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    DD077

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    lmurilloba01
    Este documento describe un caso práctico de implementación de un sistema académico en una institución educativa. Se detalla el alcance del proyecto, sus fases y participantes. Actualmente el proyecto se encuentra en la fase de adaptación del sistema a la comunidad educativa. Adicionalmente, se presenta un plan de comunicación para el proyecto que incluye los involucrados, medios, frecuencia y responsables de la comunicación para cada etapa.

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    DD077

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    Este documento describe un caso práctico de implementación de un sistema académico en una institución educativa. Se detalla el alcance del proyecto, sus fases y participantes. Actualmente el proyecto se encuentra en la fase de adaptación del sistema a la comunidad educativa. Adicionalmente, se presenta un plan de comunicación para el proyecto que incluye los involucrados, medios, frecuencia y responsables de la comunicación para cada etapa.

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    Este documento describe un caso práctico de implementación de un sistema académico en una institución educativa. Se detalla el alcance del proyecto, sus fases y participantes. Actualmente el proyecto se encuentra en la fase de adaptación del sistema a la comunidad educativa. Adicionalmente, se presenta un plan de comunicación para el proyecto que incluye los involucrados, medios, frecuencia y responsables de la comunicación para cada etapa.

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    Este documento describe un caso práctico de implementación de un sistema académico en una institución educativa. Se detalla el alcance del proyecto, sus fases y participantes. Actualmente el proyecto se encuentra en la fase de adaptación del sistema a la comunidad educativa. Adicionalmente, se presenta un plan de comunicación para el proyecto que incluye los involucrados, medios, frecuencia y responsables de la comunicación para cada etapa.

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    DD077 - Comunicación del Proyecto

    DD077 - Comunicación del Proyecto

    Laura Geraldine Murillo Barrera

    COMPGA3529938

    Máster en Gestión y Gerencia de Proyectos, Universidad Europea del Atlántico

    DD077 - Comunicación del Proyecto

    Agosto 2023
    DD077 - Comunicación del Proyecto

    Caso Práctico

    1. Describir el alcance de un proyecto en el que participa, haya participado o imagina


    que puede participar.

    Nombre de Proyecto: Sistema Académico para Institución Educativa.

    Objetivo : Implementar el nuevo Sistema Académico para la Institución Educativa.

    Objetivos Específicos :

    1. Realizar migración de información de Sistema Académico anterior a nuevo


    Sistema Académico.
    2. Implementar nuevo Sistema Académico a Comunidad Académica.

    Involucrados :

    - Director de Proyectos: parte involucrada del proveedor


    - Equipo Técnico: ingenieros de Sistemas parte involucrada del proveedor y apoyo
    en procesos de diseño y operativo.
    - Director de Programas : parte involucrada de la Institución Educativa
    - Gestoras Académicas : parte involucrada de la Institución Educativa y apoyo a
    Director de Programas en temas académicos y operativos.
    - Profesionales de Registro y Control: parte involucrada de la Institución Educativa
    y apoyo operativo para implementación en el Sistema Académico.

    Alcance: El proyecto de implementar el Sistema Académico tiene una duración de 15


    semanas Calendario Académico, para toda la comunidad académica (estudiantes,
    Dirección Académica, Registro y Control). Este proyecto tendrá tres etapas : 1.
    Migración de datos anterior Sistema Académico. 2 . Diseño e implementación de
    Sistema Académico.3 Adaptación de nuevo Sistema Académico a comunidad de la
    Institución Educativa. Este proyecto aplicará para todos los programas académicos.

    2. Describir el estado actual de su progreso y cualquier otro aspecto que considere


    relevante.

    Dentro de muchas de las problemáticas identificadas a nivel interno en las


    Instituciones Educativas, tiene relación con la cantidad de datos que maneja por
    estudiantes y es allí donde las Institucionales invierten en programas, software o
    sistemas para el manejo de datos.

    La implementación de un Sistema Académico requiere de diferentes fases que


    garanticen la correcta implementación de este, es por esto, que para este proyecto
    DD077 - Comunicación del Proyecto

    se han contemplado las siguientes fases o componente: etapas : 1. Migración de


    datos anterior Sistema Académico. 2 . Diseño e implementación de Sistema
    Académico.3 Adaptación de nuevo Sistema Académico a comunidad de la Institución
    Educativa.

    La Fase de Migración permitió identificar las necesidades iniciales del nuevo Sistema
    Académico, identificar datos faltantes, nuevos métodos, reconocimiento del nuevo
    Sistema Académico.

    La fase de Diseño e implementación, tenía cómo objetivo estructurar el nuevo


    Sistema Académico a las necesidad de la Institución Educativa. En esta fase se definió
    el diseño del Sistema Académico a partir de las necesidades solicitadas por el Área
    Académica en función a los Planes de Estudio.

    La fase de Adaptación (fase actual del proyecto), está fase ha sido la más extensa del
    proyecto, tanto por razones de proveedor cómo internas , dada la naturaleza de la
    Institución Educativa. Sin embargo, la estrategia inicialmente se enfocó en el diseño
    sin tener presente la operación y las particularidades, generando cambios para
    ambas partes. En esta fase se desarrollaron diferentes capacitaciones a toda la
    comunidad académica para que reconociera el Sistema Académico.

    Dentro de las lecciones aprendidas del proyecto, la comunicación es un pilar


    necesario para el desarrollo de un proyecto, está debe ser clara, concisa y de fácil
    interpretación para cualquier receptor, una de las mejoras para un próximo proyecto
    está en mejorar los canales de comunicación, centralizarla.

    3. Elaborar un plan de comunicación siguiendo como pauta los elementos que incluye a
    continuación
    DD077 - Comunicación del Proyecto

    Proyecto: Sistema Académico para Institución Educativa.


    Plan de Comunicación
    Preparado por: Laura Geraldine Murillo Barrera
    A quien Qué Medio Frecuenci Quien Envía Quien Prepara Cuándo
    a
    Director de Diseño de Proyecto: Reunión Inicio de Director de Director de Proyecto 1.Reunión de Inicio: Acta de Constitución
    Programas y Cronograma, Inicial- proyecto Proyecto del Proyecto
    Equipo presupuesto y alcance Presencial
    de proyecto
    Director de Requisitos y Reunión Inicio de Director de Director de Programas Reunión de Inicio
    Proyecto y entregables de Inicial- proyecto Programas
    Equipo proyecto Presencial
    Director de Necesidades Correo Semanal Director de Director de Programas y 1.Reunión de inicio: Acta de Inicio de
    Proyecto conceptuales y Actas de Semanal Programas de Gestoras Académicas Proyecto.
    avances reuniones Institución
    semanales- Educativa 2. Reuniones semanales: Actas de
    Plataforma reuniones de seguimiento
    Teams
    Equipo Necesidades técnicas Actas de Semanal Director de Director de Programas y Semanal
    Técnico académicas para reuniones Programas de Gestoras Académicas
    alimentar el Sistema semanales- Institución 1.Reuniones semanales: Actas de
    Académico Plataforma Educativa reuniones de seguimiento
    Teams
    Gestoras Necesidades de diseño Actas de Semanal Director de Equipo Técnico 1.Reuniones semanales: Actas de
    Académicas reuniones Proyecto reuniones de seguimiento
    semanales-
    Plataforma
    Teams
    DD077 - Comunicación del Proyecto

    Proyecto: Sistema Académico para Institución Educativa.


    Plan de Comunicación
    Preparado por: Laura Geraldine Murillo Barrera
    A quien Qué Medio Frecuenci Quien Envía Quien Prepara Cuándo
    a
    Profesionale Necesidades de diseño Actas de Semanal Director de Equipo Técnico 1.Reuniones semanales: Actas de
    s de Registro reuniones Proyecto reuniones de seguimiento
    y Control semanales-
    Plataforma
    Teams
    Director de Informe de estado Acta de Semanal Director de Equipo Técnico 1.Reunión semanal: Acta de informe de
    Programas y actual de proyecto reunión - Proyecto seguimiento-
    Equipo Plataforma
    Teams
    Director de Informe Final y Acta de Reunión Partes Director de Proyecto 1.Reunión de Cierre: acta de cierre de
    Proyecto Lecciones Aprendidas reuniones de cierre involucradas de la proyecto.
    de cierre- Institución
    Presencial Educativa
    DD077 - Comunicación del Proyecto

    BIBLIOGRAFÍA

    - Apuntes Asignatura DD077- Comunicación del Proyecto, FUNIBER 2023

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