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    Organizacion y Administracion de Archivos.

    Cargado por

    Reimon Claid
    Este documento describe los conceptos básicos y procesos de organización y administración de archivos. Explica las clases de archivos como los de gestión, centrales e históricos, y el ciclo vital de los documentos. También cubre temas como la clasificación documental, transferencias, consulta y disposición final de documentos siguiendo principios archivísticos como el de procedencia y orden original.

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    Este documento describe los conceptos básicos y procesos de organización y administración de archivos. Explica las clases de archivos como los de gestión, centrales e históricos, y el ciclo vital de los documentos. También cubre temas como la clasificación documental, transferencias, consulta y disposición final de documentos siguiendo principios archivísticos como el de procedencia y orden original.

    Descripción original:

    Policía Nacional de Colombia

    Derechos de autor

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    Formatos disponibles

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    ORGANIZACIN Y

    ADMINSTRACION DE ARCHIVOS

    IDENTIFICACIN DE
    CAJAS Y CARPETAS SIN CRITERIO DE
    ORGANIZACIN

    VARIO
    S
    TUTEL
    AS
    CORRE
    SPOND
    ENCIA
    CARPE
    TA 1

    DEFINICIN DE ARCHIVO
    Conjunto de documentos sea cual fuere su
    fecha, su forma y soporte material,
    acumulados en un proceso natural por una
    persona o institucin publica o privada en el
    transcurso de su gestin.

    NORMATIVIDAD APLICABLE

    El contenido Ley 594 de 2000


    Ley General de Archivos es:
    TITULO I: Objeto, mbito de aplicacin, definiciones
    fundamentales y principios generales
    TITULO II: Sistema Nacional de Archivos, rganos Asesores,
    Coordinadores y Ejecutores
    TITULO III: Categorizacin de los Archivos Pblicos
    TITULO IV: Administracin de Archivos
    TITULO V: Gestin de Documentos
    TITULO VI: Acceso y Consulta de los Documentos
    TITULO VII: Salida de Documentos
    TITULO VIII: Control y Vigilancia
    TITULO IX: Archivos Privados
    TITULO X: Conservacin de documentos
    TITULO XI: Estmulos a la salvaguarda, difusin o incremento
    del Patrimonio documental de la nacin
    Disposiciones Finales

    CONCEPTOS BSICOS

    Que es un
    Documento?
    Se refiere a todo objeto material que
    porte, registre o fije en s, informacin,
    es decir, Informacin registrada,
    cualquiera que sea su forma o el
    medio registrado ; con el objetivo de
    conservar y transmitir dicha informacin
    en un espacio del tiempo a fin de ser
    utilizada como instrumento jurdico o
    probatorio, testimonio histrico, etc.

    Clases de
    Documentos
    Por su
    su
    Por
    naturaleza
    naturaleza

    Textuales
    Cartogrficos
    y Grficos
    De imagen
    Fonogrficos

    Por su
    su
    Por
    Origen
    Origen

    Documentos

    Por el
    el
    Por
    Contenido
    Contenido

    Por su
    su
    Por
    Funcin
    Funcin
    Comercial
    Comercial

    La fuente:

    Dispositivos

    Contables

    Pblicos

    Privados

    Testimoniales

    No
    Contables

    Informativos

    Ttulos
    Valores

    Facilitativos
    Especficos
    o Sustantivos

    Clases de Documentos
    Documentos
    Porsu
    su
    Por
    Frecuencia
    Frecuencia
    deUso
    Uso
    de

    Porsu
    su
    Por
    vigencia
    vigencia

    Administrativo

    Histrico
    Archivos
    de
    Gestin

    Archivos
    Centrales

    Archivos
    Histricos

    Caractersticas de los
    Documentos
    Segn las caractersticas
    fsicas

    Segn la forma de
    Produccin

    Tipo de material (papel, medio


    magntico,, etc.)
    Tamao (formato, extensin etc.)

    Manuales
    Impresos
    Fotogrficos
    Magnticos, Electrnicos,
    Digitales

    CLASES DE ARCHIVOS
    CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
    ARCHIVO DE
    GESTION

    ARCHIVO
    CENTRAL

    VALORES
    PRIMARIOS
    ADMINISTRATIVOS
    LEGALES
    FISCALES
    CONTABLES
    TECNICOS

    ARCHIVO
    HISTORICO

    VALORES
    SECUNDARIOS
    HISTORICOS
    CIENTIFICOS
    CULTURALES

    Archivo de Gestin
    El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se
    rene la documentacin en trmite,
    en busca de
    solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a
    continua utilizacin y consulta administrativa por las
    mismas oficinas u otras que las soliciten.

    Importancia de los Archivos


    de Gestin:
    Facilitan el control y seguimiento
    de la documentacin.
    Fuente de consulta para la toma
    de decisiones.
    Iniciador
    del
    proceso
    de
    normalizacin
    archivstica
    (Archivo Total).

    Archivo Central
    Unidad administrativa donde se agrupan documentos
    transferidos trasladados por los distintos archivos de gestin de
    la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo
    vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
    particulares en general.
    Importancia del Archivo Central:
    Contribuye a facilitar el cumplimiento de los
    principios que informan las actuaciones de la
    Administracin: Los de Eficacia y Eficiencia.
    Contribuye a facilitar el cumplimiento de los
    principios de legalidad y transparencia de la
    Administracin.

    Archivo
    Histrico
    Es aquel al que se
    transfieren los documentos
    desde el archivo central por
    que poseen un valor
    histrico,
    cultural
    o
    cientfico y que son de
    conservacin permanente.

    PROCESO DE ORGANIZACIN DE
    DOCUMENTOS
    Conjunto
    de
    acciones
    orientadas
    a
    la
    clasificacin, ordenacin y
    descripcin
    de
    los
    documentos
    de
    una
    institucin,
    como
    parte
    integral de los procesos
    archivsticos

    AG

    AC

    220.13
    ACTAS

    220.13.03
    Actas Comit
    Directivo

    AH

    ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS


    PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
    PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
    Conservacin de los documentos dentro del
    fondo documental al que naturalmente
    pertenecen.
    ORDEN ORIGINAL:
    Ordenacin interna de un fondo documental
    debe mantener la secuencia original que dieron
    los trmites durante el servicio activo.

    Estructura Orgnica

    ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
    DE GESTIN
    Primer Paso : Clasificacin Documental
    Tome la tabla de retencin empiece a clasificar y agrupar la
    documentacin que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo,
    Planes, Nminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos
    Disciplinarios) e identifique cada uno de los grupos encontrados
    sin olvidar el nombre al que corresponda.

    SERIE (Tema) ACTAS


    Subserie (subtema) (Actas de Comit)

    ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
    DE GESTIN
    Segundo Paso: Identificacin de Documentos de Apoyo
    Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada
    serie documental (tema) y son generados por otras
    dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se
    deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas,
    informes de otras dependencias, solicitudes), identifquelos
    djelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si an los
    necesita.
    DO
    CU
    ME
    NT
    OS
    DE
    AP
    O

    YO

    ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
    DE GESTIN
    Tercer paso: Ordenacin Documental
    La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en
    forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer
    documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima
    actuacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de
    los trmites.

    ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
    DE GESTIN
    Cuarto Paso : Foliacin
    La foliacin se realizara en el momento en que se prepare la
    documentacin para ser transferida de tal manera que se pueda
    evidenciar el desarrollo de los trmites.
    La foliacin es el acto de enumerar los folios solo por su cara
    recta, cuya numeracin se aplica solamente a esta.
    Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con
    bolgrafo de tinta negra insoluble, en forma legible y sin
    enmendaduras.
    3
    2
    1

    4
    250
    149

    251

    252

    ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
    DE GESTIN
    Quinto Paso: diligenciamiento de la hoja de control.
    Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que
    componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que
    componen el expediente.
    ejemplo: acta 001, folios 1-5
    acta 002, folios 6-15

    ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
    DE GESTIN

    sexto paso : Seleccin Documental y Retiro de material


    metlico
    Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no
    son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
    fotocopias, duplicados, papel qumico, tarjetas de invitacin o
    felicitacin, recortes de prensa, entre otros.
    La documentacin deber estar libre de material metlico, como:
    ganchos de cosedora, clips, entre otros.

    Transferencias Documentales
    La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y
    clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retencin
    (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de
    inventario de documentos, segn calendario de transferencias
    previamente programado.

    CLASIFICACIN Y
    ORDENACIN POR
    SERIES SEGN TRD

    INVENTARIO
    DOCUMENTAL

    TRANSFERENCIA

    UBICACIN FISICA EN
    EL A. CENTRAL

    Transferencias Documentales

    Las cajas y carpetas deben conservar un orden alfabtico y


    secuencial de izquierda a derecha, partiendo desde de la fecha
    mas antigua hasta la fecha mas reciente.

    Proceso de Organizacin
    de Archivos
    Antes

    Proceso de Organizacin
    de Archivos
    Despus

    OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN
    DOCUMENTAL
    FONDO DOCUMENTAL

    PASADO

    FUTURO

    PROCESO DE CONSULTA DE
    DOCUMENTOS
    Acceso a un documento o grupo de documentos con el
    fin de conocer la informacin que contienen

    PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE


    DOCUMENTOS
    Decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del
    documento, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin
    documental, con miras a la conservacin total, eliminacin, seleccin y /o
    reproduccin (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la informacin)
    CONSERVACIN
    TOTAL

    ELIMINACIN DE
    DOCUMENTOS

    PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS

    Microfilmacin
    MICROFILMACIN
    Y/O
    DIGITALIZACIN

    Digitalizalizaci
    n

    SELECCIN
    DOCUMENTAL

    Eliminacin

    GRACIAS POR SU
    ATENCIN

    GESTIN DOCUMENTAL

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