Semana 4

ADMINISTRADOR
DE PROYECTOS DE
SOFTWARE
Unidad 9
Control
Material compilado con fines
académicos, se prohíbe su
Unidad 10
reproducción total o parcial sin
la autorización de cada autor. Cierre y seguimiento
Temario
Unidad 9.
Control
9.1. Porcentajes de avance
9.2. Control por Gantt
9.3. Control con redes
9.4. Control costo-avance

Unidad 10.
Cierre y seguimiento
10.1. Evaluación
10.2. Condiciones y características
10.3. Informe Administrativo.
10.4. Definición del seguimiento

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UNIDAD 9
Control

Cuando se ejecuta un proyecto, el administrador de empresas de software es la persona

responsable de llevar a cabo el seguimiento y control, con la finalidad de asegurar que se
cumplirán los objetivos trazados.

Esta forma de control consiste en utilizar valores numéricos que aprueban cuantificar y medir los
avances de un proyecto, así como tomar las mejores decisiones de acuerdo con los objetivos
planeados. Dado lo anterior, existen diferentes formas de llevar a cabo el control de un proyecto.
En algunas se utilizarán porcentajes como base de medición de los avances; en otras, se utilizan
diagramas de Gantt y de redes, y otras emplearán los valores ganados y costos de un proyecto.

9.1.
Porcentajes de avance

El administrador de empresas de software tiene la responsabilidad de desarrollar informes y

reportes de manera semanal, mensual, trimestral y cuatrimestral, que proporcionen la información
necesaria sobre los avances, para el equipo de trabajo, los directivos y el personal involucrado
en el desarrollo de un proyecto.

Otro propósito de estos informes es mostrar información a los inversionistas o patrocinadores

acerca de la utilización de los recursos financieros que han sido asignados al desarrollo de
un proyecto de software. Una manera de calcular el porcentaje de avance de un proyecto es
utilizando la siguiente fórmula:

(número de horas trabajadas) / (número de horas estimadas) = % del proyecto

Ejemplo.

Por ejemplo, si una persona trabajó 25 horas, mientras se habían estimado 40 horas de
trabajo, la fórmula quedará de la siguiente manera: (25)/(40) = 0.625 o 62.5% de avance.

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Esta técnica se podrá utilizar para calcular el porcentaje de avance para cada tarea o actividad
dentro de un proyecto. La utilización de la fórmula anterior es muy empleada cuando se tiene
un proyecto que está relacionado directamente con el número de horas y el costo del proyecto.
Sin embargo, el reto que tiene un administrador de empresas de software es que las tareas y
actividades dentro de un proyecto utilicen la ley de Pareto, la cual indica que 80% de un trabajo
se lleva a cabo en el último 20% del tiempo.

Así, si en un proyecto se está registrando el número de horas contra el número de horas estimadas
de trabajo, Geof Lory (2014) emplea una fórmula que utiliza los datos reales e introduce las horas
que restan en la estimación, quedando la fórmula de la siguiente manera:

1 - (número de horas restantes / (número de horas dedicadas + número de horas restantes)) = % de

avance del proyecto.

Ejemplo. Género arquitectónicos

Por ejemplo, si una jornada laboral es de 40 horas, donde se han trabajado 25 horas en
la tarea o actividad, con 15 horas restantes, la fórmula quedará de la siguiente manera:
1 - (15 / (25+15)) = 0.625 o 62.5%

Se llega al mismo resultado que la fórmula anterior siempre y cuando la estimación inicial y la
estimación que resten sean correctas y sin ningún tipo de cambio, lo cual es muy raro que suceda.
Lo más seguro es que todavía después de trabajar las 25 horas queden otras 20 horas más de
trabajo (ley de Pareto 80/20), por lo que la fórmula queda de la siguiente manera:

1 - (20 / (25+15)) = 0.5 o el 50% de avance.

Al emplear esta fórmula se obtiene una estimación más real aproximada sobre el control
de avance en porcentajes para un proyecto.

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En el siguiente archivo de video se muestra cómo calcular un porcentaje esperado en Microsoft
Project:

Escanea el código QR para ver el video relacionado

https://player.vimeo.com/video/544631574

Como se pudo ver el video anterior, el uso de la herramienta de software Microsoft Project ayuda
a mostrar realmente el porcentaje esperado frente al porcentaje realizado en un proyecto, lo que
resulta ser una excelente herramienta para un administrador de empresas de software, con la
finalidad de ver y controlar los avances de las tareas dentro de un proyecto.

Esta técnica para ver y mostrar el avance de un proyecto no es la única. En el siguiente tema se
mostrará la utilización de los diagramas de Gantt para el control de avances de proyectos.

9.2.
Control por Gantt

El uso de un diagrama de Gantt para el control de las tareas y actividades para un proyecto
permite realizar una adecuada planeación y programación dentro de un periodo determinado, ya
que este tipo de diagramas presentan una fácil visualización de las actividades a seguir y realizar
el seguimiento y control de los avances para cada fase del proyecto a desarrollar.

El uso de este tipo de diagramas permite la reducción, duración y secuencia de las tareas y
actividades, así como su calendarización, incluyendo la fecha de finalización de un proyecto. He
ahí la importancia de este diagrama para el seguimiento y control de los proyectos.

Un diagrama de Gantt se encarga de mostrar los puntos iniciales y finales correspondientes a

las unidades mínimas de trabajo (UMT). Estas unidades son un elemento pequeño e indivisible
de trabajo, y se pueden enlazar entre ellas para su respectiva programación; por ejemplo, la
codificación de una función para un menú de opciones aplicado a un software de computadora,
la cual se vincularía con las demás opciones dentro de dicho menú.

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Una función que desempeña un administrador de empresas de software para la creación de un
diagrama de Gantt es planear e incluir todas las actividades involucradas en el desarrollo del
proyecto, así como el orden en que se ejecutarán y llevarán a cabo, además del tiempo estimado
para su finalización.

En el siguiente archivo de video se muestra cómo realizar un diagrama de Gantt utilizando el

software Microsoft Project:

Escanea el código QR para ver el video relacionado

https://player.vimeo.com/video/544634030

Como se pudo ver en el video, realizar diagramas de Gantt utilizando una herramienta de
software permite al administrador de empresas de software controlar las etapas en las que se
está desarrollando un proyecto, así como determinar si se están cumpliendo las fechas asignadas.
Si bien el uso de los diagramas de Gantt permite apreciar de manera visual los avances de un
proyecto, existe otro tipo de diagrama: el diagrama de control con redes, que será mostrado en
el siguiente tema.

9.3.
Control con redes

El uso de diagramas de red para el control y seguimiento de proyectos tiene como característica
mostrar las relaciones existentes entre las tareas y actividades de un proyecto; dichas relaciones
son utilizadas para la programación de eventos.

Los diagramas de red son representados por eventos y actividades. Los eventos se muestran
expresados mediante círculos y las actividades, en forma de flechas que están conectadas con
los eventos en una planeación. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un diagrama de red.

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 Figura 1. Diagrama de red.

Fuente: elaboración propia.

En dicho diagrama de red un evento es el inicio o fin de una actividad, el cual está vinculado
con una fecha asignada; por otro lado, la actividad está ligada al trabajo que se requiere para
desempeñar la tarea, por lo que también está unida a un tiempo determinado.

En el siguiente archivo de vídeo se muestra cómo realizar un diagrama de red utilizando la

herramienta de software Microsoft Office Project.

Escanea el código QR para ver el video relacionado

https://player.vimeo.com/video/544636534

Como se pudo ver en el video anterior, contar con un diagrama de Gantt permite la modificación a
un diagrama de red en el cual se muestra el recorrido a seguir de la ruta crítica para la realización
de las etapas de un proyecto.

Esto permitirá conocer, en forma de red, la relación entre las tareas que tiene un proyecto; además,
la ruta crítica permite determinar e identificar la holgura disponible para los eventos que presenten
un retardo, lo que permite a un administrador de empresas de software el control del progreso de
las etapas del proyecto a partir del avance de cada actividad.

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Existe otra forma de tener el control de un proyecto: el control de costo-avance, que será el
siguiente tema a estudiar.

9.4.
Control costo-avance

Esta es una técnica de control y seguimiento de proyectos con base en la utilización de los datos
históricos que ha tenido el proyecto a desarrollar; permite realizar estimaciones para el avance
futuro del proyecto.

Para realizar el control de costo-avance de un proyecto se utilizan dos conceptos: valor ganado
y coste actual, que se combinan para tener el control del proyecto. La variable del valor ganado
corresponde al valor económico del trabajo que se ha realizado hasta el momento en que se
realiza un análisis o estudio del proyecto; por otro lado, el coste actual representa los costos
totales que tiene un proyecto hasta el momento en que se realiza un análisis.

Ejemplo.

Por ejemplo, supongamos que tenemos un valor de 450 (es la suma de los valores de las
actividades de un cronograma) de valor ganado y tenemos un valor de coste actual de
530 (proporcionado por la organización por medio de las herramientas de control), por lo
que se calculará la variación de costes, que es la diferencia entre el coste que se debería
tener de acuerdo con el trabajo realizado y el coste real que se tiene.

Se tomarán las cantidades de este ejemplo para encontrar la variación de coste, con la fórmula:

Variación de costes = Valor Ganado - Coste Actual

Cuando se sustituyen estos valores, tenemos lo siguiente:

Variación de costes = 450 - 530 = -80

Esto muestra que existen sobrecostes para el proyecto. Si se desea expresar esta
variación en forma de porcentaje, se utilizará la expresión variación de costes / valor
ganado, quedando de la siguiente manera: -80/450 = -0.17 o el 17% (0.17 x 100 = 17%).

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 Para aplicar si un proyecto tiene sobrecostes, se deberán aplicar los siguientes criterios:

• Variación de costes es mayor que cero: el proyecto se encarga de ahorrar dinero para
la organización.

• Variación de costes es igual a cero: el proyecto sigue con los costos planeados.

• Variación de costes es mayor que cero: el proyecto tiene sobrecostes.

Como se pudo ver en el ejemplo anterior, éste presenta un sobrecoste del 17% de lo estimado, por
lo que un administrador de empresas de software deberá cuidar que sus proyectos no presenten
sobrecostes, con la finalidad de ahorrar dinero a la organización en la cual se desempeña
laboralmente.

En el siguiente tema se empezarán a desarrollar los temas correspondientes al seguimiento y

cierre de un proyecto, para conocer la forma adecuada de entregar un proyecto terminado a un
cliente.

UNIDAD 10
Cierre y seguimiento

El propósito del cierre y seguimiento tiene como objetivo la finalización formal de un proyecto, es
decir, sin que quede pendiente algún documento relacionado con los productos entregables y su
aceptación por parte del cliente, la documentación y el almacenamiento del proyecto, así como
el pago correspondiente a los finiquitos de los contratos.

10.1.
Evaluación

La evaluación del cierre de un proyecto permitirá hacer un análisis y revisión general de las
etapas que componen el ciclo 6bb de vida de un proyecto, con la finalidad de conocer en qué
fases se encontraron problemas o situaciones que hicieron que se tardaran algunas de las tareas
dentro de un proyecto.

Durante la etapa de cierre de un proyecto se realizarán diversos tipos de evaluaciones; la primera

es la evaluación general, que se encarga de realizar un análisis que establece los siguientes
criterios:

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 • Financiero. Aquí se examina la cantidad global de inversión hecha para la realización del
proyecto, estimando el tiempo de recuperación y su rendimiento.

• Comercial. Este criterio se encarga de la evaluación que tiene el efecto del proyecto sobre
los productos de software que actualmente existen en el mercado.

• Técnico. Se evalúa el tiempo de realización del proyecto de software, la tecnología a utilizar

para desarrollarlo, la velocidad a la que quede obsoleto, el personal técnico asignado, entre
otros.

Por otro lado, existe la evaluación económica o financiera, que se encarga de realizar el estudio
de punto de equilibrio, tasa de retorno y tiempo de recuperación de la inversión para el proyecto.

A continuación se muestra un archivo de video que muestra cómo se realiza la evaluación

financiera de un proyecto:

Escanea el código QR para ver el video relacionado

https://player.vimeo.com/video/544637953

Como se pudo ver en el video anterior, este tipo de evaluación permitirá conocer si el dinero
pierde valor en la forma en que transcurre el tiempo durante el desarrollo de un proyecto.

Otro tipo de evaluación a realizar cuando se cierra un proyecto es el estudio de factibilidad,

que se encarga de realizar la identificación de oportunidades de negocio y resolver problemas
usando técnicas de formulación y evaluación de proyectos de inversión.

En el siguiente archivo de video se muestran las etapas del estudio de factibilidad para el
desarrollo de un proyecto:

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 Escanea el código QR para ver el video relacionado
https://player.vimeo.com/video/544640037

Tal como se vio en el video anterior, el estudio de factibilidad es utilizado para la orientación de la
toma de decisiones dentro de un proyecto.

Dado esto, en el siguiente tema se conocerán las condiciones y características que deberán
realizarse para el cierre de un proyecto.

10.2.
Condiciones y características

Durante la etapa de evaluación final, para pasar al cierre del proyecto, es importante conocer qué
funciones realizará cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, por lo que en la siguiente
tabla se muestran sus respectivas funciones:

Tabla 1. Roles y responsabilidades en el proceso del cierre.

Fuente: Rivera Martínez (2010).

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Para hacer la evaluación del cierre de un proyecto, el administrador de empresas de software,
en conjunto con el cliente, terminará todos los procesos relacionados con la administración del
proyecto; esto, con la finalidad de verificar el alcance de las actividades relacionadas con el
proyecto, además de realizar la entrega de los productos o entregables y confirmarlos por parte
del cliente.

Como parte de la comprobación de la satisfacción del cliente respecto a la entrega del

proyecto, se recomienda obtener un documento que avale dicha satisfacción para fines
de servicio de calidad dentro de la empresa, así como para formar parte de los clientes
con los que se ha trabajado.

Complementando esta fase, el administrador de empresas de software deberá ordenar, proteger

y guardar de forma segura la documentación del proyecto a entregar, ya que esta información
podrá ser utilizada posteriormente como marco de referencia para futuros proyectos.

Además, otra tarea a desempeñar por parte de un administrador de empresas de software es

finiquitar los contratos que se tengan con clientes y proveedores de manera formal, esto significa
que se deberá crear un documento de finiquito legal,, el cual deberá estar firmado por todas las
partes involucradas.

Como documento adicional, es prudente solicitar al cliente una carta de recomendación,

la cual servirá como una fuente de acreditación para la realización de nuevos y futuros
proyectos de desarrollo.

Como parte del cierre de un proyecto y en forma de retroalimentación, un administrador de

empresas de software, junto con el equipo de desarrollo, se encargará de analizar su respectivo
desempeño y el de otros durante el ciclo de vida del proyecto, así como de realizar las correcciones
y actualizaciones de los documentos generados por la organización para el desarrollo de nuevos
proyectos.

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Dado lo anterior, en el siguiente tema se conocerá cómo definir un adecuado seguimiento para el
cierre de un proyecto.

10.3.
Definición del seguimiento

En la fase de cierre de un proyecto se deben finalizar todas las tareas y actividades terminadas
por las diferentes áreas y departamentos dentro de la organización o empresa que ha realizado el
proyecto. Para dar por terminado un proyecto, un administrador de empresas de software deberá
dar el seguimiento oportuno a los procedimientos que se establecen para llevar a cabo el cierre
del proyecto: los procedimientos de cierre administrativo y cierre del contrato.

En el procedimiento de cierre administrativo se concentran las actividades, roles y funciones del

personal que está involucrado en los procedimientos administrativos. Desde aquí se desarrollan
los procedimientos que se encargan de transferir los productos y servicios a la producción de las
partes que conforman al proyecto.

Un administrador de proyectos deberá dar seguimiento a las actividades que confirmen que el
proyecto cumple con los requisitos del cliente, así como la verificación y aceptación del suministro
de los productos entregables, para validar que se han cumplido los requisitos de salida y
conclusión.

Por otra parte, el seguimiento al procedimiento de cierre de un contrato implica todas las
actividades necesarias que establezcan y cierren todos los acuerdos contractuales que fueron
establecidos en el proyecto, así como las actividades que respaldan el cierre administrativo. En
este procedimiento se deberá verificar que el producto a entregar está totalmente terminado de
forma correcta, ordenada y satisfactoria.

En el siguiente archivo de video se muestran las actividades que debe realizar un administrador
de proyecto, con la finalidad de verificar que el proyecto haya cumplido con todos sus objetivos.

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 Escanea el código QR para ver el video relacionado
https://player.vimeo.com/video/544641534

Como se pudo ver en el video anterior, este proceso es la culminación de la entrega del proyecto
a un cliente, por lo que un administrador de proyectos deberá asegurarse de que todo el trabajo
del proyecto está terminado y que se han alcanzado los objetivos.

Con este tema se da por terminado el bloque número cuatro de la materia, por lo que a continuación
se deberá realizar la actividad de aprendizaje correspondiente para aplicar los temas vistos
durante este bloque.

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