Solicitud de Información para La Elaboracion Del Estudio de Mercado

SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE
MERCADO
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de

transparencia para la contratación, convoca públicamente a todos los interesados en
proporcionar información para consolidar el estudio de mercado del proceso con las
siguientes condiciones.
OBJETO Contratar la renovación y mantenimiento del

licenciamiento de la Plataforma OnBase, así como el
soporte técnico especializado en sitio y desarrollo de
acuerdo con los requerimientos del SENA en la
plataforma OnBase.
VALIDEZ DE COTIZACIÓN La cotización debe tener validez de 90 días calendario,

contados a partir de la fecha de presentación de la
cotización.
FECHA LÍMITE DE
La cotización debe ser entregada y/o radicada a más
RECEPCION DE
tardar el día 04 de abril de 2022.
COTIZACIONES
La cotización debe ser entregada y/o radicada al
LUGAR PARA PRESENTAR LA siguiente correo electrónico:
COTIZACIÓN
contratacionofsis@sena.edu.co
Cinco (5) meses, contados desde el 01 de agosto y

TIEMPO DE EJECUCIÒN DEL hasta el 31 de diciembre de 2022
PROYECTO:
Ministerio de Trabajo
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Dirección General – Dirección Administrativa y Financiera
Calle 57 No. 8-69 – PBX (57 1) 5461500
www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270
Tabla de Contenido
1.1 Objeto ......................................................................................................................3

1.2 Objetivo ...................................................................................................................3
1.3 Alcance ....................................................................................................................3
Renovación del soporte y mantenimiento al licenciamiento adquirido por el SENA. .....4
1.4 Lugar y fecha para presentar la cotización ..............................................................5
1.5 Validez de la cotización ...........................................................................................5
1.6 Lenguaje de presentación de la información ...........................................................5
2 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS ..................................................................................5
2.1 Generalidades técnicas ...........................................................................................5
2.1.1 Contexto SENA ...............................................................................................5
2.1.1.1 Usuarios / Consumidores SENA ...............................................................10
2.1.1.2 Oficina de Sistemas SENA ........................................................................10
2.1.1.3 Soporte Técnico en sitio ............................................................................11
2.1.1.4 Desarrollo de nuevos proyectos (Bolsa de horas). ....................................12
2.1.1.5 Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo y Firma Digital - SGDEA. ............................... ¡Error! Marcador no definido.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ESPECIFICOS.¡Error! Marcador no
definido.
2.1.1.6 Soporte, Mantenimiento y RENOVACIÓN al licenciamiento .....................14
3 FORMATO COTIZACIÓN ...........................................................................................15
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GENERALIDADES
1.1 OBJETO
Contratar la renovación y mantenimiento del licenciamiento de la Plataforma OnBase, así

como el soporte técnico especializado en sitio y desarrollo de acuerdo con los
requerimientos del SENA en la plataforma OnBase.
1.2 OBJETIVO
Con el fin de conocer la oferta de servicios frente a la Plataforma OnBase del mercado que
pueda satisfacer las necesidades del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) en los
próximos cinco (5) meses de 2022 (contados a partir del 01 de agosto de 2022) y para
conocer los lineamientos del mercado, los aspectos económicos, funcionales y técnicos que
el SENA requiere para cumplir sus objetivos en términos de la gestión documental; el
documento que se pone a su disposición, contienen todos y cada uno de los elementos
funcionales, técnicos y tecnológicos que se requiere consultar con los interesados en el
mercado de cara a un proceso contractual que comprometa una solución tecnológica
integral.
Esperamos con este documento encontrar y recibir la información real y precisa, que refleje
la realidad de los precios actuales conforme a los requisitos que se exponen y garantizar
con ello un proceso objetivo, transparente y eficaz que permita tener la estimación
financiera general y global de la prestación de los servicios.
En cumplimiento de las leyes que integran el estatuto de contratación en Colombia, Ley 80
de 1993, ley 1150 de 2007 decreto 1510 de 2013, decreto 1082 de 2015, y los postulados
y principios que convocan la objetividad, transparencia economía, eficacia y
responsabilidad, este documento y su diligenciamiento es necesario para formalizar un
futuro proceso de selección; en este contexto, el alcance definitivo de para la prestación de
los servicios se precisará en los estudios previos y sus anexos y en el proceso de
contratación, y que esto es una estimación general y global de la prestación de los servicios
1.3 ALCANCE
La prestación de servicios mencionadas en la sección “1.1 Objeto”, incluye todos los
aspectos consignados en este documento y se describen a continuación:
Soporte Técnico en sitio.
El SENA requiere el servicio técnico especializado de un (1) recurso en sitio, que

corresponde a un ingeniero certificado por el fabricante Hyland como administrador de la
plataforma OnBase, que será el encargado del soporte técnico permanente frente a
incidentes o problemas que se presenten en la operación diaria del Gestor Documental
OnBase, tanto en la Dirección General, como en las 33 Regionales y los 117 Centros de
Formación Profesional, garantizando así la disponibilidad de OnBase, el funcionamiento
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correcto del sistema y el soporte en caso de fallas y nuevas funcionalidades de acuerdo
con los requerimientos del SENA.
Desarrollo de proyectos (Bolsa de horas).
La ejecución de la bolsa de horas corresponde a parametrizaciones y desarrollos sobre las

funcionalidades existentes en OnBase de acuerdo los procesos que tiene el SENA, los
requerimientos se van generando según la necesidad por el área funcional, como por la
Oficina de Sistemas, y se agrupan en necesidades comunes, con actividades específicas y
el mismo objetivo, se denominan proyectos; a cada proyecto se le deben asignar recursos,
tiempos, tareas y responsables para su implementación.
La bolsa de horas que se estima corresponde a 400 horas para la implementación y

ejecución de estos proyectos de acuerdo con los requerimientos del SENA y del
presupuesto asignado, con este servicio el contratista deberá asignar los recursos
necesarios para su ejecución, diferentes al recurso destinado para el soporte en sitio,
quienes llevarán a cabo el levantamiento y análisis de necesidades que contribuyan al
propósito y a la mejora de los procesos documentales de la entidad.
Todo proyecto tendrá las siguientes fases como mínimo a) levantamiento de necesidades
y requerimientos, b) diseño, c) desarrollo, d) pruebas, e) ajustes y f) puesta en producción.
Adicionalmente el contratista deberá incluir la documentación técnica y funcional, manuales
de usuario, manual técnico y de despliegue, de arquitectura si a ello hay lugar.
RENOVACIÓN DEL SOPORTE Y MANTENIMIENTO AL LICENCIAMIENTO ADQUIRIDO

POR EL SENA.
Durante el tiempo de cobertura, el SENA tiene derecho a:
• Servicio y/o soporte técnico, para la identificación y solución garantizada de problemas,

bugs o errores que presente el software OnBase.
• Actualización de la aplicación a su última versión.
• Actualización de toda la documentación funcional y técnica que se tenga.
• La renovación del soporte y mantenimiento al licenciamiento adquirido por el SENA
tendrá una vigencia de un año.
El OFERENTE debe estudiar, analizar, diligenciar y responder completamente los requisitos

de este documento respondiendo punto a punto y explícitamente si puede o no implementar
cada requisito, así como indicar la forma en la que sus portafolios o catálogos de productos
y servicios puede satisfacer los requisitos; lo anterior haciendo referencia a documentos
que anexe para soportar con la mayor claridad posible la forma como implementaría las
soluciones para dichos requisitos.
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Solo se considerarán para análisis, cotizaciones que incluyan la totalidad de los ítems a
adquirir, con las especificaciones sugeridas. Cualquier ítem adicional que considere el
OFERENTE tener en cuenta deberá contener la respectiva justificación y explicación de
este, con el fin de poder tenerlo en cuenta en el estudio de mercado.
La información remitida servirá́ de base para la elaboración de un estudio de mercado y por

tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obliga a las partes a
la celebración de ningún tipo de contrato ni de inicio de un proceso de contratación.
El SENA, podrá realizar ajustes en el alcance de los productos a adquirir de acuerdo con
sus necesidades teniendo en cuenta el estudio de mercado respectivo.
1.4 LUGAR Y FECHA PARA PRESENTAR LA COTIZACIÓN

La cotización debe ser entregada y/o radicada a más tardar el día 04 de abril de 2022, al
siguiente correo electrónico:
contratacionofsis@sena.edu.co;
1.5 VALIDEZ DE LA COTIZACIÓN

La cotización debe tener validez mínima de 90 días calendario, contados a partir de la fecha
de presentación de la cotización.
1.6 LENGUAJE DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La cotización debe ser presentada en idioma Español, los documentos que son de
fabricantes pueden ser presentados en idioma Inglés, siendo estos últimos aquellos los
publicados oficialmente.
2 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
2.1 GENERALIDADES TÉCNICAS
2.1.1 CONTEXTO SENA

El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, es un establecimiento público del orden
nacional, con personería jurídica, patrimonio propio e independiente, y autonomía
administrativa; Adscrito al Ministerio del Trabajo de Colombia. Ofrece formación gratuita a
millones de colombianos que se benefician con programas técnicos, tecnológicos y
complementarios que, enfocados en el desarrollo económico, tecnológico y social del país,
entran a engrosar las actividades productivas de las empresas y de la industria, para
obtener mejor competitividad y producción con los mercados globalizados.
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De conformidad con lo dispuesto en los artículos 12, 19 y 46 de la Ley 594 de 2000, las
Entidades del Estado tienen la obligación de cuidar y salvaguardar en las mejores
condiciones la documentación, producida y recibida en cumplimiento de sus funciones, lo
cual implica la aplicación la utilización de medios electrónicos que como el aplicativo
OnBase, garantizan la conservación integral a largo plazo de la documentación digitalizada
y registrada en dicho aplicativo.
El auge del manejo de información y documentación electrónica, impulsada por el programa

de gobierno desde la administración nación, ha promovido la utilización de medios
electrónicos que permiten optimizar tiempos y promueven la eficiencia administrativa, por
ello el SENA, cuenta con el aplicativo OnBase, que permite controlar electrónicamente parte
de la documentación producida y recibida por la entidad, de acuerdo con su función es y
garantizar la seguridad, recuperación y perdurabilidad de la información.
De otra parte, la eficiencia administrativa y cero papel, la racionalización de trámites, la

modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental,
entre otros, a través de los cuales busca encaminar a la Entidad, así como la
racionalización, simplificación y automatización de trámites documentales, procesos,
procedimientos, para optimizar el uso de recursos, con el propósito de lograr el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
El artículo 19, la Ley 594 de 2000 establece que “las entidades del Estado podrán incorporar
tecnología de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando
cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando
cumplan con los requisitos exigidos”, por lo tanto OnBase de vital importancia para generar
el cumplimiento de ello, teniendo en cuenta que ésta herramienta está en constante mejora
y actualización de acuerdo a los lineamientos que establezca l Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Teniendo en cuenta los retos que demanda el cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes relacionadas con la organización, conservación y consulta de los documentación
de las entidades públicas, como derecho constitucional y que legalmente tienen los
ciudadanos de acceder a la información y documentación que conserven las entidades
públicas; se debe garantizar que la documentación que se recibe y genera se conserve y
administre con eficiencia y eficacia y que la consulta de los mismos garantice a la Entidad
la disposición de la información en todo momento. Es por esta razón por la cual la entidad
desde el año 2006, emplea un gestor documental para el manejo de la documentación, el
cual actualmente corresponde a la aplicación OnBase, de la cual se cuenta con licencia por
perpetuidad desde el año 2014 adquirida mediante el contrato 1041, la cual opera a nivel
nacional y permite entre otros aspectos el manejo y trámite de la comunicaciones tanto
recibidas como producidas, el consecutivo de numeración de procesos, resoluciones, los
acuerdos del Consejo Directivo nacional, el manejo de los expedientes contractuales de
naturaleza mixta en todas sus fases, el registro del consecutivo de contratos, el cual es
generado de forma automática por SECOP II, entre otras funcionalidades.
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Teniendo en cuenta que la Gestión Documental en la Entidad, es una actividad transversal
para todas las dependencias; y que “La política de gestión documental en el Estado
Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como
el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro
para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la
gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación,
uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de
su soporte y medio de creación1”, sumando además las disposiciones del Gobierno
Nacional sobre Gobierno electrónico y cero papel, , surge la necesidad de continuar
avanzando en las funcionalidades que se encuentran implementadas en el SENA y el
desarrollo de mejoras y nuevos módulos, para apoyar la gestión administrativa y
específicamente en los proceso de contratación, historias laborales, supervisión de
contratos y convenios , tramite cuentas por pagar, manejo de series documentales, entre
otros e incorporar el manejo de la documentación misional.
OnBase es una solución de administración de contenido ECM de clase empresarial, que

combina el gerenciamiento integrado de documentos, la automatización de procesos
empresariales y el registro de acciones en una sola aplicación.
OnBase permite automatizar procesos de negocios, reducir el tiempo y el costo de efectuar

funciones de negocios importantes y mejorar la eficiencia organizacional. También es una
herramienta estratégica para cumplir con normas ISO o gubernamentales por medio del
manejo y control de contenido desde cualquier origen. Una de las grandes ventajas de
OnBase es que facilita el intercambio de documentos e información en una interface intuitiva
y simple.
La solución de manejo de documentos de OnBase ayuda a consolidar las diferentes formas

de contenido en una sola aplicación, reduciendo perdidas de información e incrementando
la productividad del recurso humano.
El SENA tiene parametrizados los siguientes procesos documentales en On Base:
• Acuerdos
• Comunicaciones Producidas
• Comunicaciones Recibidas
• Contratos
• Convenios
• Historia Clínica
• Documentos Financieros y Contables
• Historia Laboral
• Procesos Disciplinarios
• Resoluciones
1
Fuente tomada de la página. www.archivogeneral.gov.co/políticas
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• Expedientes Contractuales
• Fichas Acumulativas
• Pagos
• Plantillas Anexos Contratación
• PQRS
• Préstamos Documentales
• Reportes
• Resoluciones
De igual forma se cuenta con 133 unidades de correspondencia, y aproximadamente 300

usuarios activos de la herramienta a nivel nacional.
Se considera que con esta contratación se podrá mejorar la eficiencia y la productividad de

la actual plataforma, en los siguientes términos:
• Optimizar los tiempos de los procesos de Digitalización en cada uno de los puntos de
registro de correspondencia
• Brindar la facilidad en cada uno de los 117 Centros de Formación, para que puedan
contar con un punto de digitalización e indexación para el cargue de los documentos
contractuales.
• Manejar y fortalecer el proceso de administración y manejo de series documentales
• Electrónicas.
• Incorporar un número mayor de funcionarios del SENA, con su interacción con la
plataforma OnBase en calidad de usuarios y partícipes de diferentes procesos
documentales
• Gestionar electrónicamente los contratos y Convenios del SENA, fortaleciendo los
• Grupos de Apoyo Administrativo de las Regionales y Centros.
• Apoyar y facilitar las funciones de los supervisores de los contratos.
• Optimizar los tiempos de consulta de la información contenida en el aplicativo.
• Mejorar el nivel de servicio al cliente interno y externo.
El OFERENTE debe cumplir con los siguientes propósitos planteados por la Oficina de
Sistemas del SENA frente a la necesidad planteada:
1. Brindar servicio y soporte en aspectos técnicos y funcionales, como en la

documentación requerida para ello en procesos de migración de las funcionalidades
implementadas para la Entidad, así como la totalidad de la información alojada del
SENA.
2. Actualizar el aplicativo a todas las nuevas versiones del producto.
3. Actualizar la documentación funcional y técnica existente de acuerdo los lineamientos

definidos por la Oficina de Sistemas (Paso a producción).
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4. Migrar las funcionalidades implementadas para la entidad, en versiones anteriores del
software, a las versiones actualizadas del producto.
5. Llevar a cabo pruebas y afinamiento del software actualizado para asegurar su correcta
funcionalidad, remitiendo un informe con los resultados obtenidos y las
recomendaciones necesarias para la optimización de los procesos.
6. Suministrar los recursos necesarios para la actualización de las nuevas versiones de

OnBase sin que genere costos adicionales para el SENA, los cuales deben ser
diferentes a los designados para prestar los servicios de soporte en sitio y ejecución de
bolsa de horas.
7. Entregar la documentación técnica y de usuario por cada una de las actualizaciones

realizadas.
8. Entregar la documentación técnica y funcional solicitada que se desarrolle dentro de la

bolsa de horas por cada proyecto implementado.
9. Disponer de la infraestructura física, tecnológica y de seguridad que garantice la

prestación del servicio requerido.
10. Garantizar la existencia de personal en sitio dentro de la jornada laboral del SENA para
garantizar la disponibilidad del aplicativo ONBASE, su correcto funcionamiento, el
soporte en caso de fallas y la configuración de nuevas funcionalidades sobre la
plataforma instalada de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas.
11. Cumplir con los requerimientos técnicos establecidos para el desarrollo de los proyectos
de acuerdo con las especificaciones para la ejecución de la Bolsa de horas.
12. Incorporar la firma Digital en los Documentos electrónicos
13. Incorporar las Tablas de Retención Documental para la conformación del archivo
electrónico Hibrido.
14. Optimizar la gestión interna de PQRS mediante la parametrización y reportes que se

requieran.
15. Garantizar que los ingenieros que se designen por parte del contratista, para brindar el
soporte en sitio, deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: ser
profesional en ingeniería, contar con Matricula Profesional, Certificado de vigencia de la
misma expedida por el COPNIA, acreditar experiencia mínima de dos (2) años en
soporte y desarrollo de soluciones informáticas sobre la plataforma OnBase y deben
contar con certificación del fabricante como administradores de la herramienta.
16. Garantizar que la herramienta se encuentra configurada, parametrizada y optimizada

para propender por el acceso permanente a la información contenida en el aplicativo.
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17. Realizar transferencia de conocimiento a los usuarios que defina el SENA de diferentes
perfiles y/o con diferentes responsabilidades que de la solución del sistema OnBase,
frente a todos los componentes requeridos de la herramienta.
18. El soporte técnico en sitio debe garantizar que el 90 % de los casos recibidos en el mes
deberán estar gestionados, resueltos y cerrados en la plataforma que designe el SENA
para la atención de estos. Así mismo, el contratista deberá acreditar el cierre y solución
del 100% de los casos a la finalización del contrato.
19. Garantizar la disponibilidad del aplicativo, el funcionamiento correcto del sistema, el

soporte en caso de fallas y la configuración de nuevas funcionalidades sobre la
plataforma instalada, de acuerdo con los requerimientos del SENA.
20. Entregar informe mensual de las actividades adelantadas por el ingeniero de soporte en
sitio.
21. Entregar informe mensual de los casos reportados al administrador, el cual debe
analizar las causas de los incidentes reportados e incluir acciones de mejora para evitar
que se generen nuevamente.
22. Entrega de manuales técnicos y funcionales aprobados por la oficina de sistemas y la

respectiva área funcional de la totalidad de proyectos realizados así se hayan terminado
las horas para la ejecución de estos.
A continuación, se describen cada uno de los componentes a contratar:
2.1.1.1 USUARIOS / CONSUMIDORES SENA

Los usuarios son las personas internas o externas al SENA que usan los servicios de TIC
del SENA, los cuales serán soportados por el OFERENTE.
2.1.1.2 OFICINA DE SISTEMAS SENA

Es el área del SENA que lleva a cabo la presente contratación; sus funciones se describen
en el Decreto 249 de 2004 y sus grupos internos de trabajo permanentes se crean y
reorganizan, a través de la resolución 0779 de 2018 del SENA.
En términos generales las funciones de los grupos de trabajo permanentes de la Oficina de

Sistemas se agrupan como se lista a continuación:
• Planeación, gestión administrativa y gobierno de los servicios de TIC.

o Planeación e innovación
o Gestión financiera
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o Gestión adquisiciones y contratación
o Gestión administrativa
o Gobierno TIC
o Apoyo general
• Gestión de los sistemas de información.
• Gestión de servicios e infraestructura de TIC.
o Servicios de atención al usuario – Mesa de Servicios – Contact Center
o Servicios e infraestructura TIC
2.1.1.3 SOPORTE TÉCNICO EN SITIO

El SENA requiere el servicio técnico especializado de un (1) recurso en sitio, que
corresponde a un ingeniero certificado por el fabricante Hyland como administrador de la
plataforma OnBase, que será el encargado del soporte técnico permanente frente a
incidentes o problemas que se presenten en la operación diaria del Gestor Documental
OnBase, tanto en la Dirección General, como en las 33 Regionales y los 117 Centros de
Formación Profesional, garantizando así la disponibilidad de OnBase, el funcionamiento
correcto del sistema y el soporte en caso de fallas y nuevas funcionalidades de acuerdo
con los requerimientos del SENA.
El SENA contará con este recurso en sitio, es decir físicamente en las instalaciones de la
Entidad, de manera que pueda contar con el apoyo en el momento que se requiera. Este
apoyo tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Disponibilidad en sitio 5x8 (cinco días a la semana – ocho horas diarias), para
desarrollar las actividades de soporte en sitio, adicional debe garantizar mantenimiento
correctivo y preventivo de la solución contratada.
2. Atender los requerimientos de tipo técnico que demande el adecuado funcionamiento

del aplicativo, ejecutando las tareas diarias y mensuales.
3. Realizar los ajustes y modificaciones a la parametrización que se requieran en:
a. Distribution Services, Cold y WF Timers

b. Keywords y Keyword Type Groups
c. Document Types y Document Type Groups
d. Users y User Groups
e. Workflow
f. Módulos de la aplicación
4. Brindar solución a incidentes, inconvenientes y errores que se presenten en las redes,

bases de datos y sistema operativo con el apoyo de la Oficina de Sistemas del SENA.
5. Brindar solución a todos los casos radicados que se le asignen dentro de la herramienta
definida por el SENA para este proceso dentro de los ANS que defina el SENA.
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6. Brindar el soporte técnico a nivel de proveedor y fabricante, nivel que requiera la Entidad
a través del supervisor designado o la mesa de servicio, cumpliendo con los tiempos de
respuesta y solución requeridos por la Entidad. Estos niveles de soporte corresponden
a: 3 nivel: Atención por parte de equipo del proveedor de la herramienta GIGA y 4.nivel:
Soporte especializado por el soporte en sitio del proveedor de OnBase.
7. Mantener los ambientes de pruebas y producción configurados de manera homogénea

y permanente, teniendo en cuenta la parametrización requerida para su óptimo
funcionamiento.
8. Dirigir y acompañar los controles de cambios y de mantenimiento, así como de versión

para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma, así como de la versión,
cambios de versión cuando así se sea programado.
9. Brindar apoyo a la Oficina de Sistemas en relación con procesos de optimización y

mejoras de la arquitectura utilizada para la aplicación OnBase.
10. Administrar, informar, tomar acciones sobre tareas pendientes de forma periódica.
2.1.1.4 DESARROLLO DE NUEVOS PROYECTOS (BOLSA DE HORAS).

La ejecución de la bolsa de horas corresponde a parametrizaciones y desarrollos sobre las
funcionalidades existentes en OnBase de acuerdo los procesos que tiene el SENA, los
requerimientos se van generando según la necesidad por el área funcional, como por la
Oficina de Sistemas, y se agrupan en necesidades comunes, con actividades específicas y
el mismo objetivo, se denominan proyectos; a cada proyecto se le deben asignar recursos,
tiempos, tareas y responsables para su implementación. Se contempla la contratación de
100 horas para el desarrollo de las necesidades que surjan durante la ejecución del
contrato.
De acuerdo con esto, los proyectos que se estima adelantar haciendo uso de la bolsa de
horas que se pretende contratar, y que redundarán en la optimización de los procesos de
Gestión Documental, corresponden a:
1) Desarrollo e Implementación de nuevas funcionalidades que la aplicación OnBase

requiera para el cliente grueso, Web o Unity según las instrucciones de la
supervisión del contrato o del personal delegado de la oficina de sistemas.
2) Diseño, ejecución y documentación de pruebas técnicas y funcionales con las áreas

involucradas de los nuevos productos desarrollados y mejoras implementadas.
3) Diseño y entrega de los manuales técnicos de las nuevas funcionalidades y mejoras,

una vez han sido implementadas y probadas exitosamente bajo las
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recomendaciones técnicas de parte del proveedor como pleno conocedor de su
herramienta. Así mismo la modificación de los existentes, teniendo en cuenta el
contexto de las modificaciones desarrolladas y el uso tanto funcional como técnico
que se debe dar por parte de los usuarios.
4) Brindar soporte técnico para fortalecer el proceso de administración y manejo de

series documentales electrónicas, así como adaptarse a los posibles cambios que
el área funcional determine sobre dicho proceso.
5) Implementar las mejoras o modificaciones que se determinen por parte de la

Entidad, en lo referente a la gestión electrónica de contratos de prestación de
servicios personales y de bienes y servicios del SENA cuando a ello hubiera lugar.
6) Mejora en el nivel de servicio al cliente interno y externo, a partir de la

implementación de modificaciones técnicas sobre la herramienta, de manera que
favorezca la optimización de los procesos implementados por la Entidad sobre la
aplicación OnBase.
7) Diseño, implementación y documentación de nuevos flujos de trabajo que se

requieran sobre la aplicación OnBase, como medio de apoyo a la automatización de
procesos tanto de Gestión Documental, como de otras temáticas que sean
requeridas por la Entidad.
8) En general de busca que los proyectos apoyen la ejecución de los procesos de

administración documental y los que requiera la Entidad, sobre la aplicación
OnBase, de manera que las horas de desarrollo constituyan una herramienta para
lograr este objetivo.
La priorización de estos proyectos será determinada por parte de la supervisión de acuerdo
con las solicitudes y necesidades manifestadas por la Oficina de Sistemas y/o el Área
Funcional. Para establecer dicha priorización, la Entidad podrá consultar con el proveedor
con el fin de buscar la solución óptima, primando en todo caso la necesidad y requerimiento
del SENA.
El proveedor deberá presentar también un plan operativo para cada proyecto, en donde se
visualicen las actividades a desarrollar, la dependencia entre estas, los recursos, fechas e
hitos de cada uno de los proyectos. Todo esto teniendo en cuenta que dichos proyectos no
deben superar la cantidad de horas determinadas en este documento, ni programarse más
allá de la fecha de finalización del contrato.
La bolsa de horas que se estima corresponde a 400 horas para la implementación y

ejecución de estos proyectos de acuerdo con los requerimientos del SENA y del
presupuesto asignado, con este servicio el contratista deberá asignar los recursos
necesarios para su ejecución, diferentes al recurso destinado para el soporte en sitio,
quienes llevarán a cabo el levantamiento y análisis de necesidades que contribuyan al
propósito y a la mejora de los procesos documentales de la entidad.
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Todo proyecto tendrá las siguientes fases como mínimo a) levantamiento de necesidades
y requerimientos, b) diseño, c) desarrollo, d) pruebas, e) ajustes y f) puesta en producción.
Adicionalmente el contratista deberá incluir la documentación técnica y funcional, manuales
de usuario, manual técnico y de despliegue, de arquitectura si a ello hay lugar.
Los resultados y productos que se deriven de la ejecución de estos desarrollos y proyectos

serán de propiedad exclusiva del SENA, en los términos establecidos en la Ley 1450 de
2011.
2.1.1.5 SOPORTE, MANTENIMIENTO Y RENOVACIÓN AL LICENCIAMIENTO

Durante el tiempo de ejecución del contrato el SENA requiere:
• Soporte técnico, para la identificación y solución garantizada de problemas, bugs o

errores que presente el licenciamiento adquirido por la entidad.
• Actualización de versión de la aplicación.
Se adjunta el licenciamiento adquirido por el SENA y del cual se requiere el mantenimiento

y soporte:
LICENCIAS ONBASE Cantidad

OnBase Multi-User License 1
Production Document Imaging (Kofax or 1
TWAIN) (1)
Desktop Document Imaging (15 ppm max) 313
COLD/ERM 1
E-Forms 1
EDM Services 1
Subscription Server 1
Report Services 1
Application Enabler 1
Physical Records Management 1
Distributed Disk Services 1
Concurrent Client (1-100) 100
Concurrent Client (101-200) 100
Concurrent Client (201+) 130
Workstation Client (1-100) 100
Workstation Client (101-200) 100
Workstation Client (201+) 98
Workflow Enterprise Server 1
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Workflow Concurrent Client 265
Workflow Workstation Client 25
Web Services Toolkit 0
Query API (Initial 500 queries/hour) (Thick 1
Client)
Document Composition 1
Business Activity Monitoring 1
Office Business Aplication (1-100) 1
Unity Integration Toolkit 1
Unity Client server 1
Integration for Microsoft Outlook 1
WEB SERVER 2
DIP 1
Document retention 1
Unity API 1
Unity forms 1
Reporting Dashboards 1
Records Management 1
Workflow/Workview Workstation Client SL 38
3 FORMATO COTIZACIÓN
La oferta económica (cotización) deberá incluir todos costos directos de acuerdo con los
requerimientos descritos en el presente documento.
✓ La validez de la oferta debe ser de mínimo 90 días.

✓ En la cotización debe constar el NIT, Dirección, Teléfono, Fax y Correo Electrónico
El OFERENTE deberá diligenciar completamente el ANEXO FINANCIERO. La forma de

diligenciamiento se encuentra en la pestaña denominada “INSTRUCCIONES.”
NOTA 1: El valor deberá ser suministrado en pesos colombianos. Se deberán incluir todos
los factores estimados que puedan afectar el precio, incluyendo la TRM aplicada a la oferta.
NOTA 2: La cotización deberá incluir todos costos directos e indirectos, impuestos, tasas y
demás contribuciones.
NOTA 3: Solo se recibirán cotizaciones que incluyan la totalidad de los ítems a adquirir, con
las especificaciones sugeridas, cualquier ítem adicional que considere el contratista tener
en cuenta deberá contener la respectiva justificación y explicación del mismo.
Calle 57 No. 8-69 – PBX (57 1) 5461500
NOTA 4: La información remitida servirá́ de base para la elaboración de un estudio de
mercado y por tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obliga
a las partes a la celebración de ningún tipo de contrato ni de inicio de un proceso de
contratación.
NOTA 5: El Sena, podrá realizar ajustes en los productos a adquirir de acuerdo a sus
necesidades teniendo en cuenta el estudio de mercado respectivo.
NOTA 6: La información que reporte cada cotizante se considerará veraz y ajustada a los
parámetros del mercado y por tanto la misma será fundamental para determinar los valores
del mercado para adelantar el proceso de contratación, por lo que cada cotizante se hace
responsable de la información que reporta en el formato de cotización.
NOTA 7: El alcance de la prestación de los servicios se precisará en los estudios previos y

sus anexos y en el proceso de contratación. La información contenida en este documento
y sus anexos es una estimación general y global de la prestación de los servicios.
Esperamos con este documento encontrar y recibir la información real y precisa, que refleje
la realidad de los precios actuales conforme a los requisitos que se exponen y garantizar
con ello un proceso objetivo, transparente y eficaz.
Cordial saludo,
Firmado digitalmente por
Hernán Guiovanni Ríos
Linares
Fecha: 2022.03.29 09:41:02
-05'00'
HERNÁN GUIOVANNI RÍOS LINARES

JEFE OFICINA DE SISTEMAS
DIRECCION GENERAL – SENA
Revisó: Carlos Cesar Jimenez Aponte – Coordinador Grupo de sistemas de Información Oficina de
Sistemas
Revisó: Diego Jesús Ortega Cruz – Oficina de Sistemas
Proyectó: Ludwig Arnold Wagner – Oficina de Sistemas
Calle 57 No. 8-69 – PBX (57 1) 5461500

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SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de

OBJETO Contratar la renovación y mantenimiento del

VALIDEZ DE COTIZACIÓN La cotización debe tener validez de 90 días calendario,

Cinco (5) meses, contados desde el 01 de agosto y

1.1 Objeto ......................................................................................................................3

Contratar la renovación y mantenimiento del licenciamiento de la Plataforma OnBase, así

Soporte Técnico en sitio.

El SENA requiere el servicio técnico especializado de un (1) recurso en sitio, que

Desarrollo de proyectos (Bolsa de horas).

La ejecución de la bolsa de horas corresponde a parametrizaciones y desarrollos sobre las

La bolsa de horas que se estima corresponde a 400 horas para la implementación y

RENOVACIÓN DEL SOPORTE Y MANTENIMIENTO AL LICENCIAMIENTO ADQUIRIDO

Durante el tiempo de cobertura, el SENA tiene derecho a:

• Servicio y/o soporte técnico, para la identificación y solución garantizada de problemas,

El OFERENTE debe estudiar, analizar, diligenciar y responder completamente los requisitos

La información remitida servirá́ de base para la elaboración de un estudio de mercado y por

1.4 LUGAR Y FECHA PARA PRESENTAR LA COTIZACIÓN

1.5 VALIDEZ DE LA COTIZACIÓN

1.6 LENGUAJE DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

2.1.1 CONTEXTO SENA

El auge del manejo de información y documentación electrónica, impulsada por el programa

De otra parte, la eficiencia administrativa y cero papel, la racionalización de trámites, la

OnBase es una solución de administración de contenido ECM de clase empresarial, que

OnBase permite automatizar procesos de negocios, reducir el tiempo y el costo de efectuar

La solución de manejo de documentos de OnBase ayuda a consolidar las diferentes formas

El SENA tiene parametrizados los siguientes procesos documentales en On Base:

De igual forma se cuenta con 133 unidades de correspondencia, y aproximadamente 300

Se considera que con esta contratación se podrá mejorar la eficiencia y la productividad de

1. Brindar servicio y soporte en aspectos técnicos y funcionales, como en la

2. Actualizar el aplicativo a todas las nuevas versiones del producto.

3. Actualizar la documentación funcional y técnica existente de acuerdo los lineamientos

6. Suministrar los recursos necesarios para la actualización de las nuevas versiones de

7. Entregar la documentación técnica y de usuario por cada una de las actualizaciones

8. Entregar la documentación técnica y funcional solicitada que se desarrolle dentro de la

9. Disponer de la infraestructura física, tecnológica y de seguridad que garantice la

12. Incorporar la firma Digital en los Documentos electrónicos

14. Optimizar la gestión interna de PQRS mediante la parametrización y reportes que se

16. Garantizar que la herramienta se encuentra configurada, parametrizada y optimizada

19. Garantizar la disponibilidad del aplicativo, el funcionamiento correcto del sistema, el

22. Entrega de manuales técnicos y funcionales aprobados por la oficina de sistemas y la

A continuación, se describen cada uno de los componentes a contratar:

2.1.1.1 USUARIOS / CONSUMIDORES SENA

2.1.1.2 OFICINA DE SISTEMAS SENA

En términos generales las funciones de los grupos de trabajo permanentes de la Oficina de

• Planeación, gestión administrativa y gobierno de los servicios de TIC.

2.1.1.3 SOPORTE TÉCNICO EN SITIO

2. Atender los requerimientos de tipo técnico que demande el adecuado funcionamiento

3. Realizar los ajustes y modificaciones a la parametrización que se requieran en:

a. Distribution Services, Cold y WF Timers

4. Brindar solución a incidentes, inconvenientes y errores que se presenten en las redes,

7. Mantener los ambientes de pruebas y producción configurados de manera homogénea

8. Dirigir y acompañar los controles de cambios y de mantenimiento, así como de versión

9. Brindar apoyo a la Oficina de Sistemas en relación con procesos de optimización y

2.1.1.4 DESARROLLO DE NUEVOS PROYECTOS (BOLSA DE HORAS).

1) Desarrollo e Implementación de nuevas funcionalidades que la aplicación OnBase

2) Diseño, ejecución y documentación de pruebas técnicas y funcionales con las áreas

3) Diseño y entrega de los manuales técnicos de las nuevas funcionalidades y mejoras,

4) Brindar soporte técnico para fortalecer el proceso de administración y manejo de