LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA EMPRESA.

En el funcionamiento de la empresa se produce una serie de operaciones,

normalmente rutinarias, que implica la utilización de una serie de
documentos relacionados con las operaciones comerciales, que empieza
con el pedio y termina con el pago.

Este proceso administrativo, que se da en todas las empresas sigue,

normalmente, este camino:
1. El cliente realiza su pedido.
2. El vendedor entrega la mercancía al cliente con el albarán de entrega.
3. El vendedor hace la factura de la entrega realizada.
4. El comprador paga el importe de la factura en la forma convenida: al
contado o a plazo.
5. El vendedor, una vez que ha recibido el importe de la venta, remite al
comprador un recibo justificante del pago.

DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA

COMPRAVENTA.

Los documentos habituales relacionados con la compraventa de un servicio o

productos son:

A.-) El pedido o propuesta de pedido.

Cuando una empresa ha decidió realizar una compra debe hacer el

correspondiente pedido a la empresa vendedora. Este pedido puede
hacerse de varias formas:
 Mediante representante.
 De palabra (directamente o por teléfono), en este caso lo
mejor es confirmar el pedido por escrito.
 Mediante impreso.

Podemos definir el pedido como:

La solicitud de mercancías que el comprador hace al vendedor

bajo unas condiciones previamente pactadas.

El pedido sustituye en ocasiones al contrato de compraventa, ya que, una vez

aceptado por el vendedor, se convierte en un documento con capacidad para generar los
derechos y obligaciones de la compraventa. Cuando el comprador firma el pedido y el
vendedor lo acepta de forma explícita o tácita, se establece el compromiso de mantener
las relaciones contenidas en el documento durante un tiempo determinado. Por ello, Si
utilizamos un impreso de pedido, éste debe contener todos los datos necesarios para
facilitar al máximo las relaciones comerciales. En general, debe contener los siguientes
datos:
 Membrete del comprador.
 Número de orden.
 Fecha de expedición.
 Identificación del vendedor.
 Dirección donde deben entregarse las mercancías.
 Relación de los artículos solicitados.
 Precios unitarios e importes parciales y totales.
 Condiciones y formas de pago.
 Condiciones de embalajes, portes y seguros.

Del pedido se emiten tres ejemplares por parte del departamento comercial:
1. El original para el vendedor.
2. Una copia para el almacén.
3. Una copia para el departamento comercial para su archivo.

B.-) El albarán.

Una vez que el cliente ha formulado la voluntad de comprar

mediante el pedido, el vendedor prepara los artículos a
servir. Éstos recorren un circuito desde el almacén hasta el
punto de destino, donde se efectúa la entrega física de los
productos. Pues bien, el albarán es:

El documento que acompaña la entrega de la mercancía,

y que indica las características y la cantidad, los datos de
la entrega y los nombres del comprador y del vendedor.

El albarán tiene una doble finalidad:

1. Supone un justificante de la salida de los artículos del almacén.
2. Acredita que se ha realizado la entrega.

El albarán consta de cuatro copias de diferentes colores:

1. Para el almacén como acreditativo de la salida.
2. Para el departamento de ventas para posteriormente emitir la factura.
3. Para el cliente, como comprobante de los artículos recibidos.
4. Para el cliente, que lo devolverá firmado y se archivará en la hoja del
libro de clientes, como justificante de la aceptación de la mercancía
recibido.
 El albarán deberá contener los siguientes datos:

 Nombre y dirección de vendedor.

 Nombre y dirección del comprador.
 Lugar de entrega.
 Fecha de envío.
 Fecha de entrega.
 Descripción de la mercancía.
 Número del pedido a que corresponde.

C.-) La factura.

La factura es un documento en el que se formalizan las

operaciones de compraventa y se debe realizar por duplicado,
quedándose cada parte con un ejemplar. Los empresarios y los
profesionales deben emitir facturas por las operaciones que
realicen en el ejercicio de su actividad.

La factura es:
Un documento que presenta el vendedor al cliente en
donde consta, además de los datos identificativos, el precio
unitario y el importe total de los productos o servicios
adquiridos, así como los impuestos correspondientes y el
tiempo que tiene el cliente para hacer el pago.

El contenido de la factura está regulado legalmente y siempre ha de contener la

siguiente información:
 Número de la factura.
 Identificación del emisor y del destinatario.
 Descripción de los bienes o servicios objeto de la factura.
 Cuantía de la operación y datos para el cálculo de la base imponible: tipo de
IVA, IGIC y cuota.
 Lugar u fecha de emisión.

Se permite incluir en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo
cliente en el plazo máximo de un mes natural.

Documento que sustituye a la factura (tickets).- Podrá emitirse cuando el

importe no exceda de 3.000 €, IGIC incluido, en algunas de estas actividades: servicios
de hostelería y restauración, transportes de personas, ventas al por menor,… Los tickets
deben contener al menos: número y en su caso serie, NIF, nombre y apellido, razón o
denominación social, tipo impositivo aplicado o la expresión “IGIC incluido” así como
la contraprestación total.
DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PAGO Y
COBRO.

Según el artículo 399 del Código de Comercio, puestas las mercaderías vendidas
a disposición del comprador, y dándose éste por satisfecho, empezará para el comprador
la obligación de pagar el precio al contado o en los plazos convenidos con el vendedor.

El momento del pago se establece por acuerdo entre el comprador y el vendedor,

y puede ser:

 Al contado: cuando se realiza el pago en el momento de recibir los

artículos o en un breve plazo de tiempo. Tiene la ventaja de poder
obtener descuentos.
 Pago aplazado: cuando el pago se realiza con posterioridad a la entrega.
Normalmente, el periodo máximo por el que se aplaza un pago sin
recargo es de seis meses. Las ventajas de esta forma de pago son que se
pueden adquirir artículos sin tener liquidez y no tiene gastos de
financiación ajena.

En el cobro y el pago de los artículos o prestaciones de servicios se utilizan los

siguientes documentos:

A.-) La letra de cambio.- Viene regulada en la Ley 19/1985, de 16 de julio, cambiaria

y del cheque. Esta ley no establece una definición de lo qué es una letra de cambio. Sin
embargo, su concepto puede extraerse de sus características fundamentales:

 Es un título valor, ejercitable mediante su legítima posesión.

 Es un título completo que vale por sí mismo, sin necesidad de hacer referencia a
otros documentos ajenos a la letra.
 Contiene un mandato de pagar una suma de dinero en metálico y no en
especie, a la propia orden del que lo manda o a la de un tercero, en el mismo
lugar de expedición o en otro distinto.
 De haber sido aceptado, contiene una obligación o promesa de pago.
 Obliga solidariamente a todas las personas que pone su firma en el documento.
Significa que todos y cada uno de los deudores cambiarios están obligados a
pagar íntegramente al tenedor el importe de la deuda cambiaria.

Partiendo de estos caracteres podemos definir la letra de cambio como:

Título de crédito formal y completo, por medio del cual una persona (librador)
manda pagar a otra (librado) una cierta cantidad de dinero, en lugar y fecha
determinado, a la orden de una tercera persona (tomador), quedando obligados
solidariamente todos los firmantes.

La letra de cambio cumple diversas funciones económicas:

  Sirve como medio de pago, evitando el desplazamiento en metálico.
 Sirve para pagar sucesivamente varias deudas, a través del endoso.
 Es un instrumento de concesión de crédito.
 Es un medio de obtener dinero mediante el descuento en una entidad
bancaria.
 Es un medio de obtener beneficio para las entidades bancarias, porque al
anticipar el importe de las letras, les descuenta previamente una comisión
más los intereses.

¿Cuáles son los elementos personales de una letra de cambio? Los elementos
personales de la letra de cambio son tres:

 El librador, que es la persona que crea la letra y la manda a pagar. Ha de

firmar la letra, puesto que si no lo hace la letra carece de valor.
 El librado, es la persona a quien se ordena hacer el pago de la letra, pero
para que nazca la obligación de pagar en necesario que el librado acepte
la letra. Su obligación de pago nace sólo desde la aceptación de la letra.
 El tomador, es la persona a quien se ha de hacer el pago, y que puede
ser el propio librador.
 Avalista. Es la persona que garantiza el pago de la letra. Se indica con la
expresión “por aval”, debiendo firmar el avalista. El aval debe indicar a
quién se ha avalado, aunque a falta de esta indicación, se entiende
avalado el aceptante, y en su defecto, el librado. La simple firma de una
persona puesta en el anverso de la letra vale como aval.
 Endosante. Es la persona que transmite la letra. La persona que lo recibe
se llama endosatario.

¿Cuáles son los elementos formales de la letra de cambio? La letra de cambio

debe extenderse en papel timbrado, de diferente cuantía en función del importe de la
letra. El modelo oficial de la letra de cambio es el que se reproduce a continuación:

En el anverso de la letra debe aparecer:




1. Lugar de libramiento. Nombre de la población en la que se extiende la letra.

Si falta esta mención, se considera librada en el lugar indicado junto al nombre
del librador.
2. Moneda. Se expresara la moneda de pago (euros), aunque cabe la posibilidad
de girarla en moneda extranjera, siempre que se trate de moneda convertible
sujeta a cotización oficial.
3. Importe. Se expresara la cantidad en cifras.
4. Fecha de libramiento. Día, mes y año en que la letra se libra.
5. Vencimiento de la letra. Se considera vencimiento de una letra la llegada de
la fecha señalada en la misma por el librador para realizar el pago. El
vencimiento puede ser de cuatro tipos:
 A fecha fija. El pago debe hacerse en la fecha indicada en la letra.
 A un plazo contado desde la fecha (d/f). El día en que vence el pago de
la letra habrá de contarse tomando como referencia la fecha de
expedición del título.
 A la vista. El pago debe efectuarse por el librado en el momento en que
le sea presentada por el poseedor de la misma. El plazo máximo de
presentación será de un año contado desde la emisión.
 A un plazo contado desde la vista (d/v). El plazo empezará a contar a
partir de la fecha de aceptación.
6. Mandato de pago. El mandato puro y simple de pagar una determinada
cantidad de dinero. Figurará el nombre del librador.
7. Cantidad. Se consigna el importe expresado en letras. En caso de disparidad
entre lo reflejado en letra y lo reflejado en número prevalece lo señalado en letra.
8. Domicilio de pago. Si no se especifica nada, se entiende que es el domicilio
del librado. Si se trata de una persona física, el nombre y la dirección es
suficiente. Si el librado ha designado a otra persona para pagar la letra en su
nombre (normalmente un banco o caja donde el librado tenga una cuenta
corriente abierta), la presentación para el cobro puede hacerse en la dirección de
dicha entidad y aparecerán los datos de identificación bancaria del librado.
9. Nombre y domicilio de librado.
10. Aceptación. Es un acto por el cual el librado se compromete al pago de la
letra a su vencimiento mediante su firma autógrafa en este espacio. Hasta el
momento de la aceptación, el librado no tiene contraída ninguna obligación, pero
con la aceptación se obliga a pagar la letra a su vencimiento. Debe aparecer la
fecha y la firma del librado.
11. Nombre, domicilio y firma del librador. La firma debe ser de puño y letra.
12. Timbre de la letra. La letra debe extenderse en papel timbrado y adecuado a
la cuantía de la letra. Si se utiliza un modelo de letra de cuantía inferior a la
necesaria, la letra no tendrá eficacia ejecutiva y cuando el plazo de vencimiento
sea superior a seis meses, el papel timbrado será el correspondiente al doble de
su valor.
13 Identificación del documento utilizado para su cumplimentación.

En el reverso de la letra puede aparecer:

Aval. Se debe indicar el nombre de la persona a quien se avala tras la

expresión “Por aval de”. Si no se indica el nombre, se entiende avalado el
aceptante, y en su defecto el librado; fecha del aval y datos del avalista, con
su firma.
 Endoso. Persona a quien se transmite la letra. Aparecerá el nombre de la
persona a quien se entrega la letra tras la expresión “Páguese a”; fecha del
endoso y nombre y domicilio del endosante, con su firma.
Otras declaraciones cambiarias. Aquí se pueden poner sucesivos endosos,
avales, etc.

B-) El cheque.- Los cheques son documentos que contienen una orden de pagar una
determinada cantidad de dinero. Lo podemos definir como:

Un documento de crédito por el que el titular de una cuenta bancaria (librador)

ordena a una entidad de crédito (librado) el pago de una cierta cantidad de
dinero en poder de la entidad crediticia, a la orden de un tercero (tomador),
quedando obligados solidariamente todos los firmantes.

El cheque es una forma de disponer de nuestros fondos, ya que podemos

cumplimentarlo y exigir al banco (librado) que nos lo pague en caja, y también una
forma de pago, ya que podemos entregarlo a un tercero como si se tratase de dinero.

En el cheque deben aparecer los siguientes datos:

 1. Nombre y domicilio del librado.
2. Número de cuenta que el librador tiene en el banco.
3. Cantidad expresada en cifra. Es aconsejable comenzar y terminar dicho importe
con una almohadilla (#).
4. Indicación del cobrador (nombre de una persona o al portador).
5. Cantidad expresada en letras. En caso de duda esta es la cantidad que prevalece,
si no se rellena todo el espacio suele rellenarse con una raya horizontal.
6. Lugar y fecha de expedición.
7. Serie, tipo y número de documento, cada cheque es único siendo esta
numeración la utilizada para identificarlo.
8. Firma del librador. Hay que tener en cuenta que dicha firma ha de ser autógrafa
y en el caso de firmar por cuenta de una empresa además de la firma de la
persona apoderada se ha de colocar una antefirma, normalmente el sello de la
empresa.
9. Serie, tipo y número de documento reservado para la lectura mecánica del
cheque.

Los cheques se pueden emitir de tres formas:

 Al portador. Son los cheques que llevan esta expresión, y significa que
debe pagarse a la persona que lo presenta al cobro.
 Nominativos. Se emite a favor de una persona concreta, que es la que
debe cobrarlo.
 A la orden. Indican una persona determinada con cláusula “a la orden”,
que puede ser transmitido por medio de endoso.

TIPOS DE CHEQUES:
Cheques especiales.- Para aumentar la seguridad del cheque y evitar que personas
distintas a las designadas por el librador puedan cobrarlo, existen unas modalidades de
cheques que tienen ese objetivo.
 El cheque cruzado. El librador o tomador de un cheque lo cruza por medio de
dos barras paralelas sobre el anverso. Pueden ser:
* Cheque cruzado general, si sólo contienen las dos barras paralelas sin otra
mención o la expresión “·banco” o “y compañía”, y significa que para
cobrar ese cheque tiene que ser presentado en una entidad bancaria.
* Cheque cruzado especial, cuando además de las barras cruzadas se añade
el nombre de una determinada entidad bancaria. En este caso, sólo podrá
presentarse el cheque en la entidad que aparece designada.
 Cheque conformado. Es aquel en que el librado (banco), a través de una
declaración, en el dorso del cheque, manifiesta que todos los datos señalados en
él son conforme, es decir, que existen fondos suficientes para el pago. El librado
retendrá de la cuenta del librador la cantidad necesaria para pagar el cheque a su
presentación.

En el caso de que la persona que emite el cheque no tenga fondos en su cuenta

bancaria cuando el documento se presenta a su cobro, el banco no lo pagará y el tenedor
del cheque deberá negociar con el librador o presentar una demanda judicial por vía
ejecutiva. En el caso de que el cheque sea ingresado en el banco, cuando éste lo
devuelva por impago, cobrará una comisión y el tenedor podrá reclamar esa comisión en
la vía judicial.
C.-) El pagare.

Es un documento mediante el cual el deudor (firmante) emite una promesa de

pago al acreedor de pagar una determinada cantidad en una fecha y lugar determinados.
Tiene muchas similitudes con la letra y el cheque, de tal forma que le son aplicables
todas las disposiciones que hemos visto para la letra de cambio, con algunas
excepciones:

• El pagaré no requiere impreso oficial. Son las entidades bancarias las que
elaboran sus propios modelos.
• Es emitido por el deudor, mientras que la letra es emitida por el librador
(acreedor).
• En el pagaré sólo intervienen dos personas, deudor y acreedor.
• En la letra y en el cheque se incluyen órdenes de pago a terceros, mientras
que el pagaré es una promesa de pago hecha por el mismo firmante.
• Al contrario que el cheque, tiene fecha de vencimiento.

1. Denominación de la entidad y oficina librada.

2. Datos de la cuenta librada, habitualmente código cuenta cliente e IBAN, International
Bank Account Number.
3. Fecha de vencimiento del pagaré, esto es, momento a partir del cual puede hacerse
efectivo.
4. Importe consignado en cifras del pagaré.
5. Persona a la que se debe realizar el pago, en el caso de los pagarés estos siempre
deben ir emitidos a favor de una persona, física o jurídica, o a su orden.
6. Importe del pagaré expresado en letras, en caso de discrepancia entre el importe
expresado en letras y el importe expresado en cifras prevalecerá el primero.
7. Fecha y lugar de emisión.
8. Identificación del documento en sí mismo, serie y número de documento.
9. Firma del emisor del pagaré.
10. Identificación del pagaré codificada especialmente para una lectura automatizada
del documento.

En el mundo cambiario se está utilizando mucho más que las letras y los cheques
pues a las ventajas de la letra (protesto y demás garantías), se une la ventaja de que no
necesita impreso oficial.
D.-) El recibo.- Los recibos son documentos mediante los cuales la persona que lo
elabora y lo da, reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que acepta
el recibo.
Generalmente, los recibos constan de dos partes:
o Una que es el recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona que efectúa
el pago, como justificante del mismo.
o Y otro que es la matriz, que se queda en el talonario y contiene datos esenciales
del recibo como son: número, nombre del pagador, cantidad pagada y motivo
del pago.

X.-) SALARIO Y NÓMINA.

Según el artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores se considera salario “la

totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie,
por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya
retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los
periodos de descanso computables como trabajo”.

El propia Estatuto de los Trabajadores establece algunas excepciones. De esto

modo no se consideran salarios los siguientes conceptos:
 Las indemnizaciones por los gastos realizados como consecuencia de la
actividad laboral: desgastes de útiles de trabajo, quebranto de moneda,…
 Las prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social.
 Las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o
despidos.

El salario de un trabajador se compone de dos grandes bloques:

 Salario base. Es la parte de retribución fijada por cada categoría
profesional, por unidad de tiempo o de obra. Es decir, se cobra por el
 simple hecho de trabajar, sin tener en cuenta las condiciones personales o
los resultados de la empresa.
 Complementos salariales. Son incrementos del salario fijado en función
de las circunstancias relativas a las condiciones personales del trabajado,
del trabajo realizado o de la situación y resultado de la empresa:
antigüedad, incentivos, horas extras, trabajo a turno, trabajo nocturno,
etc. Estos complementos salariales están establecido en el convenio
colectivo o en el contrato de trabajo.

En la percepción del salario no debe existir ningún tipo de discriminación por

razón de sexo.

El Estatuto de los Trabajadores establece la obligatoriedad de que exista un

Salario Mínimo Interprofesional (SMI), por debajo del cual no es posible que ningún
trabajador cobre y referido a una jornada completa.

El empresario deberá hacer la liquidación y el pago del salario de manera

puntual y documental, en la fecha y lugar convenido, o conforme a los usos y
costumbres. Además, el periodo de tiempo para el abono del salario no podrá exceder de
un mes.

El empresario entregará al trabajador un recibo individual y justificativo del

pago del salario, según modelo oficial, si bien por convenio colectivo o por acuerdo de
la empresa y de los representantes de los trabajadores se podrá establecer otro modelo
que contenga las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que
legalmente procedan.

El trabajador tiene derecho a dos gratificaciones extraordinarias al año, una de

ellas con ocasión de las fiestas de Navidad, y la otra en el mes que se fije por convenio
colectivo o por acuerdo entre el empresario y los representantes legales de los
trabajadores. La cuantía de estas pagas extraordinarias se determinará por convenio
colectivo o en el contrato, además se podrá acordar su distribución a lo largo de los 12
meses del año, es lo que se conoce por prorrateo de las pagas extras.

Al salario bruto, el trabajador sufre dos tipos de deducciones:

 Aportaciones a la Seguridad Social.
 El IRPF.