INSTRUCTIVO FORMATO DE AUTORIZACIÓN SALIDA PEDAGÓGICA

Este instructivo, se crea con la finalidad de presentar el paso a paso, para el diligenciamiento del respectivo
formato de Autorización de Salida Pedagógica.
Observación: Se sugiere diligenciar solamente la información requerida, salvo en los casos que se requiera
anexar alguna información adicional, prever conservar la estructura del formulario.

Paso 1
Podemos escanear el siguiente código QR, o dar CLIC sobre el siguiente enlace, (Ambos nos llevarán
directamente a la carpeta que contiene el documento).
https://drive.google.com/drive/folders/16JxNZxq0ICrWMtLcUCTzCY2-rAvQWxWI?usp=drive_link

Una vez allí, debemos identificar el documento que diga “1. Formato de Autorización de Salida
Pedagógica 24/10/2023” cuyo propietario sea “Jorge Hernán González Cortés”
(jorgeh.gonzalez@colsemenormanizales.edu.co)

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Paso 2
Damos CLIC sobre los 3 puntos que aparecen al lado derecho del documento y luego seleccionamos la
opción “Hacer una copia” y espere unos segundos para que la copia sea creada.

Una vez sea creada la copia, vamos a darle CLIC a los 3 puntos que aparecen al lado derecho de nuestro
documento copia y le damos la opción “Cambiar Nombre”. Allí se deberá poner el nombre de la salida y
el grado para el cual desean crear el formulario. (En nuestro ejemplo vamos a utilizar “Autorización Salida
Pedagógica Grado 5°1 Villa Semenor”)

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Nos debe quedar de la siguiente forma.

Una vez hecho esto, podemos darle DOBLE CLIC para abrir el formulario, en la parte superior nos
mostrará el nombre del formulario. (Debemos verificar que sí sea nuestro documento)

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Paso 3
El formulario está dividido en 4 secciones, las cuales iremos mostrando una a una.
La primera sección es donde se deberá completar toda la información solicitada con los datos de nuestra
actividad, allí debemos detallar el Nombre de la Salida, la Fecha, el Sitio donde se Realizará la Salida,
los Docentes encargados de la misma, el Uniforme con el que deben de ir los estudiantes, la Hora de
Salida y Regreso de los estudiantes, el Valor a Pagar y el Concepto por el cual se va a realizar ese cobro.
Los demás datos y espacios de la primera sección deben dejarse tal cual están allí.

Nota: El mismo formato tiene en letras MAYÚSCULAS la información que debe ser diligenciada por el
docente a cargo de la actividad.

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Paso 4
En la siguiente sección debemos diligenciar nuevamente el Nombre de la Salida, la Fecha, el Sitio donde
se va a Realizar, el Docente Responsable y nuevamente el Nombre de la salida.

Paso 5
En esta sección solamente vamos a diligenciar el Nombre de la Actividad, ya que los demás datos serán
llenados por los acudientes responsables de los estudiantes

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IMPORTANTE
Si la Salida Pedagógica NO ES A VILLA SEMENOR o NO VAN A HACER USO DE PISCINA por favor
hacer lo siguiente.
Ubicar la pregunta que dice “Autorizo el ingreso a la piscina del estudiante, de acuerdo a las
recomendaciones presentadas al inicio del formulario” y dar CLIC sobre ella.

Cuando aparezca de la siguiente forma, nos dirigimos al ícono y le damos CLIC (UNA SOLA VEZ)

Esto nos eliminará la pregunta del ingreso a la piscina del formulario y debe quedar únicamente la pregunta
que indique “¿Autorizo la toma de fotografías en el marco de la salida pedagógica y la publicación de
las mismas en los canales de informes del Colegio SEMENOR?”
NOTA: La última sección corresponde a los agradecimientos por el registro de la información, en esta
sección no debemos realizar ningún cambio.

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Paso 6
Una vez completados todos los campos correspondientes, nos vamos a dirigir a la parte superior del
formulario y le vamos a dar en la opción “ENVIAR”

Una vez hecho esto, nos aparecerá el siguiente recuadro, allí debemos verificar que la recopilación de los
correos electrónicos aparezca como “Entrada del Encuestado”. Y luego le damos CLIC en este ícono

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Luego nos aparecerá lo siguiente, y debemos darle CLIC a la casilla que dice “Acortar URL” y luego en
“COPIAR”.
Ese es el enlace que deben enviar a los Padres / Acudientes de los estudiantes a través de los distintos
canales de comunicación. (Recuerde que el formato disponible en Excel “REGISTRO DE SALIDA
ESTUDIANTES EN GRUPO” debe diligenciarse y enviarse con al menos 24 horas de anterioridad al
correo jorgeh.gonzalez@colsemenormanizales.edu.co )

Paso 7
Para visualizar cuántas personas han llenado nuestro formulario, nos vamos a dirigir a nuestro “Google
Dive”. Abrimos nuestro navegador Google Chrome, seleccionamos el ícono y luego “Drive”

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Una vez allí, ubicaremos la barra de búsqueda, daremos CLIC sobre ella y luego seleccionamos la opción
de “Formularios”.

Ahora sólo debemos buscar nuestro formulario y darle DOBLE CLIC para abrirlo.

Una vez abierto buscamos la opción que dice “Respuestas” ubicada en la parte superior del formulario.

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En esta sección podremos visualizar todas las respuestas que nos hayan ingresado.

Cuando se tenga al menos una respuesta, nos aparecerá de la siguiente manera y podremos visualizar una
a una las respuestas de los Padres / Acudientes.

Una vez cumplido el plazo estipulado para aceptar las respuestas del formulario, realizamos nuevamente
el paso anterior y solamente damos CLIC en la parte que dice “Se aceptan respuestas” para que quede
marcado como “No se aceptan más respuestas” y así, se cierre el formulario y no reciba mas respuesta.

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Paso 8
Una vez cerrado el formulario, podemos descargar la información suministrada por los Padres / Acudientes
en un documento en Excel de la siguiente manera.

Nos ubicamos en la sección “Respuestas” de nuestro formulario y le damos CLIC en la opción que dice
“Vincular con Hojas de Cálculo”. Nos aparecerá el siguiente recuadro, allí sólo debemos verificar que la
opción “Crear una hoja de cálculo” se encuentre habilitada y luego le damos en la opción “Crear”.

Esperamos unos segundos y nos aparecerá un documento de Excel, el cual tendrá por nombre el mismo
que nuestro formulario sólo que en la parte final tendrá “(respuestas) “

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Este documento tendrá almacenadas todas las respuestas que los Padres / Acudientes hayan enviado y con
esta información, podemos diligenciar el formato “REGISTRO DE SALIDA ESTUDIANTES EN GRUPO”
para ser enviado con al menos 24 horas de anterioridad al correo
jorgeh.gonzalez@colsemenormanizales.edu.co.

Paso 9
Para utilizar los datos registrados por los Padres / Acudientes en el diligenciamiento del formato
“REGISTRO DE SALIDA ESTUDIANTES EN GRUPO” debemos hacer lo siguiente.
Nos dirigimos a la pestaña “Archivo”

Le damos en la opción “Descargar” y luego la opción “Microsoft Excel (.xlsx)”

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Paso 10
Del documento en Excel descargado de nuestro formulario, sólo vamos a utilizar los siguientes datos:
• Nombre del acudiente
• Número telefónico
• Nombre del estudiante
• Documento del estudiante

Primero, debemos verificar que todos los estudiantes registrados, sean del mismo grado, una vez realizado
esto, vamos a verificar que el número de estudiantes registrados, coincida con el número de espacios
disponibles en el formato “REGISTRO DE SALIDA ESTUDIANTES EN GRUPO”, de lo contrario,
debemos agregar las filas que hagan falta.
(Puede ver el Paso 8, 9 y 10 del Instructivo de Excel Básico disponible en el siguiente enlace)
https://drive.google.com/file/d/1-ER9-3MQl9Yq5iBvNMpFE4SLfpse7FgY/view?usp=sharing

Paso 11
Una vez el número de estudiantes del Excel descargado de nuestro formulario sea igual a los espacios en
blanco del formato “REGISTRO DE SALIDA ESTUDIANTES EN GRUPO” vamos a comenzar a COPIAR
y PEGAR los datos por separado así.

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Vamos a seleccionar todas las celdas que contengan los registros de la columna “Nombre del estudiante”
y damos en COPIAR (Combinación de teclas Ctrl + C ) ó (Clic derecho “Copiar”).

Luego nos ubicamos en la primera celda de “Estudiante” del formato “REGISTRO DE SALIDA
ESTUDIANTES EN GRUPO” y PEGAMOS (Combinación de teclas Ctrl + V ) ó (Clic derecho “Pegar”).

NOTA: No se preocupe si al hacer esto, el nombre queda repetido 3 veces, esto lo arreglaremos a
continuación.

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Paso 12
Nos ubicaremos en la primera fila de la columna “Estudiante” y vamos a seleccionar las 3 celdas que
contienen los valores, seguidamente daremos clic en la sección “Combinar y Centrar” que está dentro
del recuadro de “Alineación”.

Nos saldrá la siguiente advertencia. Sólo debemos darle clic en “Aceptar”.

Paso 13
Nos ubicaremos en la celda combinada que realizamos en el paso anterior, y daremos clic en “Combinar
formato”. (Es este ícono y está ubicado en el recuadro de “Portapapeles”)

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Al hacer esto, el mouse se verá de la siguiente forma (Puede variar dependiendo de la versión
del Microsoft Office).
Acto seguido, debemos seleccionar (sin dejar de presionar el mouse) todas las otras celdas de la columna
“Estudiante” que deseamos organizar.
Automáticamente se tendrán todos los nombres organizados.

Paso 14
Ahora vamos a repetir el “Paso 11” del presente instructivo, para las columnas “Documento del
estudiante”, “Nombre del acudiente” y “Número telefónico” del Excel descargado de nuestro formulario.
(Debemos hacer una a la vez)

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Paso 15
Una vez tengamos los datos completos en el formato “REGISTRO DE SALIDA ESTUDIANTES EN
GRUPO” vamos a revisar lo siguiente.
Si nuestro documento queda con estos espacios en blanco y no se ven las líneas divisoras, haremos lo
siguiente.

Seleccionaremos desde la celda A 15 hasta la celda H 15 (Los encabezados de nuestros datos), hasta la
última fila que contenga los valores registrados.

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Luego daremos CLIC en el siguiente ícono y luego seleccionaremos la opcíon que dice “Todos los bordes”

Y de esta manera, podemos dejar el formato listo para ser guardado en PDF.

(Puede ver el Paso 15 del Instructivo de Excel Básico disponible en el siguiente enlace o QR para hacerlo)
https://drive.google.com/file/d/1r59oEXMO33B_IySYFEPUa4EzNyWQIf4q/view?usp=drive_link

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