DOCUMENTOSPOLICIALES
DOCUMENTOSPOLICIALES
DOCUMENTOSPOLICIALES
CONCEPTO DE DOCUMENTO:
El diccionario de la Real Academia Española (RAE) tiene la siguiente
definición.
1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho,
principalmente de los históricos.
2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados
como tales para probar algo.
Etimológicamente el término “documento” proviene del sustantivo latino
documentum, derivado del verbo “doceo” que quiere decir enseñar, anunciar,
hacer saber. El documento puede mostrar un hecho, un estado de las cosas, un
contenido intelectual o pensamiento o un contenido intencional o voluntad.
Puede dar a conocer tanto un hecho como un acto. Tradicionalmente la noción
de documento estuvo unida a la de escrito, actualmente la concepción de
escritura tiene una perspectiva más amplia y se considera documento a la
conjunción de cualquier tipo de material susceptible de conducir información,
incluyendo los soportes magnéticos, archivos informáticos, páginas web, etc. El
4 de julio de 2008, el Congreso de la Nación sancionó la Ley 26.388, que
incorpora al artículo 77 del Código Penal el siguiente concepto: “El término
documento comprende a toda representación de actos o hechos, con
independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento, archivo o
transmisión”.
Los requisitos que debe reunir un escrito informativo son los siguientes:
-Claridad: Expresar precisamente el pensamiento al lector. Las ideas confusas,
mal expresadas o dichas con palabras inapropiadas, confunden al lector, que al
final queda sin comprenden el mensaje. Se debe evitar:
1- Uso de expresiones imprecisas.
2- Empleo de palabras desconocidas.
3- Construcción sintáctica incorrecta o dudosa.
4- Palabras utilizadas fuera de su significado real.
5- Párrafos muy extensos, complicados o imprecisos.
6- Uso indebido de signos de puntuación.
-Brevedad: las ideas expresadas en oraciones o párrafos cortos son preferidas en
la redacción moderna, porque facilitan la comprensión del lector. Una oración
breve es más fácil de seguir y ofrece menos probabilidades de equivocación
gramatical. Tampoco se aconseja escribir solo con oraciones cortas, porque
resulta un estilo pobre, salvo que el tipo de documento así lo requiera, como por
ejemplo un radiograma. Las oraciones largas únicamente, confunden al lector.
Se aconseja una combinación equilibrada de ambas.
-Naturalidad: se debe escribir con lenguaje simple, no forzado, sin recurrir a
palabras o expresiones rebuscadas, complicadas, ceremoniosas o meramente
llamativas.
-Corrección Gramatical: se debe escribir con palabras y formas gramaticales
legítimas de la lengua. Ello supone el estudio de las normas de la gramática, este
objetivo es difícil de lograr por falta de tiempo, no queda otra alternativa que
hacer un aprendizaje circunstancial de la disciplina, consultar el diccionario o
con personas idóneas en la materia.
Aspecto estético: La estética tiene por objeto el estudio de la percepción de la
belleza, en este caso desde un punto de vista práctico, los documentos no
admiten enmiendas, raspaduras, escritura entre líneas, los errores deben ser
salvados al final. La mayoría de los documentos van abrochados en un
expediente o cosidos, por eso el margen interno debe ser amplio de tal modo que
permita la lectura sin inconvenientes.
PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS:
1. ACTAS
2. NOTAS
3. CERTIFICADOS
4. CÉDULAS
5. LIBROS
6. RESOLUCIONES
7. MEMORANDO
8. CIRCULARES
1 – ACTAS:
ESCUELA SUPERIOR DE SUOBFICIALES Y AGENTES “CURSO PARA AGENTES y CABOS AÑO
2009”- MATERIA: DOCUMENTOS POLICIALES 4
(Material elaborado por el Subjefe de Policía de la Provincia Crio. Gral. Omar Quiroga)
Para ampliar información: http://documentospoliciales.blogspot.com
La palabra ACTA deriva del latín “actus” que expresa propiamente todo cuanto
se hace o dice, se conviene o pacta. El acta es un documento que confecciona el
funcionario policial con el objeto de dar fe de un hecho realizado por él o
cumplido por otra persona en su presencia. Tiene carácter de documento público
por que es realizada por un funcionario público con facultades para su
confección. Este documento se labra con el objeto de dar a conocer alguna
novedad, procedimiento o información sobre la actuación de un funcionario
policial en un determinado lugar, especificando características exactas de lo
ocurrido.
El artículo 89 del Código de Procedimientos en lo Criminal y Correccional de la
Provincia de Santiago del Estero, establece que “cuando sea necesario hacer fe
de actos realizados por ellos o cumplidos en su presencia, los funcionarios que
intervengan en el proceso labrarán un acta”
El artículo 90 del citado código prevé los siguientes requisitos para las actas:
1) Fecha expresada en día, mes, año y hora.
2) El objeto o propósito.
3) Identidad de las personas que intervienen
4) Motivo que impidió la intervención de las personas obligadas a asistir.
5) Indicación de las diligencias realizadas y de sus resultados.
6) Las declaraciones recibidas y si ellas fueron espontáneas o a
requerimiento y si las mismas fueron dictadas por los declarantes.
7) Leída y firmada por todos los intervinientes, si alguno no pudiere o no
quisiere
8) firmar se debe hacer mención de ello.
9) La firma del funcionario que cumple el acto y la del secretario o testigo
de actuación, bajo pena de nulidad.
10) Se evita el punto y aparte, para no dejar espacios de papel en blanco.
11) No se borra ningún error, se salva al final.
En la confección de las actas podemos considerar dos aspectos:
La forma: Cada diligencia tiene un procedimiento establecido por la ley y un
requisito formal, cuyo incumplimiento invalida la prueba.
La información: Las actas contienen información recogida por el instructor.
Básicamente se trata de una narración cronológica de determinados hechos
presentes o pasados y una descripción en algunas diligencias específicas.
La narración: Es uno de los recursos más antiguos del hombre para comunicarse.
Por medio de ella han sobrevivido muchas historias a través de los siglos. Las
actas se confeccionan sobre la base de la narración que realiza el instructor de
los actos que realiza por sí mismo y de los dichos de terceras personas en su
presencia sobre el hecho de que se trate.
En la narración debemos considerar los siguientes elementos:
La Historia: es el contenido o argumento del relato. Es el hecho que se pretende
reconstruir porque a primera vista es un ilícito.
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detenciones, etc.
Þ Pedidos de informes a diversos organismos.
Þ Solicitudes de exámenes médicos, trabajos técnicos, dosajes, etc.
3 - CERTIFICADOS
Para comprender el concepto de certificado, a continuación observemos las
siguientes definiciones:
Certificación: testimonio o documento justificativo de la verdad de algún
escrito, acto o hecho. Acto por medio del cual una persona da fe de algo que le
consta. Instrumento que da constancia de la verdad de un hecho.
Certificado: documento por el que se acredita o atestigua un hecho del cual
quien lo suscribe tiene conocimiento.
Certificar: asegurar, afirmar, dar por cierta una cosa. Extender un documento
dejando constancia de algo. Hacer cierto algo por instrumento público.
Constancia: fe que se da por escrito de un hecho o de la autenticidad de una
aseveración. Al firmar un certificado, sea cual fuere su naturaleza, el funcionario
policial está asegurando que le consta la autenticidad de un hecho (por ejemplo
un domicilio, que una persona vive, de una firma, etc.) La facultad legal para
otorgar los certificados está establecida en el artículo 16 inciso 7 de la Ley
Orgánica Policial (4793), donde expresa que corresponde a la Policía de la
Provincia.
“expedir certificaciones de antecedentes y demás credenciales legales
correspondientes”
Debemos prestar atención, por cuanto ir mas allá de esa facultad, sea por
equivocación o en forma intencionada, y dar fe de hechos que no son reales
constituye delito, que se denomina
“Falsedad ideológica”, consiste en insertar en un instrumento público
declaraciones deliberadamente inexactas, concernientes a un hecho que el
documento deba probar, de modo que pueda resultar perjuicio. La acción de
insertar solo puede ser realizada por el oficial público que da autenticidad al
instrumento. Este delito requiere perjuicio para que se consuma y está
establecido en el artículo 293 del Código Penal. Los certificados que expide la
Policía a través de una Comisaría, sub-Comisaría o Destacamento Policial son
los siguientes:
RESIDENCIA
SUPERVIVENCIA
EXTRAVÍOS
DE FIRMAS (DECLARACIÓN JURADA Y OTROS)
DENUNCIA
OTRAS CERTIFICACIONES
CERTIFICADO DE RESIDENCIA
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CERTIFICADO DE RESIDENCIA
- - - - - - - - - - - - - - - - El funcionario policial que suscribe CERTIFICA que el
Ciudadano/a......................clase: ............, D.N.I./ L.E./ L.C.
Nº: ..............................................SE DOMICILIA en:.............................................
....................................................................................................... de esta Ciudad.
A solicitud de la parte interesada y con el objeto de ser presentado
ante.................................................................................................., se expide el
presente certificado en la ciudad capital de Santiago del Estero, a los........ días
de......................... del año...................
COMISARÍA SECCIONAL ..................
Sello Firma
CERTIFICADO DE SUPERVIVENCIA
Al extender este certificado, el funcionario policial está asegurando que una
persona está viva, es imprescindible realizar la constatación antes de
confeccionar el certificado y se deben extremar las precauciones porque existen
muchos antecedentes de defraudaciones en perjuicio del Estado, por el cobro de
jubilaciones o pensiones de beneficiarios fallecidos, con la presentación de
certificados de supervivencia. En el requerimiento de los certificados de
supervivencia se pueden presentar los siguientes casos:
1º) Cuando la persona interesada concurre personalmente a la dependencia
policial:
Previo constatar la identidad mediante la presentación del documento, se
confecciona el certificado, que será firmado también por el interesado. La
certificación de la condición de “viva” de la persona es independiente de su
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CERTIFICADO DE SUPERVIVENCIA
- - - - - - - - - - - - - - - - -El funcionario policial que suscribe CERTIFICA que el
ciudadano/a ........................... D.N.I./L.E./L.C. Nº:...................., clase: ...............
VIVE Y SE DOMICILIA en.................................... ......................... A solicitud de
la parte interesada y con el objeto de ser presentado ante las autoridades
de......................................, se expide el presente certificado en la ciudad capital
de Santiago del Estero, a los..............días de.................... del año.........................
COMISARÍA SECCIONAL..................................................
Firma del beneficiario Firma funcionario Policial
SELLO
Nota: Cuando comparece una persona que tiene domicilio en otro lugar, el
certificado debe decir VIVE Y ESTÁ RESIDIENDO ACCIDENTALMENTE
en .............................
CERTIFICADO DE SUPERVIVENCIA
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - El funcionario policial que suscribe certifica que
el agente de policía........................................................ se constituyó en el
domicilio de calle ......................................................................................... Y
CONSTATO que el ciudadano/a................................................., clase .................
L.E./L.C./ D.N.I. nº..............................VIVE Y SE DOMICILIA en la dirección
antes mencionada. A solicitud de la parte interesada y con el objeto de ser
presentado ante las autoridades de.................................................................. se
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SELLO
Nota: en caso de una constatación realizada en un Centro de Salud, el
certificado debe decir “Se constituyó en (Hospital, Sanatorio, etc.) y constató
que el ciudadano............ VIVE Y SE ENCUENTRA INTERNADO EN (Sala,
cama, etc.)
CERTIFICADO DE EXTRAVÍOS
El artículo 106 del Reglamento de la Ley 4793 establece que en los casos de
denuncia por extravío, no tratándose de Bienes del Estado, constará en el acta un
completo detalle de los bienes extraviados. Si lo extraviado fuere hallado o
secuestrado, se hará comparecer al denunciante y se procederá al
reconocimiento y entrega mediante acta. El trámite se realiza en las Comisarías
Seccionales, Sub-Comisarías y Destacamentos Policiales. Antes de emitir el
certificado, se procede a recibir una denuncia de extravío, en el Libro de
Extravíos que se lleva a tal efecto y posteriormente se otorga un certificado a
través del cual, el funcionario policial da fe del comparendo del denunciante y
de sus dichos, no del extravío en sí.
El procedimiento para otorgar este certificado tiene dos pasos:
1. Se deja constancia en el Libro de Extravíos: este libro no tiene ningún rayado
y se deja asentada el acta del comparendo del denunciante.
2. Se confecciona el certificado a través del cual se da fe de la existencia de la
constancia y de su contenido.
Si se extiende el “Certificado” sin asentar la denuncia en el Libro de Extravíos,
se puede incurrir en el delito de “Falsedad Ideológica” establecido en el artículo
293 del Código Penal Argentino. Cuando se trata de extravío de documentación
de vehículos automotores o de chapas patentes, por disposición de Jefatura de
Policía, la constancia debe ser extendida por la División Sustracción de
Automotores.
extraviado en la vía
pública...........................................................................................................
.................................... Es todo cuanto tiene que denunciar, por lo que se da por
finalizado el presente acto, firmando al pié los intervinientes para constancia.
CERTIFICADO DE EXTRAVÍOS
CERTIFICADO DE DENUNCIA
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en………………..........................................................
y......................................................, argentino, clase..........., M.I.
Nº .............................., con domicilio
en.................................................................... ……….., quienes firman al pié
junto al declarante para constancia. Se efectúa la presente a los fines de ser
presentado ante las
autoridades ..............................................................................................., a
los.............. días de ................. del año ...............................
Declarante
Testigo. Testigo.
SELLO Firma
CONSTANCIA POLICIAL
El funcionario policial que suscribe CERTIFICA que en la fecha compareció
ante esta dependencia el ciudadano ......................................................................,
nacionalidad ....................................., clase ...................... con domicilio en .......
………………………………………………………….. M.I. N º ......................., quien
manifiesta que es empleado
de .......................................................... ............................................................. y
no concurrió a su lugar de trabajo a raíz del paro de transportes del día de la
fecha. A solicitud de la parte interesada y con el objeto de ser presentado ante
las autoridades de ...................................................................., se extiende el
presente certificado a
los ................. días de ........................ del año ..............................
COMISARÍA SECCIONAL..................................
CONSTANCIA POLICIAL
El funcionario policial que suscribe CERTIFICA que el
ciudadano ...................................................., nacionalidad ...................,
clase:........... M.I. Nº ...........................,SE DOMICILIA
en ............................................................... y manifiesta que es docente de la
Escuela .......................................... y entre su domicilio y su lugar de trabajo
hay una distancia de .....................kilómetros aproximadamente. A solicitud de
la parte interesada y con el objeto de ser presentado ante las autoridades
de ......................, se extiende el presente certificado a los ............ días
de .................. del año ................................
EXPOSICIONES.
Entre las acepciones del verbo Exponer podemos citar: “mostrar, poner de
manifiesto, exhibir, exteriorizar, explicar, declarar, comunicar”. La exposición
es la acción y el efecto de exponer ante la autoridad policial, un hecho
determinado. Si bien el artículo 11 inciso 5º del Reglamento de la Ley 4793
establece que “la Policía no ejerce jurisdicción judicial, y en consecuencia, no
es competente para conocer originariamente en acciones civiles, comerciales o
laborales, salvo en los casos mencionados en el artículo 2º inciso 2º de esta
reglamentación. No tiene tampoco competencia para intervenir en los delitos de
acción privada”, a diario se presentan personas en la comisaría con el propósito
de dejar constancia de hechos que no configuran delito, contravención ni falta
administrativa, y por lo tanto no dan lugar a la intervención de la Policía. La
diligencia a realizar en este caso se denomina comúnmente “Exposición”, y se
materializa cuando un individuo concurre para poner de manifiesto un hecho
que ha lesionado un derecho privado del mismo.
El ordenamiento jurídico organizado por el Estado puede ser dividido de la
siguiente forma:
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Secretario Actuante
f. Cierre del acta, donde debe constar que el exponente leyó la misma, se ratifica
del contenido, no quiere agregar, quitar ni enmendar los datos y firma junto a los
demás intervinientes en el acto. Se debe tener en cuenta que en las actas no se
dejan espacios en blanco y por lo tanto los párrafos están separados por un punto
y seguido.
3 - NOTIFICACIONES
Notificar es la acción y efecto de hacer conocer a una persona, a sus
representantes o defensores, el contenido de una resolución judicial u otro acto
del proceso. Para comprender mejor el significado de la diligencia, vemos
algunos sinónimos: Comunicar, informar, anunciar, avisar, transmitir, enterar,
dar a conocer, hacer saber. La regla general es que la notificación se haga por
escrito, entregando a la persona notificada una copia de la resolución en su
domicilio (general o especial según el tipo de diligencia) No obstante, el Código
de Procedimientos establece que en casos urgentes, los testigos pueden ser
citados verbalmente (Artículo 210 segundo párrafo C.P.C.C.) Para efectuar esta
diligencia se utiliza un documento denominado cédula de notificación. En una
comisaría, encontramos varias diligencias que requieren la confección de
cédulas de notificación.
1º.- Oficios provenientes del Poder Judicial: Se denomina oficio a la
comunicación escrita que realiza un Juez o Tribunal (penal, civil, comercial,
etc.), haciendo uso de sus facultades legales, dispone cuestiones relativas a sus
cargos o funciones. En este caso el oficio se remite a la Policía, requiriendo la
notificación de personas, especificando el tenor de la notificación y la identidad
del destinatario. El Oficial que recibe dicho oficio debe confeccionar la cédula
de notificación y una vez realizado el trámite, el expediente se devuelve al
Juzgado por la vía correspondiente.
2º.- Cédulas iniciadas en la propia comisaría: Tienen por objeto notificar a una
persona para que comparezca ante la dependencia policial, generalmente a la
Sección Judicial para prestar declaración (testimonio, indagatoria, exposición)
La cédula de notificación debe contener los siguientes datos:
1º) -Procedencia: refiere el lugar donde se confecciona la cédula.
2º) -Destinatario: identidad de la persona a quien va dirigida la cédula.
3º) -Domicilio: del destinatario, especificando si corresponde el domicilio real o
legal.
4º) -Texto: el contenido de la información que se debe dar al destinatario varía
según las circunstancias. En el caso de notificación de una resolución judicial se
deben reproducir los datos contenidos en el oficio remitido por la autoridad
judicial. Cuando se realiza una notificación policial, el texto queda librado a
criterio de quien confecciona la cédula.
En ambos casos se deben consignar claramente los siguientes datos:
1.- Lugar, día, mes, año y hora en que se debe presentar el citado.
2.- Motivo de la notificación.
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CÉDULA DE NOTIFICACIÓN
DESTINATARIO:
DOMICILIO:
Informo a Ud. que deberá comparecer ante esta dependencia policial ubicada
en __________ el día _________con el objeto de ___________________en el
sumario que se instruye con participación de______________caratulado
____________________________ En caso de no comparecer sin causa
justificada, se adoptarán las medidas legales correspondientes.
QUEDA UD. DEBIDAMENTE NOTIFICADO
NOTIFICADO:............................................. FECHA......../........./........./.........
NOTIFICADOR:..........................................
CÉDULA DE NOTIFICACIÓN
PROCEDENCIA:
DESTINATARIO:
DOMICILIO:
Con motivo de actuaciones sumariales que se instruyen en esta dependencia
policial con participación de ............................................, por el s.d.
de ........................... e.p. de ............................... contra ............................,
comunico a Ud. que deberá comparecer ante esta dependencia policial, sita
en ......................................, el día ............................... con el objeto
de .......................................... En caso de incomparecencia sin causa justificada,
se adoptarán las medidas legales correspondientes.
NOTIFICADO:............................................... FECHA:......./............/........./.........
NOTIFICADOR:...........................................
SELLO
CÉDULA DE NOTIFICACIÓN
DESTINATARIO:
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DOMICILIO:
PROCEDENCIA:
En los autos caratulados :……………….
…………………………………………… ...................................................... que se
instruyen en esta comisaría seccional ........................ con participación
de ............................., informo a Ud. que deberá comparecer en esta
dependencia ubicada en ............................ el día ................................... con el
objeto de ................................. en la mencionada causa, bajo apercibimiento de
adoptarse las medidas legales correspondientes en caso de no comparecer sin
justa causa.
NOTIFICADO:................................................... FECHA......./......./........./........
NOTIFICADOR:................................................
SELLO
En este caso, el personal policial que redacta la cédula, actúa solo como
intermediario para transmitir el mensaje dispuesto por el Juez, es decir que se
debe limitar a informar la decisión del juez a la persona citada. Las actuaciones
o autos a que se hace referencia en los oficios, NUNCA están en la Comisaría,
por consiguiente el notificado NO DEBE COMPARECER ANTE LA
COMISARÍA. Debemos tener cuidado en el uso de los pronombres, por el Juez
suele decir en su escrito “que se informe al testigo que debe comparecer por ante
este Tribunal o Juzgado”, de hecho el Juez está allí y nosotros no, por eso
cuando realizamos la cédula no debemos escribir que el testigo debe comparecer
por ante “este Tribunal”, ya que confundimos al lector y como la cédula es
diligenciada por la Comisaría, puede concurrir a la dependencia policial en vez
de que lo haga por ante el Juzgado solicitante de la diligencia. Entonces
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Juez de Instrucción en lo
Criminal y Correccional
De......º nominación
CÉDULA DE NOTIFICACIÓN
Firmado
Secretaria Excma. Cámara
de Trabajo y Minas de
...... Nominación
CÉDULA DE NOTIFICACIÓN.
DESTINATARIO:
DOMICILIO:
PROCEDENCIA:
En los autos caratulados " (Identidad del
accionante, contra (Identidad del denunciado) y/o responsables", que se
tramitan en la Excelentísima Cámara de Trabajo y Minas de ..... Nominación, se
ha dispuesto dirigir a Ud. la presente con el objeto de citarlo con CARÁCTER
OBLIGATORIO para que concurra PERSONALMENTE al mencionado
Tribunal, a una AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN fijada para el
día .............................. A LAS ..................HORAS bajo apercibimiento en caso
de incomparecencia de la demandada de la aplicación de la multa equivalente
al 5% del monto litigioso (Art. 95 ley 5481) Queda Ud. debidamente notificado
Notificado:………………………………….
Fecha:………../………./…………../……….
Notificador: ………………………………..
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Juez de Menores
CÉDULA DE NOTIFICACIÓN
DESTINATARIO:
DOMICILIO:
Con motivo de actuaciones que se instruyen
en el Juzgado de Menores, caratuladas “Expte. Nº 6154, relacionados al menor
"(Apellido) N.N. hija de (Nombre), me dirijo a Ud. con el objeto de notificarle
de que deberá comparecer por ante el mencionado Tribunal el
día .................................., a las ............... horas, con el objeto de mantener una
audiencia con la Sra. Jueza de Menores, bajo apercibimiento de ser traída con
la fuerza pública ante incomparecencia injustificada.
Queda Ud. debidamente notificado.
Notificado:………………………………….
Fecha:………../………./…………../……….
Notificador: ………………………………..
5 - LIBROS
Los libros son documentos donde se registran ordenadamente antecedentes
relacionados al cumplimiento de la labor policial diaria. Dan fe de su contenido
mientras no exista prueba en contrario.
LIBRO DE NOVEDADES GENERALES.
ESCUELA SUPERIOR DE SUOBFICIALES Y AGENTES “CURSO PARA AGENTES y CABOS AÑO
2009”- MATERIA: DOCUMENTOS POLICIALES 33
(Material elaborado por el Subjefe de Policía de la Provincia Crio. Gral. Omar Quiroga)
Para ampliar información: http://documentospoliciales.blogspot.com
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CURSO PARA AGENTES Y CABOS AÑO 2009
MATERIA: DOCUMENTOS POLICIALES