipo de valoración documental, deben intervenir
en la suscripción del acta de valoración donde se emite el dictamen de baja
documental? *
El técnico de archivo
El asesor jurídico
PREGUNTAS EXÁMEN
para que sea instrumento legítimo para ejecutar las bajas documentales?*



documental?
Artículo 53

Qué personas adicional al equipo de valoración documental, deben intervenir

en la suscripción del acta de valoración donde se emite el dictamen de baja
documental? *
El asesor jurídico
Quién debe realizar el informe final de la ejecución del proceso de baja

documental?

importante contener?

Qué es una COMPULSA?
Es la copia certificada de una copia certificada que reposa en los archivos de gestión o
archivo central
Qué documento se puede certificar?
Los documentos originales que reposen en el archivo de gestión o en archivo central
La foliación para las copias certificadas se la realiza:
POR FOJAS
Cuando el peticionario quiere acceder a un contenido específico de un

documento que contiene amplia información, y no se puede certificar todo el
documento que acción se realiza?
Se emite una copia certificada desmembrada
MÓDULO VII - SERVICIOS DOCUMENTALES

Evaluación Módulo VI y VII.
En qué consiste la baja documental?

Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan prescrito en
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores
históricos.
Quién aprueba los procedimientos de baja documental?

El equipo de valoración documental
Señale a los miembros del equipo de valoración documental

La máxima autoridad o delegado
Responsable de la unidad productora o del archivo de gestión
Jefe de gestión documental y archivo
Quién es el encargado de verificar qué series documentales cumplieron su

tiempo de conservación en el archivo central?

para que sea instrumento legítimo para ejecutar las bajas documentales?

documental?
Artículo 53

importantes contener?
Anexo fotográfico
El técnico de archivo en qué actividades puede intervenir?

Elaboración de fichas técnicas de prevaloración documental
Colaborar con la elaboración del informe final de baja documental
Qué es una COMPULSA

Es la copia certificada de una copia certificada que existe en el archivo de gestión o
archivo central
Qué documentos se pueden certificar?

Los documentos originales que reposen en el archivo de gestión o archivo central.
Las copias certificadas que reposen en el archivo de gestión o archivo central
La foliación para las copias certificadas se la realiza:

Por fojas
Cuando el peticionario quiere acceder a un contenido específico de un

documento que contiene amplia información, y no se puede certificar todo el
documento, qué acción se realiza?
Se emite una copia certificada desmembrada
Complete los datos que se debe considerar para la emisión de una copia
certificada de un documento que está custodiado en el archivo central, de
acuerdo al formato estipulado
COPIA CERTIFICADA No 01 de 01
En cumplimiento al artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador,

concordante con el artículo 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a
la Información Pública, se procede a dar atención al siguiente documento:
Número: Oficio o documento con el que se solicitó la información
Fecha: 05/04/2023
Remitente: Persona o entidad que solicitó la copia certificada
Máxima autoridad de unidad que pertenece el archivo central
Certifica que el presente documento consta de 03 (tres) fojas y es fiel copia del original
que reposa en el archivo central de la Secretaría General de la Fuerza Terrestre.
Quito, D.M 10/05/2023
Elaborado por: Administrador del archivo central
La Secretaría General de la Fuerza Terrestre no se responsabiliza por la autenticidad,

validez o licitud de la documentación presentada, y tampoco por el uso fraudulento que
se pueda hacer de los documentos certificados.
CASO SITUACIONAL SOBRE PROCEDIMIENTOS DE BAJA DOCUMENTAL

A continuación se expone un caso situacional donde se aplica los temas
aprendidos para el proceso de baja documental.
Sírvase descargar los siguientes archivos:
EXAMEN_FINAL_BAJA_DOCUMENTAL.pdf
EXAMEN_BAJA_DOCUMENTAL.xlsx
De contestación a los pedidos realizados en el situacional y coloque las

respuestas en las preguntas planteadas a continuación:
¿Cuánto es el total de hojas que tiene el inventario 2023-SGFT-ITP-001?
165 hojas
¿En qué año se debe realizar la valoración documental de la serie documental

FT10.01.02.02?
2073
¿Cuánto es el total de hojas que tiene la caja No 01?
952 hojas
¿Cuánto es el total de hojas que tiene la caja No 03?
510 hojas
De acuerdo al PEDIDO 2 del caso situacional, seleccione las series

documentales que estarían consideradas para el proceso de baja documental
Serie documental FT 10.01.01.01
Coloque los datos faltantes en la Ficha Técnica de Prevaloración, considerando

que el equipo de valoración determinó que la serie documental FT 10.01.01.01
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, no cumple ninguno de los criterios
de análisis para continuar el proceso archivístico, y se recomienda el micro
corte.
El número del Inventario de Expedientes para Transferencia Primarias con el
que se tramitó la serie documental FT 10.01.01.01 Correspondencia es 2023-
SGFT-ITP-001 .
El período que estuvo custodiado la serie documental en el archivo central

fue 2023 - 2029
Coloque las funciones de las personas que deben legalizar la FICHA TÉCNICA
DE PREVALORACIÓN y el ACTA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
ACTA DE
FICHA TÉCNICA DE
VALORACIÓN
PREVALORACIÓN
DOCUMENTAL
Máxima autoridad o
delegado
Responsable de la
unidad productora o
delegado
Jefe de Gestión
Documental y Archivo
Asesor Jurídico
Administrador del archivo

central

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En el siguiente lomo de bibliorato, identifique el nombre y código de la serie

A= 12 años B= 2035 C= 7 años D= 2030

Aprobada por la máxima autoridad y validada por la Dirección de Archivo de la

Quién es el responsable de preparar la fichas técnicas de prevaloración

Administrador del archivo central

Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan prescrito en

El equipo de valoración documental

Aprobada por la máxima autoridad y validada por la Dirección de Archivo de la

La Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los

Qué personas adicional al equipo de valoración documental, deben intervenir

Quién debe realizar el informe final de la ejecución del proceso de baja

El informe final de la ejecución del proceso de baja documental, qué detalles

Qué documento se puede certificar?

Los documentos originales que reposen en el archivo de gestión o en archivo central

La foliación para las copias certificadas se la realiza:

Cuando el peticionario quiere acceder a un contenido específico de un

Se emite una copia certificada desmembrada

MÓDULO VII - SERVICIOS DOCUMENTALES

En qué consiste la baja documental?

Quién aprueba los procedimientos de baja documental?

Señale a los miembros del equipo de valoración documental

Quién es el encargado de verificar qué series documentales cumplieron su

Qué característica debe tener la Tabla de plazos de conservación documental

La Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los

El informe final de la ejecución del proceso de baja documental, qué detalles

El técnico de archivo en qué actividades puede intervenir?

Qué es una COMPULSA

Qué documentos se pueden certificar?

La foliación para las copias certificadas se la realiza:

Cuando el peticionario quiere acceder a un contenido específico de un

En cumplimiento al artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador,

Número: Oficio o documento con el que se solicitó la información

Remitente: Persona o entidad que solicitó la copia certificada

Máxima autoridad de unidad que pertenece el archivo central

Elaborado por: Administrador del archivo central

La Secretaría General de la Fuerza Terrestre no se responsabiliza por la autenticidad,

CASO SITUACIONAL SOBRE PROCEDIMIENTOS DE BAJA DOCUMENTAL

Sírvase descargar los siguientes archivos:

De contestación a los pedidos realizados en el situacional y coloque las

¿En qué año se debe realizar la valoración documental de la serie documental

¿Cuánto es el total de hojas que tiene la caja No 03?

De acuerdo al PEDIDO 2 del caso situacional, seleccione las series

Coloque los datos faltantes en la Ficha Técnica de Prevaloración, considerando

El período que estuvo custodiado la serie documental en el archivo central

Administrador del archivo

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