Manual Interno de Procedimientos Archiv Sticos para La Gesti N Documental CNH 2022

Manual Interno de Procedimientos
Archivísticos para la Gestión

Documental de la CNH
SECRETARÍA EJECUTIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
SEPTIEMBRE 2022
1
ÍNDICE
I. Introducción 3
II. Objetivo del Manual 3
III. Ámbito de aplicación 3
IV. Alcance 3
V. Marco normativo 3
VI. Glosario 4
VII. Políticas 7
VIII. Procedimientos 10
1. Archivo de Trámite 11
2. Archivo de Trámite: Eliminación de documentos de
14
comprobación administrativa inmediata
3. Archivo de Trámite: Transferencia primaria 17
4. Archivo de Concentración: Préstamo y consulta de
20
expedientes del Archivo de Concentración
5. Archivo de Concentración: Seguimiento del préstamo de
23
expedientes del Archivo de Concentración
6. Archivo de Concentración: Destino final de expedientes
25
para baja documental administrativa
7. Archivo de Concentración: Destino final de expedientes
28
para baja documental contable
8. Archivo de Concentración: Desincorporación de
32
documentos de archivo como bienes muebles
9. Archivo de Concentración: Transferencia Secundaria 35
IX. Formatos 39
X. Hoja de Cierre 75
2
I. Introducción
En cumplimiento del artículo 11, fracción II de la Ley General de Archivos y de los
artículos 19, fracción V, incisos a) y b), y del 25, fracción VII del Reglamento Interior de
la Comisión Nacional de Hidrocarburos, la Dirección General de Estrategia
Institucional adscrita a la Secretaría Ejecutiva, ha elaborado el presente manual
interno con el fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos
archivísticos ejecutados por las Unidades administrativas, que permitan atender los
requerimientos normativos en la materia.
El presente manual proporcionará orientación al personal administrativo en la

ejecución de las actividades de cada procedimiento para la operación de los archivos
institucionales, como guía en el manejo de la documentación generada y recibida en
el ejercicio de las funciones o atribuciones de la Comisión Nacional de Hidrocarburos
(CNH) facilitando la gestión, localización y control documental.
Asimismo, el presente instrumento establece los procedimientos para la

homologación y organización de los documentos en la etapa activa, con el propósito
de cumplir con la normatividad aplicable.
II. Objetivo
Establecer las políticas y procedimientos para la operación de los Archivos de Trámite
y de Concentración, a fin de mejorar las actividades de gestión documental, su
organización, administración, conservación y destino final de la documentación de
comprobación administrativa inmediata y los expedientes de archivos de la Comisión
Nacional de Hidrocarburos.
III. Ámbito de aplicación

El presente Manual es de aplicación para todos los servidores públicos de la Comisión
Nacional de Hidrocarburos que en el ejercicio de sus funciones reciban, produzcan,
tramiten y organicen documentos.
IV. Alcance
Las políticas y procedimientos del presente instrumento establecen las directrices
para realizar las actividades en los archivos de trámite de la CNH para la
administración de sus expedientes, desde su creación y hasta su disposición final, de
conformidad con el artículo 11, fracción II de la Ley General de Archivos y demás
disposiciones jurídicas aplicables.
V. Marco normativo
• Ley General de Archivos.
3
• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.
• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
• Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en materia de
Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su
Anexo Único.
• Reglamento Interno de la Comisión Nacional de Hidrocarburos.
VI. Glosario
Para efectos de la aplicación de este manual, se entenderá por:
Área coordinadora de archivos. La Dirección General de Estrategia Institucional es
la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en
materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar
las áreas operativas del sistema institucional, con fundamento en el artículo 25,
fracción VII del Reglamento Interno de la Comisión Nacional de Hidrocarburos.
Archivo de trámite. Cada Dirección General de las Unidades administrativas son
responsables de la administración de documentos de archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados,
resguardados de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental, por el
tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue
creado, debiendo ser remitidos al Archivo de Concentración para su conservación
precautoria, una vez concluido el plazo que define el Catálogo.
Archivo de concentración. La Dirección General de Estrategia Institucional es
responsable de la administración de documentos que habiendo concluido su trámite
y luego de haber sido valorados, sean transferidos por cada Dirección General de las
Unidades administrativas, como unidades productoras, cuyo uso y consulta es
esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental, de
conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.
Archivo histórico. El Archivo General de la Nación es el responsable de organizar,
conservar, administrar y describir los documentos de conservación permanente y de
relevancia institucional, porque poseen valores evidénciales, testimoniales e
informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte íntegra de la
memoria colectiva del país y son fundamentales para el conocimiento de la historia
nacional, regional o local.
Baja documental. Eliminación de aquella documentación que haya prescrito su
vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea
valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Carátula de expediente. Instrumento documental que contiene los datos
principales del expediente, permitiendo identificar su contenido y las características
del mismo.
4
Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático que establece
los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la
disposición documental
Ciclo vital. Etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su
producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo
histórico.
Correspondencia. Documentos provenientes del interior y/o exterior de la CNH,
dirigido al área respectiva en ejercicio de sus atribuciones.
Código de clasificación archivística. Clave alfanumérica que identifica el fondo,
sección y serie de un expediente de archivo.
Cuadro general de clasificación archivística. Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto
obligado.
Documento. Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una
actividad o función por dependencias o entidades, o personas físicas, jurídicas,
públicas o privadas, registrado en cualquier soporte (papel, cintas, discos magnéticos,
películas, fotografías, etcétera).
Documentos de archivo. Registro material que da testimonio de la actividad del
sujeto obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con
independencia de su soporte.
Documento de archivo electrónico. El que registra un acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades
y actividades de la dependencia o entidad, que requiere de un dispositivo electrónico
para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, transmisión, respaldo y
preservación.
Enlace. Persona responsable del Archivo de Trámite en la coordinación de las
actividades archivísticas de una Dirección o Unidad respectiva.
Expediente. Unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados
y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.
Expediente electrónico. Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a
un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que
contengan.
Expediente híbrido. Expediente conformado por documentos de archivo físicos y
electrónicos que corresponden a un mismo asunto, conservados en sus soportes de
origen, manteniendo su vínculo archivístico y su autenticidad.
Expurgo. Retiro de los documentos repetidos o sin relación con el asunto dentro de
un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al
archivo.
Foliación. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todas las fojas que integran el expediente.
5
Gestión documental. Tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo
vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso,
consulta, valoración documental y conservación.
Glosa. Integrar, de forma lógica y cronológica, los documentos dentro de un
expediente.
Guía de archivo documental. Esquema que contiene la descripción general de la
documentación contenida en las series documentales, de conformidad con el
Cuadro general de clasificación archivística.
Inventarios documentales. Instrumentos de consulta que describen las series
documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario
general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja
documental (inventario de baja documental).
Organización. Conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el
propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las
operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos,
su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones
mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los
expedientes.
Plazo de conservación. Periodo de guarda de la documentación en los archivos de
trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental
y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de
conformidad con la normatividad aplicable.
Serie documental. Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de
documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función
administrativa y regulada por la misma norma de carácter jurídico y/o de
procedimiento.
Transferencia. Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un Archivo de Trámite a uno de concentración y de expedientes que
deben conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo
Histórico.
Valores documentales. Se componen de los siguientes tipos de valores:
 Primarios: Administrativo, legal, fiscal-contable, con relación a los archivos de
trámite y concentración.
 Secundarios: informativo, testimonial, evidencial, con relación al Archivo histórico.
Valoración documental. Actividad que consiste en el análisis e identificación de los
valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les
confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o
evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la
finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de
conservación, así como para la disposición documental.
6
Vigencia documental. Se refiere al periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad
con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
VII. Políticas
1. Los Titulares y Directores Generales de cada Unidad, en el ámbito de sus
respectivas competencias, coordinarán el registro y distribución de la
correspondencia del área, con apoyo del Enlace designado para dicha
actividad, así como la designación del Responsable de Archivo de trámite en
términos de los artículos 21 y 30 de la Ley General de Archivos y del artículo 7
del Reglamento Interno de la Comisión Nacional de Hidrocarburos.
2. Será responsabilidad de las Unidades administrativas, aplicar los procesos de
gestión del presente manual, para administrar, organizar, conservar y controlar
de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban,
obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades,
competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios
archivísticos, en los términos del artículo 7 del Reglamento interno de la
Comisión Nacional de Hidrocarburos y de las disposiciones jurídicas aplicables
en la materia.
3. Todos los expedientes deben identificarse con su respectiva carátula
estandarizada de expediente (Anexo 1). Los expedientes deben contener todos
los documentos correspondientes a un mismo asunto, tema, materia, actividad
o trámite, en orden cronológico.
4. El expediente debe contener en su mayoría documentos originales, por
excepción se realizará el análisis de los procesos transversales donde la copia
es necesaria.
5. El contenido de los expedientes no deberá rebasar los cinco centímetros de
longitud, por lo que se deberán generar el número de los legajos necesarios.
6. Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales
deberán contener en su portada una leyenda que indique tal carácter, la fecha
de la clasificación, el fundamento legal y, en su caso, el periodo de reserva
conforme a lo establecido en la “Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública”, además de incluir la observación en el inventario
documental.
7. Para los expedientes en soporte papel, el orden físico de los documentos
deberá ser cronológico, iniciando por el primer documento que da origen al
asunto y hasta su conclusión. El documento más antiguo debe quedar en la
parte superior y el más reciente en la parte inferior del expediente para mejor
orientación y foliación en el orden de los documentos.
8. Los expedientes electrónicos en periodo de trámite deberán organizarse por
carpetas identificadas con el nombre y clasificación archivística de cada asunto
7
en gestión, resguardadas en el equipo de cómputo del personal encargado de
su gestión, además, cada Unidad Administrativa deberá contar con un
respaldo en otro repositorio único o carpeta compartida debidamente
actualizado, localizable y recuperable, ordenando su relatoría y los documentos
de manera cronológica de inicio a fin. Cada documento deberá enumerarse y
nombrarse con referencia de su propia naturaleza.
9. Se deben respetar los procedimientos archivísticos en los documentos y
expedientes de archivo electrónicos, los cuales se organizarán y clasificarán
conforme al Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) de la CNH.
10. Los expedientes electrónicos con asuntos concluidos deberán trasladarse a un
medio físico (CD, USB u otro) y resguardarse en sobre y guarda exterior con la
caratula de identificación para su transferencia primaria al Archivo de
Concentración una vez que haya concluido su periodo en trámite según el
Catálogo de Disposición Documental, atendiendo el Ciclo vital archivístico.
11. Cuando los documentos contienen anexos complementarios, solo debe
tomarse en cuenta la fecha del documento que se recibe para su ordenación
cronológica en el expediente, conservando los anexos en su forma y formato
original de recepción.
12. Cuando se reciban documentos con anexos en medios físicos como USB, CD u
otro, podrán sustituirse con el formato de referencia cruzada (Anexo 2) como
testigo, por fines prácticos o de conservación, organizándose e identificándose
debidamente para su recuperación, consulta y trazabilidad en relación con el
documento y expediente de origen.
13. El formato de referencia cruzada se imprimirá en dos tantos, dejando uno
como testigo en el expediente y el otro como identificación del medio físico
anexo (USB, CD, etc.). El resguardo será responsabilidad de la Unidad
administrativa generadora, ordenando dichos medios de forma cronológica
conforme al folio o número consecutivo del formato en la caja, gaveta, cajón,
estante u oficina en que se resguarden durante el periodo en trámite.
14. Los expedientes resguardados en las Unidades administrativas o el Archivo de
Concentración, se organizarán en el mobiliario específico identificado de
conformidad con los códigos de clasificación archivística, y se ordenarán de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, y no se mezclarán con otros
materiales documentales ni de oficina.
15. La consulta de expedientes en Archivo de Concentración deberá realizarse
mediante el vale de préstamo de expedientes (Anexo 3) por el responsable del
Archivo de Trámite de la Dirección o Unidad administrativa, quien deberá
resguardar, cuidar y hacer buen uso de estos. Los expedientes serán devueltos
al archivo en un plazo máximo de 15 días naturales en las mismas condiciones
físicas en que se otorgó para consulta.
16. Cuando el expediente en préstamo se devuelva con faltantes de documentos,
maltratado o mutilado, éste no podrá recibirse y se dará vista al Titular de la
8
Unidad administrativa y al Comité de Transparencia según corresponde al
Procedimiento 4 del presente manual.
17. El préstamo de expedientes clasificados en sus modalidades de reservado y
confidencial, deberá realizarse mediante documento suscrito por el Titular del
área solicitante por medio del responsable del Archivo de Trámite
correspondiente.
18. Cada área deberá contar con un registro de expedientes utilizando los
formatos de inventario de archivo de trámite y guía de archivo documental, los
cuales deberán mantenerse actualizados y ser entregados en los términos y
fechas establecidas por la coordinación de archivos de la Institución.
19. Los expedientes que contengan datos personales, así como información
reservada o confidencial deberán custodiarse de conformidad con las
especificaciones de seguridad establecidas por el área para cada caso y contar
en la caratula la especificación de información restringida, la fecha en que se
caracterizó como tal y realizar la observación en el inventario de Archivo de
Trámite correspondiente.
20. El responsable de Archivo de Trámite con apoyo de los servidores públicos
generadores coordinará sistemáticamente la transferencia primaria de
expedientes, con base en el calendario de caducidades, para lo cual elaborará
el mismo (Anexo 4), de conformidad con las vigencias establecidas en el
Catálogo de Disposición Documental.
21. El índice de expedientes clasificados al que hace referencia el artículo 14 de la
Ley General de Archivos, será consolidado y actualizado por la Unidad de
transparencia de la institución, de conformidad con el Reglamento Interno
Vigente y del artículo 102 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
22. Para realizar adecuadamente los procedimientos indicados en este manual, las
Unidades administrativas podrán solicitar asesoría a la Coordinación de
archivos de la Institución.
23. El Área Coordinadora de Archivos de la CNH proporcionará la asistencia técnica
que se requiera para la correcta organización, conformación, identificación y
preparación documental en las áreas de Archivo de Trámite y de
concentración.
24. El presente Manual Interno de Procedimientos Archivísticos para la Gestión
Documental entrará en vigor al día hábil siguiente de su publicación en el
portal Institucional.
25. La difusión del presente manual se realizará mediante correo institucional
para todo el personal de la Comisión y se entregará directamente a los enlaces
de archivo con copia a los Titulares y Directores Generales para su
conocimiento y aplicación.
9
VIII. PROCEDIMIENTOS
10
1. Archivo de Trámite
Comisión Nacional de Hidrocarburos
Macroproceso: Dirigir la operación de la institución
Proceso: Coordinar la transparencia y acceso a la información pública
Subproceso: Administrar el Archivo Institucional
(Archivo de Trámite)
1.1 OBJETIVO
Administrar los expedientes activos de la Unidad administrativa de adscripción,
mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente,
prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno
desempeño de la Unidad, a través del adecuado seguimiento, recuperación,
organización y conservación de los documentos de archivo.
1.2 ALCANCE
Establecer las actividades a realizar por parte de los enlaces responsables de la
conformación, administración y seguimiento de los expedientes en los archivos
de trámite de la CNH durante su gestión.
1.3 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO
Generar, conformar, identificar, organizar y actualizar la documentación
institucional de la CNH.
11
1.4 DESARROLLO Y RESPONSABLES
No. Nombre de la
Descripción de las Principales Actividades Responsable
Actividad Macro Actividad
1. Generar o recibir el documento (en cualquier soporte
Unidad
010 Generar registro o formato), identifica el asunto, realiza el registro y, en
administrativa
su caso, se turna al responsable del asunto.
1. Dar seguimiento al documento, en su caso, solicita
Dar seguimiento al asesoría o genera expediente. Área
020
documento Si solicita asesoría, continúa en la actividad 030. administrativa
Si NO solicita asesoría, continúa en la actividad 040.
1. Proporcionar asesoría para la adecuada integración
Proporcionar
030 de expedientes y/o respecto a la clasificación RAT
asesoría
archivística.
Glosar los
documentos o 1. Glosar, en el expediente, los documentos generados Área
040
crear nuevo o recibidos o, en su caso, crea un nuevo expediente. administrativa
expediente
1. Elaborar la portada de identificación simple o guarda
Elaborar portada o Área
050 exterior e integra en el expediente, de acuerdo al
guarda exterior administrativa
formato correspondiente.
Incorporar los
1. Analizar, describir e incorporar los datos del Área
060 datos del
expediente en el formato de inventario documental. administrativa
expediente
1. Requisitar el formato de caratula y ceja de

identificación del expediente una vez concluido el
Requisitar el
asunto o tema en gestión o, en su caso, solicitar
formato de Área
070 asesoría o integrar la caratula y ceja a la guarda exterior
caratula y ceja de administrativa
del expediente.
identificación
Si solicita asesoría, continúa en la actividad 080.
1. Proporcionar asesoría para la adecuada requisición
Proporcionar
080 de los formatos de caratula y ceja de identificación del RAT
asesoría
expediente.
Entregar el o los
1. Entregar al RAT el formato de inventario documental
expedientes y el
requisitado y su correspondiente soporte en archivo Área
090 formato de
electrónico de los expedientes que haya generado administrativa
inventario
(cada que sea requerido por el RAT o la CA).
documental
1. Cotejar el o los expedientes contra el inventario
documental.
Cotejar el o los
100 Si es correcto el inventario, continúa en la actividad 110. RAT
expedientes
Si NO es correcto el inventario, inicia en la actividad
060.
1. Sellar, firmar de recibido y registrar la recepción del
Sellar, firmar de
110 inventario documental de las Unidades RAT
recibido y registrar
administrativas que coordina.
1. Actualizar e integrar el inventario de Archivo de
Actualizar Trámite de la Unidad administrativa o Dirección
120 RAT
Inventario General General de la que es responsable y entrega a la CA
cada que le sea requerido.
Identificar la 1. Identificar la ubicación y asignar la clave topográfica

130 ubicación y asignar del o los expedientes en el Área administrativa RAT
la clave topográfica correspondiente.
12
1.5 REFERENCIAS NORMATIVAS
1.5.1 LGA: Ley General de Archivos.
1.5.2 LGOCAPEF: Lineamientos Generales para la Organización y Conservación
de Archivos del Poder Eejcutivo Federal.
1.5.3 ADGMAGAAPFAU: Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones
Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la
Administración Pública Federal y su Anexo Único.
1.6 FORMATOS
1.6.1 Formato de inventario documental.
1.6.2 Formato de caratula y ceja de identificación.
1.7 DEFINICIONES
1.7.1 RAT: Responsable de Archivo de Trámite.
1.7.2 CA: Coordinación de Archivos.
13
2. Archivo de Trámite:
Eliminación de documentos de
comprobación administrativa inmediata
(Archivo de Trámite:
Eliminación de documentos de comprobación administrativa inmediata)
2.1 OBJETIVO
Evitar la acumulación de documentos de comprobación administrativa
inmediata.
2.2 ALCANCE
Las actividades y tareas relacionadas con los procesos intelectuales y mecánicos
de la organización documental.
Identificar, organizar y eliminar la documentación de comprobación
administrativa inmediata de la CNH.
14
Nombre de la
No.
Macro Descripción de las Principales Actividades Responsable
Actividad
Actividad
1. Identificar la documentación de comprobación
Identificar la
administrativa inmediata a eliminar conforme al
documentación Área
listado general incorporado al Catálogo de
010 de comprobación administrativa
Disposición Documental vigente y lo comunica al
administrativa
RAT.
inmediata
1. Elaborar propuesta de relación simple que describa

de forma genérica la cantidad de carpetas o cajas, la
cantidad de documentación que contiene cada una,
Elaborar el tipo de documento, el peso en kilogramos de
020 propuesta de documentación y la longitud en metros lineales, en RAT
relación simple su caso, solicita asesoría o genera la propuesta de
relación simple.
Si solicita asesoría, continúa en la actividad 030.
Proporcionar 1. Proporcionar asesoría para la adecuada integración
030 CA
asesoría de la propuesta de relación simple.
1. Gestionar la autorización del Titular de la Unidad
Gestionar la
040 administrativa productora de la documentación RAT
autorización
mediante un oficio y/o correo electrónico.
Revisar la
propuesta de 1. Revisar la propuesta de relación simple y la envía al Área
050
relación simple y RAT debidamente autorizada con firma autógrafa. administrativa
enviar al RAT
1. Validar la recepción de la relación simple
debidamente firmada por el Titular del área
Validar la relación generadora de los documentos.
060 RAT
simple Si está debidamente firmada, continúa en la
actividad 070.
Si NO, continúa en la actividad 050.
1. Convocar al coordinador de archivos, Titular de la
Unidad administrativa y al OIC para que den fe de
070 Convocar RAT
que se trata de documentación de comprobación
administrativa inmediata.
1. Levantar, en por lo menos tres tantos, acta
administrativa en la que se registra el
acontecimiento donde consta que la documentación
Realizar el acta propuesta para eliminación es de comprobación
080 RAT
administrativa administrativa inmediata e incluye las firmas del
coordinador de archivos, Titular de la Unidad
administrativa, OIC y del Responsable del Archivo de
Trámite.
Validar si:
Proceder 1. ¿Ha sido avalada la documentación?
conforme a la Sí: Poner la documentación a disposición de
090 RAT
evaluación de la Recursos Materiales para donación a la CONALITEG
documentación en términos jurídicos aplicables.
No: Regresar a la actividad 010
1. Entregar al RAT y Coordinación de archivos copia
Entregar copia de
100 de documento que avala el procedimiento realizado RM
documento
con la CONALITEG.
15
emitido por la
CONALITEG
1. Notificar el acta administrativa por medio de un

oficio al AGN anexando la relación simple y en
original.
2. Agregar al expediente el oficio del AGN con la

notificación de respuesta que incluye:
- El análisis del oficio de notificación, la relación
Notificar acta simple y el acta administrativa. CA
110
administrativa - La validación de la inclusión de los tipos
documentales en el Listado general incorporado al
- Los tipos de notificación son:
Sí: Toma conocimiento del acto.
No: Informa al coordinador de archivos dando vista al
OIC, al resto de los involucrados y, en su caso, a la
Unidad de Contabilidad Gubernamental.

2.5.2 LGOCAPEF: Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de Archivos del Poder Eejcutivo Federal.
2.5.3 ADGMAGAAPFAU: Acuerdo que tiene por objeto emitir las
Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto
para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.
2.5.4 ITBDAGF: Instructivo para el trámite de baja documental de archivos
del Gobierno Federal.
2.5.5 LGBN: Ley General de Bienes Nacionales.
2.6 FORMATOS
2.6.1 Formato relación simple.2.6.2 Formato de Acta administrativa.
2.7 DEFINICIONES
2.7.2 CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito.
2.7.3 OIC: Órgano Interno de Control.
2.7.5 RM: Recursos Materiales.
2.7.6 AGN: Archivo General de la Nación.
16
3. Archivo de Trámite:
Transferencia primaria
(Archivo de Trámite: Transferencia primaria)
3.1 OBJETIVO
Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes, cuyo trámite ha
concluido, al Archivo de Concentración, toda vez que se cumpla el plazo de
conservación previsto en el Catálogo de Disposición Documental
correspondiente.
3.2 ALCANCE
Realizar la primera transferencia siguiendo el ciclo vital del documento para el
resguardo precautorio de los expedientes de archivo.
Identificar y preparar los expedientes cuyo trámite y plazo de conservación en
Archivo de Trámite han concluido para realizar la transferencia primaria al
Archivo de Concentración de la CNH.
17
No. Nombre de la
Identificar la
documentación de 1. Identificar los expedientes cuyo plazo de
010 comprobación conservación en Archivo de Trámite ha concluido, RAT
administrativa conforme al Catálogo de Disposición Documental.
inmediata.
1. Elaborar la propuesta de inventario documental,
Elaborar propuesta
020 en original y copia, agrupando por series RAT
de relación simple
documentales y año.
1. Solicitar al Titular de la Unidad administrativa

Solicitar visto
otorgue el visto bueno a la propuesta de inventario
030 bueno del Titular RAT
documental mediante correo electrónico,
de unidad
memorando u oficio.
1. Revisar la propuesta de inventario documental y

de ser necesario selecciona y revisa físicamente los
Revisar la
expedientes. Validar la existencia de expedientes
propuesta de Área
040 por la vigencia de sus valores primarios deban
inventario y administrativa
conservarse en el Archivo de Trámite:
expedientes
Sí: continúa en la actividad 050.
No: continúa en la actividad 070.
1. Elaborar y enviar la justificación respecto a los

Elaborar Área
050 expedientes que deban permanecer en el Archivo
justificación administrativa
de Trámite, enlistando los que serán transferidos.
Ajustar propuesta 1. Ajustar la propuesta de inventario documental, al
de inventario y recibir el correo electrónico, memorando u oficio y
060 RAT
solicitar visto solicitar el visto bueno del Titular de la Unidad
bueno administrativa.
Otorgar el visto
1. Otorgar el visto bueno y remite inventario Área
070 bueno y remitir
documental al RAT. administrativa
inventario
1. Proceder conforme a la evaluación de la
documentación al recibir visto bueno, separar y
Proceder conforme cotejar los expedientes conforme al inventario
080 a la evaluación de documental autorizado y enviar debidamente RAT
la documentación suscrito, solicitando cita al RAC mediante correo
electrónico, memorando u oficio para la
transferencia primaria.
1. Preparar e instalar los expedientes en cajas
debidamente identificadas con los formatos y
directrices indicadas por la CA, con base en los
Instalar los
090 Criterios técnicos para el destino final de los RAT
expedientes
documentos (2018) del AGN. (con caratula, ceja, en
legajos, foliado, cosido y en cajas de cartón de 50
centímetros)
1. Dar respuesta al RAT, al recibir el inventario,
Dar respuesta al
mediante correo electrónico, memorando u oficio,
100 oficio de RAC
comunicando el día y hora en que se revisa y coteja
notificación
la remesa de expedientes.
18
1. Acudir a la cita, cotejar el inventario documental
contra expedientes junto con el RAT.
Acudir a cita y
110 Validar si existen diferencias: RAC
cotejar expedientes
1. Verificar si se puede solventar las diferencias en
Verificar solvencia la reunión de trabajo:
120 RAT
de diferencias Sí: continúa en la actividad 140.
1. Iniciar en la actividad 010 para solventar las
130 Reiniciar el proceso observaciones con asesoría de la Coordinación de RAT
Archivos.
Otorgar visto 1. Otorgar visto bueno al recibir el inventario

140 RAC
bueno documental y recepción de los expedientes.
Instalar la remesa 1. Instalar la remesa de expedientes en la ubicación

150 RAC
de expedientes topográfica correspondiente
1. Registrar en el inventario de transferencia

Registrar la primaria la ubicación topográfica de la remesa y de
160 ubicación cada expediente, comunicándolo al RAT, con la RAC
topográfica copia correspondiente, debidamente sellada de
recibido.
Registrar los 1. Registrar los expedientes en el inventario del

170 RAC
expedientes Archivo de Concentración.
Integrar el 1. Integrar el expediente de la transferencia

180 RAC
expediente primaria

3.5.1 LFA: Ley General de Archivos.
3.6 FORMATOS
3.6.1 Formatos de inventarios documentales (trámite, transferencia primaria y
concentración).
3.7 DEFINICIONES
3.7.2 RAC: Responsable de Archivo de Concentración.
19
4. Archivo de Concentración:
Préstamo y consulta de expedientes del
Archivo de Concentración
(Archivo de Concentración: Préstamo y consulta de expedientes del Archivo de Concentración)
4.1 OBJETIVO
Administrar la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han
sido transferidos del Archivo de Trámite a Concentración, mismos que deberá
conservar y custodiar hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico.
4.2 ALCANCE
Permitir a los servidores públicos, previamente autorizados, el acceso a los
documentos transferidos al Archivo de Concentración.
Las actividades destinadas a atender las solicitudes de préstamo o consulta de
expedientes que se encuentren en el Archivo de Concentración.
20
Nombre de la
No.
Actividad
Actividad
1. Solicitar al RAC, a través del Responsable de
Solicitar Archivo de Trámite, el préstamo del expediente Área
010
expediente con el envío del formato de vale de préstamo administrativa
requisitado mediante correo electrónico.
1. Al recibir la solicitud, se debe verificar los datos y
firmas autorizadas.
Verificar datos y
020 ¿Está autorizado? RAC
firmas
1. Verificar si la solicitud de préstamo contiene
todos los datos necesarios para ubicar el
Verificar datos expediente (área generadora, clasificación
030 para ubicación de archivística y asunto). RAC
expediente ¿Contiene los datos?
Identificar 1. Identificar la transferencia en su inventario
040 RAC
transferencia documental.
1. Realizar la búsqueda del expediente.
Localizar ¿Lo localiza?
050 RAC
expediente Sí: continúa en la actividad 070.
1. Informar al solicitante que el expediente se
encuentra en préstamo y se debe cancelar la
060 Cancelar solicitud RAC
solicitud.
Fin de procedimiento.
Registrar y 1. Al recibir el vale de préstamo, registrar los datos
070 elaborar vale de necesarios en el sistema de gestión documental o RAC
préstamo en el control de préstamos.
Solicitar firma de
vale de préstamo 1. Al entregar el vale de préstamo, solicitar para su
080 RAT
y entregar firma y el expediente para su consulta.
expediente
1. Al recibir el expediente, se debe verificar a través
del servidor público autorizado, el contenido e
integridad del expediente (física y folios) junto con
Recibir y verificar
el RAC. Área
090 las condiciones
¿Está completo el expediente? administrativa
del expediente
Sí: firma el vale y continúa en la actividad 110.
No: firma el vale y deja constancia de las
inconsistencias, continúa en la actividad 100.
1. Notificar al Comité de Transparencia y al Titular
Notificar
de la Unidad administrativa de las inconsistencias Área
100 inconsistencias de
en el expediente. administrativa
expediente
Continúa en la actividad 110.
1. Retirar y custodiar el expediente hasta su
Retirar y custodiar Área
110 devolución al RAC, ya sea para consulta dentro del
expediente administrativa
archivo o para préstamo externo.
Devolver Área
120 1. Devolver el expediente al RAC.
expediente administrativa
21
1. Al recibir el expediente, se debe verificar el
contenido e integridad del expediente (física y
Verificar folios).
130 RAC
expediente ¿Está completo?
Notificar 1. Notificar al CA y al Titular de la Unidad
140 RAC
inconsistencias administrativa de las inconsistencias detectadas.
1. Cancelar el vale de préstamo y registra los datos
Cancelar vale de
150 de recepción en el sistema de gestión o control RAC
préstamo
documental.
Depositar
expediente en 1. Depositar el expediente en el lugar que le
160 RAC
ligar corresponde topográficamente.
correspondiente

4.6 FORMATOS
4.6.2 Formato de vale de préstamo de expedientes.
4.7 DEFINICIONES
22
Seguimiento del préstamo de expedientes
del Archivo de Concentración
(Archivo de Concentración: Seguimiento del préstamo de expedientes del Archivo de Concentración)
5.1 OBJETIVO
Administrar la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han
sido transferidos del Archivo de Trámite a concentración, mismos que deberá
conservar y custodiar hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico.
5.2 ALCANCE
Dar seguimiento al préstamo de expedientes, que se encuentran en custodia
del servidor público autorizado, con el propósito de restituirlos al Archivo de
Concentración.
Las actividades para que el RAC recupere y reintegre al Archivo de
Concentración los expedientes que mediante préstamo se encuentran en
custodia del servidor público autorizado.
23
No. Nombre de la
1. Revisar el listado de expedientes prestados, para
su seguimiento y confronta con el acervo
Revisar y verificar el
documental.
010 préstamo de RAC
¿Existen expedientes no devueltos?
expedientes
No: Fin del procedimiento.
1. Informar al servidor público que solicitó el
expediente mediante correo electrónico, cinco
Informar vencimiento días hábiles previos al vencimiento del plazo de
020 RAC
del plazo de préstamo préstamo, requiriéndole la devolución o
proponiéndole ampliar el plazo conforme a los
criterios establecidos.
1. Validar si se requiere otorgar prórroga al plazo
de préstamo.
Otorgar prorroga al
¿Requiere de más tiempo?
plazo de préstamo o
030 Sí: continúa en la actividad 040. RAC
proceder a la recepción
No: continúa en la actividad 120 del
del expediente
procedimiento 4 del Préstamo y consulta,
devolviendo el expediente al RAC.
1. Al recibir por medio de correo electrónico la
040 Solicitar ampliación solicitud de ampliación del plazo y actualiza los RAC
datos en el registro y en el vale de préstamo.
1. Custodiar el expediente hasta su devolución al
RAC.
050 Localizar expediente RAC
Continúa en la actividad 120 del procedimiento 4
del Préstamo y consulta.

5.6 FORMATOS
5.6.2 Formato de vale de préstamo de expedientes.
5.7 DEFINICIONES
24
Destino final de expedientes para baja
documental administrativa
(Archivo de Concentración: Destino final de expedientes para baja documental administrativa)
6.1 OBJETIVO
Evitar la acumulación excesiva de documentación que se encuentra en el
Archivo de Concentración, procurando la oportuna eliminación de documentos
cuyos plazos de conservación han prescrito y no poseen valores secundarios.
6.2 ALCANCE
Determinar cuáles son las series documentales susceptibles de baja
documental o transferencia al Archivo Histórico, con base en los valores
documentales establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.
Definir las actividades relativas al trámite y control de la baja documental cuyos
valores documentales concluyeron y no cuentan con valores secundarios.
25
No. Nombre de la
1. Identificar en el calendario de caducidades y en
los inventarios documentales los expedientes que
Identificar los
concluyeron la vigencia documental.
expedientes que
Si es documentación con valores contables pasa
010 concluyeron la RAC
procedimiento de Destino final de expedientes
vigencia
para baja documental contable.
documental
Si no es documentación con valores contables
pasa a actividad 020
1. Elaborar la propuesta de Inventario de baja, Ficha
Elaborar propuesta
020 técnica de prevaloración y Declaratoria de RAC
de baja documental
prevaloración.
1. Solicitar al RAT gestione la autorización del Titular

Gestionar la
030 de la Unidad administrativa productora de la RAC
autorización
documentación.
1. Al recibir la comunicación y remite la propuesta
de Inventario de baja, Ficha técnica de
040 Revisar la propuesta RAT
prevaloración y Declaratoria de prevaloración a la
Unidad administrativa para su revisión.
1. Revisar la propuesta de Inventario de baja, Ficha
Unidad
050 Revisar la propuesta técnica de prevaloración y Declaratoria de
administrativa
prevaloración.
1. Autorizar y validar el Inventario de baja, Ficha
Autorizar
técnica de prevaloración y Declaratoria de Unidad
060 instrumentos de
prevaloración para enviarlos al RAT e iniciar el administrativa
baja documental
trámite de baja documental.
1. Realizar la entrega al RAC el Inventario de baja,
Realizar entrega de Ficha técnica de prevaloración y Declaratoria de
070 instrumentos de prevaloración validados y firmados por el Titular de RAT
baja firmados la Unidad administrativa productora de la
documentación.
Gestionar la baja 1. Al recibir los documentos y gestiona ante el CA

080 RAC
documental su baja documental.
1. Al recibir la información se debe verificar:

Si tiene observaciones informar al RAC y continua
Verificar
090 en la actividad 100. CA
información
Si no tiene observaciones, continua en la actividad
110
Gestionar la 1. Gestionar las modificaciones y, en su caso,
100 modificación o actualizar la información. RAC
actualización Regresa a la actividad 080.
1. Elaborar la solicitud de destino final, que se
integra por:
110 Elaborar solicitud a) Inventario de baja, CA
b) Ficha técnica de prevaloración,
c) Declaratoria de prevaloración,
1. Realizar la entrega al AGN con la solicitud de
Realizar entrega de
120 destino final verificando el calendario de recepción CA
la solicitud al AGN
de solicitud de destino final.
26
1. Al recibir el oficio con las observaciones del AGN
se deben gestionar la trata de observaciones al
Oficio de solicitud de destino final, Inventario de
baja, Ficha técnica de prevaloración y/o
Declaratoria de prevaloración:
Gestionar
130 CA
observaciones
Si la información no es suficiente, regresar a
actividad 100.
Si la información es suficiente continuar en la

actividad 140.
1. Al recibir el Oficio de respuesta, Dictamen de
Gestionar Acta de
140 destino final, el Acta de baja documental se debe CA
baja documental
gestionar su entrega al RAC.
1. Al recibir el Dictamen de destino final y Acta de
baja documental cuyo sentido: Procede a realizar
la baja.
Realizar baja
150 Sí: continúa en el procedimiento con el subproceso RAC
documental
Desincorporación de documentos de archivo
como bienes inmuebles.
No: Regresa a actividad 010

6.5.2 LAVDDFD: Lineamientos para Analizar,valorar y decidir el destino final
de la docuemntación.
6.5.3 LGOCAPEF: Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de Archivos del Poder Eejcutivo Federal.
6.6 FORMATOS
6.6.1 Formato de Inventario de baja documental.
6.6.2 Formato de Ficha técnica de prevaloración.
6.6.3 Formato de Declaratoria de prevaloración.
6.7 DEFINICIONES
27
Destino final de expedientes para baja
documental contable
Subproceso: Administrar el archivo institucional
(Archivo de Concentración: Destino final de expedientes para baja documental contable)
7.1 OBJETIVO
Evitar la acumulación excesiva de documentación, procurando la oportuna
eliminación de documentos con valor contable que se encuentran en el Archivo
de Concentración.
7.2 ALCANCE
Determinar cuáles son las series documentales susceptibles de baja
documental con valor contable, con base en los valores establecidos en el
valores contables concluyeron y no cuentan con valores secundarios.
28
No. Nombre de la
1. Identificar en los inventarios documentales los
expedientes que concluyeron la vigencia
Identificar los
documental
expedientes que
¿Se trata de documentación con valores contables?
010 concluyeron la RAC
Sí: Continúa en actividad 020.
vigencia
No: Pasa a actividad 010 del procedimiento de
documental
Destino final de expedientes para baja documental
administrativa.
1. Elaborar la propuesta de Inventario de baja, Ficha
Elaborar propuesta
020 técnica de prevaloración y Declaratoria de RAC
de baja documental
prevaloración.
1. Se solicita al RAT gestionar la autorización del

Gestionar la
030 Titular de la Unidad administrativa productora de la RAC
autorización
documentación.
1. Al recibir la comunicación, se debe revisar y
remitir la propuesta de Inventario de baja, Ficha
040 Revisar la propuesta técnica de prevaloración y Declaratoria de RAT
prevaloración a la Unidad administrativa para su
revisión.
1. Revisar la propuesta de Inventario de baja, Ficha
Unidad
050 Revisar la propuesta técnica de prevaloración y Declaratoria de
administrativa
prevaloración.
1. Autorizar y validar el Inventario de baja, Ficha

Autorizar
técnica de prevaloración y Declaratoria de Unidad
060 instrumentos de
prevaloración para enviarlos al RAT e iniciar el administrativa
baja documental
trámite de baja documental.
1. Realizar la entrega al RAC con el Inventario de
Realizar entrega de baja, Ficha técnica de prevaloración y Declaratoria
070 instrumentos de de prevaloración validados y firmados por el Titular RAT
baja firmados de la Unidad administrativa productora de la
documentación.
Gestionar la baja 1. Recibe los documentos y gestionar ante el CA su

080 RAC
documental baja documental.
1. Al recibir la información y se debe verificar:

Si tiene observaciones informar al RAC y continuar
Verificar
información
110
Gestionar la
1. Gestionar las modificaciones y, en su caso,
100 modificación o RAC
actualiza la información. Regresa a la actividad 080.
actualización
1. Elaborar la solicitud de destino final, que se
integra por:
110 Elaborar solicitud a) Inventario de baja, CA
29
Solicitar 1. Solicitar a la UCG la autorización de baja de la
autorización de baja documentación contable, adjunta Inventario de
120 CA
e instrumentos a la baja, Ficha técnica de prevaloración y Declaratoria
UCG de prevaloración.
1. Al recibir el Oficio de autorización de baja de
archivo contable original gubernamental, la Cédula
de control de baja de archivo contable original
gubernamental e Inventario de baja debidamente
Validar baja de
130 sellado se debe validar: CA
archivo contable
Si la información es suficiente continuar en la
actividad 140.
Si la información es insuficiente solicitarlas
adecuaciones al CA, y continuar en la actividad 090.
1. Elaborar la solicitud de dictamen de destino final,
que se integra por:
a) Copia del oficio de autorización de baja de
archivo contable original gubernamental.
Elaborar solicitud de
b) Copia de la cédula de control de baja de
140 dictamen de CA
destino final
c) Copia de inventarios de baja debidamente
sellados por la UCG.
d) Ficha técnica de prevaloración.
e) Declaratoria de prevaloración.
1. Al solicitar el de dictamen de destino final se debe
adjuntar:
a) Copia del oficio de autorización de baja de
Solicitar dictamen
b) Copia de la cédula de control de baja de
150 de destino final al CA
AGN
c) Copia de inventarios de baja debidamente
sellados por la UCG.
d) Ficha técnica de prevaloración.
e) Declaratoria de prevaloración.
1. Al recibir el oficio con observaciones del AGN. Se
trata de observaciones al Inventario de baja, Ficha
técnica de prevaloración y/o declaratoria de
prevaloración:
Si se reciben observaciones emitidas por el AGN, se
deben solventar y se regresa a la actividad 010.
Solventar las
160 CA
observaciones
Si la información es suficiente, se recibe el
Dictamen de destino final y Acta de baja
documental cuyo sentido: Procede la baja.
Se continúa en el procedimiento con el subproceso
Desincorporación de documentos de archivo como
bienes inmuebles.

7.5.2 LAVDDFD: Lineamientos para Analizar,valorar y decidir el destino final de
la docuemntación.
30
7.5.5 MAAGRMSG: Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de
Recursos Marteriales y Servicios Generales.
7.6 FORMATOS
7.6.1 Formato de Inventario de baja documental.
7.6.4 Solicitud de dictámen de destino final.
7.6.5 Cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental.
7.6.6 Dictámen de destino final.
7.6.7 Acta de baja documental.
7.7 DEFINICIONES
7.7.5 UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público.
31
Desincorporación de documentos de
archivo como bienes muebles
(Archivo de Concentración: Desincorporación de documentos de archivo como bienes muebles)
8.1 OBJETIVO
valores administrativos, legales, fiscales o contables concluyeron y no poseen
valores secundarios.
8.2 ALCANCE
Gestionar la eliminación de la documentación con dictamen de baja
documental avalado por el AGN.
Gestionar ante el área correspondiente para que inicie el trámite de destino final
de los desechos de papel y cartón, provenientes de los expedientes de baja
documental.
32
Nombre de la
No.
Actividad
Actividad
Solicitar la gestión 1. Solicitar a la UARRM la definición del procedimiento
de disposición a seguir para la disposición final al enviar la copia del
010 RAC
final con recursos Dictamen de destino final y el Acta de baja
Materiales documental.
1. Al recibir la recomendación del UARRM conforme al
procedimiento de “DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG, se procede con la
disposición final de los documentos se realice por:
a) Destrucción, continúa en el procedimiento “5.7.7.
Destrucción de bienes” del MAAGRMSG (continúa
Atender la
020 en la actividad 040), o CA
recomendación
b) Cualquier otro procedimiento de disposición final
de bienes distintos al de la destrucción, continúa
en el procedimiento correspondiente del proceso
“DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES
MUEBLES” del MAAGRMSG (continúa en la
actividad 080).
1. Solicitar al UARRM el Acta circunstanciada respecto
a la destrucción de documentos.
Solicitar Acta
030 CA
circunstanciada
(Viene de la conclusión del procedimiento
“Destrucción de bienes” del MAAGRMSG).
1. Al recibir el Acta circunstanciada del UARMM, se
procede a remitir la misma a la UCG, donde se hace
Remitir Acta constar la destrucción de documentos.
050 CA
circunstanciada ¿Se trata de documentación contable?
Sí: Pasa a actividad 060.
No: Pasa a actividad 070.
1. Gestionar la publicación con la digitalización del
Gestionar la
Acta circunstanciada, el Dictamen de destino final y el
publicación de la
060 Acta de baja documental en el sitio de internet CA
documentación
institucional.
de destino final
Pasa actividad 100.
1. Solicitar copia a la UARRM del acta de la entrega-
recepción de los documentos de archivo entregados
para su disposición final.
Solicitar copia del
070 CA
Acta
(Viene de la conclusión del procedimiento
correspondiente del proceso “DISPOSICIÓN FINAL Y
BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG).
Integrar y 1. Al recibir el oficio, se debe integrar en el Inventario
080 actualizar el de baja, el Acta de la entrega-recepción de los RAC
Inventario de baja documentos de archivo.
1. Actualizar la base de datos del Archivo de
Actualizar base de
090 Concentración, registrando los expedientes que RAC
datos
fueron dados de baja.
Integrar el
100 expediente de 1. Integrar el expediente de baja documental RAC
baja documental
33
8.5.2 LAVDDFD: Lineamientos para Analizar, valorar y decidir el destino final de
la docuemntación.
8.5.5 MAAGRMSG: Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de
Recursos Marteriales y Servicios Generales.
8.5.6 NACG 01: Norma de Archivo Contable Gubernamental.
8.6 FORMATOS
8.6.2 Acta de baja documental.
8.6.3 Acta circunstanciada.
8.7 DEFINICIONES
8.7.3 UARRM: Unidad Administrativa Responsable de Recursos Materiales.
8.7.4 UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental.
34
Transferencia Secundaria
(Archivo de Concentración: Transferencia secundaria)
9.1 OBJETIVO
Evitar la acumulación excesiva de documentación, procurando la oportuna
transferencia de documentos con valores históricos que se encuentran en el
Archivo de Concentración.
9.2 ALCANCE
Cumplir el ciclo vital del documento identificando, transfiriendo y dejando a
disposición del AGN, los expedientes identificados con valores secundarios o
históricos con base en el Catálogo de Disposición Documental vigente.
Las actividades destinadas a realizar la transferencia de documentos del Archivo
de Concentración al Archivo Histórico, a fin de incrementar el acervo
documental y ponerlo a disposición de los interesados.
35
No. Nombre de la
1. Identificar en los Inventarios documentales los
Identificar los expedientes que concluyeron la vigencia
010 expedientes con documental y que poseen valores históricos, de RAC
valor histórico acuerdo a los periodos que establece el Catálogo de
Disposición Documental.
Elaborar
1. Elaborar a la propuesta de Inventario de
instrumentos para
020 transferencia secundaria, Ficha técnica de RAC
transferencia
prevaloración y Declaratoria de prevaloración.
secundaria
1. Solicitar al RAT gestionar la autorización del Titular

Gestionar la
030 de la Unidad administrativa productora de la RAC
autorización
documentación.
1. Al recibir la comunicación se debe remitir la

Remitir propuesta propuesta de Inventario o de transferencia
040 de instrumentos secundaria, Ficha técnica de prevaloración y RAT
para transferencia Declaratoria de prevaloración a la Unidad
administrativa para su revisión.
1. Revisar la propuesta de Inventario de transferencia

Unidad
050 Revisar propuestas secundaria, Ficha técnica de prevaloración y
administrativa
Declaratoria de prevaloración.
1. Autorizar y validar el Inventario de transferencia
Autorizar los secundaria, Ficha técnica de prevaloración y Unidad
060
instrumentos Declaratoria de prevaloración. Los envía al RAT e administrativa
inicia el trámite de transferencia secundaria.
1. Recibir y enviar al RAC el Inventario de
Enviar transferencia secundaria, Ficha técnica de
070 instrumentos al prevaloración y Declaratoria de prevaloración RAT
RAC autorizados por el Titular de la Unidad
administrativa productora de la documentación.
Gestionar la
1. Al recibir los documentos se debe gestionar ante
080 transferencia RAC
el CA la transferencia secundaria.
secundaria
1. Al recibir la información se debe verificar:
Si tiene observaciones informar al RAC y continuar
Verificar
información
110
1. Gestionar las modificaciones y actualiza la
Modificar y
100 información. RAC
actualizar
Regresa a la actividad 080.
1. Elaborar la solicitud de destino final, que se integra
por:
Elaborar solicitud
110 a) Inventario de baja, CA
de destino final
1. Enviar al AGN solicitud de destino final verificando
120 Enviar solicitud el calendario de recepción de solicitud de destino CA
final.
36
1. Atender la visita de inspección al Archivo de
Concentración de la dependencia y facilitar la
revisión de la documentación cuente con valores
Atender visita de históricos y esté en las condiciones que indica el
130 CA
inspección Instructivo para la transferencia secundaria de
archivos (soporte papel) dictaminados con valor
histórico al AGN o los criterios técnicos que para tal
efecto emita.
Al recibir el oficio de respuesta agendando visita de
inspección al Archivo de Concentración de la
dependencia, se debe solventar las observaciones
emitidas por el AGN y solicita nuevamente Visita de
inspección.
Solventar
140 CA
observaciones
Si la información es suficiente continúa en la
actividad 150.
Si la información NO es suficiente comunica al CA,
regresa a la actividad 100.
1. Al recibir el oficio de respuesta especificando, ya

sea el dictamen de destino final y oficio indicando
fecha, hora y lugar para recibir la remesa de
documentación o la no precedencia del trámite, o
bien emitiendo las observaciones y
recomendaciones necesarias.
Validar la entrega
150 de la transferencia CA
secundaria 1. Analizar y solventar la información recabada en la
visita de inspección.
Si la información es suficiente continúa en la
actividad 2XX
Si la información NO es suficiente continúa en la
actividad 100.
1. Al recibir el oficio de la documentación e

inventario, se deberá validar:
Si la información es suficiente, se recibe el Acta de

transferencia secundaria se debe recabar la firma
Validar Acta de
del Titular de la Unidad administrativa productora
160 transferencia CA
de la documentación transferida al AGN.
secundaria
Si existen diferencias, solventar las observaciones y
pasar a la actividad 140.
1. Remitir al AGN el Acta de transferencia secundaria

Remitir Acta
170 firmada por el Titular del área administrativa CA
firmada
productora de la documentación transferida al AGN.
1. Al recibir el Acta de transferencia secundaria
Recibir y remitir
180 firmada por el Titular de la Unidad administrativa y CA
Acta al RAC
el Titular del AGN y remite al RAC.
Integrar el 1. Recibe el Acta e integra al expediente de la

190 RAC
expediente transferencia secundaria.
37
Actualizar 1. Actualiza el Inventario del Archivo de
200 RAC
inventario Concentración.

9.5.2 LAVDDFD: Lineamientos para Analizar,valorar y decidir el destino final de
la docuemntación.
Poder Eejcutivo Federal.
9.5.5 ITSADVH: Instructivo para la transferencia secundaria de archivos
(soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la
Nación.
9.5.6 CTDFDTS: Criterios técnicos para el destino final de los documentos:
transferencia secundaria.
9.6 FORMATOS
9.6.1 Catálogo de Disposición Documental.
9.6.2 Calendario de caducidades.
9.6.3 Formato de Inventario de transferencia secundaria.
9.6.6 Solicitud de destino final.
9.6.7 Cédula de inspección.
9.6.9 Constancia de recepción.
9.6.10 Acta de transferencia secundaria.
9.7 DEFINICIONES
9.7.3 CA: Coordinación de Archivos
38
IX. Formatos
1. PORTADA DE IDENTIFICACIÓN SIMPLE DE EXPEDIENTE
39
Instructivo de llenado para el formato de Portada de identificación
simple de expedientes
CONCEPTO INSTRUCCIÓN
Señalar la Unidad administrativa dependiente de la
Unidad
1 documentación que corresponde al archivo.
administrativa
Ejemplo: Unidad Jurídica.
Se indica la Dirección General, el departamento o área
Área
2 dependiente que género la documentación.
Generadora
Ejemplo: Dirección General de Regulación.
Enunciar la clave y el nombre completo de la sección
documental.
3 Sección
Ejemplo:
(3C Programación, Organización y Presupuestación).
Enunciar la clave y el nombre completo de la serie
documental.
5 Serie Ejemplo:
(3C.12 Integración y dictaminación de manuales de
procedimientos).
Anotar la clave de clasificación archivística declarada en el
inventario de archivo de trámite, de acuerdo con el Cuadro
General de Clasificación.
Ejemplo: (CNH: 3C.12 /001/2015).
6 Clasificación
De ser necesario, integrar un código alfabético o
alfanumérico que identifique el proceso o el área
generadora, según los diferentes temas o subtemas que
genere el área. Ejemplo: (CNH: 3C.12 /DGE1/001/2015).
40
Anexo 1
2. CARATULA DE EXPEDIENTE
COMISIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS
Unidad Administrativa: (1)

Área Generadora: (2)
Fondo: (3) Sección: ( 4 ) Serie: (5) Subserie: (6) Consecutivo: (7)
Clasificación (8)
Asunto:
(9)
Fecha de Apertura: ( 10 ) Fecha de Cierre: ( 11 )

Vigencia Trámite: ( 12 ) Vigencia Concentración: ( 13 )
No. de fojas al cierre: ( 14 ) Valor Documental: ( 15 ) Legajos: ( 16 )
Tipo de Clasificación: ( 17 )RESERVADO ( ) CONFIDENCIAL ( )

Partes o secciones
( 18 )
reservadas o
Fecha de Clasificación: ( 19 )
Período de Reserva: ( 20 )
Fundamento Legal: ( 21 )
Ampliación de Reserva
Firma
Tiempo de ampliación: ( 22 )
( 23 ) ( 24 )
Elaboró Unidad Administrativa

(Nombre) (Nombre)
(Puesto) (Puesto)
Desclasificación de Expedientes
Fecha de Desclasificación
( 25 )
Partes o Secciones: ( 26 )
( 27 )
Nombre y firma de quien desclasifica
41
Instructivo de llenado para el formato de carátula de expedientes
Señalar la Unidad administrativa dependiente de la
Unidad
1 documentación que corresponde al archivo.
administrativa
Área
Generadora
Enunciar el nombre completo del organismo o
3 Fondo
dependencia. Comisión Nacional de Hidrocarburos.
4 Sección Enunciar la clave de la sección documental. Ejemplo: (4C).
5 Serie Enunciar la clave de la serie documental. Ejemplo:(4C.21).
Enunciar la clave de la Subserie documental, si fuese el caso.
6 Subserie
Ejemplo:(4C.21.1), si no cuenta con Subserie, anotar N/A.
Es el número consecutivo que dentro de la serie
documental asignada se identifica a cada uno de los
expedientes, según el inventario de Archivo de Trámite (es
7 Consecutivo
recomendable elaborar una lista de los temas o asuntos que
lleve el área para simplificar la clave del expediente y se
facilite identificar el consecutivo).
Anotar la información de los datos 3,4,5,6 y 7, que formarán
la clasificación archivística, de acuerdo con el Cuadro
General de Clasificación, mencionando el año de apertura
Código de del expediente al final de la clave. Ejemplo:
8 clasificación (CNH:4C.21/001/2015).
archivística De ser necesario, integrar un código alfabético o
genere el área. Ejemplo: (CNH:4C.21/DGE1/001/2015).
Se escribe un breve resumen que identifique concreta, pero
claramente el contenido o asunto del expediente, si la
naturaleza del expediente lo permite, se expresa
contestando a las preguntas del ¿qué?, ¿quién o quiénes? y
¿para qué? Omitir abreviaciones, siglas, acrónimos y
9 Asunto términos como “generalidades, varios, diversos, etc.”
Ejemplo.
“Administración del Contrato NUM. CNH 40/2016 para la

prestación del “Servicio de Asesoría integral
especializada para que la Comisión Nacional de
42
Hidrocarburos desarrolle e implemente su planeación
estratégica conforme a las nuevas atribuciones”
Celebrado por la CNH y Price water house Coopers, S.C.
(PwC).”
Fecha de Se anota la fecha del primer documento que apertura el
10
Apertura expediente. día/mes/año.
Se anota la fecha del último documento que cierra el
11 Fecha de Cierre expediente. día/mes/año. Si el expediente no ha concluido
su asunto o gestión se deja en blanco.
Se anotarán los años de vigencia documental que establece
Vigencia
12 el CADIDO para el Archivo de Trámite, según la serie
Trámite
documental.
Se anotarán los años de vigencia documental que establece
Vigencia
13 el CADIDO para el Archivo de Concentración, según la serie
Concentración
documental.
Cantidad de hojas dentro del expediente (una vez concluido
No. de fojas al el asunto, el expediente debe estar foliado de apertura a
14
cierre cierre en la parte superior derecha (Se considerará la hoja
por anverso y reverso).
Anotar la condición de los documentos que les confiere
Valor
15 características de administrativo, legal o fiscal en los
Documental
Archivos de trámite o concentración (valores primarios).
Se deberá señalar el número correspondiente de legajo, en
caso de que el expediente este conformado por dos o más
folders/carpetas. Ejemplo: 1 ó 1/3, 2/3, 3/3, etc.
16 Legajos
Los expedientes que excedan los 5 cm de grosor en el
cambio de carpeta a folder se dividen en partes iguales, de
2.5 cm, 3cm o 5 cm como máximo.
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con el artículo 4 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información, “toda la información generada, obtenida, adquirida, transformada o
en posesión de los sujetos obligados es pública y accesible a cualquier persona…
sólo podrá ser clasificada excepcionalmente como reservada temporalmente por
razones de interés público y seguridad nacional”. Dicho carácter se dará una vez
que exista una solicitud de información por medio del Instituto Nacional de Acceso
a la Información (INAI).
Tipo de Marcar con una “X” si el expediente contiene información
17
Clasificación clasificada como reservada o confidencial.
43
Indicar de la manera más clara posible, las partes reservadas
Partes o
o confidenciales. Se indica el margen de número de fojas,
secciones
18 que contienen información reservada o confidencial.
reservadas o
Ejemplo: “Este expediente contiene información reservada
confidenciales
y/o confidencial de la foja 086 a la 103”.
Fecha de Indicar la fecha en que el expediente fue clasificado.
19
Clasificación día/mes/año.
Periodo de Se indica el período de años en el que la documentación se
20
Reserva encontrará reservada, de acuerdo con la legislación vigente.
Se redacta ley, código, reglamento, etcétera, y artículo (s),
Fundamento
21 que actúan como fundamento legal para clasificar la
Legal
documentación como reservada o confidencial.
AMPLIACIÓN DE RESERVA
Tiempo de Indicar si se amplía el período de reserva y por cuanto
22
ampliación tiempo, en caso de que sea necesario.
FIRMAS
En este espacio firmará el encargado de Archivo de Trámite
de la Unidad administrativa a que se refiere la “SECCIÓN” de
23 Elaboró este formato. Anotar nombre completo y puesto o cargo
que ocupa en la Comisión, cuando la información sea
clasificada.
En este espacio firmara el Titular de la Unidad
Unidad administrativa a que se refiere la “SECCIÓN” de este
24
administrativa formato. Anotar nombre completo y puesto o cargo que
ocupa en la Comisión, o quien clasificó la información.
DESCLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE
Fecha de Indicar la fecha en que el expediente fue desclasificado.
25
Desclasificación día/mes/año.
Indicar de la manera más clara posible, las partes
desclasificadas. Se indica el margen de número de fojas,
Partes o
26 que contienen información desclasificada. Ejemplo: “Este
Secciones
expediente fue desclasificado con información reservada
y/o confidencial de la foja 086 a la 103”.
Nombre y firma En este espacio firmará la persona encargada de la
27 de quien desclasificación de la información reservada y/ o
desclasifica confidencial contenida dentro del expediente.
44
Anexo 2
3. REFERENCIA CRUZADA
Instructivo para llenar el Formato de Referencia Cruzada
En este campo se registra el número secuencial en el orden
1 Folio que se genera y ocupa dentro del área de resguardo.
Ejemplo: 001/2018, 002/2018, etc.
Se señala la Unidad administrativa dependiente de la
Unidad
2 documentación expedientada, según el reglamento vigente.
administrativa
Área
Generadora
Enunciar la clave y nombre completo de la serie documental.
4 Clasificación Ejemplo:(4C.21 Servicios sociales y culturales y de
seguridad e higiene en el trabajo).
Se enuncia el número de oficio o Memo al que hace

5 No. de Oficio referencia al anexo o soporte físico.
Ejemplo: Anexo referente al oficio No. 225.065/2018
45
Mencionar el soporte en el que se encuentra.
6 Formato
Ejemplo: Memoria USB, CD, Disco Duro extraíble u otro.
Mencionar el formato en que se encuentra la documentación

7 Tipología contenida en el soporte físico (anexo)
Ejemplo: Formato de Word, Excel, PowerPoint, etcétera.
Se registra el nombre de los documentos que contiene la
unidad física.
8 Asunto
Ejemplo: Mapa de áreas beneficiadas, plano urbanístico, CD
con informe técnico, USB con estudio de suelos, etc.
Digitar la fecha inicial y final de los documentos anexo en el
Fechas
9 formato dd/mm/aaaa. En caso de no tener fecha final
Extremas
diligenciar sólo la inicial.
Se indicará la capacidad de la unidad, el número de archivos
10 Características
y el número de bytes que ocupa.
Se hará referencia del lugar físico en el que se encuentra el

11 Ubicación soporte, es decir el piso, pasillo, oficina, gaveta, anaquel, cajón,
caja u otro, según corresponda.
46
Anexo 3
4. VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE
Nota: Por nombramiento del Comisionado Presidente de la CNH, la Directora general de Estrategia
Institucional funge como la responsable del Archivo de Concentración, figura que se menciona en el formato
para pronta referencia ante la atención de la solicitudes de préstamo.
47
Instructivo de llenado del vale de préstamo de expedientes
Fecha de Día, mes y año en que se solicita el préstamo de
1
préstamo documentos
Dejar en blanco. Número general de préstamo que asigna
2 Folio N° el responsable del Archivo de Concentración en el
momento de entregar los expedientes
DATOS DEL USUARIO

Nombre, apellido paterno y materno del servidor público
3 Nombre completo
que solicita el préstamo
4 N° de empleado Número de empleado asignado por la institución
5 Puesto Cargo que ocupa el servidor público
Área de Nombre de la Unidad o departamento de área a la que
6
Adscripción está adscrito el servidor público.
Ubicación física del Lugar físico donde labora el servidor público: Edificio (A,
7
Edificio B, C), Piso, Extensión y correo electrónico.
Unidad
8 Unidad administrativa al que pertenece el área
administrativa
DATOS DEL EXPEDIENTE

N° de Número que asignó el Archivo de Concentración en el
9 transferencia y momento en que el área realizó la transferencia primaria
año de los expedientes.
Clasificación del Clave de clasificación archivística de los expedientes
10
expediente solicitados.
Descripción o
11 Descripción o asunto general de los expedientes.
asunto
12 Fojas Número de hojas que contienen el expediente.
13 Legajos Es el número de legajos del expediente.
Número de caja donde se encuentran los expedientes
14 No. De Caja
solicitados.
15 Pasillo Pasillo donde se encuentra la documentación
Número de anaquel donde se encuentra la
16 Anaquel
documentación.
Nivel donde se encuentran los expedientes, nivel 1, nivel
17 Nivel
2, nivel 3, etc.
No. total de
18 Número total de expedientes a préstamo.
expedientes
Fecha de Día, mes y año que se dará la devolución de la
19
devolución documentación.
48
Nueva fecha que el personal del Archivo de
20 Fecha de prorroga Concentración otorga para la devolución de los
expedientes prestados día, mes y año.
Registrar si la documentación recibida presenta daños
Registro de
21 (manchas, marcas de pluma, falta de documentos en los
anomalías
expedientes etc.).
PRÉSTAMO
Nombre y Firma del servidor público que solicitó los
22 Solicitó
expedientes.
Nombre y Firma del servidor público que recibe los
23 Autorizó
expedientes en el Archivo de Concentración.
DEVOLUCIÓN
Nombre y Firma del servidor público que entrega los
24 Entregó
Nombre y Firma del servidor público que recibe los
25 Recibió
49
5. INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE
Instructivo para el llenado del formato de Inventario de Archivo de Trámite
ENCABEZADO
Nombre del organismo o dependencia.
Fondo
Comisión Nacional de Hidrocarburos.
Registrar el número inicial de hojas que conforman el mismo
1 Hoja
formato de inventario. Ejemplo: (Hoja: 1 de).
Registrar el número de hojas que conforman en su totalidad
2 De: (la Hoja) el presente formato de inventario. Ejemplo: (Hoja: de 1, de 2,
de 3, de 4, etcétera).
Enunciar el nombre de la Unidad administrativa dependiente
Unidad
3 de la documentación que corresponde al archivo. Ejemplo:
administrativa
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
Nombrar la Dirección General, el departamento o área
Área
4 dependiente que género la documentación. Ejemplo:
Productora
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS.
Fecha de Mencionar el día, mes y año en que se elabora o actualiza el
5
elaboración inventario.
50
Enunciar clave y nombre completo de la sección documental.
6 Sección
Ejemplo: (4C Recursos Humanos).
Enunciar clave y nombre completo de la serie documental.
7 Serie Ejemplo:(4C.21 Servicios sociales y culturales y de
Enunciar el nombre completo de la subserie documental.
8 Subserie Ejemplo:(4C.21.1 Difusión cultural) si no cuenta con
Subserie, anotar N/A.
COLUMNAS
Anotar el número consecutivo de expedientes que se
9 No.
registran y conforman el inventario.
Registrar el número de expediente asignado por el área
productora. El número se define consecutivamente según los
No. de temas y reiniciando cada año fiscal, de manera que se puede
10 repetir un número consecutivo, pero difiere en el año de
expediente
apertura. Ejemplo: CNH:4C.21/1/001/2015,
CNH:4C.21/1/001/2016, CNH:4C.21/1/002/2016, etc.
Registrar la clave de la clasificación archivística que se le ha
asignado al expediente en base al Cuadro General de
Clasificación Archivística vigente. Ejemplo:
(CNH:4C.21/1/001/2015).
Símbolos
: Separa el fondo de la sección.
. Separa la sección de la serie y en su caso Subserie.
11 Clasificación
/ Separa las partes que integran el código de clasificación
archivística.
De ser necesario, integrar un código alfabético o
genere el área. Ejemplo: (CNH:4C.21/DGE1/001/2015).
Hacer una breve descripción del contenido o asunto del
expediente. Si la naturaleza del expediente lo permite, se
expresa contestando a las preguntas del ¿qué?, ¿quién o
quiénes? y ¿para qué? Omitir abreviaciones, siglas, acrónimos
y términos como “generalidades, varios, diversos, etc.”
Descripción o Ejemplo:
12 “Administración del Contrato NUM. CNH 40/2016 para la
Asunto
prestación del “Servicio de Asesoría integral especializada
para que la Comisión Nacional de Hidrocarburos desarrolle
e implemente su planeación estratégica conforme a las
nuevas atribuciones” celebrado por la CNH y Price water
house Coopers, S.C. (PwC).”
51
FECHAS EXTREMAS
Corresponde a la fecha en que se elaboró o recibió el primer
13 Inicio
documento que integra el expediente. Ejemplo: (2009)
Corresponde la fecha del último documento que da fin a su
gestión. Deberán registrar 4 dígitos correspondientes al año.
14 Cierre Ejemplo: (2010). En el caso de una sola fecha se anotará ésta
en las dos columnas; cuando la documentación no tenga
fecha se anotará (s/f).
Corresponde al total de legajos que conforman el expediente.
En caso de que el expediente este conformado por dos o más
folders/carpetas. Ejemplo: 1 o 1/3, 2/3, 3/3, etc.
15 Legajos
Los expedientes que excedan los 5 centímetros de grosor, en
el cambio de carpeta a folder se dividen en partes iguales, de
2.5 centímetros, 3 centímetros o 5 centímetros como máximo.
Corresponde al número total de hojas contenidas en el
16 Fojas
expediente.
VALOR DOCUMENTAL
Marcar con una X el/o los valores primarios que adquiera la documentación.
El que tiene los documentos de archivo para la
administración que los ha producido, relacionado al trámite o
asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en
Valor
todos los documentos de archivo producidos o recibidos en
17 Administrativo
cualquier dependencia o entidad para responder a una
(A)
necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son
importantes por su utilidad referencial para la planeación y la
toma de decisiones.
El que puedan tener los documentos para servir como
testimonio ante la Ley, para su posible uso y certificación de
18 Valor Legal (L)
derechos y obligaciones de la Administración Pública Federal
o de los ciudadanos.
El que tiene los documentos que pueden servir de testimonio
19 Valor Fiscal (F)
del cumplimiento de obligaciones tributarias.
VIGENCIA
Colocar el número de años de guarda de los expedientes
conforme al Catálogo de Disposición Documental actual, el
Archivo de
20 cual se refiere al plazo de guarda de los mismos en el Archivo
Trámite (AT)
de Trámite (AT) a partir del cierre y conclusión de su gestión o
asunto.
Archivo de
conforme al Catálogo de Disposición Documental actual, el
21 Concentración
cual se refiere al plazo de guarda precautoria en el Archivo de
(AC)
Concentración después de su vigencia en trámite.
52
Colocar la suma total de los años que se conservará en
22 Total Archivo de Trámite y de concentración conforme al Catálogo
de Disposición Documental actual.
INFORMACIÓN
Marcar con una X según corresponda a las condiciones de la información:
Según lo establecido por la coordinación de archivos y el
Comité de transparencia, siguiendo los criterios específicos
cuando la naturaleza o especialidad de la información o de la
23 Reservada (R) Unidad administrativa lo requieran, siempre que se justifique
y no se contravengan los lineamientos expedidos por la
comisión, la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información u otra normatividad aplicable.
Según lo establecido por la coordinación de archivos y el
Comité de transparencia, siguiendo los criterios específicos
cuando la naturaleza o especialidad de la información o de la
Confidencial
24 Unidad administrativa lo requieran, siempre que se justifique
(C):
y no se contravengan los lineamientos expedidos por la
comisión, la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información u otra normatividad aplicable.
TÉCNICAS DE SELECCIÓN
Marcar con una X si el expediente es sujeto a eliminación, conservación o
muestreo, según corresponda a la información que se tomará del Catálogo de
Disposición Documental vigente.
indica que el expediente se eliminará después del plazo de
25 Eliminación (E) conservación precautoria, pues no adquiere valores
secundarios o históricos relevantes para la comisión.
Conservación Indica que se realizará una transferencia secundaria al
26
(C) Archivo Histórico para conservación permanente.
Indica que solamente se tomará una muestra representativa
27 Muestreo (M) de expediente, o bien de algún tomo para su transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
Se anotará si el expediente contiene original y/o copias, se
mencionarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores, se utilizará esta
28 Observaciones: columna para anotar los soportes diferentes al papel:
fotografías, videos, soportes electrónicos (CD, USB, DVD), si el
expediente fue clasificado, presenta anomalías, cualquier
información que no esté prevista en el formato, etc.
Registrar el nombre completo del responsable de Archivo de
29 Elaboró
Trámite.
Registrar el nombre completo del responsable del Área
30 Revisó
administrativa generadora.
53
Anexo 4
6. CALENDARIO DE CADUCIDADES
Calendario de Caducidades
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ( 1 )
ÁREA PRODUCTORA: ( 2 ) PÁGINA:
FONDO: ( 3 ) DE:
SECCIÓN: ( 4 )
Fecha de Valoración
Fecha de Tiempo de
No. Total de disposición Destino Final
Clave de la Serie Nombre de la Serie Transferencia al A. C. Guarda en A. C. Documental Observaciones
cajas Expedientes documental
dd mm aaaa Años dd mm aaaa A L F AH Baja Muest.
(5) (6) (7) (8) (9) ( 10 ) ( 11 ) ( 12) ( 13 ) ( 14 )
Formuló Autorizó
( 15 ) ( 16 )
Nombre y cargo Nombre y cargo
Instructivo de llenado del Calendario de caducidades
Unidad Se anota el nombre de la Unidad administrativa de mayor
1 rango de estructura.
administrativa
Se anota el nombre de la Dirección General, el
2 Área productora departamento o área productora de la documentación.
Se anota el nombre completo de la Institución o ente

3 Fondo
público. Comisión Nacional de Hidrocarburos.
Se anota el código y nombre de la sección con relación al
4 Sección Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) donde se
clasifica la documentación.
En este rubro se anota el número de la caja que contengan
5 No. de Caja los expedientes que correspondan a la serie, bajo el
resguardadas del Archivo de Concentración.
Se anotará la clave que tiene asignada la serie documental
6 Clave de la Serie
con relación al CADIDO.
54
Nombre de la Se enuncia el nombre de la serie documental con relación
7
Serie al CADIDO.
Total de En este renglón se anotará el total de expedientes que
8
Expedientes contiene la serie.
Fecha de En este apartado se anota la fecha con el día, mes y año que
9 Transferencia al se reciben los expedientes para su guarda en el Archivo de
A. C. Concentración.
En esta columna se anota con número los años del plazo
Tiempo de
10 de conservación de los expedientes en el Archivo de
Guarda en A. C.
Concentración con relación al CADIDO.
Fecha de En este apartado se anota la fecha con el día, mes y año en
11 disposición que concluye el tiempo de guarda y custodia en el Archivo
documental de Concentración con relación al CADIDO.
Se anotará con una X si los expedientes tienen valor
Valoración
12 administrativo (A), legal (L) o fiscal (F) con relación al
Documental
CADIDO.
Se anotará con una X los expedientes que por su naturaleza
13 Destino Final pasan al Archivo Histórico, se dan de baja definitiva o pasan
al Archivo Histórico por técnica muestreo.
En esta columna se anotan las observaciones que se
14 Observaciones
presentan en el análisis de las series y de los expedientes.
Se anotará el nombre y firma del responsable de elaborar
15 Formuló
el calendario.
Se anotará el nombre y firma del responsable del Archivo
16 Autorizó
de Concentración.
55
7. GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL
Guía de Archivo Documental

FONDO: Comisión Nacional de Hidrocarburos Fecha de actualización (1)
Unidad administrativa ( 2 ) Responsable ( 3 ) Domicilio ( 4 ) Teléfono Correo electrónico
Nombr
(5)
e (6)
Cargo
Unidad administrativa de procedencia (7)

Sección (8) (9)
Código Volumen
Nombre de la serie o Transferencia Baja
Descripción documental Periodo Total de Metros Ubicación Física
Serie Subserie subserie Primaria documental
expedientes lineales
( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 ) ( 15 ) ( 16 ) ( 17 ) ( 18 ) ( 19 )
Elaboró Revisó
( 20 ) ( 21 ) ( 22 )
Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma
Responsable de archivo de trámite Responsable del área administrativa Coordinación de Archivos
Instructivo para llenar el formato de Guía de archivo documental
Fecha de Registrar la fecha en día/mes/año en que se realiza la
1
Actualización actualización de la Guía de archivo documental.
Unidad
Enunciar el nombre de Unidad administrativa de la que
2 administrativa
depende el área generadora. Ejemplo: (Unidad Jurídica)
productora
Responsable de
la Unidad Indicar el nombre y cargo del Titular responsable de la
3
administrativa Unidad.
productora
Indicar la dirección donde se ubica la Unidad
4 Domicilio
administrativa incluyendo piso.
Registrar el número con el que cuenta la Unidad
5 Teléfono
administrativa, junto con su extensión.
56
Correo Este será el del Titular o responsable de la Unidad
6
electrónico administrativa.
Unidad Indicar la Dirección General, departamento o área que
7 administrativa de genera la documentación.
procedencia Ejemplo: (Dirección General de lo Contencioso).
Registrar la clave de la sección documental.
8
Ejemplo: (11C).
Sección Registrar el nombre completo de la sección documental.
9 Ejemplo: 11C (Planeación, Información, Evaluación y
Políticas).
CÓDIGO
10 Serie Enunciar la clave de la serie documental. Ejemplo:(4C.21).
Si la documentación genera subseries, enunciar la clave.
11 Subserie Ejemplo: (4C.21.1), si no cuenta con Subserie, anotar N/A.
Registrar el nombre de la serie o subserie según sea el caso.
Nombre de la Ejemplo: (Servicios sociales y culturales y de seguridad e
12
Serie o Subserie higiene en el trabajo).
Hacer una breve descripción del contenido o asunto de la
Descripción serie o subserie. Omitir abreviaciones, siglas, acrónimos y
13
documental términos como “generalidades, varios, diversos, etc.”
Inicio: Corresponde la fecha de apertura del expediente
más antiguo que se conserva en Archivo de Trámite, según
el inventario del archivo.
Cierre: Corresponde la fecha de apertura del expediente
14 Periodo más reciente que se conserva en Archivo de Trámite, según
el inventario del archivo.
*Deberán registrar 4 dígitos correspondientes al año de las
fechas extremas de los expedientes en la Serie
Documental. Ejemplo: (2009-2017).
VOLUMEN
Total de Deberá registrarse el total de expedientes que conforma la
15
expedientes serie o subserie.
Se medirán las series documentales y se registrarán en
16 Metros lineales
metros lineales totales.
Se registra el número de transferencias primarias que se
Transferencia
17 han realizado al Archivo de Concentración de la serie que
Primaria
se describe.
Se registra, con número, la cantidad de bajas
18 Baja Documental documentales que se han realizado respecto a la serie que
se describe.
57
Registrar la ubicación donde se encuentra el archivo, es la
dirección de la Comisión Nacional de Hidrocarburos
indicando también el piso en el que se resguardan los
19 Ubicación Física
expedientes.
Ejemplo: Av. Patriotismo 580, Piso 2, Colonia Nonoalco.
Delegación Benito Juárez. Ciudad de México, C.P. 03700
Nombre, firma y
Registrar el nombre completo del responsable de Archivo
20 cargo de quién
de Trámite.
elaboró
Nombre y firma
del responsable
Registrar el nombre completo del responsable del área
21 del Área
administrativa
generadora
Nombre y firma
Registrar el nombre completo del coordinador de archivos
22 del coordinador
actual.
de archivos
58
8. INVENTARIO TRANSFERENCIA PRIMARIA
Instructivo para llenar el Formato de Inventario de transferencia primaria
ENCABEZADO
Enunciar el nombre completo del fondo establecido en el
1 Fondo Cuadro General de Clasificación Archivística, siendo este
Unidad Enunciar el nombre de la Dirección General, departamento o

2 administrativa área dependiente que género la documentación. Ejemplo:
productora (Dirección General de Recursos Humanos).
Enunciar la clave y nombre completo de la sección
3 Sección
documental. Ejemplo: (4C Recursos Humanos).
Enunciar la clave y nombre completo de la serie documental.
59
Enunciar el nombre completo de la subserie documental.
5 Subserie Ejemplo:(4C.21.1 Difusión cultural), si no cuenta con subserie
dejar en blanco.
Registrar el número de hojas que contiene el inventario.
6 Hoja Ejemplo: Hoja: 1 de 3, 1 de 5, 1 de 10, dependiendo de la
cantidad de hojas que genere el formato impreso.
Fecha de Éste será asignado por el Archivo de Concentración,
7
Transferencia registrando el día/mes/año en que se lleva a cabo.
Registrar el número de transferencia que corresponde. Si
Número de anteriormente ya se ha realizado alguna transferencia, se
8
transferencia anotará el número consecutivo a ésta. Ejemplo: (Número de
transferencia: 1 o Número de transferencia: 2, etc.).
COLUMNAS
Registrar el número consecutivo de expedientes a transferir
9 No.
registrados en el inventario.
Registrar el número de consecutivo de la caja que contiene
10 No. de caja
los expedientes a transferir.
11
expediente repetir un número consecutivo, pero difiere en el año de
CNH:4C.21/1/001/2016, CNH:4C.21/1/002/2016, etc.
Registrar la clasificación que se le ha asignado al expediente
en base al Cuadro General de Clasificación Archivística
vigente. Ejemplo: (CNH:4C.21/001/2015).
Código de
12 Símbolos
clasificación
: Separa el fondo de la sección.
. Separa la sección de la serie y en su caso subserie.
archivística.
quiénes? y ¿para qué? Omitir abreviaciones, siglas,
acrónimos y términos como “generalidades, varios, diversos,
Descripción o etc.” Ejemplo:
13
Asunto “Administración del Contrato NUM. CNH 40/2016 para la
para que la Comisión Nacional de Hidrocarburos desarrolle
e implemente su planeación estratégica conforme a las
nuevas atribuciones” Celebrado por la CNH y Price water
house Coopers, S.C. (PwC).”
60
Inicio: Corresponde a la fecha en que se elaboró o recibió el
primer documento que integra el expediente. Ejemplo:
(2009).
Fechas Cierre: Corresponde la fecha del último documento que da
14 fin a su gestión.
extremas
Deberán registrar 4 dígitos correspondientes al año. Ejemplo:
(2010). En el caso de una sola fecha se anotará ésta en las dos
columnas; cuando la documentación no tenga fecha se
anotará (s/f).
15 Legajos
Los expedientes que excedan los 5 cm de grosor, en el
cambio de carpeta a folder se dividen en partes iguales, de 2.5
cm, 3cm o 5 cm como máximo.
16 Fojas
expediente.
Marcar con una “X” el/o los valores primarios que adquiera la
documentación.
Valor Administrativo (A): el que tiene los documentos de
archivo para la administración que los ha producido,
relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este
valor se encuentra en todos los documentos de archivo
producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad
Valores para responder a una necesidad administrativa mientras
17
Primarios dure su trámite, y son importantes por su utilidad referencial
para la planeación y la toma de decisiones.
Valor Legal (L): el que puedan tener los documentos para
servir como testimonio ante la Ley.
Valor Fiscal (F): el que tiene los documentos que pueden
servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones
tributarias.
Marcar con una “X” el/o los valores secundarios que adquiera
la documentación.
La documentación que adquiere valores secundarios es
Valores aquella que trasciende u obtiene valores históricos,
18 científicos, culturales de carácter social que pueden servir
Secundarios
para estudios e investigación. Ejemplos: Decretos (valor
histórico y cultural), Resoluciones (valor histórico),
Ordenanzas (valor histórico y cultural), Actas (Valor histórico),
etc.
61
Los valores secundarios y la disposición final se sujetarán a lo
establecido por el Grupo Interdisciplinario de la CNH y del
Archivo General de la Nación.
Valor Testimonial (T): documentos con información sobre
la historia, la organización y las funciones de la
administración de origen.
Valor Evidencial (E): los que posee un documento de
archivo como fuente primaria para la historia.
Valor Informativo (I): el que sirve de referencia para la
elaboración o reconstrucción de las actividades de la
administración.
conforme al Catálogo de Disposición Documental, el cual se
refiere al plazo de guarda de los mismos en el Archivo de
19 Vigencia
Trámite (AT) y en el Archivo de Concentración (AC). Total:
Suma de años del Archivo de Trámite y Archivo de
Concentración.
Marcar con una “X” si la información es (R) Reservada o (C)
Confidencial, en términos de la normatividad aplicable y de
20 Información
conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a
la Información.
Marcar con una “X” si el expediente es sujeto a baja,
conservación o muestreo, según corresponda a la
información que se tomará del Catálogo de Disposición
Documental, teniendo tres opciones:
Técnicas de
21 (B) indica que el expediente se dará de baja.
Selección
(C) que se realizará una transferencia primaria al Archivo
Concentración para conservación.
(M) que solamente se tomará una muestra representativa
de documentos del expediente, o bien de algún tomo para
su transferencia.
22 Observaciones registrado en las columnas anteriores, se utilizará esta
columna para anotar los soportes diferentes al papel:
fotografías, videos, soportes electrónicos (CD, USB, DVD), etc.
Al finalizar el registro del inventario se incluirá en la última
Leyenda al hoja los datos referentes con cargo y firma de las personas
23 cierre del que intervengan en el proceso de este inventario de
inventario transferencia primaria, además del registro de la Leyenda de
conclusión con los siguientes incisos:
62
a) Total de fojas que contiene el inventario impreso.
b) Total de expedientes que contiene el inventario.
c) Registrar el año del expediente más antiguo del
inventario. (año más antiguo-año más reciente): 2020-
2020; 2020-2021.
d) Registrar el año del expediente más reciente del
2020; 2020-2021.
e) Registrar el total de cajas de acuerdo con el inventario.
f) Registrar el peso aproximado del total de las cajas. Se
deberá considerar el total de cajas multiplicado por el
peso promedio de una caja de archivo llena, que es de
40 kilogramos. Ejemplo: 5 cajas x 40 kilogramos por
caja= 200 kg.
Registrar el nombre completo del responsable de Archivo de
24 Elaboró
Trámite.
Registrar el nombre completo del responsable del área
25 Revisó
Nombre y firma del responsable del Archivo de
26 Recibió
Concentración que recibe la transferencia.
Nombre y firma del Coordinador de Archivos o su
27 Autorizó:
equivalente.
63
9. CÉDULA DE IDENTIFICACIÓN DE CAJAS
Archivo de Concentración
Fondo: (1)
Unidad: (2)
Área
(3)
Productora:
Sección: (4)
Serie: (5)
Subserie: N/A
No. de expedientes contenidos en la caja: (6)

No. de legajos contenidos en la caja: (7)
No. de Caja
Fechas Extremas:
Inicial Final
( 10 )
(8) (9)
Instructivo llenar el Formato de Cédula de identificación de cajas
Comisión Nacional de Hidrocarburos (CNH).
Enunciar el nombre de la Unidad administrativa dependiente
2 Unidad de la documentación expedientada, según el reglamento
vigente. Ejemplo: UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
Área
Productora
Enunciar el nombre y clave completa de la sección documental.
4 Sección
Ejemplo: (4C Recursos Humanos).
Enunciar el nombre y clave completa de la serie documental.

5 Serie Ejemplo:(4C.21 Servicios sociales y culturales y de seguridad
e higiene en el trabajo).
64
No. de
expedientes Enunciar el número de expedientes acomodados de manera
6
contenidos cronológica contenidos en la caja a transferir.
en la caja
No. de
Enunciar el número de legajos acomodados de manera
legajos
7 cronológica con relación a los expedientes contenidos en la caja
contenidos
a transferir.
en la caja:
Fechas Extremas
Enunciar el año de apertura del primer expediente acomodado
8 Inicial de manera cronológica en la caja a transferir. Ejemplo: (2009).
Enunciar el año de apertura del último expediente acomodado
9 Final de manera cronológica en la caja a transferir. Ejemplo: (2010).
Enunciar el número consecutivo de la caja con relación al total
10 No. de Caja
a transferir en la remesa.
65
10. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Instructivo para llenar el formato de Inventario de transferencia secundaria
Unidad
2 Nombre de la Unidad a la que corresponde el Archivo.
administrativa
Área
productora
Enunciar el nombre y clave completa de la sección
4 Sección
Enunciar el nombre completo de la Subserie documental.
6 Subserie Ejemplo:(4C.21.1 Difusión cultural), si no cuenta con
66
Fecha de Éste será asignado por el Archivo de Concentración.
8
Transferencia Registrando el día/mes/año en que se lleva a cabo.
Registrar el número consecutivo de transferencia o traslado
de cajas al Archivo Histórico según corresponde. Si
Número de anteriormente ya se ha realizado alguna transferencia, se
9
transferencia anotará el número consecutivo a ésta. Ejemplo: (Número de
transferencia: 1 o Número de transferencia: 2, etc.).
COLUMNAS
No. Registrar el número consecutivo de expedientes a transferir
10
(consecutivo) enlistados en el inventario.
11 No. de caja
expediente
CNH:4C.21/1/001/2016, CNH:4C.21/1/002/2016, etc.
Clasificación
13 (Código Símbolos
archivístico) : Separa el fondo de la sección.
archivística.
Denominación del expediente de acuerdo con el asunto.
Nombre del Ejemplo: “pólizas de diario, licitación nacional para
14
Expediente construcción de fábrica de software”. Omitir términos como
“generalidades, varios, diversos, etc.”
Descripción o expresa contestando a las preguntas del ¿qué?, ¿quién o
15 quiénes? y ¿para qué? Omitir abreviaciones, siglas,
Asunto
etc.” Ejemplo:
67
“Administración del Contrato NUM. CNH 40/2016 para la
para que la Comisión Nacional de Hidrocarburos desarrolle e
implemente su planeación estratégica conforme a las nuevas
atribuciones” Celebrado por la CNH y Price water house
Coopers, S.C. (PwC).”
Inicio: Corresponde a la fecha de apertura del expediente
(primer documento que lo integra) con el siguiente formato:
Fechas (dd/mm/aaaa).
16
extremas Cierre: Corresponde la fecha de terminación del asunto
(último documento que da fin a su gestión) con el siguiente
formato: (dd/mm/aaaa).
17 Legajos
18 Fojas
expediente.
Marcar con una “X” el/o los valores primarios según el
19
tributarias.
Vigencia refiere al plazo de guarda de los mismos en el Archivo de
20
Documental Trámite (AT) y en el Archivo de Concentración (AC). Total:
Concentración.
68
Soporte Marcar con una “X” si los documentos se encuentran en
21
Documental soporte papel (P), electrónico (E) o ambos (hibrido) (H).
Condiciones Confidencial, en términos de la normatividad aplicable y de
22
de Acceso conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Federal.
Marcar con una “X” si el expediente es sujeto a baja,
conservación o muestreo, según corresponda a la
información que se tomará del Catálogo de Disposición
Documental, teniendo tres opciones:
Técnicas de
23 (B) Indica que el expediente se dará de baja.
Selección
(C) Se realizará una transferencia secundaria al Archivo
General de la Nación para conservación.
(M) Solamente se tomará una muestra representativa de
expediente, o bien de algún tomo para su transferencia
secundaria.
Ubicación Ubicación topográfica exacta donde se encuentra
24 Archivo resguardada la caja (Este apartado es exclusivo de llenado
Histórico por parte del personal del Archivo Histórico).
25 Observaciones registrado en las columnas anteriores, se utilizará esta
Fotografías, Videos, soportes electrónicos (CD, USB, DVD), etc.
hoja los datos referentes con cargo y firma de las personas
que intervengan en el proceso de este inventario de
transferencia primaria, además del registro de la Leyenda de
g) Total de fojas que contiene el inventario impreso.
h) Total de expedientes que contiene el inventario.
Leyenda al i) Registrar el año del expediente más antiguo del
26 cierre del inventario. (año más antiguo-año más reciente): 2020-
inventario 2020; 2020-2021.
j) Registrar el año del expediente más reciente del
2020; 2020-2021.
k) Registrar el total de cajas de acuerdo con el inventario.
Registrar el peso aproximado del total de las cajas. Se deberá
considerar el total de cajas multiplicado por el peso promedio
de una caja de archivo llena, que es de 40 kilogramos.
Ejemplo: 5 cajas x 40 kilogramos por caja= 200 kilogramos.
69
Registrar el nombre completo del Responsable del Archivo
27 Elaboró
de Trámite.
28 Revisó
de Concentración.
Registrar el nombre completo del Titular de la Unidad
29 Autorizó
Visto Bueno Nombre y firma del Coordinador de Archivos o su
30
(Vo. Bo.) equivalente.
Nombre y firma del Responsable del Archivo Histórico que
27 Recibió
recibe la transferencia.
70
11. FORMATO DE INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL
Instructivo para llenar el formato de Inventario de baja documental
Unidad
2 Nombre de la Unidad a la que corresponde el Archivo.
administrativa
Área
productora
Enunciar el nombre y clave completa de la sección
4 Sección
71
Enunciar el nombre completo de la Subserie documental.
6 Subserie Ejemplo:(4C.21.1 Difusión cultural), si no cuenta con
Éste será asignado por el Archivo de Concentración.
8 Fecha de baja
Registrando el día/mes/año en que se lleva a cabo.
Registrar el número consecutivo de la baja documental
Número de según corresponde. Si anteriormente ya se ha realizado
9 alguna baja, se anotará el número consecutivo a ésta.
baja
Ejemplo: (Número de baja: 1 o Número de baja: 2, etc.).
COLUMNAS
No. Registrar el número consecutivo de expedientes susceptibles
10
(consecutivo) de baja definitiva enlistados en el inventario.
11 No. de caja
expediente
CNH:4C.21/1/001/2016, CNH:4C.21/1/002/2016, etc.
Clasificación
13 (Código Símbolos
archivístico) : Separa el fondo de la sección.
archivística.
Denominación del expediente de acuerdo con el asunto.
Nombre del Ejemplo: “pólizas de diario, licitación nacional para
14
Expediente construcción de fábrica de software”. Omitir términos como
“generalidades, varios, diversos, etc.”
72
quiénes? y ¿para qué? Omitir abreviaciones, siglas,
Descripción o etc.” Ejemplo:
15
Asunto “Administración del Contrato NUM. CNH 40/2016 para la
para que la Comisión Nacional de Hidrocarburos desarrolle e
implemente su planeación estratégica conforme a las nuevas
atribuciones” Celebrado por la CNH y Price water house
Coopers, S.C. (PwC).”
Inicio: Corresponde a la fecha de apertura del expediente
(primer documento que lo integra) con el siguiente formato:
Fechas (dd/mm/aaaa).
16
extremas Cierre: Corresponde la fecha de terminación del asunto
(último documento que da fin a su gestión) con el siguiente
formato: (dd/mm/aaaa).
17 Legajos
18 Fojas
expediente.
Marcar con una “X” el/o los valores primarios según el
19
tributarias.
73
Vigencia refiere al plazo de guarda de los mismos en el Archivo de
20
Documental Trámite (AT) y en el Archivo de Concentración (AC). Total:
Concentración.
Soporte Marcar con una “X” si los documentos se encuentran en
21
Documental soporte papel (P), electrónico (E) o ambos (hibrido) (H).
Condiciones Confidencial, en términos de la normatividad aplicable y de
22
de Acceso conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Federal.
Se mencionarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores, se utilizará esta
23 Observaciones
Fotografías, Videos, soportes electrónicos (CD, USB, DVD), etc.
hoja los datos referentes con cargo y firma de las personas
que intervengan en el proceso de este inventario de
transferencia primaria, además del registro de la Leyenda de
a) Total de fojas que contiene el inventario impreso.
b) Total de expedientes que contiene el inventario.
Leyenda al c) Registrar el año del expediente más antiguo del
24 cierre del inventario. (año más antiguo-año más reciente): 2020-
inventario 2020; 2020-2021.
d) Registrar el año del expediente más reciente del
2020; 2020-2021.
e) Registrar el total de cajas de acuerdo con el inventario.
Registrar el peso aproximado del total de las cajas. Se deberá
considerar el total de cajas multiplicado por el peso promedio
de una caja de archivo llena, que es de 40 kilogramos.
Ejemplo: 5 cajas x 40 kilogramos por caja= 200 kg.
25 Elaboró
de Trámite.
26 Revisó
de Concentración.
Registrar el nombre completo del Titular de la Unidad
27 Autorizó
Visto Bueno Nombre y firma del Coordinador de Archivos o su
28
(Vo. Bo.) equivalente.
74
Hoja de cierre
La elaboración del presente Manual Interno de Procedimientos Archivísticos para la

Gestión Documental de la CNH responde al cumplimiento de las obligaciones
establecidas en los artículos artículo 11, fracciones I y 11 de la Ley General de Archivos,
y de los artículos 19, fracción V, incisos a) y b) y del 25, fracción VII del Reglamento
Interno de la Comisión Nacional de Hidrocarburos.
Elaboró Revisó
'----------5>-----_/-----
Alfonso Meiía Sánchez Aleiandro Blanco Siller
Enlace de Administración Director de Operaciones
del Conocimiento
Revisó Autorizó
Demetrio Fernández De Jesús

Director de Coordinación de Seguimiento Directora Gen.e.r_al1�-.:7Lrategia Institucional
del Desempeño Institucional y Coordi adora de Archivos
gob mx/cnh rondasmex1co gob mx hidrocarburos gob mx 75

Manual Interno de Procedimientos Archiv Sticos para La Gesti N Documental CNH 2022

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Interno de Procedimientos Archiv Sticos para La Gesti N Documental CNH 2022

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Interno de Procedimientos Archiv Sticos para La Gesti N Documental CNH 2022

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Interno de Procedimientos

Archivísticos para la Gestión

El presente manual proporcionará orientación al personal administrativo en la

Asimismo, el presente instrumento establece los procedimientos para la

III. Ámbito de aplicación

1. Requisitar el formato de caratula y ceja de

Identificar la 1. Identificar la ubicación y asignar la clave topográfica

1. Elaborar propuesta de relación simple que describa

1. Notificar el acta administrativa por medio de un

2. Agregar al expediente el oficio del AGN con la

2.5 REFERENCIAS NORMATIVAS

1. Solicitar al Titular de la Unidad administrativa

1. Revisar la propuesta de inventario documental y

1. Elaborar y enviar la justificación respecto a los

Otorgar visto 1. Otorgar visto bueno al recibir el inventario

Instalar la remesa 1. Instalar la remesa de expedientes en la ubicación

1. Registrar en el inventario de transferencia

Registrar los 1. Registrar los expedientes en el inventario del

Integrar el 1. Integrar el expediente de la transferencia

3.5 REFERENCIAS NORMATIVAS

4.5 REFERENCIAS NORMATIVAS

5.5 REFERENCIAS NORMATIVAS

1. Solicitar al RAT gestione la autorización del Titular

Gestionar la baja 1. Al recibir los documentos y gestiona ante el CA

1. Al recibir la información se debe verificar:

Si la información es suficiente continuar en la

6.5 REFERENCIAS NORMATIVAS

1. Se solicita al RAT gestionar la autorización del

1. Autorizar y validar el Inventario de baja, Ficha

Gestionar la baja 1. Recibe los documentos y gestionar ante el CA su

1. Al recibir la información y se debe verificar:

7.5 REFERENCIAS NORMATIVAS

1. Solicitar al RAT gestionar la autorización del Titular

1. Al recibir la comunicación se debe remitir la

1. Revisar la propuesta de Inventario de transferencia

1. Al recibir el oficio de respuesta especificando, ya

1. Al recibir el oficio de la documentación e

Si la información es suficiente, se recibe el Acta de

1. Remitir al AGN el Acta de transferencia secundaria

Integrar el 1. Recibe el Acta e integra al expediente de la

9.5 REFERENCIAS NORMATIVAS

1. PORTADA DE IDENTIFICACIÓN SIMPLE DE EXPEDIENTE

COMISIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS

Unidad Administrativa: (1)

Fecha de Apertura: ( 10 ) Fecha de Cierre: ( 11 )

Tipo de Clasificación: ( 17 )RESERVADO ( ) CONFIDENCIAL ( )

Elaboró Unidad Administrativa

Nombre y firma de quien desclasifica

“Administración del Contrato NUM. CNH 40/2016 para la

Instructivo para llenar el Formato de Referencia Cruzada

Se enuncia el número de oficio o Memo al que hace

Mencionar el formato en que se encuentra la documentación

Se hará referencia del lugar físico en el que se encuentra el

DATOS DEL USUARIO

DATOS DEL EXPEDIENTE

Instructivo para el llenado del formato de Inventario de Archivo de Trámite

Comisión Nacional de Hidrocarburos

(5) (6) (7) (8) (9) ( 10 ) ( 11 ) ( 12) ( 13 ) ( 14 )

Nombre y cargo Nombre y cargo