Nombre del alumno:

Yuridia Yaraseth Rojas Sanchez

Nombre del maestro:
Beatriz Cupido Pimentel
Materia:
Auditoria en los sistemas de gestion
empresarial
Carrera:
Ing. Gestión Empresarial
¿Qué comprende la documentación de auditoría?

La documentación de auditoría incluye toda la información que soporta la

evidencia del trabajo realizado, esta información es conservada regularmente en
archivos físicos y electrónicos o digitalizados, los cuales se van acumulando con el
aporte de cada uno de los miembros del equipo de auditoría, sufren un proceso de
control de calidad, con la revisión y supervisión. En la actualidad existen
herramientas contenidas en software que hacen más práctico y eficiente el
proceso de auditoría, teniendo en cuenta que esta herramienta permite controlar el
flujo de documentación y el acceso restringido únicamente a miembros del equipo
de auditoría asignado.

La documentación de auditoría puede provenir de fuente interna y de fuente

externa. Fuente interna es la documentación del cliente, los registros contables,
contratos, facturas, etc. Fuente externa, confirmaciones recibidas de clientes,
bancos, proveedores y abogados, en base a esta documentación el auditor
prepara sus análisis y aplica las técnicas de auditoría para completar el proceso
de obtención de evidencia y concluir sobre cada una de las aseveraciones en los
estados financieros.

Es conveniente mencionar que sobre los archivos que contienen la documentación

de auditoría, se debe tener un especial cuidado de su conservación y custodia, en
especial que no se pierda ninguna pieza de la evidencia ya procesada, o que se
pueda deteriorar por un uso inadecuado, o del acceso indebido por parte de
terceros no autorizados.
Algunos ejemplos de la documentación de auditoría:

Clase de documentación Origen o Fuente

• Plan de auditoría:
o Programas de auditoría
o Memorando de asuntos críticos
o Mapa de riesgos
o Sumaria de saldos contables
Interna
o Memorando de entendimiento del negocio
o Materialidad de auditoría
o Cronograma de trabajo
o Recursos necesarios

• Actas de Gobierno corporativo / actas de comités

Interna
• Comprobantes de contabilidad y soportes (facturas, contratos,
recibos de caja, egresos) Interna

• Análisis de datos (minería de datos)

Interna
• Conteo físico de activos (activos fijos, inventarios, títulos)
Interna
• Correspondencia recibida - Correos electrónicos (entidades de
control, abogados, etc.) Externa

• Confirmaciones recibidas (Bancos, abogados, clientes,

proveedores, empleados) Externa

• Anotaciones de asuntos tratados en reunión con terceras

personas (asesores, expertos, autoridades, proveedores,
Externa
abogados, contratistas)

• Información estadística gubernamental, gremial o sectorial

Externa
• Investigaciones periodísticas o de instituciones especializadas
Externa

Toda esta documentación, una vez ha sido analizada y verificada a través de las
técnicas de auditoría, se concluye si aporta evidencia de auditoría, es decir si es
útil, se convierte en un “papel de trabajo” y en adelante servirá de soporte para
sustentar la opinión de auditoría y los informes a la dirección de la Compañía y a
los niveles de gobierno corporativo que corresponda.
Identificar el rol de preparador y de revisor de los papes de trabajo

Es indispensable definir estos roles en cada trabajo de auditoría, en el mismo

momento de iniciar el trabajo, en la Firmas básicamente por el mismo cargo se
conocen las responsabilidades roles, el “preparador” es el auditor que “hace” los
análisis y desarrolla los procedimientos de auditoría, mientras que el “revisor” es
un nivel jerárquico que debe contar con mayor experiencia y formación, su
responsabilidad es garantizar que todos los procedimientos de auditoría planeados
se hayan desarrollado, y que cada papel de trabajo contenga los elementos
básicos y esenciales, así mismo que la evidencia obtenida sea suficiente y
apropiada. El trabajo de revisor implica una inspección asidua del archivo
documental, una lectura completa de cada papel de trabajo. Es conveniente que el
revisor deje constancia de los puntos de revisión (TO-DO) en un documento
formal, para que el “preparador” pueda realizar las mejoras e implementaciones
que se han requerido o sencillamente como una guía de discusión en conjunto con
el equipo de auditoría.

Principales consideraciones que el auditor debe cuidar en el proceso de

documentación de la auditoría.

• La documentación de la auditoría debe ser clara, concisa y precisa,

explicita, de tal forma que facilite llegar a las conclusiones. En otras
palabras, los papeles de trabajo deben explicarse por sí mismos, dado que
cualquier explicación verbal del auditor no constituye un soporte adecuado
sobre su desempeño frente al trabajo.
• Cada papel de trabajo incluye una descripción de la naturaleza, oportunidad
y extensión de los procedimientos realizados en la auditoría.
• Se incluirá los resultados de los procedimientos y la evidencia de auditoría
obtenida.
• Se documenta los asuntos importantes y las conclusiones alcanzadas.
• Riesgos identificados de representación errónea de la información
financiera de la auditoría.
• La metodología y las herramientas utilizadas en el trabajo de auditoría.
• Al cierre del proceso de auditoría, el equipo deberá excluir del archivo,
aquellos borradores o prospectos que definitivamente no agregan evidencia
al proceso de auditoría, para evitar confusiones y desviaciones en las
apreciaciones, al momento de emitir el dictamen de la auditoría.
• Partes o secciones que debe contener un papel de trabajo estándar:
o Encabezado
> Nombre de la firma
> Nombre del cliente
> Nombre del auditor/iniciales y rol
> Área de auditoría
> Fecha de corte
> Fecha de elaboración
 o Objetivos de auditoría (asociado a las aseveraciones)
o Procedimientos a desarrollar.
o Resultados / evidencias obtenidas
o Conclusiones.

Se recomienda que los borradores de papeles de trabajo que al final no se

vincularon al expediente (archivo) de auditoría, se eliminen o destruyan de forma
controlada, para evitar que en revisiones posteriores, o para mismos propósitos de
auditorías recurrentes en periodos futuros, pueda conllevar a errores o
interpretaciones equivocadas por parte del auditor. Situación similar para los
puntos de revisión (TO-DO), documento en el que se consignan los aspectos que
identifico el auditor que tiene el rol de “revisor”, y que sirve como guía de discusión
para mejorar y complementar los papeles de trabajo, estos puntos de revisión
deben ser aclarados, incorporando en cada papel de trabajo las mejoras, ajustes o
modificaciones a la redacción que se hayan sugerido, al final el documento debe
ser eliminado del archivo de auditoría, una vez quién lo preparó, haya quedado
satisfecho que todos los asuntos fueron solucionados y documentados.

El auditor debe Juzgar los asuntos de importancia

Al Juzgar la importancia de un asunto de auditoría, requiere un análisis objetivo de

los hechos, circunstancias y contexto. Los asuntos de importancia incluyen, entre
otros, los siguientes:

• Un asunto es importante, si de este se desprenden riesgos de alto impacto

y ocurrencia probable. Por ejemplo, el auditor puede identificar asuntos
importantes en el entendimiento del negocio del cliente, en el proceso de
preparación y publicación de estados financieros.
• El auditor concluye en sus procedimientos aplicados (sustantivos o
analíticos), representaciones erróneas, o la necesidad de realizar una
evaluación específica a un riesgo, como resultado de sus análisis
preliminares, esto es un asunto importante para considerar.
• Cuando el auditor se enfrente a una situación de dificultad para realizar
/aplicar un procedimiento de auditoría. En este caso, si no se resuelva el
“evento de dificultad” puede llevar a una limitación en el alcance, en este
caso, tendría repercusión en la opinión que debe emitir el auditor. La
limitación en el alcance es una de las situaciones que regularmente ocurren
en los trabajos de auditoría de estados financieros, y que trascienden a la
opinión de auditoría, es términos prácticos es una salvedad, toda vez que el
auditor no le fue posible satisfacer sus procedimientos, todo dependerá del
contexto y el monto sobre el cual se está teniendo la dificultad de auditar y
que no se logró obtener evidencias por otro mecanismo o procedimiento
alterno de revisión.
• Cualquier otro asunto, que pudiera incidir o modificar la opinión del auditor
sobre los Estados Financieros propósito de la auditoría.
Es recomendable mantener y acumular en un papel de trabajo, un resumen de
estos asuntos de importancia, o asuntos y situaciones significativas, de tal forma
que se pueda llevar a cabo los procedimientos necesarios para llegar a
conclusiones apropiadas, y todas las discusiones que se realicen en torno a cada
uno de los asuntos, será parte del expediente de auditoría, incluso cada asunto
deberá ser reportado a la Dirección del Cliente, para que sobre ellos se ejerza el
debido seguimiento.

Errores recurrentes que se suelen tener en los procesos de documentación.

• Mantener en el archivo de papeles de trabajo, documentos o análisis que

iniciaron como un prospecto de papel de trabajo, pero no fueron
completados ni concluidos, entonces quedan incompletos y sin aporte de
evidencia, con el riesgo de no haber realizado un procedimiento de
auditoría esencial.
• Anotaciones que hace el auditor en los documentos, como por ejemplo
hipótesis, conclusiones parciales, riesgos preliminares planteados, o
información pendiente de incluir (cifras, nombres, fechas, etc.) o actualizar.
• Conclusiones preliminares adversas que el auditor a cargo del trabajo ha
incorporado, pero que no han sido discutidas con el líder del equipo de
auditoría. Si en el proceso de revisión del trabajo por parte del auditor líder
no se detecta la situación, conllevaría un gran error para el proceso de
cierre del trabajo y de la opinión formulada, claro está en caso que ese error
llevará a una opinión modificada (debe entenderse por opinión modificada,
la que incluye alguna clase de salvedad u opinión adversa).
• Puede ocurrir que se adicionen o reemplacen a último momento
documentos o papeles de trabajo y en consecuencia no sean revisados por
el auditor líder responsable.
• Errores en la referenciación cruzada, el amarre de los saldos o valores
entre la sumaria (sumaria es el resumen de los saldos del Balance) y cada
uno de los papeles donde se desarrollaron los análisis, ausencia de firmas
del auditor o del líder que revisa o el socio a cargo.
• Olvidar incluir papeles de trabajo de gran importancia probatoria, que
aunque fueron preparados y procesados, no se vincularon. Las
herramientas que existen actualmente, contenidas en software
especializado para administrar y como repositorio de papeles de trabajo
minimizan esta clase de riesgos, mientras que los archivos físicos tienen
mayor exposición a este riesgo.
• Usar plantillas del trabajo realizado en otro cliente, y no actualizar los
encabezados, y demás datos propios del trabajo que se está
documentando, quizás es uno de los errores más recurrentes.

Se requiere documentar cualquier desviación en las normas básicas de

auditoría, o en los procedimientos esenciales.
El objetivo principal de las normas de auditoría, es proveer orientación técnica
profesional y están diseñadas para ayudar al auditor en su propósito, entonces
cualquier incumplimiento a una de ellas deberá corresponder a una circunstancia
excepcional.

En esas circunstancias excepcionales, el auditor juzga la conveniencia de

apartarse de un principio básico o un procedimiento esencial que sea relevante
para el trabajo de auditoría.

Es en este punto donde el auditor debe sacar a flote toda su experticia y maniobra
de acuerdo con las circunstancias, para a través de otros procedimientos llegar a
similares conclusiones y debe documentar y justificar las razones que lo llevaron a
ir en ese camino.

En estos casos, el auditor puede hacer uso de todos los recursos asignados,
acceso a la gerencia, a expertos, a demás miembros de mayor experiencia en el
equipo de auditoría, o a otros profesionales dentro de la Firma, para garantizar
que estos procedimientos alternos son suficientes y apropiados. Por ejemplo, un
procedimiento esencial es la confirmación de saldos y transacciones con clientes,
pero regularmente no se obtienen las respuestas dentro de la oportunidad
requerida, a pesar de toda la gestión que se pueda desplegar a la obtención de
respuesta, entonces se deben plantear procedimientos alternos, en esta caso
puntual se pueden aplicar, entre otros los siguientes:

a. Recaudos posteriores.
b. Roll back. Análisis retrospectivo para a partir del saldo actual, regresar al
saldo que se haya auditado en el periodo anterior, se requieren cierta
información del período para la operación aritmética.
c. Pruebas sustantivas que evidencien la existencia de la deuda. Verificar el
despacho, y el recibido del bien o servicio por parte del cliente.
d. Estados de cuenta del cliente que hayan sido obtenidos en periodos
interinos.
e. Acceso a papeles de trabajo y análisis de los auditores internos o la
dirección financiera.
f. Acceso a información pública del cliente.
Compilación del archivo final del trabajo de auditoría

Esta NIA 230 requiere que el auditor complete oportunamente la compilación del
archivo final de la auditora después de la fecha del dictamen del auditor.
Teniendo en cuenta que (como se requiere la NIC1) las Firmas deben implementar
políticas y procedimientos de control de calidad, una de esas políticas deberá
establecer cuál es el tiempo razonable para realizar el cierre definitivo del archivo
de auditoría, desde ese momento, no se debe realizar ninguna modificación,
adición, o retiro de documentos o papeles de trabajo, se sugiere que un tiempo
razonable son 60 días después de la fecha del dictamen u opinión de auditoría.

Completar la compilación del archivo final de la auditora después de la fecha del

dictamen del auditor, es un proceso administrativo que no implica el desempeño
de nuevos procedimientos de auditora ni la elaboración de nuevas conclusiones.
Sin embargo, es posible hacer cambios a la documentación de auditora durante el
proceso final de compilación, únicamente si son de naturaleza administrativa. Los
ejemplos de estos cambios incluyen:

• Suprimir o desechar la documentación reemplazada.

• Seleccionar, cotejar y hacer referencias cruzadas de los papeles de trabajo.
• Dar por terminadas las listas de verificación relativas al proceso de
compilación del archivo.
• Documentar la evidencia de auditora que el auditor ha obtenido, discutido y
acordado con los miembros relevantes del equipo de auditora antes de la
fecha del dictamen del auditor.

Las normas de auditoría requieren que las Firmas establezcan políticas para la
retención de los archivos de trabajos ya concluidos, el periodo máximo sugerido es
de 5 años de retención o conservación de los archivos, contados a partir de la
fecha de emisión del dictamen u opinión de auditoría.

Una recomendación al utilizar software para administra y mantener como

repositorio de documentación de la auditoría, es establecer un mecanismo que
permita tener una copia de seguridad (backup) completa a todo el encargo, y
promover para que el auditor responsable del trabajo, con cierta periodicidad
realice la copia (los sistemas permiten programar esta actividad en forma
automática, solo es estar conectado al servidor), esto ahorrara verdaderos dolores
de cabeza, el riesgo de pérdida de información de los computadores es muy alto y
no el costo de recuperarla no se compadece con el de tener hábitos recurrentes
de realizar la copia de seguridad.