PLANILLAS DE INSPECCIÓN

Plantillas o Planillas de Inspección son herramientas de recopilación de PASOS PARA ELABORACIÓN

datos en tiempo real. Definir claramente
Llamada también Hoja de verificación, construido para
colectar datos, de forma que sus registro sea sencillo y 1. El problema que se desea evitar
sistemático, y que se puedan analizar visualmente los 2. Definir con precisión qué datos se necesitan
resultados obtenidos. 3. ¿Dónde se encontrará la información?
En ellas se consigna en una fila o columna los aspectos a controlar en 4. ¿Cuándo se recogerá la información?
cuanto a aparición y el controlador marca en la columna o fila 5. ¿Cómo serán registrados los datos?
correspondiente cada vez que aparece la característica (buena o 6. ¿Quién va a realizar la captura de datos? ¿Está capacitado
mala) para hacerlo?

TIPOS
CARACTERÍSTICAS
Cuadros de Doble Entrada – por ejemplo Diagrama de Gantt
1. Deben tener consistencia en la información registrada.
2. Deben abarcar todos los aspectos de la actividad a investigar.
3. Fáciles de entender y manejar por todos los involucrados en el
proceso o tarea a estudiar.
Lista de Items a controlar – Lista de Chequeo / Verificación
 DIAGRAMA DE GANTT
BENEFICIOS
Se atribuye a Henry Laurence Gantt la creación de este
diagrama, se empezó a difundir a partir de 1910.
Simplifica la visualización de todas las tareas de un
Se ha mantenido a lo largo de los años por su facilidad de proyecto, lo que permite una mejor planificación, mayor
uso, versatilidad y adaptación a cualquier tipo de sector o seguimiento de los tiempos de ejecución y más rapidez
proyecto. a la hora de detectar áreas de mejora y potenciales
obstáculos que puedan entorpecer el proyecto.
Herramienta de gestión de proyectos El principal beneficio de un diagrama de Gantt es la gestión
de los tiempos y planificación de proyectos.
Busca agilizar y cumplir con objetivos de entrega Ayudará a tener un panorama en una misma vista de
Permite ver las tareas, qué equipo o personas son los cómo se está trabajando un proyecto, además podrás
responsables de cada una de éstas, el tiempo de duración de impulsar la comunicación y relación entre equipos, facilitar
la organización y optimizar las actividades mejorando tu
cada actividad y las fechas programadas para que se cumplan. productividad.
METODOLOGÍA

1. Definir el proyecto.
2. Hacer una lista de tareas.
3. Establecer los tiempos.
4. Asignar las tareas.
5. Asignar información adicional: responsables, costos
involucrados, ahorros involucrados.
6. Verificar el progreso.
DIFERENCIA CON CRONOGRAMA
Un cronograma indica las fechas en que inicia un proyecto o el día en que hay que entregar un adelanto.
El diagrama de Gantt muestra el tiempo que abarca cada tarea, cada etapa, cada proyecto, por eso utiliza las
barras para indicarlo (cuanto más larga la barra, más tiempo involucrado en una tarea).
El diagrama de Gantt es bastante útil cuando un equipo necesita conocer la forma en que las distintas tareas
se relacionan entre sí. Es decir, qué tanto trabajo de una parte debe estar hecho antes de que comience
la otra parte, ya que ayuda a organizar mejor las tareas y su importancia
 LISTA DE CHEQUEO / VERIFICACIÓN

“Listas de Control” - “Listas de Chequeo” - “Check-Lists” - “Hojas OTROS EMPLEOS

de Verificación”
Registrar datos: este listado nos permite disponer de un
Son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el registro de información histórica que puede ser utilizado para
cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y identificar los cambios sufridos a lo largo del tiempo, o bien
de forma sistemática. utilizar esta información para realizar un tratamiento
estadístico.
Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o
productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de Se puede verificar el funcionamiento y efectividad de un
nada importante. control establecido.

EMPLEABILIDAD Concentrar los aspectos críticos del proceso que puedan

generar resultados no esperados.
Realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún
paso y/o deben hacerse las tareas con un orden establecido.
Sistematizar las actividades, sin confiar en la memoria de la
Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han persona.Llevar a cabo actividades de forma ordenada.
sido los puntos inspeccionados.
Verificar o examinar artículos. - Dejar evidencia de asistencia.
- Dejar evidencia de la inspección.
Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las causas de los - Para verificar o examinar la posible
defectos. aparición de defectos.
Verificación y análisis de operaciones. - Para verificar y controlar las
Recopilar datos para su futuro análisis. operaciones.
¿CÓMO USAR LAS LISTAS DE VERIFICACIÓN? ¿Se han rellenado los registros?

Es importante que las listas de control queden claramente ¿Ha habido alguna incidencia?
establecidas e incluyan todos los aspectos que puedan aportar
datos de interés para la organización. ¿Los equipos estaban en correcto estado de
mantenimiento? ¿Y estaban calibrados / verificados?
Es por ello preciso que quede correctamente recogido en la
lista de control: ¿El producto final es conforme?
– Qué se tiene que controlar o chequear. PASOS PARA ELABORACION
– Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad (qué es lo
correcto y qué lo incorrecto).
1. Planificar y saber que es lo que se quiere verificar.
– Cada cuánto se inspecciona: frecuencia de control o chequeo. Determinar lo que se va a medir. Determinar el área que se
– Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos quiere evaluar.
aplicables. 2. Diseñar el formato de verificación. Escribir las categorías o
variables posibles.
POSIBLES ASPECTOS A VERIFICAR Establecer la escala de ocurrencias. Diseñar la cuadrícula.
3. Determinar la persona que va a realizar la verificación (debe
¿Se han seguido los procedimientos? estar capacitado) y las horas que va a realizar dicha función.
4. Tomar nota de la información en el formato de la
¿Los productos cumplen con las especificaciones? verificación.
Totalizar los eventos por categoría y/o periodo.
¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la 5. registrarlo en una base de datos para su tratamiento
rugosidad… están dentro de las tolerancias? estadístico y análisis de los resultados.
¿Ha cumplido los ensayos de resistencia,
impermeabilidad, torsión, etc?
 VENTAJAS DESVENTAJAS
Puede ser vista como intimidatoria por parte del
Aseguran el enfoque consistente para la inspección y/o auditoría auditado/inspeccionado.
Actúan como plan de muestreo y un administrador de tiempo Para que sean realmente útiles y fáciles de aplicar,
Sirven como una guía de ayuda para verificar los procesos cuesta inicialmente esfuerzo al diseñarlas y en
recoger los diferentes requisitos a evaluar,
Apoyan las diferentes fases de la auditoría y/o inspección
escogiendo adecuadamente el método de evaluación.
registrando notas o evidencias
Mejoran el desempeño de la actividad a realizar Un mal diseño o carencia de verificación de
Garantizan que se obtenga la evidencia adecuada, por ejemplo, requisitos clave puede comportar un exceso de
ante una lista de asistencia o documentar una acción correctora. burocracia para completar las deficiencias del
Suministra estructura y continuidad ante una inspección y asegura formato. Con lo que dificultaría más el trabajo que
que se cumpla el alcance. el realizarlo con su ausencia.
El documento es sencillo de seguir y fácil de rellenar. Un auditor sin experiencia puede no tener la
capacidad para comunicar con claridad lo que está
buscando, si depende de gran medida de una lista de
verificación para orientar sus preguntas.
Las personas que utilicen estas listas de verificación
deben estar capacitadas para realizar la actividad, y
deben estar formadas para el entendimiento del
formato y cómo se debe aplicar.
EJEMPLOS
 EJEMPLO EJEMPLO
Lista de Verificación en una Auditoría de Calidad ISO Lista de Verificación en una Auditoría de
Calidad ISO