ES Soluciones

Manual de Usuario Factotum

Factura T

Factotum genera de manera automática una factura T al detectar algún trx code definido en
Factotum.ini bajo el parámetro: exemptTrxCodes. Si la propiedad es agente de retención o
percepción también valida los trx codes correspondientes a dichas percepciones.Incluye
además las formas de pago permitidas para la Factura T (tarjetas de crédito, débito,
transferencias bancarias, cuenta corriente, las cuales deben ser cargadas en
TPaymentTrxCodes.

Una vez determinada la Factura T, Factotum activa la validación sobre los trx codes de la
cuenta en cuestión impidiendo que cargos no exentos se mezclen con aquellos
correspondientes a la Factura T (sólo cargos de habitación y/o paquete exentos).Se validan
además las formas de pago. En cuanto al perfil del huesped, se verifica que la nacionalidad sea
distinta de AR.

Error por trx codes no exentos (en el ejemplo el número de trx code es: 1235)

Error por formas de pago no correspondientes con la Factura T (ejemplo: 9101)

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

Luego de superada esta instancia, se solicita email y referencia. El campo email es mandatorio
ya que corresponde a la dirección donde el cliente / huesped recibe su factura electrónica.
Puede ser cargado en el Perfil del cliente / huesped o durante el proceso de facturación.

Cada ventana de edición o consulta posee un time out ya que el proceso completo no puede
superar los 4:30 minutos.

A continuación se solicita la cantidad de copias de la factura, 0 indica que no se imprimirá, 1 ó 2

se imprime el pdf generado a través de la impresora por defecto configurada en Windowsde la
terminal.

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

En el caso que el cliente pague con tarjeta de crédito, aparece una ventana solicitando los 6
primeros dígitos de la misma. Esto sucede por cada pago realizado con tarjeta (hasta 4). Estos
números se envían a la AFIP pero no se ven en Opera (por ser PCI compliant).

Si el cliente o la agencia pagan con una transferencia bancaria (la descripción del trx code debe
contener la palabra TRANSFER) el swift code con formato AAAAAABBBBB (siendo A carácter,
B alfanumérico) y el número de cuenta (hasta 20 números) deben ser cargados.

- Si el huesped o agencia es del exterior, deberá cargar un swift code del exterior como:
BOFAUS3N123 (Bank of America).
- Si la agencia es nacional, deberá cargar un swift code local como: GABAARBA123
(Banco Galicia), CITIARBA123 (Banco Citi), ICBKARBA123 (ICBC).

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

Toda esta información se envía al web service de la AFIP y si es aprobado, se genera el pdf, se
envía por mail y se imprime si así lo requiere el usuario.

Facturación a Agencia Local

Se debe cargar el CUIT de la agencia local y asegurarse que el país sea Argentina. Se genera
una factura T con condición de iva: Responsable Inscripto y CUIT.

Facturación a Agencia Extranjera

Se debe cargar el CUIT de país según listado adjunto (pág. 32+) tipo 1 – persona física
(ejemplo: Expedia Inc CUIT: 50000002124) y asegurarse que el país sea distinto de Argentina y
se corresponda con el CUIT. Se genera una factura T con condición de iva: Consumidor Final y
CUIT del país correspondiente.

Para Uruguay cargar: 50000000016.

Facturación a Huesped Extranjero

Se debe cargar el número de pasaporte y asegurarse que el país y la nacionalidad sean

distintos de Argentina. Se genera una factura T con condición de iva: Cliente del Exterior y
número de pasaporte.

Notas de Crédito

La AFIP valida que el receptor (cliente) del documento coincida con el receptor de la factura
asociada (nombre o razón social y número de documento o CUIT) ya cargada en la base del
ente gubernamental. El número de factura asociada debe estar correctamente cargado en el
pop up de Factotum.

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

NOTA: Al comenzar a utilizar Factotum para la generación de comprobantes T puede suceder

que se requiera crear una nota de crédito T asociada a una factura exenta. Esta situación no es
posible ya que la factura exenta no existe como tal en la base de la AFIP por lo que para
resolverlo, se debe generar una nota de crédito exenta asociada a la factura también exenta.

En consecuencia, se debe dejar la variable exemptTrxCodes en Factotum.ini (se encuentra en

c:\windows\system32 o syswow64\) vacía para que toda generación sea o bien electrónica (sin
ser T) o por impresora fiscal.

OperationMode = T

Este modo de operación implica agregar el Tax Type T a la configuración de Opera generando
además los documentos fiscales FACTURA T y CREDITO T. De esta manera, no es necesario
ajustar manualmente los cargos de alojamiento mas impuesto cargados automáticamente por
la auditoría nocturna.

Al seleccionar el Tax Type de un cliente como T, Opera ajusta el IVA de los cargos de
alojamiento agregando un - 21% del Reintegro TURIVA. Factotum en consecuencia valida que
los cargos apliquen al comprobante T. El resto de los consumos deben ser facturados con el
Tax Type correspondiente (B para huéspedes, A para compañías, etc).

En el ejemplo siguiente se puede ver la carga de alojamiento manual y su ajuste:

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

Para los cargos automáticos puede que Opera directamente muestre el trx code de Reintegro
con un monto en $0.00 y el de IVA original no aparezca.

Resolución General 4520

Factotum V4.02 incluye la disposición en la cual el motivo por el que se emite un comprobante
A se envía a través del web service para su autorización. El usuario deberá seleccionar entre:

- Locador o prestador de servicios

- Realización de conferencias, congresos, etc
- Prestación de servicios a tripulación
- Bienes de cambio
- Intermediario

Resolución General 4919

Factotum V6.20 al momento de efectuar la autorización de comprobante para todo FCE, el

emisor deberá seleccionar una de las siguientes opciones de transmisión:

- Un Agente de Depósito Colectivo o agentes que cumplan similares funciones, para su

negociación en los Mercados de Valores (ADC). La operatoria se mantiene igual que hasta el
momento (la FCE se pagará directamente al emisor mediante los métodos de pago autorizados
y en caso que se quiera comercializar la FCE el pagador deberá abonarla al CBU del ADC)

- El Sistema de Circulación Abierta para Facturas de Crédito Electrónicas MiPyMEs

(SCA).

En esta modalidad, el pagador de la FCE podrá informar el número de CBU de la cuenta en la

que se debitará el importe de la FCE a su vencimiento.

Si la FCE queda aceptada tácitamente o si el pagador no informó el CBU al momento de la

aceptación expresa podrá hacerlo en su home-banking hasta el vencimiento de la FCE.

Cuando el CBU esté informado, al vencimiento de la FCE se producirá el débito de la cuenta

del pagador y se acreditará en la cuenta de la Emisora del documento o en la de la entidad
financiera con la que se haya negociado en caso de haber optado por negociarla.

Es importante destacar que el pagador de la FCE puede cancelarla antes del vencimiento, pero
en dicho caso este último deberá informarlo en su home-banking y el emisor de la FCE deberá
informar la cancelación del documento sino, al vencimiento del mismo se debitará el importe de
la cuenta informada.

Si la pagadora de la FCE no informara la CBU podrá solicitar un débito bancario para cancelar
la factura.

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

Como se mencionara anteriormente, se puede modificar la opción de negociación elegida del

SCA al ADC o ADC al SCA siempre y cuando no se haya producido la aceptación de la FCE, si
ésta se diera sólo podrá hacerse la modificación del SCA al ADC.

Las CBU que se informen tanto para el cobro como para el pago deben corresponder a cuentas
en la misma moneda que se emita la FCE.

Esta opción resulta más beneficiosa en caso que se pretenda negociar las FCE ya que da más
opciones de financiación, cesión, endoso etc. También implica que el BCRA cuente con
información de incumplimientos de pago y afectar las calificaciones crediticias de las empresa
pagadoras.

Factotum PDF

Para regenerar un documento que por alguna razón no lo hizo o tuvo errores, se utiliza
FactotumPDF que se encuentra en el directorio c:\windows\system32 o syswow64. Esta
aplicación regenera el pdf y envía el mail según lo cargado durante el proceso de facturación
(no imprime).

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

Una vez activado, se debe seleccionar el archivo xml que se envió a la AFIP a autorizar. Estos
archivos se encuentran en c:\windows\system32 o syswow64\FactotumXMLs, se puede
ordenar por fecha y el último generado aparecerá primero o se puede identificar por número de
folio de Opera (el nombre del XML contiene el número de folio ej:
FactotumCOSTAFACTURAA1234.xml). Luego de ejecutado aparecerá un mensaje indicando
la regeneración del mismo. El pdf generado se encontrará de igual manera que el resto de los
documentos, localmente en c:\windows\system32 o syswow64\FactotumPDFs y en la carpeta
Docs general a todas las terminales.

Tratamiento de errores

A continuación se detallan los errores más comunes que pueden surgir de la operación de
Factotum:

Error Descripción Solución

El perfil con CUIT debe Toda Validar si el perfil no se encuentra definido en AR
tener como país agencia/compañía (Accounts Receivable) y la dirección de AR,
Argentina. nacional con CUIT adicional a la estándar, no tiene el país cargado.
debe tener como
dirección (país):
Argentina.
El perfil con CUIT de Toda agencia del Validar que la dirección – país de la agencia del
pais debe tener un país exterior con CUIT exterior coincida con el CUIT país.
distinto de Argentina. país debe tener
como país uno
distinto de
Argentina.
Ingrese un número de El número de Cargar un número de pasaporte o documento
documento o pasaporte pasaporte o acorde.
válido. documento debe
contener como
mínimo más de
dos dígitos
Ingrese un número de El número de En el caso que el número de pasaporte o
documento o pasaporte pasaporte o documento tenga sólo un dígito numérico o
con al menos dos documento debe ninguno, agregar 0 al comienzo (ej: 00CVJARDG).
Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

dígitos numéricos contener al menos

(Factotum V2.21. dos dígitos
Corresponde al error numéricos
AFIP: 315)
Error AFIP: 316 – El Cuando informa Verificar que el número de CUIT del cliente esté
CUIT del receptor no se identificador habilitado en AFIP.
encuentra en la base impositivo “IVA
del Impuesto al Valor Responsable
Agregado. Inscripto”, con tipo
de
documento CUIT,
el número de
documento debe
encontrarse
registrado en las
bases de esta
en el Impuesto al
Valor
Agregado.
Error AFIP: 803 - El Al momento de Verificar la factura asociada considerando los
comprobante asociado generar una nota datos del receptor: nombre y apellido o razón
debe pertenecer a un de crédito, la AFIP social y número de documento, pasaporte o CUIT.
comprobante valida que la Ambos datos deben coincidir para que la AFIP
registrado y autorizado factura asociada apruebe la nota de crédito.
en las se encuentre en su Validar que no se haya cambiado ninguno de
bases de esta base de datos y estos campos en el perfil del cliente.
administración que la información
donde los emisores de del receptor sea
ambos idéntica.
sean iguales. De ser
electrónicos
deberían ser iguales los
receptores.

Error AFIP: 806 - El Ídem caso Ídem caso anterior.

receptor del anterior.
comprobante a
autorizar no coincide
con el receptor del
comprobante asociado.

Error: Servidor ocupado En determinadas Esperar y volver a intentar. Verificar las siguientes
ocasiones el web URL:
service de la AFIP https://serviciosjava.afip.gob.ar/wsct/CTService,
se encuentra https://servicios1.afip.gov.ar/wsfev1/service.asmx
caído.

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar
ES Soluciones

Error AFIP: 500, 501, Error interno de Ídem caso anterior.

503 aplicación o base
de datos.
Error AFIP: 10015. DocNro deberá ser Verificar el número de pasaporte. Debe contener
mayor a 0. caracteres relevantes (no acepta: 0000000).

Necochea 3702 – 7600, Mar del Plata| Argentina |+54 9223 543 5434 | sigandae@essoluciones.com.ar