FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA-UNIAGRARIA

ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, HIGIENE Y GESTION AMBIENTAL

PLANES DE MANEJO Y CONTINGENCIA

PLAN DE CONTIGENCIA

PRESENTADO POR:
LUZ ADRIANA ORTIZ TRIANA

PRESENTADO A:
CARMEN FABIOLA ROMERO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA-UNIAGRARIA

ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, HIGIENE Y GESTIÓN AMBIENTAL
BOGOTÁ
2023
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ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, HIGIENE Y GESTION AMBIENTAL

CONCEPTOS ELABORACION DE UN PLAN DE CONTIGENCIA

1. ¿Qué es un plan de contingencia?

Respuesta: Un plan de contingencia es un instrumento que plasma, políticas,
organizaciones y métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de
emergencia o desastre en las distintas areas.

2. ¿Cuáles son las etapas de contingencia?

1. Haz una lista de los riesgos
Antes de poder resolver los riesgos, primero debes identificarlos. Empieza
haciendo una lista de todos y cada uno de los riesgos que podrían afectar a tu
empresa. Recuerda: hay diferentes niveles de planificación de contingencias;
puedes planificar a nivel de empresa, departamento o programa. Asegúrate de
que tus planes de contingencia estén alineados con el alcance y la magnitud de
los riesgos que es tu responsabilidad abordar.
Un plan de contingencia es un conjunto de medidas y un esfuerzo a gran escala,
por lo tanto, realiza una sesión de lluvia de ideas con las partes interesadas
relevantes para identificar y tratar los riesgos potenciales. Si no estás seguro de
quién debería estar incluido en tu sesión de lluvia de ideas, crea un mapa de
análisis de participantes para identificar quiénes deberían participar.
2. Evalúa los riesgos según su gravedad y probabilidad
No es necesario crear un plan de contingencia para cada riesgo que planteaste.
Una vez que describas los riesgos y las amenazas potenciales, trabaja con las
partes interesadas para hacer un análisis de riesgo e identificar el posible
impacto de cada riesgo.

Haz una evaluación del riesgo en función de dos métricas: la gravedad del
impacto si el riesgo ocurriera y la probabilidad de que ocurra. Durante la fase de
evaluación de riesgos, asigna a cada riesgo su grado de gravedad y
probabilidad; recomendamos utilizar alto, medio y bajo.
3. Identifica riesgos importantes
Una vez que hayas asignado el grado de gravedad y probabilidad a cada riesgo,
depende de ti y de las partes decidir qué riesgos son los más importantes a
abordar en la medida de lo posible. Por ejemplo, definitivamente debes crear un
plan de contingencia para un riesgo de alta probabilidad y alta gravedad,
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mientras que no sería necesario crear un plan de contingencia para un riesgo de

baja probabilidad y baja gravedad.
Las partes interesadas y tú deben establecer los límites. Por ejemplo, ¿qué van
a hacer con los riesgos que son de baja gravedad, pero de alta probabilidad?
¿Qué harán con los riesgos que son de alta gravedad, pero de probabilidad
relativamente baja?
A continuación, te mostramos cómo podrían desarrollarse los diferentes riesgos
y un posible escenario de plan de contingencia con el que tu equipo podría
encontrarse:
Gravedad alta y probabilidad alta o gravedad media y probabilidad alta. Crea
planes de contingencia sólidos para estos riesgos. Asegúrate de tener un plan
de emergencia y de mitigación sólido en caso de que ocurran estos riesgos, para
que puedas reanudar las operaciones comerciales normales lo más rápido
posible.
Gravedad alta y probabilidad media. También crea un plan de contingencia para
estos riesgos. Aunque es menos probable que sucedan, podrían tener un
impacto severo en las funciones de tu negocio si así fuera. La planificación
proactiva para el peor de los casos puede ayudarte a dar una respuesta rápida
ante eventos inesperados.
Gravedad alta y probabilidad baja. La elaboración del plan de contingencia para
estos riesgos también es recomendada. La única diferencia para estos planes
de contingencia es con quién debes compartirlos una vez finalizados. Considera
compartir estos planes con menos personas, ya que son menos relevantes.
Gravedad media y probabilidad media o gravedad baja y probabilidad alta.
Considera crear planes de contingencia sólidos para estos riesgos. Es posible
que quieras tener una reunión más pequeña con las partes interesadas para
estos planes de contingencia o adoptar un enfoque menos riguroso para la
planificación de las contingencias. Pero tener un plan B con medidas generales
de lo que podrías hacer si ocurren ciertos riesgos, particularmente si es probable
que ocurran, es una buena estrategia proactiva.
Gravedad media y probabilidad baja, gravedad baja y probabilidad media o
gravedad baja y probabilidad baja. No crees un plan de contingencia para estos
riesgos. Es probable que estos riesgos no sucedan o que no afecten mucho las
funciones de tu negocio si llegasen a ocurrir. Sin embargo, planifica volver a
revisar estos riesgos periódicamente para evaluar si la gravedad y la
probabilidad han cambiado.
4. Crea un plan de contingencia para los mayores riesgos
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Crea un plan de contingencia para cada riesgo que hayas identificado como
importante. Como parte de ese plan de contingencia, describe el nivel de riesgo
y organiza una lluvia de ideas sobre el procedimiento de actuación que hará tu
equipo si el riesgo llega a ocurrir. Cada plan de continuidad de negocio debe
incluir todos los pasos que debes seguir para volver a la normalidad.

Tu plan de contingencia debe incluir información sobre:

• Los factores desencadenantes que pondrán en marcha este plan

• La respuesta inmediata
• Quiénes debe participar y recibir informes
• Responsabilidades clave, incluido un gráfico RACI si es necesario
• El cronograma de tu respuesta (es decir, lo que debe hacerse de
inmediato frente a lo que debe hacerse a largo plazo)

Por ejemplo, supongamos que has identificado una posible escasez de personal
como un riesgo probable y grave. Esto afectaría significativamente las
operaciones normales, por lo que debes crear un plan de contingencia con
medidas organizativas para prepararte para ese escenario. Cada persona de tu
equipo tiene un conjunto muy particular de habilidades, y sería difícil gestionar
las responsabilidades del equipo si varios recursos humanos se fueran al mismo
tiempo. Tu plan de contingencia puede incluir quién puede cubrir ciertos
proyectos o procesos mientras hallas un reemplazo, o cómo mejorar la
documentación del equipo para evitar tener habilidades aisladas.
5. Obtén aprobación para tu plan de contingencia
Asegúrate de que los líderes relevantes de la empresa conozcan el plan y estén
de acuerdo con tu curso de acción y las medidas preventivas. Esto es de
especial relevancia si estás creando planes a nivel de equipo o departamento.
Al crear un plan de contingencia, estás capacitando a tu equipo para que
responda rápidamente ante un riesgo, pero también debes asegurarte de que el
curso de acción sea el correcto. Además, la aprobación previa te permitirá poner
en marcha el plan con confianza, sabiendo que estás en el camino correcto y sin
tener que solicitar aprobaciones de antemano.
6. Comparte tus planes de contingencia
Una vez que hayas creado tus planes de contingencia, compártelos con las
personas adecuadas. Asegúrate de que todos sepan lo que harás, de modo que,
cuando llegue el momento, puedas actuar de la manera más rápida y fluida
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posible. Mantén tus planes de contingencia en una fuente central de referencias

para que todos puedan acceder fácilmente en caso de ser necesario.
Crear un proyecto en una plataforma de gestión del trabajo es una excelente
manera de distribuir el plan y garantizar que todos tengan una guía paso a paso
sobre cómo implementarlo.
7. Supervisa tu plan de contingencia
Revisa tu plan de contingencia con frecuencia para asegurarte de que aún sea
correcto. Ten en cuenta los nuevos riesgos o las nuevas oportunidades, como
las nuevas contrataciones para los diferentes puestos de trabajo o un panorama
empresarial cambiante. Si un nuevo líder ejecutivo se une al equipo, asegúrate
de presentarle el plan de contingencia para que también lo revise.
8. Crea nuevos planes de contingencia si es necesario
Si has creado planes de contingencia para todos los riesgos que encontraste,
eso es genial, pero asegúrate de monitorear constantemente si existen nuevos
riesgos. Si descubres un nuevo riesgo y tiene una gravedad o probabilidad
suficientemente alta, crea un nuevo plan de contingencia para ese riesgo. Del
mismo modo, puedes revisar tus planes y darte cuenta de que es probable que
algunos de los escenarios que alguna vez te preocuparon no lleguen a ocurrir o,
si tuvieran lugar, no afectarían tanto a tu equipo.

3. ¿Como se elabora un plan de contingencia?

pasos necesarios para su elaboración:
2. Evalúa los riesgos.
3. Planifica tu estrategia.
4. Compártelo con tus colaboradores.
5. Revísalo, discútelo y actualízalo.
4.¿Cuáles son los tipos de planes de contingencia?
Según lo consultado en las fuentes, estos planes se definen de acuerdo a la
actividad de la empresa y la identificación del Riesgo.
- Plan de emergencia interior
- Plan de autoprotección
- Plan de emergencia exterior
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5. ¿Diagrama de flujo de la estructura de un plan de contingencia?

6. ¿De acuerdo al rol de cada uno cual sería el plan de contingencia a

desarrollar?
INCENDIO
- AREA CRÍTICA
• Depósito de combustibles.
- MEDIDAD PREVENTIVAS
Capacitar y entrenar el personal que manipula combustibles y explosivos. Dar a
conocer detalladamente las normas de seguridad industrial.
• El tanque donde se almacena el combustible deberá ser de materiales apropiados
y no presentar escapes. Se colocará una señal cerca del depósito de combustibles
donde se indique que es prohibido fumar.
• Se debe dotar de equipos para control de incendios como extintores portátiles de
mano con capacidad mínima de 20 libras, en polvo químico seco, un extintor de gas
carbónico o halón para las oficinas, cobijas contra fuego, mangueras y palas.
• Capacitar al personal de la brigada de emergencias en el control de
eventualidades de este tipo.
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• Dotar al personal que compone la brigada de emergencias de elemento de

protección personal especial para la atención de fuego.
- MEDIDAS DE ATENCIÓN
• En el momento en que ocurra un incendio el personal debe guardar la calma e
informar inmediatamente al Comité de Coordinación del Plan, el cual informará al
Comité de emergencias.
• El Comité de Emergencias evaluará la magnitud del fuego, de esta manera
establecerá si se puede controlar con los recursos de la arenera o se pedirá apoyo
al cuerpo de Bomberos.
• Si se trata de incendio de materiales comunes como papeles, caucho, cartón,
incendio forestal, se podrá apagar con agua.
• En el caso de que se trate de un incendio de líquidos o materiales inflamables, se
apagara el fuego con extintores de polvo químico seco o se empleara arena o tierra;
nunca se utilizara agua para apagar incendios de gasolina.

Procedimiento
Procedimiento parapara la atención
la atención de incendios.
de incendios.

INCENDIO Comunicación Comité de

Emergencia Coordinación

Comité de
emergencias

Medidas de
atentación

no

Apoyo Bomberos Fin Incendio

si
Indicador de la
operación

Indicador de la
operación

Fin
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Fuentes:

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ESPONDER%20ANTE%20LA%20EMERGENCIA%20POR%20COVID-19.pdf
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extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/http://www.saludcapital.gov.co/Pl
anes_Estrateg_Inst/2021/Institucional/Plan_Contingencia_Instituc.pdf