[manual archivo de trámite]

Coordinación de Archivos

INDICE
INTRODUCCIÓN 3

MARCO JURÍDICO 4

OBJETIVOS 6

FUNCIONES 7

PORTADA 8

GUÍA DE LLENADO PARA PORTADA DE CARPETAS Y EXPEDIENTES 9

GUÍA PRÁCTICA PARA ARCHIVAR. 10

TRANSFERENCIA PRIMARIA 15

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 16

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 17

GUÍA PARA EL LLENADO DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 18

INVENTARIO DOCUMENTAL 19

GUÍA PARA EL LLENADO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 20

ETIQUETA PARA IDENTIFICACIÓN DE CAJAS 21

GUÍA DE LLENADO PARA ETIQUETA DE CAJAS 22

INFRACCIONES Y SANCIONES 23

GLOSARIO 24

PREGUNTAS FRECUENTES 27
INTRODUCCIÓN

El manual de archivo de trámite es un instrumento administrativo que orienta y

estandariza el trabajo que lleva a efecto en cada uno de los documentos que apoyan el
que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la
coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta
en el desarrollo cotidiano de actividades.

El archivo de trámite tiene entre sus funciones principales: administrar, controlar,

clasificar, depurar, conservar y transferir la documentación que se encuentre activa y
que es producida por cada Unidad Administrativa, así como, establecer los
mecanismos formales y prácticos que le permitan cumplir cabalmente con su misión.

Por tal razón, el presente documento funge como un instrumento de uso cotidiano y
necesario durante un año, para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa o cuyo trámite a terminado, pero sigue siendo consultado con
frecuencia; a fin de dar continuidad y calidad a las labores de la administración,
mejorando con ello, las actividades y el resguardo de la documentación.

El Archivo de Trámite es la unidad responsable de la administración de los archivos y

de captar la gestión documental, siendo de gran valor su existencia para el buen
funcionamiento de los archivos dentro de la Secretaría de Finanzas y Administración.

MARCO JURÍDICO

De acuerdo al Reglamento de la Ley de Archivos Generales del estado y los municipios

de Guanajuato para el Poder Ejecutivo en los siguientes artículos se encuentra el
fundamento de atribuciones y funciones del personal de Archivo de Trámite:
 Funciones del área de archivo de trámite

El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones:

I. Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso

cotidiano o de consulta
Artículo.-
12 frecuente y elaborar su portada;

II. Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro

General de Clasificación

Archivística y respetando la integración de los mismos;

III. Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los

expedientes, preferentemente

en archiveros;

IV. Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo

de Disposición Documental;

V. Realizar transferencias primarias al archivo de concentración, al

concluir el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite.
La transferencia primaria de expedientes deberá ser calendarizada previa
Artículo.- solicitud al personal del archivo de concentración.
13
Contenido de las portadas de los expedientes de archivo de trámite

Las portadas de los expedientes del archivo de trámite contendrán como

mínimo los siguientes datos:

I. Denominación del área administrativa que produce o integra el

expediente;
Artículo.-
14 II. Denominación y clave de clasificación archivística del fondo
documental;

III. Denominación y clave de clasificación archivística de la sección

documental;

IV. Denominación y clave de clasificación archivística de la serie

 documental;

V. Número de expediente;

VI. Signatura de instalación;

VII. Lugar y fecha del expediente; y

VIII. Asunto, mediante el resumen o breve descripción del contenido del

expediente.

En la ceja de la portada del expediente deberá señalarse la clave de

clasificación archivística a que se refieren las fracciones II, III y IV de este
artículo.

De acuerdo a los Criterios y Lineamientos en Materia Archivística para la

elaboración de los reglamentos derivados de la Ley de Archivos Generales del
Estado y Municipios de Guanajuato se establece lo siguiente:

Los archivos de trámite deberán organizar los documentos de uso

cotidiano, conservándolos de acuerdo a las vigencias establecidas en el
catálogo de disposición documental, para ser transferidos al archivo de
Artículo.- concentración.
10
Es responsabilidad del titular de cada área administrativa que en sus
archivos de trámite se reúna, conserve, organice, describa, valore y utilice
la documentación producida, recibida y conservada en el ejercicio de sus
funciones.
Es responsabilidad del titular de cada área administrativa, clasificar
Artículo.- archivísticamente los expedientes atendiendo al Cuadro General de
11 Clasificación, de acuerdo a lo establecido en el artículo 20 de los
presentes Criterios y Lineamientos.
Los expedientes además de contener los documentos respectivos,
llevarán una portada o guarda exterior, que deberá incluir al menos los
siguientes elementos:

I. Denominación del área administrativa productora;

II. Denominación y clave de clasificación archivística del fondo

documental;
Artículo .- III. Denominación y clave de clasificación archivística de la sección
12 documental;
 IV. Denominación y clave de clasificación archivística de la serie
documental;

V. Número de expediente;

VI. Signatura de instalación;

VII. Fecha de apertura y, en su caso, fecha de cierre del expediente;

VIII. Lugar donde se generó el expediente;

IX. Asunto (resumen o descripción del expediente);

X. Valores documentales;

XI. Vigencia documental;

XII. Número de fojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas
contenidas en los documentos del expediente); y

XIII. En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberán

señalarse las claves de clasificación archivística a que se refieren las
fracciones II, III y IV.
El titular de cada área administrativa procurará que la instalación de los
Artículo.- expedientes se realice en archiveros metálicos de dimensiones
13 apropiadas para su fácil manejo.
Las transferencias documentales deberán ser calendarizadas y
programadas, previo acuerdo con el encargado del archivo de
concentración. La transferencia primaria deberá ser acompañada con la
Artículo.- siguiente documentación:
14
I. Solicitud de transferencia por escrito;

II. Inventario por serie documental; y

III. Expedientes en carpetas membretadas y en cajas de archivo.

OBJETIVOS

 Mantener el control y seguimiento de la documentación generada por las áreas

que conforman la unidad administrativa, para su integración a los expedientes
correspondientes.
  Integrar la documentación que ingresa al Archivo de Trámite en un expediente
con la finalidad de que éste contenga todos los documentos que se hayan
generado o recibido en la gestión del asunto.
 Contar con inventarios generales y de transferencia primaria, que permita el
control, localización y consulta de los expedientes.
 Realizar de manera controlada la eliminación de la documentación de
comprobación administrativa y de apoyo informativo.
 Etiquetar Todos los expedientes de archivo con los datos de identificación del
mismo considerando el Cuadro de Clasificación Archivística.
 Etiquetar los expedientes clasificados como reservados o confidenciales
 Llevar un registro completo del total de expedientes que integran el Archivo de
Trámite.
 Llevar un control de los expedientes que serán transferidos al archivo de
concentración.
 Llevar un control de la disposición final de los documentos de apoyo
informativo y de control interno temporal al igual de otros no considerados
como documentos de archivo.
 Llevar un control del servicio de consulta de expedientes que integran el
archivo de trámite.
 Etiquetar os expedientes que sean consultados por la ciudadanía y que se deba
ampliar su periodo de conservación.

FUNCIONES

En cada Dirección General existirá por cada unidad administrativa un Archivo de

Trámite y un responsable de dicho archivo, con la finalidad de que él responsable de
dicho archivo pueda proporcionar la información de manera verás y oportuna para un
mejor ordenamiento y manejo del mismo.

Los responsables de los archivos de trámite adoptarán al menos las siguientes medidas
para asegurar la custodia, conservación, organización documental y la localización
expedita de los documentos y expedientes con valor documental primario:

I. Asegurar la elaboración de los siguientes instrumentos de consulta y control:

El Catálogo de Disposición Documental. (Anexo 1)1

En el Catálogo de Disposición Documental se apegará en todo momento a los

diversos ordenamientos que establezcan los plazos de conservación de
documentación aplicables para la Secretaría de Finanzas y Administración,
además se establecerán las vigencias de las series documentales, especificando
los plazos de conservación, así como su carácter de reserva y confidencialidad.
II. Asegurar la adecuada integración de los expedientes.

III. Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de
consulta frecuente, asegurando la elaboración de portada de acuerdo al anexo
denominado “Portada”2

IV. Asegurar la elaboración de los Inventarios Documentales 3 que a su vez son un

instrumento de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo
y que permiten su localización, transferencia o baja documental para archiveros.

V. Asegurar un Inventario Topográfico para garantizar la localización expedita de los

documentos y/o expedientes.

VI. Asegurar el cumplimiento de los plazos de conservación de la documentación

activa conforme al Catálogo de Disposición Documental1;

VII. Valorar y seleccionar la documentación semiactiva conforme al Catálogo de

Disposición Documental1.

VIII. Asegurar la realización de los Inventarios Documentales 3. (Revisar Proceso de

Transferencia Primaria y anexos)

IX. Solicitar al Archivo de Concentración la transferencia primaria, al concluir el plazo

de conservación establecido para el archivo de trámite.
 PORTADA

Unidad Fondo

Subfondo

Sección Subsección

Serie

Asunto

Subserie

Fecha de Apertura Fecha de Cierre

Domicilio

Plazo de conservación total

En Archivo de Trámite En Archivo de Concentración

Original Copia

Acceso Libre Acceso Restringido

Valor Primario Legal Valor Primario Fiscal Valor Primario Administrativo

 Número de Carpeta

Folios

Elaborado Por:

Responsable de la Información

GUÍA DE LLENADO PARA PORTADA DE CARPETAS Y EXPEDIENTES

Unidad: utilizar el Poder Ejecutivo

Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por un área administrativa

con cuyo nombre se identifica. Checar su Cuadro General de Clasificación Archivística.

Subfondo: nivel intermedio, checar su Cuadro General de Clasificación Archivística, por

lo general aparece la dirección de área. Ejemplo: Dirección General de
Ingresos/Dirección de Ejecución.

Sección: corresponde a cada una de las divisiones del fondo, basada en las funciones
de cada área administrativa de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Checar su Cuadro General de Clasificación Archivística. Ejemplo: del cuadro de la
Dirección General de Ingresos es Ingresos.

Subsección: nivel intermedio. Checar su Cuadro General de Clasificación Archivística.

De alguna manera se traduce al tema de la Dirección de Área. Ejemplo: de la Dirección
General de Ingresos el tema puede ser : Técnica, Ejecución, Recaudación, etc.

Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos

de manera continúa en el desarrollo de una misma actividad y que versan sobre una
materia o asunto específico de una función. Checar su Cuadro General de Clasificación
Archivística.

Asunto: Es el contenido de los documentos que conforman el expediente.

Subserie: nivel intermedio si es necesario. Checar su Cuadro General de Clasificación

Archivística.

Periodo de la Documentación: es la fecha de apertura y cierre de la documentación.

Domicilio: donde se generó el expediente

Plazo de conservación: el tiempo de conservación en el archivo de trámite y en el
archivo de concentración. (Años).

Estado de la documentación: en este apartado se especificará si la documentación es

un documento original ó es una copia y si es de acceso libre o de acceso restringido.

Valor de la información: se especificará, si la información es legal, fiscal ó

administrativa.

Número de carpeta: número de legajos que van a conformar una serie.

Folios: es el número de fojas que va a contener la carpeta

Elaborado por:: se detalla el nombre de la persona que realizo la información

Responsable de la Información: es la persona que autoriza la información que se

elaboró.

GUÍA PRÁCTICA PARA ARCHIVAR.

Para entender ampliamente el concepto de archivo es necesario conocer su origen, la

palabra archivo proviene del griego apxe (arche), que significa origen, fundación,
mandato poder autoridad, (archeion) lo que pertenece a una oficina, es decir, un
documento de archivo viene de un creador oficina o persona y tiene un propósito
específico.

Por tal motivo, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia,
debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera una dirección y también al
derecho de acceso a la información por parte de los particulares ya que conlleva a un
compromiso para los sujetos obligados de la información de organizar, clasificar y manejar
con eficiencia los archivos y documentos de las dependencias que generan para cumplir con
las solicitudes de acceso a la información.

Para que un archivo tenga un buen funcionamiento deberá contar con las siguientes
aplicaciones.

a. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en la

dirección.
b. Guardar de manera ordenada el material reunido.
c. Poder extraer los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Es importante mencionar la forma que vamos a utilizar para archivar, ya que esta, nos
va a definir hasta que punto somos capaces de ser ordenados, no nada más en
cuestiones laborales, si no también en nuestra vida personal por lo tanto un archivo va
a definir quiénes somos.
La presente guía nos proporciona dos bases para organizar correctamente los
documentos; la primera base consiste en que la información se guarda en un conjunto,
es decir, por temas específicos y al mismo tiempo en general y la segunda, si
requerimos mantener su orden original, es necesario crear un grupo para mantenerlo
de la misma forma.

Ejemplo: Los cuadros Generales de Clasificación Archivística, se archivan por Dirección

en una sola carpeta (específico) porque es un tema en concreto (es general para las
direcciones).

Orden Original que respetan los archivistas para llevar a cabo su labor consiste en:

Trabajo de ordenación:

Orden Mental: Paso 1 Agrupar

Paso 2 Ordenar

Orden Físico: Paso 3 Almacenar

Orden Cronológico: Informes, correspondencia, actas, etc.

Orden Original: No se organiza porque ya se organizó por su creador.

Siguiendo con la guía práctica para archivar es necesario contar con conceptos básicos
que servirán para ampliar un poco más el tema de archivos, a continuación vamos a
definir tres conceptos fundamentales para el desarrollo del mismo.

¿Qué es la Gerencia de Uso?

Es contar con una lista de cuando y quién usó el archivo.

¿Qué es un documento esencial?

Documento esencial es aquel el cual se debe estudiar el porqué se va a conservar y la

importancia que se le va a dar a su contenido, si esto no sucede, el documento se
desecha pero a futuro se puede llegar a necesitar y resultará que era un documento
esencial y no se conservó.

Valoración de documentos.

La valoración de documentos se divide en dos vidas:

Primera Vida: se la dará el creador, valor evidencia y valor de información.

Segunda Vida: se la dará el creador y el usuario de archivos, por el trato bueno que le
dará este último.
Gestión de Documentos.

La Gestión de Documentos se utiliza cuando el documento se encuentra en el archivo

de trámite y existen 3 razones fundamentales que hay que tomar en cuenta.

Razón 1. Reducir cantidad de documentos, su finalidad es decidir qué documentos son

importantes para guardar.

Razón 2. Tener información en lugar correcto y al momento oportuno.

Razón 3. Proteger la organización.

Pasos en el Procedimiento de Archivo

1. Inspeccionar todo documento o carta antes de archivarla, para asegurarse que

ya se tramitó.

2. Clasificar cuál será el nombre, asunto o título bajo el cual se va a archivar

siguiendo cualquiera de estos criterios:

 Bajo el nombre del membrete del documento.

 Bajo el nombre de la persona o área a quien está dirigida la
carta.
 Bajo el nombre de quien firma la carta.
 Bajo el nombre o asunto mencionado en el contenido de la carta
o documento.
 Bajo el nombre de la localidad.

3. Codificar o marcar: El nombre seleccionado con un lápiz de color o marca

texto, si el nombre bajo el cual debe ser archivado un papel no puede ser
subrayado porque no aparece escrito, éste se anota con lápiz de color en la
esquina superior derecha.

4. Distribuir: es el arreglo preliminar de los papeles de acuerdo con la primera

letra del nombre que ha sido subrayado o escrito durante el procedimiento de
"marcar". Esta separación o distribución hace posible abrir cada cajón sólo una
vez, y trabajar sistemáticamente de adelante hacia atrás.

5. Archivar: es colocar los papeles o documentos en sus respectivos expedientes.

Sistemas para Archivar

Alfabético: Consiste en hacer una carpeta por área, dependencia, unidad responsable,
persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja
es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación
especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo
lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se
encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas
adaptadas.

Numérico: Consiste en asignar números consecutivos a las áreas, unidades

responsables, dependencias que escriben, numerando consecutivamente las carpetas,
para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada
una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o
fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los
números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar
indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden
utilizarse para otros fines.

Geográfico: Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico y subdividirlas por

temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de
exportación o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las
actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente
sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos
y ciudades.

Asunto o Temas: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o

contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles
para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente
de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra
carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

Decimal: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un

número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno
con un número de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la segunda
varía del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos
terciarios que se representan por números de tres cifras, y así sucesivamente.

Alfanumérico: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada

letra del alfabeto se le asigna un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada
carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las
carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente
como referencia sobre la correspondencia.

Archivadores: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que

elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que
estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a
archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de
clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema
Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y
Almacenaje de Información Computarizado.

La finalidad de elegir algún método va a ser su consulta ya que esta será fácil y rápida.

Cada Unidad Responsable debe optar por el sistema de archivo que sea más
conveniente y que se adapte a sus necesidades, de acuerdo a las características de
documentación que se maneje.

Mantener un archivo actualizado y de rápido acceso facilita el trabajo, y lo agiliza. Para

estructurarlo se requiere tener claro: ¿qué se va a guardar?, ¿durante cuánto tiempo?,
¿quiénes podrán conocer su contenido?, y ¿quiénes serán responsables de su
contenido?.

Por lo tanto es de concluirse que la documentación será importante de acuerdo al

grado de trascendencia que tenga en nuestra área, unidad responsable o dependencia.

INCORRECTAMENTE CORRECTAMENTE
Organizar por correspondenciaOrganizarla formando asuntos y se agrupan todos
RECIBIDA y DESPACHADA en A-Zlos documentos que lo integran.
independientes
Organizar los documentos en elOrganizar los documentos de cada expediente
expediente o A-Z de forma aleatoria. (asunto) cronológicamente, de acuerdo con el
orden natural en que fueron generados, de la fecha
más antigua a la más reciente. (Nos permite
evidenciar el desarrollo de los trámites).
Archivar los documentos facilitativosLos documentos facilitativos se organizan en
o de apoyo en los archivos de gestión. carpetas independientes de fácil acceso y consulta
diaria, luego de finalizar su uso se deben eliminar.
Archivar copias y documentosConocer cual es la oficina a la que le corresponde
repetitivos en varias dependencias. iniciar y terminar el asunto, para determinar donde
quedarán los originales.
Ordenar los expedientes (asuntos)La ordenación de los expedientes (asuntos), debe
ó A-Z aleatoriamente en los muebleshacerse en forma alfabética en los muebles de
de archivo. archivo, comenzando desde la gaveta o estante
superior hasta la última en la parte inferior.
Archivar borradores de trabajo sinSólo archivar el original debidamente firmado.
firmas (No tiene validez).
Archivar tarjetas socialesSólo se archiva este tipo de documentos, cuando
(invitaciones), memorandoscontienen información relevante para un
informativos, circulares, periódicos,expediente. Ejemplo: de un proyecto, pero NO se
revistas, volantes, folletos entre otros. archiva el documento como tal (periódico,
 revista...) sino se sacará una fotocopia de la parte
importante y anexarlo al expediente.
Dejar sin paginar cuando son variosSe debe paginar cuando se trata de varios folios de
folios. un mismo documento. Ejemplo: Si son 3, sería el
primer folio 1 de 3, el segundo folio 2 de 3 y el
tercer y último folio 3 de 3, esto nos facilita la
ordenación y nos evita pérdida de documentos.

Por lo anteriormente expuesto, se sugiere el siguiente cuadro para que las Unidades
Responsables al momento de archivar lo tomen en consideración para un mejor
funcionamiento de la misma.

TRANSFERENCIA PRIMARIA

1. La UR solicitante envía de manera electrónica y por oficio una solicitud de

Transferencia Primaria a la Coordinación de Archivos de la Unidad de Enlace
para el Acceso a la Información (UE), integrando la siguiente documentación:

Inventario Documental de las series a transferir.

2. La Coordinación de Archivos de la UE recibe la documentación para su

verificación y validación.

3. Una vez revisada la información se le comunica a la UR ya sean las

observaciones o la Autorización para la transferencia en la que se le indica la
fecha de entrega de documentación.

4. La UR solicitante a través del encargado del Archivo de Trámite entregará al

encargado del Archivo de Concentración sus expedientes en carpetas con la
portada y en cajas de archivo con sus respectivas etiquetas, así como con el
inventario documental.

5. El encargado de Archivo Concentración de la UR y de la Coordinación de

Archivos cotejan los Inventarios con los Archivos de las Cajas y emite un acuse
de recibido.

6. Los encargados de Archivo de Trámite y de Concentración de la UR y de la

Coordinación de Archivos actualizarán la base de datos de ambos archivos.
En la siguiente página se muestra el flujograma del proceso de transferencia primaria.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Archivo General del Poder Ejecutivo

Comité Técnico Consultivo

Dictaminación Documental

Anexo 1

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Nombre de la Dependencia Generadora o Fondo Documental:

Nombre de la Sección Documental:
Nombre y Número de la Serie Documental:

Materia del Documento: (Administrativo. Fiscal, Contable, Judicial, Ambiental,

Laboral, Educación, Deporte, Cultural, otros).
Descripción del Asunto:

Tipo de Soporte Documental:

Papel __________ Electrónico_____________ Otros ___________

Valor Primario:

Legal___________ Fiscal____________ Administrativo__________

Vigencia Documental (tiempo de conservación en cada uno de los archivos):
Archivo de Trámite:

Archivo de Concentración:

Archivo Histórico:
Contiene Información:
Pública__________ Reservada___________ Confidencial____________

Dictamen Nº

Lugar y Fecha

Nombre y Firma del Director o Director General de la Dependencia o Entidad.

GUÍA PARA EL LLENADO DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Dependencia Generadora o Fondo Documental.- Denominación completa de

la Dependencia que solicita la valoración Documental.

Nombre de la Sección Documental.- Son las divisiones del fondo que se basan
en las funciones, facultadas o atribuciones de cada Área Administrativa, de
conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Nombre de la Serie Documental.- Son las divisiones de una Sección que señala
el conjunto de Documentos que se producen en cada una de aquellas, los
cuales derivan de una misma actividad y versan sobre una materia o asunto
Específico.

Número de la Serie Documental.- Es el número que le corresponda a la Serie

Documental, según el orden establecido en el Cuadro General de Clasificación
Archivística.

Materia del Documento.- Definir si la Documentación es Materia

Administrativa Fiscal, Contable, Judicial, Ambiental, Laboral, Educación,
Deporte, Cultura, Otros.

Descripción del Asunto.- Describir brevemente la generalidad del asunto que

trata la serie documental.

Tipo de Soporte Documental.- Señalar con una “x” el tipo de soporte de los
documentos: Papel, Electrónico u Otros. En caso de que se trate de otros tipos,
hacer la aclaración en el renglón siguiente.

Valor Primario.- Señalar con una “x” cuál o cuáles de los valores primarios
Administrativo, Legal o Fiscal poseen los documentos que integran los
expedientes en su fase activa, es decir, cuando dichos expedientes son
indispensables para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.

Vigencia Documental.- Cuanto tiempo se conservan los documento en cada

una de las Áreas de Archivo: de Trámite, de Concentración e Histórico.
 Acceso a la Información.- Que tipo de información contiene el documento:
Pública, Reservada o Confidencial.

No. de Dictamen.- Dato llenado por el Comité Técnico Consultivo.

Lugar.- Anotar el lugar en que se Elaboró el Catálogo de Disposición

Documental.

Fecha.- Anotar la Fecha Completa en que se Elaboró el Catálogo de Disposición

Documental.

Nombre y Firma del Responsable.- Anotar ambos datos considerando que

quien firme sea de nivel Director de Área en adelante, de la dependencia o
entidad.

INVENTARIO DOCUMENTAL

Dependencia: Hoja de
Unidad responsable: Lugar de elaboración:
Sección (Atribución): Fecha de elaboración:

Nº. Serie Periodo Descripción Soporte Volumen Ubicación Plazo de Valores Edo. de conservación
física conservación
(actividad) (No. Exps.) en A. T.

Inicial Final P E O Ad. Leg. Fis B R M

.
 Total: cajas

_____________________________________________________

(Nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa).

GUÍA PARA EL LLENADO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Dependencia.- Denominación completa de la dependencia que solicita la valoración

documental.

Unidad responsable.- Denominación completa de la unidad administrativa que genera

y posee los documentos que se desean valorar.

Sección documental (Atribución).- Descripción de la atribución a la que corresponde la

generación y posesión de la serie documental a valorar.

Lugar de elaboración.- Anotar el lugar en que se elaboró el Inventario.

Fecha de elaboración.- Anotar la fecha completa en que se elaboró el Inventario.

No.- Anotar el número consecutivo de serie documental a valorar.

Serie (Actividad).- Denominación de la serie documental (conjunto de expedientes

producidos o recibidos de manera continua por una oficina en el desarrollo de una
misma actividad y que versan sobre un asunto específico).

Periodo.- Anotar en el espacio de Inicial el año del expediente más antiguo que se
desea valorar y en el espacio de Final el año del expediente más actual.

Descripción.- Describir brevemente la generalidad del asunto que trata la serie

documental (o expedientes en su conjunto).

Soporte.- Señalar con una “x” el tipo de soporte de los documentos. P = papel, E =
electrónico, O = otro.

Volumen.- Anotar el número total de expedientes que integran la serie a valorar.

Ubicación física.- Anotar el domicilio completo en el que se resguardan físicamente los

documentos en cuestión.

Plazo de conservación en A.T.- Número de años en que los documentos deben de

conservarse en el archivo de trámite por el importante valor y la utilidad que tienen
para la gestión.
 Valores.- Señalar con una “x” cuál o cuáles de los valores primarios poseen los
documentos que integran los expedientes en su fase activa, es decir, cuando dichos
expedientes son indispensables para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas. Ad = Administrativo; Leg = Legal; Fis = Fiscal.

Estado de Conservación.- Señalar con una “x” si el estado general de conservación de

los documentos es bueno (B), regular (R) o malo (M).

ETIQUETA PARA IDENTIFICACIÓN DE CAJAS

NUMERO DE CAJA
FONDO:

SUBFONDO:

SECCIÓN:

SUBSECCIÓN:

SERIES DOCUMENTALES DESCRIPCIÓN

PERIODO DE LA DOCUMENTACIÓN

VOLUMEN

UBICACIÓN FÍSICA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
NOMBRE:
CARGO:

DOMICILIO LABORAL DEL RESPONSABLE

CALLE: NÚMERO:
COLONIA: CÓDIGO POSTAL:

CORREO ELECTRÓNICO: TELÉFONO:

GUÍA DE LLENADO PARA ETIQUETA DE CAJAS

Número de Caja: Número Consecutivo a que Corresponda la Caja.

Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por uno Unidad

Responsable con cuyo nombre se identifica. Checar su Cuadro General de Clasificación
Archivística.

Subfondo: Nivel intermedio si es necesario. Checar su Cuadro General de Clasificación

Archivística.

Sección: Corresponde a cada una de las divisiones del fondo, basada en las funciones
de cada Unidad Responsable de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Checar su Cuadro General de Clasificación Archivística.

Subsección: Nivel intermedio si es necesario. Checar su Cuadro General de

Clasificación Archivística.

Series Documentales: Conjunto de Unidades Emanado de un mismo Órgano o Sujeto

producto como resultado del ejercicio de sus funciones.
Descripción: Explicar en forma detallada y ordenada el contenido de la carpeta o
expediente, según caso.

Periodo de la Documentación: Es la fecha de apertura y cierre de la documentación.

Volumen: Número de Carpetas, Legajos o Expedientes.

Ubicación Física: Lugar donde se encuentra ubicado la carpeta, Legajo o Expediente.

Responsable del Archivo.

Nombre: Identificación.

Cargo: Puesto.

INFRACCIONES Y SANCIONES

De acuerdo a la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato

se establecen las infracciones y sanciones correspondientes a ésta materia.

Artículo 32. Son infracciones a la presente Ley por parte de los servidores públicos, las
siguientes:

I. Enajenar los documentos de archivo que obren en los archivos generales de los
sujetos obligados;

II. Sustraer sin autorización de quien pueda concederla, los documentos que obren en
los archivos generales de los sujetos obligados;

III. Extraviar o deteriorar por negligencia los documentos del patrimonio documental;

IV. Deteriorar dolosamente los documentos del patrimonio documental;

V. Alterar, adaptar o modificar la información de los documentos para su beneficio o

en perjuicio de un tercero; y

VI. Retener algún documento una vez separado de su empleo, cargo o comisión y,
siendo requeridos, no lo regresen.
Artículo 33. A los servidores públicos que incurran en las infracciones a que se refiere
el artículo anterior, se les impondrán las siguientes sanciones:

I. Amonestación, para el caso de la fracción II;

II. Multa para los casos de las fracciones III y VI; y

III. Destitución para los casos de las fracciones I, IV y V.

Artículo 34. Las sanciones previstas en el artículo anterior se aplicarán con base en el
procedimiento y parámetros de las sanciones establecidos en la Ley de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de
Guanajuato y sus Municipios, sin perjuicio de la responsabilidad penal o civil en que
pudieran incurrir.

Artículo 35. Incurrirán en infracción a la presente Ley los particulares que por cualquier
motivo alteren, adapten o modifiquen los documentos de archivo, por lo que se harán
acreedores a una multa que va desde los cinco hasta los trescientos días de salario
mínimo general vigente en el Estado al momento de cometerse la falta, sin perjuicio de
la responsabilidad penal o civil en que pudieran incurrir.

Artículo 36. La multa a que se refiere el artículo anterior, será impuesta por los sujetos
obligados, de acuerdo a su normatividad, ante los cuales se haya realizado la conducta.

En la imposición de la multa se considerará:

I. La gravedad de la falta; y

II. Las circunstancias de la ejecución de la falta.

Artículo 37. Previamente a la imposición de la sanción, el sujeto obligado citará por

escrito al infractor para que, dentro del término de tres días hábiles siguientes a la
citación, manifieste lo que a su derecho convenga. Si ofreciere pruebas se le admitirán
y se desahogarán dentro de los tres días hábiles siguientes, transcurridos los cuales, se
dictará resolución. En caso de que el infractor subsane las irregularidades en que
hubiere incurrido, previo a que el sujeto obligado imponga la sanción, éste deberá
considerar tal situación como atenuante de la infracción cometida.

Artículo 38. Las multas impuestas a los particulares constituyen créditos fiscales y su
monto se hará efectivo a través del procedimiento administrativo de ejecución que
lleve a cabo la autoridad correspondiente.

GLOSARIO
 El presente Glosario establece los criterios generales para preservación, organización
documental y localización de los documentos y/o expedientes que generan la
Secretaría de Finanzas y Administración.

Para los efectos del presente Glosario, se contará con conceptos generales en materia
de archivo para su mejor comprensión, se entenderá por:

I. Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a

planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización documental,
conservación, preservación, localización y destino final de los documentos de
archivo.
II. Acervo documental: conjunto de fondos documentales que han sido
producidos por los sujetos obligados, reunidos en un determinado lugar con
fines de conservación, ordenación, consulta y utilización;
III. Archivo. Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o
institución producen o reciben en cualquier soporte en el ejercicio de sus
funciones o actividades.
IV. Lugar donde reúnen, custodian, conservan, organizan, ordenan, clasifican,
describen, difunden y consultan los conjuntos (grupos) documentales orgánicos
para la gestión administrativa, la investigación y la cultura.
V. Archivo de Concentración. Unidad responsable de resguardar y administrar los
expedientes semiactivos, los cuales permanecen en él hasta su disposición
final.
VI. Archivo de Trámite. Unidad responsable de la administración de documentos
y/o expedientes activos para el ejercicio de las funciones de la Secretaría de
Finanzas y Administración.
VII. Archivo Histórico. Unidad responsable de organizar, conservar, preservar y
divulgar el acervo documental que conforma la memoria histórica de una
persona, institución, estado o país.
VIII. Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de
que trata un documento o expediente de archivo y que se genera en
consecuencia de una acción o atribución.
IX. Baja documental. Eliminación de aquella documentación que conforme a las
normas aplicables haya prescrito en sus valores primarios (administrativos,
legales, fiscales o contables) y que no contenga valores secundarios o
históricos.
X. El Archivo de Concentración oficializa este proceso con la elaboración de un
acta.
XI. Catálogo de Disposición Documental. Registro general y sistemático que
establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.
XII. Ciclo vital de los documentos. Transición de los documentos y/o expedientes
que son generados en el Archivo de Trámite, para después pasar al Archivo de
Concentración y concluye el ciclo en el Archivo Histórico o en la baja definitiva.
La transición se establece de acuerdo a las vigencias del Catálogo de
Disposición Documental.
 XIII. Clasificación archivística. Proceso de identificación y Agrupación de
expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la Secretaría
de Finanzas y Administración.
XIV. Conservación de archivos. Es el resguardo de la documentación en los Archivos
de Trámite, de Concentración e Histórico, y se integra por la combinación de la
vigencia documental, el término precautorio y el periodo de clasificación de la
información (reservada o confidencial).
XV. Cuadro General de Clasificación Archivística. Instrumento archivístico que
refleja la estructura de un archivo considerando los siguientes niveles de
organización: fondo, sección y serie, con base a las atribuciones y funciones de
la Secretaría de Finanzas y Administración.
XVI. Destino final. Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos
expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos
de baja y/o transferirlos al Archivo Histórico.
XVII. Depuración: Revisión sistemática de los documentos semiactivos, a fin de que
el sujeto obligado determine su destino.
XVIII. Descripción documental: Función de hacer posible el conocimiento y
localización de los documentos, una vez identificados y enumerados sus
caracteres internos y externos para la elaboración de guías, índices, inventarios
y catálogos;
XIX. Documentación activa. Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones
de los responsables y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de
Trámite de acuerdo al plazo establecido en el Catálogo de Disposición
Documental.
XX. Documentación histórica. Aquella que contiene valores secundarios es decir
que son evidencia y testimonio de las acciones y gestión de la Secretaría de
Finanzas y Administración.
XXI. Documentación semiactiva. Aquella de uso esporádico que debe conservarse
por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de
Concentración de acuerdo al plazo establecido en el Catálogo de Disposición
Documental.
XXII. Documento. Es toda información registrada, independientemente de su forma
y característica de materiales; elaborada, recibida o conservada por una
persona, institución u organización en el desempeño de sus actividades
XXIII. Documento de archivo. Aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de
las facultades y actividades de la Secretaria de Finanzas y Administración.
XXIV. Documento electrónico. Información que puede constituir un documento de
archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta
específica para leerse o recuperarse.
XXV. Expediente: Unidad constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite de los
sujetos obligados.
XXVI. Ficha de gestión. Formato con el que se lleva a cabo el control de gestión
documental.
XXVII. Fondo documental: Grupo documental integrado por secciones y series
conformadas por conjuntos de documentos o expedientes en cualquier
 soporte, producidos y recibidos orgánicamente y que posee el archivo de una
institución o persona.
XXVIII. Guía Simple de Archivo. Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos que indica sus características fundamentales
conforme al Cuadro General de Clasificación
XXIX. Archivística y sus datos generales.
XXX. Información. Conocimientos que se documentan en cualquier soporte.
XXXI. Inventario de Baja Documental. Instrumento de consulta y control que
describe los expedientes que su destino final es la baja documental.
XXXII. Inventario General de Expedientes. Instrumento de consulta y control que
describen los expedientes que conforman las series documentales.
XXXIII. Inventario Topográfico. Instrumento de consulta y control que describe la
ubicación física de la información que se encuentra en cualquier soporte en el
Archivo de Trámite, Concentración e Histórico.
XXXIV. Inventario de Transferencia. Instrumento de consulta y control que describe
los documentos y/o expedientes que cumplieron sus plazos de conservación.
XXXV. Número de expediente. Codificación que se le otorga a un asunto y que forma
un expediente.
XXXVI. Organización Documental. Proceso por el cual los documentos y/o expedientes
son: identificados, clasificados, organizados, ordenados y descritos.
XXXVII. Plazo de conservación. Periodo de guarda de los documentos y/o expedientes
en los archivos de trámite y concentración; periodo de clasificación de la
información (reservada o confidencial).
XXXVIII. Preservar. Procedimientos y medidas utilizadas para proteger anticipadamente
a los documentos y/o expedientes de agentes nocivos.
XXXIX. Reglamento. Reglamento Interior de la Secretaría Finanzas y Administración.
XL. Responsables de archivo. Persona(s) con conocimientos y experiencia en
archivística.
XLI. Sección documental: Subgrupos documentales en el que se divide un fondo.
XLII. Integrado por series conformadas por un conjunto orgánico de documentos o
expedientes en cualquier soporte, producidos y recibidos orgánicamente y que
posee el archivo de una institución o persona, integrado por series documental.
XLIII. Serie documental. Conjunto de documentos o expedientes que refieren
asuntos o materias homogéneos producidos en el desarrollo de una misma
atribución general por las Unidades Administrativas.
XLIV. Signatura Topográfica. Señal conformada por números y/o letras que sirve
para identificar físicamente la información que se encuentra en cualquier
soporte, y que se ubica en un Archivo de Trámite, Concentración e Histórico.
XLV. Sistema de archivos. Integración operativa de todas las unidades de archivo
dentro de un marco general coherente y homogéneo.
XLVI. Tecnologías de la información. Estudio, desarrollo, implementación,
almacenamiento y distribución de la información mediante la utilización de
hardware y software como recursos de los sistemas informáticos.
XLVII. Transferencia. Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración
(transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera
 permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia
secundaria).
XLVIII. Transferencia primaria. Traslado controlado y sistemático de expedientes
concluidos o cerrados de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al
Archivo de Concentración.
XLIX. Transferencia secundaria. Traslado controlado y sistemático de expedientes
que deben conservarse de manera permanente en el Archivo Histórico, en
observancia al Catálogo de Disposición Documental.
L. Unidades Administrativas. Aquellas unidades en las que se dividen
orgánicamente las atribuciones, obligaciones y funciones de la Secretaría de
Finanzas y Administración, Entidades responsables de la producción, recepción
y uso de documentos y/o expedientes.
LI. Valor documental primario. Condición de los documentos que les confiere
características administrativas, legales, fiscales o contables en los Archivos de
Trámite o Concentración.
LII. Valor documental secundario. Condición de los documentos que les confiere
características evidenciales, testimoniales e informativas en los Archivos
Históricos.
LIII. Valoración documental. Actividad que consiste en el análisis e identificación de
los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de
transferencia.
LIV. Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables; dicho periodo
es la suma de los plazos de conservación en Archivo de Trámite y
Concentración establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

PREGUNTAS FRECUENTES

Para archivar

¿Se debe de archivar toda la documentación que se recibe o se genera?

NO, hay que depurar los archivos conservando los documentos vitales, importantes,
útiles y desechando los no útiles y los documentos de trabajo.

¿Todas las carpetas deben de llevar el mismo formato de portada?

Si

¿Qué es la foliación en un expediente?

La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. En tanto permite

ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para
diligenciar diferentes instrumentos de control y de consulta. La foliación es requisito
ineludible para las transferencias tanto primarias como secundarias.

¿Cuál es la finalidad principal de foliar un expediente?

Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de

conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última
como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la
unidad documental o unidad archivística.

¿Qué elementos materiales puedo utilizar para archivar?

Guías, pestañas, caratulas, separadores, folders, protectores, carpetas, etc.

¿De que depende la duración de una caja?

Depende de variables del medio ambiente, tales como la humedad, temperatura y

variables humanas tales como el uso correcto y adecuado apilaje.

Procesos de Transferencias y Bajas Documentales

¿Quién autoriza la baja documental o transferencia secundaria?

La autoriza el Comité Técnico Consultivo del Archivo General del Estado.

¿Quién autoriza la transferencia primaria?

La Coordinación de Archivos de la Unidad de Enlace para el Acceso a la Información

Pública de la Secretaría de Finanzas y Administración.

¿Qué es un documento histórico?

Son documentos que cuentan con valor secundario de evidencia y testimonio y que
por su valor informativo, histórico, cultural y/o científico deben conservarse a
perpetuidad

¿Cada que tiempo se debe solicitar una Baja Documental a la Coordinación de

Archivos?
Cada vez que la documentación cumpla con su plazo de conservación determinado por
las leyes.

¿Cuándo hay que llenar los Anexos de Catálogo de Disposición Documental y de

Inventario Documental?

Cada vez que se vaya a efectuar una Transferencia (sea primaria o secundaria) o una
Baja Documental.

¿Qué se debe de poner en el concepto de descripción en el anexo de Inventario

documental?

Se menciona el tipo documental de la serie a la que hace referencia

¿Qué datos necesito obtener de la bodega para llenar los anexos correspondientes a
la baja documental?

Determinar las series, el periodo (del mas antiguo al mas reciente tomando en cuenta
el plazo de conservación de la documentación), volumen y contar con el Cuadro de
Clasificación Archivística con Información Complementaria.

¿Tengo que ir a la bodega para ordenar los documentos para su baja documental?

No.

¿Cómo identifico las cajas para las transferencias primarias, secundarias y bajas
documentales?

Por medio del formato de etiqueta de caja.

¿Para que una UR de de baja documentación por segunda vez, se requiere realizar
el mismo procedimiento que la vez anterior?

Si.

¿Qué es una muestra documental?

Es un documento que se extrae de cada tipo documental de una serie.

Cuadro General de Clasificación Archivística

¿Qué es el Cuadro General de Clasificación Archivística o CGCA?

Instrumento técnico que describe la estructura de un archivo atendiendo a la

organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado
¿Qué es una serie documental?

Serie de documentos que se producen en cada sección las cuales se derivan de una
misma actividad y su finalidad es un asunto específicos.

¿Qué tipos documentales corresponden a la serie correspondencia?

Oficios, Minutas, Invitaciones, Circulares, Avisos, cualquier documento que se reciba

en la Unidad Responsable que no genere una función o sea el termino de la misma.

¿Qué tiempo debe de permanecer un documento en Archivo de Trámite y en Archivo

de Concentración?

En archivo de trámite se utiliza como regla general un año pero si el documento

pertenece a una función que no se ha concluido o que se consulta frecuentemente,
hasta que se concluya. En archivo de concentración, el plazo que establezcan las leyes
respecto a su conservación.